INTEGRADORA II

EL COMITÉ ORGANIZADOR Y SUS FUNCIONES.

No hay una norma que nos diga el número de personas que deben integrar un comité
organizador, pero en general se tiene la opción de contar con un comité organizador compuesto
por un comité directivo y cierto número de comités especializados. El comité directivo puede
conformarse por: presidente, vicepresidente, secretario, tesorero y uno o dos vocales, si son
necesarios. Los comités especializados, por su parte, pueden ser hasta 14, siendo los siguientes:
1. Finanzas. 8. Ornato y rotulación.
2. Programa. 9. Registro.
3. Alojamiento. 10. Transporte.
4. Recepción y hospitalidad. 11. Exposiciones.
5. Festejos. 12. Personal.
6. Publicidad. 13. Servicios generales.
7. Relaciones públicas. 14. Comité de honor.

Una vez que se ha nombrado al presidente de la reunión, y antes de empezar con la

planificación formal de la misma, éste deberá hacerse las siguientes preguntas iniciales:

1. ¿Para qué se lleva a cabo la reunión? Definir los objetivos generales y

específicos.
2. ¿Cuántos van a asistir y quiénes? Hacer un pronóstico del número de
participantes que se espera y el tipo de reunión que se realizará.
3. ¿En dónde van a sesionar y a hospedarse los asistentes? De acuerdo con las
fechas que se hayan determinado como óptimas, hay que asegurarse de contar
con un lugar para sesionar y confirmarlo.

Una vez contestadas las preguntas anteriores, el presidente del evento deberá realizar
un esquema general de trabajo (planteamiento de lo que pretende lograr) y, después de esto,
designar a su comité directivo; es decir, nombrar a su vicepresidente, secretario y tesorero.
Con base en este esquema, deberá realizar reuniones con este comité directivo, con el fin de
discutir con mayor detalle todos los puntos, hacer las adecuaciones necesarias y elaborar
conjuntamente un "plan general tentativo", que pueda ser la base para los planes y los
programas específicos de los comités especializados.
El comité directivo en pleno decidirá, de acuerdo con las necesidades del evento, el
número de comités especializados que va a integrar. Mencionamos anteriormente que para
un evento pequeño podrían requerirse sólo dos o tres comités, pero puede darse el caso de
que una reunión necesite 11, 13 y hasta 14 comités.
Comité directivo
• Presidente. Es el que tiene la mayor responsabilidad del evento y, prácticamente, es
sobre quien recae el éxito o fracaso del mismo: planea, organiza, dirige y controla las
actividades generales, y toma las decisiones de mayor responsabilidad.
• Vicepresidente. Su función es auxiliar al presidente en los actos y comisiones que éste
le encomiende, conseguir el mayor número posible de donativos y patrocinios y apoyar
al tesorero o coordinador de finanzas para obtener los financiamientos necesarios.
• Secretario. Programa las juntas del comité organizador, convoca y garantiza su
asistencia, elabora actas y da seguimiento a los acuerdos que se tomen.

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• Tesorero. Elabora los programas y los presupuestos de ingresos y egresos, vigila

estrechamente su desarrollo y hace cumplir lo establecido; determina cómo y cuándo
debe ingresar el dinero, así como los métodos de financiamiento. Igualmente implanta
políticas adecuadas para las fechas y cantidades que van a gastarse.
• Vocal(es). Se desempeñan como auxiliares de alguno(s) de los miembros del comité
directivo.

Comités especializados
1. Comité de finanzas. Maneja el aspecto económico del evento.
2. Comité de programa. Determina un programa interesante de trabajo para el evento, decide
qué temas van a tratarse, subtemas y conferenciantes, en coordinación con el comité de
festejos, alternando los eventos sociales y de trabajo para asegurar un ameno desarrollo
de los mismos.
3. Comité de alojamiento. Asegura a los huéspedes y delegados habitaciones satisfactorias.
4. Comité de recepción y hospitalidad. Funciona como anfitrión de los asistentes en todos los
actos del evento, asignando edecanes y personas adecuadas para cada ocasión.
5. Comité de festejos. Planifica los eventos sociales, como paseos por la ciudad, fiestas,
comidas, etc., de acuerdo con el comité de programa incluyendo las actividades artísticas
y recreativas.
6. Comité de publicidad. Promueve el evento en los lugares donde considere que se
encuentran sus asistentes potenciales, para lograr la máxima asistencia, así como de toda
la publicidad pagada en los medios de comunicación.
7. Comité de relaciones públicas. Busca conseguir una buena imagen de la reunión, mantener
las buenas relaciones entre los que integran el comité organizador y los asistentes y, por
supuesto, intentará aparecer en los medios de comunicación como noticia (la difusión
gratuita del evento en la medida de lo posible).
8. Comité de ornato y rotulación. Se encarga de elaborar letreros para los eventos sociales y
de trabajo y la supervisión de la decoración de los salones que van a utilizarse.
9. Comité de registro. Realiza el registro de los participantes, entrega de material, control de
asistencia y entrega de diplomas.
10. Comité de transporte. Consigue precios especiales para el traslado de los participantes
desde su lugar de origen, se encarga de la transportación interna a los eventos de trabajo
(si fuese necesario) y a los eventos sociales.
11. Comité de exposiciones. Se encarga de obtener el espacio necesario para las
exposiciones, prepara los folletos para su promoción, subarrienda los espacios a quienes
exhibirán y controla su desarrollo.
12. Comité de personal. Su función es facilitar el personal requerido durante el desarrollo del
evento: guías, intérpretes, traductores, secretarias, decoradores, electricistas y personal
para montaje y desmontaje de las exposiciones.
13. Comité de servicios generales. Éste sirve de apoyo directo a los demás comités en
actividades como montaje de salones, sacar copias fotostáticas, copia de disquetes para
entregar a los participantes, etcétera.
14. Comité de honor. Su función es puramente honorífica y su presencia tiene lugar sólo en los
actos solemnes de inauguración y clausura.

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