Instructivo de Seguridad y Salud Ocupacional Version 2-Ilovepdf-Compressed

REPSERVI - REPRESENTACIONES Y SERVICIOS
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Urb. Terrazas del Sol B.I C.49 Autopista valle de los Chillos
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MANUAL DE USO DEL SISTEMA DE GESTIÒN MÈDICA S.G.M.
Luego de ingresar el USUARIO y la CONTRASEÑA, el sistema le presenta la siguiente pantalla

de las opciones que dispone :
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PASOS A SEGUIR :
1. Actualizar puestos de trabajo
Esta opción le permite que el sistema actualice todos los puestos de trabajo de la empresa y le
informe cuales son nuevos registros.
Esta información nos será de utilidad para todas las opciones en que necesitemos los puestos de
trabajo actualizados, como por ejemplo : EQUIPOS DE PROTECCIÒN PERMANTE, PROFESIOGRAMA,
MATRÌZ DE RIESGOS, etc.
2. Actualización de los factores de riesgo
ESTA OPCION LE PERMITE ACTUALIZAR LOS ELEMENTOS DE LOS FACTORES DE RIESGO Y LE APARECE LA SIGUIENTE
PANTALLA :
EN CADA UNO DEFINIE UNA VEZ EL REQUISITO LEGAL Y LA CONSECUENCIA.

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PARA SELECCIONAR EL ELEMENTO HAGA DOBLE CLIC EN LA LIENA CELESTE A LA LINEA SUPERIOR, AHII PUEDE
MODIFICAR SI LO DESEA. SI NECESITA INCLUIR UN NUEVO ELEMENTO, HAGA CLICN EN NUEVO, LUEGO DIGITE Y AL
FINAL GRABAR.
ESTO SE PASA AUTOMÀTICAMENTE A LA MATRÌZ DE RIESGOS
SE PUEDE DEFINIR CUALQUIER TIPO DE RIESGO

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3. Mètodo de evaluación 3 x 3 INSHT
En esta pantalla se selecciona primero la empresa y luego el puesto de trabajo que se va a registrar los factores de
riesgo, las actividades y medidas de control
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EN ESTE EJEMPLO, SE REGISTRA LOS FACTORES DE RIESGO, UNA O MAS ACTIVIDADES QUE PUEDA TENER ESTE PUESTO
DE TRABAJO, POR CADA ACTIVIDAD SE REGISTRA SI LA ACTIVIDAD ES RUTINARIA O NO RUTINARIA, EL NRO. DE HORAS
DE EXPOSICIÒN Y LA FRECUENCIA.
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TAMBIEN SE REGISTRA DE UNA VEZ LAS MEDIDAS DE CONTROL. ESTAS SE PUEDEN REGISTRAR DE UNA VEZ CADA VEZ
QUE SE PRODUSCAN.
TAMBIEN SE REGISTRA LA DESCRIPCIÒN DEL CONTROL Y LAS OBSERVACIONES Y PROPUESTAS
NOTA : DE ACUERDO A LA ESTIMACIÒN DE RIESGO, SE PRESENTAN AUTMÀTICAMENTE DE UNA VEZ LAS

RECOMENDACIONES :
Y PRESENTA EN PANTALLA LOS TRABAJADORES EXPUESTOS.
Para ingresar haga clic en nuevo, luego digite los datos.
Para digitar mas de una actividad, al final de la línea presione enter para que le aparezca otra línea donde pueda digitar
otra actividad.
- Haga clic para que le presente el riesgo y después puede grabarlo.

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CUANDO SE GRABA LOS DATOS INGRESADOS, EL SISTEMA LE PRESENTA DISPONIBLES LAS SIGUIENTES OPCIONES :
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AL DAR CLIC EN ESTA OPCIÒN EL SISTEMA LE PRESENTA LA SIGUIENTE PANTALLA :

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AUTOMÀTICAMENTE SE PASAN LOS FACTORES DE RIESGOS Y LAS ACTIVIDADES QUE SE REGISTRARON ANTES.
PUEDE REGISTRAR LA PRIORIDAD DE LOS FACTORES DE RIESGO ( RANGO DE 1 A 5 ) Y GENERAR EL GRAFICO
EJEMPLO DE GRAFICO
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OTRO MODELO. HAY VARIOS MODELOS A ESCOGER
4.- Definir los equipos de protección personal por puesto de trabajo
AQUÍ DEFINE LOS EQUIPOS DE PROTECCIÒN PERSONAL Y ESTOS SE PASAN AL PROFESIOGRAMA AUTOMÀTICAMENTE
Al seleccionar esta opción el sistema le presenta la siguiente pantalla :

