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PROYECTO COLABORATIVO GESTIÓN DEL TRANSPORTE Y LA DISTRIBUCIÓN

JHONATHAN RONDON MARTA

Cod: 1711982683

TUTOR:
JHONATAN CORTÉS

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

GESTIÓN DE TRANSPORTE Y LA DISTRIBUCIÓN
BOGOTÁ
2018
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TABLA DE CONTENIDO

p.

Introducción……………………………………………………………………….3

Justificación……………………………………………………………………….4

Objetivo general...…………………………………………………………………5

Objetivo específicos………………………………………………………….…...5

Descripción de la metodología………………………………………………...….6

Ejecución del proyecto……………………………………………………….…...6

Alternativas construidas y criterios de evaluación…………………….…8,9,10,11

Análisis de la solución del problema……………………………………………..12

Matriz scorecard……………………………………………………………13,14,15
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INTRODUCCIÓN

Una de las maneras para lograr una mayor optimización de un negocio y todo su proceso de cadena

de abastecimiento (proveedores, Distribuidores y clientes) se implementa el sistema de gestión

en el sistema de transporte (TMS) la cual busca reducción en sus costos y una entrega de la

mercancía oportuna, a través de información que permite la integración de operaciones de una

empresa (ERP) en especial las que tienen que ver con la producción, la logística, inventarios y

envíos. Un sistema que evidencia aquellas falencias y así proceder a realizar una acción de mejora

y poder alcanzar los objetivos propuestos.

En la empresa de FP estudiaremos los respectivos procesos que se desarrollan dentro de la

organización para llegar a identificar los criterios que lograron afectar el cumplimiento de las

entregas y las fallas a nivel logístico en su almacenamiento y distribución de los resultados

esperados que se maneja al interior la empresa. En ese mismo sentido elaborar el diagnóstico de

la situación actual de la empresa entorno a la problemática de su servicio y productos .uno de los

conceptos básicos de WMS (WAREHAUSE MANAGEMENT SYSTEM) en cualquier

organización es de controlar el movimiento y almacenamiento de materiales entre bodegas de

productos terminados.

En este proyecto se pretende desarrollar a partir de un análisis individual y posteriormente uno

grupal en el diagnóstico de la problemática expuesta en el caso de estudio FORTIPASTA,
postulando alternativas, planteando soluciones, proponiendo planes de acción para que no se
vuelvan a presentar las desviaciones mencionadas en el caso y aplicando los conocimientos
adquiridos durante el módulo.
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JUSTIFICACIÓN

En el estudio realizado al caso FORTIPASTA se determina la pérdida de tiempo y la fuga de

recursos por la falta de optimización de los procesos internos, se realiza un análisis de causas
y toma de decisiones con el fin de optimizar las operaciones de tiempo, costo y recursos dentro
del área de logística.

. En este caso de estudio notamos que la compañía FP ha decidido implementar el software WMS

(WAREHAUSE MANAGEMENT SYSTEM) por qué este ayudaría a:

 Aumentar las ventas y mejorar el servicio al cliente, ofreciendo valor agregado.

 Reducir el tiempo de los ciclos de recibo y despacho de la mercancía.

 Aumentar el número de despachos.

 Controlar inventario.

 Aumentar las ventas y mejorar el servicio al cliente, ofreciendo valor agregado.

Ya que por diferentes motivos la implementación no fue exitosa, en este proyecto se plantea

mejoras en los procesos de inventario y su proceso de almacenamiento y así generar a los clientes

una aceptación favorable en el momento de dar información referente a la producción, cumplir con

tiempos de entrega, voracidad en el inventario y poder hacer despachos correctos teniendo un

perfecto control con la trasportadora y los pedidos que se entregan.

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OBJETIVO PRINCIPAL

 Identificar las estrategias más convenientes para mejorar el proceso de Gestión de

transporte y distribución de FP
.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Diagnosticar adecuadamente el problema del lanzamiento del programa positrones en la

empresa Fortipasta.

 Desarrollar habilidades de planteamiento de estrategias y metodologías para resolución de

problemas.

 Diseñar alternativas de solución a las falencias encontradas en la implementación del

software WMS.

