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1PMP y PMI son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Centro de e-Learning SCEU UTN - BA.
Medrano 951 2do piso (1179) // Tel. +54 11 4867 7589 / Fax +54 11 4032 0148
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INTRODUCCION
Para nuestra suerte, la gestión del alcance del proyecto es un área muy concreta, sin
embargo, deben comprenderse con precisión las claves para aprobar este módulo. El no
comprender claramente que Alcance del Proyecto comprende TODO el trabajo y cuál es su
diferencia con Alcance del Producto es el error más frecuente.
¿Qué se incluye dentro del Proyecto? ¿Qué no?, la respuesta a estas dos preguntas son lo
que llamamos la “Definición del Alcance”, esto no nos es nuevo, lo importante es recordar,
también, que SOLO debe realizarse el trabajo requerido y acordado, el PMI considera como
algo negativo realizar más trabajo del estipulado.
El Alcance del Proyecto comprende absolutamente todo el trabajo que debe realizarse
dentro del proyecto, esto incluye desde las tareas de gestión del proyecto (por ejemplo,
reuniones) hasta el propio trabajo que realiza el objeto del proyecto.
Debe recordase la diferenciación entre Alcance del Proyecto y Alcance del Producto, antes
de responder cualquier pregunta sobre alcance debemos analizar cuál es el alcance al que
se hace referencia, proyecto o producto.
Alcance del Proyecto se trata del trabajo que debe realizarse para “hacer” el proyecto y
Alcance del Producto, se refiere a las características o requerimientos del producto.
Clave para responder preguntas: La mayoría de las preguntas se refieren al Alcance del
Proyecto y no al Alcance del Producto, pero debe conocerse la diferencia entre ambos.
Otro punto importante a tener en cuenta es que debemos entender si estamos trabajando
con un ciclo de vida predictivo, donde el alcance una vez definido no puede ser modificado
o bien en uno adaptativo/incremental, donde no se podrá tener todo el alcance bajado a
detalle al inicio y esté se irá construyendo a medida que pasan las iteraciones.
Dado que este es un cambio recién a partir de la 6ta edición, pueden haber preguntas que
encuentren anteriores que hagan referencia que el alcance es inamovible, y que todo debe
ser cerrado en esta etapa.
Objetivos:
Que los participantes*:
Comprendan los conceptos básicos y los tips necesario para resolver las preguntas del
examen de certificación relacionadas con el área de conocimiento de Alcance.
Bloques temáticos*:
● Desmitificando lo que conocemos
● Diagrama de Procesos
● EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
● Diccionario de la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
● Línea Base del Alcance
● Evaluación Rápida
Diagrama de procesos
Son 6, primero se debe Planificar la Gestión del Alcances (Proceso 1: Planificar Alcance),
luego documentar los requisitos y necesidades (Proceso 2: Recolectar Requisitos), luego
con esa información se debe generar el documento de alcance, el Enunciado del Alcance
del Proyecto (Proceso 3: Definir el Alcance), y con ese documento se procede a construir
la EDT y su Diccionario (Proceso 4: Crear EDT). Hasta aquí hemos recolectado los
requisitos y hemos generado el alcance del proyecto, el paso más importante a recordar
para el examen es que debemos validar lo realizado, generalmente con nuestro cliente
(Proceso 5 Validar el Alcance).
Finalmente se debe controlar que se está “haciendo” todo lo estipulado en el alcance y solo
ello (Enunciado del Alcance del Proyecto), esto se realiza en el último proceso (Proceso 6:
Controlar el Alcance).
Clave para responder preguntas: Debemos tener muy claro que “Validar el Alcance” no
implica revisar que se encuentra dentro del alcance y que no sino, por el contrario, implica
VALIDAR el Alcance.
En entornos ágiles no existe una planificación completa de todo el alcance, sino que más
bien se planifica no para todo el proyecto sino para los siguientes días / semanas
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Paquetes de Trabajo: Son los elementos de la EDT del nivel más bajo, o sea que ya no se
descomponen en otros elementos. Están compuestos por actividades (ver más adelante el
módulo de tiempos).
