BPO

NUESTRA PROPUESTA DE VALOR

Eficiencia derivada del uso de tecnología, y plataformas para
la gestión documental.
Sinergias.
 Equipo Especializado.
Consolidación De Procesos.
Software de captura e indexación de imágenes, gestor
documental y automatización de procesos.
Disminución de los riesgos de error y perdida de
documentos.
Rápida accesibilidad al documento electrónico, control de
acceso.
Optimización del espacio destinado a los archivos, liberando
todos los recursos destinados a la gestión y manutención de
sus documentos.
 CONCEPTOS BASICOS
• Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas de planificación, manejo y organización
de los documentos para facilitar su utilización y conservación.

• Fondo documental: Conjunto homogéneo de documentos, producidos de manera continua como resultado de una
misma actividad, la cual tiende a repetirse indefinidamente en el tiempo

• Serie:Conjunto de documentos de estructura y contenido homogéneos, producidos por una unidad en

cumplimiento de sus funciones.

• Conservación: consiste en un conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

• Disposición Final: Consiste en la selección de los documentos, con miras a su conservación temporal permanente o
a su eliminación conforme a lo dispuesto en las TRD o TVD

• TRD: Se definen como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

• PGD: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las Operaciones para el desarrollo de los procesos de gestión
documental durante el Ciclo de vida Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos.
CONCEPTOS BASICOS
• (BPO) Business process outsourcing: La subcontratación de procesos de negocios o
externalización de procesos de negocio es la subcontratación de funciones del
proceso de negocio en proveedores de servicios, ya sea internos o externos a la
empresa, que se suponen menos costosos o más eficientes y eficaces.
• (BPM) Business Process Management: La Gestión de Procesos de Negocio es una
metodología corporativa y disciplina de gestión, cuyo objetivo es mejorar el
desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de
una organización, a través de la gestión de los procesos que se deben diseñar,
modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua.
• (BPMN) Business Process Model and Notation en español Modelo y Notación de
Procesos de Negocio, es una notación gráfica estandarizada que permite el
modelado de procesos de negocio, en un formato de flujo de trabajo (workflow)
• Workflow: Consiste en la automatización de los procesos de negocios que existen
en las organizaciones, colocando en la bandeja de cada usuario las tareas que debe
realizar de manera proactiva, manejando no sólo el recorrido, los roles, los usuarios
y los datos necesarios para cada actividad del proceso, sino también permitiendo
controlar tiempos de ejecución, camino recorrido, actividades cumplimentadas,
participantes, etc.
CONCEPTOS BASICOS
• Integración: El término "integración" hace referencia a una actividad de desarrollo
de software que combina componentes de software diferentes en un conjunto. La
integración se realiza en varios niveles y fases de la implementación.

• Web services: Un servicio web es una tecnología que utiliza un conjunto de

protocolos y estándares que sirven para intercambiar datos entre aplicaciones.
Distintas aplicaciones de software desarrolladas en lenguajes de programación
diferentes, y ejecutadas sobre cualquier plataforma, pueden utilizar los servicios
web para intercambiar datos.

• API: a palabra viene de Application Programming Interface, y no es más que un

programa basado en librerías que permite que otros programas se comuniquen con
un programa en especifico

• SOAP: se define como un protocolo estándar de comunicación (conjunto de reglas),

un intercambio de mensajes basado en la especificación de XML.

• REST: describe un conjunto de principios de la arquitectura por el cual los datos se

pueden transmitir a través de una interfaz estandarizada (como HTTP)
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTOI
TIPOS DE ARCHIVO I
AGRUPACIONES DOCUMENTALESI
TABLAS DE RETENCIÒNI
TABLAS DE RETENCIÒNI
PERIODOS DE RETENCIÒN
I
ELEMENTOS DE PGD I
MODELO BPM I
 NORMATIVA I
LEY 594 DE 2000

Resolución 8934 de 2014 Superintendencia de Industria

y comercio

Resolución 61583 Superintendencia de puertos y

transporte

Acuerdo 008 del 31 de octubre de 2014

GRACIAS...