 Generar alternativas de solución al conjunto de problemas derivados del lanzamiento en

vivo
 Seleccionar la alternativa ideal generando recomendaciones específicas como resultado
de la selección.
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DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA

Mediante los análisis de espina de pescado y matriz DOFA se identificara el problema cualitativo

de fondo que afecto la implementación del sistema WMS, con el diagrama de espina de pescado

se identifican las posibles causas del problema específico y puede ayudar en la identificación del

porque un proceso se sale de control y mediante la elaboración de la matriz DOFA herramienta

generalmente usada como método de diagnóstico para conocer la situación real de una compañía,

suministrando información necesaria para la toma decisiones oportunas y apropiadas a cada

situación o problema detectado.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN

Una de las fallas de la implementación y en el manejo del WMS, fue el cambio del líder que estaba

a cargo del proyecto, luego de que el coordinador de almacenamiento y distribución renuncia y a

pesar que dejó el paso a paso de la implementación del proyecto por escrito al igual que el

cronograma de las actividades, dada la renuncia inesperada del líder del proyecto, nombran para

el cargo a una persona lo que no era lo suficientemente idónea ya que no supo cumplir

adecuadamente su rol, por lo tanto sus subordinados no tenían claro el manejo adecuado de esta

herramienta por lo que no encontraban con rapidez los productos en el inventario para ser

despachados de una manera ágil y eficiente, todo por la mala implantación de esta instrumento y

la saturación de tareas por parte del personal encargado para la implementación de positrones,

generando así errores e inconsistencias en la información cargada al sistema virtual y la

organización física de las unidades en almacén.

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Para agregar se le pide al vicepresidente de manufactura postergar la salida en vivo del nuevo

sistema, ante la negativa, se procede con el cronograma ya establecido.

Los problemas que se identificaron a nivel general fueron los siguientes:

 No se reemplazó al personal que fue seleccionado para ejecutar el proyecto de Positrones.

 La carga laboral tan grande que tenía el líder de proyecto ocasiona que a la primera oferta

de empleo que le ofrecen la acepte y queda seleccionado.

 La falta de experiencia de la persona que ocupo el puesto de líder de proyecto ya que

ocasiono descuidos en la operación diaria de la bodega.

 Poca capacitación del personal que participa en la implementación del sistema

El no tener en cuenta los puntos anteriores, ocasiono desorden y descontrol en la operación de

la bodega:

 Robo de mercancía
 Inconsistencias entre el inventario teórico SAP/ WMS y el físico.
 Rotación de personal.

ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Para lograr atacar las desviaciones de inventario, en lo primero que debemos pensar es en
capacitar al nuevo personal con los controles mínimos de logística y calidad de procesos, es decir
definir métricas de efectividad, indicadores y un flujograma de procesos.
Con estos flujogramas, los nuevos y actuales empleados tendrán un lineamiento a seguir, esto
minimizara los porcentajes de falla y diferencias de inventario:
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Ingresos:
INICIO

Realizar seguimiento a
material de próximo
ingreso

Proveedor de transporte
envía la trazabilidad de la
mercancía

Solicitar reporte de Bodega constata el ingreso

salida a la agencia de físico del material por
aduana y empresa medio de email
que descarga el
contenedor para Enviar El producto
queda Proceso
establecer las cuasas Se presentan situaciones Hacer reporte del
de los faltantes como daño y No ingreso al disponible termina
ingreso en do
diferenciasen el material SAP CRS para su
seleccionado proceso

Verificar las causas de la

Si novedady que la pudo
Sigue la ocacionar
diferencia No
Se analiza cual es la No
novedad y sus causas Por medio de
El producto
revision de
presenta
material tecnico y
alguna
Revisar y confirmar fotos, se define el
afectacion en
nuevamente la Daño de estado en el cual
Diferencia en su calidad
informacion con la material debe estar el
cantidades
bodega ingreso
Si
Se denomina no
conformidad de servicio al
causante del daño,
seguimiento interno para
definir responsabilidades
dentro de los participantes
de la cadena de suministro

Se bloquea el
material en el
SAP el
material
afectado
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Salidas: INICIO

Se reciben órdenes para el No

despacho por medio del
CSR ”email”
Verificar el Se encuentran
Correr órdenes estado de los órdenes
Se bloquean órdenes por Si para monitorear pedidos para disponibles para
crédito o por falta de órdenes preguntarle al despacho
material pendientes CSR como
proceder
Crear entregas en sistema,
cuando esto se posible No Si

