AGRUPAR TAREFAS COM

FLEXIBILIDADE E EFICIÊNCIA

Da série “textos curtinhos para colocar excelentes ideias em prática”, o

componente estratégico que mais facilita, viabiliza e organiza a semana de
vocês: os blocos de tempo. Ele é antigo e, depois desse último ano, senti a
necessidade de falar sobre isso de novo – para frisar alguns perigos (venenos
letais que podem fazer os seus blocos de tempo serem uma armadilha ao invés
de uma salvação) e ressaltar as várias e várias vantagens dessa técnica.

Os blocos de tempo são agrupamentos de tarefas que você faz ao longo da sua
semana, dia, mês ou ano.

Existem dois grandes perigos que podem sabotar essa operação (vou falar deles
já já) e mais de mil e um motivos para vocês exercitarem esse conceito na
rotina semanal de vocês. Começando pelo principal, que é: agrupar tarefas
economiza muito o tempo que você perderia se distraindo, perdendo o foco e
fazendo um trabalho mais braçal. Colocando de uma forma didática, a lógica
por trás dos blocos de tempo é a mesma lógica que te faz juntar várias peças
de roupa sujas antes de ir lavar a roupa. Colocar um par de meias na máquina
de lavar não vai ser tão menos trabalhoso assim do que colocar um cesto
inteiro.

O custo de preparação e o custo de atenção que existem quando você troca de

foco de 5 em 5 minutos costumam ser altos. E quanto mais criativa e exigente
é a tarefa, mais alto é o custo. Com esse texto você vai aprender algumas
diretrizes básicas para organizar o seu tempo, durante a semana e durante o dia,
de uma forma bem otimizada, bem produtiva e, ainda assim, super flexível e
passível de mudanças. Sigamos.

Os motivos errados para agrupar tarefas

Essas palavras saem da boca (ou, no caso, dos dedos) de alguém que já foi
motivada por esses mesmos motivos errados. Eu estou, então, falando de
cadeira. A primeira motivação torta e desviada que não pode entrar na sua linda
cabecinha é a que te diz que você precisa preencher todo o seu dia com tarefas
úteis, produtivas e pró-ativas. Olhar para o seu dia como um balde vazio que
precisa ser enchido até o talo (como se o ócio, o sono, o lazer e o descanso não
fossem merecedores suficiente para ocupar o seu tempo) é a perspectiva mais
errada possível. Os blocos de tempo vão te tornar mais produtivo, sim.

Para que você possa, justamente, ter um sono de mais qualidade, passar mais
tempo com as pessoas que você ama, ver mais séries & filmes, ler mais livros
e, no geral, se divertir com toda a pompa e a ocasião que você merece. A vida
não é algo inútil que a gente precisa tornar produtivo e você não precisa correr
contra o relógio todos os dias da sua semana. Se a sua motivação for se lotar
de coisas pra fazer, a sua percepção vai ficar comprometida e você vai,
eventualmente, esquecer dos seus blocos do tempo de descanso.

E isso é algo que eu desaprovo cento e cinquenta por cento.

O segundo erro, bem comum, é achar que os blocos de tempo precisam estar
atrelados à horas específicas do dia. Aquela boa e velha tabela de Excel que,
na coluna da direita, lista todas as horas do dia, das seis da manhã até à meia
noite, onde você delineia exatamente quando você vai começar e terminar de
fazer cada um dos seus grupos de tarefas – sabe como? Eu já fiz muito isso,
nossa mãe. E que erro básico, erro rude, da minha parte. A vida não acontece
de um jeito cronometrado, people. Os seus blocos de tempo vão seguir
costumes, hábitos e contextos específicos do dia que se repetem (hora de
almoçar, hora de dormir, hora que você chega do trabalho, hora que o seu filho
sai pra escola) e que podem acontecer em diferentes horários.

A janela de tempo média das tarefas é muito mais realista & importante do que
a hora exata e específica.

Blocos de tempo do seu dia ideal

Se você tem uma lojinha no Enjoei ou vende alguma coisa online, você sabe
disso: não faz sentido ir aos Correios para um único produto. O trabalho e o
esforço de sair de casa, enfrentar fila e tudo mais fica muito mais suportável e
otimizado quando você atrela outras coisas para serem enviadas. Ou, talvez,
quando você agrupa outras tarefas para fazer na rua nessa mesma viagem.
Agrupar tarefas semelhantes em dias da semana ou períodos específicos do dia
vai poupar a sua energia na medida certa – nem demais, nem de menos. O tanto
de vida e de atenção que a gente perde “tentando” ser multitarefa é
inacreditável, viu.

Apenas faça.

Vai lá que eu te espero.

Agora, pensando no seu dia de trabalho ideal (e juntando à isso o seu resultado
do teste do cronotipo), responda: qual tipo de tarefa faz mais sentido eu fazer
de manhã? E depois do almoço? Eu sou uma pessoa produtiva de noite? Eu
preciso esperar meus filhos dormirem para trabalhar? Ou eu gosto de madrugar,
acordar antes de todo mundo para fazer as minhas tarefas mais difíceis e
criativas logo de manhã cedo?
Criar blocos de tempo vai te poupar de tomar algumas decisões ao longo da
semana.

Eu tenho, por exemplo, um bloco de tempo para tarefas criativas todos os dias
de manhã. Seja estudar um tema em profundidade, ver uma aula de um curso
online, escrever textos, gravar vídeos, criar pautas para as minhas clientes e os
meus cursos ou ajustar o meu sistema de organização, a manhã é o meu período
dourado da criatividade – eu estou sempre colocando tarefas mais profundas e
sensíveis nesse período.

