Gestión de Las Comunicaciones Del Proyecto

Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto
1
Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica.
Prohibida su reproducción parcial o total.
Agenda
• Introducción a la gestión de las comunicaciones
• Identificar a los Interesados
• Planificar las Comunicaciones
• Distribuir de la Información
• Dirigir a los Interesados
• Informar el Desempeño
2
Introducción
Incluye las actividades y

comportamiento por medio de los
cuales la información y las ideas son
transferidas entre los individuos
involucrados en un proyecto
Al usar sus habilidades de

comunicación, los gerentes de
proyectos ayudan a: Planificar,
dirigir, controlar y coordinar las
actividades
Es crucial para el éxito de un proyecto. El

gerente de proyecto utiliza
aproximadamente el 90% de su tiempo
para comunicarse
3
Identificar las necesidades de comunicación de los
Prohibida su reproducción parcial o total. interesados es clave para la gestión de las comunicaciones
Introducción
Interna Externa Formal Informal
Vertical Horizontal Oficial No oficial
Oral Escrita Verbal No verbal
Dimensiones de la Comunicación
4
Introducción
Dimensiones de la comunicación
– Comunicación formal e informal
Dimensión de ¿Cuándo usarla?
comunicación
Escrita y formal • Para resolver problemas complejos, para elaborar los
planes de gestión del proyecto y el acta de constitución del
proyecto y para comunicación entre diferentes culturas.
Verbal y formal • Para presentaciones y conferencias.
Escrita e informal • Memos, e-mail y notas.
Verbal e informal • Reuniones y conversaciones.
5
Herramientas y técnicas
– Comunicación vertical (hacia arriba)
• Información que la alta gerencia necesita para
evaluar el desempeño del proyecto
• La alta gerencia establece prioridades y efectúa
cambios para alcanzar las metas y objetivos
del proyecto.
6
– Comunicación vertical (hacia abajo)
• Con los miembros del equipo de proyecto
• Qué acciones (definición y alcance)
• Qué estándar (calidad)
• Cuándo (cronograma)
• Cómo (implementación)
• Cómo se medirá el avance (evaluación y
feedback).
7
– Comunicación horizontal
• Con sus colegas
• Negociación de recursos, cronogramas,
presupuestos.
• Coordinación de actividades entre sí y con
terceros.
• Plan para operaciones futuras.
8
Introducción
– Oral y escrita
Método de comunicación
Propósito de la
Nivel de efectividad
comunicación
Oral Escrita Mixta
Visión general Media Media Alta
Acción inmediata Media Baja Alta
Acción futura Baja Alta Media
Directiva, orden Baja Media Alta
Informe de avance Baja Media Alta
Reconocimiento Baja Baja Alta
Reprimenda Alta Baja Media
9
Disputa
Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Alta Baja Media
Introducción
– Comunicación escrita
• El objetivo principal es que debe ser entendida
claramente al ser leída rápidamente.
• El mensaje debe ser:
– Bien planeado
– Simple
– Claro
– Directo.
10
Introducción
– Comunicación verbal
• Intercambio de información oportuno
• Rápido feedback
• Cierre oportuno.
– Comunicación no verbal
• Incluye:
– Gestos
– Tonos vocales
– Expresiones faciales
– Lenguaje del cuerpo.
11
Introducción
– Comunicación no verbal
Lenguaje del cuerpo Interpretación
Señalar Agresividad
Suspirar Impaciencia, aburrimiento, pena
Rascarse (cabeza o cara) Incertidumbre o riesgo

Inclinarse (hacia delante) Interés
Recostarse (manos detrás de Superioridad, confianza
la cabeza)
Cerrar puños Actitud defensiva
Cruzar brazos
Sobarse (las manos) Expectativa 12

Introducción
– Impacto del mensaje
• Palabras 7% +
• Tonos vocales 38% +
• Expresiones faciales
y corporales 55%
13
Introducción
Informar el Desempeño
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Distribuir la Información
Planificar las Comunicaciones
Identificar a los
interesados
14
10.1 Identificar a los
Interesados
15
Identificar a los interesados
Identificar a todas las personas u

organizaciones impactadas por el proyecto
Documentar información relevante en

relación a sus intereses
Se debe elaborar una estrategia para
abordar a cada interesado
Deben ser clasificados según su experiencia,

interés, experiencia y participación en el
proyecto
16
Identificar a los Interesados
Juicio de
expertos
Análisis de los
interesados
Acta de
constitución del Documentos de
proyecto adquisición
Factores
ambientales de
la empresa Activos de los
procesos de la
organización
Registro de Estrategia de
interesados gestión de los
interesados
17
Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición

