RFQ

Entre las diferentes tareas de gestión que realizan los responsables de compras, el envío de
distintas solicitudes es una de las tareas más comunes y rutinarias. Las solicitudes de cotización o
RFQ, son un proceso de negocio estándar cuyo fin es invitar a los proveedores a un proceso de
licitación para productos o servicios.

Una de las cuestiones básicas para realizar un proceso de compras beneficioso y rentable, reside
en el desarrollo de un RFQ bien definida, clara y transparente. A menudo, uno de los grandes
errores que se cometen al confeccionar una propuesta de cotización se refieren al hecho de dar
una especial importancia al precio o dirigir los términos de la propuesta RFQ incidiendo en los
límites presupuestarios.

Todos sabemos que este tipo de propuestas son mucho más que un límite presupuestario, son un
documento que nos permite aclarar y detallar cuestiones tan importantes como: información
sobre el producto requerido, confirmación de dicho producto, compromisos en las fechas de
entrega, condiciones de pago, garantías en la calidad de los bienes y productos, y mucho más.

Las RFQs son un documento destinado a colmar nuestras dudas y necesidades sobre productos o
bienes y las empresas proveedoras, da ahí la importancia de desarrollar una buena propuesta RFQ,
para poder seleccionar al mejor proveedor posible y por tanto desarrollar un proceso de compras
satisfactorio.

Otro dato a destacar para remarcar la importancia de una propuesta RFQ, es su carácter legal
vinculante para los proveedores, una medida que nos asegurará un mayor control en las futuras
especificaciones y características negociadas.

En busca de la RFQ perfecta

Para cualquier responsable de compras, la tarea de redactar una RFQ es una nueva oportunidad
de demostrar sus habilidades en la gestión de compras, plasmando las necesidades de la empresa
en base a las características que definen el momento y la situación de la misma.

Por lo general una correcta propuesta RFQ debe de cumplir una serie de cualidades y
características que nos proporcionará la información y datos precisos para una óptima elección de
proveedor:
Especificación y detalle. Las propuestas RFQ deben de ser muy específicas, se tiene que incidir en
el detalle de cualquier cuestión que nos interese: calidad del producto, detalle del producto,
descuentos por volumen, tipos de productos etc.

Expectativas. Se considera vital plasmar a las expectativas que tenemos sobre el servicio que nos
pueden ofrecer. De esta manera podemos controlar hasta donde se puede llegar, exigir o pedir a
los distintos proveedores.

Información de valor. Las RFQ deben procurar obtener información que añada valor al
rendimiento de nuestro proceso de negocio, lo demás no es útil ni efectivo.

En la actualidad gracias a los software de negociación electrónica, la solicitud RFQ se ha convertido

en una tarea mucho más completa y eficaz, la funcionalidad de estas aplicaciones ayudan a los
responsables a obtener la mejor y más detallada información, además de crear un marco de
trabajo ideal para el análisis y estudio de las respuestas ofrecidas por los proveedores.