Procedimiento 1 Completo

Procedimiento Código: GYE.
01
Versión: 2.1
PEOCESO DE RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN DE PERSONAL Vigente a partir de: 01 DE AGOSTO DEL 2018
Página: 1 de 2
1. Introducción
Este manual representa el proceso de reclutamiento y selección de personal es para reunir el
número de candidatos que nuestra agencia Travel Tips S.A. va a abrir una nueva oficina en
Quito por lo que se va a iniciar un proceso de Reclutamiento y Selección de personal Gerente
para dirigir la oficina
2. Objetivos
Reclutar, Seleccionar y Contratar al personal idóneo para cubrir los puestos necesitados
3. Alcance
Este procedimiento es aplicable en el Departamento de Talento Humano y Direcciones
Administrativas
4. Reclutamiento
4.1. Director de Talento Humano
 Resultado de evaluación de desempeño
 Análisis y descripción del cargo actual y del futuro
 Planes de carrera
 Condiciones de ascenso del candidato
5. Selección de personal
 2 agente de viajes
 Comercial
 Administrativo
 Responsable de página web y venta online
6. Responsabilidades
 Recibir la petición de vacaciones
 Verificar si tiene trámite administrativo
 Determinar si está legalizado por el interesado
 Revisar si esta revisado por el jefe departamental
 Autorizar y dar el visto bueno.
CARGO : ASISTENTE DE GERENCIA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 6

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I. FUNCIÓN GENERAL
Asistir y apoyar en las labores relacionadas con las actividades de la Gerencia
General.
II. FUNCIONES ESPECÍFICAS

a) Ejecutar coordinaciones administrativas orientadas a agilizar la gestión y despacho
de la Gerencia.
b) Informar diariamente al Gerente General la relación de documentos pendientes de
visado indicando el área solicitante de los mismos.
c) Procesar la información remitida al Gerente General para la realización del análisis
rápido y certero.
d) Preparar documentos de respuesta a la correspondencia de la Gerencia y derivar los
que deban ser resueltos por otros gerentes de apoyo o de línea.
e) Preparar la carpeta de información del movimiento económico y operativo de la
Empresa, para sus reuniones o toma de decisiones.
f) Coordinar oportunamente con otras Gerencias las reuniones del Gerente, anotadas
en la agenda de trabajo.
g) Efectuar el seguimiento a la implementación de los acuerdos del Directorio que
competen a la
Gerencia
h) Dar opinión técnica a los documentos que se le solicite el Gerente General.
i) Revisar la documentación dirigida al Gerente General.
j) Efectuar el seguimiento de la documentación remitida al Gerente General para su
firma.
k) Informar al Gerente General sobre la implementación de las recomendaciones de los
exámenes de Auditoría.
l) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como cumplir otras
funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente General.
III. LÍNEA DE AUTORIDAD

SUPERIOR: Gerente General
INFERIOR: Ninguna
IV. NIVELES DE COORDINACIÓN
Todas las áreas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones.

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CARGO : SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL
I. FUNCIÓN GENERAL
Apoyar constantemente en todas las actividades propias del trabajo secretarial, tales
como redactar, recibir, clasificar, registrar y distribuir la documentación, así como llevar
la agenda de actividades de la Gerencia General.

a) Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia que ingrese o egrese
de la Gerencia General.
b) Tomar dictado, realizar trabajos mecanográficos, digitar y redactar los documentos
que le asigne el Gerente General.
c) Recepcionar, revisar y verificar la documentación de la Empresa para la aprobación
de la Gerencia General.
d) Efectuar el seguimiento de la documentación emitida por la Gerencia General.
e) Proporcionar a todas las Gerencias de la Empresa y/o Directorio los documentos
normativos aprobados por la Gerencia General en forma oportuna.
f) Mantener en forma reservada los asuntos que por su naturaleza así lo requieran.
g) Mantener actualizado el archivo de la Gerencia General.
h) Preparar y ordenar la documentación para las reuniones de más alto nivel.
i) Preparar la agenda de actividades de la Gerencia General, estableciendo las
coordinaciones necesarias para su conocimiento y cumplimiento.
j) Remitir a las gerencias copia de los documentos normativos aprobados por la
Gerencia General.
k) Proveer el correcto aprovisionamiento de útiles y materiales de limpieza necesarios
para el funcionamiento del área.
l) Velar por la conservación, seguridad y distribución de los bienes, útiles y materiales
a su cargo.
m) Cuidar por la adecuada presentación de la oficina de la Gerencia General, como por
sus propios ambientes, realizando las coordinaciones cuando se requiera alguna
acción correctiva.
n) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como cumplir otras
funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente General.

