MS Project - LP & ASOCIADOS

PLANIFICACION DE PROYECTOS CON MS PROJECT

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION

LP & ASOCIADOS

LIMA – PERU

JUNIO – 2018
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PLANIFICACION DE PROYECTOS Revisión : 01
Aprobado : DTI
CON MS PROJECT 2008.01.21
Fecha :
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Introducción a Project
Objetivos:

 Iniciar Microsoft Project

 Utilizar las vistas para trabajar de diferentes formas con los detalles del
plan de proyecto
 Utilizar los informes para imprimir los detalles del plan de proyecto
 Crear un plan de proyecto e introducir una fecha de inicio de proyecto

Microsoft® Project es un programa que consta de una amplia variedad de productos, y

puede facilitar:
 La realización del seguimiento de la información que conlleva los
requerimientos del trabajo, la duración y los recursos del proyecto
 La forma de visualizar el plan de proyecto en un formato estándar y con
un diseño apropiado
 El proceso de programar tareas y recursos de manera apropiada y
consistente
 El intercambiar información de proyecto con otras aplicaciones del sistema
de Microsoft Office
 El comunicar la información a los recursos y otros participantes, dado que
el administrador de proyectos posee el control del proyecto
 La gestión de los proyectos utilizando un programa con una apariencia y
comportamiento similar a otras aplicaciones de productividad de Escritorio
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Inicio de Project
Project Standard es un miembro de la familia del Sistema de Microsoft Office, de modo
que la apariencia de Project es similar a la de Word, Excel y Access. La organización de
la Barra de Herramientas y la barra de Menús es muy similar a la de otras aplicaciones
de Office, aunque no su contenido.
En este ejercicio, iniciará Project Standard y se creará un archivo basado en una plantilla
además de conocer las principales áreas de la interfaz de Project.

1. Se dará click en el Botón Inicio

2. Se dará click en Todos los Programas
3. Del Menú Microsoft Office, se dará click en Microsoft Project

4. La barra de menús contiene conjuntos de instrucciones aplicables.

5. La barra de herramientas ofrece un acceso rápido a las tareas más comunes

6. La Barra de Formato ofrece varias opciones que dan un estilo específico a varios
elementos como texto.

7. La Barra Guía de Proyectos ofrece varias opciones propias de la visualización de

un proyecto.
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8. El Panel de Tareas consta de una lista de archivos abiertos recientemente

además de otras opciones.

9. La ventana del plan de proyecto contiene una vista del documento activo
10. El cuadro de escriba una pregunta es una herramienta de ayuda que ofrece
soluciones rápidas a las consultas escritas.
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Si ha utilizado las aplicaciones de Office, estará familiarizado con muchos de los

elementos de la interfaz de la ventana de Project. Algunos de estos son:

 Las barras de menús principal, que permite proporcionar instrucciones a

Project
 Las barras de herramientas, que ofrecen un acceso rápido a las tareas más
comunes
 La ventana del plan de proyecto, que contiene una vista del plan de proyecto
activo
 El cuadro escriba una pregunta, que permite buscar de forma rápida en el
sistema de ayuda de Project las instrucciones sobre el modo de llevar a cabo
las actividades comunes de Project.
 El panel de tareas Inicio de Project, similar a los paneles de tareas que puede
observar en las demás aplicaciones de Office

A continuación, veremos las plantillas incluidas con Project y crearemos un plan de

proyecto basado en una de ellas.

1. En la sección de Plantillas, se seleccionará la opción En mi PC…

2. Del cuadro de Diálogo se elegirá la pestaña Plantillas de Project

3. Del grupo de plantillas selecciona la nombrada Nuevo Negocio

4. Se dará click en Aceptar
5. Se ha creado un nuevo documento de Project a partir de una Plantilla.
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Análisis de las Vistas

El espacio de trabajo de Project, se denomina Vista. Project dispone de docenas de
vistas, aunque normalmente trabajará con una vista o hasta dos. Las vistas son utilizadas
para introducir, editar, analizar y visualizar la información del proyecto. La vista
predeterminada, que verá al iniciar Project es el Diagrama de Gantt, mostrada en la
siguiente ilustración.

