Manual

MANUAL DE MONITOREO ESTRATEGICO DEL MCR 2015
CREDITOS
APROBADO POR:
Junta Directiva del MCR
Licda. Alejandra Acuña /Presidente del MCR
Lic. Sergio Montealegre /Vicepresidente del MCR para VIH
Dra. Luz Mercedes Rivera /Vicepresidente del MCR para Malaria
Dra. Ana Isabel Nieto /Secretaria del MCR
PRESENTADO POR
Comisión de Monitoreo Estratégico 2015
Sergio Montealegre, Coordinador de la comisión/Sociedad Civil
Naxalia Zamora/Sociedad civil
Ramón Soto/Sociedad Civil
Lucrecia Castillo/ Cooperación
Oscar Morales/SE-COMISCA
CON EL APOYO DE
Secretariado del MCR
Dra. Rosibel Cruz /Secretaria Técnica de VIH
Dra. Rosa Alvarado /Secretaria Técnica de Malaria
Lic. Ramiro Laínez /Encargado de Comunicaciones
Licda. Olga López /Asistente de la Presidencia del MCR
1
CONTENIDO
Introducción ………………………………………………………………. 3
Objetivos ………………………………………………………………….. 4
Marco Legal ……………………………………………………………….. 4
Marco Conceptual ………………………………………………………... 5
Estructura de Soporte del Monitoreo Estratégico ………………… 16
Sistema de Monitoreo Estratégico …………………………………… 19
Términos de Referencia de la
Comisión de Monitoreo Estratégico ……………………………….. 24
Financiamiento para el Monitoreo Estratégico …………………… 27
Conflicto de Interés ……………………………………………………. 27
2
INTRODUCCIÓN
El cumplimiento de las responsabilidades de Monitoreo Estratégico (ME), es uno de los
criterios de elegibilidad que el Fondo Mundial establece, en sus evaluaciones de
desempeño. El MCR, es responsable, entre otras funciones, de garantizar que los recursos
que el FM entrega en calidad de subvención, sean ejecutados acorde a lo establecido en el
Marco de Desempeño del acuerdo de subvención, lleguen a las poblaciones metas y
cumpla con los indicadores definidos en la subvención. El principio fundamental del
seguimiento estratégico es asegurarse que los recursos se están utilizando de un modo
eficaz y eficiente, en beneficio de las personas afectadas por cualquiera de las 3
enfermedades.
El Fondo Mundial define al monitoreo estratégico, como una de las piedras angulares de la
respuesta en la lucha contra el VIH, la Malaria y la Tuberculosis, de ahí su importancia en
el proceso y modelo de Gestión por desempeño que implementa el FM, en su actual Modelo
de Financiamiento.
Para el efectivo cumplimiento de la función de Monitoreo, es necesario que el MCR,

establezca como premisas, al menos las siguientes actividades:
•Reforzar o introducir subestructuras, responsables directas del monitoreo estratégico
•Reforzar y/o introducir procedimientos y planes para llevar a cabo el monitoreo estratégico.
•Movilizar y gestionar recursos y asistencia técnica para apoyar el ME.
El monitoreo es básico para el Fondo Mundial y otros donantes, es por eso que el MCR,
debe contar no sólo con un manual de monitoreo estratégico, sino con una comisión de
Monitoreo que garanticen el cumplimiento de los compromisos y metas.
El contenido del manual debe integrar el funcionamiento, perfiles, relaciones y

responsabilidades del Sistema de ME, para cualquier subvención.
El documento a continuación, es un orientador en el quehacer del ME, que guía a los

implementadores en el funcionamiento de un sistema propio de verificación para comparar
lo planificado con los resultados en el proceso, en términos específicos.
En su primera parte, el manual presenta un marco conceptual donde se señala la

importancia del Monitoreo Estratégico como responsabilidad regional, el marco legal y la
diferencia entre los conceptos de Monitoreo Estratégico y Monitoreo y Evaluación.
En la segunda parte se presentan los roles, las responsabilidades, los procesos y

procedimientos, las actividades y la normativa de la función. Se incluye, además, el Tablero
de Mando, como la herramienta que facilitará el Monitoreo Estratégico, así como la
estructura de la Comisión de ME y sus funciones.
3
OBJETIVOS
Objetivo General:
Ofrecer al Mecanismo de Coordinación Regional, un documento guía que permita la
conceptualización, la sistematización de procesos, procedimientos y herramientas para
desempeñar la función de Monitoreo Estratégico de las subvenciones otorgadas por el
Fondo Mundial.
Objetivos Específicos:
 Fortalecer los conocimientos sobre Monitoreo Estratégico, según el modelo del FM.
 Proveer los lineamientos para la conformación de la estructura básica y
funcionamiento de la Comisión de Monitoreo Estratégico.
 Describir los procedimientos, actividades, normas e instrumentos de trabajo que
permitan monitorear estratégicamente el grado de cumplimiento la implementación
de los proyectos financiados por el Fondo Mundial.
MARCO LEGAL
El marco legal proporciona las bases sobre las cuales se establece la función del Monitoreo
Estratégico en los Mecanismos de Coordinación de País. Es importante enfatizar que los
criterios de elegibilidad, así como los demás requisitos que se establecen para los MCP en
las solicitudes de subvención, aplican también al MCR.
Para la Región el asidero legal se conforma así:
I. Las Directrices del Fondo Mundial para los Mecanismos de Coordinación de País,
Marco de Evaluación de desempeño -Criterios de Elegibilidad cita: “Requisito 3: Consciente
de la importancia del monitoreo estratégico, el Fondo Mundial exige que todos los MCP
presenten y sigan un plan de monitoreo estratégico para todo el financiamiento que ha
aprobado el Fondo Mundial. Dicho plan debe detallar las actividades de monitoreo
estratégico, así como describir el proceso que utilizará el MCP para incorporar a las partes
interesadas del programa en la monitoreo estratégico, incluidos los miembros y los no
miembros del MCP, en concreto a los sectores constituyentes no gubernamentales y a las
personas que viven con las enfermedades y/o están afectadas por ellas.”
¨El RP y el FM a petición de ambos o por parte del MCR intercambiarán puntos de vista
sobre el progreso del programa, el desempeño de las obligaciones bajo este Acuerdo y el
desempeño de cualquier consultor, contratista o proveedor involucrado en el Programa y
sobre cualquier otra cuestión relacionada con el Programa.”
2. Reglamento Interno del Mecanismo de Coordinación Regional, Art. 8, 27 y 36, funciones

de la Asamblea Plenaria, las Comisiones y Receptores Principales.
4
MARCO CONCEPTUAL. MONITOREO ESTRATÉGICO

Las directrices del Fondo Mundial, establecen 5 funciones principales para el MCR
Funciones principales del MCR.
Dentro de esas funciones, se encuentra el Monitoreo Estratégico, que lo podemos definir

como: “un mecanismo de planificación y administración de proyectos.
Es propiamente dicho, el sistema informativo que se emplea para evaluar el progreso, los
resultados y el impacto del proyecto.
El Monitoreo Estratégico se refiere a la recogida regular, el análisis y el uso de información
seleccionada, a fin de obtener resultados en el marco de desempeño de las subvenciones.
Para facilitar su comprensión, en el marco de las gestiones con el Fondo Mundial, se

establecen algunas ideas claves:
El Monitoreo Estratégico es una responsabilidad regional.

