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Alcance

Curso: Preparación Examen de


Certificación Project Management
Professional (PMP)®1 / Project
Management Institute (PMI)® en
Español

1PMP y PMI son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
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INTRODUCCION
Para nuestra suerte, la gestión del alcance del proyecto es un área muy concreta, sin
embargo, deben comprenderse con precisión las claves para aprobar este módulo. El no
comprender claramente que Alcance del Proyecto comprende TODO el trabajo y cuál es su
diferencia con Alcance del Producto es el error más frecuente.

¿Qué se incluye dentro del Proyecto? ¿Qué no?, la respuesta a estas dos preguntas son lo
que llamamos la “Definición del Alcance”, esto no nos es nuevo, lo importante es recordar,
también, que SOLO debe realizarse el trabajo requerido y acordado, el PMI considera como
algo negativo realizar más trabajo del estipulado.

El Alcance del Proyecto comprende absolutamente todo el trabajo que debe realizarse
dentro del proyecto, esto incluye desde las tareas de gestión del proyecto (por ejemplo,
reuniones) hasta el propio trabajo que realiza el objeto del proyecto.

Debe recordase la diferenciación entre Alcance del Proyecto y Alcance del Producto, antes
de responder cualquier pregunta sobre alcance debemos analizar cuál es el alcance al que
se hace referencia, proyecto o producto.

Alcance del Proyecto se trata del trabajo que debe realizarse para “hacer” el proyecto y
Alcance del Producto, se refiere a las características o requerimientos del producto.

Como producto se entiende a un producto en sí (por ejemplo, un software o un edificio), a


un servicio, (por ejemplo, la realización de un trabajo de consultoría o asesoramiento), o a
un resultado (por ejemplo, lograr un cambio cultural en la organización).

El Alcance del Proyecto se “plasma” en la “Definición del Alcance”.

Un proyecto se considera completo si se ha cumplido con todo el alcance, el “éxito del


proyecto” dependerá también de otros factores a determinar por la organización, por
ejemplo, el costo total incurrido.

Clave para responder preguntas: La mayoría de las preguntas se refieren al Alcance del
Proyecto y no al Alcance del Producto, pero debe conocerse la diferencia entre ambos.

Otro punto importante a tener en cuenta es que debemos entender si estamos trabajando
con un ciclo de vida predictivo, donde el alcance una vez definido no puede ser modificado
o bien en uno adaptativo/incremental, donde no se podrá tener todo el alcance bajado a
detalle al inicio y esté se irá construyendo a medida que pasan las iteraciones.

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Dado que este es un cambio recién a partir de la 6ta edición, pueden haber preguntas que
encuentren anteriores que hagan referencia que el alcance es inamovible, y que todo debe
ser cerrado en esta etapa.

Objetivos:
Que los participantes*:
Comprendan los conceptos básicos y los tips necesario para resolver las preguntas del
examen de certificación relacionadas con el área de conocimiento de Alcance.

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Bloques temáticos*:
● Desmitificando lo que conocemos
● Diagrama de Procesos
● EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
● Diccionario de la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
● Línea Base del Alcance
● Evaluación Rápida

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Desmitificando lo que conocemos


1. Controlar el Alcance se debe realizar
a. Solo al comienzo del proyecto
b. Solo al finalizar el alcance
c. Proactivamente
d. Ante cambios aprobados

2. La EDT puede ser considera como una herramienta


a. De comunicación
b. Para facilitar el reconocimiento de interesados
c. De gestión de cronograma
d. De gestión de riesgos

3. Validar el alcance implica


a. Controlar que no haya trabajo fuera del alcance
b. Controlar el trabajo que se incluye en el alcance
c. Validar los entregables con el cliente
d. Validar el alcance del proyecto y no del producto

Diagrama de procesos
Son 6, primero se debe Planificar la Gestión del Alcances (Proceso 1: Planificar Alcance),
luego documentar los requisitos y necesidades (Proceso 2: Recolectar Requisitos), luego
con esa información se debe generar el documento de alcance, el Enunciado del Alcance
del Proyecto (Proceso 3: Definir el Alcance), y con ese documento se procede a construir
la EDT y su Diccionario (Proceso 4: Crear EDT). Hasta aquí hemos recolectado los
requisitos y hemos generado el alcance del proyecto, el paso más importante a recordar
para el examen es que debemos validar lo realizado, generalmente con nuestro cliente
(Proceso 5 Validar el Alcance).