En términos generales, las vistas centran su atención en los detalles de las tareas o en
los detalles de los recursos. El diagrama de Gantt, lista los detalles de las tareas en una
tabla en la parte izquierda de la vista y representa de forma gráfica cada tarea como
una barra en el diagrama situado en la parte derecha de la vista.

La vista Diagrama de Gantt, es una forma común de representar un plan de proyecto,

especialmente cuando se presenta a los demás. También resulta útil para la introducción
y refinamiento de los detalles de tarea y para el análisis del proyecto.
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En este ejercicio se mostrará un proyecto desde diferentes vistas.

1. Se dará click en Hoja de recursos desde el menú Ver.

2. La hoja de recursos visualiza los detalles de los recursos.

3. Se dará click en Más vistas desde el Menú Ver.
4. Del cuadro de diálogo se elegirá la opción Hoja de Tareas y se dará click en
Aceptar.
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5. La hoja de tareas, lista los detalles de cada una

6. Se elegirá Uso de recursos del Menú Ver.
7. Esta vista muestra los recursos según las tareas a las que han sido asignados y
viceversa en una escala temporal (días o semanas)

8. Ahora se elegirá la opción Uso de tareas en el menú Ver

9. Se seleccionará la tarea Definir enfoque del negocio
10. Se dará click en el botón Ir a la tarea seleccionada en la Barra de Herramientas
Estándar
11. Se mostrará la escala temporal con los valores de trabajo programados para esta
tarea.
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12. Del menú Ver se elegirá la opción Calendario.

13. Esta vista carece de los elementos del diagrama, la tabla o la escala temporal.

14. Se elegirá Diagrama de Red desde el Menú Ver

15. Esta vista muestra la relación entre tareas.

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A continuación, se mostrarán dos vistas simultáneas

1. Se dará click en Más Vistas del menú Ver
2. Del cuadro de diálogo se elegirá Entrada de tareas y se dará click en Aceptar

3. Se seleccionará la tarea 3 (Definir enfoque del negocio)

4. En la parte inferior de la pantalla la vista de Entrada de tareas mostrará los detalles
de la tarea.

5. Se dará click en la tarea 4 (Identificar las capacidades, información y soporte

disponibles)
6. Para quitar la división, sólo se dará click derecho en una parte vacía de la vista
inferior y del menú secundario se elegirá la opción Ocultar Vista de Formulario
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Utilizar los Informes para Imprimir los detalles

del plan de proyecto
Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresión de los datos de Project.
A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar en pantalla o imprimir, los informes
están diseñados para ser impresos. Los datos no son introducidos directamente en un
informe. Project incluye varios informes de tareas y recursos predefinidos.
En este ejercicio, visualizaremos un informe en la ventana Vista preliminar:

1. Se dará click en Informes desde el Menú Ver

2. Se seleccionará la opción Personalizados…

3. En la lista Informes se seleccionará Tarea y se dará click en Vista Previa

4. Se dará click en Imprimir… y en el cuadro se dará click en Aceptar.

5. Se cerrará la vista previa al dar click en Cerrar.
6. También se cerrará el cuadro de diálogo de Informes personalizados e Informes.
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Creación de un nuevo Plan de Proyecto

Una vez realizado el recorrido por las principales partes de la Interfaz de Project, estará
en disposición de crear un plan de proyecto. Un plan de proyecto es esencialmente un
modelo a partir de los aspectos del proyecto real que tiene previsto que ocurran, o que
desea que ocurran. Project hace un constante uso de los calendarios. El calendario
define el horario laborable y no laborable para las tareas y representa el horario de
trabajo normal, el cual podría sufrir variaciones debido a los periodos de vacaciones o
asuetos.
En este ejercicio, crearemos un nuevo plan utilizando la Guía de proyectos y se
configurarán periodos laborables

1. Del panel de tareas Nuevo, se elegirá la opción Proyecto en blanco

2. Se elegirá la opción Definir el Proyecto en el panel de tareas (en la versión
Professional) o Definir fecha de inicio de programación (en la versión Standard)
3. Se cambiará la fecha de inicio del proyecto desde el calendario.

