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ESOCIAL

DESAFIA
GESTÃO DE
EMPRESAS
EM 2018
E S O C I A L D E S A F I A G E S TÃ O D E E M P R E S A S E M 2018

O QUE É E COMO SE
ADEQUAR AO NOVO
SISTEMA DE REGISTRO
ENTRE EMPRESAS E
GOVERNO FEDERAL

O eSocial, novo sistema de registro, envio e tarefa de ajustar seus processos de gerenciamento
arquivamento de informações entre empresas e de informações cadastrais, fiscais, previdenciárias e
Governo Federal começa a entrar em vigor em trabalhistas ao eSocial, novo Sistema de Escrituração
janeiro de 2018 e deverá ser uma das prioridades na Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e
gestão das empresas no ano que vem, independente Trabalhistas regulamentado em 2014 pelo governo.
do tamanho da estrutura, do setor de atuação, O processo de adequação começa a vigorar no
do número de funcionários e da maturidade da começo do ano para as empresas que tiveram, em
operação. Para além das questões macroeconômicas 2016, faturamento acima de R$ 78 milhões e, em
e de mercado, também em 2018 as empresas terão a julho, para aquelas que faturaram abaixo desse valor.
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Antes de ser um problema, especialistas acreditam


que o eSocial é uma oportunidade de as empresas,
comprometidas com a melhoria contínua de seus
resultados e processos, investirem em soluções
que atendam às necessidades de revisões da sua
operação a fim de ampliar competitividade e
longevidade. “Toda essa nova conjuntura exigirá destas novas exigências legais. Também não
uma mudança significativa da postura até então será possível descumprir os prazos ou adotar
adotada pelo RH das empresas: não haverá medidas alternativas não autorizadas pela lei”,
possibilidade de postergação do cumprimento diz George Sales, professor da Fundação Instituto
de Administração (FIA). Segundo o acadêmico, as
modificações, de um modo geral, devem favorecer a
gestão empresarial. “As empresas tendem a ganhar na
melhoria de processos. Aquelas que, eventualmente,
não possuem controles em seus processos
trabalhistas, serão forçadas a ter este controle e, no
longo prazo, isto pode resultar em redução de ações
trabalhistas por erros ou omissões”, avalia.
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OS BENEFÍCIOS
DO ESOCIAL
O sistema unificado tem como objetivos principais:

- Aprimoramento da qualidade de informações das relações


previdenciárias, tributárias e de trabalho

- Garantir os direitos previdenciários e trabalhistas dos


funcionários

- Simplificar o cumprimento das obrigações

- Eliminar a redundância de informações originadas tanto por


pessoas físicas como por pessoas jurídicas

- Simplificação de processos futuros


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SOFTWARES PARA
DECIFRAR ESOCIAL
Sales chama a atenção para os eventuais problemas no mercado várias soluções e softwares para ajudar
e contratempos que os gestores das empresas a evitar o registro de informações erradas, defasadas,
terão que enfrentar, caso não sigam ou entendam inconsistentes, redundantes ou que não sejam
os ditames do eSocial, que notadamente instituir aceitas pelo programa. De todo modo, ele acentua
condutas mais rigorosas no trato das informações. que inicialmente as empresas devem preparar sua
Explica, por exemplo, que informações enviadas fora estrutura de custos para absorverem a elevação de
prazo, ainda que sem antecedentes, serão passíveis gastos com compliance e com mais horas de trabalho
de multas. Ainda mais. “Empresas que não se de seus funcionários. “Afinal, estamos falando de
adequarem não conseguirão fazer suas declarações mais de uma série de campos com preenchimento
e perderão a Certidão Negativa de Débitos”, alerta o obrigatório”, enfatiza Sales.
professor, acrescentando que já existem disponíveis
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No entendimento do professor, o mais recomendável para as empresas é a contratação


