GERENCIAMENTO DE COMPRAS HOSPITALARES

POR MEIO DO SOFTWARE TASY

1
Germano Demathe Alencar, 2Carlos Alberto F. de Souza

Resumo

Cada vez mais, a área hospitalar toma espaço em diversas áreas de estudos. Isso permite
uma gestão mais eficiente, principalmente sob a ótica da competitividade derivada da
excelência organizacional no desempenho de atividades, sendo um desafio frente à
singularidade dos serviços prestados e à diversificação dos materiais e medicamentos
envolvidos. A logística, no processo de aquisição de materiais, tem se tornado função
essencial para o fornecimento de serviços hospitalares. Um erro de gerenciamento nas
compras farmacêuticas pode causar sérios transtornos na promoção da saúde dos clientes
internos dessas organizações. Nesse contexto, o objetivo geral deste estudo foi apresentar o
processo de compras no ambiente hospitalar, com a utilização do software ERP Tasy,
demonstrando suas funcionalidades. Para tanto, fez-se pesquisa bibliográfica amparada por
uma abordagem teórica de caráter exploratório, buscando estimular o pensamento livre por
meio da observação e vivência profissional. Concluiu-se que é necessário que os hospitais se
adéquem às constantes transformações, revendo seus processos e modernizando seus
modelos de gestão, para que consigam alcançar resultados positivos que garantam maior
qualidade e continuidade na prestação dos serviços ao mercado.

Palavras-Chave: Software, Cadeia de Suprimentos, Hospitais.

1 INTRODUÇÃO

A necessidade de uma maior organização das informações, aliada à constante busca por
uma vantagem competitiva e sustentável no mercado, fez com que as transformações
ocorridas no cenário das organizações em geral se tornassem um desafio no sentido de possuir
uma gestão adequada de produtos e serviços que possibilite competir e aproveitar as
oportunidades do mercado.
O desempenho competitivo mencionado, de acordo com Pettigrew e Whipp (1993),
depende não apenas de características atribuídas a empresas, como economia ou tecnologia,
mas também de uma série de fatores e habilidades combinados, tais como os padrões internos
e culturais da sociedade presentes nas organizações e no ambiente em que atuam. Assim, a
competição organizacional não é somente econômica: é também técnica e organizacional.
Para exemplificar, podem-se citar os hospitais que, nos últimos anos, vêm sentindo
necessidade de modernização para se adequar a essa nova realidade referida por Pettigrew e
Whipp (1993). No caso, a complexidade de sua organização reúne – simultaneamente – vários
serviços e situações, pois hospital abrange hotelaria, lavanderia, serviços médicos, limpeza,
vigilância, restaurante, recursos humanos e relacionamento com o paciente e consumidor.
Nesse contexto, defende-se que o uso de softwares, além de ser auxiliar no conhecimento,
possa possibilitar melhor produtividade e abrangência para as diversas áreas.
Na direção apontada, destaca-se que a sociedade se tornou rápida e otimizada, sendo que
a ponte entre a informação e a qualidade na prestação dos serviços passou a ser um
diferencial, bem como uma necessidade buscada e aprimorada, com o tempo, pelas empresas.
Assim, entre as melhorias trazidas pelos softwares às organizações, estão a agilidade, a
organização e a segurança dos dados. Em se tratando da área da saúde, são benefícios

1
Pós-graduando em Engenharia de Suprimentos. Pós-Graduação SOCIESC. E-mail:
germano.demathe@gmail.com
2
Administrador, Engenheiro e Professor nos cursos de Graduação e Pós-Graduação da SOCIESC. E-mail:
carlos.afsouza@hotmail.com
 2
importantes, devido ao fato de essa área trabalhar diretamente com pessoas que, muitas vezes,
se encontram em situações delicadas. O sistema fornece informações uniformes e precisas
auxiliando no rápido atendimento.
A utilização de softwares, como o Enterprise Resource Planning (ERP) Tasy, na área
hospitalar assegura o abastecimento e o uso de mecanismos que garantem a eficácia e a
rapidez no processo de informações. Além disso, se torna um diferencial, pois assegura que o
processo de compras e estoques se torne mais eficiente, assim garantindo o fluxo de
informações de produtos ou insumos para a organização.
Tendo em vista que a qualidade dos atendimentos prestados está ligada a sistemas de
informatização bem estruturados e implantados adequadamente, o aperfeiçoamento dos
sistemas operacionais é o reflexo de uma gestão organizacional eficiente que busca evitar o
retrabalho e o desperdício de recursos da empresa. (CUNHA e SILVA, 2005).
Conforme descreve Moura (1999), por meio do uso do software de organizações de
saúde, o profissional pode proporcionar um melhor atendimento, o que diminui erros
operacionais e ocasiona menores custos por erros que podem trazer desperdício de matérias e
recursos. Em síntese, o software traz ganho para a organização, sendo possível perceber que,
por meio do sistema, as informações obtidas têm maior nível de confiabilidade tanto para a
equipe operacional quanto para a clínica.
A partir do contexto exposto, realizou-se a pesquisa ora apresentada, a qual se
caracterizou como pesquisa bibliográfica amparada por uma abordagem teórica de caráter
exploratório, buscando estimular o pensamento livre, por meio da observação e vivência
profissional.
Apresenta-se a pesquisa neste artigo, o qual se encontra estruturado em 4 seções,
incluindo a Introdução e as Considerações Finais. Na seção 2, apresentam-se os objetivos e,
na 3, faz-se uma abordagem sobre a gestão da cadeia de suprimentos hospitalares, a qual
abrange conceitos dos sistemas ERP, processos de compras hospitalares, o software Tasy no
Processo de Compras, visando, atingir os objetivos geral e específicos apresentados a seguir.

