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PROCESO DE LA TOMA DE
DECISIONES Y PROCESO DE LA
COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
DOCENTE:
AUTORES:
2018
I. PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES
1. CONCEPTO:
La toma de decisiones es uno de los procesos más difíciles a los que se enfrenta el ser humano.
Es el proceso de decidir y adoptar una conducta adecuada para una situación en la que hay una
serie de sucesos inciertos. La elección de la situación es un elemento que entra en el proceso.
Hay que elegir los elementos que son relevantes y obviar los que no lo son y analizar las
relaciones entre ellos. Una vez determinada cual es la situación, es necesario elaborar acciones
alternativas, extrapolarlas para imaginar la situación final, y evaluar los resultados, teniendo en
cuenta la incertidumbre de cada resultado y su valor.
La toma de decisiones es un proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona una
alternativa de entre varias, siendo la seleccionada la optimizadora (la mejor para nuestro
propósito). Tomar una decisión es resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes
contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc.
a) Decisiones programadas:
Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una
rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta
regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se
conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las
llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la
necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha
seguido anteriormente.
b) No programadas:
También denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman ante problemas o
situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo
o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al
mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión
para generar una solución específica para este problema en concreto.
2. TIPOS DE DECISIONES:
Decisiones Gerenciales: Son las que se dan en niveles altos (niveles ejecutivos),
para ello se ha de buscar orientación, asesorías, etc.
3. ETAPAS:
Determinación de parámetros:
Se establecen suposiciones relativas al futuro y presente tales como: restricciones,
efectos posibles, costos , variables, objetos por lograr, con el fin de definir las bases
cualitativas y cuantitativas en relación con las cuales es posible aplicar un método y
determinar diversas alternativas.
Evaluación Cualitativa: Una vez que se han identificado varias alternativas se pasa
por un proceso de elección. Por ejemplo: por medio de votos la opinión con el mayor
número de votos se convierte en la decisión del grupo, la regla del grupo es aceptar
la opinión que cuenta con el mayor número de votos. Sin embargo, la elección no es
garantía de que se tome la mejor decisión. Además, la elección impone la voluntad
de la mayoría a la minoría. Por ello, hay quien argumenta que la elección no es un
proceso verdaderamente democrático, sino una “dictadura de la mayoría”.
Evaluación Combinada: Una forma de poder juntar estos dos métodos puede ser por
consenso, es la búsqueda de una decisión colectiva por medio del debate de
propuestas en conflicto o complementarias. La regla del grupo es aceptar la decisión
que surge de un debate. La discusión puede dar como resultado la elección de las
propuestas o la elaboración de una nueva propuesta (que pasarían por un proceso de
análisis cuantitativo), el componente fundamental del consenso es la regla de aceptar
la decisión final y trabajar para que funcione.
Las etapas presentadas anteriormente fueron tan solo las etapas del proceso de toma de
decisiones, desarrollar cada uno dependerá del tipo de problema que se quiera solucionar y del
tipo de técnica que deba aplicar para solucionarlo.
Tomar una buena decisión no es tarea sencilla, toma buena decisión implica conocer
muchos factores tanto interno como externo. A continuación describimos 5 puntos
que debes conocer para tomar una buena decisión en una empresa:
a. Definir las restricciones y limitaciones.
b. Saber la relación costo beneficio, rendimientos esperados u otros.
c. Saber cuándo se utilizan métodos cuantitativos y cuando los cualitativos.
d. Conocer los factores internos formales (cultura organizacional, políticas
internas, estructura, etc.) y los factores internos informales (políticas
implícitas, hábitos, experiencia, etc.).
e. Conocer los factores externos (políticos, económicos, sociales,
internacionales, culturales)
Estas decisiones se toman para acelerar el proceso de resolver los problemas. Son
aceptadas por todos y las personas que las toman no esperan que sean
cuestionadas. Muchas decisiones autocráticas son estratégicas o de los accionistas,
o tienen un contenido estrictamente técnico, para las cuales la participación no
puede traer ningún beneficio.
Por ejemplo:
• La junta de accionistas decide que para el año 2020 los ingresos deben superar
los 3000 millones de dólares.
