Autocount XP & Premier 3.5 For Stock Module

AUTOCOUNT XP /
PREMIER 3.5
STOCK USER MANUAL
1
Copyright  2003 BCE Software Sdn Bhd. All rights reserved.
I n f o r m a t i o n i n t h i s d o c u m e n t i s s u b j e c t t o c h a n g e s w i t h o u t n o t i c e . T h e
c o m p a n i e s , n a m e s a n d d a t a u s e d i n e x a m p l e h e r e i n a r e f i c t i t i o u s u n l e s s
o t h e r w i s e n o t e d . N o p a r t o f t h i s d o c u m e n t m a y b e r e p r o d u c e d o r
t r a n s m i t t e d i n a n y f o r m o r b y a n y m e a n s , e l e c t r o n i c o r m e c h a n i c a l , f o r a n y
p u r p o s e , w i t h o u t t h e e x p r e s s w r i t t e n p e r m i s s i o n f r o m B C E S o f t w a r e S d n
B h d .
AutoCount AutoCount’s
T h e w o r d “ a n d p r o d u c t s a r e r e g i s t e r e d
t r a d e m a r k s o f B C E S o f t w a r e S d n B h d .
T h e f o l l o w i n g c o p y r i g h t n o t i c e a p p l i e s t o t h e s o f t w a r e t h a t a c c o m p a n i e s
t h i s d o c u m e n t a t i o n :
AutoCount XP
Copyright  2004 BCE Software Sdn. Bhd. All rights reserved.
BCE Software Sdn. Bhd. (533186-A)

1 6 A , J a l a n R e n g a s , T a m a n S e l a t a n , 4 1 2 0 0 K l a n g ,
S e l a n g o r D a r u l E h s a n , M a l a y s i a .
T e l : ( 6 0 3 ) 3 3 7 2 5 7 1 7 , F a x : ( 6 0 3 ) 3 3 7 2 5 7 1 9
E m a i l : s u p p o r t @ b c e . c o m . m y , W e b s i t e : h t t p : / / w w w . b c e . c o m . m y
2
INTRODUCTION
NOTATIONAL CONVENTIONS
T h i s s e c t i o n s h o w s t h e t y p o g r a p h i c a l c o n v e n t i o n s u s e d i n t h i s m a n u a l .
Keys
W h e n t h e r e i s a n e e d t o r e f e r t o t h e a c t u a l k e y s o n t h e k e y b o a r d , t h e n a m e o f t h e k e y w i l l b e
s h o w n i n s m a l l c a p i t a l s . I f t h e k e y i s n o t a n o r d i n a r y l e t t e r , i t w i l l b e s h o w n i n a n g l e b r a c k e t s a s
s h o w n b e l o w : -
Key What it means

E S C > T h e E s c a p e k e y
<
E N T E R > T h e E n t e r k e y
<
F 1 > T h e F 1 f u n c t i o n k e y
<
Text
T e x t s w h i c h a r e s u p p o s e d t o b e e n t e r a r e s h o w n a s u n d e r l i n e d . F o r e x a m p l e , t o t y p e t h e l e t t e r s
“ C : “ , t h i s w i l l b e s h o w n a s C : .
F o r i n f o r m a t i o n w h i c h y o u h a v e t o s u p p l y y o u r s e l f , f o r e x a m p l e , t o c h a n g e t o t h e d i r e c t o r y
cd\directory name
w h i c h t h e p r o g r a m i s t o b e i n s t a l l e d t o , i t w i l l b e s h o w n a s . T h e b o l d i t a l i c s
i n d i c a t e t h a t y o u m u s t u s e y o u r o w n d i r e c t o r y n a m e . I f t h e p r o g r a m i s t o b e i n s t a l l e d i n t h e X Y Z
cd\xyz
d i r e c t o r y , t y p e i n .
Important Notes
T h i s p i c t u r e i n d i c a t e s t h a t y o u s h o u l d t a k e s p e c i a l n o t e a n d s h o u l d a l w a y s r e a d t h e s e n o t e s . T h i s
n o t a t i o n i s u s e d f o r t i p s a n d n o t e s .
3
Menu Options
T o g e t i n t o a p a r t i c u l a r f u n c t i o n i n t h e A u t o C o u n t s y s t e m , t h e m e n u n a m e s w i l l b e s h o w n f o r
s e l e c t i o n , w h i c h s t a r t s f r o m o n e o f t h e m a i n m e n u s w h i c h a p p e a r a t t h e t o p l e f t h a n d s i d e o f t h e
s c r e e n . E a c h o p t i o n i s s e p a r a t e d b y “ | “ a n d b o l d . F o r e x a m p l e , t o v i e w a c c o u n t s o n s c r e e n , s e l e c t
View | Account Inquiry

.
Caution
T h i s p i c t u r e r e f e r s t o s p e c i a l w a r n i n g w h e n e v e r a s p e c i f i c i n s t r u c t i o n o r a g u i d e t h a t w a s e x p l a i n s
i n t h e u s e r m a n u a l .
4
HOW TO USE THE BOOK
CHAPTER 1 OVERVIEW
O v e r v i e w o f t h e s t o c k m o d u l e .
CHAPTER 2 STOCK MODULE

h i s s e c t i o n e x p l a i n s t h e f u n c t i o n s a n d r e p o r t s a v a i l a b l e i n S t o c k M o d u l e .
T
CHAPTER 3 ADDITIONAL MODULE

x p l a n a t i o n o f a d d i t i o n a l m o d u l e s t h a t t a r g e t s a s p e c i f i c a r e a o f u s a g e s u c h a s
E
M u l t i - S t o c k L o c a t i o n m o d u l e w h i c h e n a b l e s y o u t o r e c o r d a s w e l l a s k e e p t r a c k o f
t h e f l o w o f t h e s t o c k f r o m v a r i o u s l o c a t i o n .
SYSTEM REQUIREMENTS
•
M i c r o s o f t W i n d o w s 9 5 , W i n d o w s 9 8 , W i n d o w s M i l l e n n i u m , W i n d o w s X P W i n d o w s N T 4 . 0 o r
W i n d o w s 2 0 0 0 o p e r a t i n g s y s t e m
•
P e n t i u m b a s e d p r o c e s s o r . ( P e n t i u m 1 3 3 M H z o r a b o v e r e c o m m e n d e d )
•
3 2 M B o f R A M o r m o r e . ( 6 4 M B r e c o m m e n d e d )
•
3 0 M B o f a v a i l a b l e h a r d - d i s k s p a c e
•
M i c r o s o f t W i n d o w s c o m p a t i b l e p r i n t e r
5
OVERVIEW
GENERAL
LEDGER
S
t o c k v a l u e i s u p d a t e
m a n u a l l y f o r e v e r y e n d
S
p e r i o d t o t o c k V a l u e
M a i n t e n a n c e
SALES STOCK PURCHASE
R e d u c e i n v e n t o r y i t e m q u a n t i t y o n c e I n c r e a s e i n v e n t o r y i t e m q u a n t i t y o n c e
o o d s i s s o l d o o d s i s p u r c h a s e
g g
T h e s y s t e m ’ s S t o c k M o d u l e m a n a g e s t h e f l o w a n d c a l c u l a t e s t h e c o s t o f e a c h s t o c k i t e m . I n
A u t o C o u n t , y o u c a n h a v e t h e f l e x i b i l i t y t o a d d o r m o d i f y t h e d o c u m e n t s a n y t i m e a n d a t a n y
p o i n t o f y o u r p r e f e r e n c e .
A u t o C o u n t u s e s s t o c k g r o u p s ( a l s o k n o w n a s i n v e n t o r y g r o u p i n g ) f o r t h e f o l l o w i n g p u r p o s e : -

T o c o n t r o l s t o c k p o s t i n g i n t o t h e G e n e r a l L e d g e r

T o l e t y o u c a t e g o r i z e y o u r s t o c k i t e m s i n t o l o g i c a l a r e a s .
6
CHAPTER 1: STOCK
T h i s s e c t i o n e x p l a i n s t h e f u n c t i o n a l i t y o f a l l t h e f u n c t i o n s u n d e r S t o c k M o d u l e .
T h e s e a r e t h e f o l l o w i n g f u n c t i o n s u n d e r S t o c k m o d u l e : -

G r o u p M a i n t e n a n c e

I t e m M a i n t e n a n c e

E a s y I t e m M a i n t e n a n c e

I t e m P a c k a g e

A l t e r n a t i v e I t e m

S t o c k A d j u s t m e n t

p d a t e C o s t E n t r y
AutoCount Premier3.5
n d e r S t o c k M o d u l e , t h e f o l l o w i n g f u n c t i o n i s o n l y a v a i l a b l e i n : -

S t o c k I s s u e E n t r y

S t o c k R e c e i v e E n t r y

S t o c k T r a n s f e r E n t r y
GROUP MAINTENANCE
T h i s s e c t i o n g u i d e s y o u h o w t o s e t u p t h e G r o u p M a i n t e n a n c e .
How to Create a New Group?

Stock | Group Maintenance
1 . S e l e c t .
7
Group Maintenance
2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n .
New
3 . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e a n e w g r o u p . F o r e x a m p l e , c r e a t e a s e r v i c e g r o u p .
E n t e r t h e f o l l o w i n g d e t a i l s : -
Group
i v e t h e g r o u p a u n i q u e c o d e , e . g . , S
E R V I C E
: G
Description
a m e t h e g r o u p , e . g . , S S .
E R V I C E C H A R E
: N G
2nd Description
l t e r n a t i v e d e s c r i p t i o n . ( O p t i o n a l )
A
Note
n t e r a d d i t i o n a l r e m a r k r e g a r d i n g t h i s g r o u p i n g .
E
( O p t i o n a l ) .
Sales Code
S e l e c t t h e S a l e s c c o u n t , e . g . , - S L S -
A 5 0 0 2 0 0 0 A E
S . h e a c c o u n t c o d e d e n o t e s w h e r e t h e s a l e s
E R V I C E T
w i l l b e p o s t e d w h e n y o u k e y i n a s a l e s t r a n s a c t i o n
( s u c h a s a n i n v o i c e a n d a d e b i t n o t e ) .
Sales Return Code

S e l e c t t h e S a l e s e t u r n c c o u n t , e . g . , - S L S
R A 5 0 0 2 0 0 0 A E
- S . . h i s c o d e d e n o t e s t h e a c c o u n t w h e r e t h e
E R V I C E T
s a l e s r e t u r n s w i l l b e p o s t e d t o w h e n y o u r e c o r d a
c r e d i t n o t e .
Cash Sales Code

S e l e c t t h e a s h S a l e s c c o u n t , e . g . , - S L S -
C A 5 0 0 2 0 0 0 A E
S . h i s c o d e d e n o t e s t h e a c c o u n t w h e r e c a s h
E R V I C E T
s a l e s w i l l b e p o s t e d .
8
Purchase Code
S e l e c t p u r c h a s e s a c c o u n t , e . g . , 1 - 1
6 0 0 0 0
S . h i s d e n o t e s t h e p u r c h a s e s a c c o u n t
P U R C H A E T
w h e r e t h e p u r c h a s e s w i l l b e p o s t e d .
Purchase Return Code

S e l e c t t h e u r c h a s e e t u r n o d e , e . g . , 1 - 1
P R C 6 2 0 0 0
S . h i s c o d e d e n o t e s t h e
P U R C H A E R E T U R T
a c c o u n t w h e r e t h e p u r c h a s e r e t u r n w i l l b e p o s t e d t o
w h e n y o u r e c o r d a c r e d i t o r c r e d i t n o t e .
Save
4 . C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e e n t r y .
Preview Print
5 . C l i c k o n o r b u t t o n t o e i t h e r p r e v i e w o r p r i n t t h e G r o u p L i s t i n g r e p o r t .
Close
6 . C l i c k o n b u t t o n t o e x i t .
REPORTS
T h e s e a r e t h e f o l l o w i n g r e p o r t s a v a i l a b l e i n I t e m G r o u p M a i n t e n a n c e : -
Report Name Function

r o u p L i s t i n g h i s r e p o r t s h o w s a l i s t o f a l l t h e i t e m g r o u p s c o d e w h i c h
T
h a s b e e n c r e a t e d w i t h i t s o w n r e l e v a n t L a c c o u n t c o d e .
G /
9
ITEM MAINTENANCE
T h i s s e c t i o n g u i d e s y o u h o w t o c r e a t e a s t o c k i t e m c o d e a n d s e r v i c e i t e m c o d e .
How to Create an Item Code?