2 OBJETIVOS

2.1 Objetivo Geral

O objetivo geral deste estudo é apresentar o processo de compras no ambiente hospitalar,

com a utilização do software ERP Tasy, demonstrando suas funcionalidades.

2.1 Objetivos Específicos

a) Fundamentar a gestão da cadeia de suprimentos hospitalares;

b) Conceituar sistemas ERP;
c) Fazer uma abordagem ao processo de compras hospitalares;
d) Apresentar as funcionalidades do software ERP Tasy no módulo de compras.

3 A GESTÃO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS HOSPITALARES

Nesta seção, fundamenta-se a gestão da cadeia de suprimentos hospitalares, em

cumprimento ao primeiro objetivo específico. O gerenciamento de suprimentos nas áreas
hospitalares da saúde é, para Drucker (1999), um dos mais complexos. Em outras palavras, a
gestão hospitalar é uma atividade complexa, com características peculiares do seu segmento,
em função de envolver grande diversificação de recursos e procedimentos.
As Centrais de Abastecimento Hospitalar – conhecidas como farmácias – possuem uma
grande variedade e diversidade de produtos, o que dificulta o planejamento de estoque ou
ressuprimento de materiais. Cada grupo de materiais e de medicamentos tem determinadas
características, como prazos de entrega, preço unitário, consumo e giro estoque, além de que
suas demandas possuem alta variação, o que exige que o administrador de estoques separe os
 3
produtos em grupos e categorias com características gerenciais semelhantes (CORRÊA;
GIANESI; CAON, 2001).
É, portanto, essencial que o administrador de estoques, para ter um controle mais
assertivo e eficiente, analise individualmente cada grupo de medicamentos, sem generalizar a
análise, haja vista que um tipo de controle pode ser eficaz para um grupo de produtos e não
ser para outro.
Vecina e Reinhardt (2002) preveem que os insumos hospitalares apresentem, em média,
entre três e seis mil componentes, adquiridos de acordo com o tipo das atividades
desempenhadas pela instituição. Podem fazer parte dessa família os materiais de consumo
médico-hospitalares, os medicamentos e reagentes para testes diagnósticos, materiais
especiais, como órteses e próteses (OPME’s) e itens de escritório, limpeza e alimentos.
Destaca-se que, para realizar um processo de gestão adequado para cada grupo, há um
procedimento cujo objetivo é justamente separar em grupos os produtos que possuem
características similares, com observância de seus valores e consumos. Trata-se do Método
ABC, Curva de Pareto, Curva ABC ou Classificação ABC, considerado por Dias (1994) um
instrumento relevante para o profissional responsável pela organização de produtos nas áreas
hospitalares da saúde.
De acordo com Dias (1994), a Curva ABC divide os materiais em três classes:

a) Classe A: abriga o grupo de itens mais importantes, que devem receber uma atenção
especial da administração, correspondendo a um pequeno número de medicamentos,
cerca de 20% dos itens físicos em estoque os quais representam cerca de 80% do valor
total de compra. Esses itens devem receber do administrador um controle mais
rigoroso e são, individualmente, responsáveis pelo maior faturamento organizacional.
b) Classe B: representa um grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e
C. Seu controle pode ser menos rigoroso. Representam um valor intermediário no
faturamento das empresas.
c) Classe C: engloba itens menos importantes os quais justificam pouca atenção da
administração. Agrupa cerca de 70% dos itens, cuja importância em valor é pequena,
representando cerca de 20% do valor do estoque. Nesse grupo, não é necessário
considerar cada item individualmente, pois são produtos de pouca importância no
faturamento das instituições.