“El principio central del Monitoreo Estratégico, en un proyecto Regional, es asegurar que
los recursos – financieros, humanos y materiales sean usados eficiente y efectivamente
para el beneficio de los países” Así, los MCR, mantienen una perspectiva regional con una
responsabilidad única de coordinar los aspectos de alto nivel gerencial de todas las
donaciones del Fondo Mundial en la región.
El Monitoreo Estratégico es una función legítima del MCR que debe ser apreciada
así por los Receptores Principales
Él ME es una función importante de gobernanza del MCR para garantizar que las
actividades sean ejecutadas según lo previsto, a través de:
a) Proporcionar instrucciones estratégicas a los RP, a efecto de asegurar el cumplimiento
de las políticas y los procedimientos.
b) Establecer controles financieros (por ejemplo, auditorías independientes) y siguiendo las
recomendaciones principales. “Se requiere que el RP mantenga al MCR continuamente
informado sobre el Programa y la gestión del mismo; deberá asimismo hacer llegar al MCR
los informes y la información necesaria y de forma razonable a medida que el MCR lo
requiera”
5
El Monitoreo Estratégico (ME) es diferente del Monitoreo y Evaluación (M&E).

Las actividades de M&E se traducen en actividades concretas de la ejecución del programa
y son responsabilidad propia del Receptor Principal y de los Sub receptores, (enfoque
micro, cotidiano y evaluaciones de impacto u otras).
Por el contrario, el ME se centra en entender la ejecución de los programas a nivel macro.
El énfasis recae en la recogida de información clave, así como en la identificación de
aspectos cruciales que podrían amenazar el éxito del desempeño de las subvenciones.
El Monitoreo Estratégico del MCR se concentra en varias áreas clave
El Monitoreo Estratégico, bajo el enfoque sistémico, se caracteriza por contar con una serie
de entradas, procesos y salidas o resultados. Una descripción gráfica de este enfoque
sistémico es la siguiente:
• Insumos
Proceso • Tablero de Control
• Recursos • Procedimientos
• Recomendaciones
• Datos • Actividades • Plan de Acción
• Indicadores
Entrada Salida
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A partir de ese proceso integral, los productos básicos del Monitoreo Estratégico son:
1. Informes
2. Tablero de Control para facilitar análisis de resultados u otro tipo de instrumento diseñado
para el monitoreo estratégico
3. Recomendaciones al Receptor Principal
4. Plan de Acción y de seguimiento de las acciones definidas por el MCR
Importancia del Monitoreo Estratégico en el marco de subvenciones del Fondo

Mundial
El manejo de información clave y precisa, beneficia y contribuye a la eficiente toma de

decisiones, elemento cada vez más importante en el manejo de subvenciones de cualquier
índole. De la misma manera, ese manejo tan concreto favorece el seguimiento periódico
del progreso en los proyectos. Para el Fondo Mundial, el modelo de financiamiento basado
en desempeño, es un principio fundamental, pues vincula los desembolsos a la consecución
de metas, y sin obviar las calificaciones que otorga a las subvenciones. Para ilustrar, a
continuación, se presenta, la codificación de calificaciones que otorga el FM, así como el
proceso de toma de decisiones1:
1
Guía de Seguimiento y Evaluación, Parte 1, Requisitos, Pág.28
7
El Monitoreo Estratégico es más que imperioso realizarlo oportunamente para cualquier

subvención, pues nos dará información clave para la toma de decisiones oportunas, lo que
abre o cierra posibilidades de recursos con el Fondo Mundial.
Funciones de Monitoreo Estratégico del MCR
a) Ser evidencia expresa de buena gobernanza. El MCR debe funcionar con base a
principios de buena gobernanza, es decir, de manera transparente y responsable. El
Monitoreo Estratégico, es un principio fundamental del buen gobierno y como ya se
expresó, es uno de los seis requisitos de elegibilidad que todos los MCR deben cumplir para
poder optar al financiamiento por el Fondo Mundial.
b) Facilita el análisis del uso y administración de los recursos que el FM, provea para
las subvenciones. El MCR es corresponsable del éxito o del fracaso de la adquisición de
fondos y de garantizar su correcta utilización. El Fondo Mundial es consciente de que todas
las entidades (RP, SR, ALF, y Secretaría Técnica del MCR) trabajan por alcanzar las metas
programáticas. La buena y abierta comunicación entre estos actores es vital para que el
MCR cumpla sus funciones eficazmente.
c) Verificar el desempeño de los RP, así como garantizar que la ejecución de las
subvenciones está cumpliendo con sus objetivos y que los recursos financieros y humanos,
están siendo utilizados de manera eficiente y eficaz.
d) Se centra en la panorámica general, con énfasis en el desempeño, en la rendición

de cuentas y en la eficacia de los RP en la ejecución de las subvenciones.
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PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y NORMAS DEL MONITOREO

ESTRATÉGICO
Los procesos de recolección, procesamiento, análisis, presentación de resultados, plan de

acción y seguimiento, son responsabilidades compartidas entre la Comisión de Monitoreo
Estratégico y la Secretaría Técnica, La idea es contar con un conjunto de personas que
ejecuten todo ese quehacer, apoyado siempre por la Junta Directiva del MCR.
Presentación
Procesamiento
de Resultados
• Secretaría • Comisión
del MCR • Comisión de ME •Comisión de
de ME • Grupo ME y Junta
asesor Directiva
Recolección Análisis
LISTA ESQUEMÁTICA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MONITOREO

ESTRATÉGICO
El Monitoreo Estratégico, conlleva las siguientes fases sucesivas:
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1.Análisis de la Información Estratégica a recolectar

1.Revisión y ajuste de 2.Identificación de Fuentes y 3.Cálculo de Datos a ser
indicadores de ME Responsables de Datos incorporados
2.Procesamiento de la Información Estratégica

2.Verificación de la calidad y consistencia del
1.Ingreso de datos estratégicos consolidados
dato
3.Análisis de la información y Plan de Mejora

1.Identificación de problemas e incorporación
2.Elaboración de recomendaciones
de explicaciones y/o comentarios
4.Presentación del Análisis del Tablero de Control

1.Impresión y distribución del Tablero de
2.Presentación del Tablero de Mando
Mando
5.Elaboración del Plan de Acción y Seguimiento

