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Administración
Unidad II
Organizaciones estructuras
y personas
Contenido
Introducción 3
2.1 Conceptualización de organización 3
2.1.1 Organizaciones como sistemas sociales 5
2.1.2 Dimensiones de la organización 6
2.1.3 Relación entre estrategia y estructura organizacional 8
2.2 Las personas en las organizaciones 9
2.2.1 Variabilidad humana 9
2.2.2 Comportamiento, motivación y necesidades humanas 10
2.2.3 Integración entre individuos y organización 14
2.3 Organización administrativa 15
2.3.1 Organización formal e informal 15
2.3.2 Principios de la organización 16
2.4 Estructuras organizacionales 17
2.4.1 Clasificación de las estructuras organizacionales u organigramas 18
2.4.2 Líneas de conexión: relaciones entre unidades 22
2.5 Manuales administrativos 26
2.5.1 Clasificación básica 26
2.5.2 Manual de organización 29
Conclusiones 31
Referencias bibliográficas 32
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Introducción
Por otra parte, se establecen claramente los dos principales elementos que componen las
organizaciones: estructuras y personas. Se hace un análisis importante acerca de la
influencia humana en el desempeño de las organizaciones, así como, el impacto de las
organizaciones en la vida de los individuos que las forman.
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Se ha dicho que las “organizaciones son aquellas agrupaciones humanas que fueron
constituidas y dirigidas conscientemente para alcanzar determinados fines” (Eggers,
2012:10).
De acuerdo con Franklin Fincowsky (2014), desde el punto de vista literal, organización es
la acción o efecto de organizar u organizarse, esto es, disposición, arreglo, orden; como
parte del proceso administrativo es la etapa en la que se define la estructura
organizacional, la forma de delegar facultades, el enfoque para manejar los recursos
humanos, la cultura y el cambio organizacional; como unidad productiva, una organización
es una entidad social orientada hacia la consecución de metas con base en un sistema
coordinado y estructurado, vinculado con el entorno.
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Por su parte, Rodríguez Valencia (2002), indica que todo organismo social para que pueda
subsistir, requiere de ciertos elementos.
ELEMENTOS DESCRIPCIÓN
Al respecto, Hernández y Palafox (2012) señalan que las organizaciones sociales son
constituidas formal y deliberadamente para darles vida y personalidad jurídica a las
mismas; tal es el caso de las empresas, los Estados, las universidades, las escuelas,
etcétera. Su existencia y su administración son fundamentales para el desarrollo de la
comunidad humana y la economía de las naciones. Definen sus objetivos y sus propósitos
de actuación de acuerdo con el entorno en donde operan; asimismo, sus recursos
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Desde un punto de vista más amplio, las organizaciones son unidades sociales (o
agrupaciones humanas) intencionalmente construidas y reconstruidas para el logro de
objetivos específicos. A medida que logran sus objetivos y que se descubren medios para
obtenerlos con menor costo y esfuerzo, las organizaciones se reconstruyen, es decir, se
reestructuran y se redefinen. Una organización no es nunca una unidad completa y
terminada, sino un organismo social vivo y sujeto a cambios constantes.
Dimensiones estructurales
Especialización. Forma y grado en que se subdivide el trabajo. En la medida que sea alta, el
personal se concentrará en tareas específicas; cuando es baja, los integrantes de la
organización desempeñarán más actividades.
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Dimensiones contextuales
Entorno. Elementos que están fuera de las fronteras de la organización. Los más
representativos son el gobierno, la industria, los bancos, las empresas competidoras e
incluso aquellas con las que no compite, proveedores, clientes y comunidad en general.
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Estrategia. Ruta para manejar los recursos y las acciones necesarias para hacer frente al
entorno y mantener una posición competitiva sostenible. La estrategia también sirve para
definir la forma y ámbito de operación.
El peso de la relación recíproca entre la estrategia y la estructura debe garantizar que cada
estrategia coincida con una estructura que proporcione la estabilidad necesaria a la
organización para mantener su posición competitiva actual, así como la flexibilidad para
fortalecerla en el futuro. Es un hecho que la estrategia tiene mucha más influencia en la
estructura que la estructura en la estrategia.
Esta relación implica que cuando la organización tome la decisión de hacer un cambio en
sus estrategias, simultáneamente debe considerar cuál estructura necesitará para apoyar
su implementación. Alinear las estrategias con la estructura es una ventaja competitiva
que se traduce en rendimientos superiores al promedio.
