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Versión del documento: SAP Business One 9.3 Patch Level 05 and Higher – 2018-07-13
3 Autorizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
3.1 Definición de autorizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.2 Definir autorizaciones para la protección de datos personales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3.3 Definición de grupos de usuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3.4 Copiar autorizaciones para otros usuarios o grupos de autorización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.5 Modificación de autorizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.6 Personalización del menú principal de acuerdo a las autorizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
3.7 Autorizaciones para ventanas y documentos específicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.8 Seguimiento de las modificaciones a autorizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.9 Ventana Autorizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
3.10 Autor autorización adicional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.11 Autorización para modificar Mis parametrizaciones personales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
4 Titularidad de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
4.1 Activar titularidad de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
4.2 Ventana Autorizaciones de propiedad de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4.3 Ventana Opciones para compartir la titularidad de los datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Opciones para compartir la titularidad de los datos: Gestionar por Documento solamente. . . . . . 35
Opciones para compartir la titularidad de los datos: Gestionar por Interlocutor comercial
solamente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36
Opciones para compartir la titularidad de los datos: Gestionar por Interlocutor comercial y
documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
8 Preguntas frecuentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.0 03/07/2018 Documento actualizado con las modificaciones liberadas en el nivel de patch 05 de SAP
Business One.
SAP Business One contiene varias funciones que lo ayudan a gestionar la protección de datos personales.
Los datos personales son cualquier dato que identifica a una persona física individual, o que se puede usar
para identificarla. Los datos personales pueden incluir "metadatos", es decir, datos que brindan un enlace a
otros datos; los metadatos pueden no identificar explícitamente a una persona, pero se pueden usar para
identificarla de forma indirecta. Los datos personales se pueden recopilar, procesar, controlar y actualizar en
SAP Business One.
La protección de datos personales abarca, entre otros, la protección contra acciones, tales como distribución o
acceso no autorizados, y también puede incluir derechos, por ejemplo, el derecho de una persona a saber qué
datos poseen las empresas sobre ella. La protección de datos personales debe restringir la recopilación de
datos personales a fines específicos que se hayan acordado, y se deben borrar los datos personales una vez
cumplido el fin, el proceso y los plazos legales.
Varias leyes y directivas abarcan la protección de datos personales en diferentes jurisdicciones a nivel global,
tales como la Regulación de protección de datos generales de la Unión Europea, la Ley de Protección de
Información Personal y Documentos Electrónicos de Canadá o la Ley de Protección de Información Personal de
Corea del Sur. Si no se cumplen las leyes, se aplicarán importantes sanciones financieras y e indemnizaciones
por daños potenciales.
Su empresa probablemente esté obligada a respetar y cumplir las leyes y directivas de protección de datos
personales correspondientes a las jurisdicciones en que la empresa opera. Las funciones de SAP Business One
pueden ayudarlo a gestionar las obligaciones de su empresa en materia de protección de datos personales, así
como a cumplir la política de protección de datos personales propia de la empresa.
La información mencionada en el presente es solo para fines de orientación general y se brinda entendiéndose
que SAP no ofrece asesoramiento jurídico.
Como tal, esta información no se debe usar en reemplazo de un asesoramiento jurídico calificado. SAP SE no
se hace responsable de ninguna acción tomada como respuesta a esto. El cliente es responsable de adoptar
las medidas que considere apropiadas para cumplir con las leyes de protección de datos.
Para obtener información sobre cómo usar las funciones de SAP Business One para proteger datos personales,
véase los siguientes enlaces.
Información relacionada
La Gestión de protección de datos personales en SAP Business One le permite realizar lo siguiente:
● Determinar qué datos son datos personales mediante la identificación de personas físicas.
● Gestionar tipos de datos que incluyen datos personales en su empresa.
● Generar informes sobre datos personales almacenados en el sistema.
● Depurar y borrar los datos personales almacenados en el sistema.
● Bloquear, y posteriormente desbloquear, el acceso a datos personales almacenados en el sistema.
Gestión de protección de datos personales trabaja con los datos almacenados en el sistema de producción de
SAP Business One únicamente. Gestión de protección de datos personales no puede gestionar los datos
personales que se exportaron, se imprimieron, se enviaron por correo electrónico, se grabaron en una copia de
seguridad, se archivaron o salieron del sistema de producción de SAP Business One.
Para habilitar la Gestión de protección de datos de carácter personal, se debe marcar una casilla de selección en
la ventana Detalles empresa de SAP Business One. Una vez habilitada, Herramientas de protección de datos,
una sección de Protección de datos personales con un indicador de Persona física y Estado estarán disponibles
en los datos maestros correspondientes.
En el Menú principal de SAP Business One, elija la ficha Gestión Inicialización sistema Detalles empresa
Inicialización básica para ver la casilla de selección Habilitar gestión de protección de datos personales.
La Gestión de protección de datos personales está habilitada por defecto en localizaciones de SAP Business
One para países de la Unión Europea, Suiza y Noruega. En las demás localizaciones, la Gestión de protección de
datos personales se puede habilitar por medio de la casilla de selección Habilitar gestión de protección de datos
personales. La Gestión de protección de datos personales se puede desactivar si no se utiliza la funcionalidad
relacionada.
La Gestión de datos personales le permite identificar qué tipos de datos contienen datos personales para
ayudarlo a cumplir con sus obligaciones en materia de protección de datos personales. Los datos que se
clasifican como Personales o Personales confidenciales se incluyen en otros procesos de datos personales.
Debe clasificar los datos de manera adecuada para que las herramientas de Protección de datos personales
Los datos personales almacenados en los objetos o campos que no están incluidos en Gestión de datos
personales no se pueden gestionar mediante procesos de Gestión de datos personales; dichos datos se deben
gestionar y controlar de forma manual.
SAP Business One puede almacenar datos personales en diferentes áreas u objetos del sistema. Los datos
almacenados en estos objetos predefinidos pueden clasificarse como Personales o No personales. En algunos
casos especiales, se pueden clasificar como Personales confidenciales. Algunos objetos relevantes son
interlocutores comerciales, empleados y documentos de marketing. Los objetos que no pueden contener
datos personales no aparecen en Gestión de datos personales.
En el Menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Utilidades Herramientas de protección de
datos Gestión de datos personales . Se abre la ventana Gestión de datos personales.
Inicialmente, todos los datos de objetos en Gestión de datos personales se clasifican por defecto como
Personales o Personales confidenciales en la columna Clasificación de datos. Gestión de datos personales solo
muestra los datos de objetos previstos para datos personales; no se muestran todos los datos de objetos
existentes.
Gestión de datos personales muestra el tipo de datos y los campos específicos que pueden contener datos
personales. Los campos definidos por usuario (a excepción de los campos definidos por usuario de tipo de
sistema) también se muestran en Gestión de datos personales cuando están conectados con objetos de datos
personales.
La columna Clasificación de datos se pueden cambiar de Personal a No personal para artículos de datos
individuales. Al cambiar la Clasificación de datos a No personal, se excluirán los datos de otros procesos de
Gestión de datos personales. La Clasificación de datos se puede volver a cambiar de No personal a Personal.
Solo los datos que se clasifican como personales o personales confidenciales y que están conectados a
personas físicas se tratan como datos personales. Las personas físicas solo se puede determinar en el
Asistente de gestión de datos personales. Solo clasificando tipos de datos como Personales o Personales
confidenciales no significa que dichos datos se tratan como datos personales, los datos deben estar
conectados a una persona física.
La columna Referencia de base de datos indican una ubicación específica en la tabla o una ubicación de
agrupación general. Por ejemplo, ODOC.Card.Name, donde la columna Categoría es Ventas - clientes,
representa todos los documentos de clientes.
Los campos especiales que se clasifican como Personales confidenciales se pueden cambiar a Personales o No
personales. Solo los campos ID emitido por las autoridades, Número de pasaporte, varios campos relativos a
cuentas bancarias y a los IBAN (números de cuenta bancaria internacional) del interlocutor comercial, y
Cuenta bancaria para empleados, se pueden clasificar como Personales confidenciales en todas las
localizaciones. En la localización de Alemania, los campos Confesión, Confesión del interlocutor y Número de
afiliación a la seguridad social también se puede clasificar como Personales confidenciales. Los campos que se
clasifican como Personales confidenciales se cifran de forma automática y el acceso del usuario se registra y
restringe por medio de autorizaciones. Al modificar la clasificación de Personal confidencial a Personal o No
personal, se elimina el cifrado y las restricciones de acceso de usuario pertinentes.
Compruebe cualquier add-on relacionado que utilice para ver cómo se administran los datos personales. Si
los interlocutores de SAP le proporcionaron los add-ons, asegúrese de que no resulten afectados por el
cifrado de datos. Para obtener más información, véase la nota SAP 2633811 .
Mediante la opción Otras posibilidades, se puede modificar la Clasificación de datos para todos los campos de
la ventana. Haga clic con el botón derecho en la ventana para ver las opciones Reinicializar a estándar para
Clasificación de datos y Eliminar o Duplicar para líneas de campos definidos por el usuario. El acceso a datos
Personales confidenciales se registra en el Registro de acceso a datos personales confidenciales.
Utilice la opción de filtro en la barra de herramientas para visualizar categorías de datos específicas en Gestión
de datos personales, como datos personales confidenciales .
El Asistente de gestión de datos personales ofrece seis opciones para realizar diversos procesos de Gestión de
protección de datos personales:
En el Menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Utilidades Herramientas de protección de
datos Asistente de gestión de datos personales para iniciar el asistente. Se abre el Asistente de gestión de
datos personales.
