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Tabla de contenidos

1.

Introducción

3

2.

¿Cómo abrir Microsoft Excel?

4

3.

Entorno de la interfaz de Microsoft Excel

8

3.1.

Elementos generales de la interfaz

9

3.2.

Libro de trabajo

11

3.3.

Hoja de cálculo

12

3.4.

Cinta de opciones

14

3.5.

Ayuda

19

4.

Manejo básico del libro

22

4.1.

Crear un libro nuevo

22

4.2.

Abrir libros existentes

23

4.3.

Guardar libros

24

4.3.1.

Guardar

25

4.3.2.

Guardar como

26

4.4.

Movilización

28

4.4.1.

Movilización en la hoja

28

4.4.2.

Movilización en el libro

30

5.

Manejo básico de datos

31

5.1.

Introducir datos

31

5.2.

Modificar datos

33

5.3.

Movimientos del cursor

34

5.4.1.

Valores constantes

37

5.4.1. Valores constantes 37 5.4.2. Fórmulas y valores lógicos 39 6. Administración de hojas 40

5.4.2.

Fórmulas y valores lógicos

39

6.

Administración de hojas

40

6.1.

Insertar hojas en un libro de trabajo

40

6.2.

Mover o copiar hojas en un libro de trabajo

41

6.3.

Eliminar hojas en un libro de trabajo

44

6.4.

Cambiar el nombre o etiqueta de la hoja

45

6.5.

Ocultar y mostrar hojas

46

6.5.1.

Ocultar hojas

46

6.5.2.

Mostrar hojas

47

6.6.

Cambiar el color a las etiquetas de una hoja

48

1. Introducción Excel es un programa del tipo hoja de cálculo que permite realizar operaciones

1. Introducción

Excel es un programa del tipo hoja de cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadricula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos estadísticos.

Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:

Texto.

Valores numéricos, fechas y datos horarios.

Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas.

Así mismo se le puede dar formato a la hoja de cálculo de Excel, crear tablas, organizar datos, crear gráficos y muchas otras funciones. Este programa puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo en un mismo libro de trabajo siempre que la memoria de la computadora lo permita.

2. ¿Cómo abrir Microsoft Excel? Existen tres posibles maneras de abrir el programa Microsoft Excel

2. ¿Cómo abrir Microsoft Excel?

Existen tres posibles maneras de abrir el programa Microsoft Excel:

a) La primera es por medio del escritorio o pantalla principal de la computadora, en el cual podría encontrar el ícono o dibujo que identifica al programa. El dibujo debe ser como el siguiente:

al programa. El dibujo debe ser como el siguiente: Si se encuentra un dibujo como el

Si se encuentra un dibujo como el anterior en el escritorio de la computadora, solo se debe hacer doble clic sobre el mismo y el programa se iniciará, abriendo la ventana siguiente:

y el programa se iniciará, abriendo la ventana siguiente: En este caso se puede crear un

En este caso se puede crear un documento a partir de una plantilla o como Libro en blanco, se debe dar clic sobre el elegido y se abrirá un documento nuevo con el nombre Libro1”.

b) La segunda forma es por medio del botón de inicio de Windows, el cual
b) La segunda forma es por medio del botón de inicio de Windows, el cual

b) La segunda forma es por medio del botón de inicio de Windows, el cual está ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla de la computadora. Si se pulsa clic sobre este botón, se despliega la siguiente pantalla:

izquierda de la pantalla de la computadora. Si se pulsa clic sobre este botón, se despliega
En esta pantalla hay un menú en el cual se encuentran accesos rápidos a los

En esta pantalla hay un menú en el cual se encuentran accesos rápidos a los programas instalados en la computadora que se esté utilizando. Si en el área de acceso rápido a programas se encuentra el ícono o dibujo que identifica a Microsoft Excel, puede pulsar clic sobre el ícono para abrir el programa. De esta forma, se desplegará la ventana de inicio del programa y puede seleccionar abrir un libro en blanco llamado Libro1”.

c) La tercera forma de abrir Excel es por medio del botón de buscar. Al dar clic se despliega la siguiente ventana.

de buscar . Al dar clic se despliega la siguiente ventana. En la barra de búsqueda

En la barra de búsqueda debe escribir el nombre de la aplicación en

este caso Excel 2016. De la lista de búsqueda seleccionar el programa. De esta forma,

este caso Excel 2016. De la lista de búsqueda seleccionar el programa. De esta forma, se desplegará la ventana de inicio del programa y puede seleccionar abrir un libro en blanco llamado “Libro1”.

se desplegará la ventana de inicio del programa y puede seleccionar abrir un lib ro en
3. Entorno de la interfaz de Microsoft Excel Llamamos interfaz a la presentación gráfica que

3. Entorno de la interfaz de Microsoft Excel

Llamamos interfaz a la presentación gráfica que posee un programa (lo que se observa en pantalla). Al iniciar Microsoft Excel, automáticamente abrirá un libro en blanco llamado Libro1” (cuando se guarda una hoja el usuario debe cambiarle el nombre). Se observará una página similar a la siguiente:

nombre ). Se observará una página similar a la siguiente: Antes de describir detalladamente los principales

Antes de describir detalladamente los principales elementos de la interfaz de Microsoft Excel, se explicará algunos de los conceptos básicos que utiliza el programa.

