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UNIVERSIDAD POLITECNICA DE
ZACATECAS
COORDINACION DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
PLANEACION Y ORGANIZACION
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GUIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 2013
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 3
1. MANUALES DE ORGANIZACIÓN 4
2. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 10
3. MANUALES DE POLÍTICAS 16
BIBLIOGRAFIA 17
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GUIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 2013
INTRODUCCIÓN
Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas
que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de
especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una
herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura
organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema,
así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del
organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y más rápida
inducción a empleados en nuevos puesto, etc.
El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales
administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una
idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación.
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GUIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 2013
Capítulo 1
Guía práctica para diseño de manuales administrativos.
Cabe mencionar que las características de los manuales, se determinan en base a las necesidades de
organización de las empresas, así pues los prototipos que mostraremos, son resultado de la
recopilación y la práctica misma, por lo que en nuestra opinión son los más generalizados y que
abarcan más características de cada tipo de manual.
La forma de presentar este diagnóstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible,
acerca de los puntos antes descritos, así como las alternativas de solución sugeridas por el analista o
área encargada de la elaboración del manual (organización y métodos, modernización administrativa,
métodos procedimientos, etc.). Debe dirigirse al máximo nivel jerárquico existente dentro de la
empresa (director general, gerente general, consejo de administración, consejo de accionistas, etc.).
Pues será quien tenga que tomar la decisión de elaborar el manual. Es imprescindible una planeación
cuidadosa, si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique
el tiempo y dinero invertidos en ellos; a continuación presentamos la programación del plan de
elaboración del manual de organización el cual nos permitirá estimar el tiempo y los recursos
necesarios para su elaboración.
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TIEMPO EN SEMANAS
ETAPAS ACTIVIDADES
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RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Elaboración de oficios dirigidos a funcionarios.
1 Preparación de formularios para registrar la
información.
ESQUEMATIZACIÓN DEL MANUAL
2 Preparar el contenido del manual.
REDACCIÓN
Redactar el borrador de los manuales.
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Elaborar gráficas.
Formatos del manual.
APROBACIÓN
4 Revisión por parte del responsable de la manualización.
Hacer cambios y correcciones.
5 REVISION FINAL
IMPRESIÓN Y ENCUADERNACION DEL
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CONTENIDO DEL MANUAL
Distribución y Control.
7 Distribución de los manuales y dar instrucciones.
Registro de los Departamentos que tienen manual.
Figura No. 1 (Programación de la elaboración del manu
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Una vez que elaboramos el plan de trabajo, procedemos a determinar el presupuesto respectivo, aquí se
establecen los requerimientos humanos y materiales necesarios para cada etapa de la elaboración del
manual, lo que permitirá una mejor visión al director o gerente sobre los avances y costos; a
continuación en forma gráfica mostramos el citado presupuesto:
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La elaboración del manual se inicia con la recopilación de información, entre la que destaca:
3.1.1. Portada.
3.1.2. Índice.
3.1.3. Introducción.
3.1.4. Organigrama.
3.1.5. Funciones de cada unidad administrativa.
3.1.6. Descripción de puestos.
3.1.7. Hoja de autorización
Mediante la cual el usuario distinga qué tipo de manual se trata, la fecha de elaboración, el responsable
de su expedición, etc.
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Es importante hacer el encabezado de páginas, que es una zona demarcada en la parte superior de cada
página, contiene información básica (título del manual, número de páginas nombre de la empresa, área
a la que es aplicable, fecha de publicación, de autorización, de revisión, etc.).
1.1.2. El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de organización, así como la
localización por el número de página.
1.1.3. La introducción debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un panorama general del
contenido del manual de organización, mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación, a
quien va dirigido como se usará, propósitos, además de un breve mensaje, y la autorización del gerente
o director de la unidad administrativa.
1.1.4. Se debe incluir antecedentes históricos, misión, visión, valores empresariales y/o descripción
de logotipos
JEFE DE ABASTO
SECRETARIA
RESPONSABLE RESPONSABLE
DE ALMACEN DE COMPRAS
ENCARGADO DE
EMBARQUE Y ESTIBADORES ENCARGADO AUXILIARES
RECEPCION
Figura No. 5 Organigrama
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
DESCRIPCIÓN GENÉRICA:
Organiza, dirige y controla las actividades requeridas para la atención de: recepción de documentos,
programación de pagos e integración de expedientes para el pago a proveedores de compras directas y
consolidadas.
DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:
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De igual forma debe ser enviado, a manera de reporte, a los niveles directivos, para su análisis y
aprobación. Así mismo debe elaborarse tanto el plan de trabajo y el presupuesto para la
instrumentación del manual de procedimientos, ambos formatos (programa de manualización y
presupuesto) usados en el manual de organización son aplicables a éste, por lo que solo haremos
mención de ellos.
Una vez terminada la etapa de planeación en el proceso de elaboración del manual de procedimientos,
se procederá a la recopilación de la información, que a continuación detallamos:
Después de analizada, clasificada y depurada, se puede determinar qué información es utilizable para
el manual de procedimientos.
Siguiendo con planteamiento del contenido del manual de organización, el contenido del manual de
procedimientos sería como sigue:
3.2.1. Portada.
3.2.2. Índice.
