1.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MACRO- PROCESO PROCESO SUBPROCESO
PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE PROYECTOS E ESTRUCTURACIÓN DE
INVERSIÓN PROYECTOS
Procedimiento para la autorización de inicio de proyectos, elaboración y seguimiento
ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS
VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0
CÓDIGO PRO-DPP-002

2. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la autorización de inicio de proyectos provenientes de
requerimientos, necesidades y/o compromisos del GAD –Municipal de Portoviejo, su
elaboración y seguimiento hasta su contratación.

3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a la Subdirección Cantonal de Dirección Infraestructura Pública,
Dirección de Estudios y Proyectos, PORTOAGUAS, Dirección de Planificación, Dirección de
Sostenibilidad, Dirección de Obras Públicas, Procuraduría Sindica, Dirección de Contratación
Pública, en los ámbitos de acción que a cada una corresponda.

4. BASE LEGAL
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD).

5. REGLAS INTERNAS
a) Este documento es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo
responsables de la ejecución y control del mismo.

b) El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución,

será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las
leyes y normas vigentes.

c) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de

incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y
políticas emitidas o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo.

6. POLÍTICAS
a) Para el caso de obras o proyectos que deben ejecutarse de manera conjunta con otras
instituciones, gestionará directamente el Sub Director de Infraestructura Pública, llevando el
seguimiento de los trámites hasta la consecución de los objetivos con toda la información de
respaldo, de no existir respuesta y gestión oportuna por dichas instituciones, informará al
Alcalde solicitando su intervención.

Procedimiento para la autorización de inicio de proyectos, Pág. 3 de 13

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 b) La “Matriz de seguimiento de proyectos de obras”, disposiciones y requerimientos al igual
que los cronogramas para su ejecución, deberán cargarse en un repositorio digital o sistema
por la subdirección de Infraestructura Pública, cuya consulta debe estar disponible a los
servidores autorizados.

c) Los proyectos y sus componentes (planos, términos de referencia, especificaciones, etc.)

deberán cargarse en un repositorio digital o sistema por la Dirección de Estudios y Proyectos
o las Direcciones competentes, y con acceso a consulta los servidores autorizados.

d) Establecer los tipos de proyectos y tiempos de ejecución de los proyectos, considerando la

elaboración de sus componentes, desde el levantamiento topográfico, presupuesto, etc. Para
esta definición se analizará la base de datos histórica de los proyectos ya ejecutados.

e) Utilizar un formato de presupuesto, conforme al requerido por el sistema nacional de

contratación pública, para poder cargar exitosamente en dicho sistema.

f) Las obras recibidas con el Acta de Entrega de Recepción Definitiva, serán notificadas por la
Dirección de Obras Públicas a la dirección y/o empresa correspondiente para que asuma el
mantenimiento de la misma.

7. DEFINICIONES
Sistema A.P.U. : Sistema de Análisis de Precios Unitarios.

SISCOM: Sistema de Compromisos de GAD Municipal del Cantón Portoviejo.

PDOT: Plan de Desarrollo de Ordenamiento Territorial

TIR: Tasa Interna de Retorno

VAN: Valor Anual Neto

8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
a) Responsables de la ejecución: Director de Estudios y Proyectos, Gerente de PORTOAGUAS,
Director de Obras Públicas, Procurador Síndico Municipal, Director de Contratación Pública,
Directores solicitantes o competentes, Director Cantonal de Planificación para el desarrollo,
Director de Información Estadística y Estudios Sociológicos, Director de Planificación
Estratégica y Proyectos, Director de Participación ciudadana y Poder Popular, Director de
Comunicación.

b) Responsables del control: Subdirector Cantonal de Infraestructura Pública, Director de

Planificación Estratégica y Proyectos, Director de Información Estadística y Estudios
Sociológicos, Director de Control de Gestión.

c) Distribución.- Director Cantonal de Planificación distribuirá a toda la Institución mediante

correo electrónico, el Jefe Técnico de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD
Portoviejo.

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9. PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE INICIO DE PROYECTOS, ELABORACIÓN Y
SEGUIMIENTO:
9.1 PROYECTOS DE OBRAS NUEVAS O MANTENIMIENTO DE OBRAS EXISTENTES
Actividad Responsable Tiempo
Presenta la solicitud, compromiso y/o necesidad de Ciudadanía/Servidores (días)
1
proyectos de obras nuevas o mantenimiento de obras del GAD/Alcalde
existentes

Revisa la solicitud ciudadana, el compromiso adquirido

o las necesidades generadas por los Directores.
¿Está de acuerdo?
SI: sumilla su autorización, en la solicitud, al Subdirector Alcalde
Cantonal de Infraestructura Pública y determina la
2 prioridad o fecha de entrega del anteproyecto
NO: FIN 2