4. Se dará click en Listo (versión Project Standard) o Guardar e ir al paso 2 (Project

Professional)
5. S seleccionará la opción No y se dará click en el paso 3
6. Se dará click en Guardar y finalizar
7. Se dará click en el Botón Guardar de la Barra de Herramientas Estándar y se dará
nombre al archivo como Proyecto1
8. Se dará click en Guardar
9. Se dará click en Definir periodos laborables generales desde el panel de tareas
10. En la lista Seleccionar una Plantilla de Calendario se elegirá el Estándar

11. Se dará click en Guardar e ir al paso 2

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12. Este panel, ofrece la posibilidad de cambiar el horario de trabajo aunque se

utilizará la opción predeterminada
13. Se dará click en Guardar e ir al paso 3
14. Se dará click en cambiar calendario laboral
15. El día 29 de abril es día de asueto en la escuela, por lo que se marcará como
periodo no laborable

16. Se dará click en Aceptar

17. Para comprobar que se ha considerado como no laborable, se verificará desde el
calendario de la gráfica de Gantt
18. Se dará click en Guardar e ir al paso 4
19. En esta pantalla puede hacer ajustes a cada campo

20. Se dará click en Guardar e ir al paso 5

21. En la pantalla final se dará click en Guardar y finalizar
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Creación de un nuevo Plan de Proyecto

Del mismo modo que ocurre en otros programas, Project permite especificar Propiedades
de archivo. Algunas de estas son estadísticas como el número que ha sido revisado el
documento. Otras incluyen información que probablemente desee registrar acerca del
plan de proyecto, como el nombre del administrador o las palabras clave soportadas en
una búsqueda de archivo. Project utiliza además propiedades para los encabezados y
pies de página cuando se imprime.
En este ejercicio, especificaremos algunas propiedades.
1. Se elegirá Propiedades, del menú Archivo y aparecerá el cuadro Propiedades
2. Se seleccionará la ficha Resumen

3. Se escribirá “Calendario de producción de video” en el cuado Asunto

4. Se escribirá el nombre del autor.
5. Se habilitará la opción Guardar vista previa
6. Se dará click en Aceptar
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Creando una Lista de Tareas

Objetivos:

 Introducir tareas
 Crear un hito para llevar a cabo un seguimiento de un evento importante
 Organizar las tareas en fases
 Crear relaciones de tareas y documentarlas con notas
 Comprobar la duración total de un plan de proyecto

Las tareas son los bloques más básicos en la creación de cualquier proyecto (las tareas
representan el trabajo a realizar para conseguir los objetivos del proyecto). Las tareas
describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duración y requerimiento de
recursos. Se trabajará con dos tipos de tareas:
 Tareas de resumen: conjuntan las duraciones, costos y otras subtareas.
 Hitos: Indican un evento importante en el transcurso de un proyecto.
En este ejercicio, se introducirán las primeras tareas requeridas en el proyecto.

1. Se dará click en Crear una lista de las tareas del proyecto en la guía de proyecto,
en la sección de Tareas.
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2. Se escribirá Planeación del Sitio en la primera celda debajo de nombre de la

tarea y se oprimirá la tecla Intro.
3. Se seguirán escribiendo las siguientes tareas:
a. Redacción de Texto por Tema
b. Búsqueda de Imágenes
c. Integración de Navegación en FrontPage
d. Integración de textos a FrontPage
La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que empleará para completarse.
Project puede trabajar con duraciones de tarea en un rango de minutos a meses.
Dependiendo del ámbito del proyecto, puede trabajar con duraciones de tarea en una
escala de horas días y semanas.
El calendario de proyecto para un plan puede estar definido de las 8 de la mañana a las
5 de la tarde, de lunes a viernes, con una hora designada a comer y considerando como
periodo no laborable las tardes y los fines de semana. Así, una tarea con requerimientos
de trabajo de 16 hrs. Podrá ser terminado en dos días.
Al especificar medidas de duración temporal, puede utilizar las siguientes abreviaturas:

Si escribe esta Aparecerá de esta

Lo que significa
abreviatura forma
m min minuto
h hr hora
d día día
s sem semana
Ms ms mes