Stock | Item Maintenance
1 . S e l e c t .
Item Maintenance
New
3 . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e a n e w i t e m c o d e .
1
0
Item Code
n t e r t h e p r o d u c t n u m b e r , e . g . , M .
E H D D – – 3 0
: G B
Stock Control
y d e f a u l t , t h i s o p t i o n i s t i c k . h i s i s t o i n d i c a t e t o
T
: B
t h e s y s t e m t h a t t h i s i t e m c o d e i s a s t o c k c o n t r o l i t e m .
o r n o n - s t o c k i t e m c o d e , u n t i c k t h e S t o c k o n t r o l
F C
o p t i o n . S e r v i c e h a r g e , r a n s p o r t a t i o n h a r g e a n d
C T C
M a i n t e n a n c e h a r g e a r e s o m e o f t h e e x a m p l e s o f
C
n o n - s t o c k i t e m c o d e .
Active
T
t h e s y s t e m t h a t t h i s i t e m c o d e i s s t i l l a c t i v e .
f t h i s i t e m c o d e i s n o l o n g e r b e i n g s o l d , u n t i c k t h i s
I
o p t i o n .
Description
n t e r t h e f u l l n a m e o f t h e i t e m , e . g . , S K
E H A R D D I
M O
A X T R 3 0
G B
Group :
C
l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n a n d s e l e c t
.
H A R D W A R E
UOM
n t e r t h e r e l e v a n t u n i t o f m e a s u r e m e n t d e s c r i p t i o n
E
f o r t h e i t e m c o d e , e . g . , t o r e p r e s e n t p i e c e s .
P C
Tax Type C
l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n t o s e l e c t t h e t a x t y p e ,
i f a p p l i c a b l e .
Reference Cost
n t e r t h e u n i t c o s t , e . g . , . . h e c o s t e n t e r e d i n
E 2 5 0 0 0 T
t h i s f i e l d i s u s e d a s a r e f e r e n c e t o e n a b l e t h e s y s t e m
t o g e n e r a t e t h e S t a n d a r d t e m L i s t i n g o s t a r i a n c e
I C V
e p o r t .
R
Reference Price
n t e r t h e d e f a u l t s e l l i n g p r i c e , . e . g . , . .
E 3 5 0 0 0
Shelf
n t e r t h e l o c a t i o n o f t h e i t e m s u c h a s t h e s h e l f
E
n u m b e r i n t h e w a r e h o u s e . ( O p t i o n a l ) .
Lead Time
n t e r t h e e s t i m a t e d t i m e t h e g o o d s w i l l b e d e l i v e r e d
E
o n c e a n o r d e r i s p l a c e w i t h t h e S u p p l i e r t o r e p l e n i s h
t h e s t o c k .
Min Qty
n t e r t h e m i n i m u m q u a n t i t y w h i c h i s k e p t i n t h e
E
w a r e h o u s e , e . g . , 1 .
0
Max Qty
n t e r t h e m a x i m u m q u a n t i t y w h i c h i s k e p t i n t h e
E
w a r e h o u s e , e . g . , .
3 0
Reorder Level
n t e r t h e q u a n t i t y t h a t i s t o b e o r d e r o n c e t h e s t o c k
E
o n h a n d h a s r e a c h e d w h i c h l e v e l , e . g . , .
2 0
1 1
Reorder Qty
n t e r t h e n u m b e r o f q u a n t i t y t h a t i s t o b e o r d e r e d
E
f r o m t h e s u p p l i e r o n c e t h e s t o c k o n h a n d h a s r e a c h
t h e l e v e l a s s t a t e d i n t h e e o r d e r L e v e l f i e l d . o r
R F
e x a m p l e , .
2 0
Balance Qty
h i s f i e l d s h o w s t h e b a l a n c e q u a n t i t y o n h a n d f o r a
T
s p e c i f i c i t e m c o d e .
Real Cost
n t e r t h e r e a l c o s t , e . g . , . .
E 2 5 0 0 0
h e s y s t e m w i l l u s e t h e c o s t f r o m t h i s f i e l d t o
T
c a l c u l a t e t h e c o s t i n t h e s t o c k r e p o r t .
OPENING BALANCE TAB SETTING.

T h i s s e c t i o n a l l o w s y o u t o s e t t h e o p e n i n g b a l a n c e f o r a p a r t i c u l a r i t e m c o d e .
Qty
n t e r t h e o p e n i n g q u a n t i t y f o r i t e m c o d e M
E H D D – –
: :
, e . g . , 1
3 0 0 0
G B :
U.Cost
h i s f i e l d r e f e r s t o t h e p e r u n i t c o s t f o r t h e i t e m c o d e .
T
n t e r t h e p e r u n i t c o s t f o r i t e m c o d e M
E H D D – –
, e . g . , .
3 0 2 5 0 0 0
G B
PRICE BOOK TAB SETTING
T h i s s e c t i o n a l l o w s y o u t o d e f i n e m u l t i p l e p r i c i n g f o r a p a r t i c u l a r i t e m c o d e . T h e s y s t e m a l l o w s
y o u t o s e t u p t o 2 6 s e t o f p r i c i n g w h i c h i s f r o m A - Z .
1
2
Price Category :
C
l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n t o s e l e c t t h e p r i c e
c a t e g o r y . h e s y s t e m a l l o w s y o u t o s e t f r o m .
T A – Z
S e l e c t r i c e a t e g o r y .
P C A
Fixed Price
S e l e c t t h i s o p t i o n i f y o u w o u l d l i k e t o s e t a f i x e d
p r i c e , i f a p p l i c a b l e .
n t e r t h e f i x e d p r i c e a c c o r d i n g l y .
E
Price By Quantity
y d e f a u l t , t h e s y s t e m w i l l s e l e c t t h e o p t i o n r i c e b y
P
: B :
a t e g o r y . h i s o p t i o n a l l o w s y o u t o s e t u p t o
C T 4
d i f f e r e n t q u a n t i t y a n d p r i c e s .
x a m p l e -
E
o r Q t y o f 1 , t h e p r i c e i s s e t a s . .
F 0 3 0 0 0 0
o r Q t y o f , t h e p r i c e i s s e t a s . .
F 2 0 3 5 0 0 0
o r Q t y o f , t h e p r i c e i s s e t a s . .
F 3 0 4 0 0 0 0
IMAGE TAB SETTING
T h i s s e c t i o n a l l o w s y o u t o s a v e t h e i m a g e o f t h e i t e m .
1
3
Stretch Image
y d e f a u l t t h i s o p t i o n i s t i c k . h i s a l l o w s t h e i m a g e
T
: B
t o b e s t r e t c h .
Incremental Display
i c k o n t h i s o p t i o n i f y o u w o u l d l i k e t h e i m a g e t o b e
T
i n c r e m e n t a l d i s p l a y .
Center
i c k o n t h i s o p t i o n i f y o u w o u l d l i k e t h e i m a g e t o b e
T
c e n t e r a l i g n s .
FURTHER DESCRIPTION
T h i s s e c t i o n a l l o w s y o u t o e n t e r a n y f u r t h e r d e t a i l d e s c r i p t i o n s u c h a s s p e c i f i c a t i o n o r s p e c i a l
i n s t r u c t i o n r e l a t e d t o t h e i t e m c o d e .
NOTE TAB SETTING

T h i s s e c t i o n a l l o w s y o u t o e n t e r a d d i t i o n a l n o t e s o r r e m a r k s r e l a t e d t o t h i s i t e m . T h e i n f o r m a t i o n
e n t e r e d i n t h i s f i e l d w i l l n o t a p p e a r i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n . T h i s f i e l d i s u s e f o r r e f e r e n c e
p u r p o s e o n l y .
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1
4
REPORTS
T h e s e a r e t h e f o l l o w i n g r e p o r t s a v a i l a b l e i n I t e m M a i n t e n a n c e : -

S t a n d a r d t e m L i s t i n g h i s r e p o r t s h o w s a l i s t i n g o f a l l t h e s t o c k i t e m c o d e
I T
i n f o r m a t i o n s u c h a s i t e m c o d e , d e s c r i p t i o n o f t h e i t e m c o d e ,
u n i t o f m e a s u r e m e n t a n d r e f e r e n c e p r i c e .
S t a n d a r d t e m L i s t i n g i t h o s t h i s r e p o r t s h o w s a l i s t i n g o f a l l t h e s t o c k i t e m c o d e
I W C T
i n f o r m a t i o n s u c h a s i t e m c o d e , d e s c r i p t i o n o f t h e i t e m c o d e ,
u n i t o f m e a s u r e m e n t , r e f e r e n c e c o s t a n d r e f e r e n c e p r i c e .
S t a n d a r d t e m L i s t i n g i t h r o u p h i s r e p o r t s h o w s a l i s t i n g o f a l l t h e s t o c k i t e m c o d e
I W T
o d e i n f o r m a t i o n s u c h a s i t e m c o d e , d e s c r i p t i o n o f t h e i t e m c o d e ,
C
u n i t o f m e a s u r e m e n t a n d r e f e r e n c e p r i c e .
S t a n d a r d t e m L i s t i n g i t h r o u p h i s r e p o r t s h o w s a l i s t i n g o f a l l t h e s t o c k i t e m c o d e
I W T
o d e & u r t h e r e s c r i p t i o n i n f o r m a t i o n s u c h a s i t e m c o d e , d e s c r i p t i o n o f t h e i t e m c o d e ,
C F D
f u r t h e r d e s c r i p t i o n o f t h e i t e m c o d e , u n i t o f m e a s u r e m e n t
a n d r e f e r e n c e p r i c e
1
5
EASY ITEM MAINTENANCE
T h i s s e c t i o n a l l o w s y o u t o c r e a t e a l i s t o f n e w i t e m c o d e i n a s p r e a d s h e e t l i k e e n v i r o n m e n t . T h e
E a s y I t e m M a i n t e n a n c e s c r e e n a l l o w s y o u t o e n t e r t h e i t e m c o d e , i t e m d e s c r i p t i o n , s p e c i f y t h e
i t e m g r o u p , u n i t o f m e a s u r e m e n t , c o s t a s w e l l a s t h e p r i c e o f t h e i t e m .
How to Create Item Code in Easy Item Maintenance?
Stock | Easy Item Maintenance

1 . S e l e c t .
Easy Item Maintenance Edit

2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e
t h e n e w i t e m c o d e r e c o r d s .
F o r e x a m p l e , c r e a t e a n I t e m C o d e : I N T E L P 4 3 . 0 .
1
6
sign to create a new record.

l i c k o n p l u s
C
Click on minus sign to delete an existing record.
Item Code
n t e r t h e p r o d u c t n u m b e r , e . g . , L . .
E I T E P 4 3 0
: N
Description
n t e r t h e f u l l n a m e o f t h e i t e m , e . g . , L
E I T E
: N
M . . r o c e s s o r
P E T I U 4 0 – 3 0 P
N G B
Group :
C
l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n , t o s e l e c t t h e i t e m
g r o u p c o d e , e . g . , .
H A R D W A R E
Stock Control
T
: B
F C
C T C
C
Active
T
I
o p t i o n .
UOM
n t e r t h e u n i t o f m e a s u r e m e n t , e . g . , t o r e p r e s e n t
E P C
p i e c e s .
Reference Cost
n t e r t h e u n i t c o s t , e . g . , 1 . .
E 2 0 0 0 0
Reference Price
n t e r t h e d e f a u l t s e l l i n g p r i c e , . e . g . , 1 . .
E 4 0 0 0 0
3 . T o c r e a t e a n o t h e r n e w i t e m c o d e , r e p e a t S t e p 2 .
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1
7
ITEM PACKAGE
T h i s s e c t i o n a l l o w s y o u t o c r e a t e a n i t e m p a c k a g e . F o r e x a m p l e , i f y o u a r e a c o m p u t e r v e n d o r
w h o s e l l s d i f f e r e n t p a r t s o f c o m p u t e r h a r d w a r e , y o u c a n u s e t h i s f u n c t i o n t o c r e a t e a p a c k a g e f o r
P C ( P e r s o n a l C o m p u t e r ) w h i c h c o m p r i s e o f M o n i t o r , h a r d d i s k , p r o c e s s o r , m o u s e a n d k e y b o a r d .
How to Create an Item Package?