3.1. Elementos generales de la interfaz En elementos: la ventana principal de Excel, se pueden

3.1. Elementos generales de la interfaz

En

elementos:

la

ventana

principal

de

Excel,

se

pueden

distinguir

los

siguientes

principal de Excel, se pueden distinguir los siguientes a. Barra de herramientas de acceso rápido :

a. Barra de herramientas de acceso rápido: Contiene íconos para

ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más

habituales, como: guardar, deshacer, entre otros. Esta barra se puede

personalizar para incluir otros botones, según lo desee el usuario.

b. Cinta de opciones: Está compuesta por una serie de pestañas

ubicadas en la parte superior de la pantalla, en cada pestaña

aparecen grupos de herramientas con comandos que nos permiten

modificar y personalizar el libro.

c. Barra de título de la ventana de Microsoft Excel: Incluye el nombre del

libro abierto. Cuando se crea un libro nuevo, automáticamente se le

asigna el nombre provisional “ Libro1 ”, hasta que el usuario lo guarde, dándole un

asigna el nombre provisional “Libro1”, hasta que el usuario lo guarde, dándole un nuevo nombre.

d. Botones de manejo de la ventana. Son comunes en las ventanas de Windows y permiten minimizar, maximizar y cerrar la ventana de Excel. Se encuentran en el extremo superior derecho de la ventana.

e. Barra de fórmulas. En ellas se puede insertar y modificar tanto fórmulas específicas como el contenido de las celdas. A su izquierda aparece el Cuadro de nombres, el cual indica la celda activa.

f. Área de trabajo: Conformado por columnas y filas las cuales, a su vez, conforman las celdas. Por ejemplo, en la imagen se observa la celda A1; es decir, columna A, fila 1.

g. Botones de desplazamiento: Permite desplazarse entre las hojas. Es útil cuando existe una gran cantidad de hojas en el libro.

h. Barras de desplazamiento: La barra horizontal permite movilizar la pantalla de izquierda a derecha, la barra vertical permite movilizar de abajo hacia arriba.

i. Barra de estado: Muestra el estado de la hoja del libro.

j. Ficha de hojas: Un libro está formado por hojas, cada una de ellas están formadas por columnas y celdas. Esta pestaña que se señalan en la imagen permite desplazarse entre las hojas del libro, así como crear nuevas hojas. Actualmente la Hoja1 es la que se encuentra activa.

k. Los botones de visualización: Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página.

l. Los botones de desplazamiento para el Zoom de la página: Estos permiten acercar o alejar la visualización del libro.

3.2. Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que se crea al

3.2. Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que se crea al ejecutar Excel, es decir, todo lo que se haga en este programa será almacenado en un libro de trabajo.

Cuando abrimos Excel, automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional Libro1”. Si se vuelve a abrir otro libro nuevo, este se llamará provisionalmente “Libro2”, y así sucesivamente.

Un libro de trabajo está conformado por varias hojas, en un inicio aparece una hoja, pero el usuario puede agregar más. Estas hojas facilitan la organización de la información pues es posible mantener varias hojas en un mismo libro, de manera que se pueda organizar en un solo archivo toda la información de un trabajo o proyecto. En el caso de la imagen, puede observarse que el Libro1 tiene tres hojas:

Hoja1, Hoja2, Hoja3.

un trabajo o proyecto. En el caso de la imagen, puede observarse que el Libro1 tiene
A cada una de estas hojas se les puede modificar el nombre, incluso el color

A cada una de estas hojas se les puede modificar el nombre, incluso el color

de la pestaña que contiene el nombre. Este proceso se abarcará más

adelante en este manual.

3.3. Hoja de cálculo La hoja de cálculo es una hoja cuadriculada conformada por columnas

y filas. Permite organizar los distintos datos, cálculos y operaciones de

una misma hoja de trabajo.

Una celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda

recibe el nombre de la columna a la que pertenece seguida del número

de su fila. En la siguiente figura podrá observar la celda D5.

fila. En la siguiente figura podrá observar la celda D5 . Una columna es un conjunto

Una columna es un conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.

Cada columna es nombrada por letras mayúsculas. En la figura puede

observar la columna D.

Una fila es un conjunto de celdas seleccionadas horizontalmente. Cada fila es nombrada por número
Una fila es un conjunto de celdas seleccionadas horizontalmente. Cada fila es nombrada por número

Una fila es un conjunto de celdas seleccionadas horizontalmente. Cada fila es nombrada por número entero positivo. En la figura puede observar la fila 5.

entero positivo. En la figura puede observar la fila 5. El Rango es un bloque rectangular

El Rango es un bloque rectangular conformado por una o más celdas, de manera que Excel las trata como una sola unidad. En la siguiente

figura puede observar el rango B2:E10, es decir, las celdas desde el B2 hasta el

figura puede observar el rango B2:E10, es decir, las celdas desde el B2 hasta el E10.

rango B2:E10, es decir, las celdas desde el B2 hasta el E10. A continuación, se explicarán

A continuación, se explicarán los elementos generales de la interfaz de Microsoft Office Excel.