• El gerente general de la empresa decide que a partir del Agosto del 2019 se
empezará a vender los productos en medios digitales.
b. Decisiones compartidas: Las decisiones compartidas las toman los gerentes junto
con su equipo. Son compartidas las decisiones que no pueden imponerse y que
requieren discusión, participación y asesoría de las personas a quienes van a
afectar.
Hacer una consulta no significa que quien va a tomar la decisión se vea obligado a
estar de acuerdo con las opciones que otros ofrecen. Al pedir colaboración, la
persona no cede el derecho de tomar la decisión final. Esa regla de decisión debe
quedar muy clara para evitar conflictos. Si ocurren conflictos, significa que las
expectativas con respecto a la participación no quedaron bien claras y que el
grupo cree que debería tomar decisiones, en vez de sólo hacer recomendaciones.
Por ejemplo:
• Se delega que toda ampliación del presupuesto sea aprobado o desestimado por
el Analista de Finanzas, siempre y cuando este no supere los 500 mil dólares.
• Cada jefe tendrá la potestad de dar un día libre a sus dependientes si estos
cumplieron las metas establecidas.
II. PROCESO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
1. CONCEPTO:
En este presente trabajo, se aprenderá qué es la comunicación organizacional y cuáles son los
tipos que existen para hacer comprender los mensajes dentro de las organizaciones de manera
eficiente y efectiva.
Este proceso podría ser interno, basado en las relaciones existentes dentro de la organización,
o externo. Si esta es una empresa, la comunicación puede darse en tres sistemas:
Martínez y Nosnik definen al proceso de la comunicación como «Un proceso por medio del
cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje y espera que esta última
dé una respuesta, ya sea un actitud, conducta u opinión».
2. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN:
Medio o canal: Es el vehículo a través del cual viaje el mensaje del emisor al receptor.
Decodificación: En este caso, contrario a la en codificación, es cuando se traduce el
código a la idea propia que el emisor quiso transmitir, y en este
elemento es donde se puede saber si la retroalimentación es eficaz o errónea.
Receptor: Es la persona o personas que reciben el mensaje, y responderán a éste de
acuerdo a lo adecuado que hayan sido los elementos anteriores.
Retroalimentación: Respuesta que el receptor da al emisor acerca de si recibió o no el
mensaje y si lo ha interpretado de una manera adecuada.
Por otro lado, Shannon y Weaver presentan a la comunicación como un proceso en el que
participan la persona que emite el mensaje, el código en que se puede traducir para el
receptor, el mensaje, canal o medio y finalmente la respuesta que otorga el receptor para el
emisor.
a) Comunicación interna
Conjunto de acciones que engloban los procesos comunicativos que se establecen entre la
empresa y empleados, y el resto del público interno de la institución». (De Marchis, 2003)
b) Comunicación descendente
Este tipo de comunicación no debe de entenderse solo como aquella que surge en la gerencia y
se dirige a empleados, sino también aquella que surge en altos mandos y de ahí se dirige hacia
la gerencia, ya que en cierto modo, ambas tienen sentido. (Martínez & Nosnik, 1988)
c) Comunicación ascendente
Este tipo se da de subordinados a superiores, Goldhaber la define como «aquellos mensajes que
fluyen de empleados a superiores, con el propósito de formular preguntas, proporcionar
retroalimentación y hacer sugerencias»
d) Comunicación horizontal
Esta comunicación se da entre las personas que se encuentran en un mismo nivel de autoridad
dentro de la misma organización. (Goldhaber, 1984)
e) Comunicación externa
Todo aquel tipo de comunicación que se realiza dentro de una organización y que están dirigidas
a públicos externos, con el único fin de mantener o de perfeccionar relaciones públicas
logrando proyectar una mejor imagen corporativa.
f) Relaciones públicas
Diferentes actividades y/o programas de comunicación que son creados para mantener las
relaciones con diferentes públicos que forman la organización.
g) Publicidad
Distintos mensajes enviados a través de medios masivos y evocan una imagen favorable para
la institución.
h) Publicidad institucional
Es considerada una herramienta de relación pública, tienen como objetivo incrementar la venta
de productos o servicios de la empresa.