Finalmente se debe controlar que se está “haciendo” todo lo estipulado en el alcance y solo
ello (Enunciado del Alcance del Proyecto), esto se realiza en el último proceso (Proceso 6:
Controlar el Alcance).

Clave para responder preguntas: Debemos tener muy claro que “Validar el Alcance” no
implica revisar que se encuentra dentro del alcance y que no sino, por el contrario, implica
VALIDAR el Alcance.

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Validar el alcance Controlar el alcance


Clave para responder preguntas: Para todos los documentos enunciados en alcance (por
ejemplo la EDT o el documento de Definición del Alcance) se debe recordar el concepto de
planificación progresiva o planificación onda rodante (“Rolling wave Planning”), por lo cual
existirán varias iteraciones para definir con mayor precisión y detalle cada uno de los
documentos, por ejemplo, es improbable que cuando se genere la EDT se cuente con toda
la información a detalle de todo el trabajo del proyecto, por lo cual se creará una EDT
versión inicial y luego se trabajará mejorando la misma cuando la información esté
disponible, generando una versión posterior de la EDT, y eventualmente la versión
definitiva.

Proceso 5.1, Planificar la gestión del Alance.


Este proceso inicial en la gestión del Alcance, es netamente un proceso de planificación y
tiene por objetivo definir como se llevará adelante la gestión. La salida del mismo, es una
serie de actividades y definiciones para encarar la gestión del alcance en particular del
proyecto en cuestión.

“El proceso de definir como se llevarán adelante las actividades de la gestión de


alcance del proyecto.”

En entornos ágiles no existe una planificación completa de todo el alcance, sino que más
bien se planifica no para todo el proyecto sino para los siguientes días / semanas
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Proceso 5.2, Recolectar Requisitos:


Recibe como entrada principal el Registro de los Interesados y el Acta de Constitución del
proyecto, estos dos componentes son necesarios para comenzar a trabajar en documentar
y entender los requerimientos y requisitos de los interesados, por ejemplo, mediante
reuniones y entrevistas.
La esencia de este proceso es generar la Documentación de los Requisitos (principal salida
del proceso).
Debe recordarse también que debe existir un plan de gestión de requisitos (que define como
se analizaran, documentaran, acordaran, gestionaran los requisitos lo largo del proyecto) y
una matriz de trazabilidad de requisitos (esta matriz asocia cada requerimiento a una
necesidad de negocio, por ejemplo, el requerimiento de realizar una prueba con un usuario
tiene su origen en la necesidad de lograr un producto de calidad).
En el caso de los modelos predictivos esto no solo ocurre en el inicio, sino que también a
lo largo de todo el proyecto y los nuevos requisitos se van incorporando al Backlog.

Proceso 5.3, Definir el Alcance:


Recibe como entradas principales el Acta de Constitución del proyecto y la Documentación
de los Requisitos (salida del proceso anterior), estos dos componentes son necesarios para
comenzar a trabajar en generar un documento que contenga que se incluye y que no dentro
del proyecto. Este documento será la principal salida de este proceso y es denominado
Enunciado del Alcance del Proyecto, el mismo contiene además una descripción de los
entregables del proyecto.
Para los entornos ágiles de proyectos se definen los entregables como elementos de un
Backlog y esto ocurre iterativamente a lo largo de todo el proyecto.