Cabe ressaltar que o estabelecimento da divisão em três classes (A, B e C) é uma questão
de conveniência. É possível estabelecer tantas classes quanto necessárias para os controles
que se deseja alcançar.
Por meio do ressuprimento de estoques, são eliminadas as requisições de reposição de
estoques e as solicitações de compra de itens de estoque. Igualmente é obtida uma
significativa diminuição dos estoques em detrimento dos cálculos baseados na real
necessidade da instituição. É o intervalo de dias entre uma entrega e outra ou entre um pedido
e outro. Estabeleceu-se como critério, para este estudo, especificamente para apresentar as
funcionalidades do software ERP Tasy no módulo de compras, quarto objetivo específico, a
curva ABC, com os seguintes intervalos: 7 dias para os itens da classe “A”; 15 dias, para os
itens “B”; e 30 dias, para os itens “C”.
Após a classificação dos produtos e adotados os critérios operacionais, é importante a
utilização de indicadores para o acompanhamento dos resultados.
No ambiente hospitalar, a farmácia comporta-se como uma unidade de negócios, diante
do contato com os fabricantes, laboratórios, distribuidores e representantes. Gerir a cadeia de
suprimentos hospitalares de medicamentos e materiais é encontrar uma grande variedade de
insumos e produtos que, em média, chegam a cinco mil itens diferentes que se encontram à
disposição com o compromisso de não permitir a ocorrência de stockout, ou seja, do fracasso
organizacional (PORTELA, 2001).
 4
Ribeiro (2005) descreve a logística hospitalar como um dos maiores desafios da
administração no âmbito da saúde, principalmente, se avaliar o tamanho da sua importância
em atender às necessidades de uma organização hospitalar, seja em processos de higiene e
limpeza, manutenção, lavanderia, serviços de apoio ou auxiliares de diagnósticos, dos centros
de hemodiálise, centro cirúrgico, banco de sangue, especialidades médicas etc.
É comum, em um hospital, o uso contínuo de uma infinidade de materiais de uso técnico
específico. Caso o responsável por essa atividade não possua um amplo conhecimento sobre o
manuseio e gerenciamento desses itens, podem ser criados problemas não só para quem
trabalha diretamente com os materiais, como para quem se utiliza dos serviços prestados
(FRANCHETTI, 2002).
O ambiente hospitalar, segundo Farouk et al. (2011), é um sistema complexo, com grande
fluxo físico (medicamentos, materiais, pacientes e documentos), grande fluxo de informações
(prescrição médica, prontuários de pacientes e registros médicos) e grande fluxo financeiro
(contas de pacientes, transações financeiras de recebimento e pagamento). Ainda em relação a
essa complexidade, Wolf (2002) destaca que a atual cadeia de abastecimento da saúde é um
sistema complexo com múltiplas camadas de organizações e processos com vários
intermediários entre o fabricante e o consumidor final (paciente).
As organizações hospitalares têm buscado seus processos de gestão, aumentando a
competitividade, por meio da eficiência e redução de custos, metas cada vez mais buscadas
pelos administradores hospitalares. Vale ressaltar que a redução de custos deve ser feita sem
que a qualidade dos serviços prestados seja perdida (CHERUBIN; SANTOS, 2002).

3.1 Conceitos dos sistemas ERP

Para atingir o segundo objetivo específico, apresentam-se, nesta subseção, conceitos do

sistema ERP. Esses sistemas, segundo Colangelo Filho (2001), permitem que as empresas
compartilhem dados e unifiquem processos e negócios. As informações produzidas são
utilizadas em tempo real e automatizam seus processos dentro da conjuntura de finanças,
recursos humanos, suprimentos, vendas, controles, logística e fabricação.
No que se refere à integração da empresa por meio de sistemas informatizados, Souza e
Zwicker (2003, p. 66) afirmam que o seu objetivo final “não é interligar os sistemas
informatizados existentes ou que serão implementados no futuro, mas sim construir um todo
empresarial coerente a partir das várias funções.”
A partir dos anos de 1990, houve, no mercado, um crescimento dos sistemas ERP, haja
vista a necessidade de planejamento de materiais visando a soluções corporativas e à busca de
alternativas de diferenciação de produtos e serviços e redução de custos (SOUZA E
ZWICKER, 2003). Ainda para os mesmos autores, diante desse novo contexto, as empresas
procuraram reduzir os custos, evitar desperdícios e melhorar sua cadeia de valor e, portanto,
aprimorar o tempo de resposta às necessidades do mercado.
No que tange às instituições que prestam serviços de saúde, dadas a quantidade e a
complexidade de processos, exigem um sistema de gestão que promova a integração de
processos, pessoas e informações.
De acordo com Souza e Zwicker (2003 p. 65), os sistemas ERP possuem algumas
características que podem ser assim resumidas:

a) Pacotes comerciais de software;

b) Incorporam modelos de processos de negócios
c) São sistemas de informação integrados e utilizam banco de dados corporativo;
d) Possuem grande abrangência funcional;
e) Requerem procedimentos de ajustes para usar na empresa.

As vantagens de se usar esse tipo de sistema são ilimitadas: possui cunho estratégico,
apresenta flexibilidade e gera informação mais rapidamente, ocasionando vantagem sobre o
 5
concorrente, assim permitindo um controle de custos.
Para Turban; Ranier; Potter (2005), os benefícios da integração dos sistemas podem ser
tangíveis e intangíveis. Os benefícios tangíveis abrangem redução de estoques, redução de
pessoal, aumento da produtividade, melhor gerenciamento de pedidos, redução de custos de
Tecnologia de Informação (TI), aumento da receita, entre outros. Quanto aos intangíveis,
abarcam: visibilidade das informações, processos novos e aprimorados, melhor reação do
consumidor, padronização, flexibilidade, globalização e desempenho do negócio.
Uma vantagem operacional dos sistemas ERP consiste em diminuir o retrabalho e o
número de fornecedores, o que implica na redução do número de papéis e na melhora da
consulta ao banco de dados (COLANGELO FILHO, 2001). Esse autor também menciona o
amparo tecnológico, representado pela atualização do sistema dos equipamentos e
globalização das informações. Explica, por outro lado, que o custo de implantação é alto e que
sua implantação é em longo prazo, ocasionando baixa produtividade. Os sistemas ERP
abarcam “as diferentes maneiras pelas quais cada empresa conduz seu negócio, seja
disponibilizando informações ou incluindo ferramentas personalizadas que viabilizam atingir
aquilo que era apenas uma aspiração e obter uma sintonização do que já é compatível”
(STAIR; REYNOLDS, 2002, p. 265).