de um software (ou módulo adicional para softwares já existentes), que ajude na gestão do
fluxo das informações. Isso porque, adverte, fazer tudo diretamente no sistema do eSocial
pode aumentar a possibilidade de gerar informações inconsistentes ou erradas. “Entendo que,
a não ser por uma pequena movimentação nas empresas de softwares especializados e de
profissionais diretamente ligados a esta área, a adoção do eSocial não terá grandes impactos
na geração ou extinção de postos de trabalho”, assinala.
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O QUE MUDOU
A implantação do eSocial é vista com uma das alterações
mais relevantes já realizadas na forma de relacionamento
da iniciativa privada, órgãos públicos e instituições de
modelo misto com o Governo Federal. É considerado
um divisor de águas, dada a amplitude do seu alcance.
Nesse novo modelo de sistematização, os empregadores
devem, de forma unificada e padronizada, comunicar ao
Governo informações relativas aos seus colaboradores,
como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de
pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso
prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS,
entre outras.
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Uma das principais modificações que vão impactar


diretamente a rotina das empresas, é o fato de que
uma parte das informações antes enviadas mensal
ou anualmente para o sistema da administração
pública passam a ser transmitidas na medida em
que as mudanças ocorrem, sem períodos fixos
predeterminados - apesar de terem data limite
para serem comunicadas. Por isso, a adaptação ter mais dificuldades que outros. E essa dificuldade
da empresa a esse processo exige planejamento, pode não estar atrelada necessariamente ao nível de
organização e uma execução atenta às digitalização dos processos operacionais, mas sim ao
especificidades de cada operação. volume e à intensidade com os quais as informações
circulam na empresa e como essa dinâmica será
Para Andreia Adami, analista de negócios da relacionada à rotina do eSocial. “Uma empresa que
Senior, empresa de soluções de tecnologia para possua um grau de risco alto e/ou uma rotatividade
gestão de pessoas, alguns empregadores podem expressiva de colaboradores, caso não tenha a parte
de SESMT (saúde, segurança e trabalho) eficaz, poderá
ter problemas com o cumprimento das informações.
Mas essa dinâmica dependerá da gestão praticada
naquela rotina”, pondera.
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O eSocial cria ainda um caminho único de envio de informações, que


passam a ser agrupadas em um banco de dados igualmente único,
formado a partir de informações coletadas de mais de 40 milhões de
trabalhadores. A administração, controle e fiscalização desse sistema
é de responsabilidade do Governo Federal, que contará ainda com
a participação 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de
contabilidade. Segundo Andreia, a convergência das informações em
um ambiente único compartilhado por todos os órgãos envolvidos no
projeto (Previdência social, Ministério do trabalho, Receita Federal e
Caixa Econômica) é um dos mais importantes benefícios estratégicos do
eSocial. “Essa centralização facilita o acesso aos dados e a fiscalização das
obrigações trabalhistas feita pelo cruzamento das informações enviadas”,
explica a analista, que complementa. “Podemos dizer que isso significa
um grande avanço ao processo existente atualmente.”
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Toda a transmissão dos dados será executada de forma eletrônica e substituirá o preenchimento
e a entrega de formulários e declarações anteriormente realizados em papel e em outras
plataformas digitais. A digitalização desses processos permitirá que informações, que precisam
permanecer arquivadas por longos períodos e que ainda estavam sendo guardadas em meios mais
propensos a extravios, sejam armazenadas em um ambiente público, supostamente mais seguro
e sem custos para as empresas.
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Esse novo sistema de registro vai reunir em uma única comunicação o que antes era feito
em 15 obrigações diferentes entre empresas e Governo. “Acredito que a diminuição do envio
das declarações seja um ganho excepcional em produtividade. Para as micro e pequenas
empresas, o eSocial estará inserido no Simples. Pelo Simples, o pequeno empresário já
recolhe oito obrigações numa só guia. A partir de junho de 2018, vai cumprir dez obrigações
em um único recolhimento. Isso resulta em menos custos operacionais e maior agilidade no
envio das informações”, esclarece Sales, da FIA.

Confira as guias de recolhimento que passarão a fazer parte do eSocial.


