MANUAL DO FORMADOR

PRODUTO
GESTÃO COMERCIAL

Governo da
UNIÃO EUROPEIA
Fundo Social Europeu República Portuguesa
Ficha Técnica

PROJECTO:
“Kit de apoio à Gestão –ERP´s” ANO DE EDIÇÃO: 2006

ENTIDADE PROMOTORA:
ADRAL – Agência de Desenvolvimento da Região Alentejo S.A

DIRECÇÃO, COORDENAÇÃO E GESTÃO:

ADRAL – Agência de Desenvolvimento da Região Alentejo S.A

ASSESSORIA TÉCNICA-PEDAGÓGICA:
IFH – INSTITUTO PARA A FORMAÇÃO HUMANA, LDA.

PRODUÇÃO DE CONTEÚDOS
ATLAS CAPITAL – ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS, LDA.

CONCEPÇÃO, EXECUÇÃO E DESIGN

ATLAS CAPITAL – ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS, LDA.
INSTITUTO PARA A FORMAÇÃO HUMANA, LDA.

Produção apoiada pelo:

Programa Operacional de Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS)

Co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia através do Fundo social Europeu .

Medida 4.2. Desenvolvimento e Modernização das Estruturas e Serviços de Apoio ao Emprego

Tipologia de Projecto 4.2.2 Desenvolvimento de Estudos e Recursos Didácticos
Acção Tipo 4.2.2.2 Recursos didácticos

1
Índice
Objectivos Gerais ............. 4
Pré-Requisitos ............. 5
Perfil do Formador ............. 6
Publico Alvo ............. 7
Plano Geral de Desenvolvimento de Módulos ............. 8
Léxico de Siglas Mais Usadas ............. 9

Introdução ao Tema ............. 12

Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho .............

1.1. Primeiras vistas ............. 13
1.2. Criação de famílias e artigos ............. 15
1.3. Criação de clientes e fornecedores ............. 19
1.4. Outras tabelas de interesse ............. 22
1.5. Exercícios práticos ............. 28

Módulo 2 – Os Documentos Comerciais .............

2.1. O Processo de Venda ............. 32
2.2. O Processo de Compra ............. 41
2.3. Os documentos de conta corrente ............. 42
2.4. Os documentos de Stock ............. 45
2.5. Exercícios práticos ............. 46

Módulo 3 – Exploração da Informação .............

3.1. Análises de Vendas ............. 51
3.2. Análises de Compras e Stock ............. 57
3.3. Alertas e gestão de créditos ............. 62
3.4. Consulta do painel de bordo ............. 70
3.5. Exercícios práticos ............. 72

Módulo 4 – Outros utilitários .............

4.1. Alteração de preços ............. 76
4.2. Emissão de Etiquetas ............. 78
4.2. Outros Utilitários ............. 79
4.4. Exercícios práticos ............. 83

Práticas
Conteúdos Didácticos Complementares ............. 86
Exercícios Práticos Globais ............. 94

Notas Finais
Soluções dos Exercícios ............. 97
Material de Apoio ............. 97
Bibliografia Aconselhada ............. 98 2
Contactos Úteis ............. 99
Plano

3
Objectivos Gerais

Com este manual pretende-se auxiliar o formador a conduzir

acções de formação sobre a área Comercial das aplicações
de ERP´s (Enterprise Resource Planning) e suas
funcionalidades.

Tem como objectivos:

 Dotar o formador de uma planificação orientada

para a prática nos seguintes conteúdos temáticos:
 Conceito e aplicação do software de
Gestão de Comercial;
 Organizar e estipular parâmetros de
utilização;
 Produzir registos e explorar fontes de
informação de gestão;
 Avaliação das competências de cada
utilizador.

 Fornecer linhas de orientação metodológica na

condução de sessões formativas;

 Fornecer um conjunto de tarefas e exercícios bem

como a respectiva solução para acentuar o
carácter prático da formação;

 Servir de suporte à aplicação informática (CD) do

formando dedicado ao mesmo tema;

 Indicar bibliografia, entre outros recursos, para que

o formador se possa preparar e dominar um
conjunto de recursos possíveis de recomendar aos
formandos, consoante a necessidade de
4
aprofundar os temas.
Pré-Requisitos

Os formadores devem apresentar como pré-requisitos as

seguintes valências:

 Conhecimentos académicos nas áreas

económicas e empresariais;

 Experiência de formação nas áreas de gestão

e/ou tecnologias de informação;

 Conhecimentos sobre comunicação, relação

pedagógica, dinâmica de grupo e planificação;

 Responsabilidade e maturidade emocional;

 Capacidade de resolver problemas e lidar com

imprevistos;

 Gerir múltiplos factores em simultâneo;

 Capacidade de comunicação e expressão;

 Capacidade para trabalhar em equipa.

5
Perfil do Formador

Domínio Pedagógico

 Capacidade de motivar os formandos para a

aprendizagem dos conteúdos propostos;

 Capacidade para exemplificar e transpor; para

situações práticas; os conteúdos das
aplicações informáticas, enquadráveis na
realidade empresarial;

 Domínio de técnicas pedagógicas devidamente

adaptadas às temáticas introduzidas.

Domínio Técnico

 Competência e domínio das temáticas a

abordar;

 Experiência na organização de acções de

formação em sala e/ou em ambiente
empresarial;

 Curso de formação pedagógica de formadores.

6
Público-alvo
Os sistemas de informação para gestão (SIG), mais
conhecidos pela sigla em inglês de ERP (Enterprise
Resource Planning), são uma ferramenta essencial e
imprescindível hoje em dia nas organizações. Com este
manual disponibilizamos um conjunto de ferramentas de
índole didáctica e formativa para auxiliar à sua compreensão.
A importância assumida por estes sistemas advêm de dois
factores:
 Por um lado a exigência do mercado para respostas
às solicitações com a maior brevidade possível;
 Por outro o processamento da informação gerado
pelo tratamento dos dados armazenados nas bases
de dados, é vital para aferir do andamento dos
negócios e poder assim formular estratégias
correctivas atempadamente.

Responder com eficiência (just in time) aos anseios dos

parceiros de negócio (internos e externos) já não é
concebível nos dias de hoje, à velocidade a que a
informação é produzida, sem o recurso a poderosas
ferramentas baseadas em tecnologias de informação como
suporte de decisões em tempo oportuno.

Esta ferramenta de apoio à área de Gestão Comercial do

ERP (Enterprise Resource Planning), composto por um
Manual do Formador e por uma Aplicação Informática para o
Formando (CD) visa contribuir para uma rápida assimilação
dos conceitos e das formas de utilização desta aplicação por
parte do público alvo a que os mesmos se destinam,
nomeadamente:

 Decisores, Quadros, Formadores;

 Formandos em acções de Formação;
 Desempregados que pretendam reciclagem e / ou
adquirir novos conhecimentos; 7
 Activos que pretendam potenciar as suas competências.
Plano Geral dos Módulos

Módulos Objectivos

 Reconhecer as tabelas de  Identificar as tabelas a serem criadas;

trabalho a serem criadas  Criar as famílias de artigos;

 Criar as tabelas de clientes, fornecedores e outros

devedores e credores;

 Criar tabelas de bancos e tesouraria;

 Criar tabelas de documentos.

 Compreender o circuito  Conhecer os documentos de suporte à actividade

comercial comercial.

 Perceber a utilidade e a  Controlar as contas correntes e cobranças e,

finalidade dos respectivos documentos de suporte;
documentos comerciais  Conhecer a documentação de movimento de stock.

 Compreender a  Avaliar as compras e as vendas segundo os vários

importância da analisar da critérios possíveis;
informação constante nos  Avaliar e explorar a informação para uma correcta
mapas gestão de inventário;

 Criar alertas;

 Utilizar o painel de bordo como ferramenta de

gestão;

 Utilizar o painel de bordo como ferramenta de

gestão.

 Conhecer os utilitários  Utilizar a ferramenta de alteração de preços;

adicionais  Criar etiquetas;

 Avaliar a posição do IVA;

8
 Utilizar as calculadoras financeiras.
Léxico de Siglas Mais Usuais

Sigla Descrição

 SGI Sistema de Gestão Integrado

 ERP Enterprise Resource Planning (SIG)
 SGP Sistema de Gestão Primavera
 CRM Costumer Relationship Management (Gestão de relações com clientes)
 CAE Código de Actividade Económica
 FAQ Frequent Asked Question (Questões Frequentes)
 IVA Imposto Sobre Valor Acrescentado
 IRC Imposto sobre Sociedades Comerciais
 IRS Imposto sobre Pessoas Singulares
 HTML Hipertext Markup Languague
 SQL Strutured Query Language (Base Dados)
 IP Internet Protocolo
 IAPMEI Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas
 WIZARD Assistente de Procedimentos
 PC Computador Pessoal
 VBA Visual Basic for Application
 TOC Técnico Oficial de Contas
 ROC Revisor Oficial de Contas
 IVA Imposto sobre O Valor Acrescentado

9
Introdução ao Tema

Nas organizações empresariais actuais os sistemas de informação para gestão (ERP´s),

são uma ferramenta nuclear nos processos de negócio e, consequentemente, um
instrumento de trabalho essencial ao seu bom funcionamento, diminuindo custos
administrativos e pessoal afecto a tarefas burocráticas. Os sistemas de informação
contribuiem para o aumento da eficiência operacional e a melhoria da produtividade. Este
indicador, cada vez mais funciona como referência para distinguir as empresas de sucesso.

Das várias aplicações informáticas passíveis de serem utilizadas pelas empresas no apoio
ao seu negócio as que abordam a área comercial (como seja a produção de documentação
comercial e o seu tratamento histórico para posterior análise) são, seguramente as mais
utilizadas, visto funcionarem como alicerces básicos dos sistemas de informação. Também
as empresas que iniciam a informação dos seus procedimentos têm como primeira
prioridade aquisitiva este tipo de aplicações informáticas.

Todavia, é por todos reconhecido que o nível de utilização dada às aplicações, após a sua
instalação, fica muito aquém do seu potencial. Entre os factores que influênciam esta
realidade destaca-mos a ausência de apoio e formação ao utilizador final ou formação
inadequada, para o desenvolvimento de um plano de acção que vise o saber-fazer.

Neste manual pretendemos evidenciar a sequência de acções eminentemente práticas que

tocam os aspectos principais da aplicação e visam apostar claramente no saber-fazer,
procurando auxiliar o utilizador na panóplia de opções disponíveis. O Presente manual
aposta assim em ideias simples, conceitos práticos e pequenos “truques”.

Em situações normais, após a instalação e a formação básica, os utilizadores, de acordo

com, o senso comum, não utilizam mais de 30% das potencialidades das aplicações.
Aproveitando o conhecimento multidisciplinar que os formadores e técnicos possuem,
pretendemos estruturar um plano de actividades que possibilite o aumento da
manuseabilidade da aplicação aumentando a produtividade e o retorno do investimento
realizado de uma qualquer empresa.