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a) Seleccione la empresa
b) A continuación seleccione el puesto de trabajo que va a registrar los equipos de protección

personal. Al seleccionar el puesto de trabajo, el sistema le informa si no tiene registrado
E.P.P. , en caso de que tenga registrado, el sistema le presenta los datos registrados.
c) Para registrar los E.P.P. de un puesto de trabajo, haga clic en NUEVO
d) Haga clic en los casilleros de los equipos de va a asignar a ese puesto de trabajo
e) Cuando haya finalizado, haga clic en GRABAR para que los daos queden guardados.
f) Una vez que grabo los datos en la parte derecha de la pantalla le aparece el siguiente ícono
g) Entrega de E.P.P. esta opción le permite registrar la entrega de los E.P.P.
Le aparece la siguiente pantalla :

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Las opciones las tiene al lado derecho
de la pantalla actual
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Para registrar la entrega de los E.P.P haga clic en
Y el sistema le presenta la siguiente pantalla con la ficha informativa, los E.P.P. y la lista de los
trabajadores que están en ese puesto de trabajo
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Seleccione : la fecha de entrega, quien esta entregando y a continuación haga clic en GRABAR
para que se guarden los datos.
A continuación haga clic en IMPRIMIR para tener el documento impreso.
NOTA : Los E.P.P. que aquí se definan, cuando vaya a registrar el profesiograma, SE
TRASNFERIRAN AUTOMÀTICAMENTE, para evitar errores que se puedan registrar al definir
los E.P.P del puesto de trabajo en el profesiograma
5.- Matriz de riesgos por puesto de trabajo

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ESTA OPCIÒN GENERA AUTOMÀTICAMENTE LA MATRÌZ DE RIESGOS PARA EL ÙESTO DE TRABAO SELECCIONADO
EN ESTA MATRÌZ AUTOMÀTICAMENTE ENTRE INFORMACIÒN SACA :
- REQUISITO LEGAL
- POSIBLES EFECTOS Y CONSECUENCIAS
- TRABAJADORES EXPUESTOS
- ETC.
- 6.- Matriz de riesgos de todos los puesto de trabajo de la empresa.
ESTA OPCIÒN ENCAMBIO GENERA LA MATRÌZ DE RIESGOS DE TODOS LOS PUESTOS DE TRABAJO DE LA EMPRESA
QUE SE HAYA REGISTRADO LOS FACTORES DE RIESGO.
7.- ÌNDICES REACTIVOS

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Si desea que el sistema le calcule automáticamente
haga clic aquì
Si desea realizar los cálculos manualmente, digite los datos y a continuación
Haga clic aquí
Puede GRABAR estos datos si lo desea y se guardarán aquí
8.- ÌNDICES PROACTIVOS

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Ingrese los datos y haga clic aquí
Puede GRABAR estos datos si lo desea y se guardarán aquí
9.
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Esta opción le permite definir los parámetros de su auditoría interne
Le presenta la siguiente pantalla :
a.- Seleccione la empresa
b.- Seleccione el parámetro

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Y el sistema le presentara todos los componentes de su auditorìa
Usted puede MODIFICAR, ELIMINAR un procedimiento. Para esto debe hacer doble clic en el
procedimiento que desee y le presentará en la parte superior de la pantalla.
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Si desea crear un nuevo procedimiento con su base legal, haga clic en NUEVO, digite los
datos y luego GRABAR.
Puede usted ELIMINAR los datos que desee y crearse nuevamente con la opción NUEVO
Los datos que presenta el sistema son únicamente a manera de ejemplo.

