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MODELO DE SISTEMAS VIABLES (MSV)

El MSV fue creado por Stafford Beer con la participación directa e indirecta de muchos autores con
el propósito de entregar una alternativa científica real para el estudio de organizaciones de
actividad humana, bajo la premisa de cumplir con la condición de sostener su viabilidad como
único requisito.

El MSV y el lenguaje de la cibernética de gestión que le da soporte, son útiles herramientas que
ayudan a los miembros de una organización a tomar un punto de vista sistémico de sus procesos
de comunicación. Una comprensión de la organización como un todo integrado es una poderosa
plataforma para diferentes clases de cambio. Las herramientas de modelado definen una
estructura subyacente de comunicaciones en apoyo de la viabilidad, al mismo tiempo que
proporciona una valiosa plantilla tanto para el diseño estructural organizativo como para el diseño
de su arquitectura estratégica.

Siendo recursivo por naturaleza, el MSV tiene la ventaja de ser flexible hasta el punto de que
nuevas unidades estratégicas de negocio pueden ser insertadas fácilmente dentro de un particular
nivel de recursividad, sin que eso suponga cambios dramáticas en las estructuras envolventes; y
robusto al tener una focalización a largo plazo que está enraizada en cada una de las identidades
de la organización; por tanto, las estructuras integradas que están basadas en el MSV evolucionan
con el tiempo, mientras la organización permanece continuamente a tono con su entorno y sus
necesidades operacionales, en lugar de ser víctimas de cambios radicales y discontinuos.

El MSV postula una organización recursiva. Esto significa que los sistemas viables o autónomos
deben estar en sí compuestos por sistemas viables o 20 autónomos, cada uno preocupado por su
propio desarrollo. Así los responsables de la administración, en cada nivel de la organización,
definen sus políticas a través de las tareas a implementar actividades primarias en forma
autónoma, pero cohesionados estructuralmente. Como ejemplo, la cascada de niveles de
autonomía desplegados en una universidad desde la Institución, la cual contiene a sus facultades y
escuelas, las que a su vez acogen departamentos académicos, para culminar con la actividad
académica, todos desarrollando con autonomía su quehacer, representa un buen ejemplo de
recursividad organizacional.

A continuación véase la grafico N° 04 en el cual se muestra el modelo de sistemas viables


Fuente: Pérez Ríos José (2008). Aplicación de la cibernética organizacional al estudio de la
viabilidad de las organizaciones.

Para garantizar la viabilidad, el MSV se basa en tres pilares fundamentales:

Principio de recursión

Ley de la variedad requerida

Existencia de cinco funciones o subsistemas

El cumplimiento de las condiciones necesarias y suficientes para asegurar la viabilidad de una


organización pasa por la existencia en la organización objeto de estudio de las funciones o
subsistemas que la teoría desarrollada en el MSV identifica como imprescindibles.

Una unidad autónoma (o sistema viable) necesita tener cinco sistemas claves posicionados, si
quiere operar eficazmente en su entorno. Estos son: Implementación, Coordinación, Control,
Inteligencia y Política. A continuación se muestra una descripción de la naturaleza y el propósito
de cada una de estos diferentes sistemas.

a) Sistema 1: Implementación.
Son llamadas también actividades primarias, las cuales son responsables de elaborar los
productos o servicios implícitos en la identidad de la organización. Los productos de la
organización y los servicios son producidos en diferentes niveles de agregación por sus
actividades primarias empapadas y la sucesión de valores de la organización como un
todo, implementan su propósito global.

Por ejemplo, en una Institución universitaria: las facultades y escuelas son las actividades
primarias de la universidad, del mismo modo que los departamentos académicos lo son de
la facultad y las actividades académicas de los departamentos. Sin embargo, las
actividades administrativas para cualquiera de estos niveles, no son actividades
autónomas, ellas son actividades de apoyo a las actividades primarias y por lo tanto no
viables.

A continuación se muestra en el gráfico N° 05 en el cual se muestra el modelo de sistemas


viables.

Fuente: Espejo y Harden (1989). El principio de recursividad. Página 99

b) Sistema 2: Coordinación.

La función de coordinación filtra la variedad divisional haciendo que la tarea de quienes


representan la función de cohesión sea más aliviada. Este sistema es diseñado de modo
que permita lenguajes y protocolos de comunicación y conversaciones entre las
actividades primarias de un mismo nivel recursivo, para que cuiden la consolidación y
cohesión del sistema viable en la realización de sus tareas.
La esencia del rediseño del flujo de trabajo o proceso de negocio, está en poner especial
atención en estos requerimientos para la coordinación entre funciones de valor añadido y
funciones de soporte, a través del diseño de una comunicación eficaz de dos sentidos y de
mecanismos para el ajuste mutuo. En particular, las sub-unidades 23 primarias que
comparten la misma unidad “padre” necesitan operar cinegéticamente a causa del modo
en que están derivadas a través del proceso de modelado, están lógicamente conectadas
en función de sus operaciones y a menudo también, en función de los mercados externos
a quien sirven.