Stock | Item Package
1 . S e l e c t .
Item Package Maintenance New

2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . C l i c k o n b u t t o n t o
c r e a t e a n e w p a c k a g e i t e m .
D e t a i l
S
e c t i o n
P a c k a e I n r e d i e n t s e c t i o n
g g
F o r e x a m p l e , c r e a t e a P a c k a g e T y p e c a l l e d I n t e l P 4 – 3 . 0 G h z t o r e p r e s e n t I n t e l P 4 - 3 . 0 G h z
M u l t i m e d i a P C s e t a n d t h e d e t a i l s o f t h i s p a c k a g e i t e m .
1
8
Details
A t t h e s e c t i o n , e n t e r t h e f o l l o w i n g d e t a i l s : -
Package Type
I n t e l P 4 – 3 . 0 G h z
n t e r a p a c k a g e t y p e , e . g . , .
E
Package Description
I n t e l P 4 - 3 . 0
n t e r t h e p a c k a g e d e s c r i p t i o n , e . g . ,
E
G h z M u l t i m e d i a P C s e t
IsActive
y d e f a u l t t h i s o p t i o n i s t i c k t o i n d i c a t e i t i s a n a c t i v e
: B
p a c k a g e w h i c h i s s t i l l b e i n g u s e .
Package Ingredient
3 . I n t h e , e n t e r t h e f o l l o w i n g d e t a i l s : -
Append Item
C l i c k o n t o a d d a n e w d e t a i l r e c o r d .
E n t e r t h e h e a d i n g o f t h e p a c k a g e : -
Heading
y d e f a u l t t h i s o p t i o n i s t i c k .
: B
i c k o n t h i s o p t i o n t o i n d i c a t e t h a t t h e r e c o r d i s a
T
h e a d i n g o f t h e i t e m p a c k a g e . O t h e r w i s e u n t i c k t h i s
o p t i o n .
Type
y d e f a u l t , t h e s y s t e m w i l l d e f i n e t h e t y p e a s ‘ ’
: B N
w h i c h r e f e r s t o n o r m a l i t e m .
h e s y s t e m a l l o w s y o u t o d e f i n e e i t h e r ‘ ’ t o
T
r e p r e s e n t n o r m a l o r ‘ ’ r e f e r s t o a l t e r n a t i v e i t e m
A
c o d e o r ‘ ’ r e f e r s t o t h e h e a d i n g d e s c r i p t i o n o f t h e
D
p a c k a g e .
n t h i s e x a m p l e , s e l e c t ‘ ’ t o i n d i c a t e t h i s e n t r y i s t o
I D
r e p r e s e n t t h e p a c k a g e h e a d i n g d e s c r i p t i o n
Item Code :
C
l i c k o n a r r o w d o w n
b u t t o n t o s e l e c t t h e i t e m
c o d e .
A s t h e T y p e i s a ‘ D ’ , t h e r e f o r e y o u d o n o t h a v e
t o s e l e c t a n i t e m c o d e .
Description
n t h e d e s c r i p t i o n c o l u m n , e n t e r n t e l S e t .
I I P 4 P C
Further Description
n t e r a n y a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n u n d e r t h i s f i e l d .
E
( O p t i o n a l ) .
Qty
n t e r t h e q u a n t i t y , e . g . , 1 .
E
UOM
s t h e f i r s t e n t r y i s t o e n t e r t h e h e a d i n g d e s c r i p t i o n
A
f o r t h e i t e m p a c k a g e , t h e u n i t m e a s u r e m e n t f i e l d i s t o
b e l e f t b l a n k .
Unit Price
n t e r t h e u n i t p r i c e o f t h e p a c k a g e , e . g . , . .
E 3 5 9 9 0 0
1
9
Discount
n t e r t h e d i s c o u n t , i f a p p l i c a b l e .
E
Subtotal
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y c a l c u l a t e t h e s u b t o t a l
T
a m o u n t ( Q u a n t i t y * n i t r i c e ) , e . g . , . .
U P 3 5 9 9 0 0
E n t e r t h e i n d i v i d u a l i t e m s w h i c h m a k e u p t h e p a c k a g e : -
Append Item
C l i c k o n t o i n s e r t a n e w r e c o r d .
Heading
y d e f a u l t t h i s o p t i o n i s t i c k .
: B
n t i c k t h i s o p t i o n , t o i n d i c a t e i t i s n o t a h e a d i n g
U
d e s c r i p t i o n .
Type
y d e f a u l t , t h e s y s t e m w i l l d e f i n e t h e t y p e a s ‘ ’
: B N
w h i c h r e f e r s t o n o r m a l i t e m .
h e s y s t e m a l l o w s y o u t o d e f i n e e i t h e r ‘ ’ t o
T
r e p r e s e n t n o r m a l o r ‘ ’ r e f e r s t o a l t e r n a t i v e i t e m
A
c o d e o r ‘ ’ r e f e r s t o t h e h e a d i n g d e s c r i p t i o n o f t h e
D
p a c k a g e .
n t h i s e x a m p l e , s e l e c t ‘ ’ t o i n d i c a t e t h i s i s a n i t e m
I
c o d e .
Item Code :
C
c o d e , e . g . , I N T E L P 4 3 . 0 .
Description
n t h e d e s c r i p t i o n c o l u m n , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y
I
t h e i t e m c o d e d e s c r i p t i o n b a s e d o n t h e d e s c r i p t i o n
w h i c h i s m a i n t a i n a t t h e S t o c k | t e m M a i n t e n a n c e .
I
h e s y s t e m a l l o w s y o u t o c h a n g e t h e d e f a u l t
T
d e s c r i p t i o n .
Further Description
n t e r a n y a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n u n d e r t h i s f i e l d .
E
( O p t i o n a l ) .
Qty
n t h e q u a n t i t y c o l u m n , l e a v e t h i s b l a n k .
I
2 0
UOM
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e u n i t o f m e a s u r e m e n t ’ s
T
d e s c r i p t i o n o n c e t h e i t e m c o d e i s b e i n g s e l e c t e d . h e
T
d e f a u l t u n i t o f m e a s u r e m e n t i s m a i n t a i n a t t h e S t o c k
| t e m M a i n t e n a n c e .
I
Unit Price
h i s c o l u m n a l l o w s y o u t o e n t e r t h e u n i t p r i c e . S i n c e
T
t h i s e n t r y d e s c r i b e s t h e p a c k a g e c o n t a i n s , t h i s f i e l d i s
t o b e l e f t b l a n k .
Discount
h i s c o l u m n a l l o w s y o u t o e n t e r t h e d i s c o u n t . S i n c e
T
t h i s e n t r y d e s c r i b e s t h e p a c k a g e c o n t a i n s , t h i s f i e l d i s
t o b e l e f t b l a n k .
Subtotal
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y c a l c u l a t e t h e s u b t o t a l
T
a m o u n t ( Q u a n t i t y * n i t r i c e ) .
U P
S i n c e t h i s e n t r y d e s c r i b e s t h e p a c k a g e c o n t a i n s , t h i s
f i e l d i s t o b e l e f t b l a n k .
P r o c e e d t o e n t e r t h e f o l l o w i n g d e t a i l s o f t h e p a c k a g e : -
M O
H E A D I T Y P E I T E C D E
N G
n t i c k 1 M o n i t o r
U 5 "
n t i c k - M -
U H D D 5 0
N G B
n t i c k M
U A R A
n t i c k K O
U E Y A R D
N B
n t i c k O S
U W I D W X P
N N
Save
Close
How to Duplicate Form An Existing Item Package?

Stock | Item Package
1 . S e l e c t .
1
2
Item Package Maintenance
2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . S e l e c t t h e P a c k a g e T y p e :
I n t e l P 4 - 3 . 0 G h z .
Duplicate
T h e n c l i c k o n b u t t o n t o c o p y t h e d e t a i l s o f t h e p a c k a g e .
3 . T h e s y s t e m w i l l c r e a t e a n o t h e r p a c k a g e t y p e c o n t a i n s w h i c h e x a c t l y t h e s a m e .
T h e
s y s t e m h a s
d u p l i c a t e
t h e s a m e
p a c k a e
t y p e
c o n t a i n s .
Edit
4 . C l i c k o n b u t t o n t o c h a n g e d e s c r i p t i o n o f t h e p a c k a g e .
D e t a i l
S
e c t i o n
2 2
C h a n g e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n i n t h e d e t a i l s s e c t i o n : -
Package Type
h a n g e t h e p a c k a g e t y p e f r o m t o
C I n t e l P 4 - 3 . 0 G h z
n t e l - . h z .
I P 4 4 0
Package Description
h a n g e t h e p a c k a g e d e s c r i p t i o n f r o m
C I n t e l P 4 - 4 . 0
t o n t e l - . h z
G h z M u l t i m e d i a P C s e t I P 4 4 0
M u l t i m e d i a s e t .
P C
Item Code :
C
l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n t o c h a n g e t h e i t e m
c o d e f o r t o L . .
I N T E L P 4 3 . 0 I T E P 4 4 0
Save
5 . C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e c h a n g e s .
Close
ALTERNATIVE ITEM MAINTENANCE

T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o e n t e r a l t e r n a t i v e i t e m t o r e p l a c e t h e i t e m c o d e w h i c h i s p r e s e t i n t h e
P a c k a g e I t e m M a i n t e n a n c e a s a r e p l a c e m e n t o r a l t e r n a t i v e i t e m i f t h e p r e s e t i t e m c o d e i s o u t o f
s t o c k .
How to Create an Alternative Item?
Stock | Alternative Item Maintenance

1 . S e l e c t .
2 3
Alternative Item Maintenance New
c r e a t e a n e w r e c o r d .
Alternative Item Code

n t e r a n a l t e r n a t i v e c o d e n a m e , e . g . , M .
E R A
Description
n t e r t h e a l t e r n a t i v e i t e m c o d e ’ s d e s c r i p t i o n .
E
Item Details
A t t h e s e c t i o n , a d d t h e f o l l o w i n g t h e i t e m c o d e : R A M – K - 2 5 6 a n d R A M – K - 5 1 2 : -
sign to create a new record.

l i c k o n p l u s
C
Click on minus sign to delete an existing record.
Item Code :
C
l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n t o s e l e c t t h e i t e m
c o d e , e . g . , M - K - .
R A 2 5 6
Save
Close
2 4
STOCK ADJUSTMENT
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o m a k e c h a n g e s o r u p d a t e t h e q u a n t i t y o f t h e s t o c k t o t h e a c t u a l l e v e l
w h e n e v e r t h e r e i s a n y s t o c k l o s s o r d a m a g e d .
How to do Stock Adjustment?
Stock | Stock Adjustment

1 . S e l e c t .
Stock Adjustment
H e a d e r
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
F o o t e r
S
e c t i o n
2 5
I n t h e H e a d e r s e c t i o n : -
Write-Off
y d e f a u l t , t h i s o p t i o n i s n o t t i c k .
: B
f t h i s o p t i o n i s t i c k , t h i s i s t o i n d i c a t e t h a t t h e i t e m
I
c o d e e n t e r e d i n t h e S t o c k d j u s t m e n t i s t o b e w r i t t e n
A
o f f .
Cancel
y d e f a u l t , t h i s o p t i o n i s n o t t i c k .
: B
f t h i s o p t i o n i s t i c k , t h i s i s t o i n d i c a t e t h a t t h e
I
s e l e c t e d s t o c k a d j u s t m e n t r e c o r d i s m a r k e d c a n c e l .
h e s y s t e m w i l l r e t a i n t h i s t r a n s a c t i o n i n t h e a c c o u n t
T
b o o k a n d w i l l r e v e r s e o u t t h e a d j u s t m e n t f r o m t h e
S t o c k m o d u l e .
Stock Adjustment No.

