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GUIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 2013

UNIVERSIDAD POLITECNICA DE
ZACATECAS
COORDINACION DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
PLANEACION Y ORGANIZACION

“GUIA PARA LA ELABORACION DE


MANUALES ADMINISTRATIVOS”

MVZ Felipe de Jesús Barrios Isunza


Agosto 2013

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GUIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 2013

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3

1. MANUALES DE ORGANIZACIÓN 4
2. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 10
3. MANUALES DE POLÍTICAS 16

BIBLIOGRAFIA 17

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GUIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 2013

INTRODUCCIÓN

Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas
que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de
especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una
herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura
organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema,
así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del
organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y más rápida
inducción a empleados en nuevos puesto, etc.

La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad,


función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello
que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles
superiores.

El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales
administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una
idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación.

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Capítulo 1
Guía práctica para diseño de manuales administrativos.

Cabe mencionar que las características de los manuales, se determinan en base a las necesidades de
organización de las empresas, así pues los prototipos que mostraremos, son resultado de la
recopilación y la práctica misma, por lo que en nuestra opinión son los más generalizados y que
abarcan más características de cada tipo de manual.

1.1. Manuales de organización.


Antes de iniciar con la elaboración de un manual de organización, se debe determinar el ámbito de
aplicación del manual (general, para toda la organización o específico para un área determinada),
situación que se establece mediante un diagnóstico situacional, en el se tratará de precisar:

- El grado de organización existente (si ha existido algún manual de organización anteriormente).


- El número de puestos y niveles jerárquicos.
- Objetivos generales y específicos.
- Funciones y responsabilidades.
- Perfil laboral sugerido, etcétera.

La forma de presentar este diagnóstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible,
acerca de los puntos antes descritos, así como las alternativas de solución sugeridas por el analista o
área encargada de la elaboración del manual (organización y métodos, modernización administrativa,
métodos procedimientos, etc.). Debe dirigirse al máximo nivel jerárquico existente dentro de la
empresa (director general, gerente general, consejo de administración, consejo de accionistas, etc.).
Pues será quien tenga que tomar la decisión de elaborar el manual. Es imprescindible una planeación
cuidadosa, si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique
el tiempo y dinero invertidos en ellos; a continuación presentamos la programación del plan de
elaboración del manual de organización el cual nos permitirá estimar el tiempo y los recursos
necesarios para su elaboración.

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TIEMPO EN SEMANAS
ETAPAS ACTIVIDADES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Elaboración de oficios dirigidos a funcionarios.
1 Preparación de formularios para registrar la
información.
ESQUEMATIZACIÓN DEL MANUAL
2 Preparar el contenido del manual.
REDACCIÓN
Redactar el borrador de los manuales.
3
Elaborar gráficas.
Formatos del manual.
APROBACIÓN
4 Revisión por parte del responsable de la manualización.
Hacer cambios y correcciones.
5 REVISION FINAL
IMPRESIÓN Y ENCUADERNACION DEL
6
CONTENIDO DEL MANUAL
Distribución y Control.
7 Distribución de los manuales y dar instrucciones.
Registro de los Departamentos que tienen manual.
Figura No. 1 (Programación de la elaboración del manu

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Una vez que elaboramos el plan de trabajo, procedemos a determinar el presupuesto respectivo, aquí se
establecen los requerimientos humanos y materiales necesarios para cada etapa de la elaboración del
manual, lo que permitirá una mejor visión al director o gerente sobre los avances y costos; a
continuación en forma gráfica mostramos el citado presupuesto:

PRESUPUESTO DE ELABORACIÓN DEL


MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE COMPRAS
ETAPA RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES
DESCRIPCIÓN U.M. CANTIDAD C.U. COSTO DESCRIP- U.M. CANTIDAD C.U. TOTAL
TOTAL CIÓN
Analista HR. 80 30 2,400 Teléfono Renta 2 30.00 60.00
/
sem
Aux. analista HR 160 15 2,400 papel Paq / 1 75.00 75.00
1 5000
Supervisor HR 80 20 1,600 fotocopiado pieza 200 .15 30.00
Revisor HR 80 20 1,600 Art. lote 1 200.00 200.00
escritorio
Mecanógrafa HR 80 10 800
Sub-total $8,800.00 Sub-total $365.00
Analista HR 40 30 1.200 Teléfono Renta 1 30.00 30.00
/
sem
2 Supervisor HR 40 20 800
Aux. analista HR 80 15 1,200
Sub-total $3,200.00 Sub-total $30.00
Analista HR 80 30 2,400 teléfono Renta 2 30.00 60.00
/
sem
Especialista HR 80 30 2,400 fotocopiado pieza 1500 .15 225.00
3 Mecanógrafa HR 80 10 800
Dibujante HR 80 20 1,600
Supervisor HR 80 20 1,600
Sub-total $8,800.00 Sub-total $285.00
Analista HR 80 30 2,400 teléfono Renta 2 30.00 60.00
/ sem
Mecanógrafa HR 80 10 800 fotocopiado `pieza 300 .15 45.00
4 Dibujante HR 80 20 1,600
Supervisor HR 80 20 1,600
Sub-total $6,400.00 Sub-total $105.00
Analista HR 40 30 1200 teléfono Renta 1 30.00 30.00
/
5 sem
Sub-total $1,200.00 Sub-total $30.00
Analista HR 40 30 1,200 teléfono Renta 1 30.00 30.00
/
6 sem
Impresor HR 40 20 800 fotocopias pieza 2,000 .15 300.00
Sub-total $2,000.00 Sub-total $330.00
Analista HR 80 30 2,400 teléfono Renta 1 30.00 30.00
/
7 sem
Sub-total $2,400.00 Sub-total $365.00
TOTAL $32,800.00 TOTAL $1,175.00

Figura No. 2 Presupuesto de elaboración

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La elaboración del manual se inicia con la recopilación de información, entre la que destaca:

- Manual de organización anterior (si existiera).


- Circulares, oficios y memorandos; donde se instruya sobre asuntos de organización (funciones,
líneas de autoridad, nombramientos, etc.).
- Organigramas existentes.
- Normatividad actual (leyes, reglamentos, Instructivos, etc.) esta información debe ser ordenada,
clasificada, evaluada, analizada y depurada con el fin de establecer cual servirá para el manual de
organización, tomando en cuenta la uniformidad tanto en la terminología como en la presentación.
- Los apartados que debe contener un manual de organización son:

3.1.1. Portada.
3.1.2. Índice.
3.1.3. Introducción.
3.1.4. Organigrama.
3.1.5. Funciones de cada unidad administrativa.
3.1.6. Descripción de puestos.
3.1.7. Hoja de autorización

A continuación daremos ejemplos prácticos de las partes del manual de organización;

1.1.1 La portada, debe ser la identificación del manual.

Mediante la cual el usuario distinga qué tipo de manual se trata, la fecha de elaboración, el responsable
de su expedición, etc.

LOGOTIPO NOMBRE DEL ORGANISMO

TITULO DEL MANUAL

SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL


O EN SU CASO DEL CONSULTOR MES AÑO

Figura No. 3, Portada

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Es importante hacer el encabezado de páginas, que es una zona demarcada en la parte superior de cada
página, contiene información básica (título del manual, número de páginas nombre de la empresa, área
a la que es aplicable, fecha de publicación, de autorización, de revisión, etc.).

NOMBRE DE LA EMPRESA CLAVE:

Logotipo de la TIPO DE MANUAL (ORG., PROC. Y POL.) REV: d/m/a


empresa
TÍTULO:
PAG /TOTAL PAG
DEL PUESTO

1.1.2. El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de organización, así como la
localización por el número de página.

1.1.3. La introducción debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un panorama general del
contenido del manual de organización, mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación, a
quien va dirigido como se usará, propósitos, además de un breve mensaje, y la autorización del gerente
o director de la unidad administrativa.

1.1.4. Se debe incluir antecedentes históricos, misión, visión, valores empresariales y/o descripción
de logotipos

1.1.5. El organigrama representa gráficamente la estructura organizacional, describiendo la


posición de cada unidad administrativa, sus relaciones niveles jerárquicos, canales de comunicación, y
líneas de autoridad y asesoría.