El Asistente de gestión de datos personales funciona como los otros asistentes de SAP Business One. El
asistente lo guía por los distintos procesos disponibles en una serie de pasos y lo ayudará a definir qué desea
hacer y con qué datos desea trabajar. Se pueden crear nuevas ejecuciones del asistente, o se pueden cargar y
luego actualizar ejecuciones del asistente grabadas en Resultados del informe. La ejecución o finalización del
asistente dan por terminadas las modificaciones que determinó en el asistente. Al ejecutar el asistente, se
ignora la Titularidad de datos; si un usuario tiene autorización para acceder a una acción del asistente, podrá
acceder a todos los interlocutores comerciales por medio del asistente.
El Asistente de gestión de datos personales no puede gestionar todos los objetos de datos personales. La
gestión de los siguientes objetos y la eliminación de datos personales deben realizarse manualmente.
Seleccione la acción del asistente Determinar personas físicas en el paso 2, Parámetros generales, para
identificar a las personas físicas que son titulares de datos y que se encuentran en SAP Business One. La única
manera de identificar y determinar personas físicas en SAP Business One es mediante el uso del asistente. Una
vez que haya determinado a las personas físicas, puede gestionar sus datos personales según corresponda y
ejecutar otras acciones del asistente para estas.
Las personas físicas son seres humanos reales, a diferencia de las entidades, como las empresas. Los registros
de personas de contacto, usuarios, empleados e interlocutores comerciales pueden representar a personas
físicas, pero no necesariamente. Los datos personales solo se relacionan con personas físicas, de modo que la
Gestión de protección de datos personales solo es relevante para personas físicas. El mismo tipo de dato, como
un número de teléfono, puede o no ser un dato personal. El número de teléfono de una persona física puede
utilizarse para identificarla y, por ende, es un dato personal. El número de teléfono de la recepción de una
empresa no se puede usar para identificar a una persona física; por ende, no es un dato personal.
Si utiliza la acción del asistente Determinar personas físicas, podrá determinar de forma correcta qué datos
son para personas físicas y cuáles no. El asistente selecciona automáticamente la casilla Persona física en la
sección Protección de datos personales de la ventanas de datos maestros relacionados. No puede seleccionar
las casillas de Persona física manualmente.
Todos los datos personales confidenciales de personas físicas están cifrados por defecto y solo los usuarios
autorizados pueden acceder a ellos.
Recomendación
Compruebe cualquier add-on relacionado que utilice para ver cómo se administran los datos personales. Si
los interlocutores de SAP le proporcionaron los add-ons, asegúrese de que no resulten afectados por el
cifrado de datos. Para obtener más información, véase la nota SAP 2633811 .
Nota
En el paso 3 del asistente, Criterios de selección, busque SAP Business One para titulares de datos que son
personas físicas. Las fichas del asistente le permiten limitar su búsqueda a categorías de Usuarios, Empleados,
Interlocutores comerciales, Contactos de IC o realizar una búsqueda de texto específica. Borre los criterios de
búsqueda en todas las fichas seleccionando Borrar selecciones en la ficha Buscar.
Los resultados de búsqueda se muestran en una lista emergente desde la que puede elegir varios registros
para determinar como personas físicas. Al elegir Seleccionar, los registros se ubican en el cuadro del asistente,
donde puede confirmar la selección mediante las casillas de la columna Seleccionar. Se pueden realizar varias
búsquedas en diferentes categorías, y los resultados de esas búsquedas se pueden añadir al mismo cuadro
para una ejecución individual del asistente. Los titulares de datos que ya se determinaron como personas
físicas, o que se borraron como parte de una Limpieza de datos personales del asistente, no aparecen en las
búsquedas.
En el paso 4 del asistente, Resultados del informe, puede ver qué titulares de datos determinará como
personas físicas al ejecutar el asistente.
En el paso 6 del asistente, Resultados del informe, puede ver si el proceso se realizó correctamente para las
diferentes personas físicas.
Seleccione la acción del asistente Anular determinación de persona física en el paso 2, Parámetros generales,
para anular la identificación de personas físicas que se haya realizado previamente en SAP Business One. La
única manera de anular la determinación de una persona física en SAP Business One es mediante el uso del
asistente.
Los pasos de búsqueda, grabado y resultados funcionan de la misma forma que para Determinar personas
físicas.
Una vez ejecutado el asistente, se descifrarán todos los datos personales confidenciales de personas físicas y,
por ende, cualquier usuario autorizado podrá acceder a ellos.
Seleccione la acción del asistente Informe de datos personales en el paso 2, Parámetros generales, para generar
informes sobre datos almacenados de personas físicas registrados en SAP Business One. La única manera de
generar informes sobre personas físicas en SAP Business One es mediante el uso del asistente. Como requisito
previo, debe tener instalado el tiempo de ejecución de Crystal Report antes de generar Informes de datos
personales.
Los Informes de datos personales proporcionan una función de recuperación que se puede usar para
comunicar a los titulares de datos de personas físicas sobre los datos personales que se hayan almacenado
sobre ellos. Los informes incluyen cualquier dato personal de una persona física almacenado en los datos
maestros y transacciones relacionadas que se encuentran en el sistema. Normalmente, los titulares de datos
de personas físicas tienen el derecho legal de solicitar y recibir informes sobre sí mismos.
Busque las personas físicas sobre las que desea generar un informe en el paso 3 del asistente, Criterios de
selección. Puede buscar varias personas físicas, y se generará un informe separado para cada una. Marque la
casilla de selección Incluir personas de contacto para ampliar la búsqueda.
En el paso 5 del asistente, Grabar opciones, puede optar por Grabar criterios selección y finalizar o finalizar el
informe imprimiéndolo o generando una presentación preliminar. Los informes se pueden exportar
seleccionando el ícono Exportar informe .
Recomendación
Fuera de SAP Business One, controle que los titulares de datos de personas físicas hayan otorgado su
consentimiento para los Informes de datos personales que se generan sobre ellos.
Al imprimir un Informe de datos personales, el informe se graba en una carpeta temporal en su ordenador.
Una vez impreso, el informe elimina y se envía una notificación para confirmar que el informe se eliminó. Si
no recibe esta notificación, el informe debe eliminarse manualmente.
Seleccione la acción del asistente Limpieza de datos personales en el paso 2, Parámetros generales, para borrar
los datos de las personas físicas que se encuentran en SAP Business One.
Según las diversas regulaciones a nivel global, el registro y la retención de datos personales deben ser para
fines y procesos específicos. Una vez cumplidos esos fines y procesos, los datos personales se deben eliminar.
Además, las personas físicas puede solicitar la eliminación de sus datos personales.
Puede utilizar la acción del asistente Limpieza de datos personales para gestionar la obligación de su empresa
de borrar los datos personales de personas físicas que se encuentran en SAP Business One. La Limpieza de
datos de personal funciona de la siguiente manera:
● Se borran los datos personales de todas las áreas donde aparezcan dichos datos en la producción de SAP
Business One.
● Los datos personales se borran y, por ende, se eliminan de áreas como datos maestros y transacciones;
sin embargo, las entradas seguirán existiendo sin los datos personales.
● La eliminación de datos personales no se puede anular.
● Los datos personales borrados se reemplazan con asteriscos.
● El Estado en la sección Protección de datos personales de las ventanas de datos maestros relacionados de
personas físicas se actualiza a Borrado.
● Al depurar interlocutores comerciales externos en campañas, el campo Protección de datos personales en
la línea de campaña se actualiza a Borrado. Cuando el estado es Borrado, la línea se puede eliminar, pero
no actualizar.
● Si la persona física es un empleado, un interlocutor comercial o una persona de contacto, se desactiva el
registro en datos personales y se bloquean los registros del usuario. Se cierran todas las actividades del
empleado.
● Si los empleados son responsables de interlocutores comerciales (el interlocutor comercial gestiona la
titularidad de datos) y el Estado de protección de datos del interlocutor comercial no está fijado en
Borrado, Bloqueado o Desbloqueado, se debe desvincular al empleado del interlocutor comercial antes de
cualquier depuración de empleados.
● No se pueden crear transacciones nuevas para personas físicas borradas.
● Los datos maestros de personas físicas no se pueden actualizar una vez borrados.
● La transferencia personalizada de datos personales a asientos no resulta afectada por la Limpieza de datos
personales.
● Los documentos preliminares no se incluyen en la Limpieza de datos personales, por lo que se deben
eliminar o descartar por separado. Si la eliminación no funciona, es probable que se deba a que existe un
proceso que se debe completar o cancelar.
● La Limpieza de datos personales solo afecta a la base de datos de producción de SAP Business One; las
copias de seguridad relacionadas u otro tipo de almacenamiento de datos deben gestionarse por
separado.
En el paso 3 del asistente, Criterios de selección, puede buscar a las personas físicas que desea depurar y
borrar. Puede buscar a varias personas físicas y añadirlas a la misma ejecución del asistente, al igual que en las
demás acciones del asistente. Utilice el campo Sin transacciones desde en la ficha Interlocutores comerciales
para gestionar los plazos de retención de datos de su empresa y buscar interlocutores comerciales inactivos;
las transacciones incluyen documentos de marketing, asientos y pagos. La casilla Incluir personas de contacto
se selecciona automáticamente y no se puede desmarcar en la ficha Interlocutores comerciales.