t t h e S t o c k d j u s t m e n t o . , l e a v e i t a s < < e w > > .
A A
: N N
y d e f a u l t , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y a s < < e w > >
B N
w h i c h i n d i c a t e t h a t t h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y
a s s i g n a n u m b e r t o t h e t r a n s a c t i o n o n c e t h e
t r a n s a c t i o n i s s a v e .
o s e t a s p e c i f i c n u m b e r i n g f o r m a t , g o t o
T
o u s e k e e p i n g | O p t i o n s a n d s e l e c t u m b e r i n g &
H
o m p a t i b i l i t y p a g e .
C
o a s s i g n y o u r o w n n u m b e r i n g , h i g h l i g h t t h e w o r d
T
“ < < e w > > ” , a n d e n t e r t h e n u m b e r .
Next Possible No.

h i s f i e l d s h o w s t h e n e x t p o s s i b l e n u m b e r w h i c h
T
w o u l d b e a s s i g n e d t o t h e t r a n s a c t i o n o n c e i t i s s a v e .
Date
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e c u r r e n t d a t e b a s e d o n t h e
T
c o m p u t e r s y s t e m ’ s d a t e .
Ref. Doc. No.

n t e r a n y r e l e v a n t i n f o r m a t i o n a s a r e f e r e n c e , e . g . ,
E
s t o c k c a r d n u m b e r . ( O p t i o n a l )
Description
n t e r t h e p u r p o s e o f t h e s t o c k b e i n g a d j u s t , e . g . ,
E
a m a g e d g o o d s .
D
I n t h e D e t a i l s e c t i o n :
l i c k o n ‘ + ‘ b u t t o n t o i n s e r t a r e c o r d .
C
l i c k o n ‘ ‘ b u t t o n t o d e l e t e a r e c o r d .
C
Item Code :
C
l i c k o n a r r o w d o w n , t o s e l e c t a n i t e m c o d e , e . g . ,
- M -
H D D 5 0
G B
2 6
Description
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e i t e m d e s c r i p t i o n b a s e d
T
o n t h e c o d e t h a t w a s s e l e c t e d i n t e m o d e f i e l d , e . g . ,
I C
S K M O .
H A R D D I A X T R 5 0
G B
UOM
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e u n i t o f m e a s u r e m e n t
T
b a s e d o n t h e s e t t i n g t h a t i s s e t a t t h e t e m
I
M a i n t e n a n c e f o r t h e s e l e c t e d t e m o d e , e . g . , .
I C P C
Qty
n t e r t h e n u m b e r o f q u a n t i t y , e . g . , - t o a d j u s t o u t
E 2
f r o m s t o c k .
Note:
–
M i n u s ‘ ‘ s i g n r e p r e s e n t s t o c k b e i n g a d j u s t o u t .
Unit Cost
n t e r t h e c o s t o f t h e i t e m w h i c h i s t o b e a d j u s t o u t
E
f r o m s t o c k , e . g . , . .
2 5 0 0 0
Sub-Total
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y c a l c u l a t e t h e a m o u n t .
T
I n t h e F o o t e r s e c t i o n : -
Total
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y c a l c u l a t e a l l t h e S u b -
T
o t a l .
T
Save
Close
. n t e r p o s i t i v e q u a n t i t y f o r s t o c k a d j u s t m e n t i n . U n i t c o s t
s h o u l d b e p r o v i d e d f o r a d j u s t m e n t i n .
2 . n t e r n e g a t i v e q u a n t i t y f o r s t o c k a d j u s t m e n t o u t .
UPDATE COST ENTRY

T h i s f u n c t i o n e n a b l e s y o u t o u p d a t e t h e r e a l c o s t ( a c t u a l c o s t ) f o r a p a r t i c u l a r s t o c k i t e m c o d e i n t o
t h e I t e m M a i n t e n a n c e . T h u s , e n a b l e s y o u t o c o m p a r e t h e e x i s t i n g c o s t w i t h t h e a c t u a l c o s t .
2 7
How to Update Cost using Update Cost Entry?
Stock | Update Cost Entry

1 . S e l e c t .
Update Cost Entry

2 . T h e s y s t e m w i l l p r o m p t t h e s c r e e n .
2 8
New
3 . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e a n e w r e c o r d .
H e a d e r
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
E n t e r t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n : -
F o r e x a m p l e , t o a d j u s t t h e c o s t f o r i t e m c o d e : H D D - M - 3 0 G B , H D D - M - 4 0 G B a n d H D D - S - 3 0 G B
I n t h e H e a d e r s e c t i o n : -
Cancel
y d e f a u l t , t h i s o p t i o n i s u n t i c k .
: B
f t h i s o p t i o n i s t i c k , t h e s y s t e m w i l l r e t a i n t h e u p d a t e
I
c o s t e n t r y i n t h e s y s t e m a n d r e v e r s e o u t t h e
n e c e s s a r y a d j u s t m e n t f r o m t h e t e m M a i n t e n a n c e .
I
U/C No.
t t h e o . , l e a v e i t a s < < e w > > .
A U C
: / N N
y d e f a u l t , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y a s < < e w > >
B N
w h i c h i n d i c a t e t h a t t h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y
a s s i g n a n u m b e r t o t h e t r a n s a c t i o n o n c e t h e
t r a n s a c t i o n i s s a v e .
o s e t a s p e c i f i c n u m b e r i n g f o r m a t , g o t o
T
o u s e k e e p i n g | O p t i o n s a n d s e l e c t u m b e r i n g &
H
o m p a t i b i l i t y p a g e .
C
o a s s i g n y o u r o w n n u m b e r i n g , h i g h l i g h t t h e w o r d
T
“ < < e w > > ” , a n d e n t e r t h e n u m b e r .
Next Possible No.

h e s y s t e m i n d i c a t e s t h e n e x t p o s s i b l e n u m b e r w i l l
T
b e a s s i g n e d t o t h e t r a n s a c t i o n o n c e i t i s s a v e d .
2 9
Date
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e d e f a u l t c u r r e n t c o m p u t e r
T
d a t e .
h e s y s t e m a l l o w s y o u t o o v e r w r i t e t h e d i s p l a y d a t e .
T
i g h l i g h t t h e d a t e f i e l d a n d e n t e r t h e r e l e v a n t d a t e .
H
Update To Real Cost

h i s o p t i o n b y d e f a u l t i s t i c k .
T
h i s m e a n s t h e s y s t e m w i l l u p d a t e t h e n e w c o s t t o
T
t h e e a l o s t f i e l d i n S t o c k | t e m M a i n t e n a n c e .
R C I
f t h i s o p t i o n i s u n t i c k , t h e s y s t e m w i l l u p d a t e t h e
I
n e w c o s t t o t h e e f e r e n c e o s t f i e l d i n S t o c k | t e m
R C I
M a i n t e n a n c e .
Description
n t e r a r e l e v a n t d e s c r i p t i o n t o d e s c r i b e t h e p u r p o s e
E
o f t h i s e n t r y , e . g . , o s t d j u s t m e n t f o r h y s i c a l S t o c k
C A P
- 1 .
0 0 5 2 0 0 4
/ /
I n t h e D e t a i l S e c t i o n : -
l i c k o n + ‘ t o a d d i n a n e w r e c o r d
C
l i c k o n ‘ ‘ t o d e l e t e a n e x i s t i n g r e c o r d .
C
Item Cost :
C
c o d e .
Old Cost
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e e x i s t i n g c o s t t h a t i s b e i n g
T
m a i n t a i n a t t h e S t o c k | t e m M a i n t e n a n c e b a s e d o n
I
t h e i t e m c o d e w h i c h w a s s e l e c t e d .
New Cost
h i s f i e l d i s f o r y o u t o e n t e r t h e n e w c o s t .
T
I T E M C O D E O L D C O S T N E W C O S T
H D D - M - 3 0 G B 2 5 0 . 0 0 2 0 0 . 0 0
H D D - M - 5 0 G B 3 5 0 . 0 0 3 0 0 . 0 0
H D D - S - 3 0 G B 2 4 0 . 0 0 1 9 0 . 0 0
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5 . C l i c k o n o r b u t t o n t o e i t h e r p r e v i e w o r p r i n t t h e p d a t e C o s t D o c u m e n t
r e p o r t .
3 0
Close
Fill Blank New Cost with Old Cost

T h i s o p t i o n a l l o w s y o u t o i n d i c a t e t o t h e s y s t e m t o d i s p l a y t h e o l d c o s t i n
t h e n e w c o s t c o l u m n f o r t h e s e l e c t e d i t e m c o d e .
Auto Update Item Cost

T h i s o p t i o n a l l o w s y o u t o i n d i c a t e t o t h e s y s t e m t o d i s p l a y t h e l a s t
c o s t w h i c h i s s h o w n i n t h e S t o c k C a r d f o r t h e s e l e c t e d i t e m c o d e .
F o r F I F O c o s t i n g m e t h o d i s b e i n g u s e , t h e s y s t e m w i l l a v e r a g e o u t
t h e c o s t .
x a m p l e :
Q
t y C o s t ( $ )
0 0 . 0 0
0 8 . 0 0
T h e r e f o r e t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e c o s t a s [ ( 0 * 0 . 0 0 )
5
( 0 * 8 . 0 0 ) ] / 6 0 = $ 9 . 6 6
STOCK REPORTS
T h e s t o c k r e p o r t s a r e d i v i d e d i n t o : -
Stock Document Listing

S t o c k D o c u m e n t L i s t i n g a l l o w s y o u t o p r e v i e w o r p r i n t a l i s t i n g f o r a l l t h e s t o c k a d j u s t m e n t o r
s t o c k t r a n s f e r t r a n s a c t i o n i n a l i s t i n g f o r m a t .
Stock | Stock Document Listing

S e l e c t t o a c c e s s t h i s r e p o r t .
1
3
Operational Report
O p e r a t i o n a l r e p o r t s a l l o w y o u t o p r e v i e w o r p r i n t d a i l y o p e r a t i o n t r a n s a c t i o n s s u c h a s s t o c k
m o v e m e n t , s t o c k c a r d a n d e n d o f t h e m o n t h s t o c k b a l a n c e s .
Stock | Operational Report

S e l e c t t o a c c e s s t h e r e p o r t s t h a t i s a v a i l a b l e .
3 2
T h e s e a r e t h e f o l l o w i n g r e p o r t s g r o u p u n d e r O p e r a t i o n a l R e p o r t : -