3.4. Cinta de opciones

interfaz de Microsoft Office Excel. 3.4. Cinta de opciones a. Archivo : Contiene algunas de las

a. Archivo: Contiene algunas de las opciones más utilizadas en el programa como nuevo, abrir, guardar, guardar como, imprimir, compartir, exportar, publicar, cerrar. La opción nuevo, permite crear un nuevo libro, mientras que la opción abrir permite visualizar y editar uno ya existente. Además, este botón presenta un recuadro con el nombre de los archivos que han sido abiertos recientemente, para facilitar su edición.

La cinta de opciones contiene una serie de pestañas o fichas ubicadas en la parte
La cinta de opciones contiene una serie de pestañas o fichas ubicadas en la parte

La cinta de opciones contiene una serie de pestañas o fichas ubicadas en la parte superior de la pantalla, donde aparecen grupos de herramientas que incluyen los comandos más utilizados.

Fichas: Hay siete fichas básicas en la parte superior: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. Con un doble clic sobre cualquiera de ellas, se ocultan o muestran las herramientas. En la imagen se representa la ficha Inicio.

clic sobre cualquiera de ellas, se ocultan o muestran las herramientas. En la imagen se representa
• Grupos: Cada ficha contiene varios grupos de comandos o elementos relacionados, que permiten modificar

Grupos: Cada ficha contiene varios grupos de comandos o elementos relacionados, que permiten modificar el libro. En la imagen se encuentra señalado el grupo de Celdas; sin embargo, se pueden observar otros grupos como: Portapapeles, Fuente, Estilos y Alineación.

grupos como: Portapapeles, Fuente, Estilos y Alineación. • Comando : Generalmente está representado por un

Comando: Generalmente está representado por un botón o menú. Un comando corresponde a una instrucción que le indica a la computadora que debe hacer. Por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra el comando que corresponde al menú tamaño del texto. Al utilizar este comando, se le indica a la computadora que cambie el tamaño del texto.

le indica a la computadora que cambie el tamaño del texto. • Iniciador de cuadros de

Iniciador de cuadros de diálogo. Corresponde a un botón que se encuentra en cada grupo y que, al presionarlo, abre una ventana más amplia y con más herramientas relacionadas con el grupo en el que nos ubicamos. Está representado por la siguiente imagen y siempre está ubicado en la esquina inferior derecha de cada grupo:

Está representado por la siguiente imagen y siempre está ubicado en la esquina inferior derecha de
A continuación, se explicará, de manera general, cada una de las fichas de la cinta
A continuación, se explicará, de manera general, cada una de las fichas de la cinta

A continuación, se explicará, de manera general, cada una de las fichas de la cinta de opciones:

Inicio: contiene las operaciones de Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Edición. Principalmente, permite dar formato al texto con el que se trabaja.

permite dar formato al texto con el que se trabaja. ✓ Insertar: contiene las operaciones Tablas,

Insertar: contiene las operaciones Tablas, Ilustraciones, Complementos, Gráficos, Paseos, Minigráficos, Filtros, Vínculos y Texto. Permite insertar diversas opciones para personalizar, presentar y complementar el texto.

para personalizar, presentar y complementar el texto. ✓ Diseño de página : contiene las operaciones Temas,

Diseño de página: contiene las operaciones Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar. Permite dar formato a la presentación del libro y acomodar el texto o información que ahí se incluya.

✓ Fórmulas: contiene las operaciones de Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y
✓ Fórmulas: contiene las operaciones de Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y

Fórmulas: contiene las operaciones de Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo. Permite ingresar o modificar o administrar las distintas fórmulas que se incluyan en el libro.

las distintas fórmulas que se incluyan en el libro. ✓ Datos : contiene las operaciones de

Datos: contiene las operaciones de Obtener y transformar datos, Consultas y conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos, Previsión y Esquema. Facilita el mantenimiento y administración de los datos utilizados en el libro.

y administración de los datos utilizados en el libro. ✓ Revisar: contiene las operaciones de Revisión,

Revisar: contiene las operaciones de Revisión, Comentarios, y Cambios. Facilita la revisión y corrección de libros.

Revisar: contiene las operaciones de Revisión, Comentarios, y Cambios. Facilita la revisión y corrección de libros.

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✓ Vista : contiene las operaciones de Vistas de libro, Mostrar u ocultar, Zoom, Ventana

Vista: contiene las operaciones de Vistas de libro, Mostrar u ocultar, Zoom, Ventana y Macros. Habilita diversas opciones para visualizar el libro.

Macros. Habilita diversas opciones para visualizar el libro. ✓ Fichas adicionales : algunas fichas sólo aparecen

Fichas adicionales: algunas fichas sólo aparecen cuando se necesitan, dependiendo del objeto con el que se esté trabajando. Presenta fichas correspondientes a imágenes, tablas, dibujos, diagramas y gráficos. En este caso corresponde a la barra Formato de Imagen.

En este caso corresponde a la barra Formato de Imagen. Nota: más adelante se ampliará sobre

Nota: más adelante se ampliará sobre el uso de las distintas opciones que se presentan en las fichas.

