SULIT

UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA

PEPERIKSAAN SEMESTER 1
SESI 2010/2011

FAKULTI KEJURUTERAAN PEMBUATAN

KOD MATA PELAJARAN : BMFP 4542

MATA PELAJARAN : PROJECT MANAGEMENT

(PENGURUSAN PROJEK)

PENYELARAS : GUA SENDIRI

KURSUS : BMFP/BMFU

MASA : 09.00 PAGI – 11.00 PAGI

(2 JAM )

TARIKH : 9 NOVEMBER 2010

TEMPAT : DEWAN BESAR UTeM

ARAHAN KEPADA CALON:

1. Jawab SEMUA soalan di Bahagian A dan B

2. Jawab SATU (1) soalan dari Bahagian C

3. Setiap soalan hendaklah dijawab pada muka surat yang baru

KERTAS SOALAN INI TERDIRI DARIPADA LIMA BELAS (15) MUKA SURAT
SAHAJA (TERMASUK MUKA SURAT HADAPAN)

SULIT
 BMFP 4542

SULIT

SECTION A: (40 Marks)

EXPLAIN BRIEFLY THE FOLLOWING:

QUESTION 1
Discuss what are three (3) of main elements or criteria must be taken for consideration the
successful of the Project Management?
[9 Marks]
ANSWER: 
• TIME 
Projects  are  constrained  by  a  specified  time  frame  during  which  they  must  be  completed.  They  are  not 
supposed to continue indefinitely. Thus the first constraint that governs project management involves the 
basic requirement: the project should come in on or before its established schedule.          
[3 Marks]
• COST 
A  Second  key  constraint  for  all  projects  is  a  limited  budget.  Projects  must  meet  budgeted  allowances  in 
order  to  use  resources  as  efficiently  as  possible.  Companies  do  not    write  blank  checks  and  hope  for  the 
best.  Thus  the  second  limit  on  a  project  raises  the  question:  Was  the  project  completed  within  budget 
guidelines?                                                                                                                                                    
[3 Marks]
• PERFORMANCE 
All projects are developed in order to adhere to some initially determined technical specifications. We know 
before  we  begin  what  the  project  is  supposed  to  do  or  how  the  final  product  is  supposed  to  operate. 
Measuring  performance,  then,  means  determining  whether  the  finished  product  operates  according  to 
specifications.  The  project’s  clients  naturally  expect  that  the  project  being  developed  on  their  behalf  will 
work as expected. Applying this third criterion is often referred to as conducting a “quality” check.   
                                                                                                                               [3 Marks]

QUESTION 2
Differentiate between traditional approaches and process-oriented business functions in project
management practices

[6 Marks]
ANSWER:  Projects  involve  new  process  or  product  ideas,  typically  with  one  objective  or  a  limited  set  of 
objectives. 
TRADITIONAL APPROACHES  PROCESS ORIENTED 
• They are one‐shot activities with a defined  • Process‐oriented functions adhere more closely 
beginning and end,   to rigid organizational rules, channels of 
• Employing a heterogeneous group of  communication, and procedures.  
organizational members as the project team.   • The people within the functional departments 
• They operate under circumstances of change and  are homogenous, engaged in ongoing activities, 
uncertainty, outside of normal organizational  with well‐established systems and procedures.  
channels, and are intended to upset the status quo  • They represent bastions of established practice 
and violate established practice, if need be in order  designed to reinforce the organization’s status 
to achieve project goals.  quo. 

2 SULIT
 BMFP 4542

SULIT
QUESTION 3
Discuss what are the approaches to estimate project times & costs and why accurate estimates
critical to effective project management?
[10 Marks]
ANSWER: 
 
Top ‐Bottom Approaches  Bottom‐Up Approaches 
• At  the  strategic  level,  top‐down  estimating  • If the project is similar to past projects, the costs 
methods  are  used  to  evaluate  the  project  from  past  projects  can  be  used  as  a  starting 
proposal.    Sometimes  much  of  the  information  point for the new project.  
needed  to  derive  accurate  time  and  cost  • Differences in the new project can be noted and 
estimates  is  not  available  in  the  initial  phase  of  past  times  and  costs  adjusted  to  reflect  theses 
the project.  differences. 
• This  method  simply  uses  the  pooled  experience  • Differences  from  the  appropriate  standardized 
of  senior  and/or  middle  managers  to  estimate  project  are  noted  (for  times,  costs,  and 
the total project duration and cost. This typically  resources) and changes are made. This approach 
involves a meeting where experts discuss, argue,  enables the firm to develop a potential schedule, 
and  ultimately  reach  a  decision  as  to  their  best  estimate  costs,  and  develop  a  budget  in  a  very 
guess estimate.  short time span.  

