Gestión de la información

El departamento de mantenimiento necesita y genera abundante información,

por lo cual es necesario prestar atención al sistema que se empleará para recopilar datos
que se conviertan en información.

Los datos son un conjunto de números y anotaciones sobre todos los aspectos
relacionados con mantenimiento que se generan o se pueden obtener a partir de la
actividad diaria. La información la componen también datos, pero ordenados de tal
manera que nos permiten tomar decisiones. El sistema de información es el elemento
que relaciona ambos, datos e información, de manera que convierte los primeros en los
segundos.

Órdenes de trabajo
La orden de trabajo es el documento en el que el mando de mantenimiento
informa al operario o al técnico de mantenimiento sobre la tarea que tiene que realizar.
Estas órdenes son una de las fuentes de información más importantes de
mantenimiento, pues en ellas se recogen los datos más importantes de cada
intervención. Existen dos tipos de órdenes: las órdenes correctivas y las órdenes
preventivas.
Diagrama de flujo de orden de trabajo

Generación de ¿Es No ¿Está

Orden de Trabajo urgente? programado?

Si
No

Si
Ingreso
Emisión directa Descripción Emisión
de orden de Solicitante Hoja de revisión
trabajo Fecha Control de Orden
Prioridad de trabajo

Emisión
Orden de trabajo Hoja de
Actualizar datos
revisión
Fecha de emisión

Orden de trabajo

Asignación
de materiales

Reserva de
materiales

Ejecución
de trabajo

Regresa
r

No
Si
¿cumplido?
Historia
Indicadores
Para conocer la marcha del departamento de mantenimiento, decidir si se debe
realizar cambios o determinar algún aspecto concreto, se debe definir una serie de
parámetros que nos permitan evaluar los resultados que se están obteniendo en el área
de mantenimiento.
Entre los indicadores se pueden tomar los

 Índices de disponibilidad
 Indicadores de Gestión de Órdenes de Trabajo
 Índices de coste
 Índices de proporción de tipo de mantenimiento
 Índices de Gestión de Almacenes y Compras
 Índices de Seguridad y Medio Ambiente
 Índices de formación
Informes periódicos
Los informes periódicos de mantenimiento son los documentos en los que se
refleja la evolución del departamento. Contienen la información más relevante sobre el
mantenimiento de una planta en un periodo determinado. El informe periódico es el
documento que se distribuye entre las personas y departamentos interesados
(producción, calidad) para que conozcan el estado técnico de los equipos, las
intervenciones que han tenido lugar en el periodo a que se refiere el informe y los
resultados obtenidos.

Archivo de mantenimiento
El archivo de mantenimiento es el lugar donde se almacena, de manera más o
menos ordenada, toda la información que genera mantenimiento. Puede ser un archivo
informático, un archivo convencional en soporte papel o una mezcla de ambos. En la
práctica, el archivo de la mayor parte de los departamentos de mantenimiento es una
mezcla de ambos.

Archivo técnico
Es conveniente distinguir el archivo técnico de la planta del archivo en el que
se guarda y ordena la información que genera mantenimiento. El primero se refiere a
la documentación entregada por los suministradores de equipos o los montadores de
instalaciones, mientras que el segundo se refiere a la documentación que la actividad
de mantenimiento genera.
 El archivo técnico debe contener, adecuadamente ordenados, los diversos
proyectos de las instalaciones y los manuales de todos los equipos. En ocasiones
también contiene libros, documentación de cursos, catálogos de proveedores e
información de carácter general que puede interesar a mantenimiento.

Gestión de mantenimiento asistido por ordenador

Básicamente es una base de datos que contiene información sobre la empresa y
sus operaciones de mantenimiento. Esta información sirve para que todas las tareas de
mantenimiento se realicen de forma más segura y eficaz. También se emplea como
herramienta de gestión para la toma de decisiones.