Open sealed documents procedures

1. Rekod penerimaan sampul dokumen

2. Buka sampul dengan teliti dan cermat
3. Keluarkan dokumen dan simpan sampul untuk digunakan semula.
4. Periksa sampul dan pastikan tanda keselamatan pada sampul masih ada

Inspection: examine each document to see if it has been released for filing – usually it will have
‘file’ or ‘filing’ written on it • Marking: determine under what name, title or number the
document is to be filed • Follow-up: if a document is marked for follow-up, make a note and
place the document in the follow-up file • Cross-reference: if there is more than one place in
which to file a document, make a cross-reference. For example, if there is an application from
Mr Jacobs for a homeloan, the letter should be filed in Mr Jacobs’ personal file, as well as in the
‘Homeloan applications’ file. You should write both references on the letter and make a copy of
it, one copy to be filed in each file. • Sorting: documents are arranged according to name or
number before they are filed. Documents should be arranged in sequence so that they can be
placed in the appropriate folders quickly and accurately. You should use a letter organiser for
sorting of documents. • Filing: documents are placed in the correct folder.

Pemeriksaan: memeriksa setiap dokumen untuk melihat apakah ia telah dikeluarkan untuk
pemfailan - biasanya ia akan mempunyai 'fail' atau 'pemfailan' yang ditulis di atasnya •
Menandai: tentukan di bawah apa nama, tajuk atau nombor dokumen itu akan diajukan •
Susulan : jika dokumen ditandakan untuk susulan, buat nota dan letakkan dokumen itu dalam
fail susulan • Rujukan silang: jika terdapat lebih daripada satu tempat untuk memfailkan
dokumen, buat rujukan silang. Sebagai contoh, jika terdapat permohonan dari Mr Jacobs untuk
homeloan, surat itu perlu difailkan dalam fail peribadi Mr Jacobs, serta dalam 'aplikasi
Homeloan' fail. Anda harus menulis kedua-dua rujukan pada surat itu dan membuat salinannya,
satu salinan yang akan difailkan dalam setiap fail. • Penyusun: dokumen diatur menurut nama
atau nombor sebelum difailkan. Dokumen hendaklah disusun mengikut urutan supaya mereka
boleh ditempatkan dalam folder yang sesuai dengan cepat dan tepat. Anda harus menggunakan
penganjur surat untuk menyusun dokumen. • Pemfailan: dokumen diletakkan di dalam folder
yang betul.