[5 Marks]

Using  top‐down  estimates  is  good  for  initial  and  strategic  decision  making  or  in  situations  where  the  costs 
associated with developing better estimates have little benefit. However, in most cases the bottom‐up approach 
to  estimating  is  preferred  and  more  reliable  because  it  assesses  each  work  package,  rather  than  the  whole 
project,  section,  or  deliverable  of  a  project.  Estimating  time  and  costs  for  each  work  package  facilities 
development of the project schedule and a time‐phased budget, which are needed to control the project as it is 
implemented.  Inaccurate  estimates  lead  to  false  expectations  and  consumer  dissatisfaction.  Accuracy  is 
improved  with  greater  effort,  but  it  is  worth  the  time  and  cost.  Using  the  estimating  guidelines  will  help 
eliminate  many  common  mistakes  made  by  those  unacquainted  with  estimating  times  and  costs  for  project 
control.  Establishing  a  time  and  cost  estimating  database  fits  well  with  the  learning  organization  philosophy.
Development of such templates in a database can quickly reduce estimate errors.
[5 Marks]

QUESTION 4
Discuss what are four (4) key stages in project risk management and the approaches to risk
identification.
[10 Marks]
ANSWER: 
There are four distinct phases of project risk management: 
• Risk identification                                                                                                  
Risk identification focuses on determining a realistic set of risk factors that a project faces.
• Analysis of probability and consequences
In  analysis  of  probability  and  consequences,  the  project  team  prioritizes  its  responses  to  these  various  risk 
factors  by  assessing  the  “impact  factor”  of  each  one.  Impact  factors  are  determined  either  in  a  qualitative 
manner,  using  a  matrix  approach  and  consensus  decision  making,  or  in  more  quantitative  ways,  in  which  all 
relevant probability and consequence parameters are laid out and used to asses overall project risk. 
3 SULIT
 BMFP 4542

SULIT
• Risk mitigation strategies, and
The project team begins the process of developing risk mitigation strategies once a clear vision of risk factors is 
determined.  
• Control and documentation.
The clear step in the risk management process, control and documentation, is based on the knowledge that risk 
management  strategies  are  most  effective  when  they  have  been  codified  and  introduced  as  part  of  standard 
operating procedures.  The goals is to create systematic and repeatable strategies for project risk management. 
[5 Marks]
There are four distinct types to identify project risk  identification 
• Brainstorming meeting 
Brainstorming  is  a  qualitative  idea‐creation  technique,  not  one  focused  on  decision  making.  Bringing  the 
members  of  the  project  team,  top  management,  and  even  clients  together  for  a  brainstorming  meeting  can 
generate  a good list of  potential  risk  factors. In order to  be  effective,  brainstorming meetings must  be free of 
judgments, criticism of others’ viewpoints, or pressure to conform 
• Expert opinion 
There are two alternative ways to use this technique in assessing project risks. The more quantifiable method, 
commonly referred to as the Delphi approach, collects, and consolidates the judgments of isolated anonymous 
respondents.  For Delphi to be used effectively, some preliminary screening of potential contributors is usually 
necessary.  The  collective  ‘wisdom”  of  the  set  of  experts  is  then  used  as  he  basis  for  decision  making.  The 
simpler, more  intuitive method  for using  expert judgments  is  based  on  the principle that ‘experience counts”. 
You  simply  identify  and  consult  people  within  the  organization  who  have  had  similar  experiences  in  running 
projects in the past or who have been with the firm sufficiently long to have a clear grasp of the mechanics of 
project risk analysis. 
• Pat history 
The problem with experience is that it is no guarantee of future events. The issues or conditions that contributed 
to the project risk in the past decade, year, or even month may not be relevant to current market conditions or 
the state of project work as it is now being conducted.   Hence, history can be useful for identifying key project 
risk factors provided all parties employ a reasonable degree of caution when evaluating current projects through 
the portal of past events. 
• Multiple (or team‐based) assessments. 
Using single‐case sources to identify project risks is itself a risky proposition because of the potential bias in any 
one  person’s  viewpoint.  It  also  makes  sense  that  no  one  individual,  no  matter  to  what  degree  he  or  she  is 
perceived  to  be  an  expert,  can  possibly  discern  all  sources  of  threat  and  project  risk.  It  may  be  clear  that  an 
engineer is likely to be more attuned to technical risks, a cost accountant to budgetary risks, and so forth, but no 
even the most seasoned manager with experience in many fields is all‐knowing. A team‐based approach to risk 
factor identification encourages identification of a more comprehensive set of potential project risks. 
[5 Marks]