OBRIGAÇÕES
QUE SERÃO
UNIFICADAS
NO ESOCIAL
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GFIP Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social


Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as
CAGED admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
RAIS RAIS - Relação Anual de Informações Sociais.
LRE Livro de Registro de Empregados
CAT Comunicação de Acidente de Trabalho
CD Comunicação de Dispensa
CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social
PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário
DIRF Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
DCTF Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
QHT Quadro de Horário de Trabalho
MANAD Manual Normativo de Arquivos Digitais
FP Folha de pagamento
GRF GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
GPS GPS – Guia da Previdência Social
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VANTAGENS
Melhoria no cumprimento da legislação, maior eficiência nos
processos, mais salvaguardas em relação à garantia dos direitos dos
colaboradores, eliminação de redundâncias nas informações. Essas
são algumas das principais vantagens operacionais promovidas
pelo eSocial nas empresas identificadas por Andreia. Além
dessas, a nova sistemática vai propiciar também redução de custo
e tempo da área de administração de pessoal, bem como maior
transparência na relação com o governo e com os funcionários. A
tendência, continua Andreia, é de que essas novidades impliquem
avanços na produtividade, rentabilidade e competitividade. Do lado
do trabalhador, o novo sistema aumenta as garantias em relação
à efetivação de seus direitos fiscais, trabalhistas e previdenciários.
Torna mais efetivo seu controle, cobrança e ajustes. Para o governo,
a adoção do eSocial também atribui mais efetividade, eficácia e
eficiência as suas obrigações. O pressuposto adotado pelo poder
governamental é de que o eSocial é uma política pública de
desburocratização de processos. E o objetivo, comenta Sales, é fazer
com essa reconfiguração processual resulte na redução dos índices
de sonegação.
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Outra expectativa é de que a economia do país seja afetada


positivamente e que boa parte da população seja beneficiada. Sales
acrescenta que até mesmo as políticas públicas para o setor poderão
ser aperfeiçoadas com a chegada do eSocial. “Os órgãos competentes
terão à sua disposição uma infinidade de informações sobre as empresas
e seus empregados. Terão uma visão mais realista do que acontece
atualmente nessas empresas e em tempo real”, avalia. Vale ressaltar
ainda que o sistema de registro do eSocial engloba não apenas os
trabalhadores formais e com carteira assinada. Inclui também diversos
tipos de relações trabalhistas como estatutários, autônomos, avulsos,
cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício. Do ponto de vista
macroeconômico, a perspectiva é de que, com o maior controle e
fiscalização, o eSocial contribua para a expansão da arrecadação e para
a redução da sonegação. “informação online facilita a fiscalização e a
aplicação de multas por eventuais erros cometidos na declaração o que,
em ambas as situações, representaria um aumento de arrecadação”,
aponta Sales.
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ADAPTAÇÃO PLANEJADA
Desde agosto deste ano, o governo disponibilizou um
sistema de testes para ajudar as empresas a migrarem para
o eSocial sem grandes sobressaltos administrativos e com
tempo para efetuar ajustes e apontar inconsistências. Essa
possibilidade pode ser experimentada mesmo após o início
da operacionalização em janeiro. A intenção do governo é
de que, nessa fase, as empresas tenham prazo hábil para
adequar seus processos e possam reportar aos gestores do
eSocial dificuldades, erros e inconformidades enfrentadas
na operacionalização do sistema. Esse feedback será usado
para ajustar o sistema à realidade concreta. De acordo com
recomendações dos administradores do eSocial, inicialmente
a adequação exige qualificação cadastral, revisão de processos
administrativos, bem como a criação de um grupo responsável
para a implantação do modelo.
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A constatação do governo é de que a transformação na cultura corporativa


tem ocorrido antes mesmo da implantação do eSocial. Já na fase de testes,
os gestores públicos perceberam melhorias consistentes na qualidade das
informações administrativas e contábeis das empresas em razão da revisão
dos processos e do desenvolvimento de soluções próprias. A tendência
é de que os benefícios fiquem mais visíveis a partir de janeiro, quando
inicia a operacionalização do eSocial. Para Andreia Adami, o departamento
pessoal será o mais demandado. Isso porque, explica a analista, grande
parte das informações estão centralizadas nesse setor. De qualquer forma.
A analista assinala que a empresa poderá ser afetada como um todo,
envolvendo áreas como RH, SESMT (Saúde e Segurança do Trabalho),
Fiscal, Contábil, Jurídico, TI, entre outras. Andreia frisa ainda que esse
impacto pode ser amenizado com planejamento estratégico, organização
e controle. Recomenda que sejam desenhadas lógicas processuais que
sejam eficientes e façam sentido para a toda a estrutura administrativa
envolvida. Nesse passo a passo, ela sugere a seguintes etapas:
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ETAPAS DE
PREPARAÇÃO
- Divulgação do projeto eSocial entre colaboradores e gestores