10
Módulo 1
1
11
Modulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho

PLANIFICAÇÃO
OBJECTIVOS OBJECTIVOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO
GERAIS ESPECÍFICOS

- Reconhecer as - Identificar as - Método - Acetatos 05 min.

tabelas de tabelas a serem Interrogativo;
trabalho a serem criadas; - Método Expositivo;
criadas. 10 min.
- Construir as - Método
famílias de Demonstrativo; - Computador 20 min.
artigos;

- Criar as tabelas - Método - Computador 30 min.

de clientes, Demonstrativo;
fornecedores e
outros devedores
e credores;

- Construir tabelas - Método - Computador 10 min.

de bancos e Demonstrativo;
tesouraria;

- Criar tabelas de - Método - Computador 10 min.

documentos. Demonstrativo.

12
1.1. Primeiras Vistas

A nossa primeira abordagem a esta aplicação passa por observar e explicar as diversas
visualizações existentes na aplicação. Estas são resultantes de diferentes configurações
possíveis, podendo ser alteradas em qualquer momento sem problema.

Esta primeira opção, que poderemos

chamar de clássica ou simples, permite a
abertura da aplicação sem mais nenhuma
janela. Está pronta a trabalhar. O
utilizador pode começar por onde quiser.

Figura 1

A segunda, apresenta o “Navegador” activado, por isso, ao abrir a aplicação, aparece uma
janela com estrutura de árvore o lado esquerdo da aplicação informática, semelhante a
outras aplicações Windows.
Em figura em baixo podemos verificar qual empresa em utilização (observável em qualquer
situação), bem como o nome do utilizador em trabalho. A vantagem deste modo é
disponibilizar, do lado esquerdo da
aplicação, caminhos directos para
opções da aplicação, bem como de
outros programas para o Windows
(Office por exemplo) ou para outras
aplicações informáticas da área de
gestão ERP.

A eventual desvantagem deste “modo

Figura 2 de visualização” será o espaço que a 13

janela do “Navegador” ocupa.

 Uma terceira opção será programar
uma série de alertas sobre vários
assuntos (recebimentos, pagamentos,
movimentos periódicos, etc.) para que
ao entrarmos na aplicação (que mais é
utilizada nas empresas), tenhamos um
breve sumário dos assuntos mais
prementes ou a ocorrer a curto prazo.

Figura 3

Para quem tiver espaço de ecrã e gostar de ter toda a informação visível, bem como uma
panorâmica das ocorrências a tratar, pode sempre conjugar os dois anteriores modos de
abertura.

Figura 4

Uma das vantagens de ter visível o “Navegador” do lado esquerdo é acesso directo aos
menus mais utilizados de forma imediata.
Para activar o “Navegador” basta escolher: Sistema / Navegador.
14
1.2. Criação de famílias e artigos

Uma das tarefas que mais trabalho dá na informatização dos negócios é a catalogação das
referências que fazem parte do portfólio de negócios da empresa. Por isso é fundamental
realizar um trabalho prévio de preparação e adequação dos códigos a atribuir a cada artigo
e enquadrá-los em famílias para, no futuro, ser mais fácil e objectiva a produção de
relatórios de exploração e análise dos dados. Só assim se poderão tomar as decisões mais
correctas.

A pré-concepção de códigos é pois essencial, visto que, a sua alteração à posteriori implica
mais trabalho, além de mexer com eventuais registos de histórico existentes. Outro ponto a
pesar para uma correcta codificação é o facto de esta em si ser uma fonte de informação
para alguns colaboradores da empresa no seu dia à dia (comerciais, os responsáveis pela
logística, responsáveis pelos stock e outros).

Na atribuição de códigos podem ser usados caracteres do tipo letras e/ou números. O
número de caracteres utilizados depende das necessidades da empresa, bem como outros
factores passíveis importantes, por exemplo, a família a que o artigo pertence, fornecedor,
entre outros. É conveniente deixar um número de caracteres suficiente para, no futuro
permitir acréscimos à lista de referências. O objectivo último da empresa é crescer.

Exemplo de uma codificação possível para um artigo:

AT.01.0001
> Podendo os dois primeiros dígitos serem associados à família, os dois seguintes à
sub-família e os 4 últimos para o número de artigo. Os pontos a separar podem ser
ou não colocados, é mais uma questão de apresentação visual.

Exemplo de uma codificação possível para um cliente:

R.AL.0001
> Podendo os dois primeiros dígitos serem associados ao tipo de cliente, os dois
seguintes à zona geográfica e os 4 últimos para o número introdução/ordem.

15
Dica:
Outras opções válidas e utilizadas com frequência são a codificação por número de
contribuinte para clientes) e por código de barras para os artigos. Tratam-se de
codificações universais e, simultaneamente, únicas, sendo reconhecidas por todos os tipos
de software utilizados na área do ERP.

Famílias de artigos
..../ tabelas / artigos / famílias

Estruturar famílias num sistema de informação de gestão mais não é do que agregar os
artigos constantes do portefólio de negócios da empresa por áreas (de interesse, de
aplicação industrial, de modo de utilização, de consumo, etc). Desta forma será possível no
futuro, uma análise mais objectiva e detalhada da actividade da empresa, nomeadamente
ao nível do tipo de produtos com maior sucesso, de clientes, das margens, da rotação de
stock e outros.

É pois fundamental uma boa concepção do modelo e estrutura de codificação

(catalogação) dos artigos e ou serviços transaccionados pela empresa, tendo por fim último
aumentar a eficiência e a produtividade daquela através de processos de negócio
devidamente formatados para as necessidades da estrutura operacional, comercial e
financeira.

No software a criação de “famílias” e “sub – famílias” assume um carácter simples. Mais

uma vez lembramos que o desenho da codificação a usar deverá ser um trabalho prévio
(que envolve alguma discussão e dúvidas). Porquê? Primeiro, porque, servirá para
estruturar a base de dados dos artigos. Em segundo lugar, porque, é muito mais trabalhoso
proceder a alterações no futuro. Em terceiro, e último, pode não ser possível alterar.

Mas afinal como estruturar uma família?

Vejamos um exemplo de uma empresa de distribuição alimentar, apostada em congelados

e enchidos tradicionais.

16
Exemplo de estrutura de Famílias:

A – Pescado
A1 – Peixe
Sub-Familias
A2 – Marisco
B – Transformados
B1 – Queijos
B2 – Manteigas
C – Salgados
C1 – Rissóis
C2 – Croquetes
C3 – Empadas
Famílias (D)
D – Enchidos e Fumeiros
D1 – Chouriços Sub-Familias (D1)
D11 – Estremoz
Região (D11)
D12 – Montoito
D13 – Barrancos
D2 – Farinheiras
D21 – Estremoz
D22 – Montoito
D23 – Barrancos
D3 – Morcelas
D31 – Estremoz
D32 – Montoito
D33 – Barrancos
D4 – Paios
D41 – Estremoz
D42 – Montoito
Acção
D43 – Barrancos Desenhar e criar outros
exemplos de codificação em
colaboração com os formandos.
................. > Exemplo de codificação possível

17
Dica:
Recomendamos vivamente que, antes de dar início à criação de códigos de famílias, sub-
famílias e artigos faça, previamente, um desenho e organize o modelo de codificação que
pretende, tendo em atenção a adequação do mesmo ao modelo de negócio.

Acção
o Explicar o preenchimento das
diferentes tabelas;
o Construir as diversas fichas
de trabalho.

Quando se constitui uma empresa, as

tabelas de dados próprios para a
empresa aparecem naturalmente
vazias (ex: artigos e famílias). Os
códigos a utilizar podem ser
alfanuméricos (letras e/ou números).
Figura 5

Após introduzir o código pretendido

e a respectiva descrição, deverá
seleccionar a opção “Gravar” para
que a mesma fique registada e
passe para a parte inferior

Em caso de engano, só será

possível anular códigos que não
tenham registos históricos
associados. Estes resultam da
Figura 6 produção de documentos
comerciais (facturas, vendas a dinheiro, guias de remessa, etc.). O tamanho da lista de
famílias e sub-famílias não tem limite. Contudo aconselha-se algum bom senso e
adequação às necessidades, uma vez que, a produção não segmentada de informação de
gestão e em excesso pode ser contraproducente pelo potencial de confusão latente que
18
poderá gerar.
1.3. Criação de Clientes e Fornecedores
.../ tabelas / clientes

Dica:
A informação constante desta ficha é de uso regular e aplicada em vários documentos e
mapas. Embora não seja essencial o preenchimento de todos os campos, recomendamos
vivamente que complete a informação tanto quanto possível. Facilitará o trabalho diário.

Preenchimento obrigatório,
usado no cabeçalho dos
documentos

Moradas alternativas. Para

quando o cliente tem vários
estabelecimentos

Figura 7

A codificação dos clientes pode ser

qualquer uma que se adapte ao bom A descrição deverá corresponder à
funcionamento do modelo de negócio designação comercial do cliente.
a empresas. Atenção ao tamanho do nome.

Exemplo: Numero de contribuinte

Apresentamos em seguida, a sequência das tarefas mais importantes no preenchimento de

uma ficha de clientes. Procuramos assim exemplificar como executar esta acção. Os
separadores preenchidos são os mais importantes.

19
Os nomes e descrições são obviamente fictícios.
Gravar = Confirmar a informação
introduzida;

Novo = Limpar a ficha para nova

introdução;

Anular = Eliminar o registo (só é possível

se não tiver histórico);

Lista = Listar todos os clientes criados;

Imprimir = Imprimir o registo ou a lista de
todos os registos;

Contexto = Varia consoante a ficha a

tratar. Neste caso dá acesso aos
pendentes do cliente e ao volume de
facturação do mesmo:

Ajuda = Informação acessória facultada

pelo programa;

Cancelar = Quando não se pretende

concluir o registo que se iniciou.
Figura 8

Notas:
1. Os códigos dos bancos terão de
ser criados antes (....tabelas /
1 bancos e tesouraria / bancos);
2 2. As autorizações de crédito podem
ser associadas ao perfil de
utilizador (ver administrador). Se
3 pretender trancar o crédito ao
cliente sempre, basta carregar no
símbolo do semáforo e passar o
Figura 9 sinal a vermelho. Neste caso, só

será possível realizar vendas a dinheiro para este cliente – = Pagamento a Pronto;
3. Uma outra opção para atribuir crédito ao cliente será definir limites de utilização, (crédito
= empréstimo). Para tal, podemos atribuir um valor, conjugar montantes e prazos,
facturas vencidas à mais de 45 dias, ou um montante facturado igual a 1.500,00 €. A 20

primeira situação a ser alcançada serve de limite.

 Uma vez que o regime de tributação,
nomeadamente ao nível do IVA (Imposto
sobre Valor Acrescentado), tem tratamento
diferenciado, consoante a tipologia de
cliente (nacional, intracomunitário ou extra-
comunitário) é necessário seleccionar o
mercado onde este está situado,
correctamente.

