Manual del Usuario

Departamento de TI
4 Noviembre 2008

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 Este manual contiene las instrucciones de uso, para el software Zimbra Collaboration Suite, el cual es un
software de mensajeria, donde se manejan las cuentas de correo de la empresa. Zimbra Collaboration Suite, es el
similar de Outlook 2003, que se tiene instalado en las pc’s de la empresa.

A continuación se explica en este manual, el manejo básico del Zimbra Collaboration Suite:

1.- El icono de acceso a Zimbra, se encuentra en el Escritorio de la pc. Ahí se le da doble click, para abrirlo.

2.- Se abrirá una ventana del Internet Explorer, donde daremos entrada a nuestro usuario el cual es nuestra
dirección del e-mail ej. (sistemas@gsv.com.mx) y el password es la clave con la cual entras al inicio de
Windows, ej. (SiT/1623), ahí mismo seleccionaremos la versión a usar, en este caso selecciona la: Avanzada
(Ajax) y posteriormente da un clic sobre el botón de: Iniciar Sesión

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 3.- En seguida aparecerá la pantalla principal.

Aquí se muestra los correos recibidos en la Bandeja de Entrada. En la parte superior se muestran todos los
correos que han llegado y en la parte de abajo, su contenido.

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 Las Partes que integran la interfaz del Zimbra son las siguientes:

• De lado izquierdo aparecen las carpetas donde se almacenan los correos recibidos, enviados, etc.

• Arriba, aparece la Barra de Búsqueda, el botón de Ayuda y el botón de Salir

• Enseguida, aparece la Barra Principal de Herramientas, donde aparecen las diferentes herramientas que
puedes usar, tales como: Correo, Libreta de Direcciones, Agenda, Tareas, MI [Beta], Bloc de Notas,
Maletín y Preferencias

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 Como crear y enviar un correo

1. Colocarse sobre la pestaña de Correo, una vez ahí dar click.. al botón de Nuevo.

2. Enseguida abrirá una ventana, donde se llenaran los datos del mail que ya se conocen.

Aquí aparecen los botones de Enviar, Cancelar, Añadir archivo adjunto, donde ya conocemos su uso. También
aquí se puede cambiar el tipo de letra, el tamaño, el color, alineación, etc.

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 Como crear una Agenda.

La agenda la puedes crear tu mismo, y puedes crear diferentes tipos de agendas para mantener diferentes tipo de
actividades. Por ejemplo puedes, crear una agenda para tus actividades de trabajo, para citas importantes, etc, etc.

Y puedes ver tu agenda por día, semana laboral, por semana, por mes, por tipo de Agenda, lo de hoy…

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 Para crear una Agenda

1.- Selecciona la pestaña de Agenda en la barra herramientas del Zimbra.

2.- Da un clic, en el botón de Nueva Agenda

3.- La ventana de Crear nueva agenda, aparecerá.

Aquí, le das el nombre que va a llevar tu calendario y le asignaras un color, para poderlo identificar.

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 Excluir esta agenda cuando se informe de tiempo libre/ocupado: Las citas sobre esta agenda, no se mostrarán
cuado veas tiempo libre u ocupado
Sincronizar citas desde la agenda remota: Cuando se selecciona esta opción el campo de URL aparece. Aquí
das entrada a la dirección de un arhivo iCal válido para la agenda remota.

4..- Dar clic en el boton de OK , y la nueva Agenda se visualizará en la lista de Agendas.

Para crear una nueva cita.

1.- Dar clic sobre el botón de Nuevo, siempre y cuando estén sobre las pestaña de Agenda.

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 2.- Enseguida aparecerá la ventana para crear la cita nueva dentro de la agenda, con todos sus campos a llenar.

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 Una vez creadas tus citas, en las diferentes agendas que tengas creadas, podrás visualizarlas todas o las que tu
quieras. Simplemente seleccionando cuales quieres ver dentro de tu lista de Agendas. Ver ejemplo en la siguiente
gráfica.

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 Creando Tareas.

Puedes usar tu lista de tareas para crear y dar seguimiento del progreso de las tareas que tengas que hacer a diario.
Puedes escribir notas junto a tus tareas y adjuntar archivos que necesites usar en esa tarea diaria, para su fácil
acceso y facilitar en si, aun más tu tarea.

Una vez creada y definida la tarea, puedes compartir esa lista de tarea con otros usuarios.

1.- Da un clic en el botón de Nueva lista de tareas

2.- Te aparecerá una ventana que te permitirá darle nombre y color para poder identificarla.

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 Dar un clic, en el botón de Aceptar.

Y aparecerá la nueva lista de tarea en el menú de la izquierda.

Creando una Nueva Tarea

1.- Dar un clic en Nuevo

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 2.- Enseguida te aparecerán los campos a llenar, para poder crear tu nueva tarea con los datos que requieras.

Aquí puedes adjuntar los archivos que necesites para facilitarte la tarea creada, y finalmente das un clic en el
botón de Guardar para que quede creada la tarea.