3.5. Ayuda

Para activar la Ayuda de Microsoft Excel, se debe utilizar la barra ¿Qué desea hacer? que se encuentra en la barra de pestañas.

desea hacer? que se encuentra en la barra de pestañas. En la barra debe escribir el

En la barra debe escribir el texto de la temática que requiere ayuda, por ejemplo, gráficos. Al escribir se despliegan sugerencias del tema para ser consultadas.

Para visualizar las sugerencias debe dar clic sobre las referencias y seleccionar la temática deseada.
Para visualizar las sugerencias debe dar clic sobre las referencias y seleccionar la temática deseada.

Para visualizar las sugerencias debe dar clic sobre las referencias y seleccionar la temática deseada. También puede seleccionar la opción de Ayuda donde podrá especificar la temática o ver todas las posibilidades sobre un tema en específico.

o ver todas las posibilidades sobre un tema en específico. También puede presionar F1 para llegar

También puede presionar F1 para llegar a este menú. Esta opción se utiliza cuando se requiere de una guía para realizar un procedimiento, para encontrar un comando que no se puede localizar o incluso resolver

un problema con el libro. En este menú podrá encontrar las siguientes opciones: ✓ Buscar:

un problema con el libro.

un problema con el libro. En este menú podrá encontrar las siguientes opciones: ✓ Buscar: Podemos

En este menú podrá encontrar las siguientes opciones:

Buscar: Podemos introducir el texto o palabra clave para buscar la guía necesaria y pulsar (Enter).

Temas de ayuda destacados: Muestra una tabla de contenidos para ver los temas de ayuda.

4. Manejo básico del libro 4.1. Crear un libro nuevo Al comenzar a trabajar con

4. Manejo básico del libro

4.1. Crear un libro nuevo Al comenzar a trabajar con Microsoft Excel, automáticamente se genera un

libro en blanco. Si, teniendo ya un libro, se quisiera abrir otro libro en blanco

y comenzar a trabajar con uno nuevo, necesita:

1. Pulsar clic en el botón de Archivo.

2. Selecciona “Nuevo

clic en el botón de Archivo . 2. Selecciona “ Nuevo ” 3. Mostrando la siguiente

3. Mostrando la siguiente ventana:

Selecciona “ Nuevo ” 3. Mostrando la siguiente ventana: En esta ventana se podrá indicar el

En esta ventana se podrá indicar el tipo de plantilla (machote) a utilizar,

si será un libro en blanco o se podrá elegir entre otras opciones. Para

este curso, solo se abrirán y se usará los libros en blanco, por lo que

este curso, solo se abrirán y se usará los libros en blanco, por lo que deberá seleccionar “Libro en blanco”.

4. Pulsar clic en sobre esta opción.

4.2. Abrir libros existentes

Para abrir un libro ya existente, siga el procedimiento a continuación descrito:

1. Pulsar clic en el botón de Archivo.

2. Seleccione “Abrir”.

3. Se mostrará una ventana similar a la siguiente:

”. 3. Se mostrará una ventana similar a la siguiente: En dicha ventana: • Aparece la

En dicha ventana:

Aparece la lista de archivos abiertos recientemente por la

herramienta, si en esta lista se encuentra el archivo que requiere solo

debe clic para abrirlo.

Si requiere otro archivo puede buscarlos por medio de la opción

Examinar, al seleccionar el comando indicado se abre la siguiente ventana. • Debe buscar la

Examinar, al seleccionar el comando indicado se abre la siguiente

ventana.

el comando indicado se abre la siguiente ventana. • Debe buscar la carpeta donde se encuentra

Debe buscar la carpeta donde se encuentra el libro que desea abrir,

ya sea que lo tenga almacenado en el disco duro de su computadora

o

en algún otro dispositivo de almacenamiento. Lo selecciona y da

clic en Abrir.

El

libro aparecerá en pantalla.

4.3. Guardar libros Esta opción permite al usuario guardar en la memoria del ordenador, el archivo que se está trabajado. En la barra de acceso rápido ubique el

se está trabajado. En la barra de acceso rápido ubique el ícono representado por un disco

ícono representado por un disco . También puede utilizar los comandos: “Guardar” y “Guardar comode la pestaña Archivo, que se explica a continuación:

4.3.1. Guardar Cuando se selecciona esta opción no se abrirá ningún cuadro de diálogo; simplemente

4.3.1. Guardar Cuando se selecciona esta opción no se abrirá ningún cuadro de diálogo; simplemente se guardarán en su actual ubicación los cambios que hayas efectuado en el libro.

Para guardar un libro, sólo debe pulsar clic en el ícono del disco, el cual se encuentra en la ficha Archivo y en la barra de menú rápido:

Si es la primera vez que guarda el libro, se abrirá una ventana similar al de la imagen, que se muestra a continuación, donde debe elegir la carpeta en donde se almacenará el libro en su computadora y el formato con el que desea guardarlo. Mediante la opción Examinar puede hacer el proceso más específico.

y el formato con el que desea guardarlo. Mediante la opción Examinar puede hacer el proceso
Para guardarlo, debe digitar en la casilla “ Nombre del archivo ” el título que
Para guardarlo, debe digitar en la casilla “ Nombre del archivo ” el título que

Para guardarlo, debe digitar en la casilla “Nombre del archivo” el título

que quiere darle al libro y pulsar en la opción Guardar.