M o n t h n d S t o c k a l a n c e h i s r e p o r t s h o w s a t t h e e n d o f e a c h p e r i o d , w h a t i s t h e
E T
e p o r t b a l a n c e q u a n t i t y f o r a p a r t i c u l a r s t o c k i t e m .
R
S t o c k a r d e p o r t h i s r e p o r t s h o w s a l l t h e t r a n s a c t i o n w h i c h i s r e l a t e d t o
C R T
s t o c k m o d u l e .
S t o c k g i n g e p o r t h i s r e p o r t s h o w s t h e a g i n g o f t h e s t o c k i t e m .
A R T
S t o c k M o v e m e n t e p o r t h i s r e p o r t s h o w s t h e m o v e m e n t o f t h e s t o c k i t e m .
R T
n v e n t o r y h y s i c a l o r k s h e e t h i s r e p o r t a l l o w s y o u t o p r i n t o u t a l l t h e b a l a n c e q u a n t i t y o f
I P W T
t h e s t o c k i t e m i n f o r m a t i o n f r o m t h e s y s t e m t o c r o s s
r e f e r e n c e a g a i n s t t h e p h y s i c a l s t o c k i n t h e w a r e h o u s e .
e o r d e r d v i c e e p o r t h i s r e p o r t i n d i c a t e s w h i c h s t o c k i t e m i s r u n n i n g l o w a n d
R A R T
n e e d s t o b e o r d e r f r o m t h e s u p p l i e r ,
o p o t t o m t e m e p o r t h i s r e p o r t s h o w s w h i c h s t o c k i t e m s i s m o s t a c t i v e l y s o l d
T I R T
/ B
o u t .
r i n t t e m O p e n i n g a l a n c e h i s r e p o r t s h o w s t h e o p e n i n g b a l a n c e o f a l l t h e s t o c k i t e m .
P I T
t e m o s t p d a t e i s t o r y h i s i s a n a u d i t t r a i l r e p o r t t h a t s h o w s w h e n a p a r t i c u l a r
I C U H T
e p o r t s t o c k i t e m c o s t s h a v e b e e n c h a n g e t o u p d a t e t h e r e a l c o s t i n
R
t h e t e m M a i n t e n a n c e f r o m t h e p d a t e o s t n t r y f u n c t i o n .
I U C E
r i n t a r o d e h i s r e p o r t s p r i n t s o u t a s i m p l e b a r c o d e .
P C T
3 3
CHAPTER 2: ADDITIONAL MODULE
A n a d d i t i o n a l m o d u l e i n A u t o C o u n t m e a n s t h i s f e a t u r e i s n o t i n c l u d e d i n a s a s t a n d a r d f e a t u r e s .
ITEM CATEGORY
T h i s f e a t u r e a l l o w s y o u t o s e t a n o t h e r l e v e l o f g r o u p i n g f o r y o u r s t o c k i t e m . A s a n e x a m p l e ,
s t o c k i t e m i s f u r t h e r g r o u p b y b r a n d n a m e .
Item Category Maintenance.
Stock | Item Category Maintenance

1 . S e l e c t .
Category Maintenance New

2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e a
n e w r e c o r d .
Category Code H-HARDISK

D e f i n e a c a t e g o r y c o d e , e . g . , .
:
3 4
Description
: E n t e r t h e c a t e g o r y d e s c r i p t i o n , e . g . , H A R D I S K
t o r e p r e s e n t a l l d i f f e r e n t b r a n d s o f h a r d i s k .
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4 . C l i c k o n b u t t o n t o v i e w o r p r i n t t h e C a t e g o r y L i s t i n g r e p o r t .
Close
Category View Maintenance
Stock | Category View Maintenance

1 . S e l e c t .
Category View Maintenance

3 5
New Category View Id
3 . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e a n e w c a t e g o r y . I n t h e f i e l d , s p e c i f y a n i d ,
e . g . P O R T r e f e r s t o i t e m c o d e w h i c h r e p r e s e n t s p o r t s .
Add
4 . P r o c e e d o n t o s e l e c t b u t t o n a t t h e r i g h t h a n d s i d e c e n t e r o f t h e s c r e e n . T h i s f u n c t i o n
e n a b l e y o u t o a d d i n t h e c a t e g o r y c o d e w h i c h i s t o b e g r o u p u n d e r t h i s c a t e g o r y v i e w I D .
T h e s y s t e m w i l l p r o m p t D e f i n e C a t e g o r y V i e w s c r e e n . A t t h e l e f t h a n d s i d e c o l u m n , s e l e c t
t h e c a t e g o r y c o d e , e . g . P - P O R T , a n d f o l l o w e d b y a n a r r o w r i g h t b u t t o n t o s h i f t t h e
s e l e c t e d c o d e t o t h e s e l e c t e d c o l u m n a t t h e r i g h t h a n d s i d e o f t h e s c r e e n .
OK Define Category View

C l i c k o n b u t t o n t o e x i t f r o m t h e s c r e e n .
3 6
Category View Maintenance Save
s a v e y o u r s e l e c t i o n .
Close
How to Defined Category Code in Item Maintenance?

1 . S e l e c t .
3 7
Item Maintenance
2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . I n t h e I t e m M a i n t e n a n c e s c r e e n , a t t h e
Find
t o p l e f t h a n d s i d e o f t h e s c r e e n , c l i c k o n t h e b u t t o n t o s e a r c h o f a n i t e m c o d e , e . g .
Find Stock Item

H D D - M - 3 0 G B i n t h e s c r e e n . D o u b l e c l i c k o n t h i s i t e m c o d e a n d t h e s y s t e m
w i l l d i s p l a y t h e d e t a i l s o f t h i s i t e m c o d e i n t h e I t e m M a i n t e n a n c e s c r e e n .
D o u b l e c l i c k o n i t e m c o d e : H D D – M – 3 0 G B
Edit
3 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s e l e c t e d i t e m c o d e ’ s d e t a i l . C l i c k o n b u t t o n t o t a g t h e i t e m
Categories
c o d e w i t h a c a t e g o r y c o d e . S e l e c t b u t t o n a n d t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e
Categories
s c r e e n . T i c k o n H - H A R D I S K t o i n d i c a t e t h i s i t e m c o d e i s g r o u p u n d e r h a r d i s k .
3 8
Cateogries OK
I n t h e s c r e e n c l i c k o n b u t t o n t o s a v e .
Categories
4 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e I t e m M a i n t e n a n c e s c r e e n . I n t h e f i e l d , t h e s y s t e m
d i s p l a y H - H A R D I S K .
Save
5 . C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e c h a n g e s .
6 . R e p e a t S t e p 2 t o S t e p t o t a g a l l t h e i t e m c o d e s w i t h a c a t e g o r y c o d e .
Close
How to view reports based on Category?

F o r e x a m p l e , u s i n g M o n t h E n d S t o c k B a l a n c e r e p o r t
Stock | Operational Report | Month End Stock Balance Report

1 . S e l e c t .
3 9
Month End Stock Balance Category
2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y r e p o r t s c r e e n . T i c k o n o p t i o n :
Apply
a n d s e l e c t a r r o w d o w n b u t t o n t o s e l e c t c a t e g o r y c o d e : M O N I T O R . C l i c k o n b u t t o n
f o r t h e s y s t e m t o d i s p l a y t h e r e s u l t .
Preview
C l i c k o n b u t t o n t o p r e v i e w t h e M o n t h E n d S t o c k B a l a n c e r e p o r t .
ESC
3 . S e l e c t k e y i n t h e k e y b o a r d o r c l i c k o n b u t t o n a t t h e t o p r i g h t h a n d s i d e i n t h e M o n t h
E n d S t o c k B a l a n c e r e p o r t s c r e e n t o e x i t .
4 0
MULTI-STOCK LOCATION
T h i s m o d u l e a l l o w s y o u t o k e e p t r a c k o f y o u r s t o c k f l o w f r o m v a r i o u s l o c a t i o n s s u c h a s g o o d s
t h a t i s d e l i v e r e d o r t r a n s f e r t o a n d r e c e i v e d f r o m t h e b r a n c h o f f i c e .
LOCATION MAINTENANCE
Stock | Location Maintenance

1 . S e l e c t .
Location Maintenance New

2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . C l i c k o n b u t t o n t o a d d
a n o t h e r l o c a t i o n c o d e .
T h e s y s t e m h a s a d e f a u l t l o c a t i o n c o d e w h i c h i s ‘ - - - - ‘ r e f e r r i n t o
D e f a u l t L o c a t i o n .
1
4
Location Maintenance
3 . A t t h e b o t t o m o f t h e , e n t e r t h e f o l l o w i n g d e t a i l s : -
Location
: E n t e r a l o c a t i o n c o d e , e . g . , S E L A N G O R .
Active
: B y d e f a u l t , t h i s o p t i o n i s t i c k . T h i s i n d i c a t e s
t h a t t h i s p a r t i c u l a r l o c a t i o n c o d e i s s t i l l a c t i v e
a n d i s u s e d i n t h e s y s t e m .
Description
: E n t e r a d e s c r i p t i o n t o r e p r e s e n t t h e l o c a t i o n
c o d e , e . g . , S E L A N G O R B R A N C H .
Address
: E n t e r t h e a d d r e s s o f t h e w a r e h o u s e , e . g . , 1 0 A ,
J a l a n T u n R a z a k , 4 2 0 0 0 , P o r t K l a n g , S e l a n g o r .
Contact Person
: E n t e r t h e c o n t a c t p e r s o n ’ s n a m e , e . g . , M r . A z i z .
Phone
: E n t e r t h e w a r e h o u s e c o n t a c t n u m b e r , e . g . , 0 3 -
3 3 7 2 5 7 1 1 .
Fax
E n t e r t h e w a r e h o u s e f a x n u m b e r , e . g . , 0 3 -
3 3 7 2 5 7 1 2 .
Save
Preview/ Print Location Listing

5 . C l i c k o n b u t t o n t o v i e w o r p r i n t o u t t h e r e p o r t .
Close
4 2
Reports
T h e s e a r e t h e f o l l o w i n g r e p o r t w h i c h a l l o w s y o u t o f i l t e r b a s e d o n l o c a t i o n : -
•
M o n t h n d S t o c k B a l a n c e
•
S t o c k C a r d
•
S t o c k A g i n g
•
S t o c k M o v e m e n t
•
I n v e n t o r y P h y s i c a l W o r k s h e e t
•
e o r d e r A d v i c e e p o r t
R R
•
P r i n t I t e m O p e n i n g B a l a n c e
STOCK TRANSFER ENTRY

T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o k e e p t r a c k o f w h e r e y o u r s t o c k h a v e b e e n t r a n s f e r , e . g . , f r o m t h e
H e a d q u a r t e r s t o t h e b r a n c h o f f i c e , e . g . , a t S e l a n g o r .
Stock | Stock Transfer Entry

1 . S e l e c t .
4 3
Stock Transfer New
2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e S c r e e n . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e a
t r a n s a c t i o n .
3 . F o r e x a m p l e , t r a n s f e r i t e m c o d e : 1 5 ” M O N I T O R f r o m “ - - - “ D e f a u l t L o c a t i o n t o “
S E L A N G O R ” w h i c h i s S e l a n g o r B r a n c h .
H e a d e r
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
F o o t e r
S
e c t i o n
4 4
Header Section
I n t h e , e n t e r t h e f o l l o w i n g d e t a i l s :
Cancel
: B y d e f a u l t t h i s i s n o t t i c k .
T h i s o p t i o n i s t i c k o n l y , w h e n y o u w a n t t o
c a n c e l t h e t r a n s f e r t r a n s a c t i o n w h i c h i s e n t e r e d
i n t o t h e s y s t e m .
Stock Transfer No.

: A t t h e S t o c k T r a n s f e r N o , l e a v e i t a s N e w > > .
< <
B y d e f a u l t , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y a s N e w > >
< <
w h i c h i n d i c a t e t h a t t h e s y s t e m w i l l
a u t o m a t i c a l l y a s s i g n a n u m b e r t o t h e
t r a n s a c t i o n o n c e t h e t r a n s a c t i o n i s s a v e .
T o s e t a s p e c i f i c n u m b e r i n g f o r m a t , g o t o
H o u s e k e e p i n g | O p t i o n s a n d s e l e c t N u m b e r i n g
& C o m p a t i b i l i t y p a g e .
T o a s s i g n y o u r o w n n u m b e r i n g , h i g h l i g h t t h e
w o r d “ N e w > > , a n d e n t e r t h e n u m b e r .
< <
Date
: E n t e r t h e t r a n s f e r d a t e , e . g . , 1 8 / 0 6 / 2 0 0 4 .
From Location
:
C l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n a n d s e l e c t t h e
s t o c k i s t o b e t r a n s f e r f r o m w h i c h l o c a t i o n , e . g . ,
‘ - - - - ‘ r e f e r t o d e f a u l t l o c a t i o n w h i c h i s t h e
h e a d q u a r t e r s ’ .
To Location
:
s t o c k i s t o b e t r a n s f e r t o w h i c h l o c a t i o n , e . g . , ‘
S E L A N G O R ‘ r e f e r t o S e l a n g o r B r a n c h .
Ref. Doc. No.