QUESTION 5
Discuss what are the principles that typify the new project leadership and the traits linked to
effective project leadership
[5 Marks]
The principles of  the new project management include:  
• Understanding and practicing  the power of appreciation regarding each member of project team. 
• Continually reminding people of what is important through keeping focused on the “big picture” 
• Generating and sustaining trust with each member of the project team, and 
• Recognizing that the leader and the led are natural allies, not opponents. 

4 SULIT
 BMFP 4542

SULIT
A number of leadership traits are strongly linked to effective project leadership, including: 
• Credibility or honesty 
• Problem‐solving abilities 
• Tolerance of complexity and ambiguity 
• Flexibility in managing subordinates 
• Communication skills. 
• Creativity 
• Decision‐making abilities 
• Experience 
• The ability to work well through the project team, and 
• Strong influence skills. 

5 SULIT
 BMFP 4542

SULIT

SECTION B: (50 Marks)

ANSWER ALL THE CALCULATION QUESTIONS

QUESTION 6
The direct cost of labor for the project team using the following data (Table 1).

Table 1: Direct Labor Cost

Name Hours Overhead Personal Hourly Rate Total Direct Labor

Needed Charge Time Rate Cost (in RM)
Nuris 40 1.80 1.12 RM 21/hr ?
Azimi 40 1.80 1.12 RM 40/hr ?
Roziana 60 1.35 1.05 RM10/hr ?
Monica 25 1.80 1.12 RM 32/hr ?
TOTAL Direct Labor Cost ?

a) Calculate the costs for the individual project team members ?

[4 Marks]

b) What is the overall direct cost of labor?

[1 Marks]
ANSWER: 
There are four distinct phases of project risk management: 
 
Table 1: Direct Labor Cost 
 
   Hours  Overhead  Personal Time  Hourly Rate  Total Direct Labor Cost 
Needed  Charge Rate (in RM) 
Nuris  40  1.80  1.12  RM 21/hr  1,693.44 
Azimi  40  1.80  1.12  RM 40/hr  3,225.60 
Roziana  60  1.35  1.05  RM10/hr  850.50 
Monica  25  1.80  1.12  RM 32/hr  1,612.80 
      TOTAL Direct Labor Cost 7,382.34 
a)  
 
Total Labor Direct Cost = (Hours needed X Overhead Charge X Personal Time Rate X Hourly Rate)  
 
 
RM 1,693.44 ;  RM 3,225.60;  RM 850.50  ; RM1,612.80                                                                       [4 Marks] 
 
b) RM 7,382.34                                                                                                                                                  [1 Marks] 

6 SULIT
 BMFP 4542

SULIT
QUESTION 7
Assume that your project activity have the following pessimistic, likely, and optimistic
estimates for how long activities are estimated to take (Table 2).

Table 2 : Project Activity

Duration Estimates
Activity Pessimistic Likely Optimistic Te (Beta)
A 7 5 2 ?
B 5 3 2 ?
C 14 8 6 ?
D 20 10 6 ?
E 8 3 3 ?
F 10 5 3 ?
G 12 6 4 ?
H 16 6 5 ?

Using the beta distribution, estimate the activity durations for each task.
[5 Marks]
 
ANSWER: 
Table 2 : Project Activity 
 
 
  Duration Estimates
  Activity  Pessimistic (a)  Likely (m) Optimistic (b) Te (Beta) = (a+4m+b)/6 
  A  7  5 2 4.8 
  B  5  3 2 3.2 
  C  14  8 6 8.7 
  D  20  10 6 11 
  E  8  3 3 3.8 
 
F  10  5 3 5.5 
 
  G  12  6 4 6.7 
  H  16  6 5 7.5 
[5 Marks] 

QUESTION 8
Consider the following data of project activity, identifying each activity, its normal duration
and cost, and expedited durations and costs as shown in Table 3:

7 SULIT
 BMFP 4542

SULIT
Table 3: Project Cost

NORMAL CRASHED
Crashed
Activity Duration Cost Duration Cost
Cost/ Day
(in days) (in RM) (in days) (in RM)
A 7 5 2 4.8 ?
B 5 3 2 3.2 ?
C 14 8 6 8.7 ?
D 20 10 6 11 ?
E 8 3 3 3.8 ?
F 10 5 3 5.5 ?

a) What is the cost per day to crash each of the activities ?