1.Elaboración del Plan de Acción 2.Seguimiento del Plan de Acción
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PROCESO 1. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ESTRATEGICA RECOLECTADA
Procedimiento 1.1 Revisión y ajuste de indicadores de Monitoreo Estratégico
No. Actividades Responsables Participantes Normas del Proceso
1.1.1 Definir indicadores Comisión de Junta Directiva del 1- Los indicadores programáticos serán
programáticos para el Monitoreo MCR seleccionados, actualizados y/o refrendados
monitoreo estratégico Estratégico Secretaría del anualmente por la comisión de ME del MCR.
1.1.2 Verificar las metas MCR 2- Los indicadores programáticos que serán
1.1.3 Actualizar y ajustar los Miembros del MCR relevantes para el MCR podrán extraerse de
indicadores la tabla de indicadores clave del RP o de la
matriz de indicadores de cada proyecto.
3- Podrán seleccionarse hasta un máximo de 10
indicadores programáticos, incluyendo 3
indicadores de los indicadores clave.
Procedimiento 1.2: Identificación y revisión de fuentes y responsables de datos
1.2.1 Revisar documentos para Comisión de RP, 1. Las fuentes de información para la
identificar las fuentes de Monitoreo Subreceptores, construcción de indicadores, serán documentos
datos que contienen la estratégico Secretaria del oficiales del Fondo Mundial (Informe de avances y
información necesaria MCR otros documentos relevantes).
para el tablero de mando 2. Cada indicador deberá usar la misma fuente
1.2.2 Realizar visitas o de información para facilitar su comparación.
reuniones virtuales al RP o 3. Será indispensable realizar una revisión del
a las instituciones que Plan de Acción del periodo anterior antes de construir
generan información una hoja de ruta.
sobre los indicadores 4. Los RP facilitarán la información necesaria y
1.2.3 Construir una hoja de ruta actualizada para la construcción de los indicadores
para la recopilación de del Tablero de mando
información y 5. Al finalizar las visitas, se elaborará un informe
sistematización del técnico sobre los resultados de la visita.
proceso
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PROCESO 1. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ESTRATEGICA RECOLECTADA

Procedimiento 1.3 Revisión y ajuste de indicadores de ME
1.3.1 Crear archivos auxiliares para la Comisión de Secretaría del Si el indicador que se incorpora esta expresado en
construcción de indicadores ME MCR porcentaje, deberá insertarse un comentario en
estratégicos Junta Directiva donde se explique el numerador y denominador.
1.3.2 del MCR Si la metodología para el cálculo de indicadores
Realizar los cálculos necesarios
cambia en el período de evaluación, el RP deberá
para ser vaciados al tablero de
justificar dicho cambio ante la Comisión de
mando
Monitoreo Estratégico o la Junta directiva del MCR.
Proceso 2. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION ESTRATEGICA
Procedimiento 2.1 Ingreso de datos estratégicos consolidados
2.1.1 Vaciar la información financiera, Comisión de Secretaría del Los documentos que sustentan los datos deben
programática y de gestión en la ME MCR estar ordenados cronológicamente en un archivo a
hoja de “Ingreso de datos” del Junta Directiva fin de facilitar la comprensión de los indicadores.
tablero de mando. del MCR
2.1.2 Documentar la situación actual de
los indicadores, para contar con
insumos en la etapa de análisis.
Procedimiento 2.2 Verificación de la calidad y consistencia del dato
2.2.1 Revisión de los datos ingresados Comisión de Secretaría del De encontrarse inconsistencias en los datos
junto con la Comisión de Monitoreo ME MCR ingresados, será el RP quien dará las
Estratégico para verificar la calidad explicaciones correspondientes.
y la consistencia de los mismos.
2.2.2 Hacer los ajustes y las correcciones
que sean necesarias en los datos de
los tableros
12 1
Proceso 3. PROCESO DE ANALISIS DE LA INFORMACION Y PLAN DE MEJORA

Procedimiento 3.1: Identificación de problemas e Incorporación de explicaciones y/o comentarios
3.1.1 Identificar problemas que pueden Comisión de ME Junta Directiva del De ser necesario investigar el o los problemas,
ser clasificados en: Cuellos de MCR la CME elegirá un responsable y se
botella, Sub ejecuciones, débil Secretaría del establecerá un plazo no mayor de 5 días para
comunicación, baja capacidad de MCR explicar las causas en un informe al conjunto
ejecución o de gestión del RP o de la CME.
SRs, falta de priorización para los La Junta Directiva y la Secretaría del MCR
proyectos, fallas en las facilitarán la coordinación interinstitucional
adquisiciones, inadecuado para la obtención de la información necesaria.
manejo de stock, inadecuada Los responsables elegidos deberán entregar
planificación, etc. un informe de retroalimentación sobre los
3.1.2 Analizar la información obtenida, hallazgos encontrados.
y redactar en conjunto las En las reuniones de análisis de la información
explicaciones pertinentes. se deberá contar con datos del Plan de Acción
3.1.3 Incorporar comentarios y del periodo anterior PUDR y otros informes
explicaciones para los que ayuden al análisis
indicadores en los que se han
observado problemas en el
Tablero de mando.
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Proceso 3. PROCESO DE ANALISIS DE LA INFORMACION Y PLAN DE MEJORA

Procedimiento 3.2 Elaboración de recomendaciones
3.2.1 Discutir y seleccionar opciones de Comisión de ME Secretaría del MCR 1. Todas las personas
recomendaciones para ser presentada a representantes recibirán una copia de
la Asamblea Plenaria del MCR, las hojas del Tablero de mando,
tomando en cuenta las siguientes previa la presentación de los
categorías: resultados.
Problemas que sean 2. Se enviará por correo
relativamente fáciles de resolver y que electrónico una copia a todos los
se puedan referir al RP para su miembros de la Asamblea, al menos
solución; dos días antes de la celebración de la
Problemas que son externos a la Asamblea.
subvención y que requerirán acción por 3. Todas las personas
parte de algunos miembros del MCR representantes participantes habrán
Problemas más serios y que tenido conocimientos previos sobre el
requerirán un trabajo conjunto entre el uso y la utilidad del Tablero de mando
MCR y el RP para solucionarlos, y de las recomendaciones para la
consultando al Gerente de portafolio de toma de decisiones
los programas del Fondo Mundial
3.2.2 Escribir en la Sección
“Recomendaciones” del Tablero de
mando, la recomendación seleccionada
Proceso 4. PRESENTACION DE RESULTADOS
Procedimiento 4.1 Elaboración y distribución del Tablero de Mando
4.1.1 Documentar las gráficas de los Comisión de ME Secretaría del MCR 1. Las recomendaciones deben
indicadores financieros, programáticos y contar con un orden de importancia y
de gestión, de las hojas de resumen, prioridad.
recomendaciones, y acciones 2. Las gráficas presentadas
contenidas en el Tablero de mando deben estar en relación con las
4.1.2 Distribuir el Tablero de mando recomendaciones sugeridas.
14 3
Proceso 5. ELABORACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCION
Procedimiento 5.1: Elaboración del Plan de Acción
No. Actividades Responsable Participantes Normas del Proceso
Revisión de los avances 1. Las recomendaciones deben contar con un
del Plan de Acción del orden de importancia
5.1.1
anterior periodo 2. Las actividades del Plan de Acción deben
(Trimestre) programarse en tiempos oportunos dentro
Analizar las alternativas Coordinador de Asamblea del trimestre y deben se concretas y
de mejora teniendo en la Comisión de Plenaria del MCR factibles.
5.1.2 consideración los Monitoreo 3. Todas las actividades del Plan de Acción
informes de Estratégico del Comisión de deben considerar una persona responsable
retroalimentación. MCR Monitoreo asignado por el MCR, la fecha de ejecución
5.1.3 Seleccionar las acciones Estratégico y la elaboración del informe de
alternativas retroalimentación.
Realizar un Plan de Secretaria Técnica
Acción programando
5.1.4 acciones correctivas con
los responsables
asignados.
Procedimiento 5.2 Seguimiento de Acciones
Dar seguimiento al
5.2.1 cumplimiento de
acciones correctivas
Informar periódicamente 1. Elaborar un informe narrativo consolidado o
de los avances y Asamblea plenaria boletín informativo, tomando en cuenta el
difundirlos en los medios Secretaría del del MCR público meta.
5.2.2
públicos que tuviera MCR 2. Enviar el informe o boletín a publico interno
disponibles, el MCR Junta Directiva y externo
(sitio web)
Elaborar un estado de
5.2.3 avance y propuesta de
próximos pasos
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ESTRUCTURA DE SOPORTE DEL MONITOREO ESTRATÉGICO
La estricta coordinación e interrelación de las unidades organizativas que participan en el
Monitoreo Estratégico, es uno de los requisitos indispensables para que todo su accionar
se desarrolle de una forma efectiva. Es indispensable que tanto la Comisión de ME, la
Secretaria Técnica y el Equipo de Especialistas en ME, conformen una sólida combinación
de trabajo permanente. Para el caso, se sugiere que el equipo de especialistas, sea
supervisado directamente por la Secretaria Técnica y la Comisión de Monitoreo Estratégico.
La representación sugerida a continuación:
Roles y Responsabilidades del Monitoreo Estratégico
1. MCR Asamblea Plenaria