Flujo de Datos del Proceso Identificar a los Interesados
18
Recopilar y analizar de manera sistemática las
informaciones cuantitativas y cualitativas a
fin de determinar que intereses deben tenerse
en cuenta
Permite identificar los intereses, las
expectativas y la influencia de los interesados
Análisis de los Ayuda a identificar las relaciones con

interesados que pueden aprovecharse
interesados
para crear alianzas y acuerdo potenciales
Identificar a Identificar el Evaluar el modo en

todos los impacto o apoyo que los interesados
potenciales potencial que pueden reaccionar
interesados cada interesado en diferentes
podría generar situaciones
Paso 1 Paso 2 Paso 3
19
Poder = Nivel de Autoridad,
Interés = Nivel de preocupación
Gráfico extraído del PMBOK Influencia = Participación Activa,

Impacto = Capacidad de Efectuar
cambios al proyecto
También pueden utilizarse

matrices de poder/influencia y
poder/impacto
Matriz de Poder/Interés de los interesados
20
Poder = Capacidad de imponer

su voluntad
Urgencia = Necesidad de
atención inmediata
Legitimidad = Su participación es
apropiada
Modelo de Prominencia
Interesados latentes: 1,2 y 3

Interesados expectantes: 4,5 y 6
Interesado definitivos: 7
21
Resultados
Información de identificación (nombre,
puesto ubicación, rol e información de
contacto)
Información de evaluación (principales
Registro de requisitos y expectativas, influencia
potencial en el proyecto)
interesados
Clasificación de los interesados
(interno/externo, partidario/neutral/opositor)
Los interesados claves pueden impactar

significativamente el proyecto
El nivel de participación deseado en el

proyecto, para cada interesado
Estrategia de identificado
gestión de los Los grupos interesados y su gestión como
interesados grupo
22
10.2 Planificar las
Comunicaciones
23
¿Quién necesita la información?
¿Para cuando la necesita?
¿Cómo le será enviada la

información?
¿Quién es responsable de enviar

la información?
Factores
ambientales de
la empresa
24
N = n (n-1)
2
Análisis de
requisitos de las Tecnología de las
Registro de Estrategia de comunicaciones comunicaciones
interesados
Modelos de Métodos de
comunicación comunicación
Factores
ambientales de
la empresa Activos de los
procesos de la
organización
Plan de gestión
de las
comunicaciones
25

Flujo de Datos del Proceso Planificar las Comunicaciones
26
N: Número de canales de comunicación Organigramas
n: Número de interesados
Relaciones entre las responsabilidades de

N = n (n-1) la organización del proyecto y los
interesados
2
Disciplinas, departamentos y
Análisis de especialidades involucradas en el
proyecto
requisitos de las
comunicaciones Logística
Necesidades de información de los

interesados
27
Urgencia de la necesidad de
información
Disponibilidad de la tecnología
Personal previsto para el proyecto
Tecnología de las
comunicaciones
Duración del proyecto
Entorno del proyecto
28
Modelo Básico de Comunicación
Gráfico extraído de PMBOK
Recordar este modelo para el

examen y la responsabilidad del
receptor y del emisor
29
Comunicación interactiva
Comunicación de tipo push (empujar)

Métodos de
comunicación
Comunicación de tipo pull (jalar)
30
Resultados
Requisitos de las comunicaciones
Información que será comunicada
Persona responsable, destinatarios

Plan de gestión
las Métodos para transmitir la información
comunicaciones
Frecuencia de distribución
Glosario de terminología común
Métodos para actualizar el plan
Diagramas de flujo de la
información
31
10.3 Distribuir la
Información
32
Implica poner a disposición la Modelo emisor-receptor
información de manera oportuna
Elección del medio
Implementa el plan de gestión de
las comunicaciones Estilo de redacción
Responder a las solicitudes Técnicas de gestión de reuniones

inesperadas
Técnicas de presentación
Técnicas de facilitación
33
Plan de
dirección del
proyecto Herramientas para
Métodos de distribución de la
comunicación información
Informes de
desempeño
ACTUALIZA
Activos de los
procesos de la
organización
Activos de los
procesos de la
organización
34