Proceso 5.4, Crear EDT:


Recibe como entradas principales la Documentación de los Requerimientos y la Enunciado
del Alcance del Proyecto (salida del proceso anterior).
La principal salida de este proceso es la propia EDT y su Diccionario de la EDT.
Mediante la técnica de DESCOMPOSICION se debe “dividir” el proyecto detallándolo en
elementos más pequeños y manejables, a su vez cada elemento se divide en subelementos
que tienen mayor detalle, quienes, a su vez, se descomponen nuevamente.

¿Cuándo se detiene la descomposición? Cuando tenga sentido en forma lógica:


Hasta que el elemento puede ser estimado en forma realista (es suficientemente pequeño)
Hasta que el elemento ya no pueda ser dividido (no se pueda dar más detalle)

Paquetes de Trabajo: Son los elementos de la EDT del nivel más bajo, o sea que ya no se
descomponen en otros elementos. Están compuestos por actividades (ver más adelante el
módulo de tiempos).

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Cuentas de Control: Algunos paquetes de trabajo de la EDT pueden requerir ser


especialmente supervisados o gestionados, en ese caso se pueden generar “cuentas de
control”, estas últimas son en realidad un identificador de un grupo de paquetes de trabajo
a fin de permitir una mejor gestión de los mismos (por ejemplo, para agrupar todos los
costos). Una cuenta de control puede tener uno o más paquetes de trabajo asociados pero
un paquete de trabajo solo puede tener asociada una única cuenta de control.
Las cuentas de control se indican en el Diccionario de la EDT, en los paquetes de trabajo
correspondientes.

Una vez creada la EDT se puede utilizarse en cualquier momento, por ejemplo, para evaluar
un cambio a ser realizado. La EDT puede modificarse si es necesario, por ejemplo, si se
agrega alcance al proyecto (control de cambios).

Claves para responder preguntas:


Todo el trabajo se incluye en la EDT, incluyendo TODOS los entregables.
Recordar los beneficios de la EDT, recordar que es una herramienta de comunicación.
Todo proyecto, por pequeño que sea, debe tener una EDT.
La EDT no muestra dependencias del trabajo, solo como se descompone el mismo.
Cuanto más se descompone una EDT se tiene mayor detalle del trabajo y mayor precisión
para las estimaciones, sin embargo, una descomposición excesiva puede generar
demasiada gestión improductiva.
Recordar el concepto de cuenta de control y su relación con los paquetes de trabajo.
De todas las herramientas disponibles la EDT es la herramienta más importante en
administración de proyectos.
Las actividades de la EDT están definidas en el Diccionario de la EDT.

En el caso de ciclos predictivos, la EDT puede dejarse en algunas ramas en un nivel muy
alto y después ir descomponiendo a medida que se tiene mas conocimiento porque
inicialmente no se pueden definir todos los entregables, ya sea por desconocimiento de
parte del Sponsor/usuario o bien porque es un entorno muy cambiante.
Igualmente, lo que se tiene no es una línea base sino un backlog que se puede ir
actualizando

Proceso 5.5, Validar el Alcance:


Este proceso es clave pues implica validar (acordar) que el alcance que hemos desarrollado
(EDT, Diccionario de la EDT, Enunciado del Alcance del Proyecto) con el cliente o con el
sponsor del proyecto.

Relación de Validar el Alcance con el proceso Control de Calidad (ver módulo de Calidad):
Conceptualmente son el mismo proceso, la diferencia radica en que Validar el Alcance tiene
como objetivo la “aceptación de los entregables” y, en cambio, Control de Calidad tiene
como objetivo Cumplir con los objetivos de calidad para los entregables.
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Control de Calidad puede hacerse antes que Validar el Alcance o en paralelo, NUNCA
después pues implicaría revisar con el cliente o sponsor entregables sin control de calidad.

