Perfil Profissional

Recepção significa “ato ou efeito de receber”.

São diversas as atividades desempenhadas nesta função:

num misto de atendimento ao público, organização do
espaço, organização do material de escritório, e assessoria
de profissionais, o recepcionista atua num trabalho no qual
“faz de tudo um pouco”.
Cliente Cliente
interno externo
Preocupadas com sua boa imagem, e sua capacidade
de competir no mercado, as Empresas não estão mais
restritas apenas aos percentuais de lucro financeiro.
É preciso um trabalho de equipe, onde cada membro
da empresa desempenhe papel determinante para a
conquista da qualidade.
A função de recepcionista assume, nessa realidade, um
papel decisivo, quase o de um cartão de visita.
É imprescindível a existência de alguém que faça a
ligação entre o cliente e a empresa.
Quem estabelece esse primeiro contato, geralmente, é
o recepcionista, tanto de forma direta pessoalmente,
como de forma indireta pelos meios de comunicação
apropriados.
Um ponto-chave para diminuir
o grau de insatisfação dos
clientes é a boa formação do
pessoal das áreas de
atendimento.
Os funcionários de uma
empresa precisam conhecer
com antecedência os produtos
que fornecem, para poderem,
assim, prestarem ao cliente
todas as informações
necessárias.
*Organização do espaço e local de trabalho.
*Recepção e atendimento a clientes externos e internos.
*Informações diversas (conhecer a empresa/equipe).
*Agendamentos de horários e compromissos.
*Controle de acesso dos clientes/organização de ordem de atendimento.
*Encaminhamento de clientes a profissionais e setores da empresa.
*Recebimento de correspondências e distribuição.
*Arquivamento de documentos.
*Digitação de materiais.
*Organização de e-mails e comunicação online da empresa.
*Organização de reuniões e viagens.
*Atendimento telefônico.
Características técnicas:

Técnicas de recepção
Telefonia
Atendimento ao cliente
Relacionamento interpessoal
Como falar em público; oratória
Idiomas
Informática (com destaque para os aplicativos Excel e Power point.)
Liderança
Etiqueta profissional
Redação comercial
Arquivologia.
 Habilidades pessoais

• Responsabilidade • Facilidade de relacionamento

• Autoconhecimento • Cortesia
• Dinamismo • Segurança
• Empatia • Capacidade de concentração
• Simpatia em ambientes agitados
• Diplomacia • Capacidade de trabalhar sob
• Disciplina pressão
• Pontualidade • Inteligência emocional
• Profissionalismo • Sigilo profissional
• Comunicação • Lealdade
• Ética • Boa memória
• Apresentação pessoal • Agilidade
• Network • Organização.
• Iniciativa/ Proatividade
 Praticamente quase todas as
empresas investem em
propaganda. Não há dúvida
quanto à importância da
propaganda, de sua necessidade.
A melhor propaganda, no
entanto, é a “de boca”. Um
cliente satisfeito indica o serviço
ou produto a um amigo ou assim
por diante. Quanto melhor for o
atendimento recebido, melhor o
cliente falará da empresa!
 É a imagem da
empresa que está
sendo colocada à
prova, uma imagem
que pode ser positiva
ou negativa, de
acordo com o
tratamento recebido.
Recepcionar bem é se
preocupar, ser solícito,
responsável, passar
credibilidade,
confiança e interesse
pelo cliente.
Imagem do Recepcionista
O papel do recepcionista, seja em um hospital,
banco, escola ou qualquer tipo de organização, é de
relações públicas, isto é, o primeiro contato do cliente
e esta será a impressão que ficará gravada na
memória do cliente.

Sendo assim, o recepcionista deverá ser

cordial, educado, eficiente e preciso. É
importante que ele conheça a empresa: seu
funcionamento, qual o seu negócio ( o que
vende ou qual tipo de serviço que ela presta),
seu quadro de funcionários (quem e qual
quadro ocupa).
 Apresentação Pessoal

O recepcionista deve se vestir de

forma discreta, estar penteado, ter
sempre uma aparência limpa. É na
verdade muito útil e adequado o uso
de uniforme porque facilita sua
identificação e melhora sua
apresentação.
A empresa pode também fornecer
ao recepcionista um crachá, com
identificação de seu nome,
facilitando o contato do cliente.
 Linguagem

A linguagem usada, o emprego

adequado da fala, faz diferença
para quem está sendo atendido.
O recepcionista deve falar
claramente, evitar gírias e sempre
se dirigir ao cliente tratando-o
com certa deferência, por
exemplo, como “senhor” ou
“senhora”.
 Ambiente de trabalho

Faz parte de uma boa apresentação que

tudo à volta do recepcionista esteja limpo
e bem arrumado. O ambiente arejado
com iluminação adequada reflete
cuidados higiênicos.
Evite comer ou beber em público. Nada de
copos ou xícaras já usadas. Nada de
papéis amassados sobre a mesa. Nada de
cinzeiros sujos.
Tenha o material sempre organizado em
sua mesa de trabalho.
A organização facilita quando é
necessário fazer anotações ou mesmo
buscar qualquer tipo de informação.
 Agenda

A agenda diária é um instrumento

fundamental para a maioria das
pessoas.
Uma agenda bem organizada
pode servir como relatório de seus
dias de trabalho, na medida em
que nela estão registrados todos
os seus compromissos e
acontecimentos.
A forma de organizar a agenda deve ser mais
objetiva possível, para que caso outras pessoas
necessitem consultá-la, possam fazê-lo sem
problemas.
Anote tudo na agenda, evitando acumular
pedacinhos de papel com anotações soltas
que facilmente são perdidos.