La Asamblea Plenaria del MCR tiene la responsabilidad general del Monitoreo Estratégico,
si bien algunas de las siguientes funciones podrán ser delegadas a la Comisión de
Monitoreo Estratégico, su responsabilidad es:
a) Conocer el estado y evolución de cada subvención a través de informes de la
Comisión de Monitoreo Estratégico.
b) Buscar la aclaración del/de los RP(s) en las cuestiones derivadas de los informes
c) Buscar información agregada a través de visitas in situ, según sea necesario
d) Examinar la información
e) Identificar y comprender los principales éxitos
f) Identificar y comprender las cuestiones clave y cuellos de botella
g) Considerar las recomendaciones de la Comisión de Monitoreo Estratégico
h) Decidir qué acciones deben tomarse para superar los problemas o
entrampamientos, para fortalecer las subvenciones
i) Examinar el Plan de monitoreo estratégico para afrontar los desafíos y las
cuestiones emergentes en el tiempo
j) Garantizar el seguimiento de las acciones identificadas para la resolución de los
problemas.
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k) La Asamblea Plenaria, podrá delegar esta responsabilidad a la Junta Directiva o la

Secretaria Técnica, según lo considere conveniente.
2. Comisión de Monitoreo Estratégico

La Comisión de Monitoreo Estratégico, es una unidad organizativa conformante de la
composición del MCR. Tiene el compromiso de inspeccionar rutinariamente el desempeño
de los RPs en la ejecución de las respectivas subvenciones del Fondo Mundial, la
identificación de aquellas fases en la ejecución del programa que se vuelven lentas o se
entrampan, así como proponer y dar seguimiento a las soluciones para hacer frente a los
obstáculos.
La Comisión de ME. debe estar formada por miembros representantes de al menos 5 de

los países conformantes del MCR, y por al menos, dos miembros por cada uno de los
grupos de trabajo de cada enfermedad (siempre que no exista conflicto de interés), quienes
debieran cumplir al menos los siguientes requisitos:
Experiencia en los temas de M&E (Manejo de indicadores, y análisis de información,
estadística)
De preferencia, con experiencia en el uso de Excel (no indispensable)
Interés en formar parte activa del equipo
En concreto, la Comisión de Monitoreo Estratégico tiene como funciones específicas

a) Coordinar con la Secretaria Técnica, la recopilación de información sobre las
subvenciones, específicamente para lo correspondiente al llenado del Tablero de
Mando o herramienta de monitoreo disponible.
b) Dar seguimiento al llenado del Tablero de Mando o herramienta de monitoreo.
c) Revisar, analizar y recomendar sobre los resultados de los tableros de mando
d) Pedir clarificación de los RP, sobre las cuestiones derivadas de los tableros de
mando o de las revisiones efectuadas en el marco del cumplimiento del plan
operativo del RP.
e) Buscar información adicional a través de visitas in situ, según sea necesario
f) Analizar la información
g) Identificar los problemas clave y cuellos de botella
h) Dar recomendaciones a la Asamblea Plenaria del MCR
i) Presentar el tablero de Mando y otros informes de seguimiento, con
Recomendaciones al MCR
j) Dar seguimiento a las decisiones del MCR en pleno sobre las acciones necesarias
k) Solicitar cuando sea necesario, el apoyo de otras instancias que ayuden al análisis
de la información (Ej.: ALF, SR, contrapartes técnicas, etc.)
l) Solicitar ayuda de expertos o asistencia técnica específica para la resolución de
ciertos problemas o cuellos de botella en apoyo al RP.
m) Desarrollar un plan de trabajo anual que incluya:
1. Desarrollo de los tableros de mando y fechas de informes a la Secretaria Técnica
2. Periodicidad de reuniones,
3. Presentación de la herramienta al MCR
4. Visitas de campo con sus respectivos objetivos
5. Estrategia de difusión de resultados del monitoreo estratégico (sitio web, boletines,
correo electrónico) en coordinación con la Secretaria Técnica
6. Elaboración de Presupuesto para actividades.
n) Dar seguimiento a las medidas correctivas establecidas/acordadas en el MCR
o) Difundir e informar, en coordinación con la Secretaria Técnica, sobre el progreso de
la ejecución de las actividades correctivas planificadas referidas al ME
17 1
p) Mantener un archivo que documente la participación y el contenido de las reuniones,

el proceso y las acciones.
3. Secretaría Técnica
La Secretaría Técnica ejerce un rol sustancial en el apoyo a las funciones de la Comisión
de ME y del MCR.
A través de la Secretaria Técnica se desarrollan las siguientes funciones:
a) Asegurar la comunicación efectiva entre la CME, RP y SR, en torno a las