Una vez creada la EDT se puede utilizarse en cualquier momento, por ejemplo, para evaluar
un cambio a ser realizado. La EDT puede modificarse si es necesario, por ejemplo, si se
agrega alcance al proyecto (control de cambios).
En el caso de ciclos predictivos, la EDT puede dejarse en algunas ramas en un nivel muy
alto y después ir descomponiendo a medida que se tiene mas conocimiento porque
inicialmente no se pueden definir todos los entregables, ya sea por desconocimiento de
parte del Sponsor/usuario o bien porque es un entorno muy cambiante.
Igualmente, lo que se tiene no es una línea base sino un backlog que se puede ir
actualizando
Relación de Validar el Alcance con el proceso Control de Calidad (ver módulo de Calidad):
Conceptualmente son el mismo proceso, la diferencia radica en que Validar el Alcance tiene
como objetivo la “aceptación de los entregables” y, en cambio, Control de Calidad tiene
como objetivo Cumplir con los objetivos de calidad para los entregables.
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Control de Calidad puede hacerse antes que Validar el Alcance o en paralelo, NUNCA
después pues implicaría revisar con el cliente o sponsor entregables sin control de calidad.
Clave para responder preguntas: El acuerdo con el cliente debe ser FORMAL por lo cual
se requiere que el cliente firme los entregables (por ejemplo, que firme una copia del
Enunciado del Alcance del Proyecto).
Clave para responder preguntas: El cambio es inevitable y por lo tanto esperable, ante él
debemos asegurarnos de que se siga el proceso de Control de Cambio Integrado (ver
modulo Integración). Control del alcance es un proceso extremadamente PROACTIVO
pues se debe monitorear constantemente el alcance actual con el estipulado (Línea Base
de Alcance) y las posibles causas de variación del alcance.
Una vez creado el alcance (Línea Base de Alcance) nadie (incluido el Director de Proyecto)
puede cambiarlo sin que haya razones suficientes (con su correspondiente evidencia).
o que termine generando un cambio a las fechas o por ejemplo a las necesidades de
recursos que estaban pensadas para el proyecto.
¿Qué proyectos deben tener una EDT?, si no existe EDT significa que no hay trabajo por
hacer en el proyecto, por lo tanto y de acuerdo al PMI, TODOS LOS PROYECTOS deben
tener una EDT.
Clave para responder preguntas: “Si no está incluido en la EDT no forma parte del alcance
y por consiguiente tampoco del proyecto”
¿Cómo se crea la EDT? Mediante el proceso específico para crearla (“Crear EDT”) se
“descompone” el trabajo en elementos y a su vez estos elementos se descomponen en
otros elementos. Por ejemplo, el proyecto puede ser construir un puente, este trabajo se
puede descomponer en Diseñar el Puente, Ensamblarlo, Probarlo, etc., a su vez Diseñar el
puente se puede descomponer en Crear Planos, Generar Diseños, etc.
Clave para responder preguntas: El Diccionario de la EDT también puede ser utilizado como
parte de un Sistema de Autorización del Trabajo.
Veamos un ejemplo:
EDT
Diccionario de la EDT
Este elemento describe todas las actividades de gestión a realizar dentro del
proyecto XYZ.
Cuando se conteste por preguntas sobre Línea Base de Alcance, debe recordarse su
definición (3 elementos):
El simple hecho de conocer esta fórmula ayuda a responder algunas preguntas frecuentes
sobre que incluye la Línea Base de Alcance.
Evaluación Rápida
● Línea Base del Alcance
● EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
● Diccionario de la EDT
● Plan de Gestión del Alcance del Proyecto
● Definir el Alcance del Proyecto
● Paquete de trabajo
● Actividad
● Alcance del Producto
● Alcance del Proyecto
● Control del Alcance
● Validar el Alcance
● Definición del Alcance
Rita Mulcahy, PMP® Prep exam – Seventh Edition, Rita Mulcahy’s, 2011
Lo que vimos:
Se vio un resumen de los puntos más importantes y tips particulares del área de
conocimiento de Alcance.
Lo que viene:
Continuar con los siguientes módulos del curso