En el paso 5 del asistente, Grabar opciones, puede optar por Grabar criterios selección y finalizar o finalizar la
limpieza seleccionando Ejecutar. En el paso 6 del asistente, Informe totales, se indica si el proceso tuvo éxito o
no.
Si en el futuro hubiera que restablecer a una persona física en el sistema, se requerirá un nuevo registro.
Recomendación
Puede eliminar datos manualmente en el momento en que dejen de ser necesarios, sin necesidad de
ejecutar la Limpieza de datos personales. También puede gestionar de cerca sus actividades,
oportunidades de venta y campañas para cumplir con sus obligaciones en materia de protección de datos
personales.
Seleccione la acción del asistente Bloquear datos personales en el paso 2, Parámetros generalespara bloquear
el acceso a los datos de las personas físicas que se encuentran en SAP Business One.
Según las diversas regulaciones a nivel global, el registro y la retención de datos personales deben ser para
fines y procesos específicos. Una vez cumplidos esos fines y procesos, los datos personales se deben eliminar.
Sin embargo, una vez finalizados los períodos de retención de datos, se pueden otorgar extensiones o
revocaciones según lo exija la ley. El acceso a los datos personales puede bloquearse, pero los datos pueden
retenerse si fuera necesario.
Puede utilizar la acción del asistente Bloquear datos personales para gestionar la obligación de su empresa de
bloquear el acceso a datos personales de personas físicas que se encuentran en SAP Business One.
● Una vez bloqueados, los datos personales se retienen, pero no se pueden consultar ni visualizar a menos
que se desbloqueen.
● Los registros bloqueados, o posteriormente desbloqueados, de personas físicas no se pueden usar en
documentos de marketing futuros ni en otros procesos empresariales.
● Al bloquear los datos personales de personas físicas determinadas, se cifran los registros de la base de
datos y se anonimizan los datos de la interfaz de usuario.
● Cuando los datos bloqueados ya no se necesitan, los datos personales se pueden depurar una vez
desbloqueados.
En el paso 3 del asistente, Criterios de selección, puede buscar a las personas físicas a las que quiere
bloquearles el acceso. Puede buscar a varias personas físicas y añadirlas a la misma ejecución del asistente, al
igual que en las demás acciones del asistente.
En el paso 5 del asistente, Grabar opciones, puede optar por Grabar criterios selección y finalizar o finalizar el
bloqueo seleccionando Ejecutar. En el paso 6 del asistente, Informe totales, se indica si el proceso tuvo éxito o
no.
Si en el futuro hubiera que restablecer a una persona física en el sistema, se requerirá un nuevo registro.
Seleccione la acción del asistente Desbloquear datos personales en el paso 2, Parámetros generales, para
desbloquear el acceso a los datos personales de personas físicas que se habían bloqueado previamente. La
única manera de anular el bloqueo de acceso a datos personales en SAP Business One es mediante el uso del
asistente.
Los pasos de búsqueda, grabado y resultados funcionan de la misma forma que para Bloquear datos
personales; sin embargo, si los datos se bloquearon previamente, solo se visualizará el Código de persona
física.
Al desbloquear los datos personales de personas físicas determinadas, se cifran los registros de la base de
datos y los datos están disponibles en la interfaz de usuario. Una vez desbloqueados, los datos personales son
accesibles para todos los usuarios autorizados, pero los registros de personas físicas no se pueden usar en
documentos de marketing futuros ni en otros procesos empresariales.
Los datos personales se pueden volver a bloquear o, si ya no se necesitan, se pueden depurar. Si en el futuro
hubiera que restablecer a una persona física en el sistema, se requerirá un nuevo registro.
Los Clientes predeterminados para facturas y pagos de clientes (clientes esporádicos) o simplemente "clientes
predeterminados" son interlocutores comerciales que se utilizan para generar documentos de ventas,
generalmente, facturas y pagos, para clientes esporádicos. Dado que los datos maestros de interlocutor
comercial del cliente predeterminado se utilizan para varios clientes esporádicos, normalmente no se
almacena ningún dato personal para los interlocutores comerciales del cliente predeterminado. Sin embargo,
es posible conservar datos personales sobre muchas operaciones del cliente predeterminado; se requieren
opciones de gestión de datos personales para los documentos creados con datos personales.
Los Clientes predeterminados para facturas y pagos de clientes (clientes esporádicos) están determinados en
Determinación de cuenta de mayor (siga la ruta Gestión Definiciones Finanzas Determinación de
cuenta de mayor Determinación de cuenta de mayor ). Se pueden establecer distintos clientes
predeterminados para diferentes períodos financieros.
La opción Clientes predeterminados para facturas y pagos de clientes no se pueden seleccionar para las
acciones del asistente Bloquear datos personales, Desbloquear datos personales e Informe de datos personales.
La opción Clientes predeterminados para facturas y pagos de clientes permite buscar clientes predeterminados
y operaciones relacionadas, a fin de aplicar procesos de gestión de datos personales en documentos
especificados con los clientes predeterminados. La opción Interlocutores comerciales permite la búsqueda de
interlocutores comerciales regulares.
Al seleccionar el tipo de ejecución del asistente Determinar personas físicas y elegir Clientes predeterminados
para facturas y pagos de clientes, puede elegir los clientes predeterminados cuyas operaciones tienen datos
personales.
Se pueden establecer distintos clientes predeterminados para diferentes períodos financieros, de manera que
varios resultados de clientes predeterminados sean posibles.
Al ejecutar el asistente, los datos personales sensibles se cifran en los datos maestros y las operaciones del
cliente predeterminado.
Al determinar los clientes predeterminados como personas físicas, solo las operaciones relacionadas se
consideran datos personales. Esto es diferente a los interlocutores comerciales regulares, donde tanto las
operaciones como los datos maestros del interlocutor comercial se consideran datos personales. Esto se debe
a que los clientes predeterminados, a menudo, se utilizan para generar documentos de varios clientes
esporádicos.
Para el tipo de ejecución del asistente Limpieza de datos personales, hay una opción adicional disponible,
Transacciones contabilizadas el o antes del, para limitar los resultados de búsqueda por fecha cuando se
selecciona Clientes predeterminados para facturas y pagos de clientes. La selección de la fecha en
Transacciones contabilizadas el o antes del es obligatoria. Si un documento no tiene ninguna fecha de
contabilización, la fecha de creación se analiza. Únicamente se pueden buscar documentos de marketing
cerrados.
Una vez encontrados, se pueden seleccionar o deseleccionar los clientes predeterminados, así como las líneas
de las operaciones relacionadas, que están establecidos como personas físicas para la ejecutar la limpieza de
los datos personales. Se pueden establecer distintos clientes predeterminados para diferentes períodos
financieros, de manera que varios resultados de clientes predeterminados sean posibles.
Si un cliente esporádico solicita la eliminación de datos personales, es posible ejecutar la limpieza como parte
de una limpieza general de operaciones cuyo período de retención haya caducado.
Existen datos en todas las localizaciones de SAP Business One que se pueden clasificar como Personales
confidenciales:
Los datos de la cuenta bancaria y del IBAN se clasificados como datos confidenciales por los estándares de
SAP pero no necesariamente por todas las jurisdicciones.
Existen tipos de datos adicionales en la localización de SAP Business One para Alemania que se pueden
clasificar como Personales confidenciales:
● Confesión
● Confesión del interlocutor
● Número de afiliación a la seguridad social
Los datos personales confidenciales de una persona física están cifrados por defecto y ocultos de la vista para
todos los usuarios una vez que se determinó una persona física. Solo los usuarios autorizados pueden ver los
datos haciendo clic con el botón derecho en los campos en cuestión y eligiendo visualizar los datos
confidenciales. La acción de hacer clic con el botón derecho en los datos está registrada en el Registro de
acceso a datos personales confidenciales. Una vez que se haya accedido a los datos confidenciales, estos se
pueden modificar.
Los datos de cuenta bancaria del interlocutor comercial, al contrario de otros datos confidenciales, se cifran a
excepción de los últimos 4 dígitos. Si los datos de la cuenta bancaria del interlocutor comercial solo tienen 4
dígitos, se cifrarán los 4 dígitos. Los datos de la cuenta bancaria y del IBAN del interlocutor comercial se cifran
en Datos maestros del interlocutor comercial y todos los formularios o documentos relacionados que aparecen
en los datos, como pagos entrantes, depósitos, letras de cambio, el asistente de pago y tablas de resultados de
pagos.
El Registro de acceso a datos personales confidenciales le permite realizar un seguimiento de quién ha accedido
a datos personales confidenciales en SAP Business One. Cuando los datos personales confidenciales se
visualizan mediante la acción Informe de datos personales del Asistente de gestión de datos personales, el
acceso se registra en el Registro de acceso a datos personales confidenciales. Cuando se accede a datos
personales confidenciales mediante DI API o Asistente de pago, el acceso se registra en el Registro de acceso a
datos personales confidenciales. Cuando los datos personales confidenciales se exportan en una consulta u
hoja de cálculo, los datos personales confidenciales se cifran y no se registra ningún acceso.
Si selecciona usuarios individuales en el registro, podrá ver el objeto al que accedió un titular de datos, el
horario en que accedió al objeto y el método de acceso que utilizó.
En el SAP Business OneMenú principal, seleccione Gestión de bancos Asistente de pago para acceder al
Asistente de pago.
