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CONTENIDO
Instrucciones Generales………………………………………………………………………………………… 3
Ingreso al Aplicativo ………………………………………………………………………………………… 4
Operaciones Fichas………………………….………….……………………………………………………….. 5
a) Descargar Ficha……………………………………………..…………………………………………………7
b) Cargar Ficha…………………………………………………………………..………………………………..9
c) Reporte de Ficha……………………………………………………………………………….…………….11
d) Eliminación datos de Ficha…………………………………………………………………….…………..13
Errores en la Carga……………………………………………………………………………………………..…17
Formato 2 (Reasignación de Montos DU)…..………………………………………………………………..18
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Carga de Formatos Excel 2018
INSTRUCCIONES GENERALES
Para el soporte informático sobre el uso del presente aplicativo, deberá comunicarse
con el siguiente personal: Alfredo Zúñiga Ruiz rzuniga@mef.gob.pe (anexo 2556), Tomás
Quispe Chamorro tquispech@mef.gob.pe (anexo 2542), Diego Marín Silva
dmarin@mef.gob.pe (anexo 2538), al teléfono 311-5930. Asimismo, para solicitar la
contraseña de acceso, deberá comunicarse a los anexos antes indicados o coordinar
con el responsable del pliego en la DGPP.
INGRESO AL APLICATIVO
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Carga de Formatos Excel 2018
Los datos de Usuario y Clave para entidades comprendidas a Nivel de Pliego, Ejecutora
y Gobiernos Locales, son los mismos con los que acceden al aplicativo de Notas de
Proyectos de Inversión Pública(Artículo 12). Sin embargo, cabe precisar que los 12
Formatos Excel y el Resumen Ejecutivo Word estarán disponibles para descarga a Nivel
de Pliegos del Gobierno Nacional y Regional exclusivamente, debiendo las Ejecutoras
dependientes de éstas coordinar internamente con sus respectivos Pliegos, dado que
son estos últimos los encargados de realizar la descarga de Formatos y posteriormente
realizar la carga de cada uno de los formatos consolidados.
Indicador de Año
Opciones del
Menú Principal
Descargar Manual de
Usuario
Espacio de Trabajo
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Carga de Formatos Excel 2018
Se visualiza en la parte central la Página INICIO, donde se muestra mensajes que deben
tener en cuenta respecto a las Fichas. A su vez en el interior hay dos secciones, una de
ella denominada Novedades donde se informa sobre actualizaciones o cambios
recientes y Anexos de la RD012_2018EF5001, donde se puede descargar (en formato
pdf) los Anexos referidos a la Directiva de Programación MultiAnual.
I. OPERACIONES FICHAS
Mediante esta pantalla la entidad (Pliego de los gobiernos Nacional, Regional y Local)
podrán realizar diversas operaciones con las Fichas que han sido habilitados mediante
la Directiva de Programación MultiAnual, como son : descarga de archivos, carga de
Archivos (una vez consolidados), generación de Reporte para verificar la carga y
eliminación de registros de una carga previa en el caso que hubiera habido errores en
este proceso.
Se ha rediseñado y consolidado todas las operaciones a realizar con las fichas en una
sola pantalla con el fin de simplificar la interacción de las entidades con respecto a la
pantalla.
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Carga de Formatos Excel 2018
Para poder realizar alguna de las cuatro operaciones posibles sobre cualquiera de las
Fichas en la lista de Archivos, debe seleccionar (haciendo clic) en cada uno de los
registros y presionar el botón de la columna deseada. Explicamos a continuación cada
una de las operaciones:
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a) Descarga de Ficha
Para Descargar una ficha (cualquiera de ellas), primero debe seleccionar una fila(Ficha)
y seguidamente debe presionar el botón de la columna Descarga (ver intersección de
fila y columna en color rojo).
Se sugiere verificar la descarga del mismo y moverlo a una carpeta de trabajo donde
se consolide y llene todos los formatos descargados, para luego subirlos a través del
aplicativo. Se tiene que realizar el mismo procedimiento para todos y cada uno de las
Fichas.
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Carga de Formatos Excel 2018
i) Los archivos de Formatos Excel contienen varias fichas, la primera de ellas “Base”
donde la Entidad deberá completar según las columnas incluidas la información que
disponga y para ello se debe tener en consideración lo siguiente:
Se considera como registro válido para la carga aquellos que tengan numeración
en la primera columna (campo N°). De no contener este dato en la fila, los demás
campos NO serán analizados, ni cargados a través del aplicativo.
