GUÍA PARA LA REDACCIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

DESARROLLO

Durante el proceso de la auditoría que se lleva a cabo en las entidades,

departamentos, unidades, secciones, oficinas entre otras, del Sector Público y
Privado, se deben comunicar oportunamente los hallazgos a las personas
comprometidas en los mismos, a fin que en un plazo fijado, presenten sus
aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente, para su evaluación
oportuna y consideración en el informe correspondiente.

Para los efectos de este trabajo, los hallazgos de auditoría se refieren a presuntas
deficiencias o irregularidades, identificadas como resultado de la aplicación de los
procedimientos de auditoría.

¿QUÉ ES UN HALLAZGO?

La palabra hallazgo tiene muchos significados y connotaciones, además, transmite

una idea diferente a distintas personas. En auditoría: se le emplea en un sentido
crítico y se refiere a cualquier situación deficiente y relevante que se determine
mediante procedimientos de auditoría sobre áreas críticas. Surgen de un proceso
de comparación entre lo que debe ser y lo que es.

El término hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el análisis

del significado e importancia de los hechos y otra información, y las
recomendaciones y disposiciones resultantes, es decir, un hallazgo es la base
para una o más conclusiones, recomendaciones y disposiciones, pero éstas no
constituyen parte del mismo.

REQUISITOS BÁSICOS EN UN HALLAZGO DE AUDITORÍA

Los siguientes constituyen los requisitos básicos de cualquier hallazgo de

auditoría: ·

 Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicación formal.

 Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de
trabajo.
 Objetivo, al fundamentarse en hechos reales.
 Basado en una labor de auditoría suficiente para respaldar las
conclusiones resultantes.
 Convincente para una persona que no ha participado en la ejecución de la
auditoría.
 Conviene destacar que un hallazgo no es favorable a la entidad auditada.
La cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo
depende de las circunstancias y el juicio profesional del auditor.
  Es importante que la presentación del hallazgo no conduzca a
conclusiones erróneas, y que su contenido esté plenamente justificado por
la labor de auditoría efectuada.

FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS

DE AUDITORÍA

Los auditores que participen en el equipo de auditoría, deben estar capacitados en

las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista
realista para hacer juicios y llegar a conclusiones. Los factores que se deben tener
en cuenta son los siguientes:

 Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurrió el

hecho o se efectuó la transacción bajo examen, y no aquellas existentes al
momento de efectuar el examen.
 La índole, complejidad y magnitud de las operaciones que se están
evaluando. A pesar de que el auditor siempre está interesado en mejorar el
rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse cualquier asunto que
no es perfecto.
 El adoptar un punto de vista de esta naturaleza, no significa que no se
informará a la Administración de la entidad sobre asuntos importantes,
junto con las recomendaciones y disposiciones para lograr mejoras.
 La necesidad de someter el hallazgo potencial o un análisis honesto y
crítico. La práctica de hacer el papel de abogado del diablo es muy útil para
identificar puntos débiles en los hallazgos potenciales. Por lo tanto, el
auditor debe observar normas muy altas de objetividad y estar en guardia
para evitar hallazgos que requieren gran inversión de tiempo y esfuerzo al
tratar de desarrollarlos adecuadamente, sin alcanzar buenos resultados.
 La labor de auditoría debe ser lo suficientemente completa para presentar
una base sólida para las conclusiones, disposiciones y recomendaciones y
para poder demostrar claramente su propiedad y racionalidad a terceras
personas en forma convincente. No se puede asumir que otros aceptarán
las conclusiones, disposiciones y recomendaciones simplemente porque el
auditor las manifiesta.
 Diferencias de opinión al ejercer las facultades discrecionales, los
funcionarios de la entidad pueden tomar decisiones, con las cuales el
auditor no está de acuerdo. No deben criticarse tales decisiones si parecen
estar basadas en consideraciones adecuadas de los hechos disponibles en
el momento. Tampoco debe criticárselas solamente porque el auditor tiene
una opinión distinta acerca de la naturaleza de la decisión que debía haber
sido tomada.

