COSTOS Y PRESUPUESTOS PARA LA

MYPE
 NO LE ROBES
A
TU EMPRESA
1.
NO TE ROBES A TI MISMO

2
SEPARA LOS GASTOS PERSONALES, FAMILIARES Y
EMPRESARIALES

Ten claro que los ingresos de tu empresa serán para pagar las
cuentas, ahorrar y, luego, invertir en mejoras. No son para gastos
personales.
Establece claramente cuáles son los gastos que pagarás con
tu sueldo y qué cosas le corresponde pagar a tu empresa. Haz
esa línea divisoria y cumple mes a mes con esa norma. Para
realizar una buena separación, identifica cuáles son los gastos
personales, familiares y empresariales. Por ejemplo:
 Establece claramente cuáles son los gastos que
pagarás:

• Luz

• Agua

• Teléfono

• Internet

• Movilidad
Emplea tu sentido común y tus conocimientos sobre las
necesidades de tu negocio y aplica un porcentaje de los
gastos a tu vivienda y el resto a tu empresa.
Gastos
Gastos personales Gastos de la Empresa
familiares
Fiesta de
Comida Materia prima
cumpleaños

Viaje con los amigos Ropa Sueldos

Luz Luz
Agua Agua
Teléfono Teléfono
Internet Internet
Movilidad Movilidad
 ¿CÓMO LLEVAR EL CONTROL DE TU EMPRESA?

Para llevar el control de tu empresa, haz un presupuesto que te sirva

para programar tus ingresos y gastos. Esa es una herramienta
esencial.

El presupuesto de tu empresa te ayuda a

ordenar y clasificar tus ingresos y tus gastos
para un periodo determinado.

1 Primer paso: Identificar los ingresos de la

empresa
• Todo el dinero que recibirás por la venta de
tus productos y
• Todo lo que obtengas por otros servicios
que brindes como empresa.
2 Segundo paso: Identificar los gastos
• Inversión inicial: compra de maquinarias, alquiler
de local por adelantado, adecuación de instalaciones.

• Gastos de producción: suma de materiales,

mano de obra y costos indirectos de fabricación.

• Gastos de administración: sueldo de

vendedores, luz, agua, teléfono, útiles de oficina,
mantenimiento de oficinas, alquileres, seguros, licencias municipales.

• Gastos de comercialización : movilidad para vender, publicidad,

promoción, muestras gratis, almuerzos con clientes, regalos a clientes,
costos de exportación.

Cuando registres los gastos de la empresa incluye hasta los gastos más
ordinarios como pasajes, materiales, productos para la higiene, lavandería
o almuerzos con clientes, si es que se diera el caso.
 ¿CÓMO SABES SI TUS INGRESOS TE
ALCANZARÁN PARA PAGAR TUS GASTOS?

Si has presupuestado tus ingresos y

gastos, ahora podrás saber en qué
momento del año tendrás
problemas de liquidez o de
falta de dinero.
Esta es una labor muy importante porque sin
dinero en la caja de tu empresa o sin
posibilidades de conseguir dinero para
financiar tus operaciones, ¡lo más probable
es que quiebres!
 Observa el siguiente ejemplo:
Primer paso: Determina lo que vas a cobrar este mes, cuánto
piensas vender y cómo lo vas a cobrar.

PRESUPUESTO DE INGRESOS
CONCEPTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
Ingresos por ventas
1200 2800 3200 4500
de este mes
Ingreso por ventas
250 400 200 450
de meses anteriores
Total de ingresos 1450 3200 3400 4950

¿CÓMO SABES SI TUS INGRESOS TE

ALCANZARÁN PARA PAGAR TUS GASTOS?
 Segundo paso: Identifica todos tus gastos

PRESUPUESTO DE GASTOS
CONCEPTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
Inversión inicial 20000
Presupuesto de
1200 1400 2800 1750
producción
Presupuesto de
3000 2400 1250 1250
ventas
Presupuesto de
800 800 900 950
administración
Total gasto mensual 25000 4600 4950 3950