3.2 Processos de Compras Hospitalares

Nesta subseção, faz-se uma abordagem sobre os processos de compras hospitalares, em

cumprimento ao terceiro objetivo específico.
As organizações hospitalares diferem das organizações normais. Rodrigues Filho (1990)
destaca que, devido a sua complexidade, há dificuldade de mensurar o produto hospitalar que
será utilizado e que, muitas vezes, a falta de padronização dificulta o acesso ao abastecimento.
O autor complementa que isso acarreta maiores custos, bem como que a alta variabilidade e
complexidade de exames e procedimentos exigem trabalho extremamente especializado, por
diferentes grupos de profissionais, o que, por sua vez, origina maior número de autoridades e
conflitos, além de que a força produtiva, em algumas áreas, se torna mais científica e
tecnológica, elevando a produtividade do processo trabalho em outras áreas mais
operacionais.
Segundo Dias (1995), na sistemática do departamento de compras, são introduzidas
várias características básicas para comprar melhor e encorajar novos e eficientes
fornecedores. Entre essas características, destacam-se:

a) Sistema de compra a três cotações: tem por finalidade partir de um número

mínimo de cotações para encorajar novos competidores.
b) Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo, além de ajudar
nas decisões do comprador, proporciona uma verificação dupla no sistema de
cotações e garante ao comprador uma base para as argumentações nas discussões
de aumentos de preço e nas negociações de distribuição da porcentagem.
c) Duas ou mais aprovações: no mínimo, duas pessoas estão envolvidas em cada
decisão da escolha do fornecedor. Isso estabelece uma defesa dos interesses da
empresa pela garantia de um melhor julgamento, protegendo o comprador ao
possibilitar revisão de uma decisão individual.
d) Documentação escrita: a presença de muito papel pode parecer desnecessária,
porém fica evidente que a documentação escrita anexa ao pedido, além de
possibilitar, no ato da segunda assinatura, o exame de cada fase de negociação,
permite a revisão e estará sempre disponível junto ao processo de compra para
esclarecer qualquer dúvida posterior.

Entre os processos de compras, encontram-se diversas atividades, como: manutenção do

cadastro de fornecedores, emissão das ordens de compras, elaboração de cotações,
 6
negociação, contratação, follow-up, avaliação de fornecedores e outros (BARBIERI;
MACHLINE, 2009).
A função compras é definida por Dias (2010 p.259) como um segmento essencial do
departamento de materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de
materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as
quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado. Compras são,
portanto, uma operação da área de materiais, muito importante entre os que compõem o
processo de suprimentos.
O departamento de compras é responsável pelo processo de aquisição de insumos que são
utilizados na organização. A organização de pessoal e suas respectivas responsabilidades
podem ter pequenas diferenças entre um hospital ou outro, mas o padrão de sua principal
função deve considerar o relacionamento com fornecedores, negociação de preços, prazos de
entregas e planejamento de compras programadas com vistas à redução de custos (DIAS,
1995).
Para que as compras ocorram de forma eficaz financeiramente, é imprescindível que
outros setores ligados diretamente ao setor de compras sejam integrados por meio da
comunicação direta com as atividades do estoque satélite. Isso porque há uma programação de
compras preestabelecida, e a determinação das quantidades é influenciada pelas informações
de demanda e estoques de segurança, que são originadas no setor de estoque (BALLOU,
1993).
Segundo Barbieri Machline (2009), o volume ou nível de estoques de qualquer tipo de
material é afetado pela quantidade e qualidade das informações sobre ele, tais como previsão
de consumo, prazo de entregas, alternativas de distribuição, processos de manuseio, transporte
e armazenagem de produtos com risco de periculosidade, toxidade e perecibilidade.
Sob a perspectiva hospitalar, Paterno (1990) salienta que compras é o ofício de maior
importância dentro da logística de um hospital e pode ser definida como uma ocupação que
tem por finalidade antever os materiais necessários ao hospital, planejar as quantidades
corretas e satisfazê-las no momento certo, na melhor qualidade e ao menor custo.
O consumo de materiais e medicamentos sofre muitas variações em função do tipo e da
quantidade de procedimentos, dos meses do ano e do nível de acuidade. A programação de
compras desses insumos permite que o pedido não seja resultado da demanda real, mas, sim,
da antecipação a futuros eventos, como cirurgias e outros procedimentos (WANKE, 2004
apud MATTOS, 2008).
Nas organizações hospitalares, o processo de compras varia de acordo com o tipo de
medicamentos e materiais. Assim, têm-se: as compras padrões ou rotineiras, compras de alto
custo e compras emergenciais. Também há o empréstimo de medicamentos. O processo de
compras padrões ou rotineiras abarca a compra mensal de medicamentos e material de uso
contínuo, incluindo medicamentos listados na curva ABC, com mais incidência nas Classes B
e C. Caso haja erro de previsão de demanda ou ruptura de estoque, tais materiais e
medicamentos são obtidos de distribuidores com entregas programadas semanalmente,
podendo haver a antecipação ou postergação.
As compras de alto custo incluem os medicamentos da “curva A” da classificação ABC.
Esses medicamentos geralmente são mantidos em estoque em uma quantidade menor, já que
podem não ser tão utilizados e possuem custos altos de aquisição. Os níveis de estoques desse
tipo de medicamento precisam ser verificados com frequência, pois podem sofrer alterações
de acordo com o estado de saúde dos pacientes ou até mesmo dos hábitos de prescrição do
quadro de médicos. Para a realização de previsão de demanda desses medicamentos, são
consideradas, por meio do sistema ERP, as quantidades de compras mensais. Nessa
modalidade, são adquiridos apenas os estoques de segurança desses medicamentos que
correspondem ao necessário para que não haja ruptura de estoque. Tais medicamentos e
materiais podem ser adquiridos de laboratórios, com prazo médio de sete dias para entrega,
com a obtenção de maior ganho financeiro, ou por meio de distribuidores quando não há
fornecimento direto do fabricante.
 7
As compras emergenciais consistem nas atividades de suprimento em caráter de urgência
de medicamentos que sofreram alterações inesperadas no consumo. Essas alterações ocorrem
quando o estoque chega mais rápido ao nível de segurança. São, portanto, compras mais
caras, pois são realizadas com rapidez por meio de fornecedores regionais, por telefone ou e-
mail, com prazo de resposta em, no máximo, 24 (vinte e quatro) horas.
Por fim, o empréstimo de medicamentos compreende as atividades necessárias para
solicitação e recebimento, por meio de hospitais parceiros, de medicamentos, de baixo ou alto
custo. Essa necessidade é ocasionada por variações no consumo.
Caso haja necessidade de alterações no pedido de compras, elas são feitas no pedido de
compra, pelo comprador, ou na solicitação, pelo solicitante. Pelo comprador, são alterações
em relação às quantidades pedidas e têm como motivo as condições dadas pelos fornecedores
para conseguir melhores preços e ausência de pagamento de frete. No caso das alterações de
pedido feitas pelo solicitante, a principal razão é a falta de uma previsão de consumo
quantitativa para que se torne mais fácil estabelecer estimativas futuras dos produtos.
Quanto ao processo de recebimento de materiais, ocorre por meio de farmácias ou
almoxarifados. Os produtos estão em desacordo com o pedido nas seguintes situações: falta
de produto no ato da entrega; entrega de pedidos errados diante da especificação; quantidade
errada, por arrendamento de quantidades, por causa das embalagens ou falta delas; produtos
fora ou muito próximos da validade; e erros no registro e lançamento do produto recebido.
Tais erros, geralmente, são percebidos na hora do recebimento do material ou de utilização
pelo paciente, ocasionando um retrabalho no processo de compras.
No contexto exposto, a organização do setor de controle de estoques se torna
imprescindível. As funções principais desse setor, de acordo com Dias (1995), são:

a) Determinar o número de itens que deve permanecer em estoque;

b) Determinar a periodicidade em que deve ser reabastecido o estoque;
c) Determinar a quantidade de compra, ou seja, o estoque que será necessário para
um período;
d) Informar o setor de compras para executar a aquisição de estoque;
e) Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as
necessidades;
f) Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações
sobre a posição do estoque;
g) Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos
materiais estocados;
h) Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

3.3 Software Tasy no processo de compras

3.3.1 Introdução ao software

O Tasy, hoje, é o software de gestão hospitalar um dos mais completos do mercado.

Possui resoluções amplas, cuja finalidade é ajudar e disponibilizar soluções e procedimentos
aos usuários. O sistema é aderente à realidade de hospitais, de clínicas, de laboratórios, de
postos de saúde, de bancos de sangue, de ambulatórios (saúde pública), de serviços de home
care, entre outros.
O software ERP Tasy foi criado em Blumenau, pela Wheb Sistemas e, posteriormente,
em 2010, foi adquirido pela Philips do Brasil, com expansão para o mercado internacional. É
utilizado nas principais organizações hospitalares da região, como Hospital Santa Catarina,
Hospital Santa Isabel, Hospital Santo Antônio, Hospital Dia Oswaldo Cruz, Hospital de
Olhos, Pronto Atendimento da Unimed, clínicas oftalmológicas, cardiológicas e de anestesia.
Compreende as atividades necessárias para realização mensal de aquisição de medicamentos.
Para a realização dessa modalidade de compras, é necessário planejamento de acordo com a
previsão de demanda mensal. É um sistema de informação integrado que é utilizado para
 8
análise de relatórios com base nos estoques atuais, margens de segurança e tempo de entrega
médio.
A solução ERP Philips Tasy para a gestão de prestadores de serviços em saúde é uma
plataforma única, totalmente integrada e flexível, podendo ser parametrizada de acordo com
as características e particularidades de cada realidade de negócio.
Sua plataforma, por ser customizada, se adapta a cada realidade da organização de saúde;
traz informações claras, rápidas e seguras, e a integração entre as áreas. Além disso,
proporciona uma melhor gestão da informação e aumento da qualidade dos serviços com
soluções e informações. Tem a finalidade de auxiliar e disponibilizar recursos e
procedimentos aos usuários para um gerenciamento eficiente das informações,
proporcionando um alto desempenho nas atividades operacionais e estratégicas, com o menor
custo possível.
.
3.3.2 Os benefícios do software

Entre os benefícios proporcionados aos clientes do Philips Tasy, podem ser citados:
a) Integração, controle e otimização dos processos.
b) Segurança, rastreabilidade e integração das informações.
c) Garantia de confiabilidade do sistema, pela consistência das regras de negócio.
d) Facilidade de gestão com o uso de um sistema de informação gerencial (EIS)
e) Melhoria de resultados, em suprimentos, faturamento, finanças e controladoria.
f) Integrado a vários produtos do portfólio de soluções Philips.
g) Diferenciação da empresa no seu mercado de atuação, em virtude dos benefícios
proporcionados pela tecnologia.

