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Guía de constitución de Guild

v2.0, 03/04/2018
¿Qué es un Guild?

Es una "comunidad" de interés, orgánica y de amplio alcance, que funciona


como una organización de personas en torno a un mismo tema de interés.
¿Cómo creamos un Guild?

1. Citar a un conjunto de personas para juntarse en la “reunión de creación de Guild”.


2. En dicha reunión:
a. se decide el “propósito del Guild”.
b. se definen las políticas del Guild.
c. Se elige a un facilitador (o varios). El o los facilitadores se deben encargar de:
i. cita de la próxima reunión;
ii. administración del “tablero del Guild”
iii. creación de “canal de comunicación”;
iv. moderación de la reunión;
v. gestión de la video conferencia (si es necesario);
vi. y disponibilidad de materiales.
d. Se procede con la dinámica de la “guild meeting”.
Puntos a tener en cuenta para la facilitar las reuniones de una Guild

● Anticiparse.
○ Diseño de la reunión
● Invitación a la reunión.
● Incluir el RSVP en la invitación.
● hacer contacto adicional si algún invitado no respondió.
● Personalizar la convocatoria.
● Adaptar y ajustar las posibilidades de participación de los invitados (Lugar, horario)
○ Investigación Previa
● Planear una agenda tentativa.
● Planear la(s) dinámica (s) con las cuales se facilitará la Guild.
Puntos a tener en cuenta para la facilitar las reuniones de una Guild

2. Procurar condiciones y recursos.

○ Espacio físico: Reservar un espacio físico con las condiciones adecuadas para las dinámicas a realizar en la Guild
(ejemplo: espacio para moverse, pegar papelógrafos, mesas y sillas movibles, etc).
○ Recursos para organizar reuniones: tener los materiales que se necesiten para la facilitación de la Guild
(ejemplo: Marcadores, Post-Its, Papelógrafos, Video Beam, Sala de videoconferencia.)
○ Objetivo claro: Tener un objetivo claro y visible de la reunión (debe haberse enviado en la citación)
○ Acuerdos de grupo: Tener visibles los acuerdos para que la reunión sea efectiva y maximizar su valor para los
participantes, por ejemplo: no usar computadoras ni teléfonos celulares, pedir la palabra alzando la mano, etc.
○ Agenda visible: Tener una agenda clara y visible con tiempos definidos para cada actividad.
○ Parking Lot: tener un espacio donde los participantes puedan colocar dudas o preguntas que no vayan con la
agenda de la reunión y destinar un tiempo al final para tratar estos temas o priorizarlos para las próximas Guild.
○ Cronómetro visible: mantener un cronómetro visible con el tiempo destinado previamente a cada actividad
○ Señal de silencio: definir en los acuerdos de equipo una señal clara para recuperar la atención de los
participantes.
Tablero del Guild

TOPIC INITIATIVES

Backlog In Progress Done Backlog In Progress Done


(1) (1)

ID 4 ID 3 ID 1 ID 2 ID 1
Orden de prioridad

ID 5 ID 2

ID 6

ID 7

*Asignar un código de colores y/o numérico para asociar temas con iniciativas.
Herramientas para el “Tablero del Guild”

http://www.ideaboardz.com/

https://trello.com

https://www.leancoffeetable.com/
Distintas técnicas para facilitar un Guild

1. Fishbowl

2. World Café

3. ProAction Café

4. Lean Café

5. Open Space
Dinámica ejemplo de una “Guild meeting”
Pasos de un “Lean Coffee to Guild”:
1. Propuestas de temas para el backlog.
2. Priorización de temas.
3. Tomar el tema más prioritario y poner en “In Progress”.
4. Discutir el tema dentro de un time-box definido (ej. 20 min.).
5. Decidir si se cierra el tema.
a. ¿Hay alguna iniciativa del tema? Si hay, se agrega al backlog de
iniciativas (se describe y se agregan acciones y responsables si
es necesario).
b. ¿Cerramos la discusión del tema? Votamos con pulgares.
c. Si se cierra y queda más tiempo se vuelve al paso 3.
6. Cerrar la reunión. Si es necesario delegar la facilitación de la próxima
reunión a otra persona se hace en este momento.

Más info en: http://leancoffee.org/


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