¿CÓMO SABES SI TUS INGRESOS TE

ALCANZARÁN PARA PAGAR TUS GASTOS?
Tercer paso: Arma el presupuesto total de tu empresa
PRESUPUESTO TOTAL
CONCEPTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
Presupuesto de
1450 3200 3400 4950
ingresos
Presupuesto de
25000 4600 4950 3950
gastos
Presupuesto Total
-23500 -1400 -1550 -1000
(Ingresos-Gastos)

EQUILIBRA TU PRESUPUESTO

Hay momentos en los que tus ingresos serán menores a los gastos. ¿Cómo
reducir estas diferencias?
1. Negocia con tus proveedores de materiales
para que te den algo de crédito.
2. Paga a tus trabajadores a fin de mes.
3. Busca clientes que te paguen al contado o en
7 días.
4. Para que puedas crecer, tus clientes deben
pagarte antes de que tú le pagues a tus
proveedores
5. En algunos casos
tendrás que acudir al factoring para
poder atender tus pagos.
6. Revisa este y otros sistemas de
financiamiento

2. NO TE VENDES LOS OJOS

 13

¿QUÉ ES UN COSTO Y CÓMO SE CALCULA?

Ya entiendes la importancia de armar un presupuesto.
Ahora es necesario que identifiques todos los gastos y
costos que demanda tu
producción.
1. Costos de producción: son los que
permiten mantener en funcionamiento
la empresa y obtener los productos a
partir de un proceso de transformación.
Son tres elementos principalmente:
•Los materiales o materia prima.
•La mano de obra de las personas que
intervienen en el proceso de
producción.
•Los gastos indirectos de fabricación.
2 Gastos de comercialización: son los gastos que
nos permiten impulsar la venta y facilitan la entrega y
cobranza de las mismas. También los gastos por
investigación de mercado, publicidad, promoción
3 Costos administrativos: son los gastos en los que
incurres para el adecuado control y dirección de una
empresa.
4 Costos financieros: son los gastos
correspondientes a la obtención de fondos destinados a
cubrir tus obligaciones con los que te financiaron la puesta
en marcha o la continuación de operaciones de tu
empresa.
 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y DE
COMERCIALIZACIÓN
Para determinar el precio de venta es necesario saber
exactamente cuánto nos cuesta cada producto y cuánto venderlo.
Echa pluma para que no pierdas plata.
 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANCIAMIENTO
De la eficiencia de tus procesos y de la disminución de tus costos,
depende el precio y la ganancia de tu empresa. ¡No le eches la culpa al
mercado!
Gastos administrativos Gastos
financieros
Identificación del proveedor Pago de intereses

Compra del producto

Traslado del producto hasta el local

Costo de almacenamiento
 LA FÓRMULA
Intenta sacar ahora mismo el costo de algún
producto o servicio de tu empresa o negocio
 3. ¿ESTOY
GANANDO O
PERDIENDO
PLATA?

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 ¿QUÉ COSTOS DEBES CUBRIR, AUNQUE NO
TENGAS INGRESOS?
No todos los meses tendrás los mismos ingresos. Pero
aunque no produzcas, ni vendas, igual tendrás que pagar
algunos gastos. Identifiquemos los costos fijos y variables.

Ejemplo: En un restaurante
Costos variables: Taxista que lleva el
pedido
o Costo fijo: Si tienes personal
permanente
Otro claro ejemplo de costo fijo es el
gasto de alquiler. Vendas o no vendas,
atiendas o no al público y estés de
vacaciones o trabajando, siempre
tendrás que pagar el alquiler
 Los costos variables son los que varían en función a la
cantidad o volumen de producción o ventas. Y el costo variable
unitario resulta de dividir el total de costos variables entre el
número de unidades producidas.
Los costos fijos son los que permanecen constantes por un
periodo de tiempo, independientemente de la variación del
volumen de producción. Por lo tanto, pase lo que pase, la
empresa deberá cubrir estos costos.