Las siguientes veces que desea guardar el mismo libro, luego de haber

realizado cambios, ya no verá el cuadro de diálogo, el proceso será

automático y se guardará en el mismo lugar y con el mismo nombre que usted eligió.

4.3.2. Guardar como Para almacenar el libro con otro nombre o en otro lugar, siga los siguientes pasos:

1. Pulse en la ficha Archivo.

2. Seleccione “Guardar como”. Se mostrará una ventana como la siguiente:

3. En esta ventana, puede elegir la opción Examinar para seleccionar una carpeta en específico
3. En esta ventana, puede elegir la opción Examinar para seleccionar una carpeta en específico

3. En esta ventana, puede elegir la opción Examinar para seleccionar una carpeta en específico donde almacenar el archivo.

una carpeta en específico donde almacenar el archivo. 4. En esta ventana, elija la primera opción

4. En esta ventana, elija la primera opción Libro de Excel”.

5. Anotar el nombre del archivo y dar clic en Guardar.

Las otras opciones de guardar que permite Excel indican el formato y la extensión con

Las otras opciones de guardar que permite Excel indican el formato y la extensión con la que el libro se guardará.

Libro de Excel: Se guardará con la extensión .xlsx que es el formato que utilizan los libros realizados en Microsoft Office Excel.

Libro Excel 97-2003: Guardará como una versión anterior con la extensión .xls

Hoja de cálculo de OpenDocument: Guardará el documento como archivo .odt

PDF: Guardará el documento como archivo .pdf

.odt • PDF : Guardará el documento como archivo .pdf 4.4. Movilización 4.4.1. Movilización en la

4.4. Movilización 4.4.1. Movilización en la hoja En la pantalla, se verá solo una pequeña parte de las columnas y filas posibles. Por lo que, cuando se incluyen muchos datos es necesario moverse en ella a través de las flechas direccionales del teclado del computador (flecha abajo, flecha arriba, flecha derecha y flecha

izquierda). Sin importar en qué celda se encuentre, al presionar CTRL+INICIO , inmediatamente se posicionará

izquierda).

Sin importar en qué celda se encuentre, al presionar CTRL+INICIO, inmediatamente se posicionará en la celda A1.

Otra forma rápida de moverse hacia una celda es escribir el nombre de la celda deseada en el cuadro de la parte izquierda de la Barra de Fórmulas y presionar Enter. Observe las siguientes imágenes: a la izquierda se encuentra la celda A1. Si se digita A5 y luego se presiona Enter, el marcador se posiciona en la celda A5, aparece activa, tal y como se muestra en la imagen de la derecha.

activa, tal y como se muestra en la imagen de la derecha. Además, siempre se puede

Además, siempre se puede usar el mouse o ratón para movilizar las barras de desplazamiento y buscar la celda que se desea seleccionar.

4.4.2. Movilización en el libro Como ya se ha mencionado anteriormente, dentro del libro hay

4.4.2. Movilización en el libro Como ya se ha mencionado anteriormente, dentro del libro hay

varias hojas. Desde la Ficha de hojas se puede activar la hoja

que se desea visualizar. Con pulsar clic en la etiqueta de Hoja1 ésta se activa:

Con pulsar clic en la etiqueta de Hoja1 ésta se activa: Si se pulsa clic en

Si se pulsa clic en la etiqueta de Hoja3 ésta se activa:

Si se pulsa clic en la etiqueta de Hoja3 ésta se activa: Si hay muchas hojas,

Si hay muchas hojas, es posible que no pueda observarse la etiqueta de cada una de ellas, por lo que los Botones de Desplazamiento adquieren importancia.

lo que los Botones de Desplazamiento adquieren importancia. Para visualizar a partir de la Hoja1. Para
lo que los Botones de Desplazamiento adquieren importancia. Para visualizar a partir de la Hoja1. Para

Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Los puntos suspensivos indican que hay más hojas.

Los puntos suspensivos indican que hay más hojas. Nota: si todas las hojas del libro pueden

Nota: si todas las hojas del libro pueden visualizarse, estos botones no tendrán ningún efecto.

5. Manejo básico de datos 5.1. Introducir datos En cada una de las celdas de

5. Manejo básico de datos

5.1. Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir datos, estos pueden ser de texto, número, fecha, hora, porcentajes, fórmulas, entre otros.

Pasos para introducir datos:

1. Posiciónese en la celda donde desea introducir los datos. En el caso de la imagen se ha situado en la celda B2.

datos. En el caso de la imagen se ha situado en la celda B2. 2. Escribir

2. Escribir el dato que desea introducir. En el caso del ejemplo se ha escrito: “Bienvenido al curso de Microsoft Excel”. Lo que introduzca aparecerá tanto en la celda B2 en este caso y en la Barra de Fórmulas.

de Microsoft Excel”. Lo que introduzca aparecerá tanto en la celda B2 en este caso y
3. Observe que lo introducido se visualiza en un espacio mayor que el de la

3. Observe que lo introducido se visualiza en un espacio mayor que el de la celda, sin embargo, la información se almacena en la B2. Observe que, si se posiciona en la celda C2, la Barra de Fórmulas aparece vacía, lo que indica que la celda C2 no tiene datos ingresados.

