MINISTERIO DE DEFENSA

POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ÁREA DE CONTROL INTERNO FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.

30 g INVENTARIOS
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ÁREA DE CONTROL INTERNO FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro

Se mirofilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de

46 g RESOLUCIONES 2 años 10 años X X X carácter historico.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un

48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.

50 g TRANSFERENCIA
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
Se elimina en el archivo de gestión, cuando su contenido no posea valor
64 g AGENDAS 2 años 10 años X documental para la oficina.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un

documento de constante consulta, una vez derogado el instructivo se
debe transferir al Archivo Central, Transcurrido el tiempo de retención en
70 g INSTRUCTIVOS 2 años 5 años X X el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra representativa
hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados mediante
picado.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ÁREA DE CONTROL INTERNO FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Secretaria Privada FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.1 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.

30 g INVENTARIOS
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Secretaria Privada FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.1 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un

48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.

50 g TRANSFERENCIA
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
Se elimina en el archivo de gestión, cuando su contenido no posea valor
64 g AGENDAS 2 años 10 años X documental para la oficina.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo de Gestion Documental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.2 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.

30 g INVENTARIOS
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo de Gestion Documental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.2 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
40 g PLANES
40.2 c Plan de Acción Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
40.7 c Planes de mejoramiento Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
47 g SISTEMAS DE INFORMACIÓN 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

50.2 c transferencias Secundarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.7 c Programa de Gestión Documental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo de Gestion Documental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.2 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
a antecedentes
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
95.4 c Sistema de Gestión Ambiental 2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : Coordinación Grupos y Regionales de Control

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013
Interno

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.

30 g INVENTARIOS
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : Coordinación Grupos y Regionales de Control

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013
Interno

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
40 g PLANES
40.2 c Plan de Acción Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
40.7 c Planes de mejoramiento Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
Se elimina en el archivo de gestión, cuando su contenido no posea valor
64 g AGENDAS 2 años 10 años X documental para la oficina.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : Coordinación Grupos y Regionales de Control

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013
Interno

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E
CT CONSERVACIÓN TOTAL
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo de Auditorías FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.1 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

25 g EXPEDIENTES
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
a antecedentes de auditorias

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.3 c Informe de Auditoria 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo de Auditorías FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.1 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.10 c Informe de Seguimiento y Evaluación 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.

30 g INVENTARIOS
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
40 g PLANES
40.2 c Plan de Acción Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
40.3 c Plan de Auditoría 2 años 3 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
40.7 c Planes de mejoramiento Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo de Auditorías FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.1 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Se elimina en el archivo de gestión, cuando su contenido no posea valor

64 g AGENDAS 2 años 10 años X documental para la oficina.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo de Fomento de la Cultura del Control FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.2 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
30 g INVENTARIOS
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo de Fomento de la Cultura del Control FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.2 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
40 g PLANES
40.2 c Plan de Acción Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
40.7 c Planes de mejoramiento Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
Se elimina en el archivo de gestión, cuando su contenido no posea valor
64 g AGENDAS 2 años 10 años X documental para la oficina.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo de Fomento de la Cultura del Control FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.2 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo Relación con Entes Externos FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.3 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.4 c Informe de Austeridad en el Gasto Público 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo Relación con Entes Externos FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.3 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
30 g INVENTARIOS
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
40 g PLANES
40.2 c Plan de Acción Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
40.7 c Planes de mejoramiento Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo Relación con Entes Externos FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.3 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo Soporte y Apoyo FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.4 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.88 c Actas de Informe de Gestión 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

10 g BOLETINES 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
15 g CONCEPTOS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
15.2 c Concepto Técnico 2 años 10 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
15.6 c Concepto Administrativo 2 años 10 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo Soporte y Apoyo FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.4 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

15.15 c Conceptos de Planeación 2 años 10 años X X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

15.19 c Concepto Presupuestal 2 años 10 años X X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
24 g ESTUDIOS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

24.13 c Estudio de Planeación X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
2 años 5 años mediante picado.