La suma de los costos variables

y los costos fijos da como
resultado el total de costos.

Aplica esta fórmula a tu producción y

clarifica tus costos.
 LO QUE DEBES VENDER AL MES PARA NO
PERDER DINERO
¡No trabajes en vano! Proyecta tus ventas de acuerdo a tus
costos y asegúrate de hacer sostenible tu operación y de
ganar dinero.

Un confeccionista de peluches se preguntó: ¿Cuánto debo

producir para cubrir mis costos fijos y variables de las
unidades producidas y ganar dinero?.
Es decir, tendrás que vender 398 peluches al mes para cubrir los
costos fijos y los costos variables de los peluches producidos.
Ese es tu punto de equilibrio. Desde el peluche 399 comenzarás
a ganar utilidades.
 ¿ES VIABLE MI NEGOCIO, CUÁN RIESGOSO ES?
La diferencia entre el número de unidades mínimas para no
perder y tu proyección de ventas te dará una idea sobre lo
riesgoso que puede ser tu negocio.

Veamos qué pasa si ante la llegada

de un nuevo competidor debes bajar
tus precios. Mensualmente vendes
700 unidades y tu punto de equilibrio
es 398. Entonces, tienes dos
posibilidades:
1. Bajar tu precio a Bs/. 8 por unidad.
2. Mejorar la tela aumentando el costo variable unitario de Bs/. 2 a
Bs/. 2.50.
¿ES VIABLE MI NEGOCIO, CUÁN RIESGOSO ES?

¿Cuál sería el nuevo punto de equilibrio?

En este escenario, tu nuevo punto de equilibrio
sería superior a tu demanda estimada, es decir,
tendrías que vender más de lo que la gente
estaría dispuesta a comprar. Por lo tanto sería
muy riesgoso seguir en el negocio.

El punto de equilibrio es una herramienta

fundamental para controlar la eficiencia de
tu empresa y su potencial de crecimiento.
 COSTOS FIJOS Y VARIABLES
Algunos ítems pueden tener una proporción de costos fijos y
variables a la vez.

Costos variables Costos fijos

• Comisiones por ventas o bonos
de productividad a los empleados
• Materias primas directas
• Manos de obra a destajo
• Envases, etiquetas, embalajes
• Costos de exportación
• Gastos de transporte
• Proporción de luz, agua y
teléfono
• Impuesto a la renta
• Sueldos de empleados
• Alquileres
• Seguros
• Gastos de administración
• Arbitrios municipales
• Mantenimiento de las oficinas
• Pago de intereses de la deuda
• Proporción de luz, agua, teléfono
• Internet
• Depreciación de muebles,
maquinarias y equipos
4. ¿CÓMO
REDUCIR
COSTOS?

27
¿CÓMO DISMINUIR LOS COSTOS DE
PRODUCCIÓN?
Vender te permite ganar más, pero
también disminuir tus costos.
Identifica qué costos puedes reducir
sin afectar el nivel de satisfacción
de tus clientes.

EFICIENCIA O EFICACIA
Antes de proponer cualquier
innovación consúltale al cliente si es
que esa propuesta lo beneficia y
analiza si seguirá siendo rentable así se
eleve el precio de tu producto.
 ¿CÓMO REDUCIR LOS GASTOS DE
COMERCIALIZACIÓN?
Aunque no lo creas, a veces es más barato regalar
que vender. Utiliza parte de tus inventarios para
fortalecer tu estrategia de promoción.

1.Conoce muy bien a tu público objetivo.