Las organizaciones de éxito son aquellas en las que se les da verdadera importancia a la
comunicación e información, ya que han comprendido que éstas contribuyen a mejorar el
ambiente comunicativo y el clima laboral; es decir es dinamizador y animador de acciones
individuales y colectivas procurando la integración de esfuerzos y el fortalecimiento de una
institución.
Según Abraham Nosnik, para que la comunicación logre ser efectiva dentro de las
organizaciones debe de ser:
Abierta
Evolutiva
Flexible
Multidireccional
Instrumentada
El mismo autor, afirma que la comunicación es el medio que permite orientar conductas
individuales para establecer relaciones interpersonales que ayuden a trabajar juntos para
alcanzar una meta.
4. FUNCIONES:
Los públicos de una empresa, no solo construyen su imagen sobre esta a partir del complejo y
variado flujo de mensajes que transmiten la publicidad, las relaciones públicas, las normas de
protocolo y ceremonial, los signos audiovisuales de identidad y las informaciones elaboradas,
sino también a través de mensajes no estructurados derivados de la práctica profesional y las
actitudes y comportamientos humanos de los propios empleados de la empresa.
La opinión y la actitud de una persona respecto a una empresa dependerán de lo que ve, lee y
oye sobre ella, pero también tendrá mucho que ver con el comportamiento personal y
profesional de quienes la representan en todos sus ámbitos.
Para que la comunicación se encauce de una forma coordinada y coherente hacia todos los
públicos, es necesario que sea planificada y diseñada desde un punto de vista estratégico que
evite que los mensajes y objetivos básicos de la organización que son los que al final van a
conformar nuestra imagen corporativa, y deben estar presentes en todas en nuestras actuaciones
de comunicación, pueden ser trasladados a los distintos públicos de forma arbitraria, inconexa
y, en definitiva, sin rumbo o con una dirección solo parcial.
a. Comunicación en círculo
Es un método caracterizado por no tener en cuenta el rango jerárquico de los integrantes de
la organización, esto permite una libre comunicación entre todos los miembros, lo cual a su vez
generara problemas al no existir un liderazgo durante el proceso. Además, ralentiza el proceso
de comunicación. Este método es útil y empleado para resolver problemas complejos en salas
reuniones.
b. Comunicación en rueda
Es un método caracterizado por estar altamente centralizado. Esto se debe a que un único
individuo monopoliza la conducción de los flujos de información. Este método es empleado en
grupos que cuentan con objetivos perfectamente delineados. La principal desventaja que
presenta este método es la falta de Realimentación , lo que suele generar una cantidad elevada
de errores durante el proceso.
c. Comunicación en cadena
Es un método altamente jerarquizado. La información se traslada entre los miembros con
jerarquías más próximas en la empresa, por lo que el círculo nunca se cierra. La mayor
desventaja que este método presenta, es que los altos rangos jerárquicos nunca llegan a
relacionarse con los miembros más bajos de la pirámide, lo que produce la perdida de
información importante y que los empleados, no se sientan parte del procesos en determinadas
ocasiones.
d. Comunicación en estrella
Es un método altamente centralizado. La comunicación se encuentra concentrada en un líder.
Este debe encargarse de transmitir toda la información al resto de miembros del proceso
comunicativo. Este método solemos encontrarlo en aquellas empresas que cuentan con un
modelo organizativo tradicional, y cada vez es menos frecuente. Es debido a los problemas que
conlleva entregar toda la responsabilidad a una persona y que el flujo de información se
encuentre tan centralizado.
e. Comunicación total
En cuanto a la opinión de José Ignacio Bel Mallén, es aquel método con máxima eficiencia y
operatividad que se puede dar en una organización. La clave de este método y lo que le hace
perfecto para cualquier tipo de organización es la interconexión que genera entre todos los
miembros que forman parte de él. De tal manera que los individuos se relacionan durante el
proceso con sus pares, como con sus subalternos y superiores. A pesar de ser el modelo deseado,
podemos ver que es utópico entre las organizaciones.