SUPERIOR : Gerente General
INFERIOR : Ninguna

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Todas las áreas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones.
CARGO : CONSERJE
I. FUNCIÓN GENERAL
Apoyar en actividades de servicios del ámbito de su competencia.

a) Apoyar en la recepción de documentos de la Gerencia.
b) Obtener las fotocopias solicitadas en la Gerencia.
c) Distribuir documentos internos y externos de la Gerencia.
d) Apoyar en la recepción de llamadas telefónicas y anotar los mensajes, según sea el
caso, así como apoyar en la utilización de fax.
e) Apoyar en el abastecimiento de útiles de oficina.
f) Realizar otras funciones afines al cargo que le asigne su jefe inmediato.

INFERIOR : Ninguna

Todas las áreas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones
OFICINA : ASESORÍA JURÍDICA
CARGO : JEFE DE OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA
I. FUNCIÓN GENERAL
Prestar asesoramiento jurídico legal a la Empresa en la interpretación y aplicación de
los dispositivos legales, así como representarla legalmente en el ámbito de su
competencia.

a) Absolver consultas y emitir informes solicitados por la Alta Dirección y por las
unidades orgánicas de la Empresa.
b) Elaborar anteproyectos relacionados con los aspectos técnico-operativos y
administrativos que la Empresa someta para la aprobación del FONAFE.
c) Proyectar resoluciones de la Gerencia General.

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d) Representar y defender los intereses de la Empresa en el ámbito judicial y
administrativo, ante cualquier juzgado o salas superiores.
e) Supervisar y efectuar el seguimiento de los procesos judiciales y administrativos
relacionados con la Empresa informando a la Alta Dirección sobre los avances y
etapas en que se encuentran.
f) Revisar y opinar en todos los proyectos de resoluciones, contratos y convenios en
que participe la Empresa, así como en las normas que se sometan a su
consideración.
g) Propiciar la elaboración de formatos únicos de contratos en los cuales la Empresa
participe.
h) Coordinar con asesores legales externos los servicios requeridos por la Empresa.
i) Prestar asesoramiento para la solución extrajudicial de los asuntos litigiosos, cuando
las circunstancias así lo justifiquen.
j) Participar en el examen previo de aquellos asuntos que por sus características
permitan prever que puedan derivar en una acción judicial.
k) Efectuar la labor de secretario durante las sesiones de Directorio.
l) Elaborar la documentación necesaria que haga viable la ejecución de los acuerdos

adoptados por el Directorio.
m) Acreditar y certificar la documentación relativa a los acuerdos del Directorio.
n) Elaborar las agendas para las sesiones de Directorio.
o) Apoyar al Directorio en la redacción y envío de la documentación que estime
conveniente.
p) Administrar y custodiar el archivo con la documentación relativa a las sesiones del
Directorio.
q) Supervisar la actualización de los compendios de legislación y jurisprudencia
nacional en materia administrativa, civil, penal, entre otros.
r) Supervisar y controlar la ejecución presupuestal de su Oficina.

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s) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras
funciones afines al cargo que le asigne el Gerente General.

INFERIOR : Abogado Administrativo

Abogado Penal
Abogado Civil
Secretaria

INTERNO : Gerentes, Sub gerentes, Jefes de Departamentos y Administradores
Postales a nivel nacional.
EXTERNO: Entidades públicas y privadas.

