Radicación

Interna

Sistema de Gestión
Documental

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Manual Radicación Interna
 RADICACIÓN INTERNA
ENTRE DEPENDENCIAS
Número de Radicados terminados en “3”

1. Los radicados terminados en 2 son documentos de ENTRADA (Externos recibidos)

2. Los radicados terminados en 1 son documentos de SALIDA (Externos enviados)
3. Los radicados terminados en 3 son documentos INTERNOS (Memorandos)

Atención ..!! Lea y siga los círculos o cuadros

Las plantillas se pueden descargar desde la página de contenidos de Orfeo, menú “Plantillas”
o desde Orfeo dar clic en icono
– Plantilla memorando
– Clic en Aceptar

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- Dar clic en plantilla Memorando
- Dar clic en plantillas, según su caso (Memorando, oficio)

Nota: Las variables (RAD_S, F_RAD, NOM_R, RAD_ASUNTO, FUNC_SERV.) no se pueden

modificar NO SE TOCAN! El sistema genera la información automáticamente, sólo
redactamos nuestra carta, nombre completo de quien firma y el proyecto y reviso si lo
necesitamos. Una vez redactada nuestra carta seguir los siguientes pasos

– Archivo guardar como

– Guardar el archivo en el escritorio, documentos o crear una carpeta en el escritorio,

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 con las plantillas de Orfeo

– Cuando habilitamos la tabla de contenido (plantillas) nos despliega una ventana del
Sistema de Gestión Documental.

– Clic en Orfeo Sistema de Gestión Documental

– Clic RADICACIÓN Interna

– Digitar el nombre del funcionario al que se le enviará el oficio

– Una vez encontrados los registros
– Seleccionar el registro del funcionario
– Dar clic en AGREGAR (la información solicitada queda insertada)
– Escribir el ¨Asunto¨ del documento (Especificar amplia y específicamente el asunto
para que después se facilite la búsqueda
– Escribir el número de folios de a comunicación y de los anexos si los tiene y su
descripción
– Medio de envió Personal Orfeo
– Dar clic en RADICAR

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 *

* Si el radicado va para todos los funcionarios o para todos los jefes, buscar por la palabra “Todos” o “Jefes”.

– Nos genera el número del radicado

– Clic en Anexar Plantillas

Año
Código de la dependencia
Consecutivo
Número de radicado

2. ASIGNAR TRD (Tabla de Retención Documental)

Dar clic en la primera pestaña INFORMACIÓN GENERAL seleccionar la tabla de retención

documental(TRD).

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- Dar clic en franja naranja TRD
- Seleccionar la SERIE, la SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL que corresponde al
documento
- Dar clic en el botón INSERTAR Y CERRAR

– Dar clic en Insertar

– Cuando la información nos inserte
– Dar clic en Cerrar
– Si se desea cambiar la serie y subserie y tipo documental
– Dar clic en MODIFICAR
– Una ves agregada la TRD ( Tabla de Retención Documental)
– Dar clic en la pestaña DOCUMENTOS

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3. ANEXAR EL ARCHIVO O DOCUMENTO INTERNO -3

Para adjuntar la respuesta al radicado de entrada se debe dar clic en la Pestaña

Documentos seleccionar la opción ANEXAR ARCHIVO (esto nos genera el
primer chulo)

– Dar clic en EXAMINARACTUALIZAR

– Y cuando salga Archivo Anexado Correctamente
– Dar clic en Cerrar

– Este documento será radicado debe estar habilitado

– Destinatario debe estar habilitado
– Descripción debe agregarse el asunto del oficio, si no lo tiene
– Clic en (Buscar la plantilla guardada)

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 Clic en abrir o
doble clic en el
Archivo

– Dar clic en Adjuntar o Actualizar

Nota: Cuando decimos examinar buscamos el archivo donde lo guardamos

Ojo! al guardar la plantilla es necesario saber donde se va aguardar ejemplo escritorio, mis
documentos, etc; si no lo hacemos el documento queda temporal y difícilmente no lo
encontraremos.

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NO CAMBIAR LA EXTENCIÓN DEL DOCUMENTO (Por defecto la extensión del
documento es .docx)

Aparece un primer Visto, ( chulo) con los datos del radicado.

4. RADICAR LA PLANTLLA (carta de respuesta).

– Una vez anexada la plantilla

– Dar clic en Asignar Rad
– El sistema nos pregunta (esta seguro de asignar el número de radicado)
– Dar clic en Aceptar

Para ver el documento dar clic en Ver Archivo

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-Nos aparece una ventana emergente
-Dar clic en Aceptar

Nota: En algunos casos saldrá una ventana con las descargas de la plantilla ; en caso de
que no abra la plantilla dar doble clic en la descarga que se haga y listo.