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Una vez que definió los componentes de su auditoría puede realizar una AUTOEVALUACIÒN.
El sistema le presenta la siguiente pantalla :

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y el sistema le presenta la siguiente pantalla
Si no ha realizado autoevaluaciones anteriores, el sistema le comunica y debe hacer clic en

ACEPTAR, pero si usted las ha realizado, puede ver las fecha aquí
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b.- Para realizar una autoevaluación, haga clic en NUEVO y el sistema le presenta la siguiente
pantalla :
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Estos casilleros
Al hacer clic en uno de ellos marcará toda la columna

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De igual manera quitará los marcado
c.- Marque si cumple o no cumple en cada uno, digite el nombre del auditor y luego GRABAR,
si hace clic en CANCELAR los datos no se grabarán.
El sistema presenta la siguiente pantalla

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Los resultados de la autoevaluación los presenta al final de la pantalla
Puede esta información exportar a Excel
Las fechas en las cuales se realizo una autoevaluación, quedan guardadas aquí.
10.-
Puede crear su propio plan de emergencia
Presenta la siguiente pantalla :

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a.- seleccionar la empresa y le aparecen los parámetros del plan de emergencia

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Para modificar o eliminar un parámetro, antes debe seleccionarlo. Para esto haga doble clic
en el nombre del parámetro.
Para aumentar un parámetro, haga clic en NUEVO, digite y GRABE.
b.- Seleccione el parámetro y el sistema le presentará los elementos detalle de ese

parámetro en la siguiente forma :
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Para modificar o eliminar uno de ellos antes debe dar doble clic en el nombre, si desea
añadir uno, haga clic en NUEVO, digite y luego GRABAR.
Estos datos son de ejemplo, usted puede crear la estructura de su propio plan de
emergencia.
Una vez que se ha definido los parámetros y elementos del plan de emergencia podemos
realizar las autoevaluaciones.
a.- Seleccionar la empresa
b.- El sistema le presenta la siguiente pantalla :

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Si no ha realizado autoevaluaciones anteriores, el sistema le comunica y debe hacer clic en

ACEPTAR, pero si usted las ha realizado, puede ver las fecha aquí
c.- Haga clic en NUEVO, el sistema le presentará la siguiente pantalla

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Estos casilleros
Al hacer clic en uno de ellos marcará toda la columna
Haga clic en el casillero que corresponda, digite el auditor y luego clic en GRABAR
Las fechas en las que se realizaron autoevaluaciones quedan guardadas aquí
Al final encontrará los resultados de la evaluación
11.-
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LOS SIGUIENTES MACRO ELEMENTOS, ELEMENTOS Y MICRO ELEMENTOS SON LOS

COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÒN DE LA PREVENCIÒN.
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Aquí se presentan todos lo elementos y micro elementos del S.G.P.

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REALIZAR LA AUTOEVALUACIÒN
El sistema le presenta la siguiente pantalla :

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b.- Haga clic en NUEVO

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c.- El sistema le presenta la siguiente pantalla :
Estos casilleros marcan toda la coumna
d.- Haga clic en el casillero que corresponda, digite el auditor y luego haga clic en GRABAR
El sistema le presenta la siguiente pantalla

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Resultados de la autoevaluación Fechas de las autoevaluaciones
Dispone también de otras opciones :
REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÒN DE SOPORTE EN CADA MICROELEMENTO

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Usted puede ingresar al sistema toda la documentación de soporte que corresponda a cada
micro elemento, por ejemplo : reglamentos, planes, memorándum, etc. Pero cada documento
a registrar debe estar digitalizado, es decir escaneado ( imagen en formato .JPG )
Estas imágenes, con un nombre que haga referencia, deben copiarse dentro del disco C en la
carpeta SGM, y dentro de esta carpeta en la carpeta DOCUMENTOS
EJEMPLO :
Vamos a ingresar la documentación de soporte en :
Y el documento digitalizado se llama EPP
a.- Haga doble clic en el casillero
b.- El sistema le presenta la siguiente pantalla :

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Cuando no ha ingresado ninguna documentación, el sistema le informa, en este caso haga

clic en ACEPTAR y le queda la siguiente pantalla.
En caso de que exista documentación el sistema le presenta en pantalla.

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c.- Para ingresar un documento digitalizado en formato .JPG. haga clic en el primer casillero
disponible
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NOTA : Le estamos indicando al sistema que en ese casillero vamos a insertar una imàgen
d.- Luego en el mismo casillero, con el BOTON DERECHO DEL MOUSE, haga clic y le aparece
las siguientes opciones :
NOTA : Esta es la única vez que se usa el botón derecho del mouse
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e.- Con el botón izquierdo del mouse, haga clic en Insertar y el sistema le presenta todas la
imágenes que están en la carpeta SGM y dentro de esta, la carpeta DOCUMENTOS
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f.- Haga clic en el documento que desea añadir, en el caso de nuestro ejemplo es EPP
g.- Luego clic en ABRIR
h.- El sistema le solicita que digite un nombre que haga referencia a este documento
I.- Luego haga clic en ACEPTAR
j.- El sistema le presenta la siguiente pantalla

