7.5.

3Control de información documentada

7.5.3.1

Disponible: Asegurar que tienen que estar en el lugar de uso, donde las personas que
necesiten utilizarlo se encuentre. Podemos distribuirle, y estar en la capeta de documentos
aprobados y segundo lugar el encargado de SGC tiene que sacar copia. Despues de meses
puede extraviarse y tenemos que verificar cada tres meses para ver que estén disponibles
con la lista de distribución, y las copias que estén en mal estado se reemplaza.

Idónea: pasar por 3 etapas, elaboración, revisión (alguien que tiene el conocimiento,
validación por el personal y después pasar a aprobación) ¿Idóneo? Que este en buen estado,
si se pierde una hoja ya no es idóneo, para eso esta el paginado y ver si está completa o no.
Para revisar, completa, aplicable, verídica y entendible, si cumple estas 4 características es
idóneo. Al volver a verificar que este disponible volver a verificar que este idóneo, y
revisar la actualización por si hubiera algún cambio.

Protegida: La información que esté disponible tiene que estar protegida en dos aspectos
confidencialidad (POHH determinar accesos en carpeta de documentos aprobados y en base
a estos accesos va realizar la distribución, pero la distribución solo de algunos documentos)
e integridad (para esto, las copias digitales POOH se asegura que no se pierda, con vacanes
cada 3 meses, accesos controlados, antivirus, para físico, archivadas en fundas
transparentes, en archivadores de palanca en gabeteros por áreas, mecanismos empotrados
para las fundas transparentes )

Distribución: tener documento disponible en el lugar de uso, teniendo que cuenta que este
protegida y sea idóneo, es decir distribuir documentos solo cuando estén aprobados, se va
distribuir asegurándose que los accesos no afecten a la confidencialidad. Ejm. Publicación,
carpeta, documentos aprobados y copias físicas con la lista de distribución y de acuerdo al
acceso.

Almacenamiento y preservación: para copias digitales copias cada 3 meses, antivirus, y

accesos controlados.Físicas archivadas en fundas transparentes, en archivadores de palanca
en gabeteros por áreas, mecanismos empotrados para las fundas transparentes y control
cada 2 meses de que se encuentre disponibles, ni deteriorados

Control de cambios: Tabla de control de cambios y revisión

Conservación y disposición: Conservación es el tiempo que se mantendrá la información

documentada disponible o tiempo de retención, es como tiempo de vida de un documento
donde estará archivado en fundas transparentes, de palanca y gabeteros por áreas. Después
de este tiempo la disposición, es lo que hacemos con el documento después del tiempo de
retención, si los documentos no sirven se pica y recicla, pasar a archivo pasivo, copia en
CD, guardar en sistemas más sofisticados actuales si se usa en recursos informáticos tienen
que tener confidencialidad e integridad. Para aquellos que sean evidencia o registros el
tiempo de conservación se determina con la tabla 7 de cada documento (registros). Para
otros documentos que no sean evidencia en la lista maestra de documentos

Información documentada externa: son lo que nosotros no creamos ni actualizamos, normas

leyes y demás. Identificarlos y distribuirlos y asegurarse de tener la versión vigente, con un
sello que dice información documentada externa, distribuido a través de lista de
distribución y una carpeta que diga documentos externos y mantenerla actualizada
verificando con el proveedor.

Lo que es evidencia no se puede modificar y puede ser digitalizado y en esa condición

tampoco modificado. Proteger con licencias, permisos, y guarda en archivos no
modificable.