3.2.3. Introducción.
3.2.4. Antecedentes históricos
3.2.5. Misión
3.2.6. Visión
3.2.7. Valores empresariales
3.2.8. Descripción de logotipos
3.2.9. Organigrama.
3.2.10. Descripción de procedimientos
3.2.11. Diagrama de flujo
3.2.12. Catálogo de formas e instructivo de uso.
3.2.13. Hoja de autorización
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1.2.1 La portada, debe ser la identificación del manual, mediante la cual el usuario distinga qué tipo
de manual se trata, la fecha de elaboración, el responsable de su expedición, etc.
Al igual que el manual anterior debe tener cada hoja el encabezado de páginas
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1.2.2. Índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de procedimientos, así como la
localización por el número de página.
1.2.3. La introducción debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un panorama general del
contenido del manual de procedimientos, mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación, a
quien va dirigido como se usará, propósitos, además de un breve mensaje y la autorización del gerente
o director de la unidad administrativa.
JEFE DE ABASTO
SECRETARIA
RESPONSABLE RESPONSABLE
DE ALMACEN DE COMPRAS
ENCARGADO DE
EMBARQUE Y ESTIBADORES ENCARGADO AUXILIARES
RECEPCION
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1.- El pedido oficial será el documento soporte para efectuar toda compra de mercancías a proveedores,
realizadas a través del financiamiento correspondiente.
2.- El responsable de compras verificará que el pedido oficial cumpla con el adecuado llenado y
contenido de las cantidades requeridas por el área de abasto, así como que no presente tachaduras o
enmendaduras.
3.- El responsable de compras solo adquirirá productos autorizados por el comité correspondiente, las
cuales se encuentran contenidas en el catálogo de artículos, solicitando para ello cantidades suficientes
y acordes con la rotación de inventarios.
4.- Las ofertas, promociones, etc. deberán ser anotadas en el rubro de observaciones contenido en el
pedido oficial, estos con la finalidad de hacerlo del conocimiento de las áreas involucradas para su
aplicación y control.
6.- El responsable de compras deberá elaborar los máximos y mínimos de mercancías que deben existir en
el almacén de abasto, con la finalidad de mantenerlo en un margen de seguridad, evitando con esto
desabasto.
7.- El responsable de compras elaborará anualmente el récord de compras a proveedores, tomando como
base el reporte de actividades del área de gestoría, así como el estudio de variaciones de precios
remitiéndolos al jefe de abasto.
8.- El responsable de compras deberá realizar visitas a fabricantes y distribuidores de mercancías con el fin
de evaluar el potencial de surtimiento, así como observar controles de calidad, características,
técnicas, procesos, etc. con el propósito de conocer adecuadamente el producto y su precio.
9.- El responsable de compras vigilará que los precios que otorgan los proveedores sean preferenciales, así
como asegurar al celebrarse negociaciones con los proveedores, el abasto oportuno, variado, suficiente,
a su vez vigilando que los precios a utilizar sean los mismos otorgados a instituciones del mismo tipo.
10.- Responsable de compras para efectuar el financiamiento de un pedido oficial deberá tomar en
consideración lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos,
Mantenimientos y almacenes, así como se encuentre debidamente autorizadas las listas y/o
actualizaciones de precio por la SECOFI.
12.- Los auxiliares de gestoría y el encargado del área tendrán bajo su resguardo y custodia los
expedientes de cada uno de los proveedores de compras consolidadas y directas.
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DIAGRAMA DE FLUJO
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Los catálogos de formas tienen por objeto indicar los formatos que deben utilizarse en el desarrollo de los
procedimientos administrativos, así como su correcta requisición.
INSTRUCTIVO DE LLENADO
CLAVE: s/c
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Así como los manuales de organización y procedimientos, pueden ser generales o específicos, basándose
en el ámbito de aplicación, también los manuales de políticas se elaboran bajo estos dos cri terios, para
llevar una secuencia de los otros dos, el ejemplo que presentaremos es de un manual de políticas
específico para el área de compras, siguiendo el mismo esquema del contenido:
3.3.1. Portada
3.3.2. Índice
3.3.3. Introducción
3.2.4. Antecedentes históricos
3.2.5. Misión
3.2.6. Visión
3.2.7. Valores empresariales
3.2.8. Descripción de logotipos
3.3.9. Organigrama
3.3.10. Declaración de Políticas
3.3.11. Hoja de autorización
3.3.1 La portada, debe ser la identificación del manual, mediante la cual el usuario distinga de qué tipo
de manual se trata, la fecha de elaboración, el responsable de su expedición, etc.
3.3.2. El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de organización, así como la
localización por el número de página.
3.3.3. La introducción debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un panorama general del
contenido del manual de políticas, mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación, a quien va
dirigido como se usará, propósitos, además de un breve mensaje y la autorización del gerente o director
de la unidad administrativa.
3.3.5. Declaración de Políticas.- Una vez que se han desarrollado las políticas, se elabora una
descripción narrativa, utilizando textos especializados para escribir las políticas generales y específicas de
la empresa.
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BIBLIOGRAFÍA
Como Elaborar y Usar los Manuales Administrativos. Joaquín Rodríguez Valencia. ECAFSA.
1998.
http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/G/Gonzalez%20Hector
Manuales%20administrativos.htm
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