Figura 10

Sem estes campos preenchidos, o

software não permite a gravação da ficha
de cliente. As condições comerciais são
normalmente definidas à priori (pela
gerência) aplicadas de acordo com os
padrões da indústria e adaptados ao
modelo de negócios da empresa. Podem
ser alterados no futuro, ou para um
documento específico. Se a empresa
quiser atribuir um desconto de cliente em

Figura 11
permanência e para todas as
transacções comerciais, poderá estipular o valor na ficha, facilitando o processo operativo
da criação de documentos.

Estes parâmetros (zona, expedição) já

vêm definidos e formatados. Podem, no
entanto ser alterados consoante as
necessidades. O mesmo já não acontece
com a tabela de vendedores.

21
Figura 12
1.4 Criação de Outras Tabelas

As tabelas de vendedores podem ser realizada em

simultâneo com a criação da ficha de cliente.

Acção
Colocar à discussão qual a
melhor estratégia de comissões
para remunerar os vendedores.

Figura 13

Na ficha do vendedor, além

da identificação do
colaborador, podemos
estipular a comissão de
vendas a que o mesmo tem
direito e a forma como a
mesma é apurada
relativamente ao momento
do seu pagamento. Neste
exemplo, a comissão é

Figura 14
paga em duas fracções.

Uma relativa ao período (mês) correspondente à venda de 25%. Outra (75%) será paga
após boa cobrança, aplicado nas vendas a crédito em que é atribuído ao cliente um período
temporal para pagar a factura de 30, 45 ou 60 dias. Desta forma, responsabiliza-se também
o vendedor pela boa cobrança das suas vendas.

Dica:
A informação constante desta ficha é passível de ser alterada em qualquer momento. Por
exemplo as condições de remuneração, comissões e pagamentos aos vendedores.

22
 Este separador pode e deve servir para
registar, num só local acessível a toda a
organização e para quem tenha acesso à
informação disponibilizada todos os
contactos das pessoas que estejam
associadas ao cliente.

Figura 15

O separador “Observações” funciona

como um bloco de notas dentro da
ficha de cliente, sendo possível anotar
alguma informação que seja
pertinente e não tenha outro local de
registo. A título de exemplo podemos
apontar, as horas a que o responsável
está no escritório, os dias a que se
poderemos contacta-lo (ou outro
responsável), o clube de preferência
Figura 16 do gerente, entre outras informações
que sejam tidas como importantes.

Estes são os dados da ficha de cliente que mais

relevância têm, e que devem ser preenchidos com
alguma atenção. Muitos destes separadores aplicam-se
de igual modo às fichas de Fornecedores, Estado e
Outros Entes Públicos, Accionistas/Sócios, e também aos
Outros Devedores e Credores.
Figura 17

23
Criação Tabelas de Terceiros
.../ tabelas / Terceiros

Das muitas tabelas possíveis de constituir ou alterar, podemos considerar algumas como de
criação de regras iniciais de trabalho para o modelo de negócio da empresa.
Veremos então algumas das tabelas que poderão ter mais interesse.

Figura 18

Os modos de expedição mais utilizados e O descrito ao lado também se aplica aqui.

correntes na actividade comercial já vêm
pré-formatados de origem com o software.
Como já referimos, podem ser
modificados e configurados à medida e
gosto dos utilizadores. Também podem
ser eliminados, desde que não tenham
sido já utilizados e, por isso, constem nos
registos históricos.
As divisões por zonas podem ir desde a
estratificação por bairros até à divisão por
países.
A sua segmentação deve seguir o modelo
de negócio da empresa. É conveniente
fazer um esboço prévio antes de começar
o trabalho. É mais prático e evita
complicações posteriores com alterações.
24
Criação Tabelas Bancos e Tesouraria
.../ tabelas / Bancos e Tesouraria

As tabelas de Bancos/Tesouraria servem de apoio às operações de tesouraria e de apoio

às operações de conta corrente e fichas de entidades (clientes, fornecedores, outros
devedores e credores). Um exemplo da sua aplicação numa ficha de cliente, será o
preenchimento do “campo” referente à informação bancária daquele. Os dados aí
introduzidos têm de ter suporte nas tabelas de bancos. Por exemplo, para associar ao
cliente a CGD como o seu banco de trabalho é necessário criar a ficha bancária da CGD.

Figura 19

As rubricas mais correntes já são

disponibilizadas pela aplicação. Seleccione
a opção “lista” para as visualizar. As
descrições podem ser modificadas, ou
criadas novas rubricas se necessário.

Ao criar uma conta o utilizador deverá

definir o tipo da mesma, (1) Caixa, D.
Prazo, Cartão Crédito. Podendo também
definir as condições a que a conta está
sujeita nas “condições particulares”.

Também já vêm com a aplicação. “Listas”

Rubricas Bancárias = Tipos de despesas

Movimentos Bancários = Tipo de
movimento na conta e a sua designação.
25
Criação Documentos
.../ tabelas / Documentos

Dica:
Todos os documentos utilizados na actividade comercial, assim como os necessários à
movimentação de Stocks e Tesouraria já estão pré-configurados e formatados para uma
utilização Standard na maioria das empresas. A aplicação informática está praticamente
pronta a ser utilizada após a instalação.

A documentação está segmentada em

cinco áreas. Estas vão desde o período
da venda e do ciclo da mercadoria na
empresa, à encomenda do cliente,
passado pela compra ao fornecedor,
movimentação em armazém, venda ao
cliente, cobrança e arrecadação da
receita.

Veremos mais adiante todos estes

documentos em pormenor.
Figura 20

Dica:
No caso de uma empresa nova, os numeradores dos documentos começam no número 1.
No caso de empresas já em laboração que procedem a uma alteração do Software de
Gestão é normal quererem continuar a sequência de numeração que já possuem.

Os documentos já vêm todos

configurados e padronizados com a
aplicação informática. Assim sendo,
no separador “Gerais, C. Correntes,
Stock” não existirá nada a alterar,
aplicando-se esta condição a todos
os documentos.

Dica:
A “Série” corresponde ao ano civil.
26
Deve ser criada uma por cada ano.
Figura 21
Na figura ao lado podemos
observar que o documento
Factura está associado a três
séries (2003, 2004, 2006), ou seja
a três anos económicos que
coincidem no calendário com o
ano civil (data inicial e data final).

Também podemos observar que

somente a série 2006 está activa.
As outras duas estão inactivas ou Figura 22

bloqueadas = X. Para bloquear ou desbloquear basta carregar com o cursor do rato no

quadro da coluna “Inactiva” na linha da série pretendida.

Uma nova série pode ser criada directamente aqui, na ficha do documento. Por exemplo:
2007 / Ano 2007. Contudo, é mais prático se tal for feito via Administrador. A série (ano)
que for para utilizar regularmente no documento deve ser escolhida como “Série por
Defeito.”

Dica:
Consultar o Manual e o CD do ADMINISTRADOR para saber como criar uma série para um
determinado ano e aplicar a mesma a todos os documentos simultaneamente.

No separador “impressão” é
possível ainda ao utilizador
proceder a alguns ajustamentos
sobe a forma de impressão dos
documentos. Pode escolher o
número de vias que pretende
imprimir (de uma a seis) e se
pretende primeiro pré-visualizar o
documento no ecrã do computador
Figura 23
antes da sua impressão. Com a
utilização de meios electrónicos para facturação, bastam duas vias de cada documento. Em
27
qualquer altura se poder-se-á imprimir novamente os documentos necessários.
1.5. Exercícios Práticos

FICHA DE ACTIVIDADE

Tempo de Execução: 15 minutos

Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigência: Médio

Objectivo:
Saber criar tabelas de trabalho
Trabalho Inicial:
 Estabelecer a prioridade de criação das tabelas;
 Identificar as interdependências entre tabelas.
Desenvolvimento
 Criar uma ficha de artigo com as seguintes características:
 Código ART001;
 Designação Cadeiras;
 Tipo de Artigo Mercadoria;
 Componentes Artigo Simples;
 IVA à taxa normal;
 PV 1 250,00€;
 PVP2 200,00€;
 PVP3 302,50€;
 Peso 16 Kg;
 Família ST1;
 Marca Shimano;
 Prazo de garantia 1 ano;
 Lote para entradas e lote para saídas <FIFO>.

Sugestões
Tabelas / Artigos / Ficha do Artigo
Tabelas / Artigos / Famílias de Artigos
Tabelas / Artigos / Marcas e Modelos

28
FICHA DE AVALIAÇÃO 1

Indique a resposta correcta.

1. A tarefa inicial a desenvolver na Gestão Comercial é:

a) Criar entidades (clientes, fornecedores, outros);
b) Criar fichas de artigos e famílias;
c) Ambas as respostas anteriores são verdadeiras.

2. As fichas de artigos?
a) Não precisam de ser totalmente preenchidas para serem
utilizadas;
b) Podem ser criadas e actualizadas sempre que necessário;
c) Não podem ser eliminadas caso o código do artigo já constar nos
registos históricos da base de dados;
d) Todas as respostas anteriores estão correctas.

3. As fichas de entidades, para serem gravadas, só necessitam de ter

preenchidos os campos Código, Nome, Morada, Contribuinte, Condições de
Pagamento, Mercado e Forma de Pagamento.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

4. Quando se pretende restringir o acesso a facturas de um de ano (série)

dever-se-á bloquear o documento, executando a seguinte tarefa:
Tabelas / Documentos / Vendas / Facturas / Série / Inactiva (X)
a) Verdadeiro;
b) Falso.

29
Soluções: Página 97 Dificuldade: Baixa
Módulo 2

30
Módulo 2 – Os Documentos Comerciais

PLANIFICAÇÃO
OBJECTIVOS OBJECTIVOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO
GERAIS ESPECÍFICOS

- Compreender - Conhecer os - Método - Acetatos; 10 min.

o circuito documentos de Interrogativo;
comercial suporte à - Método Activo. - Ficha de 15 min.
actividade Actividade.
comercial.

- Perceber a - Controlar as - Método - Documentação 10 min.

utilidade e a contas correntes Demonstrativo; comercial;
finalidade dos e cobranças - Ficha de
documentos assim como os, Avaliação;
comerciais respectivos
documentos de
suporte;

- Conhecer a - Método - Computador. 10 min.

documentação Expositivo;
de movimento de 20 min.
stock. - Método
Demonstrativo.

31
A actividade económica necessita de meios de prova e de suporte à realização dos actos
praticados traduzindo-se estes na assunção de compromissos entre os diferentes agentes
que participam no ciclo económico dos bens e serviços. A transmissão para outrém
(clientes) de bens, mercadorias ou serviços pressupõe a cedência da sua propriedade. Esta
transacção pode ser paga de imediato ou a crédito. Logo, existe a necessidade de garantir
que os direitos e deveres de cada uma das partes são salvaguardados.

Aos clientes assiste o direito a receber o bem que compraram, implicando a entrega de um
produto em conformidade, dentro dos prazos estipulados e com garantias pós–venda. No
que se refere aos fornecedores, estes têm o direito de receber o valor acordado pela venda
do bem dentro dos prazos e na forma também ela acordada.

