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Puede tener
cada trabajador tiene su propio espacio, se mejora la comodidad (y, por lo tanto, la
En las oficinas donde existe menos espacio y distancia entre los empleados, suele
haber un clima más bullicioso y menor concentración. Sin embargo, los directivos
podrán controlar a los trabajadores con mayor facilidad sin necesidad de
desplazamientos.
Profesional Administrativo
Corrector de pruebas
Los archiveros deben conocer las reglas de archivo, saber manejar los archivos
electrónicos y equipo para microfilmación directa del documento en pantalla.
También deben poseer conocimiento sobre la retención y destrucción de
información en papel y acerca del seguimiento a documentos prestados. Los
documentos son la columna vertebral de la empresa, y el custodio de los mismos
debe ser una persona responsable, leal y discreta.
Recepcionista
Procesador de datos
Las tareas de esta posición consisten en preparar las estructuras que sean
necesarias para las bases, y entrar los datos a las tablas previamente
diseñadas, ya sea con el teclado u otro dispositivo de entrada. Además, este
operador realiza consultas y prepara informes y formularios relacionados con
la información que se procesa. La persona que trabaje en esta posición necesita
ser lógica, analítica, flexible, responsable y sistemática; además, le debe
gustar la tarea de entrar texto al procesador usando el teclado.
Supervisor
Médica
Las empresas que ofrecen servicios de salud van desde el consultorio privado
de un médico hasta dispensarios médicos, clínicas, hospitales, centros de
cuidados y servicios médicos en el hogar, entre otros. Tienen horarios
rotativos y son una fuente de empleo adecuada para personas a quienes les
guste trabajar con pacientes. Las tareas son variadas y en la actualidad
existen programas para la computadora muy efectivos para realizar las tareas
particulares de las empresas que se dedican a la salud. Entre las tareas que
realiza el personal de oficina se encuentran: llenar formularios para cobros a
planes médicos, preparar informes periódicos, facturar, llevar el calendario de
citas, archivar los expedientes médicos, llevar récord (registro de pago de los
pacientes, preparar requisiciones de materiales y transcribir dictado grabado
para récords e historiales médicos.
Legal
Educativas
Técnica
Los servicios del profesional de oficina también son necesarios en áreas tales
como laboratorios de investigación, ingeniería, ecología, comunicaciones ,
ventas y servicio a equipos de oficina. Por lo regular son bien remunerados y
ofrecen ventajas para el progreso profesional del empleado. Los empleos en
este tipo de empresa requieren dedicación , flexibilidad en el horario y una
continua preparación académica del personal. En muchas de estas empresas se
producen documentos voluminosos en la computadora, integrando diferentes
sistemas de información. Se preparan informes diarios, semanales, mensuales ,
propuestas, inventarios, así como requisiciones y facturas. Además, se realizan
tareas de recepcionista y un sinnúmero de otras funciones en un trabajo
variado.
Resumen
Las modalidades del mundo empresarial enfocan hacia la calidad total en los
servicios y productos, flexibilidad en los horarios de trabajo y un alto
sentido de calidad humana. Existen áreas de especialidad en el mundo
empresarial, a saber: médica, legal, educativa y técnica. El Gobierno Federal, el
turismo y los medios publicitarios son otras especialidades en el campo
secretarial.
Ejercicio de aplicación
I. Recopila de las páginas de los clasificados de por lo menos 2 periódicos, 4
nombres de las diferentes posiciones vacantes en el campo de administración
de oficina y campos relacionados, y contesta las siguientes preguntas.
1. ¿Cuál es la posición de mayor demanda?
2. ¿Estás de acuerdo con los requisitos que piden cada una de ellas?
1. Principios básicos
Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas
en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma
de decisiones, apoyo en la tramitación de asuntos y defensa de derechos.
• Ser reflejo de las actuaciones de la UCA, y de la unidad responsable del archivo de oficina.
• Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al
procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
• Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente
administrativo.
En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.
2. Expediente administrativo
Es la unidad básica de organización de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los
documentos.
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una
unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.
La incorporación de documentos a un expediente debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se
refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos.
Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el
personal de la unidad.
Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.
• Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada
sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cada convocatoria de
oposiciones, etc.)
• Determine el título oficial del expediente, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, en
la propia documentación, etc.
• Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran
creando falsos expedientes.
• Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o
recepción, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente.
• Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya
ha sido abierto.
• No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un
nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una
hoja testigo con los datos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado.
• Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe
usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo
informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
• En general, los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse
como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su
tramitación.
• No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha
usado para su resolución, pero que no forma parte de él.
• En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica, ya que las
actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer
documento será el más antiguo y el último el más reciente.
• Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha
anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ejemplo: instancia de solicitud
de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de certificación de notas,
méritos, certificaciones, etc. -documentación que acompaña-).
• En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en subcarpetas, que a
su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente (ejemplo: expediente de obras mayores se
pueden agrupar en subcarpetas la licitación, contrato, etc.)
3. Series
Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina
resultado de una misma gestión, actividad o procedimiento.
• Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la
resolución de un asunto.
• Determine el título oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas, reglamentos,
manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc. Una vez determinado su título debe
mantenerse en el tiempo.
• No use como título de series denominaciones referidas a tipos de documentos como oficios,
notificaciones, etc., ni denominaciones genéricas como expedientes generales, varios, miscelánea,
etc.
• Identifique serie con procedimiento.
• Cada serie documental está identificada y codificada en el cuadro de clasificación de documentos
administrativos, que puede consultar en la base de datos del Archivo de la UCA.
• Orden cronológico, adecuado para documentos o expediente de presupuestos, nóminas, sesiones del
Claustro, etc.
• Orden alfabético de nombres de personas u organismos, adecuado para documentos o expediente
personales, académicos, etc., o nombre de asuntos (ejemplos: informes de gestión).
• Orden numérico, adecuado para expediente o documentos contables, nº de control de expedientes
codificados como becas, etc.
• Combinación de varios (ejemplo: cronológico y alfabético)
EXPEDIENTE SERIE
Expediente de D. Eduardo Vega Expedientes personales administrativos del Personal de
Torres Administración y Servicios
Rehabilitación de la fachada de la
Expedientes de obras mayores
Facultad de Filosofía
Acta de la sesión de16.07.2000 Actas de Juntas de Gobierno
Traslado de D. Francisco Serrano
Traslados de expedientes
Lucena
Expedientes de Proceso selectivo para ingreso en las
Escala de Gestión (2000)
escalas de Personal de Administración y Servicios
Tabla 1. Ejemplos de expedientes y series
Diagrama 1. Ejemplo de serie, expediente y documentos que lo componen
4. Correspondencia
Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que muchos documentos
pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por Registro.
5.1. Definición
Se entiende por documentos de apoyo informativo los recopilados para la resolución de un expediente, pero
que no forma parte de él (ejemplos: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros
expedientes, disposiciones normativas, copias de textos bibliográficos, etc.) Tienen un gran valor informativo,
pero carecen de valor administrativo.
5.2. Organización
• Una vez tramitado y cerrado el expediente la documentación de apoyo informativo debe eliminarse
de él y nunca pasar al Archivo General.
• Esta documentación debe formar parte de la documentación informativa de consulta habitual de la
unidad, y ha de organizarse separada del resto de documentos generados o recibidos en la
tramitación de un expediente. Se debe crear dossiers temáticos, de forma que los documentos queden
ordenados por asuntos, o en carpetas en la intranet.
• Estos documentos deben conservarse en las oficinas mientras constituyan fuente de información para
ellas.
• Mucha de esta documentación informativa está publicada en la Web.