Planear y coordinar
vehículos para entregar
pedido

Solicitar via email el

alistamiento del material
en los tiempos estipulados

La bodega confirma la
salida del material

Salida a los pedidos en

sistema PHI

Se le informa la salida del

despacho al CSR para que
sea posible facturar

Para atacar la rotación de empleados es necesario Validar los cargos y los conocimenientos de las
personas involucradas en el proyecto, como ya se sabe se debe contar con personas capacitadas
que puedan aumentar la efectividad y llegar a las fechas pactadas en el cronograma. También será
de suma necesidad nombrar un líder de proyecto y juntas de seguimiento de acuerdo a las fechas
de lead time.
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CRITERIOS DE EVALUACIÓN
PLAN DE CRITERIOS DE
FACTORES CAUSA ACCIÓN EVALUACIÓN RESPONSABLE

Establecer objetivos Revisión quincenal

Deficiencia en la claros en la los resultados de la Gerencia / Dto. de
planeación de la implantación. implementación del Logística
implementación del Seleccionar un buen proyecto WSM,
proyecto WSM equipo de trabajo verificando la
de acuerdo a los ejecución del
conocimientos y Cronograma de
experiencia. capacitación.
Realizar Evaluar las áreas
cronograma de que intervienen en
actividades de el proyecto
acuerdo a la cargo identificando
METODOLOGÍA tiempo de duración falencias del
y establecer sistema WSM.
responsables de la
actividad.
Desconocimiento Programa de Establecer Gerencia / Dto. de
del software. capacitación para indicador de las Logística
todo el personal actividades de
involucrado en el capacitación
proceso, entregar programadas /
manuales de ejecutadas de
procedimiento del acuerdo a los
software, realizar resultados de
pruebas de evaluación.
entrenamiento de
ejecución y
resultados.

Deficiencia en la Verificar formación Estandarizar en la Gerencia/ Dto. de

Evaluación de por competencia de compañía un Talento Humano.
EQUIPO DE competencia acuerdo a las manual de
TRABAJO aptitudes del funciones y
personal, establecer programa de
perfil de cargo de capacitación y
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acuerdo a las selección del

necesidades de la personal.
empresa, realizar
pruebas de
psicotécnicas del
personal a
seleccionar qué
características tiene
cada persona en la
solución de
problemas.
CAPACITACIÓN Desconocimiento Diseñar en la Establecer Gerencia/ Dto. de
de Programa de compañía los indicadores de Talento Humano.
Capacitación de perfiles de cargo de gestión para el
acuerdo a cada acuerdo a la departamento de
perfil de cargo estructura de la Talento humano
compañía. Capacitación,
entrenamiento.

ANÁLISIS DE LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

Dentro del estudio de la problemática los resultados son son favorables desde la planeación al
tener deficiencia en las labores por estar en entrenamientos de positrones o en su efecto
abandonada prositones para realizar todo el trabajo atrasado, razones que dejan mucho que decir
en la implementación del nuevo sistema WSM ya que Gerencia no realizo el seguimiento
correspondiente, dejado de lado el entrenamiento correspondiente no establecieron el tiempo
apropiado, delegando responsabilidades a personas que quedaban en remplazo de la
implementación. Sin tener la claridad que el inventario crecería, no se realizó el estudio pertinente
de la capacidad del inventario.

El problema principal de Fortipasta se puede identificar la falla organizacional que hubo en la

empresa no solo en el área de producción y logística, sino que se evidencia el problema desde el
líder del área gerencial el cual no evaluó el impacto que iba a tener en la implementación del
proyecto positrones y se iba a necesitar el aprendizaje de sus colaboradores. Al hacer el análisis
de cada uno de los procesos e inconvenientes que se presentaron, a lo largo de la historia se
evidencia que la empresa no tuvo un plan de contingencia para afrontar un evento de esta magnitud
como lo es el cambio repentino del jefe Andrés Caicedo por el aumento de funciones y no tener a
su lado un back up que pudiera suplir funciones de menor impacto y el nombramiento de una
persona con poco conocimiento sobre técnicas de almacenamiento y el enfoque que se quería
brindar a la compañía con la implementación de esta nueva tecnología, para entrar en la
competencia mundial de la globalización, minimizando costos de la mano de un excelente servicio
al cliente Entonces en la realización de este análisis fue necesario identificar cada uno de los
factores en los que se produjo el error para que el resultado generara tantos inconvenientes y la
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insatisfacción de la compañía por ende causo incumplimientos en los cronogramas. Con el fin de
que evidencie de una mejor manera las causas de la problemática presentada en la gestión del
transporte en la empresa realizamos la utilización del “diagrama espina de pescado” con el fin de
buscar soluciones óptimas y obtener una mejora continua.
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MATRIZ SCORECARD FORTIPASTA