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k.- Ahora para poder visualizar el documento, haga clic con el BOTON DERECHO DEL MOUSE y
le van a aparecer las siguientes opciones
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l.- Haga clic en la opción Zoom y el sistema le presenta el documento en la siguiente pantalla
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Tiene opciones adicionales que puede utilizar
m.- Haga clic en SALIR
n.- Haga clic en SALIR

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o.- El sistema le regresa a la primera pantalla del S.G.P.
p.- Cuando usted consulta una autoevaluación lo puede hacer aquí y el sistema le presenta la
siguiente pantalla
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Se pinta de amarillo los micro elementos donde existe documentación ingresada.
Puede ingresar todos los documentos que necesite, siguiendo el procedimiento antes
indicado.
Las autoevaluaciones las puede hacer por partes, es decir ingresar con la opción NUEVO una
parte. Luego para continuar con la autoevaluación de una fecha específica, seleccione la fecha
en el campo FECHAS DE AUDITORÌAS, haga clic en MODIFICAR, ponga los vistos en el casillero
respectivo y al final haga clic en GRABAR.

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Luego de ingresar el USUARIO y la CONTRASEÑA, el sistema le presenta la siguiente pantalla

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1. Actualizar puestos de trabajo

2. Actualización de los factores de riesgo

EN CADA UNO DEFINIE UNA VEZ EL REQUISITO LEGAL Y LA CONSECUENCIA.

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ESTO SE PASA AUTOMÀTICAMENTE A LA MATRÌZ DE RIESGOS

SE PUEDE DEFINIR CUALQUIER TIPO DE RIESGO

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3. Mètodo de evaluación 3 x 3 INSHT

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TAMBIEN SE REGISTRA LA DESCRIPCIÒN DEL CONTROL Y LAS OBSERVACIONES Y PROPUESTAS

NOTA : DE ACUERDO A LA ESTIMACIÒN DE RIESGO, SE PRESENTAN AUTMÀTICAMENTE DE UNA VEZ LAS

Y PRESENTA EN PANTALLA LOS TRABAJADORES EXPUESTOS.

Para ingresar haga clic en nuevo, luego digite los datos.

- Haga clic para que le presente el riesgo y después puede grabarlo.

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AL DAR CLIC EN ESTA OPCIÒN EL SISTEMA LE PRESENTA LA SIGUIENTE PANTALLA :

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PUEDE REGISTRAR LA PRIORIDAD DE LOS FACTORES DE RIESGO ( RANGO DE 1 A 5 ) Y GENERAR EL GRAFICO

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OTRO MODELO. HAY VARIOS MODELOS A ESCOGER

4.- Definir los equipos de protección personal por puesto de trabajo

Al seleccionar esta opción el sistema le presenta la siguiente pantalla :

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b) A continuación seleccione el puesto de trabajo que va a registrar los equipos de protección

c) Para registrar los E.P.P. de un puesto de trabajo, haga clic en NUEVO

g) Entrega de E.P.P. esta opción le permite registrar la entrega de los E.P.P.

Le aparece la siguiente pantalla :

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Las opciones las tiene al lado derecho

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Para registrar la entrega de los E.P.P haga clic en

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A continuación haga clic en IMPRIMIR para tener el documento impreso.

5.- Matriz de riesgos por puesto de trabajo

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EN ESTA MATRÌZ AUTOMÀTICAMENTE ENTRE INFORMACIÒN SACA :

- POSIBLES EFECTOS Y CONSECUENCIAS

- 6.- Matriz de riesgos de todos los puesto de trabajo de la empresa.

QUE SE HAYA REGISTRADO LOS FACTORES DE RIESGO.

7.- ÌNDICES REACTIVOS

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Si desea que el sistema le calcule automáticamente

haga clic aquì

Si desea realizar los cálculos manualmente, digite los datos y a continuación

Haga clic aquí

Puede GRABAR estos datos si lo desea y se guardarán aquí

8.- ÌNDICES PROACTIVOS

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Ingrese los datos y haga clic aquí

Puede GRABAR estos datos si lo desea y se guardarán aquí

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Esta opción le permite definir los parámetros de su auditoría interne

Le presenta la siguiente pantalla :

a.- Seleccione la empresa

b.- Seleccione el parámetro