Não sendo viável a assinatura de contratos de formato jurídico por cada transacção
comercial, a legislação comercial geral estipula um conjunto de regras e procedimentos a
adoptar para conferir conformidade legal à documentação comercial. Isto implica que os
agentes que participam numa transacção comercial assumem implicitamente a assumir o
cumprimento dessas regras, assumindo-se que todos as conhecem, aceita e respeitam. O
contrário será considerado como conduta de má fé o que remete para o fórum jurídico.

2.1. O Processo de Venda

Em termos de documentação o circuito económico da venda nas empresas consideradas

com uma gestão eficientes começa na encomenda efectuada pelo cliente (onde fica
estipulado todos os parâmetros do negócio), terminando na emissão do recibo
comprovativo do seu pagamento.

32
Esquema sobre o Circuito Comercial
Imagem constante do CD do Formando.

Acção
Relatar com o apoio de um
acetato como se processa o
circuito documental da
actividade empresarial

Figura 24

Vejamos um exemplo prático de uma ficção com base na experiência. Imagine um cliente
que se dirige à loja para comprar um Computador.
 Após visitar a loja e ter apreciado todos os computadores e artigos em
exposição o Sr. Poupadinho, com a ajuda de um consultor comercial
devidamente preparado para o assistir (Sr. Sabe Tudo), devidamente
preparado para o assistir, escolheu um equipamento que lhe satisfaz todas
as suas necessidades. O mesmo precisava, contudo de algumas
adaptações;
 O passo seguinte passou pelo preenchimento, por parte do vendedor de uma
nota de encomenda (no sistema informático da empresa que utiliza este
software). Nesta nota de encomenda fica especificado o tipo de
equipamento, o preço, as condições de pagamento e o prazo de entrega.
Assim é solicitado ao cliente alguns dados para o preenchimento a ficha de
cliente tais como nome, morada, telefone, número de contribuinte, entre
33
outros;
 Na empresa, o responsável pelas compras (Sr. Controla) verifica no sistema
que tem uma encomenda nova de clientes, bem como se é preciso
encomendar algum material. Como falta um Monitor trata de consultar o seu
fornecedor (Tem Tudo, Lda.) realizando uma encomenda de um monitor
necessário para entrega no dia seguinte nas suas instalações;
 No dia seguinte, chega ao armazém a transportadora (Rapidíssima Lda.)
com o monitor. O responsável pelo stock e logística (Sr. Verifica) recebe o
material, vê se as embalagens estão sem danos visíveis e em conformidade
com a encomenda colocada ao fornecedor. Se for esse o caso assina a guia
da transportadora.
 Junto com o material vem uma Guia de Transporte (GT) com a descrição do
mesmo, quantidades e preços. O Sr. Verifica introduz a GT no sistema de
gestão da empresa para que o Stock seja actualizado e se possa completar
a encomenda do cliente Sr. Poupadinho;
 Os colaboradores do departamento técnico, uma vez que já têm todo o
material necessário para satisfazer a nota de encomenda do cliente,
verificam se está tudo em conformidade (produtos/encomenda), testam o
equipamento a fim de verificar o seu bom funcionamento e instalar todos os
componentes e periféricos desejados pelo cliente. Após concluírem o
trabalho, procedem ao seu embalamento e selagem para entrega ao cliente;
 O Sr. Sabe Tudo, ao passar na loja verifica que a área das encomendas
prontas para entrega esta cheia. Acede ao sistema e verifica que a
encomenda do Sr. Poupadinho esta concluída e pronta para entrega.
Telefona ao cliente a dar-lhe essa informação passando este pela loja no dia
seguinte;
 À hora combinada, o Sr. Poupadinho lá passou na loja para levantar o seu
novo equipamento informático. Só não foi mais rápido por que foram dados
mais conselhos e tiradas mais dúvidas ao cliente. Quando se dirigiu ao
sistema para proceder à emissão da venda a dinheiro (VD), uma vez que o
cliente paga a pronto pagamento (p.p.), o Sr. Sabe Tudo só teve de
perguntar ao Sr. Poupadinho se paga com cheque e o número do mesmo.
Como a encomenda está no sistema é só converte-la em V.D e num minuto
está tudo tratado, com desconto de 2% relativamente ao preço acordado. A
compra do monitor ao fornecedor foi mais em conta do que o previsto; 34
  Se perante o cliente final este ciclo terminou, para a empresa tal ainda não
acontece. No final do dia há que conferir os documentos de venda com as
receitas em caixa, e depois depositar o dinheiro e outros valores no banco;
 Passados oito dias chega a factura do fornecedor por correio. À que conferir
novamente os valores, descritivos e quantidades. Se estiver tudo certo será
lançada no sistema sem afectar o Stock (já tinha sido afectado pela
G.Transporte), mediante a conversão da G.T em Factura como documento
final a ser registado na área de compras. Estas tarefas serão realizadas pelo
responsável pelas compras ou pela área administrativa;
 Como o prazo de pagamento ao fornecedor é de 30 dias, só nessa altura é
que o responsável pelas finanças procederá ao seu pagamento. Para tal
consultará a conta corrente do fornecedor e, de forma automática, emitirá
uma Nota de Pagamento (N.P) onde só terá de preencher o número do
cheque bancário, se for o caso. O documento de pagamento será impresso
automaticamente com todos os dados necessários para ser remetido ao
fornecedor (por correio ou por e-mail);
 Agora pode-se dar por concluído o ciclo económico da venda ao Sr.
Poupadinho.

Dica:
Mesmo que a empresa seja de pequena dimensão (micro–empresa) e aparentemente não
se percepcione a necessidade de todas estas etapas, na realidade encontram-se lá
mesmo que desempenhadas por uma só pessoas. Assim, se se informatizar processos e
simplificar tarefas de carácter administrativo, mesmo que de início pareçam mais
trabalhosas, no médio prazo os frutos do esforço serão compensados. Será maior o
controle sobre os processos administrativos, existirá mais informação histórica, aumentar-
se-á a capacidade de análise e de focagem no cliente, assim como existirão mais tempo
disponível, menos stress, maior rigor na tesouraria e nos stocks. Um conjunto de vantagens
nada desprezíveis.

35
Customização (pequenas dicas.)
.../ Documentos / Vendas

A primeira imagem fornecida pela aplicação de origem, é igual à que mostramos a seguir.
Vejamos em detalhe as áreas da janela “Vendas / Factura”. Para mais informação e prática
simulada, consultar o CD do Formando que serve de complemento ao produto.

1 3

2 4

Figura 25

(1) Por defeito, o documento de trabalho sugerido é a factura, com a série do ano de trabalho.

(2) A primeira informação a introduzir é o código do cliente.

Data da factura. Salvo indicação em contrário, o programa assume automaticamente a

(3)
data do sistema = Computador.
A data de vencimento consoante as condições que foram atribuídas na ficha do cliente,
(4) encontra-se no separador condições de pagamento. Pode sempre ser alterada para uma
factura específica (directamente) ou na ficha do cliente de forma mais duradoura.
Semelhante ao ponto anterior. De referir que um desconto aqui atribuído incide sobre o
(5) total da factura. É normalmente atribuído em função de questões comerciais como sejam,
promoções, quantidades, campanhas, ou outros.
É normalmente atribuído por documento, já que se trata de um bónus de carácter
(6) financeiro que está associado a formas e prazos de pagamento. Incide sobre o total da
factura
Zona de introdução dos itens a serem facturados. Em situações padrão serão introduzidos
somente o código do artigo e as quantidades a vender. O restante será carregado
automaticamente, pois a informação já deverá constar da ficha do artigo. Quanto mais esta
(7)
estiver completa menos trabalho será necessário nesta fase. 36
A coluna n.º sete diz respeito aos descontos. A percentagem aqui colocada afecta
somente esta linha.
Dica:
Nem todas as empresas, em especial as de serviços têm necessidade de visualizar nos
documentos de vendas as colunas “ARM” (armazém) e “LOTE”. É possivel simplificar este
mapa, retirando aquelas colunas. Mas atenção, é sempre necessário preencher na ficha do
artigo o armazém de referência.

Recorrendo ao configurador de
“Editores no Menu Utilitários”
podemos alterar a configuração
dos documentos.

Dica:
Todas as janelas de documentos
no interior da aplicação, têm de
estar fechadas.

Figura 26

Conforme vemos na figura ao

lado, e seguindo os passos
apresentados pelo “Assistente”,
basta seleccionar as opções
pretendidas e carregar no botão
próximo.

Figura 27

Dica:
Esta operação pode ser efectuada para todos os documentos em simultâneo, para poupar
tempo. Basta seleccionar todos os quadradinhos apresentados.

37
 Figura 28

Chegados aqui, temos duas grelhas. A primeira indica-nos todas as opções disponíveis
para usar nos documentos. A segunda apresenta as variáveis que presente momento
estamos a utilizar/visualizar nos documentos.

O que pretendemos é retirar

as colunas que não nos
fazem falta, ou seja, retirar
itens da grelha da direita.
Para isso é necessário
Seleccionar
seleccionar o item a retirar
(escolher “armazém”) e,
carregar com o cursor do
rato na seta indicada na
figura. Repetir a operação
para o item “Lote”.

Figura 29

As duas próximas etapas são semelhantes e, no caso de não existirem alterações a

efectuar, basta passar à frente, carregando no botão “Próximo” e concluir a operação.

38

Figura 30
Criação de Documentos (pequenas dicas.)

Na figura que se segue podemos ver como gerar uma factura e como proceder à sua
emissão. Também podemos visualizar as alterações que fizemos, e que já produziram
efeitos (as colunas de “Armazém” e “Lote” já não são visíveis).

1
4

2 3

Figura 31
Mapa disponibilizado pela aplicação.
Existem mais modelos e com a ajuda
de técnicos podem ser alterados e
customizados para cada situação.

Gerar uma factura em quatro passos:

 Introduzir o código de cliente no campo (1);
 Introduzir o código do artigo no campo (2); Acção
Testar diversas vezes esta
 Introduzir as quantidades a processar no campo (3); sequência para evidenciar
 Imprimir o documento (4). a facilidade de uso.

Dica:
Esta facilidade de criação de documentos só é válida se todas as informações necessárias
estiverem preenchidas na ficha de artigo e do cliente.

39
É fundamental que dados como moradas, condições comerciais, formas de pagamento,
número de contribuinte e outros, estejam preenchidos na ficha de cliente. Também na ficha
do artigo deverá estar indicado o preço, a taxa de IVA e o armazém de referência. Mesmo
que a empresa actue na área de serviços, a cada artigo criado é necessário atribuir um
armazém.

Se o utilizador quiser lançar despesas para a qual não tenha artigos criados, como portes,
acertos ou outros serviços, pode usar o botão direito do rato, conforme se vê na imagem
seguinte. O programa colocará uma imagem na linha que não aparece na impressão.

Figura 32

Ao utilizador é também dada a possibilidade de escrever texto livre na factura. Para tal
deverá “clicar” uma vez com cursor do rato numa linha da coluna “descrição”. O texto
deverá ser obviamente curto.