E n t e r a n y r e l e v a n t d o c u m e n t r e f e r e n c e , i f
a p p l i c a b l e .
Detail Section
I n t h e , e n t e r t h e f o l l o w i n g d e t a i l s : -
Item Code
:
i t e m c o d e w h i c h i s t o b e t r a n s f e r , e . g . , 1 5 "
M o n i t o r .
4 5
Description
: T h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y d i s p l a y t h e
d e s c r i p t i o n b a s e d o n t h e i t e m c o d e w h i c h i s
s e l e c t e d i n t h e I t e m C o d e c o l u m n , . e . g . 1 5 "
D i g i t a l M o n i t o r r e f e r s t o i t e m c o d e : 1 5 ”
M o n i t o r .
UOM
: T h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y d i s p l a y t h e u n i t
o f m e a s u r e m e n t b a s e d o n t h e i t e m c o d e w h i c h
i s s e l e c t e d , e . g . , N I T .
Qty
: E n t e r t h e n u m b e r o f q u a n t i t y w h i c h i s t o b e
t r a n s f e r r e d , e . g . 6 .
Footer Section
Reason
: I n d i c a t e w h a t i s t h e p u r p o s e o f t h e t r a n s f e r ,
e . g . , N E E D S S T K R G E N T L Y F O R M O N I T O R
1 5 "
Ref
: E n t e r a n y r e l e v a n t r e f e r e n c e , e . g . ,
P R / 1 8 0 6 2 0 0 4 / S L G 0 0 1 .
Authorised By
: E n t e r t h e n a m e o f t h e p e r s o n w h o a u t h o r i z e d
t h e t r a n s f e r , e . g . , M R . L I M .
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STOCK ISSUE ENTRY

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p a c k i n g , s u c h a s p r o c e s s r u b b e r w h i c h i s s e n d t o a n o t h e r s u p p l i e r t o b e c o n v e r t e d i n t o t y r e s .
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p u r p o s e i n a s h o w r o o m w h i c h i s s i t u a t e d i n a n o t h e r l o c a t i o n .
ONLY AutoCount Premier 3.5

T h i s f u n c t i o n i s a v a i l a b l e i n
4 6
Stock | Stock Issue Entry
1 . S e l e c t .
Stock Issue Entry New

2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e a n e w
S
H e a d e r e c t i o n
S
D e t a i l e c t i o n
S
F o o t e r e c t i o n
Header
I n t h e s e c t i o n : -
Cancel
c a n c e l t h e i s s u e d t r a n s a c t i o n w h i c h i s e n t e r e d
4 7
Stock Transfer No.
: A t t h e S t o c k I s s u e N o , l e a v e i t a s N e w > > .
< <
< <
< <
Date
Ref. Doc. No.

Description
E n t e r a n y r e l e v a n t d e s c r i p t i o n t o e x p l a i n t h e
p u r p o s e o f i s s u i n g t h e s t o c k , e . g . , F O R
S H O W R O O M D I S P L A Y .
Detail Section
Item Code
:
M o n i t o r .
Description
M o n i t o r .
UOM
Qty
t r a n s f e r r e d , e . g . 1 .
4 8
Unit Cost
: T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e u n i t c o s t a s
m a i n t a i n i n t h e S t o c k | I t e m M a i n t e n a n c e , e . g . ,
3 3 0 . 0 0
Sub Total Cost

: T h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y c a l c u l a t e t h e t o t a l
c o s t f o r a p a r t i c u l a r s t o c k i t e m b a s e d o n
Q
u a n t i t y * n i t C o s t .
Footer Section
Total Cost
C o s t f o r a l l t h e i t e m c o d e w h i c h i s s t a t e d i n t h e
S t o c k I s s u e E n t r y s c r e e n .
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4 . C l i c k o n o r b u t t o n t o v i e w o r p r e v i e w t h e S t o c k I s s u e r e p o r t .
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STOCK RECEIVE ENTRY

T h i s f u n c t i o n i s u s e d t o r e c o r d t h e i t e m s t h a t a r e r e c e i v e d f r o m t h e s u p p l i e r w h i c h w a s s e n t f o r
f u r t h e r p r o c e s s i n g o r p a c k i n g , s u c h a s p r o c e s s r u b b e r w h i c h h a s b e e n p r o c e s s o r p a c k e d b y t h e
s u p p l i e r . T h i s f u n c t i o n c a n a l s o b e u s e d t o r e c o r d i t e m s t h a t r e t u r n b a c k t o t h e m a i n b r a n c h
o f f i c e .

Stock | Stock Receive Entry

1 . S e l e c t .
4 9
Stock Receive Entry New
2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e a
n e w t r a n s a c t i o n .
Cancel
c a n c e l t h e i s s u e d t r a n s a c t i o n w h i c h i s e n t e r e d
Stock Transfer No.

: A t t h e S t o c k I s s u e N o , l e a v e i t a s N e w > > .
< <
< <
< <
Date
Ref. Doc. No.

Description
E n t e r a n y r e l e v a n t d e s c r i p t i o n t o e x p l a i n t h e
p u r p o s e o f i s s u i n g t h e s t o c k , e . g . , F O R
S H O W R O O M D I S P L A Y .
5 0
Detail Section
Item Code
:
M o n i t o r .
Description
M o n i t o r .
UOM
Qty
t r a n s f e r r e d , e . g . 1 .
Unit Cost
: T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e u n i t c o s t a s
m a i n t a i n i n t h e S t o c k | I t e m M a i n t e n a n c e , e . g . ,
3 3 0 . 0 0
Sub-Total Cost
c o s t f o r a p a r t i c u l a r s t o c k i t e m b a s e d o n
Q
u a n t i t y * n i t C o s t .
Footer Section
Total Cost
C o s t f o r a l l t h e i t e m c o d e w h i c h i s s t a t e d i n t h e
S t o c k I s s u e E n t r y s c r e e n .
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7 . C l i c k o n o r b u t t o n t o v i e w o r p r e v i e w t h e S t o c k I s s u e r e p o r t .
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1
5
BILL OF MATERIAL (B.O.M)
T h i s m o d u l e i s u s e f u l f o r t h o s e i n m a n u f a c t u r i n g b u s i n e s s . A b i l l o f m a t e r i a l ( B . O . M ) a l l o w s y o u
t o d e f i n e t h e p r o d u c t s s t r u c t u r e i n t e r m s o f m a t e r i a l s a s w e l l a s a l l o w s y o u t o d e f i n e , t r a c k e d a n d
r e v i e w e d t h e p r o d u c t i o n a c t i v i t y .

How to Create Item Code in Item Maintenance?
T h e s e a r e t h e g u i d e l i n e s o n h o w t o e n t e r t h e r a w m a t e r i a l a s w e l l a s t h e f i n i s h g o o d s i t e m i n t h e
I t e m M a i n t e n a n c e .
STEP 1: Create Item Code For Raw Material

1 . S e l e c t .
Item Maintenance New

5 2
3 . C r e a t e a n e w r a w i t e m c o d e : 1 R - V E G E T A B L E O I L ( N P R O C E S S E D V E G E T A B L E O I L )
Item Code
1 R - V E G E T A B L E
n t e r t h e p r o d u c t n u m b e r , e . g . ,
E
O I L
Stock Control
T
: B
F C
C T C
C
Active
T
I
o p t i o n .
Description
n t e r t h e f u l l n a m e o f t h e i t e m , e . g . , O S S
E U P R C E E D
: N
L O L
V E E T A E I
G B
Group :
C
D R U
M .
UOM
n t e r t h e u n i t m e a s u r e m e n t d e s c r i p t i o n f o r t h e i t e m
E
c o d e , e . g . , M .
D R U
5 3
Tax Type C
Reference Cost
E 2 0 0 0 T
I C V
e p o r t .
R
Reference Price
E 3 0 0 0
Real Cost
n t e r t h e r e a l c o s t , e . g . , . .
E 2 0 0 0
T
Balance Qty
T
OPENING BALANCE TAB SETTING.

T h i s s e c t i o n a l l o w s y o u t o s e t t h e o p e n i n g b a l a n c e f o r a p a r t i c u l a r i t e m c o d e . T h i s s e c t i o n o f e n t r y
i s o p t i o n a l i f t h e r e i s n o o p e n i n g s t o c k .
Qty
1 R -
n t e r t h e o p e n i n g q u a n t i t y f o r i t e m c o d e
E
V E G E T A B L E O I L
, e . g . , .
2 0
U.Cost
h i s f i e l d r e f e r s t o p e r u n i t c o s t f o r t h e i t e m c o d e .
T
1 R -
n t e r t h e p e r u n i t c o s t f o r i t e m c o d e
E
. , e . g . , .
9 0 0 0
Save
Close
5 4
STEP 2: Create Item Code For Finish Goods

1 . S e l e c t .
Item Maintenance New

5 5
3 . C r e a t e a n e w F i n i s h G o o d s I t e m C o d e : 1 F - V E G E T A B L E O I L ( R E F I N E D V E G E T A B L E O I L )
Item Code
1 F - V E G E T A B L E
n t e r t h e p r o d u c t n u m b e r , e . g . ,
E
O I L
Stock Control
T
: B
F C
C T C
C
Active
T
: B
I
o p t i o n .
Description
n t e r t h e f u l l n a m e o f t h e i t e m , e . g . ,
E R E F I D E D
: N
L O L
V E E T A E I
G B
Group :
C
F
G
0
1 .
UOM
n t e r t h e u n i t m e a s u r e m e n t d e s c r i p t i o n f o r t h e i t e m
E
c o d e , e . g . , L t o r e p r e s e n t b o t t l e .
T
5 6
Tax Type :
C
Reference Cost
E 2 0 0 0 T
I C V
e p o r t .
R
Reference Price
E 3 0 0 0
Real Cost
n t e r t h e r e a l c o s t , e . g . , .
E 2 0 0 0
T
Balance Qty
T
A t t h e B . O . M p a g e , c l i c k o n p l u s s i g n t o a d d t h e r a w i t e m c o d e , e . g . , 1 R - V E G E T A B L E O I L
( N P R O C E S S E D V E G E T A B L E O I L ) .
Sub-Item Code :
C
l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n t o s e l e c t t h e r a w i t e m
1 R - V E G E T A B L E O I L i s t h e i t e m u s e d
c o d e , e . g . ,
t o p r o d u c e t h e f i n i s h g o o d s .
Item Description
h e d e s c r i p t i o n o f t h e i t e m c o d e w i l l a p p e a r o n c e t h e
T
i t e m c o d e i s s e l e c t e d , e . g . , O S S L
P R C E E D V E E T A E
G B
O L .
I
Qty
n t e r t h e q u a n t i t y u s e d t o p r o d u c e t h e f i n i s h g o o d s ,
E
e . g . , 1 r u m .
D
Overhead Cost
n t e r t h e o v e r h e a d c o s t s u c h a s l a b o u r o v e r h e a d , i f
E
BOM Assembly Cost

n t e r t h e a s s e m b l y c o s t , i f a p p l i c a b l e .
E
Update Cost
C l i c k o n b u t t o n , f o r t h e s y s t e m t o c a l c u l a t e t h e c o s t f o r t h e f i n i s h g o o d s .
T h e s y s t e m d e r i v e s t h e c o s t f r o m a d d i n g t h e r a w m a t e r i a l i t e m c o d e ’ s c o s t , F i n i s h G o o d ’ s
O v e r h e a d C o s t a n d F i n i s h G o o d ’ s A s s e m b l y C o s t .
F o r e x a m p l e ,
a w M a t e r i a l C o s t = 0
F i n i s h e d G o o d ’ s O v e r h e a d c o s t = 2 0
F i n i s h e d G o o d ’ s A s s e m b l y C o s t = 8
T o t a l C o s t f o r t h e F i n i s h e d G o o d = 0 2 0 8 = 3 8 . 0 0
+ +
5 7
Save
B.O.M OPTIONAL
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o s e t o p t i o n a l i t e m s t o r e p l a c e t h e e x i s t i n g r a w m a t e r i a l f o r t h e f i n i s h
g o o d s .
Stock | BOM Optional Maintenance

