TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
REUNIÓN DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
Empresa: TECNOQUIMICAS S.A.S
Representante: NICOLE HOLLMAN
Dirección: CRA 67 # 124N – 65
Tel: 330 6100
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: direccion@tecnoquimicas.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
sgcalidad@tecnoquimicas.com
Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación
Víctor Fernando Salazar
Fecha: Noviembre 25 de 2018
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad de TECNOQUIMICAS S.A.S, en los
procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y
Ensayos.
Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e
investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
TECNOQUIMICAS S.A.S

Criterios de Auditoria:
 SGC de MRC
 Política de Gestión Financiera.
 Política de Logística y Servicio al Cliente
 Manual de Procedimientos
 Políticas Corporativa de MRC
 Norma ISO 9001:2008
 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2018
 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos
M-DR 005
 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de 2018
 Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2018
Reunion de Apertura:
 1 de noviembre de 2018
 Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
 1 de noviembre de 2018
 Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será
realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El
Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y
Fisicoquímico, el día 1 de noviembre del presente año, con una duración de 7 horas,
en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de
Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en
cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente
comunicación, por favor comunícala al líder del grupo auditor, antes del 30 de
Octubre de 2018. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo
y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión
de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área
que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la
documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área,
además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La
información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicación serán en español.
Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción
Indicadores
Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno
Responsable Área: Superintendencia de Logística
Asistentes:
 Gerencia General
 Secretaria de Gerencia
 Superintendencia de Logística
 Supervisor de Logística
 Oficina Asesora de Control interno
ASISTENTES

Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

CARLOS RIVAS Experto Tecnico SGC firma

MARISOL QUESADA Ingeniera de Procesos firma

JULIETA FLORES Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
CARMEN ARARAT Coordinadora laboratorio de Ensayos e Investigación firma

OSCOR HOLGUIN Coordinador de Analisis y Ensayos firma

NORALBA TROCHEZ Analista Instrumental firma

FERNANDO RUIZ Analista Fisicoquimico firma

GONZALO FLOR Fisicoquimico firma

ANTHONELLA VALENCIA Auxiliar Laboratorios firma

 PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR
FECHA: 1 DE NOVIEMBRE 2017
PROCESOS Y/O AUDITOR CARGO HORA
ACTIVIDAD
Reunion de apertura CARLOS RIVAS Representante 7:45 PM
Experto tecnico
direccion de SIRLEY Secretaria General 8:00 AM
sistema. 4,1 5,1 5,2 GONZALEZ
5,3 5,4 5,5
Tramites: 7,1 7,5 8,2 FERNANDO Coordinador de 10:00 AM
8,2,4 8,3 8,5 QUINTERO plantas
ALMUERZO 12:00 PM
Admon rrhh: 6,2 LAURA Directora GDRH 1:30 PM
8,2,3 MOTANTES
medicion y analisis MARISOL Ingeniera de 3:00 PM
de mejora QUESDA proceso
Reunion de cierre CARLOS RIVAS Representante 4:30 PM
Experto tecnico

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma español.
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
audtecnoquimicas@tecnoquimicas.com Cualquier duda comunicarse al celualr:
312-453 8976. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de
registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación
interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos),
se auditarán en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos
corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se
cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas
en la auditoria anterior y que están pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Política de Logística y Servicio al Última actualización 18 de julio 2016
Cliente
2 Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2017
3 Manual de Procedimientos. Cap. Última actualización 9 de febrero 2018
Compras y Logística
4 Política de Gestión Financiera
Instructivos de desarrollo de
Ensayos de laboratorio
5 Manual de Documentos de
Retención y Archivo del
Laboratorio de Ensayos
6 Manual de Procedimientos de
Laboratorio
Última actualización 5 de enero 2016 I-
EL-002 Carpetas de Protocolos e
Instructivos
M-DR-005 Libros de registro de
muestras
M-PC-002 Versión Marzo de 2017

b- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
 Comunicación activa
c- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias
de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).
Lista de Chequeo
REQUISITOS ISO 9001:2015
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Requisitos generales CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y
(SI/NO) OBSERVACIONES
¿Se encuentran identificados los procesos
del sistema?
¿Se identifican y controlan los procesos
subcontratados externamente
Requisitos de la documentación
Generalidades CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y
(SI/NO) OBSERVACIONES
¿Existe un documento de política de
calidad?
¿Existe un documento de objetivos de
calidad?
¿Existe un manual de calidad?
¿Existen procedimientos documentados
exigidos por la norma y necesarios para el
desarrollo del sistema?

Manual de la calidad CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y

(SI/NO) OBSERVACIONES
¿El manual incluye el alcance del sistema
de gestión de calidad?
¿El manual incluye las exclusiones del
apartado # y su justificación?
¿El manual incluye o cita todos los
procedimientos documentados?
 ¿El manual de calidad incluye la
interacción de los procesos?
Control de los documentos CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y
(SI/NO) OBSERVACIONES
¿Existe un procedimiento documentado
para el control de documentos?
¿Existe una metodología documentada
adecuada para la aprobación de
documentos?

¡Existe una metodología documentada

para la revisión y actualización de
documentos?

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 formato único de Cap. No se tiene en X
despachos, Compras y cuenta el formato
Manual de logística único de despachos
procedimientos y recibo de
mercancía en el
procedimiento
2 Cambios Política de Falta actualización X
organizacionales logística y de la política de
servicio al logística, cuya última
cliente actualización fue el
18 de julio 2011 y no
se han agregado los
cambios
organizacionales del
año 2012
3 Procedimientos política de Falta agregar X
de costos en gestión implementación de
materiales en financiera procedimiento para
bodega y costos en materiales
standby de bodega y standby
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
 Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento
para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.
 Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de
procedimientos.
 Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales del año 2012.
Conclusiones de la Auditoria:
 Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
 Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en
uno solo. Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y
análisis de muestras.
 Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
 Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento
las tarjetas de datos y resultados de análisis.
 Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
 Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la
supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados
para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los
indicadores establecidos dentro de una organización.