El resultado de la verificación del alcance puede agruparse dos casos principales:


Aprobación (lo cual genera la salida principal del proceso, Entregables Aceptados)
Desaprobación (lo cual genera la salida Cambios Solicitados, eventualmente se modificarán
los documentos de Alcance, por ejemplo, la EDT, y reingresarán para su nueva verificación
del alcance)

Clave para responder preguntas: El acuerdo con el cliente debe ser FORMAL por lo cual
se requiere que el cliente firme los entregables (por ejemplo, que firme una copia del
Enunciado del Alcance del Proyecto).

En proyecto ágiles está validación es en cada iteración, como cierre de la misma.

Proceso 5.6, Controlar el Alcance:


Teniendo una clara definición del alcance (EDT, Diccionario de la EDT, Enunciado del
Alcance del Proyecto) se debe comparar el trabajo actual con el trabajo estipulado en los
documentos del alcance (Línea base de Alcance). Existirán cambios en el alcance, lo
importante es reconocer las causas de esos cambios y si fuera posible minimizarlas o
eliminarlas, “controlando” al alcance, este es el objetivo principal de este proceso.
Como todo proceso de control recibe muchas entradas, la principal es el Plan de Gestión
del Proyecto, el mismo incluirá la información necesaria para “controlar” el alcance, esta
información es la Línea Base de Alcance, un Plan de Gestión del Alcance, y un Plan de
Gestión de Cambios.
Pensando al proceso no es difícil imaginarse las salidas principales, Actualizaciones al Plan
de Gestión del Proyecto (por ejemplo, para modificar la forma de controlar el alcance en el
Plan de Gestión del Alcance), y Solicitudes de Cambio (por ejemplo, para modificar la EDT
o el Enunciado del Alcance del Proyecto, nótese que esto generaría una nueva Línea Base
de Alcance).

Clave para responder preguntas: El cambio es inevitable y por lo tanto esperable, ante él
debemos asegurarnos de que se siga el proceso de Control de Cambio Integrado (ver
modulo Integración). Control del alcance es un proceso extremadamente PROACTIVO
pues se debe monitorear constantemente el alcance actual con el estipulado (Línea Base
de Alcance) y las posibles causas de variación del alcance.
Una vez creado el alcance (Línea Base de Alcance) nadie (incluido el Director de Proyecto)
puede cambiarlo sin que haya razones suficientes (con su correspondiente evidencia).

En entornos iterativos e incrementales no siempre será necesario un cambio de alcance o


pasarlo por el control integrado de cambios, salvo que definitivamente sea un cambio radical
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o que termine generando un cambio a las fechas o por ejemplo a las necesidades de
recursos que estaban pensadas para el proyecto.

EDT (Estructura del Desglose del Trabajo)


La EDT es una descomposición jerárquica de TODO el trabajo de un proyecto en partes
más pequeñas llamadas elementos. Para todo el examen es muy importante recordar todos
los conceptos de EDT ya que es muy frecuentemente mencionada, ante todo la EDT es
una HERRAMIENTA de COMUNICACIÓN dado que contiene todo el trabajo del proyecto
ordenado jerárquicamente, a su vez REPRESENTA el trabajo especificado en la “Definición
del Alcance”.

¿Qué proyectos deben tener una EDT?, si no existe EDT significa que no hay trabajo por
hacer en el proyecto, por lo tanto y de acuerdo al PMI, TODOS LOS PROYECTOS deben
tener una EDT.

Clave para responder preguntas: “Si no está incluido en la EDT no forma parte del alcance
y por consiguiente tampoco del proyecto”

¿Cómo se crea la EDT? Mediante el proceso específico para crearla (“Crear EDT”) se
“descompone” el trabajo en elementos y a su vez estos elementos se descomponen en
otros elementos. Por ejemplo, el proyecto puede ser construir un puente, este trabajo se
puede descomponer en Diseñar el Puente, Ensamblarlo, Probarlo, etc., a su vez Diseñar el
puente se puede descomponer en Crear Planos, Generar Diseños, etc.

Debido a este proceso cada PM y su equipo deciden como “dividir” o descomponer el


trabajo generando una única EDT por proyecto (esta puede reutilizarse si se utiliza como
base para otro proyecto).