El proceso de generación de ficheros bancarios a través del Asistente de pago está afectada cuando se trabaja
con datos bancarios personales confidenciales de personas físicas. Al actualizar la Cuenta bancaria del
receptor del pago y el IBAN de cuenta bancaria del receptor del pago (Tipo de datos categoría Tabla de
resultados de pago de tabla OPEX), los datos se cifrarán antes de su entrada. Al generar los ficheros bancarios
mediante el Asistente de pago, la cuenta bancaria del interlocutor comercial y del IBAN se incluyen en el fichero
bancario después del descifrado.
La creación de ficheros bancarios se graba en log como acción que accede a datos personales confidenciales.
Al crear ficheros bancarios, el Asistente de pago descifra los datos bancarios correspondientes de modo que el
fichero bancario se pueda utilizar posteriormente para realizar pagos, siempre y cuando se haya seleccionado
un tipo de fichero de formato bancario único.
Para crear ficheros bancarios con datos descifrados, solo se puede seleccionar una categoría de tipo de fichero
de formato bancario en el paso 6 del asistente. Hay dos tipos de fichero de formato bancario, EFM y DLL, si
selecciona líneas con EFM y DLL en la misma ejecución, se creará un fichero bancario EFM con datos cifrados
que no pueden ser procesador por bancos. Aparece un mensaje de advertencia cuando una ejecución del
asistente implica el formato EFM y DLL.
Si el tipo de fichero de formato bancario es DLL, el descifrado de datos es manipulado por el servicio DI (para
encontrar más información, véase la nota SAP 2633811 ). Este servicio se llamado por el add-on de pago. El
add-on de pago identifica los campos que se deben descifrar según la configuración en la Gestión de los datos
personales.
Las autorizaciones permiten a usuarios específicos de SAP Business One visualizar, crear y actualizar áreas del
sistema que se hayan asignado a estos, según las definiciones de titularidad de datos. Por defecto, los usuarios
nuevos no tienen autorizaciones. Cada usuario puede tener únicamente un jefe que asigne las autorizaciones.
Al controlar quién tiene autorización para acceder a las diferentes áreas del sistema, usted controla el acceso a
los datos del sistema. Mediante las autorizaciones, puede controlar el acceso a los datos personales y, por
ende, protegerlos.
Al igual que con otras áreas de SAP Business One, el acceso a herramientas de protección de datos
personales, tales como el Asistente de gestión de datos personales, y la visualización de datos confidenciales
pueden controlarse desde Autorizaciones. Autorizaciones no puede controlar solo la visualización de datos
personales en diferentes objetos; los usuarios pueden ver todos los datos, incluidos los personales, o no
pueden ver nada.
● Usuarios regulares:
○ Puede realizar determinadas acciones, por ejemplo, conceder descuentos, modificar precios o
acceder a cuentas confidenciales, con las autorizaciones correspondientes.
○ No pueden asignar ninguna autorización a otros usuarios
● Superusuarios:
○ Tienen autorización total y sin restricciones para acceder a usuarios en el sistema, además de sus
propios inicios de sesión.
○ Tienen automáticamente autorización completa para todas las funciones del sistema.
○ Puede definir autorizaciones y permisos para otros usuarios.
Las autorizaciones se definen en la ventana Autorizaciones . En el Menú principal de SAP Business One,
seleccione Gestión Inicialización sistema Autorizaciones Autorizaciones generales
Los usuarios puede tener autorizaciones para acceder a módulos individuales, como Ventas - Deudores, y las
distintas áreas bajo los módulos individuales. Las autorizaciones afectadas mediante combinaciones de
parametrizaciones. Por ejemplo, si un usuario tiene permiso para visualizar los datos maestros de socios de
negocios, pero no tiene permiso para visualizar los saldos de cuentas de socios de negocios, el sistema no
mostrará los saldos de cuentas en la ventana Datos maestros interlocutor comercial.
Los usuarios que no tienen permiso para modificar autorizaciones no tienen la carpeta Autorizaciones en su
vista del módulo Gestión.
Requisitos previos
Se han definido los usuarios en el sistema y se ha especificado qué usuarios son superusuarios.
Es posible otorgar autorización a los usuarios para visualizar información únicamente o excluirlos totalmente
de una determinada función. Se puede restringir el acceso de usuarios a documentos. Por ejemplo, puede
limitarse el acceso a ofertas de cliente únicamente a determinado número de series o a ofertas de otras series,
o denegar por completo el acceso.
Las autorizaciones se pueden sustituir bajo circunstancias específicas. Por ejemplo, si un usuario no tiene
ningún permiso para crear determinado documento de ventas, pero lo intenta, el sistema indica al usuario que
solicite a un usuario autorizado para aprobar e introducir su nombre de usuario y clave de acceso. Esto permite
que el usuario no autorizado grabe el documento sólo para esa instancia específica.
En el sistema se pueden definir procesos de autorización para las operaciones de compra y venta que
sustituyan los permisos estándar. Por ejemplo, si un usuario tiene autorización para añadir una factura, aunque
supere el límite de crédito del cliente, se puede activar un procedimiento de liberación adicional cuando el
límite se supere por un importe determinado.
Requisitos previos
● Usted es un superusuario.
● Ha creado usuarios normales en el sistema.
● Ha asignado usuarios a grupos de autorización apropiados.
Contexto
SAP Business One incluye una funcionalidad completa de autorización que se puede adaptar a cada usuario.
Durante la fase de implementación, el administrador del sistema debe idear un concepto de autorización para
evitar el acceso no autorizado a la base de datos. Mediante la asignación de las autorizaciones correctas, se
pueden restringir las modificaciones en los campos de documentos.
Se deben tomar ciertas precauciones para garantizar la supervisión del acceso a los datos. En el Libro mayor,
los usuarios que no cuentan con autorización para el diario de documentos, pero sí para los asientos, pueden
utilizar los pulsadores del registro de datos para desplazarse por la base de datos y visualizar documentos. De
este modo, pueden visualizar otras entradas aunque no tengan autorización para visualizar listas, por ejemplo
en el diario de documentos.
Debe otorgar autorizaciones a los usuarios de acuerdo con los roles y las responsabilidades de cada uno. SAP
Business One ofrece las siguientes opciones de autorización:
● Autorización total: los usuarios pueden visualizar y modificar datos para esa función.
● S.Lectura: los usuarios solo puede visualizar los datos, no modificarlos.
Esta opción está destinada únicamente a los datos, de modo que no está disponible para funciones que
requieren operaciones de usuario (por ejemplo, eliminación de interlocutores comerciales).
Nota
Los superusuarios tienen autorizaciones totales para todas las funciones y estas autorizaciones no se
pueden modificar.
Las autorizaciones de cada usuario aparecen en la ventana Autorizaciones. Se muestran varias autorizaciones
en los módulos con autorizaciones mixtas compuestas, como, por ejemplo, autorización total para algunos
submódulos y solo lectura para otros.
Procedimiento
Las autorizaciones de un grupo de autorización se aplican de forma automática a todos los usuarios
dentro del grupo.
3. En la ficha Usuarios, ajuste las autorizaciones de cada usuario para garantizar autorizaciones efectivas
apropiadas para todos los elementos de permiso.
4. Seleccione el pulsador Actualizar para grabar las modificaciones en la ventana Autorizaciones.
Nota
Si otorga autorización total o de sólo lectura a un usuario para una función determinada, asegúrese de
que haya asignado una licencia apropiada al usuario. De lo contrario, la definición de autorización no
será efectiva.
El acceso a herramientas de protección de datos personales, tales como el Asistente de gestión de datos
personales, y la visualización de datos confidenciales pueden controlarse desde Autorizaciones.
En el Menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Inicialización sistema Autorizaciones
Autorizaciones generales En el cuadro principal de Autorizaciones, seleccione Gestión Utilidades
Herramientas de protección de datos para usuarios individuales.
Al ejecutar el Asistente de gestión de datos personales, se ignora la Titularidad de datos; si un usuario tiene
autorización para acceder a una acción del asistente, podrá acceder a todos los interlocutores comerciales por
medio del asistente. Para usuarios con autorización para utilizar acciones del asistente, la titularidad de datos
Requisitos previos
Usted es un superusuario.
Contexto
Los empleados en una empresa pueden agruparse según sus roles (por ejemplo, vendedores, contables,
gerentes, etc.). Generalmente, roles diferentes requieren parametrizaciones diferentes para sus funciones,
características y datos dentro de SAP Business One. Puede asignar usuarios de SAP Business One a diferentes
grupos de usuarios basándose en los roles actuales de los usuarios.
● Autorización: Según los distintos roles del usuario, puede asignarlos a los grupos de autorización
correspondientes. Las autorizaciones de un grupo de autorización se aplican de forma automática a todos
los usuarios dentro de este grupo.
● Parametrizaciones del formulario: Con un grupo de parametrizaciones de formularios, puede copiar las
parametrizaciones de formularios de un usuario a un grupo. Esto ayuda a ahorrar tiempo al añadir nuevos
usuarios o modificar las columnas de tabla que se mostrarán a un grupo de usuarios.
● Cruzar todos los tipos: Las parametrizaciones de cada uno de los tipos de grupo anteriores se aplican
automáticamente a todos los grupos de este tipo. Si pretende crear los grupos que contienen los mismos
usuarios en cada uno de los tipos anteriores, le recomendamos que cree solo un grupo en Cruzar todos los
tipos.
Luego de asignar usuarios a grupos de parametrizaciones específicas (por ejemplo, grupos de autorización),
puede otorgar autorizaciones a nivel de grupo y luego ajustar las parametrizaciones de cada usuario.