1 . S e l e c t .
BOM Optional Maintenance New

c r e a t e a n e w o p t i o n a l B O M i t e m c o d e .
5 8
3 . C r e a t e a n o p t i o n a l B O M i t e m c o d e : O P T - V E G E T A B L E O I L ( V E G E T A B L E O I L )
Section for
replacement
raw material
item code
Section for
which finish
goods can use
this optional
B.O.M’s raw
material
BOM Optional Code

n t e r t h e O M o p t i o n a l i t e m c o d e , e . g . , O -
E P T
: B
L O L .
V E E T A E I
G B
Active
y d e f a u l t t h i s o p t i o n i s t i c k . h i s i n d i c a t e s t h a t t h i s
T
: B
o p t i o n a l i t e m c o d e i s s t i l l c u r r e n t l y b e i n g u s e d .
f t h i s o p t i o n a l i t e m c o d e i s n o l o n g e r b e i n g u s e d ,
I
u n t i c k t h i s o p t i o n .
Description
n t e r t h e d e s c r i p t i o n o f t h e o p t i o n i t e m c o d e , e . g . ,
E
L O L .
V E E T A E I
G B
s i g n t o i n s e r t a n e w r e c o r d f o r t h e
l i c k o n “ + “
C
a l t e r n a t i v e r a w m a t e r i a l u s e d f o r r e p l a c e m e n t .
C l i c k o n s i g n t o r e m o v e t h e r e c o r d t h a t
“ - “
w a s s e l e c t e d a s t h e r e p l a c e m e n t r a w m a t e r i a l
i t e m c o d e .
Sub-Item Code :
C
l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n t o s e l e c t t h e r a w i t e m
2 R - N P R O C E S S E D V E G . O I L - T H A I
c o d e , e . g . ,
5 9
Item Description
T
i t e m c o d e i s s e l e c t e d , e . g . , O S S
U P R C E E D
L O L O M L .
V E E T A E I F R T H A I A D
G B N
Qty
E
e . g . , 1 r u m .
D
Overhead Cost
n t e r t h e o v e r h e a d c o s t s u c h a s l a b o u r o v e r h e a d , i f
E
BOM Item Code :

C
l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n t o w h i c h f i n i s h g o o d s
i t e m c o d e c o d e ’ s r a w m a t e r i a l c a n b e r e p l a c e w i t h
1 F -
t h i s o p t i o n a l i t e m c o d e ’ s r a w m a t e r i a l , e . g . ,
Item Description
T
i t e m c o d e i s s e l e c t e d , e . g . , L
R E F I E D V E E T A E
N G B
O L .
I
Qty
E
e . g . , 1 r u m .
D
Save
Close
6 0
SERIAL NUMBER
Serial Number additional available AutoCount Premier 3.5
i s a n p a c k a g e a n d o n l y i n . T h i s
Q
f e a t u r e i s o n l y a v a i l a b l e i n u o t a t i o n , D e l i v e r y O r d e r , I n v o i c e , C a s h S a l e s , P / O , G o o d s R e c e i v e d
N o t e , S t o c k A d j u s t m e n t a n d a n y d o c u m e n t t h a t r e c o r d s t h e i n a n d o u t o f t h e s t o c k .
AutoCount Premier 3.5

T h i s m o d u l e i s o n l y a v a i l a b l e i n
STEP 1: Setup Serial Number in Item Maintenance

.

1 . S e l e c t .
Item Maintenance
2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . S e l e c t t h e s e a r c h b u t t o n a n d
Edit
s e l e c t i t e m c o d e : 1 5 ” M o n i t o r . C l i c k o n b u t t o n t o e d i t t h e r e c o r d .
S
T i c k o n e r i a l N o .
C o n t r o l o p t i o n .
Serial No. Control

T i c k o n t h e o p t i o n : .
1
6
Maintain S/N
3 . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e t h e l i s t o f s e r i a l n u m b e r f o r t h e s e l e c t e d i t e m c o d e .
Location :
C
l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n t o s e l e c t t h e l o c a t i o n
c o d e , i f a p p l i c a b l e .
I n t h e A d d s e c t i o n : -
Simple Serial No.

h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r t h e s e r i a l n u m b e r
T
m a n u a l l y . O n c e y o u h a v e e n t e r e d t h e s e r i a l n u m b e r
i n t o t h i s f i e l d , c l i c k o n t h e d d b u t t o n t o i n s e r t t h e
A
s e r i a l n u m b e r .
6 2
Series of Serial No
A t t h e . u n d e r t h e A d d s e c t i o n : -
Format
h i s a l l o w s y o u t o s e t t h e S e r i a l u m b e r f o r m a t f o r
T
: N
t h e s y s t e m t o g e n e r a t e , e . g . , S - % d .
5
Start Number
n d i c a t e t o t h e s y s t e m f r o m w h i c h n u m b e r t o s t a r t
I
f r o m , e . g . , 1 .
No. of Serial No.

n d i c a t e t o t h e s y s t e m h o w m a n y s e r i a l n u m b e r i s t o
I
b e g e n e r a t e d , e . g . , 1 .
0
Add Series
C l i c k o n b u t t o n f o r t h e s y s t e m t o a u t o m a t i c a l l y g e n e r a t e a s e q u e n c e o f s e r i a l n u m b e r .
T h e g e n e r a t e d n u m b e r s w i l l a p p e a r a t t h e l e f t h a n d s i d e o f M a i n t a i n O p e n i n g S e r i a l N u m b e r
s c r e e n .
Edit / Delete
A t t h e s e c t i o n , t h e s y s t e m a l l o w s y o u t o m a n u a l l y a m e n d t h e n u m b e r . O n c e
Update
y o u h a v e a m e n d e d t h e s e l e c t e d s e r i a l n u m b e r , c l i c k o n t h e b u t t o n . B e s i d e s d o i n g
a m e n d m e n t s , t h e s y s t e m a l l o w s y o u t o d e l e t e t h e g e n e r a t e d n u m b e r a s w e l l . T h i s c a n b e d o n e
b y s e l e c t i n g t h e p a r t i c u l a r s e r i a l n u m b e r w h i c h y o u w o u l d l i k e t o d e l e t e a n d c l i c k o n t h e
Delete
b u t t o n .
Close
4 . C l i c k o n b u t t o n a t t h e M a i n t a i n O p e n i n g S e r i a l N o s c r e e n o n c e y o u h a v e c o m p l e t e
y o u r e n t r y .
Save
5 . C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e i t e m ’ s r e c o r d .
6 3
STEP 2: Select Serial Number in Transaction Screen
Sales | Invoice Entry

A s a n e x a m p l e , i s b e i n g u s e d
Invoice Entry Item Code

I n t h e s c r e e n , a t t h e , s e l e c t i t e m c o d e : 1 5 ” M o n i t o r . A t t h e M o r e
Maintain S/N….
F u n c t i o n , s e l e c t t h e f u n c t i o n c a l l e d T h e s y s t e m w i l l p r o m p t t h e M a i n t a i n S / N
Available Serial No.

s c r e e n a s s h o w n b e l o w . A t t h e c o l u m n , c l i c k t o s e l e c t s e r i a l n u m b e r : S N -
0 0 0 1 . T h e n p r o c e e d t o s e l e c t t h e a r r o w r i g h t b u t t o n t o m o v e t h e s e l e c t e d n u m b e r t o
Selected Serial No. Close

c o l u m n . C l i c k o n b u t t o n t o c l o s e t h e M a i n t a i n S / N o n c e y o u h a v e
c o m p l e t e d y o u r s e l e c t i o n .
Save
C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e e n t r y .
6 4
STEP 3: How To Inquire Serial Number on screen?
Inquiry | Serial Number Inquiry

1 . S e l e c t .
Serial Number Inquiry

2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e .
T h e s y s t e m a l l o w s y o u t o d r i l l d o w n t o v i e w t h e d e t a i l s o f t h e r e c o r d . T o d o s o , d o u b l e c l i c k o n t h e
s e l e c t e d r e c o r d .
F o r e x a m p l e , i t e m c o d e : 1 5 ” M o n i t o r f o r i n v o i c e n o . : I - 0 0 0 0 2 d a t e d o n t h e 2 1 / 1 2 / 2 0 0 5
6 5
STEP 4: How to Inquire the Availability of the Serial Number on Screen.
Inquiry | Serial Number Inquiry

1 . S e l e c t .
Available Serial Number Inquiry

2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . A t t h e i t e m c o d e f i e l d ,
c l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n a n d s e l e c t 1 5 ” M o n i t o r . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e l i s t o f s e r i a l
n u m b e r w h i c h i s a v a i l a b l e f o r t h e s e l e c t e d i t e m c o d e .
6 6
BAR CODE
T h i s m o d u l e e n a b l e s y o u t o e n t e r y o u r p r o d u c t c o d e u s i n g b a r c o d e s c a n n e r . T y p i c a l l y , a b a r
c o d e i n p u t i s n o t h i n g m o r e l i k e a k e y b o a r d i n p u t , e x c e p t t h a t i t i s m o r e a c c u r a t e a n d f a s t . W h e n a
b a r c o d e s t r i n g i n p u t f r o m b a r c o d e s c a n n e r , i t m a y c o n t a i n s e v e r a l k i n d s o f i n f o r m a t i o n , s u c h a s
p r o d u c t c o d e , b a t c h n o , s e r i a l n o , a n d o t h e r k i n d s o f i n f o r m a t i o n . A u t o C o u n t d o s u p p o r t t h i s
k i n d o f l o n g b a r c o d e .
I n A u t o C o u n t , y o u c a n a s s i g n t h e p r o d u c t c o d e s a m e a s I t e m C o d e a s d e f i n e d i n I t e m
M a i n t e n a n c e , y o u c a n a l s o u s e d i f f e r e n t f i e l d c a l l e d B a r C o d e i n I t e m M a i n t e n a n c e a s y o u r
p r o d u c t c o d e .
B a s i c a l l y , b a r c o d e s t r i n g c a n h a v e o n l y o n e p r o d u c t c o d e o r m a y c o n t a i n s e v e r a l s e c t i o n o f
i n f o r m a t i o n s u c h a s p r o d u c t c o d e , b a t c h n o , s e r i a l n o , a n d e t c .
STEP 1: Activate the Bar Code Options
Housekeeping | Options
1 . S e l e c t .
6 7
Option
2 . A t t h e p a g e , c l i c k o n t h e a r r o w r i g h t b u t t o n t o s c r o l l f r o m l e f t t o r i g h t h a n d s i d e o f
Bar Code
t h e s c r e e n t o s e l e c t t h e p a g e .
I f t h e B a r C o d e S t r i n g c o n t a i n s s e v e r a l s e c t i o n s o f i n f o r m a t i o n , t h e n y o u m u s t e n a b l e “ s e L o n g
B a r C o d e ” , o t h e r w i s e , u n c h e c k t h i s o p t i o n .
O n c e y o u t u r n o n “ s e L o n g B a r C o d e ” , y o u m u s t d e f i n e h o w t o s p l i t t h e s e c t i o n o f i n f o r m a t i o n ,
y o u c a n u s e s e p a r a t o r t o s p l i t t h e s e c t i o n , i n o r d e r t o d o s o , y o u m u s t s p e c i f y t h e s p e c i a l c h a r a c t e r
e i t h e r i n A S C I I n u m b e r o r i n c h a r a c t e r . T h e o t h e r w a y i s t o u s e f i x e d l e n g t h s p l i t t i n g m e t h o d . I n
t h i s w a y , y o u m u s t s p e c i f y f o r e a c h s e c t i o n , i t s t a r t s f r o m w h a t p o s i t i o n , a n d t h e l e n g t h o f t h e
s t r i n g . C u r r e n t l y , A u t o C o u n t s u p p o r t s u p t o 3 s e c t i o n s o f i n f o r m a t i o n , a n d e a c h s e c t i o n c a n b e
c h o s e n t o m a p t o “ I t e m C o d e ” , “ B a r C o d e ” , o r “ B a t c h N o ” .
T h e f o l l o w i n g i s t h e d e s c r i p t i o n o f t h e b o t t o m p a r t s e t t i n g s .
Save the record after scanning Bar Code