3 Carga el compromiso de entrega del anteproyecto con la Subdirector

fecha de prioridad establecida por el Alcalde, en el Cantonal de 1
sistema SISCOM. Infraestructura
Pública

4 a)Elabora el "Ante Proyecto", que contendrá mínimo los Director de Proyectos:

siguientes componentes: Estudios y Pequeños
 Acta de sociabilización Proyectos 15 días
 Informe de Sociabilización Medianos
 Levantamiento planimétrico o topográfico 30 días
 Planos Grandes 45
 Recorrido virtual días
 Render
 Presupuesto
 Plazo de ejecución de obra
 Cronograma de elaboración de proyecto
 Memoria Descriptiva
 Si requiere la Certificación y/o diseño del
Sistema Hidrosanitario, solicita a PORTOAGUAS.
Paso 5
¿Requiere certificación Hidrosanitaria?
SI: Paso 5
NO: paso 6
Emite Certificación Hidrosanitaria o elabora el Proyecto
Sanitario (Planos, Cálculos, Especificaciones técnicas, Gerente
5
A.P.U. y Presupuesto, Cronograma) y envía al Director de PORTOAGUAS
Estudios y Proyectos. 1

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6 c) Carga el archivo digital del Ante Proyecto en la carpeta Director de
compartida “PLANIFICACIÓN Y CONTROL/ PROYECTOS DE Estudios y 1
ALCALDÍA Y AYUDA MEMORIA”. Proyectos
\\mpservnet3\PLANIFICACION Y CONTROL

d) Ejecuta el “Procedimiento para reajuste de valores

por cambio de alcance de proyectos o proyectos nuevos
y/o cambio de cronogramas de proyectos”
¿Proyecto es aprobado?
SI: Una vez aprobado el Informe de Autorización de Inicio o
Cambio de Proyectos (FORMATO PRO-DPP-004-01),
elabora el “Acta de Constitución del Proyecto”
(FORMATO PRO-DPP-002-02) y continúa con el paso 7.
NO: FIN

7 a) Notifica a la Subdirección de Infraestructura Dirección de

b) Complementa el proyecto con los siguientes Estudios y Proyectos:
documentos y envía al Director de Obras Proyectos Pequeños
Públicas: 15 días
*Ficha Ambiental Medianos
*Desagregación tecnológica 30 días
*Formula poli nómica Grandes 45
*Descripción del proyecto días
*Cálculos Estructurales
*A.P.U.
*Especificaciones técnicas
c) Actualiza el Proyecto con los nuevos archivos digitales
en la carpeta compartida de la INTRANET RUTA

8  Actualiza la "Matriz de Control de Proyectos" y carga, Subdirector

e) Generar
en el hoja de Rutaalpara
SISCOM, el Proyecto
Director de Proyectos, el Cantonal de 1
compromiso de entrega del proyecto al Director de Infraestructura
Obras Públicas Pública
 Carga, al Director de Obras Públicas, el compromiso
de entrega de la revisión del Proyecto, elaboración
de los Términos de Referencia y el Resumen
Ejecutivo, en la fecha correspondiente al 10% del
tiempo de elaboración del proyecto original (paso 8).
Paso 9

9 Revisa el Proyecto. Director de Proyectos:

¿Está correcto? Obras Públicas Pequeños 5
SI: Elabora los Términos de Referencia y el Resumen días
ejecutivo. Paso 11 Medianos 8
NO: Envía a la Dirección de Estudios y Proyectos. Paso 10 días
Grandes 12
días

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elaboración y seguimiento PRO-DPP-002
10 ¿Cambios del Proyecto varían en un monto superior al Director de Proyectos
25% del valor inicial del proyecto? Estudios y pequeños 3
SI: Paso 4 Proyectos días
NO: Ejecuta cambios. Paso 7 Proyectos
medianos 5
11 Revisa y firma TDR's y Resumen Ejecutivo Procurador Proyectos:
días
¿Están correctos? Síndico Pequeños
Proyectos 2
SI: Paso 13 días
grandes 10
NO: Paso 10 Medianos
días 4
Envía documentación a la Dirección de Estudios y Director de días
Proyectos:
12
Proyectos para armar expediente con diseños definitivos Obras Públicas Grandes
Pequeños6 2
para su contratación días
días
y notifica a la Subdirección de Infraestructura Pública Medianos 4
para ingresar compromisos días
Arma expediente con diseños definitivos para enviar a la Director de Grandes 6
Proyectos:
13
Dirección de Obras Públicas para inicie el proceso de Estudios y días
Pequeños 2
contratación. Proyectos días
Medianos 2
Firma el expediente e ingresa la solicitud de contratación Director de días 1
14
en el sistema de trámites y envía el expediente con los Obras Públicas Grandes 2
documentos a la Dirección de Contratación Pública. días
ANEXO 1
Notifica a la Subdirección de Infraestructura Pública el
número de trámite para ingresar compromisos y dar
seguimiento al proceso de contratación.

