FORMATOS DE ABASTECIMIENTO LOGÍSTICO

INTRODUCCIÓN

LA LOGÍSTICA ES EL CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE INVOLUCRAN EL

MOVIMIENTO DE MATERIAS PRIMAS, MATERIALES Y OTROS FACTORES QUE
FORMAN PARTE DE LOS PROCESOS LOGÍSTICOS; AL IGUAL QUE TODAS LAS
TAREAS INVOLUCRADAS EN LA TRANSFORMACIÓN DE DICHOS ELEMENTOS;
DESDE LAS COMPRAS HASTA LA ENTREGA DEL PRODUCTO FINAL AL
CLIENTE.
LA MAYOR EFICACIA SE LOGRA DE UN SISTEMA INTEGRAL CON COSTOS
MÍNIMOS, PARTIENDO DE LA COOPERACIÓN ENTRE TODAS LAS ÁREAS DE LA
ORGANIZACIÓN.

Como todo sistema, su análisis y la comprensión del mismo pueden obtenerse a partir
del estudio de sus partes componentes. De esta forma, podemos abordar el sistema logístico
considerando los siguientes subsistemas:

Logística de Abastecimiento, que agrupa las funciones de compras, recepción,

almacenamiento y administración de inventarios, e incluye actividades relacionadas
con la búsqueda, selección, registro y seguimiento de los proveedores.

Logística de Planta, que abarca las actividades de mantenimiento y los servicios de

planta (suministros de agua, luz, combustibles, etc.), como así también la seguridad
industrial y el cuidado del medio ambiente.

Logística de Distribución, que comprende las actividades de expedición y distribución

de los productos terminados a los distintos mercados, constituyendo un nexo entre las
funciones de producción y de comercialización.

SIN EMBARGO LA LOGÍSTICA ABARCA TEMAS MUY AMPLIOS DENTRO DE LA

ORGANIZACIÓN, SU INTERRELACIÓN TIENE QUE SER DIRECTAMENTE
PROPORCIONAL.

DE MODO QUE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO ABARCA LAS SIGUIENTES

ÁREAS:
COMPRAS
RECEPCIÓN
ALMACÉN
INVENTARIO
FABRICACIÓN
EXPEDICIÓN
DISTRIBUCIÓN

ES ASÍ QUE PARA CADA UNA DE ELLAS SE UTILIZA UNA SERIE DE FORMATOS
QUE SON DETERMINADOS POR LA EMPRESA SEGÚN EL RUBRO
 1. SOLICITUD DE COMPRA
La solicitud de compra se refiere a un pedido que alguien realiza con el objetivo de
adquirir un bien. Es habitual que el concepto se utilice a nivel interno de una
corporación, cuando un cierto sector solicita al responsable de las compras que
adquiera determinados productos.
la ventaja que posee es que nos permite agrupar varios pedidos similares para ahorrar
tiempo y dinero: es sabido que muchos distribuidores ofrecen descuentos por
grandes volúmenes, por lo cual siempre es conveniente hacer la menor cantidad de
pedidos al mes con el mayor número de unidades posibles. Con respecto al tiempo,
si varios empleados piden el mismo tipo de artículo y el encargado compra cada uno
de ellos por separado, es probable que tarde mucho más en cumplir con su trabajo
que si los convierte en un solo pedido.

2. ORDEN DE COMPRA O NOTA DE PEDIDO

Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un

vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo

de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación

comercial.
3. REQUISICIÓN DE COMPRA
requisición de compra es el documento generado por un departamento usuario o por

el personal de almacén para notificar al departamento de compras los artículos que se

necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo de entrega. La compra en una

empresa comienza con la recopilación de requerimientos.

Luego que se hayan compilado, se debe informar al departamento de compras. La

requisición de compra es el documento que contendrá la lista de esos requerimientos.

Para prevenir algún fraude, a los gerentes de los departamentos no se les suele

permitir colocar pedidos directamente a los proveedores ni comprar en nombre de la

empresa.
4. ORDEN DE PRODUCCIÓN

LA ORDEN DE PRODUCCIÓN ES EL CONTROL INDIVIDUALIZADO

UTILIZADO POR EMPRESAS QUE SE DEDICAN A LA PRODUCCIÓN DE BIENES,
ES UN METODO DE ACUMULACION DE COSTOS QUE CONCENTRA LOS COSTOS
DE PRODUCCIÓN EN COSTOS DE TRABAJO
5. FACTURA

Una factura es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un

bien o servicio. Tiene validez legal y fiscal.
6. REMISIÓN

La función principal de la nota de remisión es acreditar la entrega de un pedido en

tiempo y forma, requiriendo como condición indispensable la firma de quien recibe
la mercadería para que tenga validez legal.
Al comprador le sirve para compararla con la nota de pedido, a efectos de constatar
si lo solicitado coincide con lo recibido. A su vez, le sirve para controlar que la
facturación sea correcta en tanto coincida lo facturado con lo recibido. Para el
vendedor, la nota de remisión es útil como constancia, por un lado de haber entregado
la mercadería bajo firma del receptor y por el otro, de que fue aceptada de
conformidad. Además de la enumeración de los productos, para que la nota de
remisión tenga efectividad y validez debe contener la razón social de la empresa
vendedora, el lugar y fecha donde se realiza la entrega, y los datos personales de la
persona que recibe la mercadería.
La nota de remisión se emite por duplicado para comprador y vendedor, enumerando
los artículos o mercadería entregada a efectos del posterior control y facturación. Pero
lo más habitual es que la nota de remisión se elabore por triplicado a fin de entregar
la tercera copia al transportista encargado del traslado, por si hubiera reclamos de
alguna de las partes con relación al transporte.
7. DESCARGUE

Es un documento administrativo que refleja toda la información de una operación de

compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar
la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo,
además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.
8. VERIFICACIÓN

La verificación de mercancías u objetos en una empresa es una actividad crítica,

porque dependiendo de una buena gestión se garantiza una recepción de calidad y la
compañía no se ve afectada en su flujo logístico.