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GERENCIA : GENERAL
CARGO : ABOGADO PENALISTA
I. FUNCIÓN GENERAL
Apoyar al jefe de la oficina en el asesoramiento jurídico penal de la Empresa de
conformidad con los dispositivos legales vigentes y normas internas conexas, así
como representarla legalmente en el ámbito de su competencia.

a) Proyectar la absolución de consultas y la emisión de informes en materia penal
solicitados por la Alta Dirección y por las unidades de negocio de la Empresa.
b) Asesorar y patrocinar en procesos judiciales y acciones pre-judiciales en materia
penal.
c) Efectuar el seguimiento de los procesos judiciales en materia penal derivada de
denuncias efectuadas por la Empresa y en contra de la Empresa.
d) Elaborar a solicitud de la Oficina de Auditoria Interna, Informe Especial derivado de
las acciones de control programadas en el Plan Anual de Control y no programadas.
e) Llevar a cabo la tramitación de formalidades de índole penal, requerida por
instituciones yorganismos del Estado.
f) Apoyar en el asesoramiento de la solución extrajudicial de los asuntos litigiosos en
materia penal cuando las circunstancias así lo justifiquen.
g) Apoyar en el examen previo de aquellos asuntos que evidencien irregularidades
dolosas y que requieran acciones inmediatas.
h) Mantener actualizada la legislación y jurisprudencia nacional en materia penal.
i) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como cumplir otras
funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Asesor jurídico.

SUPERIOR: Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica
INFERIOR : Ninguno

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GERENCIA : GENERAL
INTERNO: Con todos los Gerentes, Sub gerentes y responsables de áreas de la
Empresa a nivel nacional.
EXTERNO: Poder Judicial, Policía Nacional, Ministerio Público, otros.
CARGO : ABOGADO ADMINISTRATIVO
I. FUNCIÓN GENERAL
Apoyar al jefe de la oficina en el asesoramiento jurídico legal de la Empresa mediante
la interpretación de los dispositivos legales, así como representarla legalmente en el
ámbito de su competencia.

a) Proyectar la absolución de consultas y la emisión de informes en materia
administrativa solicitados por la Alta Dirección y por las dependencias de la Empresa.
b) Apoyar en la elaboración de los anteproyectos relacionados con los aspectos técnicos
operativos y administrativos que la Empresa someta para la aprobación del FONAFE.
c) Apoyar al asesor jurídico en los procedimientos administrativos en que sea parte la
Empresa, asumiendo las gestiones de seguimiento de los expedientes.
d) Representar y defender los intereses de la Empresa en el ámbito administrativo, ante
las autoridades administrativas, cualquiera sea la naturaleza de las acciones.
e) Apoyar en el asesoramiento integral de los procesos de selección tanto en los que
convoque la Empresa como en los que participe.
f) Apoyar al Departamento de Asuntos Internacionales de la Gerencia de Desarrollo
Corporativo a mantener actualizada la legislación postal (UPU-UPAEP) incorporada
a nuestro ordenamiento jurídico.
g) Mantener actualizado los compendios sobre legislación y jurisprudencia, relativos a
la gestión de la Empresa y a los servicios que ella preste.
h) Efectuar el análisis de la normatividad aprobada por las autoridades y por los
organismos de control bajo cuyo ámbito se encuentra SERPOST S.A., procediendo
a su difusión a las áreas respectivas.

29/04/03
GERENCIA : GENERAL
funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Jefe de la Oficina de Asesoría
Jurídica.

INFERIOR : Ninguna

INTERNO :Todas las áreas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones.
EXTERNO: Entidades administrativas.
CARGO : ABOGADO CIVIL Y COMERCIAL
I. FUNCIÓN GENERAL
Apoyar al asesor jurídico en el asesoramiento, tramitación y representación legal de
procesos civiles y comerciales.

a) Proyectar la absolución de consultas y la emisión de informes en materia civil y
comercial solicitados por la Alta Dirección y por las dependencias de la Empresa.
b) Asesorar y patrocinar en procesos judiciales y acciones pre-judiciales en materia civil.
c) Efectuar el seguimiento de los procesos judiciales en materia civil seguidos con y por
la Empresa.
d) Efectuar tramitaciones ante entidades públicas y privadas.
e) Revisar y opinar sobre los proyectos de contratos y convenios propuestos por las
diferentes áreas de la Empresa.
f) Elaborar y actualizar los formatos únicos de contratos en los que sea parte la
Empresa.