Dica:
Quando o utilizador realiza
uma operação que precise de
um código e não o saiba, pode
F4 aceder à tabela respectiva
para procura-lo. Basta
carregar na tecla F4 do
F4
teclado. Para voltar à posição
inicial deve carregar
novamente na tecla F
40

Figura 33
2.2. O Processo de Compra

Os documentos de compra são tratados da mesma maneira

que os de venda, sendo o seu preenchimento efectuado da
mesma forma e obedecendo aos mesmos requisitos.
Para aceder a estes basta seleccionar Documentos /
Documentos de Compra /......, e escolher na caixa o
documento de trabalho pretendido.
Figura 34

Figura 33

As colunas de Armazém e de Lotes foram

retiradas na janela de vendas. Ponto
anterior do manual.

Figura 35
Relações Comerciais:

JANELA DE VENDAS RELAÇÕES COM CLIENTES

JANELA DE COMPRAS RELAÇÕES COM FORNECEDORES

Circuito Comercial:
41
Orçamento Encomenda Guia Transporte / Factura Recibo
2.3. Os Documentos de Conta Corrente

A área de documentos de conta corrente apresenta-se dividida em duas opções. Novos

Documentos e Operações sobre Conta Corrente. A opção “Novos Documentos” serve para
introduzir manualmente no sistema documentos diversos que, não sendo gerados
automaticamente pela aplicação informática, podem por ela ser controlados. Tem a
vantagem adicional para o utilizador de concentrar numa só plataforma todos os pendentes.
É o caso das facturas de telefone, água, luz, seguros, rendas, entre outros. Os dados
mínimos a colocar para que a aplicação faça o seu controle são:
 Introdução da entidade;
 Escolha do documento pretendido para registo, número do documento a
registar e data;
 Breve descrição do serviço, valor a pagar (incidência), IVA do documento;
 Total a pagar.... e gravar.

Se pretender ter mais

área de trabalho pode
fechar o navegador.
Sistema / Navegador

Figura 36

Todos os documentos introduzidos aqui manualmente serão visualizados na lista de

pendentes a pagar. Outra vantagem deste processo é que com esta informação o programa
pode emitir notas de pagamento directas e automáticas.

Dica:
Quando a empresa muda de aplicação informática e pretende lançar os pendentes 42
existentes à data da mudança, deve recorrer a esta opção para essa tarefa.
As operações sobre contas correntes incidem sobre os documentos gerados e criados pela
aplicação, como sejam os documentos de vendas e os documentos de compras. Para
trabalhar com cada um deles basta mudar o separador na janela de contas correntes.

Primeiro, escolher se
pretende trabalhar sobre
as contas correntes de
clientes ou de
fornecedores.

Depois, é escolher a
acção a realizar:
pagamento parcial,
pagamento total, valor
específico, entre outros.
Figura 37

PAGAMENTO ESPECÍFICO
Figura 38
1. 2.
Escolhido o cliente, a posição da Se o cliente pagar um documento
sua conta corrente em aberto é específico basta seleccionar o mesmo
visualizada na grelha. e imprimir.

Dica:
Após a emissão do recibo a factura fica protegida (trancada). 43
 PAGAMENTO EM VALOR
Figura 39

1.
Escolhido o cliente, a
posição da sua conta
corrente em aberto é
visualizada na grelha.
2.
O cliente entrega um valor por
conta da dívida.
Escrever o montante na caixa.
Activar a selecção automática

4. 3.
Imprimir Documento O programa atribui automaticamente o valor aos documentos
Confirma / Imprimir / pendentes. Começando a liquidação pelos mais antigos. Podendo
Confirma no final do processo existir um documento parcialmente liquidado.

Figura 40
44
2.4. Os Documentos de Stock

Os documentos de stock são documentos de movimentação

interna, não produzem relações comerciais com terceiros.
Servem, por exemplo, para introduzir o stock inicial no sistema
quando a empresa começa a facturar com a aplicação
informática, ou para registar movimentos de transferência
entre armazéns/lojas.
Figura 41

Figura 42

O seu preenchimento é muito simples. 1. Escolher o documento a tratar;

2. Identificar o artigo na coluna;
3. Digitar as quantidades a introduzir;
4. Valorizar o artigo e;
5. Gravar.

Da próxima vez que se utilizar este artigo numa ficha de stock, os campos “stock” no canto
inferior esquerdo serão automaticamente apresentados com os valores registados em
histórico. Serve de controlo e comparação com os valores actuais de introdução permitindo
ao utilizador verificar se está a comprar mais caro ou mais barato. Para mais informação,
45
pode consultar a CD do Formando.
2.5. Exercícios Práticos

FICHA DE ACTIVIDADE

Tempo de Execução: 15 minutos

Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigência: Baixo / Médio

Objectivo:
Compreender o circuito da documentação comercial.

Trabalho Inicial:
 Consultar os documentos de trabalho da aplicação nos módulos
de vendas, compras, contas correntes e stock.
 Compreender e reconhecer quais os tipos de documentos
disponíveis em cada uma das áreas.

Desenvolvimento
 Criar uma encomenda de cliente, convertê-la em factura e
imprimir o recibo como prova de pagamento. Simular a
impressão de todos os documentos recorrendo à opção de
visualização de documentos no ecrã.
 Repetir o processo numa simulação de transacção com o
fornecedor.

Regra
Todos os documentos podem ser gravados e imprimidos à posteriori.

46
FICHA DE AVALIAÇÃO 2

Indique a resposta correcta.

1. O primeiro documento, numa relação comercial com terceiros (clientes ou

fornecedores), deve ser uma encomenda? Mesmo que esta assuma a forma
simples de um e-mail?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

2. É desejável que todo o processo de uma transacção comercial fique

registado na aplicação informática reduzindo-se ao mínimo a produção de
documentos em papel. Após o registo da encomenda é possível converter os
documentos para as etapas seguintes (consultar esquema) até a transacção
estar concluída. Esta afirmação é:
a) Verdadeira;
b) Falsa.

3. É possível alterar os preços de um produto directamente na factura, na

respectiva linha?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

4. Os descontos comerciais podem ser aplicados a toda a factura ou só a um

determinado produto da factura?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

47
Soluções: Página 97 Dificuldade: Baixa
Módulo 3

48
Módulo 3 – Exploração da Informação

PLANIFICAÇÃO
OBJECTIVOS OBJECTIVOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO
GERAIS ESPECÍFICOS

- Compreender a - Avaliar as - Método - Diapositivos 15 min.

importância de compras e as Expositivo;
analisar a vendas segundo - Método - Ficha de 10 min.
informação os vários critérios Interrogativo; Actividade
constante nos possíveis;
mapas.

- Avaliar e explorar - Método - Computador 20 min.

a informação para Demonstrativo; - Ficha de
uma correcta Avaliação
gestão de - Computador
inventário;

- Criar alertas; - Método - Computador 20 min.

Demonstrativo;

- Utilizar o painel - Método Activo. - Ficha de 35 min.

de bordo como Actividade
ferramenta de
gestão.

49
Todos os sistemas de informação para gestão implementados nas organizações têm por
fim último a obtenção de informação sistemática e estruturada sobre a actividade da
empresa. Este fim será alcançado com o tratamento dos dados (informação comercial e
financeira do negócio da empresa) que as aplicações armazenam.

Este objectivo só será exequível se forem implementados processos e modelos de gestão

que imponham regras de conduta e de utilização, sendo importante que as mesmas sejam
praticadas e seguidas com rigor. Só assim os dados serão fiáveis e consistentes para
poderem ser tomados como base de trabalho. Assumindo que esse princípio é verdadeiro,
a grande mais valia dos sistemas de informação para gestão (ERP) é o de permitir fazer
análises sobre os movimentos comerciais, financeiros, de stock e outros, com periodicidade
diária, semanal, mensal ou anual. Detecta-se desta forma, os fluxos padronizados ou
situações pontuais como picos de consumo, movimentos sazonais, frequência de consumo,
níveis de rotação de stock em armazém, gestão de prazos de pagamento e recebimento,
entre outros. Será possível assim aumentar a eficiência na produção, a eficácia da logística
no armazém, racionalizar os circuitos comerciais ou optimizar a gestão dos fluxos
financeiros com vista a potenciar a rentabilidade da empresa.

50
3.1. Análises de Vendas

As possibilidades de listas e consultas são inúmeras. A nossa sugestão é que consulte

todas as possibilidades e combinações possíveis e escolha aquela que lhe proporciona de
forma mais imediata e perceptível a informação de que necessitada para o seu dia à dia.

Acção
Testar diferentes
combinações de pesquisa.

A figura apresentada
representa uma vista
padronizada e simples de
consultas. Para obter
mais informação ou
restringir a pesquisa basta
seleccionar as opções
pretendidas e mudar os
separadores
Figura 43

Para uma apresentação dos

resultados e consultas com maior
impacto visual é possível gerar
gráficos a partir dos dados
apresentados na grelha. Basta
para tal, seleccionar com o
cursor os dados (parciais ou a
totalidade) e, utilizando o botão
direito do rato, construir um
gráfico. Nesta área, também
pode usar a calculadora
disponibilizada para realizar
Figura 44 somas de parcelas, ou exportar
51
dados para outras aplicações.
 Figura 45 Figura 46

Na área dos gráficos é possível visualizar

gráficos em formato 2D ou 3D com cores ou
a preto e branco e com formatos diversos.
Nos gráficos 3D, usando o cursor do rato
pode-se girar os mesmos a gosto e
conforme a conveniência.

Figura 47

Como já foi referido, é possível exportar os dados do programa e das listagens obtidas na
área de exploração para outros programas informáticos, afim de serem incluídos em
apresentações mais elaborados (textos / trabalhos). Basta para isso, seleccionar o
programa para o qual pretende exportar os dados e este é automaticamente iniciado com a
informação enviada.

Figura 48

Se mudarmos para o separador “restrições” podemos trabalhar as variáveis actuam sobre

as tabelas criadas e sobre os dados introduzidos. É possível escolher vários períodos 52
temporais para agregar a informação. Depois de escolhidos todos os critérios pretendidos,
basta seleccionar o botão “actualizar” para obter as informações na grelha.

Figura 49

Dica:
Como sabemos para cada empresa é constituída uma base de dados (consultar o manual
do programa ADMINISTRADOR). Quando essa base é criada, para cada ano de actividade
existente é construída uma SERIE de dados correspondente, coincidindo com o ano civil.
Tal facto possibilita que sejam efectuadas análises plurianuais sem grandes complicações,
facilitando a produção de relatórios e análises de gestão, sempre importantes quando se
quer ter uma perspectiva global sobre a evolução do desempenho operacional da
organização.

Mapas de Exploração

Os mapas de âmbito geral de fácil analise e acessíveis mesmo para quem possua poucos
conhecimentos de informática ou de gestão. Todavia podem não ser suficiente para quem
precisa de tomar decisões e tenha responsabilidades ao nível da gestão. Com essa
finalidade são disponibilizados diversos “mapas de exploração” com uma grelha poderosa
de opções de análise. Nem todas as possibilidades e combinações são e válidas para as
mesmas pessoas e funções. A informação pode ser desagregada até ao nível do
documento de acordo com as necessidades.