En los campos de montos No se debe incluir Formulas, se debe registrar
necesariamente el valor, dado que si la incluye, cuando se analice el contenido a
cargar, lo que se cargaría seria =SUMA(A2:A10) y no el valor respectivo.
Asimismo en campo de montos solo indicar hasta 2 decimales.
No debe agrupar Filas ni Columnas, cada celda debe contener su propio valor. De
no hacerlo el análisis en la carga de información desde el documento será
incorrecta.
La primera línea o registro del archivo Excel contiene los títulos de datos para cada
campo a completar. No añadir filas antes de esta, puesto que la información se
procesa desde el segundo registro.
Algunas columnas disponen de listas de valores para restringir la posibilidad de
ingresar valores erróneos, como por ejemplo el campo Sector (Columna C).
ii) La segunda ficha del documento “Indicaciones” contiene algunas indicaciones
respecto de los valores que deberán incluir en cada campo.
iii) La tercera ficha del documento “Diccionario” contiene una breve descripción
respecto de lo que se espera los Pliegos deben llenar en cada campo de cada Ficha.
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Carga de Formatos Excel 2018
Un caso particular resulta la Ficha 0 (Resumen Ejecutivo), se debe leer las indicaciones y
completar cada parte, y una vez se complete la información requerida, el archivo debe
ser enviado mediante correo electrónico a la cuenta dgpp_programacion@mef.gob.pe.
b) Carga de Ficha
Para Cargar una ficha (cualquiera de ellas), primero debe seleccionar una fila(Ficha) y
seguidamente debe presionar el botón de la columna Carga (ver intersección de fila y
columna en color rojo).
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Carga de Formatos Excel 2018
NOTA : Antes de cargar una Ficha (Consolidada a Nivel de Pliego) el Pliego debe
previamente descargar todas y cada una de ellas y hacerlas llegar a sus Ejecutoras,
para que estas alimenten con la información requerida. Seguidamente las ejecutoras le
remitirán de regreso al Pliego, quien deberá consolidar cada una de las Fichas y
cargarlas en el aplicativo de Carga de información.
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c) Reporte de Ficha
Para generar el Reporte de carga de datos de una ficha (cualquiera de ellas), primero
debe seleccionar una fila(Ficha) y seguidamente debe presionar el botón de la
columna Descarga (ver intersección de fila y columna en color rojo).
Esta funcionalidad le permitirá verificar que la carga de información de una Ficha desde
el archivo Excel se ha llevado a cabo correctamente hacia la base de datos del área
de Programación y Seguimiento Presupuestal.
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Todos los reportes están diseñados a un tamaño de hoja A3, dada la cantidad de
columnas que tienen. Para apreciar mejor los reportes (sobre todo la información del
lado izquierdo), podemos ocultar temporalmente el menú de opciones haciendo clic
en símbolo < dentro del circulo rojo de la pantalla anterior, luego de lo cual, el reporte
se muestra a pantalla completa.
Para volver a mostrar el menú del lado izquierdo se presiona en el botón > dentro del
círculo rojo de la imagen anterior.
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Carga de Formatos Excel 2018
Finalmente podemos contrastar fila por fila y columna por columna el contenido del
Reporte (información cargada y enviada a Presupuesto) vs el archivo Excel consolidado,
en primer lugar verificamos que la cantidad total de Registro en ambos coincide. Para
cerrar el Reporte, presionamos en el símbolo x ubicado al lado derecho de la palabra
REPORTEFICHA.
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Supongamos que la carga previa de la Ficha 1 fue incorrecta, ya sea porque incluimos
en alguna(s) celda(s) un dato incorrecto o porque se omitieron registros. En este caso
para actualizar una nueva carga de información en la misma Ficha, primero debemos
eliminar los datos asociados con la carga previa y luego volver a realizar el
procedimiento de carga (antes descrito).
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Carga de Formatos Excel 2018
Luego de presionar el botón se muestra una ventana para explorar y ubicar el archivo
a cargar, finalmente se elige el mismo y se presiona el botón Abrir.
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Al cerrarse la ventana anterior se visualiza en la parte inferior del listado de Fichas la ruta
y archivo que se va a cargar, además el botón Procesar Archivo, el cual presionamos
para culminar el proceso.