Flujo de Datos del Proceso Distribuir la Información
35
Reuniones del proyecto, distribución de
documentos impresos, sistemas
manuales de archivo y bases de datos
electrónicas de acceso compartido
Herramientas electrónicas de
Herramientas para la comunicación y conferencias tales como
distribución de la correo electrónico, faz, correo de voz,
información teléfono, videoconferencias, sitios Web.
Herramientas para la dirección de

proyectos tales como interfases Web,
oficinas virtuales, y herramientas
colaborativas de gestión del trabajo
36
Resultados
Documentación sobre lecciones
aprendidas
Registros, informes y presentaciones del

proyecto
Actualización de Retroalimentación y notificación a los

los activos de los interesados
procesos de la
organización
37
10.4 Gestionar las
Expectativas de los
Interesados
38
Gestionar las Expectativas de los
Interesados
Gestionar activamente las expectativas
de los interesados para aumentar la
probabilidad de aceptación del proyecto
Abordar inquietudes que aún no

representan incidentes (anticipación de
futuros problemas)
Aclarar y resolver los incidentes

identificados
39
Interesados
Métodos de
comunicación Habilidades Habilidades de
interpersonales gestión
Registro de Estrategia de
interesados
Plan de
Registro de
dirección del
incidentes Solicitudes de
proyecto
cambio
ACTUALIZA Documentos del
proyecto
Registro de
cambios Activos de los
procesos de la
organización
Activos de los
Plan de gestión
procesos de la 40
Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. del proyecto
organización
Interesados
Flujo de Datos del Proceso Gestionar las Expectativas de

los Interesados 41
Generar confianza
Resolver conflictos
Escuchar de manera activa

Habilidades
Superar la resistencia al cambio
interpersonales
Habilidades de presentación y oratoria
Habilidades de negociación
Habilidades de
gestión
Habilidades de redacción
42
Habilidades Interpersonales - Escucha Activa
– Comportamiento verbal que denota escucha:
• Preguntar para aclarar u obtener mayor información
• Parafrasear para aclarar la terminología
• Resumir para confirmar que se ha entendido
• Pedir ejemplos
• Feedback táctico.
43
– Comportamiento no verbal que denota escucha:
• Contacto visual: Indica honestidad y apertura
• Expresividad: Mostrarse alerta e interesado
• Acercamiento: Establece una comunicación más amigable
y constructiva
• Captar la intención: Algunas veces el mensaje real no es
lo que se dice sino cómo se dice.
44
Mal escuchador Buen escuchador
Siempre interrumpe No interrumpe
Es impaciente Espera y pregunta
Juzga apresuradamente Pide aclaración
Muestra desinterés Presta mucha atención
No trata de entender Verifica su comprensión
No responde Da feedback: sonríe, asiente, frunce el
ceño
Prepara mentalmente un Evita la discusión y su efecto negativo en
argumento para “ganar” la relación
Reacciona, pierde el humor Responde a la idea no a la persona
Es inquieto Deja a un lado las distracciones
Se sale del tema Se concentra en las palabras y los
sentimientos detrás
45
Habilidades de Gestión – Presentación
Etapa Buenas prácticas
Antes de la • Practicar para asegurar que la presentación le es familiar
presentación • Comprobar que el equipo necesario para la presentación esta
listo
• Comprobar que el ambiente de la sala es el adecuado
• Asegurar que sus notas de apoyo están disponibles.
Durante la • Tener agua o algo similar a disposición
presentación • Medir su tiempo.
Buenas prácticas para presentaciones efectivas
La regla número uno de toda

presentación es ser uno mismo
46
Informar el desempeño
Habilidades de Gestión - Presentación
Etapa Objetivos y recomendaciones
Introducción Lograr la atención e interés de la audiencia
“Dile lo que • Presentarse, introducir su idea y el objetivo de la presentación
le vas a • Mostrar la agenda
decir”
Cuerpo Desarrollar su idea de forma lógica
“Díselo” • Indicarle a su audiencia como su idea se relaciona con ellos
• Use un lenguaje que su audiencia entienda
• Sea breve
• Use ayudas visuales
• Estimule las preguntas y comentarios.
Resumen Sintetice sus ideas
“Dile lo que • Vuelva a exponer su idea, recuerde como este beneficia o afecta a su
le dijiste” audiencia
• Solicite preguntas y responda a dichas preguntas
• Sea específico 47
Prohibida su reproducción parcial Objetivos
o total. y recomendaciones para presentaciones efectivas
Resultados
Documentos del
proyecto Solicitudes de
cambio Plan de dirección
del proyecto
ACTUALIZA
ACTUALIZA
ACTUALIZA
Gestionar a los
interesados Activos de los
procesos de la
organización
48
10.5 Informar el
desempeño
49
Análisis del desempeño pasado
Estado actual de los riesgos e