Quando eu sento na minha mesa, depois de tomar café e fazer os meus rituais
matinais, eu tenho um leque bem grande de tarefas criativas para fazer, mas eu
não estou limitada a nenhuma tarefa específica, saca?

E você não deve atrelar datas à tarefas que podem ser feitas em qualquer dia.
Os seus blocos de tempo, porém, vão diminuir as suas opções de quais tarefas
fazer em dado momento. É como um jogo de Tetris: de um lado, o seu nível de
energia, de atenção e de paciência naquele exato momento e, de outro, todas as
suas tarefas. Conhecer o seu cronotipo e entender as mudanças da sua energia
ao longo do dia são conhecimentos que vão te ajudar a fazer esse encaixe da
melhor forma possível e com o mínimo de dor.

Pense no seu dia ideal, levando tudo isso em conta, e crie blocos de tempo
flexíveis com base em hábitos.

De noite, para mim, chega o bloco de tempo de lazer, por exemplo. Eu já

aprendi que eu não posso trabalhar até altas horas e nem fazer jornadas
longuíssimas de trabalho, de sete ou de nove horas por dia, sem comprometer
a minha disposição do dia seguinte. E já que eu tenho esse luxo, eu uso e abuso
dele.

O meu bloco de tempo de lazer, descanso e vida social começa no fim da tarde,
quando começa a anoitecer. Não existe uma hora certa para isso e esse
momento varia ao longo da semana, é claro. Mas o gatilho de começar a ficar
escuro lá fora funciona muito bem pra mim. Eu sou um bichinho solar: amo o
dia, amo o Sol.

E o meu corpo realmente gosta de começar a desacelerar quando começa a

anoitecer.

Blocos de tempo da semana, do mês e do ano

Aplicando essa lógica a intervalos maiores de tempo, se pergunte: quais são as
tarefas difíceis (que exigem um mergulho, uma dedicação e uma atenção um
pouco maior) que eu posso fazer uma vez por semana?
Para mim, por exemplo, programar posts de redes sociais e gravar vídeos pro
Youtube caem nessa categoria. Rede social então, nossa – é aquilo né. Você
entra na rede, procura hashtags, tira fotos, cria legendas. Se não tomar cuidado,
você investe mais de uma hora por dia fazendo isso todos os dias.

E por mais que as redes sociais sejam relevantes pra mim, vamos com calma.

Não é no Instagram que eu vou depositar a minha preciosa energia diária.

No lugar disso, eu tiro duas sextas-feiras do mês para programar duas semanas
de conteúdo – o que significa, pra mim, arranjar oito fotos e criar oito legendas.
O dia exato da semana em que isso acontece varia, também. Quando você
pensar nos seus blocos de tempo que acontecem uma vez por semana ou
algumas vezes por mês, se pergunte: essa tarefa precisa mesmo acontecer em
um dia específico?

Chances são que a resposta será quase sempre: não.

E aí você pode e deve se permitir ser flexível com essa data.

Às vezes eu faço isso domingo, às vezes sexta. Mesma coisa para os vídeos do
Youtube. Eu ainda estou experimentando com essa frequência, mas eu já testei
gravar dois vídeos em um único dia, toda semana, e gravar quatro vídeos em
um único dia – alargando, daí, a frequência desse bloco de tempo para duas
vezes no mês. Agrupar as suas semanas de férias, caso você seja autônomo,
também é uma excelente ideia.

Representando os seus blocos de tempo

visualmente
Colocando a mão na massa, te recomendo pegar uma folha de papel em branco,
na horizontal, e desenhar sete colunas – uma para cada dia da semana. Pense
nos seus blocos de tempo como diretrizes e pense em como seria o seu dia
ideal, tirando proveito de toda a flexibilidade que você pode ter na sua semana.

Faça isso levando em consideração, aliás, os seus compromissos fixos

recorrentes.

Desenhe uma linha na horizontal, cortando todas as colunas, para demarcar a

sua hora de acordar.

Pode ser tarde, pode ser cedo. Qual é o primeiro bloco de tempo depois disso?
Escreva qual será o tipo de tarefa que você vai fazer depois de acordar e
represente isso visualmente. Esse quadro de diretrizes da semana é uma
referência - e, por isso, deve ficar sempre à vista, num lugar fácil e costumeiro
de olhar.

Ele é o que vai te dar o parâmetro do tipo de tarefa que é bom de você fazer
em cada período do dia.

Se você tiver temas específicos para cada dia da semana (quarta-feira é o dia
de fazer reuniões externas, sexta-feira é o dia de resolver pendências na rua e
domingo de manhã é a hora de ir no mercado e fazer comida) escreva isso no
topo da coluna daquele dia – lembrando sempre, é claro, que a decisão da
frequência daquele bloco de tempo na sua semana (ir no mercado uma vez ou
duas vezes por semana?) é muito mais importante do que o dia específico.
Lembre também, é claro, que tudo isso é experimentação.

Não é uma camisa de força. Não é algo escrito em pedra.

Para os agrupamentos de tarefas que se repetem só algumas vezes por mês,

recomendo colocar um lembrete no seu calendário (eu faço isso com as redes
sociais) e saber que o dia específico dessa tarefa pode mudar. Se ela não precisa
ser feita realmente naquele dia, se dê flexibilidade para cumpri-la.