JEFE DE ABASTO

SECRETARIA

RESPONSABLE RESPONSABLE
DE ALMACEN DE COMPRAS

ENCARGADO DE
EMBARQUE Y ESTIBADORES ENCARGADO AUXILIARES
RECEPCION
Figura No. 5 Organigrama

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1.1.6. Funciones de la unidad administrativa


En este apartado del manual se describen en forma general las funciones de la unidad administrativa
de que se trate, para delimitar sus responsabilidades dentro de la estructura organizacional.

1.1.7. Descripción de puestos.


En forma detallada se enuncian todas las funciones de cada puesto integrante de la unidad
administrativa.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO: Encargado de Gestoría.

JEFE INMEDIATO: Responsable de compras.

SUBORDINADOS: Auxiliares de gestoría.

DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Organiza, dirige y controla las actividades requeridas para la atención de: recepción de documentos,
programación de pagos e integración de expedientes para el pago a proveedores de compras directas y
consolidadas.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:

- - Atiende y proporciona información a los proveedores referente a su trámite de pago.


- - Recibe documentación del proveedor y proporciona contra recibo de pago.
- - Supervisa y revisa las actividades de los auxiliares a su cargo, a fin de que sean elaboradas en forma
correcta y oportuna.
- - Revisa selectivamente los desgloses y tiras de codificación de mercancía, así como verifica su entrega
oportuna al área de sistemas.
- - Verifica que la integración de los expedientes de pago a proveedor contengan todos los documentos
requeridos para su pago correspondiente (pedido oficial, factura, nota de entrada, contra recibo, nota de
cargo y/o nota de descuento con o sin cargo y recibo de caja) así como archiva la copia del expediente para
su consulta.
- - Rubrica de elaborado el contra recibo y las notas descuento con cargo.
- - Revisa la elaboración de las programaciones de pago en base a los contra recibos expedidos.
- - Semanalmente recaba información en el departamento de tesorería, referente a los proveedores que se
les pago y que faltaron de pagar.

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1.2. Manuales de Procedimientos.

Al igual que en la elaboración del manual de organización, el primer paso es la realización de un


diagnóstico situacional, con variantes en los puntos a establecer, ya que ambos manuales son de
naturaleza diferente, los puntos más importantes a precisar son:

- Procedimientos administrativos establecidos (manuales de procedimientos).


- Actividades desarrolladas para cada procedimiento administrativo.
- Estructura Organizacional del área en que se aplicará el manual.
- Ámbito de aplicación (general o específico).

De igual forma debe ser enviado, a manera de reporte, a los niveles directivos, para su análisis y
aprobación. Así mismo debe elaborarse tanto el plan de trabajo y el presupuesto para la
instrumentación del manual de procedimientos, ambos formatos (programa de manualización y
presupuesto) usados en el manual de organización son aplicables a éste, por lo que solo haremos
mención de ellos.

Una vez terminada la etapa de planeación en el proceso de elaboración del manual de procedimientos,
se procederá a la recopilación de la información, que a continuación detallamos:

- Manuales de procedimientos anteriores (si existieran).


- Circulares, oficios o memorando; donde se precise la forma de desarrollar actividades o tareas.
- Normatividad existente (leyes, reglamentos, instructivos, etc.).
- Formatos utilizados en desarrollo de procedimientos.
- Información obtenida a través de cuestionarios.
- Información obtenida a través de la observación.
- Funciones y obligaciones del área de aplicación del manual de procedimientos.
- Políticas y puntos de control existentes para el desarrollo de las actividades del área, etc.

Después de analizada, clasificada y depurada, se puede determinar qué información es utilizable para
el manual de procedimientos.

Siguiendo con planteamiento del contenido del manual de organización, el contenido del manual de
procedimientos sería como sigue:

3.2.1. Portada.
3.2.2. Índice.
3.2.3. Introducción.
3.2.4. Antecedentes históricos
3.2.5. Misión
3.2.6. Visión
3.2.7. Valores empresariales
3.2.8. Descripción de logotipos
3.2.9. Organigrama.
3.2.10. Descripción de procedimientos
3.2.11. Diagrama de flujo
3.2.12. Catálogo de formas e instructivo de uso.
3.2.13. Hoja de autorización

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1.2.1 La portada, debe ser la identificación del manual, mediante la cual el usuario distinga qué tipo
de manual se trata, la fecha de elaboración, el responsable de su expedición, etc.