Beneficios de utilizar una EDT:

Mejora el entendimiento del proyecto y la comunicación (dado que la EDT es compartida


por todos los integrantes del proyecto, estos entienden mejor al proyecto como un todo e
identifican mejor su contribución al mismo).

Mejora el alcance (previene cambios no solicitados, ayuda a evitar “perdidas de alcance”).

Provee una base para estimar el trabajo (costos, recursos, tiempo).

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Diccionario de la EDT (Estructura del Desglose del


Trabajo)
La EDT por si sola es una descomposición del trabajo a realizar en elementos, cada uno de
esos elementos en la EDT solo es un nombre, por eso tiene sentido el Diccionario de la
EDT pues en él se incluye la descripción del trabajo a realizar y toda la información
necesaria y pertinente de cada elemento, por ejemplo, los recursos necesarios.

Clave para responder preguntas: El Diccionario de la EDT también puede ser utilizado como
parte de un Sistema de Autorización del Trabajo.

Veamos un ejemplo:

EDT

Diccionario de la EDT

Gestión del Proyecto:

Este elemento describe todas las actividades de gestión a realizar dentro del
proyecto XYZ.

Incluyendo las tareas de Gestión de proyecto, análisis, diseño y desarrollo.

Recursos necesarios: $ 500.000.

Responsable: Ing. Pedro Gómez.

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1. Gestión de Proyecto: Este elemento describe los entregables …


1.1. Gestión: Este elemento describe los siguientes entregables… , con la utilización de
los siguientes recursos… siendo responsable del mismo …
1.1.1. Cambios: Este elemento describe los siguientes entregables…, con la
utilización de los siguientes recursos… siendo responsable del mismo …
1.1.2. Problemas: Este elemento describe los siguientes entregables…, con la
utilización de los siguientes recursos… siendo responsable del mismo …
1.2. Planificación: Este elemento describe los siguientes entregables…, con la
utilización de los siguientes recursos… siendo responsable del mismo …
2. Análisis…
2.1. Funcional…
2.1.1. Cambios…
2.2. Técnico…
2.2.1. Infraestructura…
2.2.2. Conexión…
3. Diseño…
3.1. Funciones…
3.2. Aplicaciones…
3.3. Integración…
4. Desarrollo…
4.1. Modular…
4.2. Integrado…

Línea Base de Alcance


Una línea base es una “fotografía” de un estado en un determinado instante, por ejemplo,
una vez acordada la “Definición del Alcance” del Proyecto es deseable, siempre y cuando
estemos en un modelo predictivo, que esta se “congele” en una “versión”. De esta manera
podríamos decir que se tiene la “Definición del Alcance” versión 1, luego cuando ocurra un
cambio podrá generarse una nueva “Definición del Alcance” versión 2 y está podrá
compararse con la versión 1 para establecer las diferencias del alcance original a la
modificación (cambio).

Cuando se conteste por preguntas sobre Línea Base de Alcance, debe recordarse su
definición (3 elementos):

Línea Base de Alcance = Definición del Alcance + EDT + Diccionario de la EDT

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El simple hecho de conocer esta fórmula ayuda a responder algunas preguntas frecuentes
sobre que incluye la Línea Base de Alcance.

Evaluación Rápida
● Línea Base del Alcance
● EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
● Diccionario de la EDT
● Plan de Gestión del Alcance del Proyecto
● Definir el Alcance del Proyecto
● Paquete de trabajo
● Actividad
● Alcance del Producto
● Alcance del Proyecto
● Control del Alcance
● Validar el Alcance
● Definición del Alcance

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Bibliografía utilizada y sugerida


Libros y otros manuscritos
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017

Rita Mulcahy, PMP® Prep exam – Seventh Edition, Rita Mulcahy’s, 2011

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Lo que vimos:
Se vio un resumen de los puntos más importantes y tips particulares del área de
conocimiento de Alcance.

Lo que viene:
Continuar con los siguientes módulos del curso

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