Al igual que en la vida real, cada usuario de SAP Business One puede pertenecer a más de un grupo. Estos
grupos se encuentran en el mismo tipo o en tipos diferentes. Por ejemplo, un gerente de finanzas puede tener
tanto el rol de contable como de gerente. Los grupos Contable y Gerente pueden estar en el tipo
Autorización, o el grupo Contable puede pertenecer al tipo Autorización y el grupo Gerente puede
pertenecer al tipo Parametrizaciones de formulario.
Nota
Los nombres de grupo son únicos dentro de todos los tipos de grupo de usuarios.
1. Para abrir la ventana Grupos de usuarios, en el Menú principal de SAP Business One seleccione Gestión
Definición General Grupos de usuarios .
Aparecerá la ventana Grupos de usuarios. En el panel izquierdo, puede seleccionar los tipos de grupo y se
mostrarán los grupos existentes correspondientes. Puede seleccionar cada grupo para tratar el nombre de
grupo y tipo de grupo, añadir usuarios al grupo, etc.
Nota
Una vez que cambia el tipo de grupo por un grupo específico, este grupo perderá todas las propiedades
del tipo de grupo anterior.
2. Para definir un grupo nuevo, seleccione el pulsador Crear grupo en la ventana Grupos de usuarios. El
pulsador OK cambia por Añadir.
3. Introduzca un nombre, una descripción opcional y un tipo para el grupo.
4. Seleccione usuarios apropiados para este grupo.
5. Pulse Añadir.
Resultados
Cuando crea un grupo de autorización, puede definir un rango de fechas de vencimiento para el grupo.
Además, puede especificar un rango de fechas de vencimiento para cualquier usuario específico en este grupo.
El rango de fechas activas del usuario debe estar dentro del rango de fechas activas del grupo
correspondiente.
● El rango de fechas activas para el grupo Ventas se define desde el 01.01.2017 hasta el 31.12.2017.
● El rango de fechas activas del usuario para Sam se define desde el 01.02.2017 hasta el 30.06.2017.
● El rango de fechas activas del usuario para Jack se define desde el 20.01.2017 hasta el 30.09.2017.
Contexto
Puede copiar autorizaciones entre grupos de autorización y entre usuarios. Esta función es especialmente útil
en las situaciones siguientes:
Nota
No puede copiar el perfil de autorización de un superusuario para usuarios normales. A pesar de que
puede otorgar autorización completa a un usuario normal mediante el sistema, solo los superusuarios
pueden realizar determinadas funciones (por ejemplo, asignar autorizaciones, propiedad de datos y
licencias).
Nota
Si desea copiar autorizaciones únicamente entre dos usuarios o entre dos grupos de autorización, podrá
utilizar un método alternativo de arrastrar y soltar. Por ejemplo, puede arrastrar un nombre de usuario a
otro nombre de usuario y, luego, soltar el botón. También se pueden aplicar las autorizaciones del primer
usuario al segundo usuario luego de la confirmación.
1. En el Menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Inicialización sistema Autorizaciones
Autorizaciones generales
Contexto
Cuando se concede una autorización para un módulo o una función de nivel superior, la autorización se copia
automáticamente en todas las funciones de nivel inferior. Por ejemplo, si se asigna Falta autorización para el
módulo Ventas, el usuario no tiene autorización en ninguna función de todo el módulo.
Únicamente los superusuarios pueden modificar permisos para otros usuarios. Sin embargo, los
superusuarios no pueden modificar autorizaciones para sí mismos.
Para definir o limitar diferentes autorizaciones para funciones individuales en una aplicación:
Procedimiento
3. Haga clic en el icono situado a la izquierda de una aplicación o función de la lista para ampliar el
siguiente nivel de autorizaciones. Para mostrar o suprimir todas las funciones de una aplicación de una
sola vez, seleccione Expandir o Comprimir, respectivamente.
4. Para modificar la autorización de un usuario para una función o un módulo completo, haga clic una sola vez
sobre la autorización en la lista de la derecha. Aparece una lista desplegable con las autorizaciones
posibles para la función o la aplicación. Elija una entrada de la lista para seleccionarla.
Contexto
Según las autorizaciones de usuario para funciones del sistema, los usuarios pueden tener restricciones para
abrir algunas ventanas en el Menú principal de SAP Business One. Los usuarios podrán continuando ver, pero
no pueden ocultar, las entradas del menú que no son accesibles.
El menú principal no se actualiza automáticamente según las autorizaciones de cada usuario. Para visualizar u
ocultar las entradas del menú según las autorizaciones del usuario, realice lo siguiente:
Procedimiento
1. Acceda a SAP Business One, por ejemplo, como usuario A y asegúrese de que el menú principal esté
activo.
Requisitos previos
Para visualizar ventanas en las que el usuario no tiene permiso de visualización, seleccione el ícono Menú
principal: Parametrizaciones en la barra de herramientas y defina como Visible a todas las opciones que
correspondan.
Las autorizaciones se pueden sustituir bajo circunstancias específicas. Por ejemplo, si un director está fuera de
la oficina, puede permitir que un miembro de su personal añada un documento de manera excepcional.
Además, esta función permite que los usuarios sin autorizaciones visualicen informes y otras ventanas a las
que en otro caso podrían no tener acceso. Cuando un usuario no dispone de permisos, se comprueban cada
vez los permisos sustitutos.
Procedimiento
1. Abra el documento adecuado. Aparece un mensaje de sistema que indica al usuario que no tiene permiso
para efectuar esta acción.
2. Seleccione Autorizado por otro usuario.
3. Introduzca el nombre de usuario (código) y la clave de acceso del administrador o del usuario que dispone
de las autorizaciones necesarias.
4. A continuación la operación se completa según sea necesario.
Requisitos previos
Para visualizar modificaciones en las autorizaciones, es necesario disponer de autorización total en la opción
Log de modificaciones, en General. Los superusuarios del sistema obtienen autorización total
automáticamente.
Cada vez que un usuario actualiza la ventana Autorizaciones, el sistema crea una nueva instancia de la ventana
Autorizaciones y la graba en la ventana Log de modificaciones con la fecha de la actualización y el usuario que
la realizó.
Contexto
Se puede efectuar el seguimiento de todas las modificaciones en las autorizaciones realizadas en cualquier
categoría por cualquier usuario. Este seguimiento incluye una lista detallada de las modificaciones, la persona
que las realizó y cuándo se realizaron. Además, puede visualizar el estado de la ventana Autorizaciones en una
fecha concreta o después de una actualización determinada.
La ventana Autorizaciones se utiliza para asignar permisos a cada usuario. Los superusuarios tienen
autorizaciones totales que no se pueden modificar. Los usuarios normales pueden tener autorizaciones
parciales o totales, para cada módulo y cada submódulo.
Nota
Usuarios Esta ficha muestra autorizaciones para cada usuario de SAP Business One. Se recomienda que
siga los pasos a continuación para definir autorizaciones para usuarios individuales:
1. Asigne cada usuario a grupos de autorización apropiados, según el rol del usuario (por
ejemplo, empleado del departamento de ventas, gestor).
2. Defina primero autorizaciones para cada grupo de autorización. Las autorizaciones de un
grupo de autorización se aplican de forma automática a los usuarios dentro del grupo.
3. Ajuste las autorizaciones de cada usuario para llegar a autorizaciones efectivas apropiadas.
Grupos de Esta ficha muestra autorizaciones para cada grupo de autorización. Las
autorizaciones autorizaciones de un grupo de autorización se aplican de forma automática a todos
los usuarios dentro de este grupo.
Ejemplo
Descuento Especifique el descuento máximo que el usuario está autorizado a introducir en los
máximo sobre documentos comerciales de ventas. Si se indica 0, el usuario no podrá introducir
ventas importes para los que se haya definido el redondeo automático, puesto que el redondeo
automático representa un descuento.
Descuento Especifique el descuento máximo que el usuario está autorizado a introducir en los
máximo sobre documentos comerciales de compras. Si se indica 0, el usuario no podrá introducir
compras importes para los que se haya definido el redondeo automático, puesto que el redondeo
automático representa un descuento.
Descuento Especifique el descuento máximo que el usuario está autorizado a introducir para:
máximo:
General ● Datos maestros de interlocutor comercial
● Condiciones de pago
● Salida de mercancías, entrada de mercancías y traslado
● Precios especiales
Si se indica 0, el usuario no podrá introducir importes para los que se haya definido el
redondeo automático, puesto que el redondeo automático representa un descuento.
Importe de caja Seleccione esta opción e indique el importe de caja máximo que un usuario normal está
máximo para pagos autorizado a introducir en un pago recibido (ventana Medios de pago, ficha Efectivo).
recibidos Esto se puede sustituir para documentos específicos con la autorización de un
supervisor.
Autorización total Elija brindar autorización completa a un usuario para todas las funciones en todas las
aplicaciones.
Sólo lectura Elija brindar autorización de solo lectura a un usuario para todas las funciones en todas las
aplicaciones. El usuario puede visualizar todos los datos, pero no puede realizar cambios.
Aplicar
Nota
autorización al
backend Esta función está disponible solo si:
Esta ventana se utiliza para crear y añadir un nuevo objeto de permisos para los formularios creados por el
usuario.
ID de autorización, Nombre Especifique un nombre único y una descripción para la autorización adicional.
● Completo/Leído/Ninguno
● Completo/Ninguno
Las autorizaciones definidas para un formulario se aplican a todos los artículos subordinados. Los
permisos que se definen para un artículo no se aplican al formulario de nivel superior.
ID de superior Selecciona un artículo de nivel superior cuando se añade un objeto de nivel inferior.
