Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
A. Número (NM): El sistema asigna de manera automática un numero a cada una de las empresas que registra.
B. Nombre: Razón social de su empresa, el cual deberá teclear de manera completa, pues esta información
aparecerá en los diferentes reportes.
C. Directorio (NM): Para cada una de las empresas que registre dentro del sistema, deberá indicar el directorio
donde se almacenara la configuración y los datos de la empresa.
*Para usuarios con sistemas MONOUSUARIO el directorio recomendado es: C:\Archivos de programa
\C2K\A2\Empresas\Nombre de la carpeta.
*Para usuarios con sistemas en RED primero hay que crear una nueva carpeta en el servidor, la cual se debe
compartir con acceso total a los usuarios que utilizaran el sistema (Se recomienda el nombre de la carpeta sea
CATEMP) quedando la ruta de la siguiente manera \\Nombre del servidor\CATEMP\nombre de la carpeta de la
empresa.
D. R.F.C.: Anote el Registro Federal de Causantes de la empresa, se imprimirá en todos los reportes. Este
parámetro debe ser real ya que el sistema lo valida para la generación de Archivos XML y para la declaración a
terceros.
E. Ejercicio inicial (NM):En este campo el sistema asigna el año en el que creaste la empresa
F. Ejercicio inicial abierto (NM):En este campo el sistema asigna el año en el que estas trabajando.
G. Ejercicio (NM): Indica el año del ejercicio a procesar.
H. Manejo de multimoneda (NM): Para capturar movimientos con divisas extranjeras habilite esta opción de esta
manera podrá capturar su catálogo de monedas, sus tipos de cambio y podrá obtener estados de cuenta en la
moneda del Cliente, etc. Por default el sistema crea automáticamente la moneda nacional (PESOS). Si no ésta
seguro puede elegir que no maneja Multimoneda y posteriormente podrá modificar este parámetro, sin
embargo; si usted lo elige y posteriormente desea desactivarlo no será posible.
I. Manejo de usuarios: El sistema le permite manejar usuarios para seguridad de su información, al seleccionar
esta opción le pedirá una contraseña para el usuario SUPERVISOR, este será el usuario que tenga acceso a
todo el sistema y el cual tendrá la posibilidad de crear los usuarios que necesite, delimitando las tareas y/o
funciones por cada uno, asignándole claves o contraseñas.
J. No. de accesos/Mtto. de datos: Es un contador que indica después de cuantos accesos a la empresa
deseamos que el sistema verifique su información, de manera automática y a su vez realice un mantenimiento
de datos.
K. Hacer el mantenimiento de datos antes de respaldar: Usted podrá indicar si desea que el sistema cada vez que
genere un respaldo, realice antes el mantenimiento de datos.
L. Fecha p/IVA 16% :Este botón es únicamente informativo, para saber en que fecha cambio el porcentaje del
IVA.
M. Régimen Fiscal: En este campo deberá colocar el Régimen fiscal que corresponde a la empresa, Una vez que
usted termine de configurar los parámetros de la empresa, deberá capturar el régimen fiscal, mas adelante le
explicaremos como realizar este procedimiento.
N. Lugar de expedición: En este campo deberá escribir el Lugar en que la empresa se ubica.
O. Numero de días para respaldo: Usted deberá realizar respaldos de su información cada vez que el numero de
días desde su ultimo respaldo sobre pase el numero de que especifique en esta opción. Una vez cumplidos los
días y no realiza el respaldo, el sistema no lo dejara entrar a la empresa.
A. Estructura clave (NM): Una estructura clave del cliente permite capturar y agrupar sus registros por niveles. La
amplitud de la clave estará limitada por el numero de niveles y el tamaño de cada uno, es decir, si usted
clasifica sus clientes de una manera parecida a la siguiente:
-Clientes Mayoreo
-Nacionales
-Mundo Mágico
-AS Computación, S.A de C.V
-González Tur
Cabe mencionar que el sistema indica por default la estructura 3-3-4, sin embargo el usuario puede modificar
de acuerdo a sus necesidades.
Ejemplo de estructura clave 3-3-4:
CLAVE NOMBRE ULTIMO NIVEL
211- - Clientes Mayoreo NO
211-001- Nacionales NO
211-001-0001 Mundo Mágico SI
NOTA: Solo con clientes de Último Nivel se pueden crear movimientos.
Si usted no coloca ninguna estructura clave, tendrá disponibles 20 caracteres libre de la clave.
