Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
(Aplikasi DCS-9001)
Latar Belakang
Saat ini suatu perusahaan atau entitas organisasi dapat dikatakan memiliki sistem
manajemen yang baik sebagai prasyarat Tata Kelola Organisasi yang baik atau good
corporate governance (GCG) apabila telah memiliki sertifikasi standarisasi tertentu seperti
ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, dan sebagainya. Untuk memiliki sertifikasi ini,
perusahaan harus berupaya keras memenuhi standar yang ketat sesuai persyaratan
sertifikasi tersebut kemudian harus lulus audit oleh lembaga auditor yang kredibel.
Salah satu komponen penting dari hampir seluruh sertifikasi standarisasi adalah
adanya dokumentasi untuk setiap aktivitas proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan
atau entitas organisasi tersebut. Mulai dari dokumentasi guideline, standart operational
procedure, instruksi kerja hingga hasil atau laporan. Dokumen-dokumen inilah yang kelak
menjadi bahan audit oleh lembaga auditor independen agar perusahaan atau organisasi
dapat mempertahankan kelayakan sertifikasinya setiap tahun.
Namun demikian, prosedur pengendalian dokumen bukan sesuatu hal yang mudah,
apalagi kalau dilakukan secara manual. Prosesur pengendalian dokumen di sini maksudnya
adalah prosedur yang mengatur pendistribusian dokumen. Mulai dari dokumen di susun
dalam bentuk draft, proses review dan koreksi, approval, distribusi dokumen serta kendali
dokumennya ke pihak-pihak terkait. Prosedur pengendalian dokumen yang bersifat manual
menimbulkan inefisiensi sebagai berikut :
• Proses penyusunan dokumen memakan waktu lama dari mulai penyusunan draft,
review, koreksi, approval, hingga distribusi karena harus dilakukan dari meja ke
meja.
• Banyaknya temuan pada saat audit yang berkaitan dengan pengendalian dokumen.
• Ketidakmampuan dalam proses penelusuran dokumen sehingga dokumen yang
dibutuhkan seringkali tidak ditemukan karena terselip di folder dokumen lain.
• Dokumen hardcopy yang tercecer dan dipegang oleh beberapa unit kerja dan bukan
terletak secara sentral di ruang arsip.
• Kesulitan mengakses dokumen dengan cepat dan akurat.
• Tidak adanya kendali atas dokumen dalam bentuk control copy sehingga dokumen
bisa diakses oleh siapa saja.
• Adanya kebutuhan tenaga dan waktu untuk mengantarkan dokumen tersebut ke
pihak-pihak terkait.
• Kesulitan menemukan dokumen yang paling update sehingga seringkali dokumen
lama yang digunakan.
• Penggunaan kertas berlebihan karena akitvitas penggadaan dokumen sehingga tidak
mendukung konsep paperless office atau green office.
Berdasarkan kendala yang muncul tersebut diatas maka dibutuhkan suatu aplikasi
sistem informasi yang dapat memfasilitasi proses pengendalian dokumen khususnya
dokumen-dokumen penting yang harus diaudit agar perusahaan atau organisasi tetap layak
memiliki sertifikasi standarisasi ISO 9001.
• Secara umum menjadikan proses pengendalian dokumen ISO 9001 menjadi lebih
efektif dan efisien. Dengan demikian mendukung Tata Kelola Usaha/Pemerintahan
yang baik.
• Mempercepat proses pembuatan dokumen ISO 9001 dari mulai penyusunan draft,
review, koreksi, approval, hingga distribusi semuanya dilakukan dalam sistem
sehingga dokumen tak perlu lagi melewati birokrasi, meja demi meja, semuanya
dilakukan bisa dimana saja dan kapan saja sehingga dokumen tersebut bisa menjadi
panduan proses kerja di lapangan dengan cepat.
• Memudahkan kemampuan penelusuran dokumen dengan cepat dan akurat serta
terbaru atau dokumen versi terakhir.
• Kontrol dan kendali terhadap dokumen sehingga hanya pihak-pihak tertentu yang
terkait yang dapat memiliki dokumen tersebut baik yang berjenis softcopy maupun
hardcopy.
• Mengurangi penggunaan kertas sehingga mendukung konsep paperless office
maupun green office.