lo que indica que la celda C2 no tiene datos ingresados. Sin embargo, si se introduce

Sin embargo, si se introduce otro dato, en C2 y se regresa a B2, se observa la información completa en la Barra de Fórmulas.

si se introduce otro dato, en C2 y se regresa a B2, se observa la información
5.2. Modificar datos Es posible que mientras se escriben los datos en una celda, se

5.2. Modificar datos Es posible que mientras se escriben los datos en una celda, se digite un dato con algún error o simplemente se requiera de una modificación. Para realizar el cambio o la modificación, se utiliza la tecla de retroceso (Backspace), la cual borrará cada uno de los caracteres anteriores hasta llegar al que se desea modificar o borrar. O puede posicionarse pulsando clic sobre la celda en donde se encuentre el carácter a borrar

o a modificar dentro de la celda.

No se puede utilizar la tecla flecha izquierda del teclado, directamente sobre la celda con el dato a modificar, pues equivale a moverse a la celda anterior.

Si ya había ingresado el contenido de la celda, pero desea regresar a

ella para modificar, siga los siguientes pasos.

Seleccione la celda que desea modificar. En este caso C3.

Seleccione la celda que desea modificar. En este caso C3. Hay dos opciones: 1. Primera opción

Hay dos opciones:

1. Primera opción pulsar doble clic sobre la celda, en este caso C3, y utilizando las flechas direccionales del teclado, movilizarse hasta el dato a corregirse, puede borrar los datos incorrectos y escribir los nuevos. Pulse Enter para dar por finalizada la corrección.

2. Segunda opción, pulsar clic sobre la Barra de Funciones de la celda donde se
2. Segunda opción, pulsar clic sobre la Barra de Funciones de la celda donde se

2. Segunda opción, pulsar clic sobre la Barra de Funciones de la celda donde se encuentre el dato a corregir. Utilizando las flechas direccionales del teclado situarse en el dato a modificar. Pulsar Enter para dar por finalizada la modificación.

Pulsar Enter para dar por finalizada la modificación. Si se desea reemplazar por completo el contenido

Si se desea reemplazar por completo el contenido de una celda, sólo posiciónese en esa celda y escriba lo que desea. Automáticamente se realizará el cambio.

5.3. Movimientos del cursor

Cursor de marcado

Este cursor permite marcar y seleccionar celdas. Cuando el cursor se posiciona en la hoja de trabajo o en el centro de la celda, el cursor toma forma de cruz blanca. Así se seleccionan las celdas para realizar diversas acciones.

blanca. Así se seleccionan las celdas para realizar diversas acciones. Un ejemplo de una selección es

Un ejemplo de una selección es el siguiente:

Cursor de relleno El curso cursor de relleno se identifica porque aparece como una cruz
Cursor de relleno El curso cursor de relleno se identifica porque aparece como una cruz

Cursor de relleno

El curso cursor de relleno se identifica porque aparece como una cruz negra. Se activa cuando se ubica el cursor en la esquina inferior derecha de una celda y permite copiar el contenido de una celda a otras contiguas o realizarán una serie de datos, según se seleccione.

o realizarán una serie de datos , según se seleccione. Para ejemplificar su uso, se describe

Para ejemplificar su uso, se describe un ejemplo a continuación:

1. Escriba en la celda A1 la palabra Enero, y situé el cursor en la esquina inferior derecha, el cursor tomara una forma de cruz negra como la que se muestra a continuación. El cursor rellenará con los diferentes meses el resto de celdas hacia abajo.

con los diferentes meses el resto de celdas hacia abajo. 2. Deslice el cursor sin soltar

2. Deslice el cursor sin soltar el botón derecho hacia abajo y el resultado obtenido es el siguiente:

Las funciones del autorelleno se explicarán con mayor detalle en la sección Manipulación de celdas.
Las funciones del autorelleno se explicarán con mayor detalle en la sección Manipulación de celdas.

Las funciones del autorelleno se explicarán con mayor detalle en la sección Manipulación de celdas.

Cursor de mover celdas

Este cursor indica que la celda seleccionada se podrá mover a otro lugar. Para utilizarlo siga los siguientes pasos:

a otro lugar. Para utilizarlo siga los siguientes pasos: 1. Ponga el cursor en el borde

1. Ponga el cursor en el borde inferior de la celda, el cursor tomará una forma de flechas con cruces en las puntas:

tomará una forma de flechas con cruces en las puntas: 2. Pulse clic y sin soltarlo,

2. Pulse clic y sin soltarlo, arrastre las celdas al lugar deseado. En el ejemplo, las celdas fueron movidas de la columna A la columna

B.

soltarlo, arrastre las celdas al lugar deseado. En el ejemplo, las celdas fueron movidas de la
5.4. Tipos de datos Existen distintos tipos de datos que pueden introducirse en una hoja

5.4. Tipos de datos

Existen distintos tipos de datos que pueden introducirse en una hoja de trabajo formada de celdas.

5.4.1. Valores constantes

Se refieren a datos que son incluidos en una celda y que no cambian como números, texto, fecha y hora.

a. Números: incluyen los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y signos aritméticos. Automáticamente son alineados hacia la derecha en la celda.

Si un número es muy grande para caber en el ancho de la celda, este número cambia a notación científica.