ALTERNATIVAS INDICADOR META % DEL OBSERVACIONES

DE SOLUCIÓN PARA MEDIR ESPERADA CUMPLIMIENTO DEL
EL AVANCE DE PARA EL INDICADOR
LA SOLUCIÓN INDICADOR
El manejo del Se utiliza un Se espera%ind= (sumatoria total La encuesta se realiza
sistema WMS debe indicador tener un nivel obtenida) / (calificación con 5 posibles
ser ejecutado por cualitativo de tipo de satisfacciónmáxima posible) * 100% opciones de respuesta
personal con estratégico. por encima de a las cuales se le
conocimiento y Se evalúa con una los 4.4 puntos asigna un valor
experiencia para la encuesta de en el promedio numérico así:
toma de decisiones satisfacción a los final Pésimo: 1
clientes, en un mes Malo: 2
de inspeccionar e Regular: 3
implementar la Bueno:4
alternativa de Excelente:4
solución. Estas nomenclaturas
Las opciones de corresponden al
respuesta serán servicio que presta
pésimo, malo, FORTIPASTA según
regular, bueno y la satisfacción de los
excelente clientes
Se asignara Se realizaran Cumplir el Se esperaría que fuera el Se analizan los
personal en cada formatos de control 100% de la 100% de las unidades factores de retraso y
punto del proceso el en físico y digitales, producción producidas para el cliente se dan pronta
cual llevara a cabo adicional se establecida al solución
un protocolo realizara un comenzar mes
establecido por la informe diario en el
compañía cual se especificara
por que no se
produjo lo esperado
para el turno.
Enfocar los Crear un sistema a medida que 100% ya que el sistema Con este recurso se
recursos de manera donde aparezca lo se vaya haría todo el personal solo espera que la empresa
eficiente para la más relevante de la realizando y tendría que estar atento y FORTIPASTA
debida compañía, familiarizando revisar diariamente la mejore en temas tan
implementación de enumerados de con dicho prioridad importantes como
la metodología en la mayor a menor para sistema se cumplir entregas y
compañía, con que el área espera que el minimizar costos,
tiempos y el encargada de área tenga un para que este sistema
material oportuno administrar los buen funcione es muy
para cumplir con el recursos sepan redimiendo y importante la
objetivo de cuáles son prioridad productividad atención de las
minimización de tanto en temas por lo menos personas que
costos financieros como de un numero manejan esta área y
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en temas con bastante seguir las

clientes para así mayor ya que instrucciones dándole
poder dar cuando hay la prioridad a lo que
cumplimiento orden todo el sistema arroje sin
oportuno a las marcha bien saltarse ninguno ya
entregas que es la manera de
cumplirle a los
clientes en el orden
indicado
Se estableció un Se evaluara el se espera que %ind= (tiempo utilizado) / Se evaluara por
tiempo objetivo real cumplimiento del se cumpla con (tiempo límite) medio de un rango de
y propio donde se tiempo mínimo y el tiempo días de
puedan de los máximo propuesto establecido cumplimiento, entre
plazos óptimos para por la compañía menor sea el número
implementar el de días en que se
sistema en la logre adaptar el
compañía, con la programa, mayor
metodología idónea beneficio.
que se requiere para satisfactorio:1-20
direccionar el Medianamente
nuevo proceso satisfactorio: 20-40
No satisfactorio: 41 o
mas
Verificar que el Se crearan formatos Tener la Se espera que se cumpla Se mirara el control
personal contratado de control para producción al la meta de la producción de la producción para
sea responsable con verificar la calidad 100% por turno que se cumplas con
sus obligaciones de y producción por lo requerido
igual modo realizar turno
seguimientos a los
mismos para que se
cumplan sus
funciones a
cabalidad
Establecer un Crear un software Obtener el Cumplir a cabalidad lo Control de los
programa de que analice los 100% de propuesto indicadores de menos
capacitación que parámetros de productividad y mayor
permita el control donde se por trabajo de productividad de
incremento de la tenga en cuenta en persona cada trabajador
productividad cuenta el menos teniendo en cuenta
laboral y tener claro porcentaje de las observaciones
los objetivos del producción y para la mejora en
proyecto. también el mayor y cada momento de la
sacar una media de producción
los valores
obtenidos
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