subvenciones del Fondo Mundial.
b) Proporcionar la logística para las visitas de campo de los miembros de la Comisión
de Monitoreo Estratégico
c) Participar en las reuniones de la Comisión de Monitoreo Estratégico para el
seguimiento y registro de información correspondiente a temas que necesiten
evidenciarse en los Tableros de Mando
d) Asegurar que los tableros de mando estén actualizados, así como otros informes de
rendición de cuentas, se distribuyan a todos los Miembros del MCR, por lo menos 5
días antes de la celebración de las reuniones plenarias
e) Gestionar la comunicación de los resultados de la subvención al público, incluyendo
el mantenimiento del sitio Web MCR, que contenga la documentación de los
procesos y resultados del ME.
f) Recopilar, sistematizar y almacenar la información necesaria para el funcionamiento
del Comité de Monitoreo Estratégico
g) Distribuir oportunamente toda la documentación, que incluye tableros de mando y
otros informes, a la CME.
h) Asegurar que los RP brinden la información completa en tiempo y forma para el
llenado de los tableros, así como otros documentos a solicitud del MCR
i) Verificar la calidad del dato y del rellenado completo de los tableros de mando,
previo a la revisión de la CME.
j) Tomar nota, distribuir y archivar minutas de las reuniones tanto de la CME, como
las del MCR en relación al ME., el perfil de integrantes), así como las funciones del
o la Coordinador/a.
k) Establecer procesos y periodos de renovación (un año, dos, etc.)
l) Llevar a cabo otras actividades que la junta directiva defina para apoyar el ME de
las subvenciones
4. Receptor Principal
El RP es responsable de hacer el seguimiento operativo y la evaluación interna de su
subvención. Además, debe cumplir las siguientes funciones:
a) Recibe informes de los sub-receptores (SR) si los hubiera.
b) Verifica y analiza los datos para garantizar la integridad, exactitud y calidad. El RP,
luego completa el informe de avances y la Solicitud de Desembolso (PU/DR), el cual
es remitido al ALF, dentro de los 45 días siguientes al final del período del informe.
Al firmar el acuerdo de subvención del Fondo Mundial, el RP se compromete a
apoyar el papel de Monitoreo Estratégico del MCR.
c) Cooperar con el MCR y el Fondo Mundial y estar a disposición de reunirse
periódicamente con el MCR.
d) Presentar al MCR, a su requerimiento, una copia de los informes y material
relacionados con la subvención, para fines informativos.
18 2
e) Asistir al MCR en la preparación de cualquier solicitud de continuación del

financiamiento. El RP entiende que el Fondo Mundial puede, a su sola discreción,
compartir cualquier información sobre el programa con el MCR.
Así, el vínculo de un RP en relación al MCR para el ME, consiste en:
a. Facilitar periódicamente al MCR, a la Comisión de Monitoreo Estratégico y a la

Secretaria Técnica, los datos e informes necesarios para la elaboración del o los tableros
de mando.
b. Presentar al MCR, copias de todos los documentos importantes (incluyendo los
acuerdos de subvención, cartas de ejecución, informes de auditoría, etc.)
c. Proporcionar información al MCR, previa solicitud, sobre cuestiones concretas
d. Ayudar al MCR a organizar y llevar a cabo visitas de terreno para el ME.
5. Sub Receptor
Tanto el/los SR, como el RP, son responsables de la ejecución directa de las subvenciones.
Cada SR tiene una relación contractual con un RP para alcanzar determinados objetivos
programáticos. El papel del SR en el ME del MCR consiste en:
a) Presentar los datos de forma periódica y puntualmente a su RP
b) Proporcionar información para el MCR, previa solicitud, sobre cuestiones
específicas.
c) Participar en reuniones del MCR, bajo solicitud de este o del RP si fuese necesario
y previa invitación de la Secretaria Técnica.
SISTEMA DE MONITOREO ESTRATÉGICO-INSTRUMENTO DE USO

1. Tablero de Mando
La herramienta que facilitará el Monitoreo Estratégico al MCR es el “Tablero de Mando”.
Este instrumento sirve para que la Comisión de Monitoreo Estratégico recopile información
relacionada con el avance de los indicadores programáticos, financieros y de gestión del
proyecto, y la presente a los/las miembros del MCR para facilitarles el análisis estratégico
y la toma oportuna de decisiones.
El Tablero de Mando permite a los Miembros del MCR, monitorear en forma objetiva y
estratégica los resultados, avances y logros en la gestión y provisión de servicios. Permite,
además, identificar oportunamente las desviaciones entre las metas y la ejecución de los
indicadores programáticos, financieros y de gestión del proyecto, lo que facilita las
reorientaciones y ajustes necesarios para mejorar la gestión, particularmente cuando las
acciones necesarias están fuera del alcance del RP y necesitan el apoyo del MCR.
La Comisión de Monitoreo Estratégico tiene la responsabilidad de actualizar y presentar

esta herramienta al MCR, en coordinación con el RP, la Secretaria Técnica del MCR y las
Instituciones relacionadas con el proyecto.
Los niveles de captura para elaborar el Tablero de Mando, corresponden a:
19 3
El Tablero de mando es una aplicación en Excel diseñada para facilitar el ingreso de

información, la presentación de gráficos, así como la edición e impresión de hojas. Utiliza
hipervínculos para simplificar la conexión entre sus hojas.
El Fondo Mundial provee la opción de descargar la aplicación desde su sitio Web, en la

opción herramientas: http://www.theglobalfund.org/en/ccm/oversight
Al ingresar al sitio Web, hay opciones para descargar la herramienta genérica en diferentes
idiomas, incluido el español.
Al descargar la aplicación, inicialmente, el usuario accede a una pantalla con tres opciones
así:
En cada uno de los segmentos identificados por colores se encuentra:
En color azul, Información General: en este menú se debe ingresar en detalle, la
Información general de la Subvención, así como la hoja de ingreso de datos.
En color rojo, Indicadores: permite ingresar en las hojas donde se presentan las gráficas de
los indicadores financieros, programáticos y de gestión, así como en las hojas del resumen
de indicadores.
En color verde, Informes: facilita el acceso a las hojas de recomendaciones y a las acciones
consideradas por el MCR.
20
4
Para el adecuado uso del Tablero de Control se ha diseñado un Manual del usuario, al cual
se puede acceder, en el siguiente link: CCM_SetUpMaintenance_Guide_es.pdf
2. Indicadores para el Monitoreo Estratégico

Para el análisis estratégico, se consideran, tres tipos de indicadores:
• Financieros, tal y como lo indica, son todos los referidos a aspectos, puramente
financieros, es decir, manejo y administración de recursos financieros: Presupuesto,
desembolsos, gastos, etc.
• De Gestión: Es lo referido a asumir y ejercer responsabilidades sobre determinadas
actividades en el quehacer de la subvención. Para el caso, cumplimiento de acciones
precedentes, puestos directivos, compras de medicamentos, etc.
• Programáticos: Son los que reflejan la consecuencia de las acciones. Se concentran
principalmente en aportes, procesos y efectos útiles, y pueden utilizarse para hacer un
rastreo del progreso de la implementación de programas.
3. Fuentes de Información
Las fuentes de información que se sugieren para la Comisión de Monitoreo Estratégico, a
fin de centrarse en la información específica son:
a. Documentos clave de Receptores Principales: - Programa de los planes de trabajo