Para escribir un número negativo se le agrega un signo de menos adelante del número, por ejemplo: -2. También puede escribir entre paréntesis (2), de esta forma Excel lo interpretará como un -

2.

(2), de esta forma Excel lo interpretará como un - 2. b. Fecha y Hora :

b. Fecha y Hora: puede introducirse directamente, sólo se escribe de la forma en la que desea que se presente. Este tipo de datos también se alinean a la derecha en la celda. Por ejemplo: escriba 26/04/2018 y en otra celda escriba 11:30. Posiciónese en cada una de las celdas y observe la Barra de Fórmulas.

Para este tipo de datos Excel permite aplicar diversos formatos, los cuales se aplican en
Para este tipo de datos Excel permite aplicar diversos formatos, los cuales se aplican en

Para este tipo de datos Excel permite aplicar diversos formatos, los cuales se aplican en la opción Formato de celdas, en la pestaña Número. Se explicarán más adelante.

c. Texto: un texto está conformado tanto por letras, números o símbolos. Cada celda puede contener más de diez mil caracteres. Estos se alinearán a la izquierda de la celda. Si el texto introducido no cabe en una única celda, utilizará las celdas adyacentes a su derecha (celdas en blanco); sin embargo, los datos se almacenarán únicamente en la celda original.

Más adelante se detallará cómo visualizar el contenido de este tipo de celdas en una única celda, sin utilizar las celdas adyacentes.

cómo visualizar el contenido de este tipo de celdas en una única celda, sin utilizar las
5.4.2. Fórmulas y valores lógicos Son los datos que se introducen en una celda y

5.4.2. Fórmulas y valores lógicos

Son los datos que se introducen en una celda y que permiten realizar operaciones matemáticas lógicas. En una fórmula se pueden mezclar distintas operaciones. Las fórmulas pueden ser numéricas o con texto.

Deben iniciar siempre con el signo =.

Pueden utilizarse distintos tipos de operadores, por ejemplo: operadores

aritméticos (+, -, *, /, %, ^), operadores relacionales (<, >, > =, < =,

<>), operador rango (:), operador de unión (,), operadores lógicos

(Not, And, Or), entre otros.

Las fórmulas respetan el orden de las prioridades de las operaciones tal y como se describen en matemática. Es decir, prioridad los paréntesis, potencias y radicales (en el orden que aparezcan), multiplicaciones y divisiones (en el orden que aparezcan), sumas y restas (en el orden que aparezcan).

Además, existen algunas funciones predeterminadas, por ejemplo:

financieras, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, lógica, entre otras. En el curso, no se profundizará al respecto, pero se describirán la utilización algunas de las fórmulas más representativas más adelante en el manual.

pero se describirán la utilización algunas de las fórmulas más representativas más adelante en el manual.
Nótese que en la celda B4 se escribe la operación 2+5 pero al no tener

Nótese que en la celda B4 se escribe la operación 2+5 pero al no tener

el signo = el sistema lo reconoce como texto mientras que en la celda

B5 si se agregó con el símbolo igual como se ve en la barra de fórmulas y por ende en la celda se muestra el resultado de la operación.

6. Administración de hojas

6.1. Insertar hojas en un libro de trabajo

Como ya se ha mencionado, un libro se crea con una hoja, pero si se necesita trabajar con más hojas, será necesario añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.

Para añadir una hoja, realice los siguientes pasos:

1. Sitúese en etiqueta de la hoja posterior a la posición donde desea insertar la nueva hoja. Las hojas se añadirán a la derecha de la hoja seleccionada. En el ejemplo se ilustra la Hoja3 como la hoja activa. Presione clic en el signo de +.

de la hoja seleccionada. En el ejemplo se ilustra la Hoja3 como la hoja activa. Presione

2.

Otra forma es por medio de la opción Insertar del menú de Inicio. Elija la opción Insertar hoja.

del menú de Inicio . Elija la opción Insertar hoja . El libro quedará similar al
del menú de Inicio . Elija la opción Insertar hoja . El libro quedará similar al

El libro quedará similar al de la imagen siguiente:

hoja . El libro quedará similar al de la imagen siguiente: Una vez insertada la hoja

Una vez insertada la hoja se puede cambiar su posición o copiar.

6.2. Mover o copiar hojas en un libro de trabajo

Es posible que sea necesario cambiar de posición las hojas de cálculo del

libro de trabajo para modificar el orden en el que aparecen las etiquetas.

Para ello se realiza alguno de los siguientes procedimientos.