[5 Marks]

b) Assuming they are all part of the critical path, which activities should be crashed first and
what the total of crashing cost?

[5 Marks]
 
ANSWER: 
a)    
 Slope = (Crash Cost – Normal Cost) / (Normal Time – Crash Time) 
 
Table 3: Project Cost 
 
   NORMAL CRASHED Crashing 
Cost/ Day 
Activity  Duration  Cost  Duration  Cost  days 
(in RM) 
(in days)  (in RM) (in days) (in RM)
A  7  5 2 4.8 ‐0.04  5 
B  5  3 2 3.2 0.07  3 
C  14  8 6 8.7 0.09  8 
D  20  10 6 11.0 0.07  14 
E  8  3 3 3.8 0.16  5 
F  10  5 3 5.5 0.07  7 
  TOTAL  0.42  42
 
 [5 Marks] 
 
b)      We  would  crash  in  order  from  the  least  expensive  activity  to  the  cost.  In  this  case,  the  first  choice  for 
crashing  is  activity  A  (‐0.04).  The  total  time  we  can  save  in  crashing  all  activities  is  42  days  at  a  total 
additional cost of 0.42. 
[5 Marks] 

8 SULIT
 BMFP 4542

SULIT
QUESTION 8
Assume the data and information as in Table 4. The indirect costs for each project duration are
$90 (15 time units), $70 (14), $50 (13), $40 (12), and $30 (11).

Table 4: Crashing Cost

Activity Crash Cost Maximum Crash Normal Time Normal Cost

(Slope) Time
A 20 1 5 50
B 60 2 3 60
C 0 0 4 70
D 10 1 2 50
E 60 3 5 100
F 100 1 2 90
G 30 1 5 50
H 40 0 2 60
I 200 1 3 200
730

a) What is the total direct cost for each project duration.

[10 Marks]

b) What is the optimum cost-time schedule for the project?

[5 Marks]

ANSWER: 
a) What is the total direct cost for each project duration.  
    
730 
 
 
b) What is the optimum cost time for each project duration. (70) 
 [5 Marks] 
PROJECT  31  30  29  28 27  26  25 24 23 22 21 20 19 18 17  16  15  14 13 12 11
DURATION 
TOTAL  730  710  650  590 580  520  460 400 300 270 70            
DIRECT 
COST 
TOTAL                             90  70 50 40 30
INDIRECT 
COST 
TOTAL  730  710  650  590 580  520  460 400 300 270 70            
COSTS 
 

9 SULIT
 BMFP 4542

SULIT
QUESTION 9
You are one of three carpenters assigned to complete a short construction project. The project
information as shown in Table 5. Right before the start of the project, one of your fellow
carpenters was hospitalized and will not be available to work on the project. Activities A, B, C,
D, E, G, and H require 2 carpenters to complete. Activity F requires only 1 carpenter. No
splitting of activities is possible.

Table 5: Construction Project

Activity Resources Predecessor

A 2 -
B 2 A
C 2 A
D 2 B,C
E 2 D
F 1 D
G 2 E
H 2 F,G

a.) Construct your project network and identify what is their critical path.
[5 Marks]

b.) Develop a resource-constrained schedule in the loading chart to see how long the project
will take with only 2 carpenters. Be sure to record the order in which you schedule the
activities using the scheduling heuristics.
[5 Marks]

c.) You will receive a bonus if the project is completed within 15 days. Should you start
planning how you will spend your bonus?
[5 Marks]

ANSWER: 
a)   
 
2 B 3 6 E 8 8 G 10
2 2 2 0 2 0 0 2 0
0 A 2 4 1 5 5 D 6 6 2 8 8 2 10
0 2 0 0 2 0
0 2 2 2 C 5 5 1 6 6 F 9 10 H 12
0 2 0 1 1 1 0 2 0
2 3 5 7 3 10 10 2 12