2.Orienta tus promociones solo a tus clientes actuales o potenciales.
3.Utiliza Internet para llegar a tus clientes.
4.Mide la efectividad de tus estrategias de marketing.
5.Analiza a cada uno de tus clientes o segmentos.
6.Promueve la publicidad “boca a boca”.
7. Contrata especialistas para cada una de tus campañas de marketing.
 ¿CÓMO REDUCIR ALGUNOS OTROS GASTOS?
¡No trabajes en vano! Proyecta tus ventas de acuerdo a tus costos y
asegúrate de hacer sostenible tu operación y de ganar dinero.

1. Evita la compra de maquinarias y equipos que no

agregan valor.
2. Establece alianzas con tus proveedores.
3. Nunca aceptes la primera oferta de
financiamiento.
4. Contrata gente proactiva, comprometida y con
voluntad de aprender.
5. Establece sueldos fijos en función al promedio
del mercado y ofrece incentivos por mejoras en la
productividad.
6. Reduce gastos de luz, agua, teléfono e internet.
7. El horario de trabajo es para cosas vinculadas a
tu empresa.
 CÓMO REDUCIR COSTOS
Aplica estas recomendaciones permanentemente.
5. EL CAPITALDE TRABAJO

32
 ¿PARA QUÉ SIRVE EL CAPITAL DE TRABAJO?
Conforme te haces más conocido crecerá tu demanda de productos o
servicios. a más pedidos, más ventas pero, ojo, que también mayor es
el riesgo de quiebra.

El capital de trabajo, es el dinero que

necesitas para producir y vender, incluso
antes de que tus clientes te paguen.
El capital de trabajo sirve, por ejemplo:
• Financiar la compra de materia prima.
• Pagar los sueldos de tus trabajadores.
• Otorgar crédito a algunos de tus clientes o
en las primeras Ventas.
• Pagar gastos administrativos y financieros
como seguros, pago de deuda, impuestos,
etc.
 ¿CÓMO DETERMINAS EL CAPITAL DE TRABAJO?
Controla tu capital de trabajo y asegúrate de que el banco esté dispuesto
a financiarte. Caso contrario, no podrás vender… ¡no podrás crecer!

Para calcular el capital de trabajo de un lote de

producción o un periodo, comienza por
comparar tus gastos con tus ingresos en un
periodo de tiempo determinado.

Por ejemplo, si te piden 200 peluches, cuyo

costo es de 8 Bs cada uno, y tú los vendes a 10,
necesitarás 1,600 para producirlos.

Pero si tu cliente te da 50% de adelanto, es

decir 1,000 Bs, ¿cuánto capital de trabajo
necesitarás? Pues, 600 Bs.

Utiliza la siguiente tabla para calcularlo:

¿CÓMO DETERMINAS EL CAPITAL DE TRABAJO?

En este ejemplo, necesitarás 200

Bs adicionales en la tercera,
cuarta y quinta semanas. Por eso,
tu necesidad máxima será de 600
Bs.
Ese es el monto de capital de
trabajo requerido para financiar
tus operaciones en seis semanas.
 ¿ES LO MISMO TENER LIQUIDEZ Y SER RENTABLE?
Son dos cosas distintas. tu negocio necesita dinero para operar,
es decir, liquidez; pero si no es rentable, si no vende, a la larga se
consumirá ese dinero.

Liquidez y rentabilidad son dos cosas

totalmente distintas.

Tu empresa o negocio pueden ser muy

rentables, pero si te quedas sin
efectivo y nadie quiere prestarte…
habrás quebrado.

Por otro lado, las empresas que tienen

efectivo pero que no son rentables, se
comen su capital con el tiempo y
también quiebran.
 MANTÉN EL EQUILIBRIO
Ni te entusiasmes mucho ni te quedes corto.

El objetivo clave de la administración

del efectivo es no quedarse sin dinero.
Crece al ritmo que tus ahorros y tu
capacidad de endeudamiento lo
permitan.
¿Qué hacer si te quedas sin efectivo?
• Da la cara.
•Afronta responsabilidades.
•Renegocia tus deudas.
•Establece un esquema de pago
realizable.

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