No se debe sustituir el juicio del auditor o el de los colaboradores de la entidad

o empresa. En estas circunstancias, las conclusiones, disposiciones y
recomendaciones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisión
en cuanto al programa, operaciones, gastos, entre otros, de la entidad.
PASOS A SEGUIRSE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE
AUDITORÍA

El proceso de desarrollo de un hallazgo implica, por lo regular, los siguientes

pasos:

1) Identificar la condición o asuntos deficientes, según se les mida en comparación

con criterios aceptables, que generalmente son formas demostradas de hacer
mejor las cosas. Algunos criterios aceptables pueden ser los establecidos por las
directivas o políticas de la empresa, y si éstos no han sido establecidos por el
auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado.

2) Identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad con respecto a las

operaciones implicadas.

3) Determinar las causas de la deficiencia.

4) Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida.

5) Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia

6) Obtener comentarios de las personas u organismos directamente interesados,

que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.

7) Determinar las conclusiones de auditoría, con base en la evidencia acumulada.

8) Determinar las acciones correctivas, disposiciones o recomendaciones que

permitan introducir mejoras. La labor efectuada, la información obtenida y las
conclusiones alcanzadas en el desarrollo de los hallazgos deben estar
ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles de trabajo, conforme se
va efectuando la labor. Este paso no debe diferirse nunca hasta que la fase de
preparación del informe esté en proceso. El desarrollo total de un hallazgo exige
que se informe al titular o máxima autoridad de la entidad.

Todo el proceso de desarrollo de un hallazgo requiere la acumulación de

información apropiada para informar adecuadamente de acuerdo con las normas,
características y requerimientos básicos de la auditoría.

1) Identificar la condición deficiente y su comparación con los criterios

establecidos. Este paso incluye la comparación de operaciones reales con
los criterios o requerimientos establecidos, ya sea en forma de
reglamentos, normas técnicas, normas de rendimiento, presupuestos
operativos, políticas o directivas del nivel superior de la entidad.

2) Identificación de las líneas de autoridad y de responsabilidad en la entidad

con respecto a los asuntos deficientes. Es necesario identificar a las
 personas directamente responsables de las condiciones deficientes y los
niveles más altos de responsabilidad, para saber con quién debe discutirse
el problema y a quién debe dirigirse las comunicaciones pertinentes.

3) Determinar las causas de la deficiencia. Resulta de vital interés identificar

y comprender las causas de una deficiencia, si se pretende revisarla en
forma imparcial y eficazmente, para sugerir acciones correctivas efectivas.
Debe averiguarse por qué tuvo lugar la situación adversa, por qué sigue
existiendo y si han establecido procedimientos internos para evitarla o si
aquellos establecidos han sido ineficaces o mal implantados. En
oportunidades al comprender la causa de la deficiencia, se pueden
identificar otros problemas que requerirán ser revisados durante la
auditoría.

4) Determinar si la deficiencia es aislada o muy difundida. Esta determinación

es necesaria para:

o Llegar a las conclusiones apropiadas acerca de la importancia

relativa de la deficiencia. Esto es esencial en el esfuerzo por alentar
a los colaboradores de la empresa o entidad a tomar medidas
correctivas. También para decidir sobre el nivel jerárquico apropiado
para comunicar el hallazgo.
o Emitir recomendaciones o deposiciones apropiadas para que se
tomen acciones correctivas. Si el auditor está convencido de que la
condición está muy difundida y es probable que vuelva a ocurrir,
debe recomendar a la entidad que tome las medidas necesarias para
impedir errores similares en el futuro, tanto como identificar y, si es
posible, remediar los errores anteriores.

Las pruebas de auditoría deben ser suficientes como para mostrar si la condición
está muy difundida. Sin embargo, debe recomendarse que la entidad tome las
acciones necesarias para determinar la extensión total de la deficiencia. Aunque
un tipo específico de deficiencias o irregularidades no sea frecuente o no esté muy
difundido, los casos individuales pueden ser en ocasiones lo suficientemente
importantes, por su naturaleza, magnitud, o peligro potencial como para requerir
su desarrollo total. Así, una condición adversa percibida en un programa
relativamente nuevo, puede no estar muy difundida aún, pero podría tener
implicaciones o posibilidades importantes si no se le elimina oportunamente.