3.3.3 A funcionalidade do software Tasy

Nesta subseção, em cumprimento ao quarto objetivo específico, apresentam-se as

funcionalidades do software ERP Tasy de Gestão em Saúde no módulo de compras. Esse
software traz uma visão global e integrada da organização, proporcionando maior
desempenho nas atividades.
O planejamento de compras é feito mensalmente, conforme política definida pela
Administração do Hospital. Expõem-se, na Figura 1, as etapas do processo de compras dos
materiais de estoque (ressuprimento) para atendimento às necessidades dos setores usuários,
realizado por meio do software Tasy.

3.3.4 Fatores de Avaliação aquisição softwares

VANTAGENS DESVANTAGENS
ERP Possibilita integração de informações Custo elevado de implantação
Padronização de processos podendo haver Controle excessivo pode causar
aumento da eficiência desmotivação e resistência
Agrupamento de banco de dados Pode ocasionar investimento em Tecnologia.
Customização para processos Pode acarretar custos elevados
Integração com diversas plataformas, Palm, Investimento em Tecnologia, e capital
Mobile etc. humano.
Visão em longo prazo Deve haver estruturação e saúde financeira
Parametrização Custos de hora extras e treinamento
Cultura organizacional Resistencia a mudanças
Fonte: do Autor
 9

Figura 1 –Software Tasy: etapas do Processo de Compras

Fonte: do autor.

Conforme mostra a Figura 1, Solicitação de Compras; Análise e Aprovação de

Solicitação; Emissão de Ordem de Compra; e Contato com Fornecedor e Pedido são as etapas
do Processo de Compras por meio do software Tasy.
Para gerar a solicitação de compra dos materiais com quantidades a comprar, conforme
política definida pela Administração do Hospital, é efetuada, semanalmente, análise dos
estoques de materiais para, posteriormente, ser emitida solicitação de compra feita pelos
setores farmácia e almoxarifado, sempre que houver necessidade de recompor o estoque ou
quando há informação de falta de produto no mercado. Essa etapa encontra-se exemplificada
na Figura 2.

Figura 2 –Software Tasy: Solicitação de Compras

Fonte: do autor.

As aprovações das solicitações de compra são realizadas pelos gestores de cada área da
instituição hospitalar. O setor de compras também é acionado para antecipação de entregas,
quando necessário para permitir o abastecimento normal das áreas consumidoras, ou para o
 10
cancelamento de itens a receber (sempre que a análise de estoque versus consumo identificar
materiais com excesso de consumo e materiais sem consumo).
Conforme regra de aprovação parametrizada no sistema, quando a solicitação for
liberada, automaticamente ficará com status de “P” (Pendente), aguardando aprovação do
usuário responsável, conforme se pode observar na Figura 3.

Figura 3 – Software Tasy: Análise/Aprovação da Solicitação

Fonte: do autor.

Conforme mostra o exemplo exposto na Figura 3, há 03 (três) processos pendentes

aguardando aprovação do gestor da área.
Ao receber a Solicitação de Compra dos setores de estocagem e dos usuários, o setor de
compras gera o pedido de Cotação de Compra, nele podendo ser incluídas uma ou mais
Solicitações de Compra e definidos possíveis fornecedores (03 ou mais) para os produtos
constantes da Cotação (Figura 4).
 11

Figura 4 – Software Tasy: Cotação de Compras

Fonte: do autor

A solicitação de Cotação de Compras é enviada, então, por e-mail, para os fornecedores

relacionados, com a definição do tempo para resposta ou não apreciação da cotação. A
instituição recebe as cotações dos fornecedores participantes e analisa se os produtos
ofertados atendem ao que foi solicitado (importante avaliar marcas aprovadas e tempo de
validade). São digitados os preços e demais condições comerciais dos itens ofertados e que
atendem ao que foi solicitado. Segue-se, então, a análise, pelo setor de compras, dos itens
vencedores por fornecedor, solucionando eventuais problemas.
A partir da cotação, são definidos os itens vencedores por fornecedor na Cotação de
Compra. A Cotação de Compra é transformada em Ordem de Compra e gerada uma Ordem
de Compra por fornecedor(es) vencedor(es).
Os dados da Ordem de Compra são analisados pelo setor de compras para que estejam de
acordo com os dados ofertados pelo fornecedor, como: condição de pagamento, condição de
frete, valores mínimos para faturamento e prazo de entrega. São incluídas, caso haja no
campo, observações, informações pertinentes à negociação, consideradas importantes e que
não podem ser esquecidas para o perfeito e fiel cumprimento do fornecimento. Na sequência,
é emitido o formulário Ordem de Compra (Figuras 5 e 6), o qual é enviado por e-mail para o
fornecedor da Ordem de Compra autorizando o fornecimento.
 12

Figura 5 – Software Tasy: Ordem de Compra

Fonte: do autor

Figura 6 – Software Tasy: Ordem de Compra

Fonte: do autor.