a Antecedentes X
25 g EXPEDIENTES
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
25.1 c Expediente de Equipos 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
a Antecedentes
27 g HISTORIAS
27.3 c Historias Laborales
a Información personal y familiar
a Fotografía titular y cónyuge
a Fotocopia cédula ciudadana
a Registro civil de nacimiento
a Registro civil de matrimonio y/o declaración de unión libre
a Declaratoria de liquidación y disolución social conyugal
a Sentencia de divorcio y/o cesación de efectos civiles
a Registro civil nacimiento hijos
a Formato Auxilio mutuo
a Seguro voluntario y obligatorio
a Pagos de seguros
a Reconocimiento tiempo laborado
a Información patrimonial
a Formato único de hoja de vida para personas naturales
Información Institucional
a Actos Administrativos de nombramiento
a Actas de posesión
a Actos administrativos de ascenso
a Inscripción y Registro Carrera Administrativa Especial.
Información académica
a Acta de grado y diplomas
a Certificados de estudio

a Cursos policiales Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un

documento de constante actualización. El periodo de conservación en el
Información disciplinaria y jurídica Archivo de Gestión, está dado por el tiempo de servicio del funcionario.
(-) (-) X X Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea
a Fallos disciplinarios realizada su hoja de servicios, se debe transferir la historia laboral al Area
de Archivo General de la Secretaria General, para su conservación y
disposición final.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo Soporte y Apoyo FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.4 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL documento de constante actualización. El periodo de conservación en el
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Gestión, está dado por el tiempo de servicio del funcionario.
PROCEDIMIENTO
ARCHIVO(-)GESTIÓN ARCHIVO(-)CENTRAL X
CT X
D M S E Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea
realizada su hoja de servicios, se debe transferir la historia laboral al Area
a Fallos administrativos de Archivo General de la Secretaria General, para su conservación y
a Fallos judiciales disposición final.
a Fallos prestacionales
a Separaciones temporales
a Suspensiones
a Derogaciones
a Revocatorias
a Acto administrativo de ejecución de la sanción

Evaluaciones de Desempeño
a Folios de vida
a Evaluaciones
a Clasificaciones
Información Laboral
a Licencias
a Vacaciones
a Secuestrados
a Desaparecidos
Antecedentes de retiros
a Solicitud de retiro
a Acto Administrativo
a Reintegros
a Reincorporaciones
a Informe causa de muerte
a Registro civil de defunción
a Hoja de servicio

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

28 g IMAGEN INSTITUCIONAL 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.6 c Informe de Ejecución Presupuestal 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.10 c Informe de Seguimiento y Evaluación 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.29 c Informe de Accidentalidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo Soporte y Apoyo FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.4 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.60 c Informe de Personal 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
30 g INVENTARIOS
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se mirofilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de

37 g NÓMINAS 2 años 18 años X X carácter historico.
38 g ORDENES
Se mirofilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de
38.1 c Orden Interna 2 años 18 años X X X carácter historico.
Se mirofilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de
38.3 c Orden Administrativa de Personal 2 años 18 años X X X carácter historico.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos
38.9 c Orden Administrativa Servicio 2 años 20 años X X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

38.10 c Orden de Cumplimiento

a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 18 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
38.12 c Orden de Trabajo 2 años 10 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
38.14 c Orden del Día 2 años 18 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobación junta directiva Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 5 años carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a Plan de necesidades X X mediante picado.
a Informe de ejecución presupuestal
a Aprobación plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Acción Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo Soporte y Apoyo FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.4 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
40.5 c Plan de Comunicación Institucional 2 años 3 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
40.6 c Plan de Mantenimiento 2 años 3 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
a antecedentes
40.7 c Planes de mejoramiento Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a antecedentes X mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
40.9 c Plan Estratégico 2 años 3 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
40.31 c Plan de Bienestar de Personal
a POE Plan de Estímulos e Incentivos
a Personaje de mes Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
2 años 3 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a Felicitaciones mediante picado.
a Condecoraciones
a Otros
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
40.37 c Plan de Necesidades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
a antecedentes
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
40.45 c Plan de Traslados 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
a antecedentes
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
40.46 c Plan de Vacaciones 2 años 3 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
43 g PROYECTOS
43.10 c Proyección de Planta de Personal
a Traslados Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos
a Auxiliares de Policía 2 años 10 años X X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
a Novedades de Personal demás documentos serán eliminados mediante picado.
a Otros antecedentes
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo Soporte y Apoyo FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.4 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