incidentes
Trabajo completado durante el

periodo y trabajo por completar a
continuación
Resumen de los cambios

aprobados en el periodo
50
Análisis de
variación Métodos de
proyección
Información sobre
el desempeño del
trabajo
Time
$
EV, PV, AC, SV, Métodos de
CV, SPI, CPI comunicación Sistemas de
informes
EAC, ETC
Plan de
dirección del
proyecto
ACTUALIZA
Informes de
Activos de los
desempeño
procesos de la
organización
Solicitud de Activos de los

cambios procesos de la
organización
51
Flujo de Datos del Proceso Informar el Desempeño 52

Verificar la calidad recopilada a fin de
asegurarse que este completa y sea
coherente
Determinar variaciones mediante la

Análisis de comparación de la información real con
variación la línea base del proyecto EVM
Determinar el impacto de las variaciones

en el costo, el cronograma y otras áreas
del proyecto
Reuniones de revisión de estado de la

Métodos de situación
comunicación
53
Prohibida su reproducción parcial Objetivos
o total. y recomendaciones para presentaciones efectivas
Métodos de serie de tiempo: EVM,
promedio móvil, extrapolación,
predicción lineal, estimación de
tendencias y curva de crecimiento
Métodos de Métodos causales/econométricos:

proyección Análisis de regresión, promedio móvil
autorregresivos y econometría
Métodos del juicio: Proyecciones

compuestas, encuestas, técnica Delphi,
elaboración de escenarios, proyección
tecnológica y proyección por analogía
Otros métodos: Simulación,

proyecciones probabilísticas, y
proyecciones combinadas (“Ensemble”)
54
Informes mediante cuadros
Time
$
Análisis de hojas de cálculo

Sistemas de
informes
Presentaciones
55
Resultados
Organizan y resumen la información
recogida, y presentan los resultados de
cualquier análisis en comparación con la
línea base para la medición del
Informes de desempeño
desempeño
ACTUALIZA
Lecciones aprendidas, incluidas las

causas de los incidentes y el razonamiento
subyacente a la acción correctiva elegida
Actualización de
los activos del
procesos de la
organización
56

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Gestión de las

Comunicaciones del Proyecto

Incluye las actividades y

Al usar sus habilidades de

Es crucial para el éxito de un proyecto. El

Interna Externa Formal Informal

Vertical Horizontal Oficial No oficial

Oral Escrita Verbal No verbal

Escrita e informal • Memos, e-mail y notas.

Verbal e informal • Reuniones y conversaciones.

Suspirar Impaciencia, aburrimiento, pena

Rascarse (cabeza o cara) Incertidumbre o riesgo

Sobarse (las manos) Expectativa 12

Gestionar las Expectativas de los Interesados

Planificar las Comunicaciones

Identificar a todas las personas u

Documentar información relevante en

Deben ser clasificados según su experiencia,

Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición

Análisis de los Ayuda a identificar las relaciones con

Identificar a Identificar el Evaluar el modo en

Gráfico extraído del PMBOK Influencia = Participación Activa,

También pueden utilizarse

Matriz de Poder/Interés de los interesados

Poder = Capacidad de imponer

Interesados latentes: 1,2 y 3

Los interesados claves pueden impactar

El nivel de participación deseado en el

¿Quién necesita la información?

¿Para cuando la necesita?

¿Cómo le será enviada la

¿Quién es responsable de enviar

Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición

Relaciones entre las responsabilidades de

Necesidades de información de los

Personal previsto para el proyecto

Entorno del proyecto

Modelo Básico de Comunicación

Gráfico extraído de PMBOK

Recordar este modelo para el

Comunicación de tipo push (empujar)

Información que será comunicada

Persona responsable, destinatarios

Glosario de terminología común

Métodos para actualizar el plan

Responder a las solicitudes Técnicas de gestión de reuniones

Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición

Herramientas para la dirección de

Registros, informes y presentaciones del

Actualización de Retroalimentación y notificación a los

Abordar inquietudes que aún no

Aclarar y resolver los incidentes

Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición

Flujo de Datos del Proceso Gestionar las Expectativas de

Escuchar de manera activa

Habilidades de presentación y oratoria

Buenas prácticas para presentaciones efectivas

La regla número uno de toda

Análisis del desempeño pasado

Estado actual de los riesgos e

Trabajo completado durante el

Resumen de los cambios

Solicitud de Activos de los