Uma vez emitidas as Ordens de Compra, é necessário que o setor de compras analise,
diariamente, as Ordens com entregas pendentes e tome providências junto aos fornecedores.
O objetivo é conseguir que a entrega seja feita ou cancelar o pedido e encaminhá-lo para outro
fornecedor, pedindo ao solicitante que informe a existência de alguma dificuldade para
cumprir o fornecimento.
 13
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A informatização de processos hospitalares tem um papel estratégico nos negócios de

qualquer organização.
O estudo tem, como objetivo geral, apresentar o processo de compras no ambiente
hospitalar, com a utilização do software ERP Tasy, demonstrando suas funcionalidades. É
primordial que as organizações, para sua sobrevivência, busquem um objetivo comum como
forma de melhorar todas as áreas que compõem um hospital. Tais sistemas devem
proporcionar a comunicação entre as áreas de estoques, compras e seus clientes internos e
externos que compõem sua rede hospitalar. Essas áreas necessitam construir, conjuntamente,
uma forma de condução de serviços que vise à melhoria de qualidade.
Os processos envolvidos na gestão de compras das instituições hospitalares estão sendo
gerenciados e executados de forma interligada, por meio do software ERP TASY que, por sua
vez, uma das ferramentas mais completas atualmente no mercado nacional, devido a sua
plataforma que integra todas as áreas da organização.
Identificou-se, por meio desta pesquisa, a complexidade da cadeia hospitalar, sendo que a
análise dos processos (Quais processos...) leva à melhora na qualidade da informação entre as
áreas de estoques e compras e na qualidade no fluxo de demanda de medicamentos e materiais
para um Processo de Compras mais eficiente.
Quando à previsão de demanda, não atende ao quantitativo ideal de materiais e
medicamentos que seriam utilizados, havendo uma falta que se justifica pela sazonalidade no
consumo que é proporcionada por fatores incontroláveis do ambiente. Identificou-se que
ocorre um novo Processo de Compra de forma diária para atender à demanda em 24 horas ou
por meio de empréstimos que, por sua vez, são feitos a hospitais parceiros.
Percebeu-se um dilema em manter um estoque em excesso, a menor preço, ou,
posteriormente, em comprar exatamente o solicitado a um custo mais alto. Tais informações
variam de instituição para instituição, sendo que cada hospital tem sua própria política de
padronização ou qualidade de materiais e medicamentos devido aos vários tipos de exames
que realizam, existindo para eles fornecedores locais ou regionais.
O Sistema de Cotação pode ser considerado um diferencial competitivo na rede de
suprimentos pela eficácia e rapidez. No entanto, obter um controle mais rigoroso das unidades
estocadoras traria, devido à alta sazonalidade, mais eficácia ao processo.
O setor de recebimento de matérias, como almoxarifado e farmácia, visa garantir o
abastecimento de materiais, assim minimizando os impactos da demora ou atraso no
fornecimento. O grande desafio é proporcionar economia de escala por meio da eficiência no
processo de previsão de demanda no atendimento às necessidades da empresa.
Dessa forma, identificou-se que, a partir da melhoria das informações entre as áreas e o
método de previsão de demanda utilizado, é possível reduzir ou evitar erros de ocorrência de
falta de medicamentos e materiais, bem como evitar comprometer o processo de compras.
Pode se destacar como uma limitação da pesquisa o fato de ter sido utilizado apenas um
software, concebido em Blumenau, para área da saúde tendo maior aderência nos hospitais da
região sul, não havendo comparações com hospitais de outras localidades, assim analisando o
fluxo de compras regionais, tendo como sugestão recomendasse trazer realidades alternativas
para compor uma nova visão.
Assim, esta pesquisa proporcionou a ampliação do conhecimento teórico e prático. Além
disso, a vivência que se tem como profissional na área hospitalar foi fundamental para o
aprimoramento do conhecimento. Considera-se que isso foi necessário para alinhar os
processos estudados. Portanto, conclui-se que a realização deste estudo foi benéfica, pois
apresentou o ambiente hospitalar e o Processo de Compras com suas funcionalidades por
meio do ERP TASY. Esse software assegura um maior conhecimento sobre o campo de
estudo e o Processo de Compras e estoque, trazendo a oportunidade de estudar, pesquisar e
analisar assuntos, não só de interesse que se tem, como pesquisador, mas também para futuras
pesquisas.
 14
REFERÊNCIAS

BALLOU, R. H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. 4 Ed. Porto Alegre.

Bookmann, 2001

BALLOU, R. H. Logística empresarial. São Paulo: Atlas, 1993.

BARBIERI, J.C.; MACHLINE, C. Logística hospitalar: teoria e prática. São Paulo: Saraiva
2006. 326 p.

BARBIERI, J. C.; MACHLINE, C. Logística Hospitalar: Teoria e Prática. 2. Ed. São Paulo:
Saraiva 2009.

COLANGELO FILHO, Lúcio. Implantação de sistemas ERP: um enfoque de longo prazo.

São Paulo: Atlas, 2001.

CHERUBIN, N.A. & SANTOS, N.A.A.P. Administração Hospitalar: Fundamentos. 3 ed.

São Paulo: Loyola, 2002.

CM TECNOLOGIA. Mv e Tasy, o que são e para que servem. Disponível em :

https://www.cmtecnologia.com.br/software-gestao-mv-tasy/ . Acesso: 07 de junho de 2018

CUNHA, F. J. A. P. e SILVA, H. P. (2005) “Da gestão da informação no hospital e a

integração de sistemas de informação em saúde”: um Estudo em Hospitais de Salvador –
BA, Salvador: Instituto de Ciência da Informação, UFBA.