y los presupuestos - Informes de seguimiento y evaluación de los planes de trabajo -
Informes de adquisición y suministro de los planes de gestión - Actualizaciones del
programa y las solicitudes de desembolso (PU/DR), presentado por los RPs a la Secretaría
del Fondo Mundial - Los resultados de la auditoría anual del RP - Informe Financiero Anual
del RP
b. Los resultados de la visita de supervisión de campo
c. Información adicional (además de los informes regulares) emitida por el RP, en
respuesta a una petición específica de la Comisión de Monitoreo Estratégico
d. Información / observaciones y comentarios recibidos desde el Gerente de Portafolio
e. La información y los documentos de las subvenciones y subreceptores
f. Otros documentos del Fondo Mundial - Informe de Desempeño de la Subvención -
GPR - Grant Score Card - Cartas de los gestores del Fondo Mundial y cualquier otro tipo
de correspondencia de la Secretaría del Fondo. - Minutas de Reuniones de trabajo con el
personal del Recipiente Principal, los sub Recipientes y el ALF - Otras fuentes disponibles
Se deberá elaborar una matriz de indicadores clave para monitorear las subvenciones que
permita medir de forma eficaz el desempeño del Receptor Principal.
Estos indicadores serán elaborados o revisados anualmente y serán parte del Plan de
Monitoreo Estratégico.
4. Análisis y reportes
La Comisión de Monitoreo Estratégico (CME) analizará la información presentada por el RP

y hará las correspondientes recomendaciones al MCR, también podrá determinar las
cuestiones que debe aclarar el RP, en tal sentido, se podrán celebrar reuniones para
obtener más información sobre temas específicos y así proporcionar el acatamiento de las
recomendaciones que hubieren surgido. Un resumen ejecutivo sería aconsejable y muy
provechoso para el MCR en pleno
21 5
5. Toma de decisiones y seguimiento
Después del análisis y las observaciones de la Comisión de Monitoreo Estratégico, se

presenta el Tablero de Mando al MCR, incluidas las recomendaciones que hubieren
surgido. Durante la reunión del MCR, los miembros de la Comisión, presentan el Tablero
de Mando, señalando oportunamente, los problemas, estancamientos o dificultades
identificadas y todas las acciones correctivas que se proponen, en forma de
recomendaciones. El MCR, en pleno, debe revisar el informe, tomando en consideración
las recomendaciones de la Comisión de Monitoreo Estratégico, para tomar decisiones y
acciones a poner en marcha. Las decisiones que se tomen, así como la aprobación de un
Plan de trabajo, deben quedar reflejadas en la minuta de la reunión plenaria del MCR.
6. Comunicaciones
La Comisión de Monitoreo Estratégico, informará sobre sus acciones y los resultados al

MCR en cada reunión ordinaria. La Secretaría Técnica, proporcionará un Resumen
Ejecutivo de los hallazgos del ME, a cada miembro del MCR, previa a la reunión plenaria.
El equipo de Especialistas de ME, deberá recoger en cada sesión de trabajo de la Comisión,
una minuta, en la que se tome nota de la participación y de lo acontecido, incluidos los
debates.
Todas las minutas, de la Comisión de ME, serán archivadas convenientemente por la
Secretaría Técnica.
De acuerdo con el principio de transparencia del Fondo Mundial, el trabajo de la Comisión

de Monitoreo Estratégico estará disponible para todos los actores interesados, miembros y
no miembros del MCR. Los Tableros de Mando de las Subvenciones, también podrían
considerarse herramientas ejecutivas y públicas de comunicación. Sin embargo, serán los
miembros del MCR, quienes tomen las decisiones respectivas sobre la confidencialidad de
la comunicación informal.
7. Visitas de Campo
Como parte del proceso de Monitoreo Estratégico, la Comisión de ME e invitados
especiales, visitarán, de ser posible, periódicamente las zonas geográficas en donde se
estén ejecutando actividades del proyecto, por parte del RP o de los Sub Receptores. Estas
visitas no son de gestión ni de "auditoría", responsabilidades respectivas del RP y del ALF,
y serán coordinadas a través de la Secretaría Técnica. Los objetivos de las visitas de campo
son las siguientes:
 Proporcionar a los miembros del MCR, la oportunidad de aprender sobre los éxitos
y desafíos de la ejecución.
 Facilitar al MCR, una mejor comprensión de la ejecución en las zonas de ejecución
de la subvención y ayudarle a entender los detalles de la ejecución diaria del
programa.
 Buscar información adicional sobre temas específicos que puedan haber surgido
durante el proceso de revisión del Tablero de Mando, a fin de que el MCR pueda
tomar decisiones apropiadas.
22
6
 Verificar y validar algunos de los datos reportados por el RP

 Para dar seguimiento a las decisiones tomadas por el MCR.
Las pautas recomendadas para la realización de las visitas de Monitoreo Estratégico sobre
el terreno son los siguientes:
 Las visitas de campo se pueden realizar de manera rutinaria o cuando sea

necesario.
 Las visitas regulares de campo se llevan a cabo periódicamente para visitar al RP,
o al SR. Por ejemplo, trimestre o anualmente.
 Las visitas de investigación de campo se llevan a cabo cuando sea necesario, por
ejemplo, cuando el MCR y su Comisión de Monitoreo Estratégico hubieren
identificado una situación que merezca atención o se haya considerado un potencial
problema, para cuya resolución se necesita investigar más sobre el asunto.
Composición del equipo de visita de campo:
 Los miembros del MCR, como de la Comisión de ME y secretaría del MCR. Los
expertos técnicos también podrán ser invitados a unirse al equipo con el fin de
proporcionar más información técnica o análisis de temas específicos (por ejemplo,
adquisición y gestión de productos farmacéuticos).
 Pueden establecerse equipos múltiples, si bien es aconsejable que éstos no sean
de más de 4 personas.
 La composición de los equipos de investigación de visitas de campo debe
determinarse de acuerdo con los temas identificados por el MCR.
 Cualquier miembro del MCR puede llevar a cabo estas visitas sobre el terreno, sin
embargo, la adhesión del MCR, a la política de conflictos de interés es esencial para
poder formar parte de actividades de Monitoreo Estratégico.
La planificación de las visitas:
 La Secretaría Técnica coordinará las visitas de campo con los RPs y SR´s. Esto
permitirá que el personal del RP/SR pueda prepararse adecuadamente para recibir
a la visita y asegurar su disponibilidad y la existencia de los datos solicitados por el
MCR o por la Comisión de ME.
 El RP debe ofrecer un ambiente favorable para que el MCR pueda llevar a cabo las
visitas de campo a las diferentes zonas geográficas que considere oportunas y
necesarias.
 En la etapa de preparación de las visitas, la Comisión de ME, debe seleccionar las

zonas a visitar, así como el establecimiento del itinerario a fin de hacer un uso
racional de los recursos y del tiempo.
 La selección de las zonas a visitar, podrá ser determinada por la naturaleza del
problema específico que estén investigando.
 La Comisión de Monitoreo Estratégico de manera conjunta con la Junta Directiva

del MCR, deben establecer límites de tiempo para la visita y evitar hacer demandas
excesivas de tiempo sobre el RP/SR, a fin de no interferir en las rutinas normales.
237
Esto requiere una planificación cuidadosa para garantizar que se aborden

exclusivamente, cuestiones fundamentales.
Preparación de las visitas:

Previo a las visitas la Comisión de ME, deberán revisar los siguientes documentos:
 Grant Performance Report
 Resumen del Informe de Progreso, solicitud de fondos (PU/DR), Plan de trabajo.
 Presupuesto anual
 Tablero de Mando
 Los datos estadísticos sobre el componente (VIH / SIDA, la tuberculosis y/o la
malaria) en la zona que se visita.
 Correspondencia con RP
 Lista de SR
 Acuerdos con los Subreceptores (el acuerdo con el RP / contrato con SR), junto con
las metas, indicadores, planes de trabajo y presupuestos detallados o calendario de
presentación y los tipos de los informes presentados por los sub-receptores
 El Plan anual de desembolsos del RP al SR
Durante la visita de campo:

El equipo de campo del MCR, debe evitar pedir la información que ya está disponible en los
sistemas de información existentes, tales como el tablero de Mando, a menos que las
consultas sean para su confirmación o validación.
Los equipos que realizan la visita a las diferentes zonas, utilizarán un formulario
estandarizado para asegurar que las áreas pertinentes están siendo abordadas y la
información se recoge de manera sistemática y eficiente.
Después de la visita de campo:

Después de las visitas de campo, el equipo de la misión deberá redactar un breve informe
a la junta directiva del MCR. Los miembros del equipo, deben revisar los informes y formular
las recomendaciones necesarias para el pleno del MCR en su próxima reunión plenaria, así
como al RP/SR visitado.
TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA COMISIÓN DE MONITOREO

ESTRATÉGICO.
1. Objetivos
A pesar que la supervisión de la subvención es responsabilidad de todo el MCR, y todos
los miembros pueden proporcionarla, no es práctico tener a todos los miembros haciéndolo.
Por lo tanto, se considera más efectivo, la creación de una Comisión de Monitoreo
Estratégico, misma que se encargará de realizar ese trabajo.
La Comisión de ME examina los progresos en la subvención, aclara las ambigüedades de

datos, identifica y diagnostica los problemas, y recomienda las acciones de seguimiento a
la asamblea del MCR.
2. Composición de la Comisión de Monitoreo Estratégico

Los miembros deben representar a diversos países y sectores, a fin de garantizar la efectiva
representatividad del MCR en el Comité.
24 8
El equipo cuenta con un responsable que fungirá como Coordinador, quien será designado
por elección de los miembros de la Comisión de ME.
La Asamblea Plenaria del MCR, podrá nombrar a personas miembros del MCR, de
cualquiera de los países, componentes y sectores representados, buscando la mayor
representatividad posible dentro de la Comisión de ME y siempre teniendo en cuenta las
indicaciones determinadas por la política de gestión de conflictos de interés del MCR.
3. Perfil o experiencia requerida para el monitoreo estratégico:

El órgano de monitoreo estratégico tiene acceso a las siguientes competencias clave: (i)
gestión financiera; (ii) conocimientos específicos de cada enfermedad; (iii) gestión de
adquisiciones y suministros; y (iv) gestión de programa.
4. Elegibilidad
Los miembros del MCR, propietarios, suplentes o representantes que no representen a un
RP o SR, son elegibles para servir en la Comisión de Monitoreo Estratégico. Lo anterior, a
fin de evitar situaciones de conflicto de interés real o percibido.
El órgano de monitoreo estratégico debe estar compuesto por poblaciones clave afectadas
y representante/s de personas que viven con las enfermedades o están afectadas por ellas.
5. Elección, perfil y las principales tareas del Coordinador y equipo de Monitoreo

Estratégico.
5.1 Procedimientos de Elección

Anualmente en la Reunión Plenaria del MCR, se estarán ratificando o nominando a los
miembros de la comisión de Monitoreo Estratégico, según las subvenciones del FM
vigentes.
El/la Coordinador/a de la Comisión de ME será elegido/a por los miembros de la Comisión,

por mayoría simple, ya sea durante la reunión plenaria anual o durante la primera reunión
de la recién creada CME.
5.2 Perfil del/la Coordinador/a de la CME

 Habilidades de coordinación e interpersonales
 Habilidades en planificación y presupuesto
 Contar con conocimiento completo de los procesos y mecanismos de las
subvenciones del Fondo Mundial
 Estar exento/a de conflicto de interés.
 Utilización correcta de Microsoft office especialmente Excel y medios de
comunicación electrónicos internet.
5.3 Principales tareas del/de la Coordinador/a de la CME

 Responsable de la presentación de las recomendaciones emanadas de la CME al
MCR (a través de tableros de mando, hallazgos durante las visitas de campo, etc.)
 Responsable de representar a la CME, ante la Asamblea Plenaria del MCR y ante
la Junta Directiva.
 Responsable, con el apoyo de la Secretaría Técnica del MCR, de convocar a las
reuniones ordinarias y extraordinarias relacionadas con la CME.
 Responsable, con el apoyo de la Secretaría Técnica del MCR y de la CME de
garantizar la preparación de un plan de trabajo anual presupuestado para las
actividades de Monitoreo Estratégico.
25 9
5.4 Tareas del equipo de Monitoreo Estratégico

 Recopilar y analizar la información pertinente,
 Lleva a cabo visitas de supervisión a las oficinas centrales, divisiones,
departamentos y otras unidades estructurales del RP/SR y sus socios que
implementan el Programa de las subvenciones del Fondo Mundial
 Se reúne con altos funcionarios de los RPs/SRs y sus socios que implementan el
programa de la subvención del Fondo Mundial, así como con los representantes de
los grupos destinatarios, los beneficiarios de los programas financiados a través de
las subvenciones del Fondo Mundial.
 Identifica desafíos transversales, lecciones aprendidas y mejores prácticas a través
de las donaciones.
 Investiga y verifica la información sobre cualquier signo de dificultad referida al
rendimiento y apoya la resolución de problemas por parte de los esfuerzos de
revisión y verificación de los informes:
a. Los informes de progreso y otros documentos de subvención el desempeño;
b. Los informes de evaluación del ALF, que consisten en informes periódicos de
situación, informes financieros, informes de contratación, informes de gestión de recursos
humanos, encuestas de beneficiarios, y otros informes especiales;
c. Problemas presentados por los denunciantes;
d. Otras cuestiones que se especifican.
 Lleva a cabo reuniones y / o visitas de campo a fin de recopilar información y verificar
los hallazgos de los informes anteriores cuando sea necesario.
 Presenta las recomendaciones de los resultados de esos exámenes, reuniones y
visitas al MCR.
 Lleva a cabo acciones que le sean asignadas por el MCR para apoyar la resolución
de problemas.
 Supervisa las medidas de seguimiento por parte de todas las partes interesadas
para hacer frente a los resultados.
6. Plan de Trabajo y Presupuesto