6. Nivel básico de organización del archivo
Esta organización, que lleva pocos minutos a las oficinas, ya que es básicamente común a todos los
expedientes de un mismo asunto o procedimiento, tiene efectos muy positivos:
Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas son fundamentales para la preservación y
conservación de la documentación, y forman parte una buena organización del archivo de oficina.
• Evite las carpetas de anillas, que obligan a taladrar la documentación. Si usa este tipo de carpetas
introduzca la documentación dentro de dossier de plástico, así evitará taladrarla.
• Desprenda a la documentación de gomas, clip, «post-it», y en la medida de lo posible también de
grapas. Si no puede evitar el uso de grapas, use grapas galvanizadas.
• Las cajas de archivo definitivo deben estar llenas, pero sin forzarlas para su cierre. Si están muy
llenas o muy vacías la documentación sufre daños.
• Apoye la caja sobre los estantes por el lado mas largo.
• Coloque las cajas en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y luz.
8. Expurgo en los archivos de oficina o gestión
Deben expurgarse en los archivos de oficina, y nunca ser transferidos al Archivo General:
1
Ordene los papeles. Es fácil dejar que el papeleo se apile en su escritorio, pero esto
marca el comienzo de una sensación de desorden, que se atascará. Obtenga un
archivador u organizador de papeles pequeños con estantes para su escritorio o algún
otro tipo de soporte de archivo para ordenar sus documentos. Una vez que haya
terminado con algo, un archivo, desmenúcelo o tírelo a la basura. Si usted tiene que
guardar un documento, pero no tiene uso para él en el momento actual, lo tendrá que
almacenar.
2.
2
Quite cualquier cosa que usted no necesite de inmediato de su escritorio. Ordene
los bolígrafos y lapiceras en los organizadores de plástico que se sientan en su escritorio
o en un cajón. Haga lo mismo con grapas adicionales, clips, chinchetas y otros objetos
pequeños. Si necesita iluminación adicional, en lugar de poner una lámpara en su
escritorio, obtenga una lámpara de pie o coloque una lámpara más pequeña en la parte
superior de su gabinete.
3
Organice las cosas cotidianas que pertenecen en su escritorio de manera que este
contacto con ellos cuando los necesite. Su monitor de la computadora, el teclado y el
teléfono debe ser el punto focal de su escritorio si se utiliza la mayoría de ellos. Mantenga
un estrecho bloc de notas junto con una pluma. Otros elementos que se utilizan con
menos frecuencia como la grapadora o Rolodex, pueden ser expulsados hacia el
perímetro para que sean de fácil acceso pero no saturen el espacio de trabajo de mano si
es que no utiliza su computadora para todo.
4
Reorganice sus cajones, con los objetos más utilizados en la parte de arriba para
tener un fácil acceso.
5
Cuelgue su calendario. Por otra parte, entre en reuniones y eventos con un panificador
en la mano.
6.
6
Junte todos los cables con un clip prolijamente. Empáquelos y trate de ocultar lo largo
de la pared o detrás de algo, a continuación, átelos con una brida o algo similar. Uste
puede tener su persona IT para que lo ayude con esto si no está seguro cual cable es
cual.
7
Haga que el diseño de su oficina sea útil para uste. Si su escritorio se coloca frente a
una ventana y usted sabe que tiende a quedar atrapado en el lo que está pasando en el
exterior, convierta su escritorio en la posición opuesta.
8
Cuelgue sus fotos familiares en la pared o colóquelos en la parte superior de su
gabinete. Póngalos en donde los puede ver, pero trate de evitar ocupar espacio en el
escritorio con las imágenes preciosas. También puede hacer un collage con todas sus
fotos y colgarlas en la pared para que tenga menor número de fotogramas.
9
Encuentre un hogar para sus artículos personales. Puede almacenar su teléfono
celular en su cajón superior por lo que estará cerca de usted en caso de que reciba una
llamada. Si usted es una mujer, agregue una percha en la pared o la parte de atrás de la
puerta de su cartera.
Consejos