Después de creada, puedes ir modificándola, según el porcentaje de avance de la tarea y su estado o bien la fecha
de entrega.

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 Bloc de Notas

Este bloc de notas es una aplicación, para compartir y de colaboración, que nos permite concentrar, desarrollar y
organizar información. Imágenes, hojas de Excel y otro tipo de contenidos en nuestro Bloc de Notas. Podemos
adjuntar archivos, crear pequeñas hojas de Excel, o escritos y formatearlos como en el Word.

Creando una Nota

1.- Dar un click en nuevo, estando dentro de la pestaña de Bloc de Notas….

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 2.- Enseguida aparecerá el espacio para crear la nota como nosotros queramos (hoja de Excel, un escrito, insertar
imágenes, dar formato al texto, insertar links a páginas de Internet, etc.)

Se le puede dar un nombre a la página para poder identificarla, y se encuentran ahí mismo los controles para dar
formato al texto….

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 3.- Posteriormente dar un clic en el botón de Guardar, y luego dar otro clic en el botón de Cerrar, para que
regreses a la página principal, donde se muestran todas las notas que vayas creando.

Ahí en cada nota creada, aparecen tres opciones que son: Editar, Eliminar, Historial.

La opción de Editar, te permite modificar tu nota.

La opción de Eliminar, te permite eliminar la nota.
La opción de Historial, te permite ver cada cambio por separado que has hecho a esa nota. Cada cambio que
se hace, es una versión diferente de la nota.

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 Maletín

La aplicación de Maletín te permite, copiar archivos desde tu computadora, a tu cuenta de correo dentro
del Zimbra. De hecho, puedes acceder estos archivos donde quiera que te logues con tu cuenta de correo, desde
cualquier computadora dentro de la empresa, y compartir estos archivos con los demás.

Si intentas crear alguna carpeta dentro de Maletín, cerciorarse que no tenga el mismo nombre de alguna
otra carpeta creada, en Agenda, Tareas, Bloc de Notas.

Añadiendo archivos a Maletin

1.- Selecciona primero de tu lado izquierdo, la carpeta donde quieres guardar tu archivo. Después da un
Clic en el botón de Cargar archivo…

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 2.- Aparecerá una ventana donde podrás ubicar el archivo a cargar, da clic en el botón de Examinar…
Si deseas eliminarlo, dar clic en el link que dice eliminar.
Si deseas añadir otro archivo más, dar clic en el link que dice añadir.

Ahora bien, no puedes subir un archivo con el mismo nombre en la misma carpeta dentro de tu maletin
Tendrás que especificar en la misma ventana, como es que quieres tratar el archivo si es que ya existe
dentro de tu carpeta.

• Si tú quieres ser avisado cuando añades un archivo con el mismo nombre, selecciona Preguntarme.
Si un archivo tiene el mismo nombre, de uno, previamente existente, se mostrará una ventana, donde
indicara que hay un conflicto con ese archivo. De hecho, puedes mantener tu archivo existente o reemplazarlo con
el nuevo archivo que estas añadiendo.

• Si tu siempre quieres que el archivo añadido reemplace al archivo existente con el mismo nombre,
selecciona Reemplazarlo con mi archivo. El nuevo archivo será añadido y reemplazará al existente y
serás avisado de esta acción.

• Si no quieres que los archivos en tu Maletín sean reemplazados, selecciona Guardar el archivo
existente. El archivo no será añadido y serás avisado de esta acción.

3.- Cuando ya hayas elegido los archivos a añadir, da clic en el botón Ok… para terminar de añadirlos.

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 Para abrir los archivos, basta con darles doble clic o dar clic derecho sobre el archivo, donde aparecerá un
menú y ahí dar en la opción abrir. También vienen las opciones de descargar o enviar.

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 Compartiendo listas de Tareas, Bloc de notas, y Maletin

Puedes compartir tus listas de tareas, bloc de notas y del maletín con otra personas dentro de la empresa,
con personas externas (invitados) y compartirlas de manera publica.

Cuando compartes tus listas con los usuarios internos, puedes seleccionar el tipo de acceso que pueden
tener: Administrador - el cual tiene acceso completo, para ver y modificar el contenido de los archivos dentro
de la lista compartida o bien como Sólo lectura - el cual solo le das este tipo de acceso.

Compartir una lista

1.- Dar un clic derecho sobre la lista o fólder que quieres compartir

2.- Dar clic en la opción de compartir carpeta

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 Ahora se mostrará la ventana Propiedades de compartir, aquí seleccionas con quien lo quieres compartir,
asignarles los permisos y automáticamente se les enviara un mail a cada destinatario, con los permisos que tienen.

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 Para quitar/agregar usuarios o modificar sus permisos, dar un clic derecho sobre la lista o carpeta ya compartida,
ahí aparecerá un menú, donde seleccionaras la opción de Editar propiedades

Nos aparecerá la ventana Propiedades de la carpeta donde podremos cambiar el color de identificación de la
lista o carpeta, editar, quitar/revocar o reenviar la invitación a un usuario existente, o simplemente añadir otro
usuario.

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