Visualizar pedido Selecciona la ubicación de un objeto en el nivel inferior o el mismo nivel en la jerarquía de
autorizaciones.
Añadir mismo nivel Seleccione esta opción para definir una nueva autorización adicional con el mismo nivel
de la seleccionada.
Añadir nivel Seleccione esta opción para definir una nueva autorización adicional con un nivel
subordinado inferior al de la seleccionada. Se pueden crear autorizaciones subordinadas en
autorizaciones adicionales de los niveles uno al cuatro.
Utilice la ventana Autorización para asignar permisos a los usuarios para que puedan modificar todos o
algunos atributos de usuarios.
Para acceder a Autorización: Modificar Mis parametrizaciones personales en SAP Business One, desde el Menú
principal, seleccione Gestión Inicialización sistema Autorizaciones Autorizaciones generales y luego
introduzca Modificar Mis parametrizaciones personales en la casilla Buscar.
Puede cambiar la autorización para Modificar Mis parametrizaciones personales seleccionando las siguientes
opciones:
Titularidad de datos permite controlar quién es propietario de los datos dentro de SAP Business One. Con la
función de la titularidad de datos, puede definir el titular de los datos y de la información. Por lo tanto, los datos
de la empresa y los datos personales pueden asegurarse y protegerse mediante autorizaciones definidas
previamente. Se puede acceder a la información y a los datos solo mediante los usuarios y roles autorizados.
Para habilitar las funciones de titularidad de datos, desde el Menú principal de SAP Business One, seleccione
Gestión Inicialización sistema Parametrizaciones generales . En la ficha IC, seleccione la casilla de
selección Activar titularidad de datos.
● Para definir las autorizaciones de datos, desde el Menú principal de SAP Business One, seleccione
Gestión Inicialización sistema Autorizaciones Propiedad de datos Autorizaciones de propiedad
de datos .
● Para definir las reglas para compartir la titularidad de los documentos e interlocutores comerciales, desde
el Menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Inicialización sistema Autorizaciones
Propiedad de datos Opciones para compartir la titularidad de los datos .
Nota
En el Menú principal de SAP Business One, elija Gestión Inicialización sistema Parametrizaciones
generales IC , y seleccione Activar titularidad de datos para activar la función de gestión de titularidad de
datos.
Gestionar Este campo está disponible únicamente al seleccionar casilla Habilitar propiedad de datos.
titularidad de
datos por Puede gestionar la titularidad de los datos mediante los siguientes métodos:
● Sólo documento
Gestionar propiedad de datos por documento. Es decir, los propietarios se definen
directamente para diferentes tipos de documentos. Y la autorización de propiedad se
determina por el propietario de documento.
Nota
Permitir IC sin un Este campo aparece solo si seleccionó la opción Solo interlocutor comercial en la lista
titular desplegable Gestionar propiedad de datos por.
Seleccione esta opción para permitir que existan interlocutores comerciales sin
propietarios.
Esta ventana muestra a cada empleado con sus permisos por objeto. Solo los empleados que están vinculados
a usuarios en la ventana Datos maestros empleado pueden ver esta ventana y todas las demás ventanas en la
carpeta Autorizaciones.
Las autorizaciones se pueden conceder por usuario, de forma que un usuario tenga los mismos permisos en
todo el sistema. También se pueden asignar individualmente, de forma que cada usuario tenga diferentes
permisos en diferentes objetos.
Puesto que las autorizaciones de los superusuarios no se pueden modificar, estos permisos se ven en gris. Los
empleados vinculados a superusuarios tienen autorizaciones totales. Los demás usuarios no tienen ningún
permiso asignado por defecto.
En estas relaciones, el usuario puede obtener autorización Completa, S.Lectura o Falta autorización.
En caso de que exista más de una relación entre el usuario y el propietario, se concede la autorización más
permisiva. Por ejemplo, el usuario y el propietario están en la misma sucursal y el mismo departamento. Si el
usuario tiene permiso de S.Lectura para la sucursal, pero acceso Completo para el departamento, se le
concede acceso Completo a la oportunidad de ventas o a los documentos de compra o venta
correspondientes.
En la situación de que se concedan distintas autorizaciones para el mismo objeto, se concede la más
permisiva. Por ejemplo, si el usuario tiene autorización de S.Lectura para Colega pero tiene autorización
Completa para Empresa, se concede al usuario una autorización Completa al objeto en toda la empresa.
Nota
Conforme al método seleccionado para gestionar la titularidad de los datos, se visualizan distintos objetos
en la ventana. Puede gestionar la titularidad de los datos mediante los siguientes métodos:
Si un documento u oportunidad de venta no tiene titular, cualquier usuario tiene acceso, como si no existiese
titularidad de datos. Cualquier usuario puede asignar un titular a un documento o a una oportunidad que no lo
tenga. En cuanto se asigna un titular, solo pueden modificarlo el director del titular o un superusuario.
Defina los titulares de los objetos, según los siguientes métodos de gestión de titularidad de los datos:
Defina los titulares de datos de los documentos que se muestran en esta ficha. Puede definir los titulares de
documentos con las siguientes opciones:
● Sin restricción
La función de titularidad de los datos se ignorará para el documento.
● Titular de cabecera
La titularidad se define como el titular especificado en la cabecera de documento.
Los documentos son visibles para el titular y para todos los usuarios que tienen una relación definida con el
titular y tienen el permiso necesario para la relación determinada.
Ficha Ventanas
Defina los titulares de datos para ventanas enumeradas en esta etiqueta. Puede definir titulares de objeto con
las siguientes opciones:
● Sin restricción
La función de titularidad de los datos se ignorará para el documento.
● Titular de cabecera
La titularidad se define como el titular especificado en la cabecera de documento.
Los documentos son visibles para el titular y para todos los usuarios que tienen una relación definida con el
titular y tienen el permiso necesario para la relación determinada.
Para un documento, si la opción de titular que selecciona en la ficha Documento es inconsistente con la opción
de titular que selecciona para los informes en la ficha actual y los informes utilizan este documento como
fuente de datos, sucede lo siguiente:
● Si la opción de titular que selecciona en la ficha Documento es Sin restricción, se ignorará la función de
titularidad de los datos para este documento.
Ficha Documentos
Definir titularidad de los datos para solicitudes de compras. No hay interlocutores comerciales en solicitudes
de compra. Por lo tanto, el titular de una solicitud de compra se define de forma directa.
● Sin restricción
La función de titularidad de los datos se ignorará para las solicitudes de compra.
● Titular de cabecera
El titular se define tanto como el titular específico en la cabecera de la solicitud de compra y como el titular
específico en las líneas de la solicitud de compra.
Las solicitudes de compra son visibles para el titular y para todos los usuarios que tienen una relación
definida con el titular y tienen el permiso necesario para la relación determinada.
● Titular de cabecera y de línea
El titular se define tanto como el titular específico en la cabecera de la solicitud de compra y como el titular
específico en las líneas de la solicitud de compra.
Los documentos son visibles para el titular y para todos los usuarios que tienen una relación definida con el
titular y tienen el permiso necesario para la relación determinada.
Definir titulares de los datos para interlocutores comerciales. Los titulares de datos de los documentos que
aparecen en la ficha se definen por el titular del interlocutor comercial para el que se crean los documentos.
● Sin restricción
La función de titularidad de los datos se ignorará para los documentos.
● Titular de interlocutor comercial
El titular se define como el titular del interlocutor comercial para el cual se crean los documentos.
Los documentos son visibles para el titular y para todos los usuarios que tienen una relación definida con el
titular y tienen el permiso necesario para la relación determinada.
La titularidad de los datos de los acuerdos globales es determinada solo por el titular de interlocutor
comercial, de la siguiente manera:
● El titular que especifica en la ficha General de la ventana Acuerdo global de ventas o la ventana Acuerdo
global de compras no tiene efecto en la titularidad de los datos.
● Si un interlocutor comercial tiene un titular, la titularidad de los datos de los acuerdos globales de
ventas o compras creados para ella son determinados por el titular del interlocutor comercial.
● Si un interlocutor comercial no tiene titular, se ignorará la titularidad de datos de los acuerdos globales
de compras o ventas creados para ella.
Ficha Ventanas
Defina los titulares de datos para ventanas enumeradas en esta etiqueta. Puede definir titulares de objeto con
las siguientes opciones:
● Sin restricción
La función de titularidad de los datos se ignorará para el documento.
● Titular de cabecera
La titularidad se define como el titular especificado en la cabecera de documento.
Los documentos son visibles para el titular y para todos los usuarios que tienen una relación definida con el
titular y tienen el permiso necesario para la relación determinada.
Para un documento, si la opción de titular que selecciona en la ficha Documento o en la ficha Interlocutor
comercial es inconsistente con la opción de titular que selecciona para los informes en la ficha actual y los
informes utilizan este documento como fuente de datos, sucede lo siguiente:
● Si la opción de titular que selecciona en la ficha Documento o la ficha Interlocutor comercial es Sin
restricción, se ignorará la función de titularidad de los datos para este documento.
Puede ver todos los registros del documento ignorado en los informes relacionados (para los cuales ha
definido un titular diferente en la ficha actual) con autorización completa.
● Si la opción de titular que selecciona en la ficha Documento o en la ficha Interlocutor comercial es diferente
de Sin restricción, sucede lo siguiente:
○ El titular definido en la ficha actual es Sin restricción:
En los informes relacionados para los cuales ha definido un titular diferente en la ficha actual, puede
ver todos los registros del objeto con autorización de solo lectura.