Con apoyo de la Secretaría Técnica del MCR, la CME preparará un plan anual de Monitoreo
Estratégico, así como un presupuesto consolidado para la ejecución de sus actividades muy
propias del ME y lo presenta al MCR para su aprobación y consiguiente incorporación al
Presupuesto General Consolidado del MCR. Una vez aprobado este último, se presenta al
FM para la obtención del financiamiento correspondiente.
7. Reuniones
La Comisión de Monitoreo Estratégico se reunirá al menos una vez por trimestre ya sea de
manera presencial o virtual, Estas reuniones se celebrarán en los días previos a la reunión
del MCR. Los Tableros de Mando, se actualizan una vez cada seis meses, y con la misma
periodicidad, se deben presentar, por parte de la Comisión de Monitoreo Estratégico, al
MCR. Estas reuniones pudieran realizarse con mayor regularidad durante el proceso de
elaboración de propuestas.
La Comisión de ME opera por simple mayoría de votos. El quórum para las reuniones del
Comité será la mitad más uno de sus membresías.
2610
Según sea necesario, Miembros de las otras Comisiones de trabajo, Recursos, Información
Estratégica, Políticas, etc., serán llevados a prestar asistencia a la CME.
Las actas detalladas de todas las reuniones de la CME serán compartidas por correo
electrónico con todo el MCR. La CME, puede a consideración, invitar a la Secretaría Técnica
a participar en sus reuniones de trabajo.
Financiamiento de las actividades de la Comisión de Monitoreo

Estratégico
El presupuesto del MCR, debe dar cobertura a las actividades referidas al Monitoreo, y en
consecuencia a las de la CME. La lista de las partidas de gastos que deben cubrirse en el
marco de estas, debe ser aprobada en la reunión del MCR en general.
El presupuesto anual para actividades de Monitoreo se desarrolla conjuntamente por los

miembros autorizados de la CME y la Secretaría Técnica del MCR, basados en el plan de
trabajo y un calendario que han sido aprobados en la reunión plenaria anual del MCR.
Un Informe sobre el rendimiento del presupuesto se presenta anualmente por un miembro

autorizado de la CME o la Junta Directiva en reunión plenaria del MCR.
Conflictos de interés
El potencial de conflicto de interés entre los miembros de la Comisión de Monitoreo
Estratégico puede ser considerable debido a que los miembros del MCR probablemente
incluyen ejecutores de la subvención del Fondo Mundial. Los miembros de la Comisión
están obligados a seguir los procedimientos de identificación, declaración, documentación
y gestión de conflictos de interés de la política del MCR.
Los conflictos de interés pueden presentarse cuando los receptores de los fondos participan
en monitoreo estratégico. Para evitar conflicto de interés en el proceso de monitoreo, los
miembros de la Comisión no deben estar afiliados a ninguna organización responsable de
ejecución (Receptor Principal o Sub Receptor).
El presente documento podrá ser revisado y actualizado a solicitud de los miembros del
MCR o de la comisión de Monitoreo Estratégico.
2711

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MANUAL DE MONITOREO ESTRATEGICO DEL MCR 2015

Marco Legal ……………………………………………………………….. 4

Marco Conceptual ………………………………………………………... 5

Estructura de Soporte del Monitoreo Estratégico ………………… 16

Sistema de Monitoreo Estratégico …………………………………… 19

Comisión de Monitoreo Estratégico ……………………………….. 24

Financiamiento para el Monitoreo Estratégico …………………… 27

Conflicto de Interés ……………………………………………………. 27

Para el efectivo cumplimiento de la función de Monitoreo, es necesario que el MCR,

El contenido del manual debe integrar el funcionamiento, perfiles, relaciones y

El documento a continuación, es un orientador en el quehacer del ME, que guía a los

En su primera parte, el manual presenta un marco conceptual donde se señala la

En la segunda parte se presentan los roles, las responsabilidades, los procesos y

Para la Región el asidero legal se conforma así:

2. Reglamento Interno del Mecanismo de Coordinación Regional, Art. 8, 27 y 36, funciones

MARCO CONCEPTUAL. MONITOREO ESTRATÉGICO

Funciones principales del MCR.

Dentro de esas funciones, se encuentra el Monitoreo Estratégico, que lo podemos definir

Para facilitar su comprensión, en el marco de las gestiones con el Fondo Mundial, se

El Monitoreo Estratégico es una responsabilidad regional.

El Monitoreo Estratégico (ME) es diferente del Monitoreo y Evaluación (M&E).

El Monitoreo Estratégico del MCR se concentra en varias áreas clave

Importancia del Monitoreo Estratégico en el marco de subvenciones del Fondo

El manejo de información clave y precisa, beneficia y contribuye a la eficiente toma de

El Monitoreo Estratégico es más que imperioso realizarlo oportunamente para cualquier

Funciones de Monitoreo Estratégico del MCR

d) Se centra en la panorámica general, con énfasis en el desempeño, en la rendición

PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y NORMAS DEL MONITOREO

Los procesos de recolección, procesamiento, análisis, presentación de resultados, plan de

LISTA ESQUEMÁTICA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MONITOREO

El Monitoreo Estratégico, conlleva las siguientes fases sucesivas:

1.Análisis de la Información Estratégica a recolectar

2.Procesamiento de la Información Estratégica

3.Análisis de la información y Plan de Mejora

4.Presentación del Análisis del Tablero de Control

5.Elaboración del Plan de Acción y Seguimiento

PROCESO 1. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ESTRATEGICA RECOLECTADA

Proceso 3. PROCESO DE ANALISIS DE LA INFORMACION Y PLAN DE MEJORA

Proceso 3. PROCESO DE ANALISIS DE LA INFORMACION Y PLAN DE MEJORA

Roles y Responsabilidades del Monitoreo Estratégico

1. MCR Asamblea Plenaria

k) La Asamblea Plenaria, podrá delegar esta responsabilidad a la Junta Directiva o la

2. Comisión de Monitoreo Estratégico

La Comisión de ME. debe estar formada por miembros representantes de al menos 5 de

En concreto, la Comisión de Monitoreo Estratégico tiene como funciones específicas

p) Mantener un archivo que documente la participación y el contenido de las reuniones,

A través de la Secretaria Técnica se desarrollan las siguientes funciones:

a) Asegurar la comunicación efectiva entre la CME, RP y SR, en torno a las

e) Asistir al MCR en la preparación de cualquier solicitud de continuación del

Así, el vínculo de un RP en relación al MCR para el ME, consiste en:

a. Facilitar periódicamente al MCR, a la Comisión de Monitoreo Estratégico y a la

SISTEMA DE MONITOREO ESTRATÉGICO-INSTRUMENTO DE USO

La Comisión de Monitoreo Estratégico tiene la responsabilidad de actualizar y presentar

Los niveles de captura para elaborar el Tablero de Mando, corresponden a:

El Tablero de mando es una aplicación en Excel diseñada para facilitar el ingreso de

El Fondo Mundial provee la opción de descargar la aplicación desde su sitio Web, en la

2. Indicadores para el Monitoreo Estratégico

a. Documentos clave de Receptores Principales: - Programa de los planes de trabajo

La Comisión de Monitoreo Estratégico (CME) analizará la información presentada por el RP

5. Toma de decisiones y seguimiento

Después del análisis y las observaciones de la Comisión de Monitoreo Estratégico, se

La Comisión de Monitoreo Estratégico, informará sobre sus acciones y los resultados al

De acuerdo con el principio de transparencia del Fondo Mundial, el trabajo de la Comisión

 Verificar y validar algunos de los datos reportados por el RP