5) Establecer la importancia del hallazgo identificando los efectos negativos

que genera la deficiencia. Deben considerarse completamente los efectos o
importancia del hallazgo. El auditor debe considerar no sólo el resultado
inmediato, sino los efectos colaterales, intangibles u otros, tanto reales
como potenciales. Cuando sea posible, debe determinarse los efectos
financieros o la pérdida causada por una deficiencia identificada.
 6) Obtener opiniones de los funcionarios y entidades directamente
relacionadas. Una realidad de los resultados de la labor de auditoría es la
imparcialidad de la que debe estar revestida, la cual se logra mediante el
análisis objetivo de las operaciones, y principalmente de la discusión de las
deficiencias con los funcionarios encargados, para obtener sus comentarios
u opiniones, de ser posible, debidamente documentados. Al obtener las
opiniones de los funcionarios, se acumula información importante difícil de
conseguir directamente de los archivos de la entidad; además, se logran
validar los resultados de la auditoría durante el proceso de ejecución y
permite presentar el informe del estudio bajo una perspectiva equitativa e
imparcial.

7) Determinar las conclusiones de auditoría con base en la evidencia

acumulada. Con base en toda la evidencia de auditoría desarrollada a
través de condiciones, criterios, causas, efectos, comentarios de los
colaboradores de la entidad y otra información, el auditor debe llegar a
conclusiones concretas sobre cada componente calificado como área
crítica a ser incluida en el informe de auditoría.

8) Determinar las acciones correctivas, disposiciones y recomendaciones. Los

hallazgos y conclusiones normalmente deben estar seguidos con
recomendaciones y disposiciones a los colaboradores responsables para
corregir las deficiencias determinadas o evitar su reaparición. No siempre
se puede recomendar específicamente las acciones que eliminarán un
defecto. La función básica de auditoría es identificar las deficiencias y
prácticas a ser corregidas o fortalecidas. La administración de la entidad o
empresa es responsable de tomar las medidas pertinentes. Por otra parte,
el estudio del problema por el auditor generalmente será lo suficientemente
amplio, como para permitir hacer sugerencias constructivas acerca de las
medidas correctivas apropiadas que se deben tomar. Dichas
recomendaciones o disposiciones deben dar como resultado un
fortalecimiento de los procedimientos o prácticas seguidas para evitar la
reaparición de la deficiencia.

ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA

Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades

de mejoramiento, para poder informar completa y claramente sobre los hallazgos.
Por lo tanto, debe grabar en su memoria los atributos de un hallazgo de auditoría,
que son los siguientes:

CONDICIÓN- CRITERIO- CAUSA-EFECTO-

CONDICIÓN:
Situaciones actuales encontradas. Lo que es. Este término se refiere al hecho
irregular o deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo grado de desviación
debe ser demostrada y sustentada con evidencias.

CRITERIO:

Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser. Es la norma o

estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al
auditor tener la convicción de que es necesario superar una determinada acción u
omisión de la entidad, en procura de mejorar la gestión.

CAUSA:

Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual

ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su
identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor, y es
necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga
la ocurrencia de la condición. Las causas deben recogerse de la administración
activa, de las personas o actores responsables de las operaciones que
originaron la condición, y estas deben ser por escrito, a los efectos de evitar
inconvenientes en el momento de la discusión del informe, en el sentido de que
después puedan ser negadas por los responsables, o se diga que tales causas
fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un conocimiento claro y exacto
de lo ocurrido.

EFECTO:

Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia

entre lo que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o potencial
cuantitativa o cualitativa que ocasiona la observación indispensable para
establecer su importancia y recomendar a la administración activa que tome las
acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el
auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.

ANÁLISIS SOBRE PREMISAS BÁSICAS DE LOS ATRIBUTOS

El siguiente esquema es aplicable al considerar las premisas básicas en las que

se basan los hallazgos de auditoría:

 Si CRITERIO es igual a CONDICIÓN no hay CAUSA ni EFECTO.

 Si CRITERIO difiere de CONDICIÓN si hay CAUSA y EFECTO.
 Si hay CAUSA deberá existir RECOMENDACIÓN y deberá existir
cuantificación del EFECTO si es posible.
CONDICIONES MÁS COMUNES

1) Los criterios no se aplican o logran.

2) Los criterios se están aplicando o logrando parcialmente.

CRITERIOS TÍPICOS

a) Disposiciones por escrito:

 Leyes y reglamentos.
 Instrucciones en forma de planes estratégicos, manuales, directivas,
procedimientos, acuerdos, circulares y otros similares.
 Objetivos, políticas y metas.

b) Sentido común
c) Experiencia auditor sobre la materia de estudio
d) Opiniones independientes de expertos
e) Prácticas comerciales prudentes
f) Instrucciones escritas
g) Experiencias administrativas
h) Prácticas generalmente observadas (documentadas).
i) Indicadores de índices de desempeño de años anteriores o de entidades
comparables bajo circunstancias iguales.