– Ver el documento para verificar que el sistema haya realizado la combinación

– Aparece el radicado memorando, terminado en el número -3
– Fecha de Radicación
– Datos del destinatario
– Asunto
– Cerrar y volver al sistema

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- Dar clic en Regresar

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- Debe aparecer dos vistos

Nota: Una vez radicado el documento se genera el Impresión y firma ( permiso que el
usuario genera para poder ser escaneado el documento); esto con la excepción que el
documento necesite del Vo Bo, reasignar, informar .

5. IMPRESIÓN

– Copiar número de radicado actual

– Dar clic en Impresión
– Pegar número en Buscar radicados

– Dar clic en Buscar

– Seleccionar el radicado
Dar clic en Impresión y firma

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Nota: Cuando generamos el Impresión y firma es el permiso que el usuario al Área de
correspondencia para hacer el escaneo del documento y poderlo enviar por Orfeo Scan
Una vez marcado el documento como impreso nos genera una nueva ventana ENVIO DE
DOCUMENTOS

– Dar clic en carpeta Radicación salida

– Dar clic fecha del documento

– Dar clic pestaña documentos

– y tenemos el tercer visto (3 chulo)

Nota: Una vez terminad el proceso del documento (imagen digitalizada con firma, tres vistos,
la inclusión del documento al expediente) finalizar el documento.

6. FINALIZACIÓN DEL DOCUMENTO

- Dar clic en el link de FINALIZAR

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- Hacer a descripción del por que se finaliza el documento
- Dar clic en FINALIZAR

Al generar la acción de REALIZAR se genera el registro

A CONTINUACIÓN SE DESCRIBE LAS TRANSACCIONES QUE PUEDE REALIZAR CON

LOS DOCUMENTOS.

7. SOLICITAR VISTO BUENO Vo Bo AL JEFE DE LA DEPENDENCIA

- Dar clic en Vo Bo

– Seleccionar al jefe de la dependencia

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 – Se escribe el comentario solicitando revisión y aprobación
– Dar clic en REALIZAR

– Aparece acción requerida completada, con fecha y hora

Nota: cuando solicitamos un Vo Bo el radicado sale de su carpeta de salida y pasa a la

carpeta de Vo Bo, el documento ya revisado por el jefe es devuelto y el radicado se registrara
en su carpeta de devueltos con las instrucciones del jefe; que a su vez se reflejaran en la
pestaña HISTORICO

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8. COMO INFORMAR UN DOCUMENTO

Con esta funcionalidad se puede enviar una copia de un documento a cualquier usuario par
su información y si es necesario su respectivo trámite . El sistema le permite a un usuario
básico informar un radicado o otro, sin importar si pertenece o no a su misma dependencia

– Dar clic en informar

– Seleccionar la dependencia a la cual desea informar el radicado
– Clic en franja amarilla

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-Escribir el comentario poniendo en conocimiento o informándole
- Escoger el usuario al que se necesite enviar el informado

Nota: Si se desea escoger mas de un usuario; con Ctrl sostenido y clic en el nombre de los
usuarios los selecciono.
– Aparece acción requerida completada, con fecha y hora
– El registro de los informados están es Carpetas INFORMADOS

9. COMO REASIGNAR UN DOCUMENTO

Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su respectivo
trámite. El sistema le permite a un usuario básico reasignar un documento únicamente a lo
usuarios que pertenezcan a su misma dependencia. El jefe por el contrario, pueden reasignar
documentos a los usuarios de su dependencia y adicional a los jefes de cualquier
dependencia. Por esta razón cuando se necesite reasignar un documento a otra

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dependencia diferente se debe hacer por medio del JEFE, para que este a su vez lo envié a
la dependencia respectiva.

– Seleccionar el radicado que se desea reasignar

– Dar clic en REASIGNAR
– Por defecto les aparecerá su dependencia (a diferencia de los jefes les aparecerá
todas las dependencias del IDARTES)
– Clic franja naranja

– Escoger el usuario al cual se le quiere reasignar el documento

– Escribir el comentario poniendo en conocimiento el documento a reasignar
– Dar clic en REALIZAR

– Aparece acción requerida completada, con fecha y hora

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10. COMO DEVOLVER UN DOCUMENTO

A esta carpeta llega los documentos que le ha sido devueltos para algún trámite por otros
usuarios. Cuando se quiere devolver los documentos al usuario que lo remitió:

-Seleccionar el radicado que se quiere devolver

- Clic en el link DEVOLVER

– Escribir la observación por la cual se devuelve el documento

– Dar clic en REALIZAR,

- Aparece acción completada, con fecha y hora.

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