1. Presione clic en la etiqueta de la hoja que desea mover. En este ejemplo, se seleccionará la etiqueta de la Hoja4.

2. Presione clic en la etiqueta de la hoja que desea mover. Presione el botón
2. Presione clic en la etiqueta de la hoja que desea mover. Presione el botón

2. Presione clic en la etiqueta de la hoja que desea mover. Presione el botón derecho del mouse o ratón, el cual desplegará un menú. Seleccione la opción de Mover o copiar…, como se ilustra en la imagen.

opción de Mover o copiar…, como se ilustra en la imagen. 3. Luego, aparecerá un cuadro

3. Luego, aparecerá un cuadro de diálogo similar al de la imagen siguiente. Pulse en la opción Mover al final.

de la imagen siguiente. Pulse en la opción Mover al final. 4. La Hoja4 se moverá

4. La Hoja4 se moverá y ubicará al final para que quede ordenada.

Otra forma consiste en posicionarse sobre la hoja que desea mover, presionar clic y sin

Otra forma consiste en posicionarse sobre la hoja que desea mover, presionar clic y sin soltarlo, mover el cursor del mouse justo donde colocará la hoja. Mientras arrastramos el cursor, aparece una flecha sobre las hojas indicando dónde se situará la hoja en caso de soltar el botón del mouse.

se situará la hoja en caso de soltar el botón del mouse. Como resultado se obtendrá

Como resultado se obtendrá la siguiente imagen.

del mouse. Como resultado se obtendrá la siguiente imagen. Para copiar la Hoja4 , se sigue

Para copiar la Hoja4, se sigue el mismo procedimiento: posicionarse sobre la etiqueta de la hoja que se desea copiar, presionar clic derecho y seleccionar Mover o copiar…., escoger dónde se insertará la copia y en el cuadro de diálogo se debe activar la casilla de Crear una copia, marcándola con un check.

la copia y en el cuadro de diálogo se debe activar la casilla de Crear una
Como resultado, debe obtenerse una copia de la Hoja4 antes de la Hoja3. Observe la

Como resultado, debe obtenerse una copia de la Hoja4 antes de la Hoja3. Observe la siguiente imagen.

de la Hoja4 antes de la Hoja3. Observe la siguiente imagen. La copia de la Hoja4

La copia de la Hoja4 se llamará provisionalmente Hoja4(2). Si creamos otra copia de la misma hoja, ésta se llamará Hoja4(3).

6.3. Eliminar hojas en un libro de trabajo Al igual que se insertan hojas de trabajo dentro de un mismo libro, se pueden

eliminar. A continuación, se explicarán los procedimientos para llevarlo a

cabo.

1. Posiciónese en la etiqueta de la hoja a eliminar. En este caso se ilustra cómo eliminar la Hoja4 (2).

En este caso se ilustra cómo eliminar la Hoja4 (2). 2. Presione clic derecho sobre la

2. Presione clic derecho sobre la etiqueta y seleccione la opción Eliminar.

se ilustra cómo eliminar la Hoja4 (2). 2. Presione clic derecho sobre la etiqueta y seleccione
6.4. Cambiar el nombre o etiqueta de la hoja Por defecto, en Excel cuando se

6.4. Cambiar el nombre o etiqueta de la hoja Por defecto, en Excel cuando se crea un nuevo libro trae una hoja, llamada:

Hoja1. Sin embargo, es posible añadir más hojas, por ello es aconsejable

utilizar un nombre representativo para cada una de ellas.

Tenga en cuenta que la longitud máxima de los nombres de las hojas es de

31 caracteres y que no puede haber dos hojas de cálculo con el mismo

nombre, dentro del mismo libro de trabajo.

Para cambiar el nombre de la hoja, basta con pulsar doble clic sobre la

etiqueta respectiva. De esta manera se activará el nombre para que pueda

modificarse.

con pulsar doble clic sobre la etiqueta respectiva. De esta manera se activará el nombre para
6.5. Ocultar y mostrar hojas 6.5.1. Ocultar hojas Para ocultar una hoja de cálculo, presione
6.5. Ocultar y mostrar hojas 6.5.1. Ocultar hojas Para ocultar una hoja de cálculo, presione

6.5. Ocultar y mostrar hojas

6.5.1. Ocultar hojas Para ocultar una hoja de cálculo, presione clic derecho sobre la

etiqueta respectiva a la hoja que desea ocultar. Aparecerá un

cuadro de diálogo donde debe elegir Ocultar. A modo de

ejemplo ocultaremos la Hoja2.

desea ocultar. Aparecerá un cuadro de diálogo donde debe elegir Ocultar . A modo de ejemplo
Esta acción permite esconder la hoja, pero sin eliminarla del libro de trabajo 6.5.2. Mostrar

Esta acción permite esconder la hoja, pero sin eliminarla del libro de trabajo

6.5.2. Mostrar hojas Para mostrar una hoja de cálculo, presione clic derecho sobre la etiqueta

de alguna de las hojas. Aparecerá un cuadro de diálogo donde debe elegir

Mostrar.

Aparecerá un cuadro de diálogo donde debe elegir Mostrar . En el cuadro de diálogo, que

En el cuadro de diálogo, que seguidamente aparecerá, debe elegir el

nombre de la hoja que desea mostrar.

Mostrar . En el cuadro de diálogo, que seguidamente aparecerá, debe elegir el nombre de la
6.6. Cambiar el color a las etiquetas de una hoja Para asignarle un color a

6.6. Cambiar el color a las etiquetas de una hoja Para asignarle un color a la etiqueta de una hoja, presione clic derecho

sobre ella, luego aparecerá un cuadro de diálogo donde deberá

seleccionar Color de la etiqueta, seguidamente se mostrará la paleta

de colores para que escoja el color que prefiera.

la paleta de colores para que escoja el color que prefiera. Para quitar el color de

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos

pasos y seleccionar Sin color, de la paleta de colores.