10 SULIT
 BMFP 4542

SULIT
The critical Path is A,C,D,E,G,H                                                                                                                      [5 Marks] 

b) What is the total direct cost for each project duration.  
ID RES DURATION ES LF SL 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
A 2 2 0 2 0 2 2
B 2 1 5 6 0 2
C 2 3 2 5 0 2 2 2
D 2 1 6 7 0 2
E 2 2 7 9 0 2 2
F 1 3 9 12 0 1 1 1
G 2 2 12 14 0 2 2
H 2 2 14 16 0 2 2
RESOURCES SCHEDULED 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 2 2 2 2
RESOURCES AVAILABLE 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
 
 
The order activities scheduled: A,C,B,D,E,F,G,H 
Note:        Activity  F  needs  to  be  scheduled  ahead  of  G  because  the  delay  in  its  start  has  caused  its  slack  to  be   
negative.  
[5 Marks] 
 
c)  You should not spend time planning how you are going to spend your bonus.  The schedule will take 16 days. 
[5 Marks] 

11 SULIT
 BMFP 4542

SULIT

SECTION C: (10 Marks)

ANSWER ONE OF THE QUESTIONS ONLY

QUESTION 10
Top management told Naoto-Bego that the new building is to be opened as soon as possible.
Based on the data collected as shown in table below, he has to present this information include
all the calculation needed.

Table 6: New Building Project

Activity Duration Earliest Latest Slack Optimistic Most Likely Pessimistic

Start Start (a) (m) (b)
C 10 5 5 0 9 11 13
G 35 15 15 0 30 35 40
J 15 50 50 0 9 14 15
K 10 65 65 0 8 11 14
D 5 0 20 20 3 5 10
H 40 5 25 20 38 40 48
E 5 0 0 0 5 6 9
I 15 15 30 15 15 17 19
F 10 0 5 5 9 10 12
L 20 30 45 15 19 21 25

a) Calculate the EF, LF, and Slack times for each activity and create the network diagram
to identify what the immediate predecessor of network diagram?
.
[5 MARKS]

b) Determine the total completion time and the critical path for the project

[5 MARKS]
 
 
ANSWER: 
a.
Activity  Slack  Earliest  Latest  Immediate Expected Time  Variance 
Finish  Finish  Predecessor 
 
C  0  15 15 E 11.00  0.44
G  0  50 50 F,C 35.00  2.78
J  0  65 65 G,I 13.33  1.00
K  0  75 75 H,L,J 11.00  1.00
12 SULIT
 BMFP 4542

SULIT
D  20  5  25 ‐ 5.50  1.36
H  20  45 65 D,E 41.00  2.78
E  0  5  5 ‐ 6.33  0.44
I  15  30 45 C 17.00  0.44
F  5  10 15 ‐ 10.17  0.25
L  15  50 65 E,I 21.33  1.00

 
b. Critical Path is : E –C –G – J – K = 5 + 10 + 35 + 15 + 10  = 75 days.   
Because the Total  Variance is  0.44 + 2.78+ 1 + 1 + 0.44 = 5.67 
 
 
 
 
QUESTION 11
The activity times and variances are give in Table 7. The project network is presented in Figure
1. This figure shows the project network as AOA. The AOA network is presented as a
reminder that PERT can use AON network as well.
 
Table 7: Project Activities
 
Activity a m b
1-2 17 29 47
2-3 6 12 24
2-4 16 19 28
3-5 13 16 19
4-5 2 5 14

13 SULIT
 BMFP 4542

SULIT
5-6 2 5 8
 
 
  3
 
  13 16
 
 
30 59 5
 
1 2 5 6
 
20 56
  30
 
4
 
 
 
 
Figure 1: Project Network

a) Calculate the weighted average activity time and create the project network in AON.
[5 MARKS]

b) Calculate the probability if the activity operation become 67 days and draw it in distribution
normal graph?
[5 MARKS]
ANSWER: 
a)
Activity  a  m b Te 2 
[(b‐a]/6] 
 

1‐2 17  29 47 30  30 

2‐3 6  12 24 13  13 
2‐4 16  19 28 20  20 
3‐5 13  16 19 16  16 
4‐5 2  5 14 6 6 
5‐6 2  5 8 5  5 
 
 
 
 
  B 43 43 D 59
 
 
0  A 30 13 16 59 F 64
  59
  56
  30 30 C 50 50 E 5 5 64
14 SULIT
20 6
 BMFP 4542

SULIT
 
 
 
 

b)   
 
67 ‐ 64  3
Z = --------------- = ------------ = + 0.50 P = 0.69
 
√ 25+9+1+1  √ 36
 
 

 
 
 

15 SULIT