En este ejercicio, se introducirá la duración de las tareas creadas anteriormente. Al

haberlas creado, Project introdujo una duración estimada de un día para cada una de
ellas.
1. Se dará click en la celda situada a la derecha de Planeación del Sitio
2. Se escribirá 2d y se oprimirá la tecla Intro
3. Se deberán introducir las siguientes duraciones:
a. Redacción de Texto por Tema 8 días
b. Búsqueda de Imágenes 2 días
c. Integración de Navegación en FrontPage 2 días
d. Integración de textos a FrontPage 1 día
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Introducción de un Hito
Además del seguimiento de tareas a completar, puede que desee realizar un seguimiento
de un evento importante del proyecto como conocer la fecha de fin de cada fase.
Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto o
acompañan al mismo. El hito en sí, no supone la realización de un trabajo y se
representan como tareas con duración cero.
En este ejercicio, se creará un hito.

1. Se seleccionará la primera tarea

2. Del menú Insertar se elegirá la opción Nueva Tarea

3. Se escribirá Planeación completada

4. En el campo de duración se escribirá 0d

5. Automáticamente se mostrará como un hito
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Organización de Tareas en Fases

Si posee un conjunto complejo de tareas, se debe considerar la posibilidad de
organizar las tareas en fases. La visualización de las fases de las tareas facilitará la
revisión del plan de proyecto desde el punto de vista de elementos principales y
detallados de trabajo. Por ejemplo, un proyecto en la realización de un sitio Web
escolar, puede dividirse en fases principales de trabajo, tales como la planeación, la
navegación, la redacción de las secciones, etc. La creación de fases, se lleva a cabo
aplicando un sangrado a las tareas. En Project, las fases están representadas por
tareas de resumen.

El comportamiento de una tarea de resumen, es diferente al de las demás. No podrá

editar directamente su duración, la fecha de comienzo ni otros valores calculados,
debido a que estos, dependen de las tareas de detalle. Las tareas de resumen son de
gran utilidad a la hora de obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto.

En este ejercicio, se insertarán tareas y fases.

1. Se dará click derecho en el selector de la fila 2

2. Del Menú secundario se elegirá la opción Nueva Tarea

3. Se insertará una nueva tarea más.

4. Se escribirán los siguientes nombres a las nuevas tareas:
a. Tema
b. Plano de Navegación
5. Se dará click en Organizar tareas en fases
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6. Se seleccionarán las dos tareas nuevas

7. Se dará click en el botón Aplicar sangría en el panel izquierdo

8. La tarea 1 se convertirá en una tarea tipo resumen

9. Se dará click en Listo desde el panel izquierdo
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Vincular Tareas
Las tareas de proyecto deberán ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por
ejemplo, antes de que se produzca la guía de navegación de un sitio, se debió haber
planeado el propósito del mismo. Estas dos tareas, poseen una relación fin a comienzo
(también denominada dependencia o vínculo) con dos aspectos.
 La segunda tarea debe producirse después de la primera, es decir, en secuencia
 La segunda tarea sólo se producirá si la primera es completada, indicando una
dependencia.
 La primer tarea adquiere el nombre de predecesora y la segunda se denominará
sucesora, pues sucede a la tarea predecesora.

Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o más tareas sucesoras, de igual forma,
cualquier tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras. Esto hace que
las tareas sólo puedan tener uno de los cuatro tipos de relación de tarea:

Relación de Tarea Significado Diagrama de Gantt

Fin a Comienzo La fecha de fin de
(FC) la tarea
predecesora
determina el inicio
de la tarea
sucesora
Comienzo a La fecha de
comienzo (CC) comienzo de la
tarea predecesora
determina la fecha
de comienzo de la
tarea sucesora
Fin a fin (FF) La fecha de fin de
la tarea
predecesora
determina la fecha
de fin de la tarea
sucesora
Comienzo a Fin La fecha de
(CF) comienzo de la
tarea predecesora
determina la fecha
de fin de la tarea
sucesora
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La presentación de las relaciones de tarea y el tratamiento de los cambios en las fechas

programadas de comienzo y fin, son aspectos en los que el uso de un motor de
programación como Project puede demostrar su funcionalidad.
Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Project. Por Ejemplo:
 En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de Red, las relaciones de tarea
aparecen como líneas de vínculo entre las tareas.
 En las tablas, los números de identificador de las tareas predecesoras, aparecen
en los campos Predecesoras de las tareas sucesoras.
Para crear relaciones de tarea, se deben establecer vínculos entre las tareas. Todas las
tareas del plan de proyecto han sido programadas para comenzar en un mismo día.
En este ejercicio, se vincularán tareas.