Fitur-Fitur Aplikasi
Aplikasi DCS-9001 adalah aplikasi yang digunakan untuk keperluan untuk sentralisasi
manajemen dokumen antara lain dokumen manual, prosedur, instruksi kerja, laporan, dan
sebagainya. Aplikasi ini di desain untuk mendukung proses kendali dokumen sesuai standar
sertifikasi ISO 9001. Secara spesifik fitur-fitur teknologinya adalah sebagai berikut :
Karena aplikasi ini merupakan aplikasi web base sehingga dapat diakses dengan
beragam perangkat seperti : PC, tablet, ataupun phablet sepanjang perangkat
tersebut memiliki browser chrome ataupun Mozilla. Dengan demikian user dapat
melakukan proses review, koreksi, ataupun approval dimana saja dan kapan saja
sehingga proses penyusunan dan penerbitan dokumen dari mulai draft hingga
distribusi nanti bisa dilakukan secara online. Jadi tidak ada lagi bottle neck karena
dokumen stuck di atas meja.
Gambar 4 – Berbasis Web sehingga dapat diakses dari berbagai platform perangkat
Selain kemudahan akses, aplikasi web base ini praktis sangat mudah perawatannya,
karena kita hanya perlu fokus pada web server dan tidak ada instalasi ataupun
maintenance pada perangkat di sisi user.
Gambar 5 – Berjalan di berbagai jenis Operating System sepanjang memiliki browser
Selain itu tidak ada lisensi yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi ini. Aplikasi
bisa di install di OS Linux Server, menggunakan database MySQL, sehingga tidak ada
hidden cost akibat pembelian lisensi software komersial untuk OS maupun software
database.
Di dalam Aplikasi ini ada dua cara membuat dokumen yaitu dengan metode upload
dokumen dan menggunakan Aplikasi Word yang terintegrasi dalam aplikasi sebagai
plugin. Metode yang di rekomendasikan adalah dengan menggunakan metode
upload dokumen karena bisa digunakan di berbagai platform perangkat dan OS.
Dengan demikian pada saat dokumen tersebut di unduh oleh pihak terkait maka
jelas kepemilikan dokumen tersebut baik secara softcopy maupun hardcopy karena
tercantum nama pemilik dokumen dan no. seri dokumen. Jika ada pihak lain yang
memiliki dokumen tersebut dan ternyata tidak sesuai dengan informasi kendali
dokumen maka yang bersangkutan telah melanggar peraturan kerahasiaan dokumen
dan wajib diberikan sanksi tegas oleh perusahaan atau lembaga.
6. Fitur Pencarian Dokumen yang Powerfull
Fitur tracking dokumen adalah fitur wajib dalam aplikasi ini. Dengan fitur ini kita
dapat mengetahui posisi perjalanan dokumen sehingga dapat memfollow up ke
pihak-pihak terkait apabila dokumen tersebut terhenti dalam proses untuk mencapai
persetujuan.
Terkadang ada beberapa dokumen diperlukan oleh pihak-pihak lain untuk keperluan
audit atau keperluan integrasi proses bisnis.
Setiap proses yang berjalan di dalam aplikasi ini akan memberikan informasi
notifikasi via email kepada pihak-pihak yang terkait. Sebagai contoh : saat draft
dokumen di upload dan dishare ke para Approval maka akan muncul email notifikasi
kepada para Approval termasuk pembuat dokumennya. Tujuan fitur notifikasi email
ini adalah untuk mengingatkan pihak terkait bahwa ada proses yang mesti dijalankan
oleh mereka di dalam sistem aplikasi ini.
Aplikasi ini di dukung oleh fitur keamanan yang baik. Tidak hanya pada saat sistem
tersebut diakses melalui sistem otentifikasi seperti username dan password tapi juga
keamanan dalam sisi kendali dokumen. Karena semua dokumen yang keluar dari
sistem informasi ini diberikan watermark control copy berikut nama pemilik
dokumen dan no. seri dokumennya sehingga apabila dokumen tersebut tidak sesuai
informasinya dengan si pemilik dokumen maka yang bersangkutan bisa dikatakan
telah melanggar peraturan kerahasiaan dokumen.
Gambar 16 – Fitur Kontrol Kendali Dokumen dengan watermark dan no. dokumen
Selain itu, sistem ini dibangun diatas server linux yang juga di password sehingga
tidak mudah masuk ke dalam aplikasi ini. Karena software terletak di server yang
barada di dalam datacenter atau ruang server maka secara fisik keamanan server
dapat dipertanggungjawabkan karena tidak mudah masuk ke ruang server kecuali
pihak-pihak terkait. Keamanan ruang server sendiri cukup berlapis, dari mulai
pengamanan gedung, pengamanan ruang server melalui sisten otentifikasi, dan
pengamanan rak server dalam bentuk penguncian rak.