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Errores en la Carga
Debe tener en consideración algunas situaciones que podrían influir en el hecho que no
se cargue la información de manera correcta, entre ellas
a) Primera columna en blanco
La primera columna de todas y cada una de las fichas debe contener un número
correlativo para poder ser analizado el contenido de toda esa Fila. El aplicativo recorre
todos los registros encontrados en el archivo siempre y cuando tengan un valor en la
primera columna. En el archivo de la siguiente imagen, se cargarían solamente los 4
primeros registros a pesar que existen mas registros en la parte inferior, pero dado que
NO hay valor en la primera columna en la fila N° 5 (ver recuadro rojo), el proceso se
detendría en esa fila dejando de lado las líneas inferiores.
Si se intenta cargar la ficha anterior resulta lo siguiente, solo se cargan los 4 primeros y el
proceso de carga se detiene apenas encuentra algún vacio en la primera columna
correspondiente al correlativo.
b) Formulas en Montos
NO DEBEN incluirse Fórmulas de ningún tipo en el contenido de todas las celdas, esto se
debe a que cuando se realiza la carga de información hacia la Base de Datos de
Presupuesto, si se incluyen formulas se copiará de manera literal esos valores y luego
cuando se quiera extraer la información consolidada aquellas formulas causarían
confusión sobre el significado. Por ello DEBE emplear SOLO VALORES.
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En la siguiente imagen se muestra la ficha 12, que en la celda AH2 esta incluyendo una
fórmula de SUMA. Si intenta cargar este archivo, apenas detecta la primera formula el
proceso se detiene, debiendo el Pliego CORREGIR todas las ocurrencias de fórmulas por
sus respectivos valores y guardar para posteriormente volver a procesar la carga.
Si seguimos todos los pasos para cargar el archivo Excel antes mostrado se muestra en
la pantalla un mensaje indicándonos el error e identificando la Fila donde ocurre, el
mismo que también se visualiza en la ventana de Notificación. Es necesario CORREGIR
el archivo para dejarlo SIN FIORMULAS y volver a realizar el proceso de carga.
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1. Descarga de la ficha
Elegir la opción Procesos Operaciones Ficha, una vez que se muestra la pantalla, se
debe elegir de la lista desplegable de Solicitud la opción correspondiente, en este caso
“Formato 2 Reasignación de Montos DU a otros Proyectos”..
Para este formato, solo existe una Ficha para la cual se tiene cuatro operaciones
disponibles a las cuales se accede luego de hacer clic en cualquier parte del registro
mostrado (sea en la columna N° Ficha, Descripción o Archivo). Para mayores detalles
revisar la página 5 del presente documento, donde se explica detenidamente la forma
como operar cada una de las opciones disponibles.
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Carga de Formatos Excel 2018
Remitirse a la página 8 del instructivo para revisar las consideraciones a tener con los
archivos descargados.
2. Registro en la ficha
Una vez descargado el archivo, se deberá revisar cada una de las pestañas en la parte
inferior (Base, Indicaciones y Diccionario). Luego, se deberá iniciar con el registro de la
información en la primera pestaña denominada Base.
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3. Carga de la ficha
La entidad deberá cargar un solo archivo que debe contemplar toda la información y
si la carga es errónea, se puede eliminar y volver a cargar una nueva. No se permiten
varias cargas de diferentes archivos que luego se adicionan.
Una vez que se descargue el archivo Excel y se llene con la información, se continúa
con el proceso de carga. En la lista de Solicitud, se selecciona el Formato 2 Reasignación
de Montos DU a otros Proyectos. Luego, se selecciona la Ficha, con lo cual se pinta de
color celeste y se presiona el botón que tiene el ícono de carpeta, de este modo, se
abre una ventana de diálogo que solicita la selección del archivo a cargar en la
carpeta correspondiente. Una vez ubicado el archivo, se presiona el botón Abrir
(ubicado en la parte inferior de la ventana).
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Una vez que se presiona el botón Procesar Archivo, en la parte inferior de la pantalla se
presenta un mensaje (recuadro rojo), que indica el número de registros cargados (es
decir, que en la primera columna del Excel se registraron los números de correlativo del
1 al 5.
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4. Generación de reporte
Luego de la carga, se deberá verificar el reporte, el cual indica si hay alguna de las
siguientes inconsistencias en la información registrada:
Para generar el reporte, se presiona el botón ubicado en la columna Reporte. Una vez
presionado, se adiciona una pestaña en la parte superior denominada ReporteFicha.
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Ejemplo
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El monto distribuido EXCEDE al Monto DU. Para corregirlo, se deberá realizar otra carga
verificando que el monto total a reasignar no supere el monto habilitado mediante el
DU para el proyecto objeto de la anulación.
Una vez corregida la ficha, se vuelve a cargar y se genera un nuevo reporte, el cual no
deberá indicar que existen inconsistencias.
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