ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Actividad de aprendizaje 2
Documento “Paralelo Clases de Documentos”.

Presentado por:

Ronald David Lara Hernández

Presentado a:

Instructor Orlando Antonio Lorduy Florez

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro de comercio y servicio. Kilómetro 1 Vía a Turbaco. Bolívar – Colombia

Pereira Risaralda

2018
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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL Ficha de
Actividad de aprendizaje 2 caracterización
Documento “Paralelo Clases de Documentos”. 51130033.

Documento “Paralelo Clases de Documentos” De acuerdo con los

conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz
debe entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia
con respecto al otro, y explicar el uso de cada documento.
CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de
información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documentos de Archivo
Registro de información producida
o recibida por una persona o
entidad en razón de sus
actividades o funciones, que tiene
valor administrativo, fiscal o legal, o
valor científico, económico,
histórico o cultural y debe ser
objeto de conservación.
nacen debido a los procesos administrativos.
Esto ocurre porque los autores de dichos
procesos han de justificar documentalmente
sus decisiones, expresando el cumplimiento
de la ley, la oportunidad del criterio adoptado
y la lógica, y coherencia del procedimiento
seguido.
 Vinculación al sujeto productor
(instituto o persona): los documentos
nacen por un proceso natural, es por ello
que tienen una vinculación con el que lo ha
producido, porque son el reflejo de la vida
de esa persona o institución.
 Carácter seriado: es el resultado de
acciones repetitivas determinadas por
funciones específicas. Los documentos de
archivo corresponden a una actividad que
se repite continuamente, de manera que
esos documentos constituyen series, por
ejemplo la correspondencia. Cada
documento a su vez puede originar otros
documentos distintos. Esto nos hace pensar
que el documento de archivo no es algo
aislado sino que forma parte de la serie a la
Conjunto de documentos producidos,
recibidos o reunidos por una persona física o
jurídica de modo involuntario, natural y
espontáneo en el transcurso, y como apoyo,
de su actividad de la que es testimonio,
haciendo uso de la electrónica, que se
conservan y transmiten también mediante
medios electrónicos en depósitos de
conservación permanente, tras efectuar una
selección a partir de la identificación y
valoración de las series, con medidas de
autentificación y de preservación adecuadas
y con una organización respetuosa con su
modo de producción, con el fin de garantizar
su valor informativo, legal y cultural así como
de permitir su acceso y uso también mediante
las tecnologías de la información.
Esto tiene la ventaja de facilitar la
separación del contenido del
documento del medio en el que se
registró originalmente con el fin de
facilitar la difusión y el acceso.
Sin embargo, a cambio presenta el
inconveniente de que en el proceso de
separación y regrabación se puede
manipular con mucha facilidad,
levantando sospechas sobre
la autenticidad y la fiabilidad de la
copia. Si a esto sumamos la rápida
obsolescencia de los instrumentos
de hardware y de software que han
intervenido en su producción, y la corta
esperanza de vida de los soportes

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LABORAL
Actividad de aprendizaje 2
Documento “Paralelo Clases de Documentos”.
que pertenece y solo así encontraremos el
verdadero sentido. Pero esa serie tiene
sentido cuando las relacionamos, a su vez,
con el resto de las series.
 Unicidad: los documentos de archivo
son únicos, es decir, son originales y
auténticos.
 Original, cuando está completo en todas
sus partes (internas y externas)
 Autentico cuando responde a la fecha, al
autor y al lugar que en él se consigna.
Esto ha permitido comprobar que hay
documentos auténticos pero que tienen
datos falsos.
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Ficha de
caracterización
51130033.
magnéticos y ópticos exigen realizar
periódicas migraciones de los
documentos a nuevos medios y
soportes para garantizar su legibilidad,
no debe sorprender la necesidad
prioritaria de desarrollar una nueva área
de acción en los archivos de
documentos electrónicos: la
autentificación, que acompañe a las
tres tradicionales de preservación,
organización y acceso.
Su fin es identificar los elementos de los
documentos electrónicos que son
necesarios para mantener su
autenticidad a lo largo del tiempo y fijar
los controles que se deben realizar para
comprobar no sólo la integridad física y
lógica de los documentos, sino también
su calidad cuando se almacenan y
transfieren a los diversos depósitos. Su
método todavía está en fase de
construcción y posiblemente dará lugar
a la publicación.