CAUSAS TÍPICAS

a) Falta de capacitación.
b) Falta de comunicación (sistema de información deficiente).
c) Falta de conocimiento los requisitos.
d) Negligencia o descuido.
e) Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas.
f) Consciente decisión o instrucción de desviarse de las normas.
g) Falta de recursos humanos, materiales o financieros.
h) Falta de juicio o sentido común.
i) Falta de honestidad.
j) Inadvertencia de beneficios potenciales.
k) Falta de esfuerzo suficiente.
l) Falta de supervisión adecuada.
m) Falta de voluntad para cambiar.
n) Institución defectuosa o desactualizada. Falta de delegación de autoridad.
p) Auditoría interna deficiente.
q) Acentuada concentración de autoridad. Aquí, es conveniente aclarar que no es
que las causas deben ser escritas, tal como se están exponiendo en causas
típicas, lo cual sería agregar juicios de valores por parte de los auditores, y
realmente esto es trabajo de los abogados en materia de procedimientos
administrativos. No obstante, tales causas le permitirán al auditor situarse en las
posibles respuestas a ser dadas por la administración activa.

EFECTOS TÍPICOS

a) Pérdida de ingresos potenciales.

b) Pérdida de activos
c) Gastos indebidos.
d) Informes o registros poco útiles, poco confiable o inexactos.
e) Control inadecuado de recursos o de actividades.
f) Inseguridad en el cumplimiento del trabajo.
g) Desmotivación del personal.

TABULACIÓN DE LOS HALLAZGOS

La tabulación de los hallazgos es para identificar aquellos que se relacionan con el

mismo tema, con el fin de agruparlos o, de ser el caso, integrarlos en uno solo.

SELECCIÓN DE HALLAZGOS IMPORTANTES

Cuando se han tabulado los hallazgos, es decir, integrado por temas similares, se
procede a identificar los que tienen mayor importancia para la parte auditada.

REDACCIÓN DE HALLAZGOS FINALES

Tomando en consideración los atributos antes mencionados (condición, criterio,

causa, efecto), se procede a la redacción de los hallazgos. Para efectos de una
presentación más detallada de cómo deben ser redactados los hallazgos de
auditoría, seguidamente presentaré unos cuadros que ayudarán a la comprensión
y orientación de la redacción de cada uno de los atributos que deben contener
éstos, de manera tal que sea entendible por el usuario del informe.

Atributo N° 1

Nos referimos a la Condición, esta debe responder a ciertas preguntas que

permiten ubicar con mayor precisión el problema.

CONDICIÓN

¿QUÉ?

 Departamento
 Proceso
 Programa
 Proyecto·
 Actividad/Obra/Renglón
¿CÓMO?

 Violación de leyes,
 Inobservancia de procesos
 Intencional/colusión

¿DÓNDE?

 Departamental
 Nacional
 Internacional

¿CUÁNDO?

 Período que pertenece

 Fechas en qué ocurrió·
 Evento especial
 Evento regular

¿CUÁNTO?·
 Montos involucrados
 Cantidades
 Porcentajes

Atributo N° 2

El atributo No.2 se refiere al Criterio de la misma manera tiene sus preguntas que
hacen posible que se ubique con claridad el documento, ley, sistema, proceso,
entre otros, donde consta la regulación que tiene que ver con el hecho detectado.

CRITERIO

¿DÓNDE ESTÁ?

 Leyes
 Manuales
 Políticas
 Principios
 Sistemas

¿QUÉ CUBRE?

 Un Departamento
 Un proceso
 Un sistema
  La Organización
 El país
 El exterior Actual· Permanente· Pasado

Las respuestas a estas preguntas darán las pautas de dónde ubicar el criterio
mencionado, la extensión que cubre el criterio mencionado, así como la vigencia
del mismo.

