Event Orgganizers: 
 
This is an introduction letter to the Moffat County Local Markketing Districtt (LMD) Special Event Funding 
applicatio n for funding. 
on. Please reaad it and referr to it when submitting yo ur application
 
How 
Funding aapplications wwill be evaluatted and rated
d based on fivve primary facctors:   
 Tourism potential 
 Long‐rrange opportu unity for grow
wth  
 Potenttial volume off people the e event will bri ng to Moffat County 
Additionaal factors will contribute to
o the committtee's allocatioon decisions, including butt not limited tto 
the eventt date, whether a timely finnal report waas filed for passt events and
d consideratio
on for other 
similar evvents in Moffaat County.  
 
 
When   
The appliccation has tw
wo cycles. The deadlines are October 311, 2018 and M
March 31 2019
9.  
 
We look fforward to recceiving your aapplication. P
Please return  your completed applicatio
on to: 
 
Tammie TThompson‐Bo ooker, LMD Se ecretary     ttb
booker@marrs‐llc.com 
Moffat Coounty Local M Marketing Disttrict ‐ P.O. Boox 1163, Craigg, CO 81626    
 
LMD Fund ds can be used for event su upport.  Thesse funds cannnot be used fo or capital expenditures.  
 
ADDITION NAL REQUIREM MENT AT YOU UR EVENT: 
On‐site annnouncer ackknowledgeme ent (if event hhas one) 
Banner placement (LM MD will providde the bannerr) 
 
Any changges to the use e of approvedd funding afte er the applicaation has been submitted m must be apprroved 
by the LMMD Board prio or to the even ent director/cchairpersons  responsibility to receive 
nt. It is the eve
approval ffrom the LMD D Board priorr to making th he expenditurre. Failure to do so could rresult in deniaal of 
reimburse ement or dire ect payment ffor expenditu ures. 
 
FINAL REP PORT:  A final report regarrding the even nt will be req uired. Final reeports must bbe completed d and 
submitted d to the LMD Board within n 60 days afte er the event. AAll final reporrts must be suubmitted at leeast 
seven dayys prior to the e LMD Board meeting in order to be co nsidered for tthe agenda. IIt is the 
responsibbility of the evvent chairpersson to preparre and submitt all informattion requested by the LMD D.  
Failure to do so could rresult in denial of reimburrsement for eexpenditures. Events that d do not submit 
complete final reports will not be eligible for future funding.    See the finaal report form m at the end oof this 
applicatio
on.   

 
 LMD EVENT FUNDING APPLICATION 
 
        General Information    Date(s) of Event _________________ 
 
Name of Event _______________________________________  Is this a new event      YES / NO 
Sponsoring 
Organization _________________________________________ If NO, how many 
                Years has event taken place  ________ 
Event Contact 
Person _____________________________________________________ 
 
Daytime 
Phone: _________________________________ Evening Phone: ________________________________ 
 
Email: _______________________________________________________________________________ 
 
Mailing 
Address: _____________________________________________________________________________   
 
What is the estimated attendance percentage?   Local _________________% Visitor_______________% 
 
PROJECTED INCOME & BUDGET INFORMATION 
Please check all of the following elements included in your budget. 
 
Sponsorships (Total Dollars) anticipated $_______________________________________ 
 
Other public funds (what & how much) _____________________________________________________ 
 
______________________________    $_________________________________________ 
 
Other funding: ________________________________________________________________________ 
 
 
Lodging (number of room nights expected) Donated ____________________ Paid __________________ 
 
Attach a budget sheet showing your entire event's detailed budget. You may use your own accounting 
software or provide the budget information using a detailed spreadsheet. This must include all income 
and expenses for the event, not just those related to the management or promotion of the event. 
 
Event Support Amount Requested $_____________________ (if applicable) 
 
By signing below, you signify that you have read the policies and requirements and agree to adhere to 
all requirements. If you do not adhere to all policies and requirements, you agree to forfeit any funding 
allocated by the Moffat County Local Marketing District. 
 
 
Signature of Event Chairperson: ________________________________________ Date:______________ 
       

 
 Detailed Information for event 
 
Attach a description that explains the following: 
 
  1.  Concept of your event 
  2.  Program detail ‐ proposed schedule of events 
  3.  Community benefit and Impact 
  4.  Specific breakdown of requested event support funds  
  5.   Target market 
  6.  Proposed number of rooms nights generated by event 
  7.  Description of a successful outcome for event 
 
 
 
 
Checklist for application 
 
1.   _______  Signed Application page 
2.  _______  Detailed Budget 
3.  _______  Detailed description of event  
4.  _______  Detailed description of how you plan to use the LMD funds 
 
 
 
Applications received after the designated deadline and/or incomplete information will not be 
considered for funding. Any event that has not completed a Final Report from the previous year will not 
be considered for funding. 
 
Be advised that the LMD Board will require a personal presentation regarding this application. The board 
meets on the 3rd Tuesday of each month.  Other special meetings may be called to evaluate and 
manage special event funding.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
FINAL REPORT   (Due as soon as possible after the event, no later than 60 days) 
 
Event: _______________________________________________________________________________ 
 
Printed Name of Event Coordinator: _______________________________________________________ 
 
 
Actual Special Event Expenditures (only LMD grant funds): 
 
Vender         Amount                                     Event Support Expense 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Description of event challenges that were addressed or will need to be addressed: 
 
 
 
 
 
       
ESTIMATED ATTENDANCE 
       
Event Segment      Name      Method of Counting (paid admissions or other) 
                                                                                   
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________ 
 
 
 
 
 
 

 
FINAL REPORT   (page 2) 
 
ESTIMATED OVERALL ATTENDACE COMPARED TO PREVIOUS YEAR (if this applies): 
 
PERCENTAGE: ________________ 
 
ESTIMATED OVERALL ATTENDACE COMPARED TO PREVIOUS YEARS: (if this applies): 
 
Narrative: 
 
 
 
ESTIMATED LODGING GENERATED: 
 
Number of Lodging Nights:_______________   ‐ # donated _________________ # paid ______________ 
 
Include rational for this number: 
 
 
 
 
OTHER IMPORTANT MEASUREMENTS CONCERNING YOUR EVENT (optional): 
 
Narrative: 
 
 
 
 
ADDITIONAL INFORMATION YOU WISH TO SHARE WITH THE COMMUNITY CONCERNING YOUR EVENT: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ATTACH:  Final detailed P & L statement for your event 
 
 
 
 
Event Coordinator Signature: _____________________________________________________________ 
 
Date: ________________________________________________________________________________