B. Validar Niveles Anteriores (NM): Con esta opción el sistema verificara los niveles capturados
en el campo anterior, estos serán los anteriores que existan al último nivel, de lo contrario el
orden de captura no afectara.
C. Esta opción le permite capturar diferentes destinos (sucursales) para un mismo cliente,
diferente a su domicilio fiscal.
D. Despegar limite de crédito: Esta opción permite recordarle cuando el cliente rebasa el límite de
crédito que le asigno. Esto se ve al momento de facturar y rebasar dicho limite.
E. Interés diario: En este recuadro se indicara el interés diario que se le asignara a sus clientes.
F. Permite modificar: Permite cambiar el interés diario individualmente por cada cliente.
G. Actualización de Clientes. Este botón se usa solamente si usted actualizo su catalogo de
clientes de una versión anterior de Administrador 2000.
H. Comisiones por partida (NM): Al habilitar esta opción es posible asignar porcentajes de
comisión por producto a un agente de ventas. Cabe mencionar que si se habilita este campo
no será posible seleccionar el manejo de Multi.Comisionistas.
I. Manejo de Multi-comisionista (NM):Esta opción habilita el descuento de comisión entre
diferentes agentes de ventas, el calculo de estas comisiones lo hace restando el % de
comisión contra el sub-total. Cabe mencionar que si se habilita este campo no será posible
seleccionar las comisiones por partida.
J. Comisiones en cascada (NM): Cuando esta activa esta opción el sistema calcula el descuento
de comisión entres múltiples comisionistas de manera secuencial. Cabe mencionar que el
sistema habilita este campo de manera automática cuando selecciona el campo de Manejo de
Multi-Comisionista.
K. Captura de clientes a través del nombre en documentos: Permitir capturar dentro de algún
modulo del sistema, el nombre del cliente, además de con la clave.
L. Validar RFC de los clientes: Esta opción comprueba, al momento de capturar su catalogo de
clientes, si ese RFC ya ha sido capturado en otro cliente, es decir le ayuda a comprobar si el
registro no se ha duplicado, mostrando una ventana de advertencia.
M. Administrar clientes desde una aplicación externa: Al activar este campo el sistema unificara la
lista de sus clientes, en el catalogo, al momento de realizar la integración de otro sistema de la
línea de control 2000.
N. Validar limite de crédito al capturar documentos Nivel B (Pedidos): Con esta opción al capturar
un pedido el sistema validara el límite de crédito.
O. Considerar documentos Nivel B (Pedidos) al validar el limite de crédito: Con esta opción el
sistema valida el limite de crédito desde el pedido del cliente
A. Estructura clave (NM): Permite agrupar el registro de sus productos por niveles, es decir, si
usted clasifica sus Productos de una manera parecida a la siguiente:
- Producto General
- Producto Mayoreo
-Monitor de 14
-Monitor de 15
Cabe mencionar que el sistema indica por default la estructura 3-3-4, sin embargo el usuario puede modificar
de acuerdo a sus necesidades.
Permitir captura de Decimales (NM): Al elegir esta opción usted puede indicar el numero de decimales
y el tipo de función ya sea redondeo o truncado que manejara en importes, unidades, precios, costos.
Nota: Únicamente usted podrá subir el valor de los decimales.
A. Observaciones por partida: Permite capturar observaciones por cada partida o por cada
aplicación que se cree en un documento.
B. Proponer las Observaciones del Producto: Propone como observación por partida, el contenido
de los comentarios adicionales del producto.
C. Proponer los comentarios Producto-Cliente: Propone manejar observaciones sobre el producto
dentro del cliente.
D. Aplicación Automática de Documentos de Cargo: Si habilita esta opción el sistema, al terminar
de capturar un documento de cargo (Nivel D y naturaleza de Cargo), abre automáticamente el
documento de Cuentas por cobrar para realizar el pago del mismo)
E. Emisión en Línea de Documentos: Esta opción permite al sistema mandar a imprimir el
documento una vez terminada la captura.
F. Captura Rápida de Partidas (Ctrl+F11):Esta opción permite realizar una captura rápida de los
productos en el modulo de facturación, solo debemos introducir la clave y el sistema
automáticamente asignara una pieza del producto a facturar.
G. Actualizar acumulados en línea: Actualiza la información de manera automática.
H. Ajustar IVA de documentos: Ajusta el IVA para evitar la diferencia de centavos en los importes
totales.
I. Cálculos de descuentos acumulados: El descuento que tenga especificado para el documento
se suma con el descuento del producto y el resultado es lo que se multiplica por el precio del
producto.