53
 Informação mais
agregada

Informação mais
pormenorizada

Figura 50
Antes de imprimir ou
enviar por e-mail deve
Carregando com o Pode ordenar a listagem a visualizar a listagem.
cursos do rato no sinal + partir dos valores mais
ou –, é possível elevados. Basta escolher a
visualizar diferentes opção “descendente”
opções

Depois de todos os critérios escolhidos bastará seleccionar a “impressão” para ver o

resultado.

Este exemplo de listagem é

simples em informação, já
que esta apresenta-se
agregada e com pouco
detalhe. Detém pois pouca
informação relevante para a
tomada de decisões.

54

Figura 51
Para colmatar esse défice de informação devemos recorrer a opções que possibilitem em
maior nível de detalhe e informação. Na figura 52 trabalhando sobre as opções de “detalhe”
e escolhendo os diversos critérios que nos são apresentados é possível produzir um
relatório mais rico e interessante ao nível da informação de gestão.

Mudando o separador para a área

de filtros, pode-se personalizar e
restringir a determinadas opções
a produção de relatórios.

Figura 52

Critérios Múltiplos

Esta opção da área de exploração é

complementar às duas opções anteriores
(resumo e mapas de exploração,
respectivamente). Voltamos a aconselhar ao
utilizador o testar de todas as opções a fim de
escolher, de entre os mapas disponíveis os
que sejam adequados à actividade da
organização.
Figura 53

55
Figura 54
Comissões de Vendedores

Esta opção do menu “Exploração” tem interesse para as entidades que possuem serviços
comerciais onde são atribuídas comissões sobre as vendas efectuadas. Como já vimos
anteriormente, o cálculo dessas comissões pode ser realizado sobre as vendas, após boa
cobrança ou um misto das duas, de acordo com os procedimentos existentes na empresa
ou da área de actividade. A listagem obtida tem uma aplicação adicional, sendo necessária
para o processamento dos vencimentos no programa de Recursos Humanos.

Figura 55
Como criar vendedores

Este vendedor tem 50% da comissão no

mês em que é feita a venda e os outros
50% após a boa cobrança da venda.

É também recomendada a
criação de regras/grelhas
para aplicação dos
descontos. Ver mais
informação no CD do
FORMANDO

56
3.2. Análises de Compras e Stock

Sobre a exploração da informação de “compras” não existem diferenças relativamente à

área de vendas. Para mais informação consultar o capítulo anterior.

Figura 56

Análise de Stock

Esta área de trabalho do programa revela-se muito útil para quem seja responsável pelo
controle de stock, do armazém ou funções afins. Através destas funções poderá visualizar
o movimento de entrada e saídas do stock, visualizar extractos de artigos, controlar os
auto-consumos da empresa, conferir e controlar o inventário.

Figura 57

Dica:
O controle do Inventário é feito em tempo real pela aplicação (sempre que existirem
movimentos de vendas ou registos de compras). Contudo, pelo menos uma vez por ano
deverá ser efectuada uma contagem física do mesmo para conferir a sua veracidade. Esta
57
operação algo trabalhosa, consoante os sectores de actividade.
Nesta área é possível controlar os movimentos de entrada/saída de um artigo, conjunto de
artigos, família, ou movimentos por armazém.

Figura 58

Na imagem anteriormente exposta (fig. 58) efectuamos a seguinte seguinte consulta, no

separador de saida::

 Todos os artigos (já que não especificamos nenhum);

 Todos os armazéns (estão todos seleccionados);
 Todos os tipos de artigos;
 Valorizar por preço Unitário;
 Agrupar por Família;
 Agrupar por armazém;
 Vários tipos de documentos;
 Visualizar a listagem no ecrã.

Resultado

Figura 59

Leitura
O que vemos:
 Só um armazém possui movimentos de artigos;
 A data (21-08-06) e o artigo (001) movimentado foram sempre os mesmos;
 O tipo de documento usado para dar saída do artigo foi facturas (3);
 O preço facturado foi sempre o mesmo 1.500;
 As quantidades vendidas foram 7 unidades (3+3+1); 58
 O valor facturado total atingiu o montante de 10.500,00.
No menu “stock/extracto de artigo” é possível visualizar, de forma agregada, todos os
movimentos ocorridos com um artigo ou conjunto de artigos: entradas ou compras,
transferências de armazém e saídas ou vendas.

Figura 60

Resultado

Figura 61
Vemos que o artigo 001 entrou no armazém com um documento interno (ES)

Leitura e saiu por facturas. Como saíram mais artigos do que entraram, o stock está
negativo. Significa isto que a ficha do artigo permite facturar sem stock,
apresentando um saldo negativo de 6 unidades. Verificamos também que o
preço de custo (entrada) é igual ao preço de venda o que significa que a
empresa não está a obter lucro com a venda do artigo. É possível constatar
também que a entidade que adquiriu os diversos artigos foi sempre a 59
mesma.
O menu “stock/controlo de stock” está intimamente ligado à informação constante da ficha
de artigo e no separador de stock. Se os processos de negócio estiverem registados
correctamente é possível ter neste simples menu uma ferramenta preciosa de ajuda à
gestão, sobretudo ao responsável pelas compras.

Dependente

Figura 62

Legenda: Legenda:
 Stock em excesso: está acima  Stock actual: gerido directamente pelo
da quantidade máxima programa;
estipulada;  Mínimo: unidade mínima a possuir em
 Stock em ruptura: está abaixo armazém para garantir vendas;
dos valores mínimos;  Máximo: unidade máxima a ter em
 Ponto de encomenda: aquele armazém;
que atingiu os valores de  Reposição: pode haver produtos que
reposição; sejam repostos em valores mínimos;
 Listagem de monos: são  Quantidade Económica: número de
aqueles que estão há muito unidades a partir do qual vale a pena
tempo sem movimento. comprar.


Imprimir

Figura 63

60
Uma das boas práticas actuais de gestão assumida em qualquer área de actividade é o
conceito de “Just in Time”. Este significa optimização de stock, em termos do que é
estritamente necessário, implicando operações de logística eficientes.

A opção “inventário” mais não é do que a possibilidade

de visualizar e pesquisar, de forma agregada num só
local, o stock que a empresa possui no seu activo
circulante. Este normalmente é valorizado a PCM (Preço
Custo Médio), podendo também ser listado e valorizado
por outros métodos, tais como FIFO (o primeiro a chegar Figura 64

é o primeiro a sair) ou, LIFO (o último a chegar é o primeiro a sair). Contudo, métodos
diferentes resultam em totais de inventário final também diferentes, o que por sua vez terá
impacto no fecho de contas anuais. É, pois, conveniente manter o mesmo método vários
anos, a fim de que as comparações dos históricos façam sentido.

Esta listagem é normalmente

simples e de fácil leitura. Para
um melhor resultado final,
Como já referimos se não
preencher-mos estes campos, recomendamos que se active a
saem todas as referências.
caixa de “agrupar por armazém”
e “excluir artigos s/ stock”.
Assim, percebe-se em que local
da empresa está o stock e não
se imprimem listagens
infindáveis (em empresas com
muitas referências). Se a
Figura 65 existência dos mesmos é zero,
não interessam para a lista de inventário. Recordamos que esta deve ser impressa
posteriormente e guardada durante o período legalmente exigido (5 anos).

PCM (critério de valorização)

Preço de custo Médio

Figura 66
61
3.3. Alertas e Gestão de Créditos

Neste capítulo do manual incluímos a área de consultas de encomendas, a gestão regular

e atempada dos créditos concedidos, bem com a área dos pagamentos a fornecedores,
alem da criação de alertas que serão visualizados sempre que o programa é iniciado.

Encomendas

Nesta área do programa, a forma de consulta é apresenta-

se idêntica ao já abordado para as vendas e compras. Por
isso para um estudo mais aprofundado, deverá consultar o
ponto 3.1 e 3.2 do módulo 3 bem como o CD do Formando.

Figura 67

Esta opção de consulta de

encomendas é indicada para
procuras relacionadas entre
um cliente e os artigos
encomendados.
Permite, por exemplo, saber
quais as quantidades
encomendadas de um artigo
por cliente.

Figura 68

Figura 69 62
As outras opções de consulta no menu “Encomendas” são mais poderosas e interessantes,
seguindo o padrão de utilização já explanado anteriormente.

EXEMPLOS DE CONSULTAS

CRITÉRIOS MÚLTIPLOS

Figura 70

ANÁLISES PENDENTES

Acção
Extrair conclusões dos dados
analisados
Figura 71

63
Alerta de Ocorrências

A aplicação tem a possibilidade de optar por visualizar no arranque do programa janelas

com alertas sobre eventos a acontecer ou já vencidos (no caso de documentos de vendas
em que os prazos de pagamento combinados já tenham sido ultrapassados, sem estarem
regularizados). No caso dos clientes a regularização de eventos ocorre com a emissão do
recibo e, no caso dos fornecedores, com a emissão da respectiva nota de pagamento.

Dica:
Este tipo de alerta mais não é mais do que visualizar numa janela todos os documentos
que já ultrapassaram as datas de vencimento, ou seja, os prazos de pagamento (crédito)
acordados com os clientes (vendas) ou fornecedores (compras).

1. Basta seleccionar as opções de

visualização de rubricas sobre os
quais se quer ser avisado e os dias
de antecedência desse aviso, e
gravar as escolhas.

Figura 72

2. Da próxima vez que entrar no

programa, as primeiras janelas a
visualizar serão os alertas.
Se quiser visualizar os
alertas sem reiniciar
novamente o programa

Figura 73
64
Gestão de Créditos

Uma gestão moderna e profissional passa por um controle eficiente dos prazos de
pagamento (fornecedores) e de recebimento (clientes). Além das questões de ética ligadas
ao bom-nome e cumprimento dos compromissos assumidos junto dos fornecedores, é
também fundamental que esta área seja tratada com a importância necessária para que se
aproveite todos os descontos comerciais e financeiros proporcionados pelos fornecedores.
Se os descontos comerciais incidem sobre politicas de produto, mercados e marketing, os
descontos financeiros incidem sobre formas e prazos de pagamento. Se estes não são
cumpridos, a possibilidade de beneficiar dos descontos deixa de existir. Mais importante
ainda será a probabilidade de perder o crédito, só podendo adquirir, no futuro as
mercadorias e/ou serviços a pronto pagamento. Em determinados sectores de actividade
tal torna-se incomportável para a tesouraria da empresa.

O mesmo se passa na relação da empresa com os seus clientes. São os dois lados da
mesma moeda. Desleixo nesta matéria será meio caminho andando para o surgimento de
problemas, primeiro de tesouraria, e posteriormente de ordem económica. Os incobráveis e
os contenciosos são problemas que provocam danos continuados na vida das empresas. A
melhor solução é pois a prevenção e controlo.

Alguns princípios básicos de boas práticas:

 Só os responsáveis devem ter privilégios de atribuição de crédito aos

clientes;

 Aos novos clientes não devem ser atribuídos plafond de crédito. Há primeiro
que conhecer o comportamento dos mesmos;

 Deve ser recolhida informação económica e financeira junto do cliente

devendo esta constar da ficha de cliente no programa. Assim estará sempre
disponível e facilmente acessível;

 Devem ser procuradas e recolhidas mais informações (dados) junto de

fontes externas, nomeadamente, de bancos, outros fornecedores, empresas
de informação económica (COSEC, MOPE, Dun & Bradstreet, etc.).