Atributo N° 3

El atributo N° 3 se refiere a la causa; generalmente tiene un número indeterminado

de preguntas, ya que todo el contexto institucional, puede convertirse en causa de
los problemas que aquejan a la institución o al sector evaluado, pero se debe estar
consciente de que el personal es la mayor causa de los problemas internos y
externos que pueden ocurrir, sin dejar de lado los otros elemento; sin embargo
considero que el personal o recurso humano, es el que hace factible que los
organismos o instituciones alcancen los objetivos que se proponen, el personal es
el que le da eficiencia o ineficiencia a las operaciones y por ende los resultados
con los efectos que se originen.

CAUSA:

1- PERSONAL

 No adecuado
 Mal ubicado
 Sin capacitación
 Sin motivación
 Sin tecnología

2- POLÍTICAS
3- PROCEDIMIENTOS
4- LEYES
5- SISTEMAS
6- ORGANIZACIÓN
7- REGISTROS
8- INFORMES ·

 Obsoletos
 Mal interpretados
 Desactualizados
 Inexistentes
 No observados
 Mal elaborados o concebidos
 No utilizados
Las respuestas, de la misma manera, permiten ubicar con mayor facilidad la causa
del problema y el punto donde se debe atacar con nuestras recomendaciones, ya
que las recomendaciones que da el auditor interno, deben ser para eliminar las
causas de los problemas, o en otras palabras, los riesgos existentes.

Atributo N° 4

El atributo N° 4 se refiere al Efecto que, generalmente, es de valoración; tiene sus

preguntas que ayudan a medir lo que ha causado el problema en términos
monetarios, de calidad, eficiencia, entre otros.

EFECTO

¿CUÁNTO?

 Valor monetario
 Calidad del producto, del servicio
 Unidades producidas
 Horas invertidas

¿QUIÉNES?

 Autorizaron
 Registraron
 Custodiaron
 Informaron

PERÍODOS

Años· Meses· Días

(EFECTO) IMPACTO

 En las operaciones
 En los resultados
 En la imagen del ente

¿SIN EFECTO? de prevención (Proyección de errores). Las respuestas le

permitirán medir con mayor facilidad el impacto del efecto, ya sea en términos
monetarios o de otro tipo de medición.

EJEMPLO REDACCIÓN DE HALLAZGOS

Como una guía u orientación para la redacción de los hallazgos, a continuación

expongo un ejemplo sencillo de este aspecto, en el entendido que tal vez el mismo
pudiera ser hasta mejorado:
El Instituto Gorgas compró 12 Computadoras Personales marca Hewlett Packard
por un total de B/.24,000.00, a un proveedor ocasional desconocido en el mercado
y a quien no se le solicitó garantía de los bienes, presentando éstas
posteriormente daños irreparables en su estructura interna. (Condición).

Al respecto, en el artículo 18 de las Normas Internas para la Adquisición de Bienes

Nacionales del referido Instituto, se establece la obligatoriedad de exigir garantía a
los proveedores de bienes nacionales. (Criterio)

El Gerente del Departamento de Compras manifestó que tal compra se hizo por la
urgencia que tenía la Gerencia General de disponer de los equipos y por el hecho
de aprovechar un costo oportunidad, ya que los equipos adquiridos costaban en el
mercado B/.4,000.00 por Unidad, lo cual le hubiera costado en términos totales
B/.48.000.00; obteniendo de esta manera un ahorro de B/.24,000.00, con lo cual
consideró apartarse de la normativa interna vigente (Causa).

El hecho de haber llevado a cabo la compra de los equipos de computación,

prescindiendo de la normativa existente en el Instituto, puede ocasionarle graves
daños patrimoniales a su estructura financiera, como en este caso, donde
supuestamente se perderán B/.36,000.00. (Efecto).

CONSIDERACIONES FINALES

En nuestro informe de auditoría se incluyen hallazgos significativos determinados

por las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios.

Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de

la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo
como en el cualitativo.

Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido
consecuencias graves.

Comentarios que puede realizar el auditor cuando se trata de falta o errores:

 La situación comentada impidió (dificultó detectar oportunamente) que los

auditores tuvieran a su disposición la documentación…
 Las situaciones comentadas, propician la comisión de irregularidades en los
desembolsos y el uso indebido de los fondos, y evitan que de éstas
cometerse, se puedan detectar oportunamente para fijar responsabilidades.
Además, impidieron verificar en todos sus detalles la corrección y la
propiedad de dichos desembolsos.
 Esta situación no permitió a los auditores verificar el uso dado a los fondos
desembolsados y propicia el uso indebido de los mismos.