- Avaliar a aquisição de novas ferramentas de trabalho, atualizar as


aplicações ou adquirir novos módulos

- Criação de comitê multidisciplinar

- Desenvolvimento de uma boa comunicação corporativa

- Sensibilização da alta gestão

- Engajamento das pessoas envolvidas

- Consolidação da importância do projeto entre os colaboradores


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Além dessas etapas, Andreia considera


relevante criar rotinas administrativas que
sejam capazes de respeitar prazos e também
sejam claras na identificação do tipo de
informação a ser transmitida. Para isso, ressalta
que pode ser necessário mudar aspectos
fundamentais da cultura corporativa existente
na empresa, investir mais em qualificação
de mão de obra e na integração entre os
vários sistemas que geram informações, bem
como rever processos internos e livrar-se dos
controles manuais.
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Outro aspecto importante é que o eSocial não modificou a legislação


atual, apenas modernizou o sistema de organização, transmissão,
recebimento e arquivamento dos dados. Dessa forma, ressalta que essa
adaptação, para ser bem executada, exige conhecimento amplo das novas
regras. “Vale destacar que isso é um aprendizado contínuo e não apenas
um treinamento pontual. Mesmo com a entrada do eSocial, não tem como
parar no tempo”, avisa a analista, que reforça. “Não se trata de novidades
e sim de maior rigor no cumprimento das obrigações. Tudo está sendo
feito de acordo com a legislação já existente. O novo modelo equaliza
as empresas, evitando privilégios”, enfatiza Andreia, acrescentando que
para quem segue corretamente a legislação não haverá impactos negativos
expressivos, como a eliminação de postos de trabalho, visto que não
surgiram novos tributos. Na sua avaliação, quando o eSocial de fato estiver
rodando, a tendência é de aumento da produtividade.
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Expert no assunto
A analista da Senior Sistemas afirma que a empresa de soluções em
gestão de pessoas tem se debruçado para esmiuçar o eSocial desde
2012 e, nesse período, acumulou mais de 80.000 horas dedicadas
ao estudo do novo sistema proposto pelo Governo Federal. A partir
desse esforço, conta que a Senior Sistemas desenvolveu várias
habilidades que resultaram na formatação de soluções e consultorias
pensadas para atender às demandas de empresas de diferentes
setores, tamanhos e perfil operacional.
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Andreia assegura que a Senior consegue tanto responder com clareza e


prontidão às principais dúvidas de seus clientes como também antecipar
a resolução de boa parte delas, evitando assim prejuízos futuros. Entre
as especialidades desenvolvidas pela empresa está o mapeamento e a
identificação de rupturas existentes no fluxo de informações da empresa,
o desenvolvimento de adequações necessárias para o atendimento ao
eSocial, a formatação de compliance alinhada aos prazos do governo,
a mitigação de riscos de multa, a criação prévia de plano de ação para
solução dos gaps no sistema, além da construção de análises sob medida
do manual do eSocial, entrega de diagramas e de cronogramas das etapas
de adaptação e qualificação dos impactos nos stakeholders, entre outras
soluções.
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Diante desse universo de novas demandas e do expertise acumulado


pela Senior, Andreia destaca as principais hesitações apresentados
pelos gestores durante o processo de migração. Entre elas está a
dificuldade de apresentar diagnósticos atualizados da empresa, de
estruturar análises confiáveis sobre impactos específicos e seus riscos na
operação, de integrar os sistemas, assim como a resistência de parte dos
profissionais em livrar-se de práticas ultrapassadas e mesmo informais,
além do desconhecimento das exigências formais de adequação e dos
procedimentos oficiais de correção de eventos. “Cada dúvida, geral ou
específica, derivam inúmeras outras que surgem antes, durante e mesmo
depois do processo de adaptação para o eSocial. Até que essa dinâmica
seja incorporada às rotinas administrativas, existe a necessidade de
contar com soluções e consultorias que auxiliem as empresas a fazerem
essa travessia sem turbulências e com aprendizados que possa melhorar
a gestão de pessoas”, finaliza.
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Saiba como se adequar ao eSocial com a Senior.

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