56 g ESTADÍSTICAS 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
a Antecedentes
59 g COMISIONES
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
59.1 c Comisiones al Exterior 2 años 10 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
59.2 c Comisiones al Interior 2 años 10 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
documento de constante consulta, una vez derogado el instructivo se
debe transferir al Archivo Central, Transcurrido el tiempo de retención en
70 g INSTRUCTIVOS 2 años 5 años X X el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra representativa
hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados mediante
picado.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.8 c Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.13 c Programa de Salud 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.24 c Programa de Visitas Domiciliarias 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
94 g ESTADOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos
a Entrada, Salida y Baja de Bienes 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a Antecedentes
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
95.4 c Sistema de Gestión Ambiental 2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
D DIGITALIZAR
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Grupo Soporte y Apoyo FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.4 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Uno, Nivel Central FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.1 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.3 c Informe de Auditoria 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.10 c Informe de Seguimiento y Evaluación 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Uno, Nivel Central FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.1 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
30 g INVENTARIOS
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Uno, Nivel Central FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.1 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Dos, Sur Oriental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.2 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes

2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.3 c Informe de Auditoria 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.10 c Informe de Seguimiento y Evaluación 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Dos, Sur Oriental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.2 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
30 g INVENTARIOS

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
a poligramas carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
a Otro

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un

48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.

50 g TRANSFERENCIA

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por

53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por

53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.

86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
picado.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Dos, Sur Oriental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.2 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Tres, Eje Cafetero FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.3 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.3 c Informe de Auditoria 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.10 c Informe de Seguimiento y Evaluación 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Tres, Eje Cafetero FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.3 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
30 g INVENTARIOS
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Tres, Eje Cafetero FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.3 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Cuatro, Sur

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013
Occidental

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.4 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.3 c Informe de Auditoria 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.10 c Informe de Seguimiento y Evaluación 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Cuatro, Sur

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013
Occidental

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.4 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
30 g INVENTARIOS
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Cuatro, Sur

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013
Occidental

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.4 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Cinco, Oriental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.5 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.3 c Informe de Auditoria 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.10 c Informe de Seguimiento y Evaluación 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Cinco, Oriental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.5 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
30 g INVENTARIOS
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Cinco, Oriental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.5 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Seis, Occidental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.6 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.3 c Informe de Auditoria 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.10 c Informe de Seguimiento y Evaluación 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Seis, Occidental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.6 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
30 g INVENTARIOS
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Seis, Occidental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.6 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Siete, Llanos

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013
Orientales

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.7 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.3 c Informe de Auditoria 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.10 c Informe de Seguimiento y Evaluación 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Siete, Llanos

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013
Orientales

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.7 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
30 g INVENTARIOS
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Siete, Llanos

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013
Orientales

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.7 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Ocho, Costa Norte FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.8 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 c Derechos de Petición
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
a Quejas, reclamos y sugerencias 2 años 10 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.
a antecedentes
2 g ACTAS

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional. Los
demás documentos serán eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.35 c Actas de Capacitación 2 años 18 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental

2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X eliminado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión la serie Actas

de entrega por ser un documento de constante actualización, no obstante
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X X cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

29 g INFORMES

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.3 c Informe de Auditoria 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

29.10 c Informe de Seguimiento y Evaluación 2 años 5 años X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Ocho, Costa Norte FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.8 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por

29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
30 g INVENTARIOS
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser
30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X trascendentales para la Policía Nacional y que ameriten la conservación
total. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento 2 años 18 años X X
a memorando Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
a poligramas mediante picado.
a Otro
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA

Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser

50.1 c transferencias Primarias 0 años 0 años X X un documento de constante actualización y consulta.

53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X carecer de valores primarios.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
86.30 c Programa de Gestión Ambiental 2 años 8 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad 2 años 5 años X X carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados
mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comité de control interno Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por
2 años 5 años X X carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados mediante
a Mapa de Riesgos picado.
a antecedentes

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : Región de Control Interno Ocho, Costa Norte FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2013

UNIDAD: ÁREA DE CONTROL INTERNO CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 1.5.3.5.8 RESOLUCIÓN Y FECHA: Resolución 01204 de 04/04/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT D M S E
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestión Documental