29/04/03
GERENCIA : GENERAL
g) Apoyar en el asesoramiento para la solución extrajudicial de los asuntos litigiosos,
cuando las circunstancias así lo justifiquen.
h) Apoyar en examen previo de aquellos asuntos que por sus características permitan
prever que puedan derivar en una acción judicial.
funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Jefe de la Oficina de Asesoría
Jurídica.

INFERIOR : Ninguna

INTERNO :Todas las áreas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones.
EXTERNO:Poder Judicial, notarías, Registros Públicos, municipalidades, otros.
CARGO : SECRETARIA DE GERENCIA
I. FUNCIÓN GENERAL
Apoyar al Asesor Jurídico en todas las actividades propias del trabajo secretarial.

a) Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia que ingresa o egresa
a la oficina.
b) Tomar dictados, realizar trabajos de tipeos y redactar la correspondencia que se
solicite.
c) Mantener debidamente clasificados los archivos de la documentación recibida y
emitida por las Gerencias de la Empresa, a fin de facilitar su rápida ubicación.
d) Atender y efectuar las comunicaciones necesarias para citas y solicitudes de
información que le sean requeridas.

29/04/03
GERENCIA : GENERAL
e) Preparar la agenda de actividades de la oficina, estableciendo las coordinaciones
necesarias para su conocimiento y cumplimiento.
f) Atender a los directivos, empleados y personal externo que deseen concertar
entrevistas con el Asesor Jurídico.
g) Efectuar el seguimiento de documentos recibidos y/o emitidos.
h) Mantener en forma reservada los asuntos que por su naturaleza así lo requieran.
i) Proveer la correcta implementación de útiles de oficina y materiales de limpieza
necesarios.
j) Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por su jefe
inmediato.

SUPERIOR : Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica
INFERIOR : Ninguna

Todas las áreas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones

29/04/03
GERENCIA : GENERAL
DISPOSICION COMPLEMENTARIA
• Para todo fin en el presente Manual de Organización y Funciones entiéndase Administrar

como el proceso de planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar.
APROBACION DE GERENCIA GENERAL
El presente Manual de Organización y Funciones queda aprobado y entra en vigencia a partir

de la fecha
17

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Procedimiento Código: GYE.

CARGO : ASISTENTE DE GERENCIA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 6

II. FUNCIONES ESPECÍFICAS

III. LÍNEA DE AUTORIDAD

IV. NIVELES DE COORDINACIÓN

Todas las áreas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 7

II. FUNCIONES ESPECÍFICAS

III. LÍNEA DE AUTORIDAD

IV. NIVELES DE COORDINACIÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 8

II. FUNCIONES ESPECÍFICAS

III. LÍNEA DE AUTORIDAD

IV. NIVELES DE COORDINACIÓN

CARGO : JEFE DE OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA

II. FUNCIONES ESPECÍFICAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 9

l) Elaborar la documentación necesaria que haga viable la ejecución de los acuerdos

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 10

III. LÍNEA DE AUTORIDAD

INFERIOR : Abogado Administrativo

IV. NIVELES DE COORDINACIÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 11

CARGO : ABOGADO PENALISTA

II. FUNCIONES ESPECÍFICAS

III. LÍNEA DE AUTORIDAD

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 12

CARGO : ABOGADO ADMINISTRATIVO

II. FUNCIONES ESPECÍFICAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 13

III. LÍNEA DE AUTORIDAD

IV. NIVELES DE COORDINACIÓN

CARGO : ABOGADO CIVIL Y COMERCIAL

II. FUNCIONES ESPECÍFICAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 14

III. LÍNEA DE AUTORIDAD

IV. NIVELES DE COORDINACIÓN

CARGO : SECRETARIA DE GERENCIA

II. FUNCIONES ESPECÍFICAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 15

III. LÍNEA DE AUTORIDAD

IV. NIVELES DE COORDINACIÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 16

• Para todo fin en el presente Manual de Organización y Funciones entiéndase Administrar

APROBACION DE GERENCIA GENERAL

El presente Manual de Organización y Funciones queda aprobado y entra en vigencia a partir

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