NOMBRE DEL ORGANISMO

TITULO DEL MANUAL

SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL


O EN SU CASO DEL CONSULTOR MES AÑO

Al igual que el manual anterior debe tener cada hoja el encabezado de páginas

NOMBRE DE LA EMPRESA CLAVE:

Logotipo de la TIPO DE MANUAL (ORG., PROC. Y POL.) REV: d/m/a


empresa
TÍTULO:
PAG /TOTAL PAG
DEL PUESTO

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1.2.2. Índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de procedimientos, así como la
localización por el número de página.

1.2.3. La introducción debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un panorama general del
contenido del manual de procedimientos, mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación, a
quien va dirigido como se usará, propósitos, además de un breve mensaje y la autorización del gerente
o director de la unidad administrativa.

1.2.4. El organigrama representa gráficamente la estructura organizacional, describiendo la


posición de cada unidad administrativa, sus relaciones niveles jerárquicos, canales de comunicación,
líneas de autoridad y asesoría.

JEFE DE ABASTO

SECRETARIA

RESPONSABLE RESPONSABLE
DE ALMACEN DE COMPRAS

ENCARGADO DE
EMBARQUE Y ESTIBADORES ENCARGADO AUXILIARES
RECEPCION

Figura No. 6 Organigrama

1.2.5. Los procedimientos.- Consisten en la descripción de la secuencia lógica de procedimientos


correspondientes a una unidad administrativa, así como el representarlos gráficamente con diagramas
de flujo. En ellos se establecen, además las políticas de observancia obligatoria para el desarrollo de
las funciones.

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PROCEDIMIENTO: FINCAMIENTO Y SURTIDO DE PEDIDOS OFICIALES.

1.- El pedido oficial será el documento soporte para efectuar toda compra de mercancías a proveedores,
realizadas a través del financiamiento correspondiente.

2.- El responsable de compras verificará que el pedido oficial cumpla con el adecuado llenado y
contenido de las cantidades requeridas por el área de abasto, así como que no presente tachaduras o
enmendaduras.

3.- El responsable de compras solo adquirirá productos autorizados por el comité correspondiente, las
cuales se encuentran contenidas en el catálogo de artículos, solicitando para ello cantidades suficientes
y acordes con la rotación de inventarios.

4.- Las ofertas, promociones, etc. deberán ser anotadas en el rubro de observaciones contenido en el
pedido oficial, estos con la finalidad de hacerlo del conocimiento de las áreas involucradas para su
aplicación y control.

5.- El responsable de compras para efectuar la atención a proveedores lo realizará a través de la


programación de visitas de los mismos, las cuales deberán efectuarse en forma ordenada y
calendarizada.

6.- El responsable de compras deberá elaborar los máximos y mínimos de mercancías que deben existir en
el almacén de abasto, con la finalidad de mantenerlo en un margen de seguridad, evitando con esto
desabasto.

7.- El responsable de compras elaborará anualmente el récord de compras a proveedores, tomando como
base el reporte de actividades del área de gestoría, así como el estudio de variaciones de precios
remitiéndolos al jefe de abasto.
8.- El responsable de compras deberá realizar visitas a fabricantes y distribuidores de mercancías con el fin
de evaluar el potencial de surtimiento, así como observar controles de calidad, características,
técnicas, procesos, etc. con el propósito de conocer adecuadamente el producto y su precio.

9.- El responsable de compras vigilará que los precios que otorgan los proveedores sean preferenciales, así
como asegurar al celebrarse negociaciones con los proveedores, el abasto oportuno, variado, suficiente,
a su vez vigilando que los precios a utilizar sean los mismos otorgados a instituciones del mismo tipo.

10.- Responsable de compras para efectuar el financiamiento de un pedido oficial deberá tomar en
consideración lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos,
Mantenimientos y almacenes, así como se encuentre debidamente autorizadas las listas y/o
actualizaciones de precio por la SECOFI.

11.- El responsable de compras realizará la depuración y actualización del padrón de proveedores,


consolidados y directos; catálogo de artículos por lo menos una vez al año, remitiéndolo al área de
sistemas para su control y actualización.

12.- Los auxiliares de gestoría y el encargado del área tendrán bajo su resguardo y custodia los
expedientes de cada uno de los proveedores de compras consolidadas y directas.