65
Como consultar então os pendentes? É muito fácil e rápido.

3
1 2

Figura 74

1) Escolher o tipo de entidade

sobre o qual se quer trabalhar
(clientes, fornecedores ou
Figura 75
outros);
2) Se a consulta for sobre todos os pendentes o campo código de cliente deve ficar em
branco. Caso contrário, deverá identificar o cliente;
3) Imprimir;
4) Seleccionar o período de consulta.
Se quiser consultar todos os
pendentes deverá, por exemplo,
escolher o início com data do ano
anterior;
5) Por último, mandar imprimir. Por
defeito será obtida, em primeiro lugar,
uma pré-visualização da impressão
no ecrã. Não há necessidade de
desperdiçar papel.
Figura 76

66
Enquanto na consulta de “pendentes” só vemos os documentos que se encontram em
aberto por regularizar, com a consulta da opção “extractos de conta” podemos visualizar o
histórico de documentos processados com uma qualquer entidade. No entanto, tal só
acontece se os documentos respectivos tiverem sido registados e processados nesta
aplicação.

No nosso exemplo (fig. 78), podemos observar

que o cliente Vento Leve, Lda. Tem, no
período em análise (desde o início do ano),
quatro eventos registados, 3 facturas e 1
recibo, tendo gerado, até ao momento,
12.669,20€ de negócio dos quais só pagou
1.755,00€.
Figura 77

Figura 78

Também é possível obter uma listagem dos pendentes em aberto por antiguidade de saldo
e processar automaticamente avisos de vencimento para
enviar aos clientes. Estes mais não são do que cartas
padrão, com um texto uniforme e comercialmente
adequado a solicitar a regularização da dívida.
67

Figura 79
Esta janela possui três separadores:

Figura 80

 Gerais: para uma consulta rápida e agregada sobre os montantes em dívida por
períodos de tempo;
 Entidades: para uma consulta por entidade (específica) seja ela cliente ou
fornecedor;
 Avisos: para se imprimirem os ofícios.

Exemplo:

Os períodos de
vencimento são Podemos verificar nesta imagem
apresentados por defeito.
Podem ser alterados. (fig. 81), que o cliente Vento
Leve, Lda deve 10.914,20 € à
menos de 60 dias.

Também é possível através

desta opção visualizar um
conjunto de clientes, sendo
indispensável indicar o código
inicial e final a consultar.
Figura 81

Dica:
Neste separador, é necessário ter o cliente seleccionado neste separador para que seja 68

possível trabalhar área “avisos de vencimento”.

 Após a escolha do cliente para o
qual se pretende emitir o aviso
de vencimento, basta mandar
imprimir.

Figura 82

Neste quadro teremos de

seleccionar qual a tarefa a
executar (avisos de vencimento
ao mapas de antiguidade de
saldos), e imprimir.

Deste ofício, consta a informação

necessária para informar e esclarecer
o cliente sobre o assunto em
reclamação.
 Tipo de documento;
 Data de emissão e vencimento;
 Moeda de facturação;
 Valor do documento original;
 Valor pendente;
 Total em falta. Valores cujo prazo
de pagamento já está
ultrapassado.

69
Figura 84
 A consulta do histórico de documentos completos a
informação do estrato de conta, referido anteriormente.
Uma vez mais lembramos que se pode sempre trabalhar
com entidades credoras (fornecedores).

Figura 85

Figura 86 Acção
Explicar a leitura de uma das
ferramentas mais úteis e
simples de analisar.
3.4. Consulta do Painel de Bordo

A valência “Painel de Bordo”, disponibilizada pela aplicação, visa demonstrar, de forma

visualmente simples e concisa, os grandes números da organização, nomeadamente as
responsabilidades assumidas e recursos disponíveis. Estes números resultam do
tratamento da informação constante na aplicação. Mesmo que o utilizador não tenha
necessidade de usar todos os módulos e recursos disponibilizados, poderá sempre
consultar o painel de bordo como ferramenta de auxílio no seu dia à dia. O truque está na
utilização da aplicação de forma sistemática, respeitando os procedimentos de.

Pela observação atenta deste painel, constata-se que se encontra fundamentalmente

direccionado para a percepção do saldo líquido de tesouraria da empresa, ou seja, qual a
liquidez imediata da empresa e se esta é positiva (recebimentos > pagamentos) ou
negativa (recebimentos < pagamentos). Esta trata-se de uma preocupação principal no dia
à dia dos gestores. Evidentemente uma gestão responsável e com visão de futuro não se
esgota nesta tarefa, mas também não é fácil nos dias hoje fugir a esta realidade. 70
O que podemos então encontrar neste painel de bordo?

Este painel mostra toda a informação sobre os meios financeiros (liquidez imediata)
disponíveis na empresa, em caixa, em depósitos à ordem, a prazo bem como as
responsabilidades financeiras sobre a forma de correntes caucionadas, cheques, cartões
crédito, Leasing, entre outros possíveis.

Figura 87
Neste separador temos a liquidez
imediata (curto prazo) sintetizada:
Dinheiro em caixa + bancos –
Pagamentos e despesas em curso.
Os outros separadores demonstram
como se obtêm os valores apurados
no primeiro separador.

Quadro de síntese

Contas com valores

71
Figura 88
3.5. Exercícios Práticos

FICHA DE ACTIVIDADE

Tempo de Execução: 20 minutos

Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigência: Médio

Objectivo:
Compreender a fase de exploração de dados e a sua importância;
Saber interpretar os resultados obtidos.

Trabalho Inicial:
 Consultar, visualizar e imprimir diversos relatórios e mapas de
exploração nas áreas de compras e vendas, de forma a
percepcionar a informação obtida em cada um deles consoante o
tipo de relatório escolhido;
 Compreender que estes variam não só em função do mapa
desenhado electronicamente mas também em função das opções
seleccionadas. Aplicar o mesmo procedimento para as restantes
menus de exploração da aplicação estudados.

Desenvolvimento
 Produzir uma listagem de vendas gerais e respectivo gráfico;
 Obter uma listagem mensal de vendas Artigo/cliente;
 Imprimir uma listagem de pendentes;
 Gerar avisos de vencimento com mais de 60 dias;
 Imprimir uma listagem da posição actual do painel de bordo.

Dica
Escolher e seleccionar um conjunto de mapas que sirvam melhor as necessidades de
informação do utilizador, tendo sempre em atenção que a mesma deve ser direccionada para
72
a tomada de decisão.
FICHA DE AVALIAÇÃO 3

Indique a resposta correcta.

1. A área de exploração é composta por um conjunto de menus que visam:

a) Ajudar à percepção e entendimento dos dados armazenados;
b) Gerar informação legível sobre o modelo de negócio;
c) Produzir informação estruturada sobre compras, vendas, stock, etc;
d) Todas as anteriores.

2. Nas áreas de vendas e compras (menu exploração) é possível visualizar

relatórios gerais, com ou sem restrições, sendo possível transformar esses
relatórios em gráficos exportando dados para outras aplicações.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

3. É possível definir na aplicação um conjunto de alertas sobre recebimentos,

pagamentos e outras operações periódicas, com os dias de antecedência
que se pretender, para aparecerem no ecrã sempre que se inicia a aplicação.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

4. Se for necessário visualizar os documentos emitidos a um cliente , qual o tipo

de consulta a efectuar:
a) Menu exploração / contas correntes / extracto de conta;
b) Menu exploração / contas correntes / histórico de documentos;
c) Menu exploração / contas correntes / balancete;
d) Todas as anteriores;
e) Nenhuma das anteriores.

73
Soluções: Página 97 Dificuldade: Baixa
Módulo 4

74
Módulo 4 – Outros Utilitários

PLANIFICAÇÃO
OBJECTIVOS OBJECTIVOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO
GERAIS ESPECÍFICOS

- Conhecer os - Utilizar a - Método - Ficha de 15 min.

utilitários ferramenta de Expositivo; Actividades
adicionais. alteração de - Computador 25 min.
preços;

- Criar etiquetas; - Método - Computador 20 min.

Demonstrativo;

- Avaliar a posição - Método 15 min.

do IVA; Demonstrativo;
- Método 05 min.
Interrogativo;

- Utilizar as - Método - Computador 25 min.

calculadoras Demonstrativo.
financeiras;

75
Este módulo incide sobre algumas funcionalidades adicionais disponibilizadas pela
presente aplicação, e que visam facilitar a vida do utilizador. Sendo este manual dedicado
ao formador, na qualidade de orientador de sessões de formação em sala ou no local de
trabalho, faremos uma passagem sintética pelos pontos que julgamos que pertinentes em
complemento à informação disponibilizada no CD do Formando.

Temas a abordar:
 Alteração de preços;
 Emissão de etiquetas;
 Outros Utilitários:
 Recálculo de stock;
 Mapas de IVA;
 Calculadoras.

Figura 89

4.1. Alteração de Preços

Esta opção visa facilitar o processo de actualização dos preços de vendas dos artigos para
preços constantes do portfólio da empresa. Especialmente útil quando são muitas as
referências a actualizar, ou em sectores de actividade onde a volatilidade dos preços é
frequente, esta alteração pode ser efectuada para a totalidade dos artigos (figura 90) ou
apenas sobre um conjunto específico de produtos (figura 91)

76

Figura 90 Figura 91
A actualização de todos os artigos é simples:

2 3

1) Seleccionar a unidade de actualização;

2) Seleccionar a tipologia de preço a incidir;
3) Qual a percentagem de aumento;
4) Confirmar;
5) Concluído.

Figura 92

No caso de se pretender proceder a alterações em determinados artigos ou famílias de

artigos, basta escolher no separador “Restrições” quais são.

Acção
Testar várias combinações e
alterações

77
4.2. Emissão de Etiquetas

As etiquetas podem ser emitidas

para clientes, fornecedores,
artigos, entre outros. Facilitam a
catalogação de produtos e a
expedição de encomendas.

Figura 93

Como fazer?
 Seleccionar o cliente ou intervalo de
clientes;
 Escolher o número de cópias;
 Usar os filtros, se necessário (zona,
código postal, vendedores);
 Imprimir em papel de etiquetas
autocolante.

Figura 95

78
4.3. Outros Utilitários

Recálculo de Stock

Esta opção permite o recálculo do stock sempre que existam dúvidas sobre o valor do
mesmo permitindo apurar o valor correcto do stock a PCM (preço de Custo Médio) ou ao
último preço de custo. Esta actividade pode ser realizada sempre que a aplicação
informática emitir um alerta para o efeito, ou sempre que o utilizador achar conveniente.
Normalmente, é recomendável a execução desta tarefa sempre que se alterem
documentos que impliquem a
movimentação de stock e, que
já se encontravam processados
(gravados ou mesmo
impressos).