15 Ejecuta el “Procedimiento de Contratación” Director de

Contratación
16 ¿Proveedor está contratado? Pública de
Dirección
SI: Ingresa el Proyecto y sus hitos al sistema SISCOM para Obras Públicas
realizar el control de los proyectos estratégicos, para lo
cual generará el FORMATO PRO-DPP-002-01”Matriz
de Proyectos Estratégicos”.
NO: Da seguimiento al proceso de contratación hasta el
inicio de la ejecución, fiscalización y administración del
contrato.
17 Ejecutar el plan de vinculación Director de
Vinculación
18 Ejecutar Plan de comunicación Director de
Comunicación
TIEMPO TOTAL Proyectos
(NO INCLUYE EL TIEMPO DEL PROCESO DE pequeños
CONTRATACIÓN, pues depende del tipo de contratación 54 días
pública que se realice) medianos
93 días
grandes 137
días

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 9.2 PROYECTOS DE OTRAS DIRECCIONES (DIFERENTES A OBRAS)
Actividad Responsable Tiempo (días)
1 Presenta solicitud, compromiso y/o necesidad Ciudadanía/Servidores
del GAD/Alcalde
Revisa solicitud de ciudadanía, compromiso adquirido
o necesidades generadas por los Directores.
¿Está de acuerdo?
SI: sumilla su autorización, en la solicitud, al Director Alcalde
del área competente y determina la prioridad o fecha
2 de entrega del proyecto
NO: FIN

3 Carga al Sistema el compromiso para la elaboración Director de Control,

del Proyecto por el Director competente y Gestión

4 a)Elabora "Proyecto" Director

b) Carga el archivo digital del Ante Proyecto en la carpeta Competente
compartida “PLANIFICACIÓN Y CONTROL/ PROYECTOS
DE ALCALDÍA Y AYUDA MEMORIA”.
\\mpservnet3\PLANIFICACION Y CONTROL

c) Ejecuta el “Procedimiento para reajuste de valores

por cambio de alcance de proyectos o proyectos
nuevos y/o cambio de cronogramas de proyectos”
¿Proyecto es aprobado?
SI: Una vez aprobado el Informe de Autorización de Inicio
o Cambio de Proyectos (FORMATO PRO-DPP-004-
01), elabora el “Acta de Constitución del Proyecto”
(FORMATO PRO-DPP-002-02) y continúa con paso 5.
NO: FIN
5 Actualiza la "Matriz de Control de Proyectos" y carga, Director de
en el SISCOM, al Director competente, el compromiso Control y Gestión
de entrega de elaboración de los Términos de
Referencia y el Resumen Ejecutivo, en la fecha
correspondiente de acuerdo al cronograma de
ejecución del proyecto.

6 a) Actualiza el Proyecto con los nuevos archivos Director

digitales en la carpeta compartida de la INTRANET Competente
RUTA
b) Elabora Términos de Referencia y Resumen
Ejecutivo
7 Revisa y firma TDR's y Resumen Ejecutivo Procurador
¿Están correctos? Síndico
SI: Paso 8
NO: Paso 6

Procedimiento para la autorización de inicio de proyectos, Pág. 8 de 13

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8 Arma el expediente e ingresa la solicitud de Director
contratación en el sistema de trámites y envía el Competente
expediente con los documentos a la Dirección de
Contratación Pública.
Notifica a la Dirección de Control y Gestión el número
de trámite para ingresar compromisos y dar
seguimiento al proceso de contratación hasta el inicio
de la ejecución, fiscalización y administración del
contrato.

9 Ejecuta el “Procedimiento de Contratación” Director de

Contratación
10 ¿Proveedor está contratado? Pública de
Dirección
SI: Sube el Proyecto al Sistema de Control de Proyectos Obras Públicas
y continua con el ingreso de los hitos.
NO: Informar al área solicitante, Director Control,
para que de ser el caso ejecuten las medidas
correspondientes.
11 Ejecutar el plan de vinculación Director de
Vinculación
12 Ejecutar Plan de comunicación Director de
Comunicación
TIEMPO TOTAL

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10. DIAGRAMA DE FLUJO
10.1 PROYECTOS NUEVOS, ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO (Obras públicas)

Procedimiento para la autorización de inicio de proyectos, Pág. 10 de 13

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10.2 PROYECTOS NUEVOS, ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO (Otras Direcciones)

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11. FORMATOS
FORMATO PRO-DPP-002-01 – MATRIZ DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS

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FORMATO PRO-DPP-002-02 – ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO

Procedimiento para la autorización de inicio de proyectos, Pág. 13 de 13

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