1. Se dará click en Programar Tareas

2. Se seleccionarán las tareas 2 y 3 y se dará click en el botón de fin a comienzo

3. Ahora se vincularán igualmente, las tareas de la 6 a la 9

4. Se seleccionará la tarea 12
5. De la barra de herramientas estándar, se dará click en el botón Información de
la tarea
6. Del cuadro de diálogo, se elegirá la ficha Predecesoras
7. En la primer celda debajo de Nombre de tarea se desplegará la lista de todas las
tareas existentes y se elegirá la tarea Búsqueda de Imágenes
8. Se oprimirá la tecla Intro y se dará click en el botón Aceptar.
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9. Para vincular tareas no adyacentes, seleccione las tareas al momento de oprimir

la tecla Ctrl
10. Al terminar, se dará click en Listo del panel izquierdo
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Documentar Tareas
Puede registrar información adicional sobre una tarea en una nota. Si dispone de
descripciones detalladas sobre una tarea y desea indicar un nombre breve para la tarea,
puede añadir estos detalles en una nota de tarea. De este modo, la información reside
en el archivo de Project y podrá ser visualizada o impresa fácilmente.

Existen 3 tipos de notas:

 Notas de tarea: Introducidas y revisadas en la ficha Notas de la Información de

Tarea.

 Notas de recurso: Introducidas y revisadas en la ficha notas de la Información

de Recurso.

 Notas de asignación: Introducidas y revisadas en la ficha notas de la Información

de Asignación.
Las notas de Project, soportan diferentes opciones de formato de texto, permitiéndolo
vincular o almacenar imágenes y otros tipos de archivos.
Los hipervínculos permiten unir una tarea, recurso o asignación a información adicional
que reside fuera del plan de proyecto, como otro archivo, información en una
determinada ubicación del mismo documento, una página o sitio Web o a una página en
la Intranet.

En este ejercicio, se crearán notas de recurso, asignación y tareas.

1. Se dará click en la tarea 1 y desde la barra de herramientas se dará click en el
botón de notas de tarea
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2. Se escribirá un comentario y se dará click en Aceptar

3. Se elegirá la Vista Hoja de Recursos desde el Menú Ver
4. Se seleccionará el recurso existente y se dará click en el botón de notas de
recursos
5. Se escribirá un comentario y se dará click en Aceptar

6. Se elegirá la Vista Uso de Recursos y se seleccionará la última tarea

7. Se dará click en el botón notas de la asignación desde la barra de herramientas
8. Se escribirá un comentario de la asignación
9. Se seleccionará la vista del diagrama de Gantt
10. Se abrirá la nota de tarea y se agregará el siguiente vínculo:
a. http://www.microsoft.com/latam

11. Se dará click en el botón Insertar objeto

12. En el cuadro de diálogo se elegirá Crear desde un archivo y después se dará
click en el botón Examinar…
13. Se elegirá una imagen y se cerrará el cuadro al dar aceptar hasta llegar a la
nota.
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La Duración de un Proyecto
Aunque no se ha introducido directamente la duración total del proyecto o la fecha de
finalización, Project ha calculado este valor basándose en la duración individual de las
tareas y en las relaciones de tarea.

Para conocer la fecha de fin programada para el proyecto, es a través del cuadro de
diálogo Información del Proyecto.

En este ejercicio, se visualizará la fecha de fin del proyecto.

1. Del menú Proyecto, se elegirá la opción Información del Proyecto

2. Se dará click en el botón de estadísticas y se mostrarán varios valores,
incluyendo la duración, fecha de inicio y fin del proyecto

3. Se dará click en Cerrar

4. Se cerrará la guía de proyectos desde la barra guía de proyectos.
5. En el menú Ver se elegirá la opción Zoom…
6. Del cuadro Zoom se habilitará la opción Proyecto completo y se dará click en
Aceptar

No se puede editar la fecha de fin directamente ya que este proyecto ha sido

programado tomando como referencia la fecha de comienzo y la duración de las tareas,
los días laborables requeridos.