J. Cálculos de descuentos en cascada: El descuento del documento se aplica primero sobre el
precio del producto, y al resultado se le aplica el descuento del producto.
K. Formato P/Email: Al dar clic al botón, se abrirá un mini explorador en donde podrá elegir el tipo
de formato que necesite o si bien usted creo su propio formato, podrá indicar la ruta
correspondiente, esta ruta se indicara solamente en caso de enviar el documento por correo
electrónico directamente del modulo de facturación.
A. Emisión de documentos a un archivo DIRECTORIO: Aquí el sistema nos da un ruta por default,
en donde se almacenaran los documentos que se impriman en archivo (PDF).
B. Respaldo automático Frecuencia: En este campo le indicara al sistema con que frecuencia
realizara el mantenimiento automático
C. Horas: A que hora se debe realizar el respaldo automático.
D. Minutos: A cuantos minutos se debe realizar el respaldo automático
E. Usuario respalda: Cuando el sistema es monousuario este campo esta inactivo, cuando el
sistema es en red, aquí deberá indicar el nombre de la maquina que se encargara de realizar el
respaldo de la empresa.
F. Directorio: Aquí deberá asignar la ruta en donde se guardar el respaldo automático.
El sistema asigna ambas rutas por defecto, en ambos directorios se almacenaran automáticamente
los archivos XML que recibe (CFD Recibidos) y genera (CFD Generados).
A. Enviar CFDIs en línea: Al activar esta opción nos permite realizar el timbrado en línea, en caso de que
usted prefiera enviar por lotes tendrá que quitar deshabilitar esta opción y activar el tiempo de
Envío/Descarga de CFDIs, este tiempo lo solicita en minutes, posteriormente en el recuadro de
usuarios colocar el nombre del equipo que va a ser el encargo de realizar el envió y la descarga de los
CFDIs.
E Y F.
B. Cancelar CFDIs a través del PAC: Al habilitar esta opción desde el sistema puede cancelar el CFDI.
C. No. de Timbres para Avisar: Esta opción usted la podrá modificar, con esta opción el sistema le avisara
cuando llegue a la cantidad de 5 timbres.
D. PAC Default: Una vez que usted cree la empresa, este botón se habilitara para agregar el PAC.
2.11 Configurar la pestaña de CF2
3. Una vez que realice esta configuración, deberá dar clic en la paloma de color verde al dar clic el
sistema enviara un mensaje que dice DESEA DAR DE ALTA ESTA NUEVA EMPRESA, usted deberá
dar clic en SI.
4.2 Posterior a ello nos mostrara una pantalla en donde deberá indicar:
registro
8. Una vez que realizamos esta configuración, procederá a configurar el tipo de documento.
8.1 Catálogos-Tipos de documentos
8.2 Seleccionar el tipo de documento en este caso para facturar CFDI seleccionara FACI y dará clic en
Modificar registro.
8.3 Una vez dentro del documento:
Una vez que termine de realizar esa configuración deberá dar clic en la paloma de color verde.
9. Una vez que se realiza la configuración en el tipo de documento usted deberá configurar a su cliente en
Catálogos-Clientes le da clic a modificar el cliente y entra a la pestaña de complementos y agregar la
Cta. Contable y la Cta.Anticipos, una vez realizada esta configuración dar clic en la paloma de color
verde.
10. Una vez que se realizo esta configuración deberá entrar a Herramientas y dar clic a la opción que dice
Activar Envió de CFDIs, una vez que activo el envio de CFDIs aparecerá como Desactivar envió de
CFDIs como se muestra en las siguientes imágenes:
10.4 Una vez que firme la factura, automáticamente abrirá el sistema de Conta Fiscal, si el la empresa de
Conta Fiscal tiene contraseña el sistema le pedirá la contraseña, si no, únicamente mostrara la fecha en la que
esta abriendo la empresa de Conta Fiscal y mostrara la poliza contable (para ello usted deberá dar varios clic
en la tecla llamada tabulador que se ubica en su teclado).
10.4 Una vez que visualizo la poliza contable, deberá dar clic en la paloma de color verde y de manera
automática regresara al sistema Administrador 2000.
10.5 Para poder visualizar la factura en XML, deberá dar clic derecho-CFD-Ver-Archivo XML como se muestra
en la siguiente imagen:
10.4.1 Para poder visualizar la factura en PDF deberá dar clic derecho-CFD-Ver-Archivo PDF como se muestra
en la siguiente imagen:
GA`S DE TODOS LOS SISTEMAS GA`S DEL ADMINISTRADOR