Figura 96

Mapas de IVA

Esta opção é interessante para quem utiliza a aplicação comercial com os módulos de
vendas e compras. Assim poderá, em tempo útil obter um valor aproximado da sua posição
de IVA, ou seja, dos valores de imposto pagos (compras) e recebidos (vendas). Não se
tratando do valor final do apuramento do imposto para o período considerado permite, em
todo o caso, o cálculo do valor aproximado para controlo.

79
 Possibilidades de consulta:
 Periódicos de vendas ou
compras;
 Transmissões intracomunitárias;
 Recapitulativos Anuais.

Seleccionar:
 Períodos de consulta (datas);
 Tipo de Detalhe;
 Tipo de cliente;
 Imprimir.

Figura 97

IVA – Recebido

Recebido > Pago =

Entregar ao Estado

Figura 98

IVA – Pago

Figura 99 80
Calculadoras

A opção de calculadoras financeiras

é muito útil e prática,
independentemente do utilizador
estar ou não familiarizado com estes
cálculos. Com estas calculadoras é
possível apurar o valor de custo de
Figura 100
um empréstimo bancário, de uma
operação de Leasing, ou simular o valor de uma renda a pagar por um empréstimo. As
variáveis a introduzir são normalmente o valor do financiamento, o prazo pretendido e a
taxa de juro praticada pela entidade financeira.

Deve-se somar + 1% á
taxa indicada pelo banco
para incluir os custos
Figura 101 associados. TEAG.
Juros totais do empréstimo?
* Carregar na coluna dos juros;
* Botão direito do rato.
Sequência de Tarefas:
1. Introduzir o valor do empréstimo;
2. Introduzir o período de pagamento do empréstimo (meses);
3. Escolher a periodicidade (mensal);
Acção
4. Introduzir a taxa de juro do mercado ou do banco;
Testar várias
5. Actualizar; combinações e alterações

6. A grelha é preenchida automaticamente. Pode-se imprimir.

81
As operações para o cálculo de rendas de Leasing e custo total (juros) do financiamento
são semelhantes às anteriores.

Adicionar 1% á
taxa para incluir os
custos = TEAG.
Figura 102
Juros totais do empréstimo?
Sequência de Tarefas: Botão direito do rato.

1. Introduzir o valor do empréstimo;

2. Introduzir o período de pagamento do empréstimo (meses);
3. Escolher a periodicidade (mensal);
4. Introduzir a taxa de IVA;
5. Colocar a percentagem do valor residual (a pagar na última prestação);
6. Introduzir a taxa de juro do mercado, ou a indicada pelo banco;
7. Actualizar;
8. A grelha é preenchida automaticamente. Pode-se imprimir agora.

Dica:
No Leasing para imóveis não se paga IVA.

Dica:
A introdução do valor da 1.ª renda tem impacto no valor da prestação e dos juros a pagar.
A primeira renda nos empréstimos de Leasing de equipamentos corresponde, normalmente 82
à entrada e à comparticipação da empresa. Nos imóveis é igual ao IMT.
4.4. Exercícios Práticos

FICHA DE ACTIVIDADE

Tempo de Execução: 10 minutos

Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigência: Baixo

Objectivo:
Saber alterar preços de vários artigos com o utilitário indicado para
essa tarefa.

Trabalho Inicial:
 Criar várias fichas de artigos, devidamente preenchidas, com
os respectivos preços.

Desenvolvimento
 Definir como preço a alterar o PVP1 dos artigos;
 Aumentar este preço em 5%;
 Com arredondamento para baixo;
 Arredondamento às centésimas.

Sugestões
Utilitários / Alteração de preços
83
FICHA DE AVALIAÇÃO 4

Indique a resposta correcta.

1. É possível realizar alterações no preço de venda de um artigo, sem o

efectuar na sua ficha:
a) Verdadeiro;
b) Falso.

2. O utilitário “recálculo de stocks” serve para validar e confirmar os saldos de

mercadoria no sistema.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

3. Só é possível emitir etiquetas de clientes, artigos, fornecedores se os

mesmos estiverem criados no sistema?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

4. O utilitário “calculadoras” permite saber qual o custo total em juros de uma

operação financeira, empréstimo, leasing ou livrança, no final da operação?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

5. No utilitário “calculadoras”, quando se pretende calcular o valor de uma renda

para a aquisição de um imóvel é necessário definir: valor residual, taxa de
juro, taxa de IVA, primeira renda (IMT), periodicidade da renda, imposto de
selo e valor do contrato?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

Soluções: Página 97 Dificuldade: Média 84

Práticas

85
Conteúdos Didácticos Complementares

86
87
88
89
90
91
92
93
Exercícios Práticos Globais

As perguntas constantes da ficha 7, também estão disponíveis no CD de

formação do formando.

FICHA DE AVALIAÇÃO 5

Indique a resposta correcta.

1. No utilitário “calculadoras” é possível apurar o valor da renda a pagar por um

empréstimo, ou em alternativa apurar a taxa de juro implícita numa renda
final de uma operação financeira.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

2. Os mapas de comissões de vendedores só são produzidos se houver

vendedores criados, tabelas de comissões atribuídas e clientes associados
aos vendedores.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

3. As transferências de mercadorias entre armazéns devem ser feitas por que

tipo de documentos?
a) Guias de Remessa e Guias de Transporte;
b) Entradas, Saídas de Stock e Transferências de Armazém.

4. Utilizando um documento de “Entrada de Stock” é possível visualizar: o último

preço de aquisição, data de entrada e quantidade disponíveis em stock,
enquanto se fazem registos?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

94
Soluções: Página 97 Dificuldade: Média
FICHA DE AVALIAÇÃO 6

Indique a resposta correcta.

1. Como sabemos, a aplicação informática traz de raiz uma série de condições

de pagamento predefinidas. É possível criar novas variáveis? Por exemplo,
uma forma de pagamento em 10 prestações, com 10% de entrada,
periodicidade mensal e aplicada só a clientes?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

2. A reimpressão de documentos, disponível no menu “Documentos /

Processamentos / Reimpressão de documentos”, destina-se:
a) Imprimir uma 2ª via de qualquer tipo de documentos;
b) A imprimir documentos que não foram imprimidos;
c) Ambas as respostas estão correctas.

3. O controle de stock, disponível no menu “Exploração / stock / Controle de

stock”, destina-se:
a) Apurar se existem artigos com stock em excesso?
b) Apurar se existem artigos com stock em ruptura?
c) Apurar se existem artigos considerados monos?
d) Todas as respostas estão correctas?
e) Não se aplica a nenhuma das hipóteses?

4. O mapa de apuramento de IVA, disponível no menu “Utilitários / Mapas de

IVA”, permite:
a) Apurar o valor de IVA a pagar num determinado período;
b) Apurar o valor de IVA recebido num determinado período;
c) Ambas as respostas estão correctas;
d) Ambas as respostas estão erradas.

95
Soluções: Página 97 Dificuldade: Média
Notas

96
Soluções

Ficha de Avaliação nº 1
Soluções: 1-c / 2-d / 3-a / 4-a

Ficha de Avaliação nº 2
Soluções: 1-a / 2-a / 3-a / 4-a

Ficha de Avaliação nº 3
Soluções: 1-a / 2-a / 3-b / 4-a

Ficha de Avaliação nº 4
Soluções: 1-a / 2-d / 3-a / 4-a / 5-b

Ficha de Avaliação nº 5
Soluções: 1-a / 2-d / 3-b / 4-a

Ficha de Avaliação nº 6
Soluções: 1-a / 2-c / 3-d / 4-c

Material de Apoio

VÍDEO PROJECTOR

COMPUTADOR PORTATIL

QUADRO DE PAREDE

CD DE FORMAÇÃO DO FORMANDO

97
Bibliografia Consultada
Victor Seabra Franco, Carlos Cainao Pereira (2002)
Contabilidade Analítica
Edição: Rei dos Livros
Sérgio Pereira Carmelo (2005)
Manual Casos Práticos Contabilidade Sociedades
Edição da Universidade Lusíada
Eugene F. Brigham, Michael C. Ehrhardt (2006)
Administração Financeira
Edição: Thompson Learning
Carlos Baptista da Costa, Gabriel C. Alves (2001)
Casos Práticos de Auditoria Financeira
Edição: Visilis Editores
António Borges (2003)
Elementos de Contabilidade Geral, 22ª Edição
Edição: Áreas Editora
Vários (2006)
Código das Sociedades Comerciais, 4ª Edição
Editora: Dislivro
Denis Alcides Rezende (2005)
Sistemas de Informação Organizacionais
Guia Prático para projectos
Edições Atlas
Ralph Stair (2006)
Princípios de Sistemas de Informação
Edição: Thompson Learning
Dinnelly, Jonh Ivancevich (2000)
Administração Princípios de Gestão Empresarial
Edição: Mc Graw-Hill
Bruno Cortes (2005)
Sistemas de Suporte à Decisão
F.C.A – Editora Informática
Vários (2004)
Códigos do I.R.S e I.R.C
Edição Rei dos Livros
Manuel Nogueira Serens (2005)
Código das Soc. Comerciais, 12ª Edição
Edição: Livraria Almedina
Manuel João Pereira (2006)
Sistemas de Informação
Edição: Universidade Católica
Vários (2005)
Manuais técnicos Primavera
Edição Primavera
Idalberto Chiavenato (1990)
Iniciação à Administração Financeira
Edição: Mc Graw-Hill
José Alves Rodrigues (2004)
Código do IVA, 19ª Edição
Editora: Rei dos Livros
IAPMEI (2001)
Guia de Aspectos Legais para PME´s
Guia de Plano de Negócios
Edição IAPMEI
IAPMEI (2002)
Guia de Gestão de PME´s / IAPMEI
Carlos Baptista da Costa (2000)
Auditoria Financeira 7ª Edição
Edição: Rei dos Livros
Maribel Yasmina Santos (2006)
Business Intelligence 98
F.C.A – Editora Informática
Contactos Úteis

Parque Industrial e Tecnológico de Évora

Rua Intermédia nº 4 e 6
7005-513 Évora
Tel. +351 266 769 150
Fax: +351 266 769 156
E-Mail: geral@adral.pt
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Tel.: +351 266 735 449
Fax: +351 266 736 016
E-mail: geral@atlascapital.pt

IFH – Instituto de Formação para o Desenvolvimento Humano, Lda.

Av. dos Combatentes da Grande Guerra, 1C
2890 Alcochete
Tel. 210 849 162 - Fax. 210 849 164
E-mail: recursosdidacticos@ifh.pt
http://www.ifh.pt

PRIMAVERA BUSINESS SOFTWARE SOLUTIONS, S.A.

Edifício Olympus II
Rua Cidade do Porto, 79
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http://www.primaverabss.com
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Páginas Web (Links) de interesse:

http://www.prime.min-economia.pt/ (sistema de incentivos)

http://www.anje.pt (Associação nacional de jovens empresários)
http://www.investinportugal.pt (API – Agência Portuguesa de Investimento)
http://www.investinportugal.pt (Jornal de Informação Económica - Português)
http://www.bloomberg.com (Informação Económica e Financeira – Inglês) 99
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