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DIAGRAMA DE FLUJO

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GUIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 2013

1.2.6. Catálogo de formas e instructivo de uso.

Los catálogos de formas tienen por objeto indicar los formatos que deben utilizarse en el desarrollo de los
procedimientos administrativos, así como su correcta requisición.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

Nombre del formato: “Nota de Entrada”

CLAVE: s/c

No. DEBE ANOTARSE

1. Con números arábigos y consecutivos el que corresponda al folio de este formato.


2. El día, mes y año en que se elabora esta nota de entrada.
3. El nombre del proveedor o empresa.
4. Con números arábigos los que corresponden a la (s) factura (s).
5. Con números arábigos los folios de las notas de remisión.
6. Transporte.
7. Talón número.
8. Con números arábigos el folio del pedido oficial.
9. El día, mes y año en que se elaboró el pedido oficial al que corresponde esta nota de entrada.
10. Con números arábigos la cantidad de la mercancía.
11. El nombre de la unidad en que se presenta la mercancía, ejemplo: pieza, caja, etc.
12. El nombre del artículo y sus especificaciones.
13. Con números arábigos clave asignada a la mercancía de acuerdo al catálogo.
14. Con números arábigos el importe del total de la cantidad.
15. Anotar las observaciones encontradas en la entrada de la mercancía.
16. El nombre y la firma del encargado de recepción y acomodamiento.
17. El nombre y la firma del encargado de sistemas que registra la información.

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1.3. Manuales de políticas.

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de las distintas unidades


administrativas que participan en los procesos, se crean los manuales de políticas donde se establecen las
políticas, criterios o lineamientos generales. Por la influencia que ejercen sobre los otros manuales este
tipo de manual debe ser elaborado en forma directa con los niveles directivos, ya que en él se reflejarán
las instrucciones que ellos den al resto de la estructura y que deben observar en el desempeño de sus
funciones y el cumplimiento de sus responsabilidades.

Así como los manuales de organización y procedimientos, pueden ser generales o específicos, basándose
en el ámbito de aplicación, también los manuales de políticas se elaboran bajo estos dos cri terios, para
llevar una secuencia de los otros dos, el ejemplo que presentaremos es de un manual de políticas
específico para el área de compras, siguiendo el mismo esquema del contenido:

3.3.1. Portada
3.3.2. Índice
3.3.3. Introducción
3.2.4. Antecedentes históricos
3.2.5. Misión
3.2.6. Visión
3.2.7. Valores empresariales
3.2.8. Descripción de logotipos
3.3.9. Organigrama
3.3.10. Declaración de Políticas
3.3.11. Hoja de autorización

3.3.1 La portada, debe ser la identificación del manual, mediante la cual el usuario distinga de qué tipo
de manual se trata, la fecha de elaboración, el responsable de su expedición, etc.

3.3.2. El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de organización, así como la
localización por el número de página.

3.3.3. La introducción debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un panorama general del
contenido del manual de políticas, mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación, a quien va
dirigido como se usará, propósitos, además de un breve mensaje y la autorización del gerente o director
de la unidad administrativa.

3.3.4. El organigrama representa gráficamente la estructura Organizacional, describiendo la


posición de cada unidad administrativa, sus relaciones niveles jerárquicos, canales de comunicación,
líneas de autoridad y asesoría.

3.3.5. Declaración de Políticas.- Una vez que se han desarrollado las políticas, se elabora una
descripción narrativa, utilizando textos especializados para escribir las políticas generales y específicas de
la empresa.

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BIBLIOGRAFÍA

Como Elaborar y Usar los Manuales Administrativos. Joaquín Rodríguez Valencia. ECAFSA.
1998.

Elementos de Administración Moderna. Harold Koontz, Cyril O´donnell. McGraw-Hill. 1982.

Nuevas Estructuras Organizacionales para la Administración Pública. Santiago G. Velasco


Monroy. Gobierno del Estado de México y Universidad Autónoma del Estado de México. 1987.

Principios de Administración. George R. Terry. C.E.C.S.A. 1981.

Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. Joaquín Rodríguez Valencia. ECAFSA.


1999.

http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/G/Gonzalez%20Hector
Manuales%20administrativos.htm

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