○ El titular definido en la ficha actual es Titular de cabecera:
En los informes relacionados para los cuales ha definido un titular diferente en la ficha actual, puede
ver solo los registros para los cuales ha definido una relación con el titular de cabecera y tiene el
permiso necesario para la relación específica.
Ficha Documentos
Si el interlocutor comercial para el cual se crearon los objetos enumerados no tiene la propiedad de los todos,
la propiedad de los datos de los objetos enumerados será determinada por la opción de propietario definida en
esta ficha.
● Sin restricción
La función de titularidad de los datos se ignorará para el documento.
● Titular de cabecera
La titularidad se define como el titular especificado en la cabecera de documento.
Los documentos son visibles para el titular y para todos los usuarios que tienen una relación definida con el
titular y tienen el permiso necesario para la relación determinada.
Si el interlocutor comercial para el cual se crearon los objetos enumerados tiene la propiedad de los todos, la
propiedad de los datos de los objetos enumerados será determinada por la opción de propietario definida en
esta ficha.
● Sin restricción
La función de titularidad de los datos se ignorará para los documentos.
● Titular de interlocutor comercial
El titular se define como el titular del interlocutor comercial para el cual se crean los documentos.
Los documentos son visibles para el titular y para todos los usuarios que tienen una relación definida con el
titular y tienen el permiso necesario para la relación determinada.
Nota
● El titular que especifica en la ficha General de la ventana Acuerdo global de ventas o la ventana Acuerdo
global de compras no tiene efecto en la titularidad de los datos.
● Si un interlocutor comercial tiene un titular, la titularidad de los datos de los acuerdos globales de
ventas o compras creados para ella son determinados por el titular del interlocutor comercial.
● Si un interlocutor comercial no tiene titular, se ignorará la titularidad de datos de los acuerdos globales
de compras o ventas creados para ella.
Ficha Ventanas
Defina los titulares de datos para ventanas enumeradas en esta etiqueta. Puede definir titulares de objeto con
las siguientes opciones:
● Sin restricción
La función de titularidad de los datos se ignorará para el documento.
● Titular de cabecera
La titularidad se define como el titular especificado en la cabecera de documento.
Los documentos son visibles para el titular y para todos los usuarios que tienen una relación definida con el
titular y tienen el permiso necesario para la relación determinada.
● Si la opción de titular que selecciona en la ficha Documento o la ficha Interlocutor comercial es Sin
restricción, se ignorará la función de titularidad de los datos para este documento.
Puede ver todos los registros del documento ignorado en los informes relacionados (para los cuales ha
definido un titular diferente en la ficha actual) con autorización completa.
● Si la opción de titular que selecciona en la ficha Documento o en la ficha Interlocutor comercial es diferente
de Sin restricción, sucede lo siguiente:
○ El titular definido en la ficha actual es Sin restricción:
En los informes relacionados para los cuales ha definido un propietario diferente en la ficha actual,
puede ver todos los registros del documento con autorización de solo lectura.
○ El titular definido en la ficha actual es Titular de cabecera:
En los informes relacionados para los cuales ha definido un titular diferente en la ficha actual, puede
ver solo los registros para los cuales ha definido una relación con el titular de cabecera y tiene el
permiso necesario para la relación específica.
Utilice el log de modificaciones para acceder al resumen de las modificaciones realizadas en muchas de las
ventanas de SAP Business One. Al realizar un seguimiento del log de modificaciones, podrá verificar y auditar
más fácilmente las modificaciones en los datos. El acceso a los logs de modificación depende de las
credenciales de usuario.
Cada vez que actualice, por ejemplo, gestión de datos personales, grupos de impuestos, retenciones de
impuestos, bancos propios, portes, tarjetas de crédito, autorizaciones, datos maestros del empleado, ventas,
documentos de compra, órdenes de fabricación o planes de cuentas, la aplicación registrará la modificación y
podrá mostrarla cuando sea necesario en la ventana Log de modificaciones.
Para acceder al log de modificaciones, abra una ventana en SAP Business One, realice los cambios que sean
necesarios y después (con la ventana aún abierta) seleccione Herramientas Log de modificaciones... .
Para visualizar el log de una determinada instancia de modificación, en la ventana Log de modificaciones, haga
doble clic en la línea de la instancia. Aparece la ventana ... Se abre la ventana Instancia historial #.... La ventana
muestra los detalles de sólo lectura de la instancia de modificación.
Nota
Utilice esta ventana para revisar información detallada sobre la instancia del documento seleccionada.
Esta utilidad sirve para eliminar entradas de log de modificación en diversos documentos y datos maestros
hasta la fecha que desee. Esto permite liberar espacio en la base de datos de su empresa.
Recomendación
La eliminación de entradas de log de modificación es irreversible. Realice una copia de seguridad de todos
los datos antes de ejecutar la depuración.
Depuración de logs de Seleccione si desea comenzar una nueva depuración según los parámetros
modificación definidos, o cargar y ver los resultados de la última depuración.
Depurar logs hasta Especifique hasta qué fecha desea eliminar entradas de log de modificación. Debe ser
anterior a la Fecha de limpieza.
Seleccionar Seleccione los documentos y datos maestros en los que desea eliminar entradas de log de
modificación.
Módulo Se muestran los módulos que admiten la función de depuración de logs de modificación.
Nombre del documento Se muestran los nombres de los documentos y datos maestros en los que se
pueden eliminar logs de modificación.
Tamaño actual (MB) Se muestra el tamaño de los ficheros de log de modificación del documento y los datos
maestros.
Status Se muestra el status o los resultados de la depuración en cada documento y dato maestro que haya
seleccionado.
Ejecutar Seleccione este pulsador para comenzar con la depuración según los parámetros definidos.
La ventana Log de acceso muestra los detalles de acceso de los usuarios de SAP Business One que se
conectaron y desconectaron mediante:
Nota
La ventana Log de acceso no muestra los detalles de acceso de los usuarios que se conectaron y
desconectaron mediante:
Para abrir la ventana Log de acceso, seleccione en la barra de menús de SAP Business One Herramientas
Log de acceso .
De fecha, A Especifique un intervalo de fechas para visualizar los resultados detallados del usuario
seleccionado.
Nota
● Sí
Sí, el usuario es un superusuario.
● No
No, el usuario no es un superusuario.
Bloqueado Muestra el status de bloqueo actual de cada usuario como se indica a continuación:
● Sí
Sí, el usuario está bloqueado.
● No
No, el usuario no está bloqueado.
Para obtener más información acerca de los usuarios y bloqueos, véase el tema de Ayuda
online Ventana Usuarios: Definición.
Estado de última Muestra la fecha y hora de la última entrada al sistema de cada usuario. Si el usuario
entrada al sistema se encuentra actualmente conectado a SAP Business One, la línea para el usuario se
muestra resaltada.
Último estatus de Muestra uno de los siguientes estatus para la anterior entrada al sistema de cada usuario:
acceso
● Con éxito
Indica que la anterior entrada al sistema del usuario se realizó con éxito.
● Fallida
Indica que la anterior entrada al sistema del usuario falló.
Última salida del sistema Muestra la fecha y hora de la última salida del sistema de cada usuario.
Última modif.clave Muestra la fecha y hora de la última modificación de la clave de acceso. Además,
acceso muestra el usuario que realizó la modificación.
Nº de intentos de acceso Muestra el número de intentos de acceso sin éxito desde la última entrada al
sin éxito sistema exitosa de cada usuario, si el último intento de acceso del usuario falló.
La ventana Detalles de log de acceso muestra una lista de acciones y detalles relacionados con la actividad de
acceso específica de un usuario en SAP Business One.
Para abrir la ventana Detalles de log de acceso, desde la ventana Log de acceso, haga doble clic en la línea de
tabla del usuario cuya información quiere visualizar.
Acción por Muestra el ID de usuario del usuario que realizó la acción indicada en la columna Acción.
IP de cliente Muestra las direcciones IP del ordenador cliente de SAP Business One que se encuentra
actualmente en uso por el usuario que se muestra en la columna Acción por.
Nombre de Muestra el nombre del ordenador cliente de SAP Business One que se encuentra
cliente actualmente en uso por el usuario que se muestra en la columna Acción por.
El Asistente de archivo de datos le permite eliminar datos de transacciones de forma permanente de su base de
datos de SAP Business One y archivar esos datos eliminados.
En el Menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Utilidades Asistente de archivo de datos
para iniciar el Asistente de archivo de datos.
Las empresas que han trabajado con SAP Business One durante más de dos años pueden utilizar el asistente
para eliminar datos de transacciones cerradas relacionados con períodos contables anteriores ya cerrados.
Los datos de transacciones cerradas pueden ser documentos de compras y ventas cerradas y asientos
reconciliados.
● Simular una ejecución del asistente de archivo de datos: la simulación proporciona una vista preliminar de
los resultados esperados de la ejecución del asistente. La presentación preliminar muestra:
○ Los datos que se eliminarán.
○ La disminución esperada en el tamaño de la base de datos.
● Iniciar una ejecución del asistente de archivo de datos: cuando se completa la ejecución, algunos datos se
eliminan de forma permanente de la base de datos. Esta acción es irreversible.
Nota
SAP Business One realiza automáticamente una copia de seguridad de la base de datos, o la archiva,
antes de eliminar cualquier dato. Si es necesario, puede restaurar el fichero de copia de seguridad,
revisar la base de datos, generar informes e imprimir documentos. La base de datos que se restaura
está en modo de sólo lectura, por lo que no es posible modificar ni añadir datos en ella.