1 . .
I f t h i s o p t i o n i s t u r n o n , o n c e t h e b a r c o d e i s s c a n n e d , t h e r e c o r d w i l l b e s a v e d i m m e d i a t e l y ,
a n d t h e e n t r y s c r e e n i s w a i t i n g f o r n e x t b a r c o d e s c a n n i n g .
Use Bar Code Field

2 . .
I f y o u w a n t t o u s e B a r C o d e f i e l d a s y o u r p r o d u c t c o d e , t h e n y o u m u s t t u r n o n t h i s f i e l d .
3. Automatic merge same detail records

I f t h i s o p t i o n i s t u r n o n , t h e n o n c e t h e b a r c o d e d e t a i l s i s s a v e d , t h e s y s t e m w i l l t r y t o m e r g e
t h e r e c o r d i n t o s a m e i t e m c o d e , a n d a d d u p t h e q u a n t i t y .
6 8
4. Show Batch No
I f y o u w a n t t o u s e B a t c h N o , t h e n t u r n o n t h i s o p t i o n .
STEP 2: How to Call Up The Item Detail Dialog screen in Transaction Screen?
Sales | Invoice Entry

A s a n e x a m p l e , i s b e i n g u s e d
Invoice Entry
A t t h e s c r e e n t h e d e t a i l s e c t i o n , c l i c k o n I t e m C o d e c o l u m n . S e l e c t F 1 0 > k e y a t t h e
<
Item Detail Dialog

k e y b o a r d a n d t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n .
W h e n a b a r c o d e i s s c a n n e d , i t w i l l b e i n p u t i n t o L o n g B a r C o d e f i e l d , t h e s y s t e m w i l l b a s e d o n
t h e r u l e a s d e f i n e d i n t h e O p t i o n t o s p l i t t h e L o n g B a r C o d e i n t o d i f f e r e n t s e c t i o n . I n t h i s s c r e e n ,
y o u c a n p r e s s F 3 > t o s a v e a n d c o n t i n u e a d d n e x t i t e m .
<
S
T h e m e t h o d t o c a l l u p t h e I t e m D e t a i l D i a l o s c r e e n i s t h e s a m e f o r a l e s
a n d P u r c h a s e M o d u l e .
6 9
EXPORT INVOICING TO XML FILE FOR AUTOCOUNT PREMIER 3.5
T h i s m o d u l e a l l o w s y o u t o e x p o r t t h e t r a n s a c t i o n f r o m a n o t h e r a c c o u n t b o o k a n d i m p o r t i n t h e
t r a n s a c t i o n t o a n o t h e r a c c o u n t b o o k .
T h e E x p o r t I n v o i c i n g T o S c r i p t F i l e f u n c t i o n a l l o w s y o u t o e x p o r t o u t t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n
f r o m t h e a c c o u n t b o o k : -
•
Q
u o t a t i o n
•
S a l e s O r d e r
•
D e l i v e r y O r d e r
•
I n v o i c e
•
C a s h S a l e
•
C r e d i t N o t e
•
D e b i t N o t e
•
P u r c h a s e e q u e s t
•
P u r c h a s e O r d e r
•
P u r c h a s e I n v o i c e
•
G o o d s e c e i v e d N o t e
•
P u r c h a s e e t u r n
•
S t o c k A d j u s t m e n t
•
S t o c k T r a n s f e r
•
S t o c k I s s u e
•
S t o c k e c e i v e
•
S t o c k I t e m A s s e m b l y
How to Export Transaction to XML File?
File | Import & Export | Export Invoicing to XML File

1 . S e l e c t .
7 0
2 . T h e s y s t e m w i l l p r o m p t a n I n v o i c i n g E x p o r t D i a l o g s c r e e n . T h i s s c r e e n a l l o w s y o u t o s e l e c t
w h i c h t y p e o f i n f o r m a t i o n t o b e t r a n s f e r o u t f r o m t h e a c c o u n t b o o k .
T h e s y s t e m a l l o w s y o u t o f i l t e r t h e t r a n s a c t i o n b a s e d o n t h e f o l l o w i n g o p t i o n s : -
• All
– T o e x p o r t a l l t h e t r a n s a c t i o n .
• From Date To Date

& - T o e x p o r t t h e t r a n s a c t i o n f o r a s p e c i f i c r a n g e o f d a t e .
• From Document No To Document No

& – T o e x p o r t t h e t r a n s a c t i o n f o r a s p e c i f i c r a n g e
o f t r a n s a c t i o n ’ s n u m b e r .
T h e s y s t e m a l s o a l l o w s y o u t o e x p o r t o u t t h e f o l l o w i n g r e c o r d : -
•
D e b t o r
•
C r e d i t o r
•
S t o c k I t e m
1
7
3 . F o r e x a m p l e t o e x p o r t a r a n g e o f I n v o i c e t r a n s a c t i o n b a s e o n d a t e r a n g e . T i c k o n t h e c h e c k
Export? Premier Invoice FromDate

b o x u n d e r c o l u m n f o r . A t t h e c o l u m n o f P r e m i e r I n v o i c e ,
e n t e r 1 7 / 0 7 / 2 0 0 4 t o i n d i c a t e s t a r t i n g f r o m w h i c h d a t e o f t r a n s a c t i o n t o b e e x p o r t e d o u t . A t t h e
ToDate
c o l u m n o f P r e m i e r I n v o i c e , e n t e r 1 7 / 0 7 / 2 0 0 4 t o i n d i c a t e t h e e n d i n g d a t e o f t h e
t r a n s a c t i o n s t o b e e x p o r t e d o u t .
L i s t o f o p t i o n t o
e x p o r t
t r a n s a c t i o n
t y p e s e c t i o n
L i s t o f o p t i o n t o
e x p o r t
m a i n t e n a n c e
f i l e s e c t i o n
t t h e t o p l e f t h a n d s i d e o f t h e s c r e e n ,
Check All Export

– I f t h i s o p t i o n w a s c l i c k , t h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y
t i c k a l l t h e o p t i o n a t t h e L i s t o f o p t i o n u n d e r t r a n s a c t i o n t y p e s e c t i o n .
Uncheck All Export

– I f t h i s o p t i o n w a s c l i c k , t h e s y s t e m w i l l
a u t o m a t i c a l l y u n t i c k a l l t h e o p t i o n a t t h e L i s t o f o p t i o n u n d e r t r a n s a c t i o n
t y p e s e c t i o n .
7 2
Export to XML
4 . C l i c k o n t h e o p t i o n : a t t h e t o p l e f t h a n d s i d e o f t h e s c r e e n , t o e x p o r t t h e
t r a n s a c t i o n o u t .
C l i c k t o s e l e c t
E x p o r t T o
X M L
Save As
5 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n t o i n d i c a t e t o t h e s y s t e m w h e r e y o u w o u l d l i k e t o
Save in My
s t o r e t h e e x p o r t e d f i l e . A t t h e f i e l d , c l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n a n d s e l e c t
Documents
f o l d e r t o i n d i c a t e t o t h e s y s t e m t h a t y o u w o u l d l i k e t o s t o r e t h e e x p o r t e d f i l e i n t o
File Name
t h i s f o l d e r . I n t h e f i e l d , s p e c i f y a n a m e f o r t h e e x p o r t e d f i l e , e . g . , I N V O I C E -
1 7 0 7 2 0 0 4 .
Save
C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e f i l e .
7 3
6 . T h e s y s t e m w i l l s t a r t t o e x p o r t i n g p r o c e s s a s s h o w n b e l o w : -
7 . O n c e t h e e x p o r t e d f i l e i s d o n e s u c c e s s f u l l y , t h e s y s t e m w i l l p r o m p t t h i s m e s s a g e “ x p o r t
OK
s u c c e s s ” . C l i c k o n b u t t o n t o c l o s e t h e m e s s a g e .
Close
8 . C l i c k o n a t t h e t o p l e f t h a n d s i d e b u t t o n t o e x i t f r o m t h e s c r e e n .
7 4
IMPORT FROM XML FILE
1 . S e l e c t t h e a c c o u n t b o o k w h i c h y o u w o u l d l i k e t o i m p o r t i n t h e t r a n s a c t i o n w h i c h w a s
e x p o r t e d o u t . I n t h e L o g i n s c r e e n , a t t h e C u r r e n t A c c o u n t B o o k , e . g . , s e l e c t T R I P L E
Q
A D V A N C E ( M ) S D N B H D w i t h t h e R e m a r k : H . E n t e r t h e s e r I D a n d P a s s w o r d a n d c l i c k
o n O K b u t t o n t o a c c e s s t h e a c c o u n t b o o k .
File | Import and Export | Import From XML File

2 . S e l e c t .
7 5
Import From XML
4 . C l i c k o n L o a d X M L a t t h e t o p l e f t h a n d s i d e o f t h e s c r e e n . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e O p e n
s c r e e n . I n t h e L o o k I n f i e l d , s e l e c t t h e f o l d e r w h i c h y o u h a v e s a v e d t h e e x p o r t e d f i l e , e . g . , M y
Open
D o c u m e n t s . C l i c k o n t h e e x p o r t e d f i l e n a m e , e . g . , I N V O I C E – 1 7 0 7 2 0 0 4 . X M L . C l i c k o n
b u t t o n t o l o a d t h e f i l e .
7 6
5 . T h e s y s t e m w i l l p r o c e e d t o l o a d t h e t r a n s a c t i o n i n t o t h e a c c o u n t b o o k .
6 . O n c e t h e l o a d i n g p r o c e s s i s c o m p l e t e d , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n a s s h o w n b e l o w .
7 7
Import
7 . C l i c k o n t o s t a r t t h e i m p o r t p r o c e s s . O n c e t h e i m p o r t i s c o m p l e t e d , t h e s y s t e m w i l l
d i s p l a y “ F i n i s h I m p o r t i n g ” a t t h e S t a t u s s e c t i o n .
Print
C l i c k o n t o p r i n t t h e d e t a i l s o f t h e s t a t u s s e c t i o n . ( O p t i o n a l )
S
t a t u s
S
e c t i o n
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7 8

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CHAPTER 2 STOCK MODULE

CHAPTER 3 ADDITIONAL MODULE

SALES STOCK PURCHASE

How to Create a New Group?

Sales Return Code

Cash Sales Code

Purchase Return Code

Report Name Function

How to Create an Item Code?

OPENING BALANCE TAB SETTING.

PRICE BOOK TAB SETTING

IMAGE TAB SETTING

NOTE TAB SETTING

Report Name Function

How to Create Item Code in Easy Item Maintenance?

Stock | Easy Item Maintenance

Easy Item Maintenance Edit

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How to Create an Item Package?

Item Package Maintenance New

How to Duplicate Form An Existing Item Package?

ALTERNATIVE ITEM MAINTENANCE

How to Create an Alternative Item?

Stock | Alternative Item Maintenance

Alternative Item Code

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How to do Stock Adjustment?

Stock | Stock Adjustment

Stock Adjustment No.

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“ < < e w > > ” , a n d e n t e r t h e n u m b e r .

Next Possible No.

Ref. Doc. No.

UPDATE COST ENTRY

Stock | Update Cost Entry

Update Cost Entry

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“ < < e w > > ” , a n d e n t e r t h e n u m b e r .

Next Possible No.

Update To Real Cost

Fill Blank New Cost with Old Cost

Auto Update Item Cost

Stock Document Listing

Stock | Stock Document Listing

Stock | Operational Report

Report Name Function

Item Category Maintenance.

Stock | Item Category Maintenance

Category Maintenance New

Category Code H-HARDISK

Category View Maintenance

Stock | Category View Maintenance

Category View Maintenance

OK Define Category View

How to Defined Category Code in Item Maintenance?

Stock | Item Maintenance

Find Stock Item