Cuantos más equipos puedan compartir estándares comunes, aproximaciones y valores,


mayor será la oportunidad de que la comunicación lateral espontánea ocurra. Siguiendo el
ejemplo de la universidad: los sistemas de administración presupuestaria estandarizados
para las facultades y sistemas de evaluación académica comunes entre ellas, representan
ejemplos de sistemas de coordinación al nivel de facultad. A continuación se muestra el
grafico N° 06 en el cual se muestra el Sistema 2

Fuente: Pérez Ríos José (2008). Aplicación de la cibernética organizacional al estudio de la


viabilidad de las organizaciones.
c) Sistema 3: Control

Este sistema también es llamado Función de Control, la que incluye dentro de sí al sistema
3* que es llamado de Monitoreo.
Este sistema es la que está encargada de velar por lo interno y ahora, proporcionando la
sinergia entre las actividades primarias del sistema.

Solamente y por excepción, cuando las actividades primarias no pueden llegar a un


acuerdo, el control por parte de la función de cohesión debe ser ejercido.

La función de control necesita asegurarse de que los informes de responsabilidad que


reciben son de hecho un reflejo aproximado del estado de las actividades primarias. A
menudo la información proporcionada en los informes de responsabilidad tiende a reflejar
opiniones personales subjetivas y otros problemas naturales de comunicación. Hay por
tanto una necesidad de corroborar esta información con una fuente alternativa. Esto se
consigue mediante el desarrollo de un canal de monitorización que corre directamente
entre el sistema de control y las operaciones en el sistema de implementación.

Siguiendo el ejemplo de la universidad diremos que las tareas administrativas de control


presupuestario, de pago de remuneraciones, de gestión de la docencia y de la
investigación, desarrolladas en una facultad, al interior de una Institución universitaria,
representan un claro ejemplo de la preocupación de cohesión de dicha facultad. A
continuación se muestra el grafico N° 07 donde veremos al Sistema 3.
Fuente: Pérez Ríos José (2008). Aplicación de la cibernética organizacional al estudio de la
viabilidad de las organizaciones.

d) Sistema 4: Inteligencia.

El sistema de inteligencia es la unión de dos vías entre la actividad primaria y su entorno


exterior. La inteligencia es fundamental para la adaptación; en primer lugar, proporciona a
la actividad primaria continuos flujos de retro alimentación de las condiciones del
mercado, cambios tecnológicos y todos los factores externos que parezcan ser relevantes
para él en el futuro; en segundo lugar proyecta la identidad y el mensaje de la
organización dentro de su entorno. Estos ciclos deben operar de una manera equilibrada,
para evitar tanto la sobrecarga del sistema con una inundación de búsqueda de datos
externos sin la capacidad de interpretar o actuar sobre ellos.

La función de inteligencia está fuertemente orientada al futuro. Su misión es planear el


camino hacia delante iluminándose en cambios ambientales exteriores y capacidades
organizativas interiores, de manera que la organización pueda inventar su propio futuro
(opuesto a estar controlado por el entorno).

Siguiendo el ejemplo de la universidad diremos que la planificación estratégica en la


universidad, sus estudios de inversiones, de prospectiva y la extensión universitaria, son
componentes y ejemplos de las actividades de esta función. A continuación se muestra el
grafico N°8 donde veremos las relaciones que tiene el Sistema 4.

Fuente: Pérez Ríos José (2008). Aplicación de la cibernética organizacional al estudio de la


viabilidad de las organizaciones.
e) Sistema 5: Políticas.

La última función, que da cierre y sentido al sistema como una totalidad, es el sistema de
políticas. Este sistema es por definición de baja variedad por lo tanto necesita ser
altamente selectiva en la información que recibe. Esta selectividad es ampliamente
conseguida a 27 través de las actividades e interacciones de las funciones de Inteligencia y
Control.

Los roles principales de la Política son los de proporcionar claridad sobre la dirección del
conjunto, los valores y propósitos de la unidad organizativa, y diseñar, al más alto nivel, las
condiciones para eficacia organizativa. Las decisiones que el sistema 5 realiza son pocas e
infrecuentes y constituyen, principalmente, un chequeo sanitario final, de direcciones,
valores y propósitos, tras extensos debates y decisiones llevadas a cabo en y entre las
funciones de Inteligencia y Control.

Siguiendo el ejemplo de la universidad diremos que las tareas del claustro universitario o
las juntas directivas de la universidad, definen la función política de ella, del mismo modo
que los consejos de facultad y de departamentos dan la clausura política a sus diferentes
niveles recursivos. A continuación se muestra el grafico N° 09 donde se veremos las
relaciones existentes del Sistema 5.
Fuente: Pérez Ríos José (2008). Aplicación de la cibernética organizacional al estudio de la
viabilidad de las organizaciones.

Los subsistemas descritos, representan los cinco criterios esenciales que se deben tener en cuenta
para el diseño del sistema autónomo u organización que se quiera hacer viable.

La eficiencia, en tanto se refiere al aprovechamiento de los recursos, se operacionaliza en una


simple fórmula en la que se relacionan los logros con los recursos empleados para obtener
resultados