La eliminación de datos depende del tamaño de la base de datos y de las preparaciones realizadas antes
de que se inicie la ejecución del asistente de archivo de datos.
● Cargar una ejecución grabada del asistente de archivo de datos: en caso de ser necesario, es posible
verificar si se ha archivado un documento en particular.
Precaución
La ejecución del asistente de archivo de datos puede tardar mucho tiempo en finalizar según el tamaño de
la base de datos y, durante este tiempo, SAP Business One no estará disponible para otras tareas. Los
resultados del asistente son irreversibles. Encontrará más información en la ayuda en línea y en la guía
práctica sobre archivo de datos. Puede ver estos documentos en SAP Help Portal.
Respuesta: Las nuevas regulaciones de gran notoriedad, como la GDPR para la Unión Europea, están
incorporando obligaciones legales para proteger datos personales e introduciendo sanciones nuevas y
estrictas. Como la digitalización y los macrodatos afectan cada vez más a las personas, la protección de datos
personales está adquiriendo una creciente importancia para todos. Las filtraciones de información que afectan
a las empresas grandes y pequeñas aparecen con frecuencia en los titulares de las noticias, lo que genera un
impacto en la reputación y los valores.
Respuesta: No se descartan las entradas con datos personales. Solo los datos personales en cualquier entrada
relacionada con personas físicas (en el objeto principal y en el registro de modificaciones) se reemplazan con
un asterisco. Los campos predefinidos del sistema, que se determinaron como personales, son campos
mediante los que se puede identificar a una persona física. Por ello, se deben eliminar los datos (el reemplazo
con un asterisco sirve para indicar que los campos pasaron por un proceso de limpieza de datos personales).
Respuesta: No se debe ejecutar ninguna acción inmediata al activar la funcionalidad de protección de datos
personales (desde Detalles de empresa). Los usuarios pueden actualizar y, luego, empezar a definir de forma
progresiva la funcionalidad de protección de datos personales.
¿Todas las funciones presentadas son compatibles con SAP Cloud (CDS) y
SAP HANA?
Respuesta: Sí.
Respuesta: Cuando una persona física solicita la eliminación de sus datos personales o cuando ya no existe un
fin para conservar esos datos, nadie podrá acceder a los datos (ni desde el objeto principal ni desde el registro
de modificaciones relacionado).
¿Se pueden proteger los anexos? ¿Los anexos pueden contener mucha
información personal?
Respuesta: La búsqueda no resultará afectada. Si busca por "*", obtendrá todos los resultados, incluidos los
casos en que el campo de búsqueda contiene "*".
Respuesta: No. Primero se deben establecer los interlocutores comerciales; luego se pueden determinar las
personas físicas mediante la acción Determinación de persona física del Asistente de gestión de datos
personales.
Respuesta: Los UDF para objetos de datos personales (objetos incluidos en la gestión de datos personales,
como datos maestros de IC, datos maestros de empleado, usuarios, contactos, documentos de marketing y
documentos de servicio) pueden añadirse a la gestión de datos personales y determinarse como datos
personales.
Respuesta: No, la adición de campos estándar no está admitida. Solo los UDF conectados a objetos de datos
personales se pueden gestionar desde la ventana de configuración de gestión de datos personales.
Respuesta: Sí. La adición de UDFs está admitida para cualquier objeto o subobjeto de protección de datos
personales, que se incluye en la gestión de datos personales, y para el que se pueden definir UDFs.
Respuesta: Si planea almacenar datos personales en el UDF recientemente añadido y tiene ICs que se
determinaron como personas físicas, o si planea determinar ciertos ICs como personas físicas, deberá añadir
el UDF a la gestión de datos personales. Solo cuando se ejecute el informe de datos personales o la limpieza de
datos personales, el nuevo UDF se considerará un dato personal.
Respuesta: Los datos maestros personales confidenciales del empleado se cifrarán automáticamente una vez
que se determine al empleado como persona física mediante la acción del asistente de determinación de
persona física. Algunos datos solo están disponibles para la localización alemana.
Respuesta: Nº datos personales confidenciales se admite solo para determinados campos especiales, estos
campos se resumen en Gestión de datos personales.
Respuesta: Los asteriscos reemplazan cualquier dato personal en datos maestros y transacciones, por
ejemplo, nombres de tarjeta, direcciones y números de teléfono.
Respuesta: No. Solo el sistema ejecuta el cifrado. Los campos de datos personales confidenciales se cifran
cuando los titulares de datos se determinan como persona física.
¿Qué sucede con las consultas? ¿Los datos personales se ocultan solo a
nivel de la interfaz de usuario (IU) o también se aplica en consultas definidas
por el usuario?
Respuesta: Los datos personales comunes no se ocultan. Solo se ocultan los datos personales confidenciales.
Algunos datos solo están definidos como datos personales confidenciales. Estos campos de datos
confidenciales están cifrados por defecto y los usuarios autorizados para ver datos confidenciales pueden
verlos en la IU. Al consultar esos campos, el valor recuperado se cifra. En cuanto al acceso a DI API, existe un
servicio de DI especialmente desarrollado que permite descifrar datos (para leerlos o actualizarlos).
¿Existe una solución para leer datos cifrados al utilizar Crystal Reports o una
consulta SQL simple?
Si los datos están bajo GDPR en SAP, ¿las restricciones de cifrado ocurrirán
a través de la aplicación front-end solamente o se aplicarán a través de otros
métodos de datos consumidos, como herramientas de generación de
informes?
Respuesta: Los campos cifrados son accesibles mediante la interfaz de usuario o solo DI.
Respuesta: No.
Respuesta: Los add-ons proporcionados por SAP no resultarán afectados por el cifrado de datos personales
confidenciales. Consulte con su interlocutor de SAP para saber si alguno de los add-ons que le proporcionó
resultará afectado por el cifrado de datos personales confidenciales. Para obtener más información, véase la
nota SAP 2633811 .
Respuesta: Sí, la acción del asistente Limpieza de datos personales afecta a la base de datos de SAP Business
One existente en producción únicamente. Su empresa es responsable de la protección de datos personales sin
importar dónde se encuentren, de modo que las copias de seguridad y otros registros se deben gestionar
correctamente. Luego de la Limpieza de datos personales del asistente, se recomienda borrar cualquier copia
de seguridad pertinente y volver a realizar otra copia.
Respuesta: No, esto no es posible. Las autorizaciones pueden restringir el acceso a las secciones de SAP
Business One, incluidas las herramientas de protección de datos. La titularidad de datos puede restringir el
acceso a determinados interlocutores comerciales. Ni las autorizaciones ni la titularidad de datos pueden
restringir el acceso solo a los datos personales de las áreas controladas.
Respuesta: Cuando se gestionan las traducciones para un campo de datos personales, las traducciones del
campo se consideran datos personales. Por lo tanto, las acciones del asistente para generación de informes,
limpieza, bloqueo y desbloqueo se aplican a las traducciones. Cuando los campos confidenciales tienen
traducciones, el campo y las traducciones relacionadas se cifran y solo los usuarios autorizados pueden
acceder a ellos.
Respuesta: En el paso 3, Criterios de selección, de la acción del asistente Limpieza de datos personales, puede
buscar a las personas físicas que desea depurar y borrar. Utilice el campo Sin transacciones desde en la ficha
Interlocutores comerciales para gestionar los plazos de retención de datos de su empresa y buscar
interlocutores comerciales inactivos; las transacciones incluyen documentos de marketing, asientos y pagos
(el módulo de servicio está excluido).
● La casilla de selección Persona física de cualquier titular de datos (empleados, ICs, personas de contacto o
usuarios) se desmarca automáticamente, sin importar si Gestión de protección de datos personales está
seleccionada o no en la base de datos de destino.
● Si el campo de origen contiene datos personales confidenciales, el sistema transfiere un valor de datos
ficticio a la base de datos de destino. No se descifra el valor de origen; el valor de destino se puede
sobrescribir.
● Si el campo de origen se incluyó en una Limpieza de datos personales, el asterisco se copia al campo de
destino, pero el estado Borrado no se transfiere.
● El asterisco o el valor ficticio debe ser un valor válido para el campo de destino, de lo contrario, no se podrá
copiar. Por ejemplo, los asteriscos no son válidos para el campo Confesión en Datos maestros empleado en
la localización de SAP Business One para Alemania.
● Respete la política de protección de datos personales de su empresa al transferir datos personales.
Respuesta: Probablemente, no se determinaron titulares de datos como personas físicas, o existen personas
físicas pero se borró el estado de la persona.
Respuesta: Las listas de selección solo incluyen interlocutores comerciales de personas físicas para los que no
existen documentos de marketing abiertos.
Respuesta: Nº para actualizar datos e informes de integridad, los interlocutores comerciales que se
determinan como personas naturales no puede duplicarse.
Respuesta: Primero se debe desbloquear a la persona física bloqueada. Una vez seleccionadas las acciones
Informe de datos personales o Limpieza de datos personales, se deben seleccionar las diversas opciones de
búsqueda del tipo Incluir... desbloqueados, tales como Incluir usuarios desbloqueados o Incluir empleados
desbloqueados.
Respuesta: El desbloqueo debe realizarse según los requisitos legales y el asesoramiento jurídico que haya
recibido.
Respuesta: Los documentos se pueden identificar mediante el indicador interno, Estado de protección de
datos. El valor predeterminado es "N"; una vez eliminado, el sistema cambia el valor a "D".
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