CORRÊA, H.L.; GIANESI, I.G.N.; CAON, M. Planejamento, programação e controle da

produção: MRP II/ERP: Conceitos, uso e implantação. 4. Ed. São Paulo: Atlas, 2001. 449 p.

CAVALLINI, M.E.; BISSON, M.P. Farmácia hospitalar: um enfoque em sistemas de

saúde. Barueri: Manole, 2002. P. 218

DRUCKER, Peter Ferdinand. Administrando em tempos de grandes mudanças, São Paulo:

Pioneira 1999, 286p.

DIAS, M.A.P. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4. Ed. São Paulo:
Atlas, 1993. P. 399

DIAS, M. A. P. Administração de materiais: Edição compacta. São Paulo: Atlas, 1995.

DIAS Marco Aurélio P. Administração de Materiais: uma abordagem logística – 4 Ed. 22

reimpr. São Paulo: Atlas 2010

FRANCHETTI, S.M.M. Manual de segurança e regras básicas em laboratório. São Paulo:

Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita, 2002.

LONGENECKER, J.; MOORE, C.; PETTY, J.W. Administração de pequenas empresas. São
Paulo: Makron Books, 1997.

MATTOS, Claudio Alcântara de. Planejamento estratégico em logística hospitalar.

Monografia (pós-graduação)- Universidade cândido Mendes. Rio de Janeiro. 2008

MOURA, L. R (1999) “Gestão integrada da Informação” Dissertação, São Paulo: EPUSP.

 15
“Da gestão da informação no hospital e a integração de sistemas de informação em
saúde”:

PETTIGREW, A.; WHIPP, R. Gerenciando a mudança para o sucesso competitivo.

Cambridge: Blackwell Publishers, 1993.

PATERNO, D. A administração de materiais no hospital: compras, almoxarifado e

farmácia. São Paulo: 1990

PORTELLA, A. Padronização e custos: uma questão de logística hospitalar. [2001].

Disponível em: <http://www.guiadelogistica.com.br>. Acesso em: 15 de maio 2018

PEREIRA, J.M. A importância da logística no âmbito hospitalar. Notícias hospitalares

gestão de saúde em debate, São Paulo, n. 37, jun./jul. 2002. Disponível em
<http://www.prosaude.org. br/noticias/jun2002/pgs/gestao.htm >. Acesso em: 20 maio 2018.

PHILIPS DO BRASIL. Philips comemora dois anos de atuação Blumenau, Disponível em

:https://www.philips.com.br/a-w/about/news/archive/standard/about/news/press/article-
2012083001.html , Acesso em: 07 Junho 2018

RIBEIRO, S. Logística hospitalar: desafio constante. Notícias hospitalares – Gestão

De saúde em debate, São Paulo, n. 46., mar. 2005. Disponível em: <http://www.
noticiashospitalares.com.br/mar2005/htms/apoio. htm>. Acesso em: 15 maio 2018.

RODRIGUES FILHO, J. Método de pagamento hospitalar no Brasil. Revista de

Administração Pública, Rio de Janeiro, n.24, ago-out., 1990.

STAIR, Ralph M.; REYNOLDS, George W. Princípios de Sistemas de informação: uma

abordagem gerencial. 2. ed. Rio de Janeiro: LTC, 2002

SOUZA Cesar Alexandre, ZWICKER, Ronaldo. Sistemas ERP no Brasil (Enterprise

Resource Planning): teoria e casos,. -São Paulo: Atlas, 2003. – p.368

TURBAN, Efrain; MCLEAN, E.;WETHERBE, J. Tecnologia da informação para a gestão.

3.ed. Porto Alegre: Bookman, 2004

TASY. Manuais Tasy Disponível em : https://drive.google.com/drive/folders/1-

KL8BgFpMVrjC9YzNzMb4fCToX3dRHqJ?usp=sharing Acesso : 19 maio de 2018

TEIKO. Comemoração 20 anos de Tasy Disponível em:

http://www.teiko.com.br/pt/blog/teiko-participa-da-comemoracao-de-20-anos-do-tasy .
Acesso: 07 Junho 2018

VECINA, N. G, REINHARDT, F. W. Gestão de recursos materiais e de medicamentos.

Série Saúde e Cidadania, vol. 12. São Paulo: 2002.
 16

MANAGEMENT OF HOSPITAL PURCHASES

THROUGH THE TASY SOFTWARE
Abstract

Increasingly, the hospital area takes up space in several areas of study. This allows a more
efficient management, mainly from the point of view of the competitiveness derived from the
organizational excellence in the performance of activities, being a challenge to the singularity
of the services provided and the diversification of the materials and medicines involved.
Logistics, in the process of acquiring materials, has become an essential function for the
provision of hospital services. A management error in pharmaceutical purchases can cause
serious inconveniences in promoting the health of the internal customers of these
organizations. In this context, the overall objective of this study was to present the purchasing
process in the hospital environment, using the Tasy ERP software, demonstrating its
functionalities. For this, a bibliographic research was carried out supported by a theoretical
approach of exploratory character, seeking to stimulate the free thought through the
observation and professional experience. It was concluded that it is necessary for hospitals to
adhere to the constant transformations, reviewing their processes and modernizing their
management models, so that they can achieve positive results that guarantee greater quality
and continuity in the provision of services to the market.

Keyword: Software, Supply Chain, Hospitals