9. DEVOLUCIÓN
 Las devoluciones de mercancías se utilizan para devolver al proveedor mercancías
entregadas. Por ejemplo, se pueden devolver mercancías entregadas defectuosas.

Al crear devoluciones, se da salida a las mercancías del almacén y se reducen las

cantidades. Si la empresa lleva a cabo una gestión de stocks permanente, SAP
Business One genera automáticamente las contabilizaciones relevantes para
actualizar también los valores de stocks.

10. INFORME DE RECEPCIÓN

 Se emite por el almacén receptor en Duplicado, una vez verificados e inspeccionados
los productos recibidos, utilizándose un modelo por cada Factura o documento similar
recibido.
Este formato sirve para crear un registro papel de las entradas de materiales
provenientes de proveedores. Hoy en día existen numerosos programas informáticos
que permiten registrar digitalmente estas entradas, así como los resultados de las
inspecciones. No obstante, la utilización de este formato es suficiente si no hay mucho
volumen.

11. ENTRADAS AL ALMACÉN

Es el documento que garantiza el ingreso de la mercancía a la empresa; y con él se

genera la creación de la tarjeta de kardex o existencia de cada producto. Cuando ya
existe la tarjeta de kardex, sirve para asentar la entrada del artículo y sumarlo a las
unidades ya existentes.
12. SALIDAS DEL ALMACÉN
Documento que se utiliza para llevar un control de entradas y salidas de un almacén
este puede equivaler a uno o varios productos.
Es decir si tu tienes un vale de almacén de un producto y vas al almacén por el, los
empleados de la bodega utilizan tu vale para llevar un control de los productos que
tienen y salen de ese lugar con tu vale ellos demuestran que el producto salió
legítimamente de ahí y llevan un control de las salidas y entradas del mismo.
13. REPORTE DE ROTURAS Y MERCANCÍAS DETERIORADAS

Documento que relaciona la mercancía deteriorada en almacén, ya sea por mal

manejo o por descomposición normal del mismo, con esta nota, el almacenista
registra la salida del producto en el kardex correspondiente.

14. EMPAQUE Y ETIQUETADO

El empaque y etiquetado constituye la envoltura o protección que acompaña a un
producto, pero al mismo tiempo forma parte de sus características y cumple con
varios objetivos:

Protección: del producto desde su fabricación hasta su venta y almacenamiento por

parte de los compradores, especialmente importante en productos frágiles o
alimenticios.

Comodidad: el envase debe facilitar el fraccionamiento, la compra, el transporte y el

almacenamiento por parte del comprador.

Comunicación: puesto que en el envase y etiqueta el productor puede resumir las

características y bondades del producto, su mejor manera de empleo y conservación,
sus diferentes usos ( induciendo a veces a usos alternativos que aumentan la demanda
) y los beneficios que entrega su consumo. Debe comunicar a sus consumidores que
reciben un mayor valor por su dinero.

Mejoramiento de la imagen de su marca: Envases y etiquetas atractivos, que

llamen la atención de los consumidores, y que sean fácilmente diferenciables de sus
competidores, contribuyen mucho, y a bajo costo, a formar la imagen de una marca.

Tipos de etiqueta
Las etiquetas se clasifican en tres grupos:
Etiqueta de marca: Una etiqueta de marca es sólo la aplicación de la marca en el
producto o en el envase.
Etiqueta de grado: La etiqueta de grado identifica la calidad del producto mediante
una letra, número o palabra.
Etiqueta descriptiva: Las etiquetas descriptivas presentan información objetiva con
respecto al uso, cuidado, rendimiento u otras características del producto.
15. PICKING
picking o preparación de pedidos es el proceso de recogida de material extrayendo
unidades o conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado superior que
contiene más unidades que las extraídas. En general, el proceso en el que se recoge
material abriendo una unidad de empaquetado.

Puede ser un picking de unidades cuando se extraen productos unitarios de una caja
o un picking de cajas cuando se recogen cajas de una paleta o de un contenedor
también llamado packing.

El picking es un proceso básico en la preparación de pedidos en los almacenes que

afecta en gran medida a la productividad de toda la cadena logística, ya que, en
muchos casos, es el cuello de botella de la misma.

VARIABLES DEL PICKING

En la preparación de los pedidos en un almacén se consideran las ventas y se mide el
volumen de operaciones con los pedidos de los clientes. Las variables que influyen
en el volumen y complejidad del picking son:

Las dimensiones del producto: unidades, cajas, bases, palets, atados, bobinas, etc.
Número de referencias en stock y en ventas.
Número de pedidos al día.
Número de líneas de pedido al día y por cada pedido.
16. MEMORANDO DE DEVOLUCIÓN
En la medida que aumenta la presión por llegar con los productos al mercado, también
aumentan las devoluciones. Estas no son solo porque el producto falló o bien porque
nos entregaron el color, modelo o talla que no pedimos, o porque no llegó a tiempo,
sino que también hay que considerar otros aspectos como: Fin de temporada,
Sobrestock de insumos, Productos terminados o semielaborados con stock en exceso,
producto no conforme, fecha de vencimiento cercana, productos no vendidos,
redistribución de artículos entre tiendas/centros para mejorar la venta de los mismos