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Maximilano Eggers (2012) se refiere a los recursos humanos como las personas con que
cuenta la organización para lograr sus objetivos, es decir, las que trabajan en ella. La
importancia que se le dió a este recurso a través de la historia fue diferente. En la
actualidad, se considera que es uno de los recursos más importantes (si no el más
importante) que posee una organización.
Resulta indispensable resaltar que toda organización está compuesta por ellas, en quienes
basa su éxito y continuidad; por ello, estudiarlas es un aspecto básico de la
administración, específicamente en el área de capital humano.
La ciencia administrativa ha comprendido que debe valorar a las personas como tales y no
sólo como recursos organizacionales importantes y romper así con la tradición de tratarlas
como simples medios de producción (recursos humanos).
La tendencia actual es que todas las personas en todos los niveles sean administradores,
no solo realizadores de tareas, sino que deben buscar ser un elemento de diagnóstico y de
solución de problemas, para que su trabajo en la organización mejore de manera continua
(talento o capital humano).
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Por otra parte, la variabilidad humana es muy grande: cada persona es un fenómeno
multidimensional sujeto a las influencias de una enorme cantidad de variables. Las
diferencias en aptitudes y los patrones de conducta aprendidos son diversos. De tal
manera que las organizaciones no disponen de datos o medios para comprender a sus
miembros en toda su complejidad.
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implícito, denominado contrato psicológico, el cual tiene íntima relación con la motivación
y los incentivos utilizados por la organización para estimular a los empleados (por
ejemplo, premios económicos, viajes, etc.), y también con los factores que puede
desmotivarlos (desempeñar un trabajo sin relación alguna con lo que el individuo estudió,
tener malas relaciones con los compañeros de trabajo o con el jefe, entre otros).
Respecto a los factores que influyen en la conducta humana, es posible que la motivación
sea uno de los más importantes, por su estrecha relación con las fases de organización y
dirección del proceso administrativo.
Por lo tanto, es difícil comprender el comportamiento de las personas sin tener un mínimo
conocimiento de lo que lo motiva. No es fácil definir exactamente el concepto de
motivación pues se utiliza en sentidos diversos.
De manera amplia, “el término motivo se refiere a aquello que impulsa a una persona a
actuar de determinada manera, o que origina una propensión hacia un comportamiento
específico” (Franklin y Krieger, 2012:100).
Este impulso a actuar puede ser provocado por un estímulo externo (proveniente del
entorno) o ser generado internamente, a partir de los procesos mentales del individuo.
Desde esta última perspectiva, el concepto de motivación se asocia con los sistemas de
cognición de las personas, en el cual está involucrada la representación de lo que éstas
saben de sí mismas y del ambiente que las rodea.
En ese orden de ideas, la conducta humana se puede explicar desde tres premisas:
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Por otra parte, las teorías más conocidas sobre motivación se relacionan con las
necesidades humanas. Es el caso de la teoría de Abraham Maslow (citado por Hernández y
Palafox, 2012), sobre la jerarquía de las necesidades humanas.
Un postulado básico de su teoría es que las necesidades primarias rigen a las secundarias,
y en la medida que se cumple una necesidad surge un nuevo deseo o impulso para
satisfacer la siguiente.
1. Necesidades fisiológicas. El primer motivo por el que un hombre actúa son las
exigencias fisiológicas que responden a lo que Maslow llamó necesidades básicas, es decir,
todo aquello relacionado con la conservación de la vida, como comer, dormir, sexo,
descanso, etcétera. Muchos problemas de los trabajadores se generan por su mala
alimentación, o bien por fatigas y excesos en el comer y el beber.
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Éstas corresponden también al nivel básico, ya que los problemas de seguridad están
relacionados con comportamientos psicosomáticos. Un ejemplo claro se da cuando un
trabajador presenta problemas corporales por inseguridad en el empleo.
4. Autoestima. También el ser humano requiere de amor propio (aceptarse), tener una
buena imagen de sí mismo para proyectarse. Por desgracia, muchos trabajadores tienen
una baja apreciación de sí mismos y confían poco en ellos mismos. En este nivel,
5. Autorrealización. Esta necesidad o estado óptimo del ser se da cuando se han cubierto
satisfactoriamente todas las necesidades anteriores; las personas tienen más necesidad
de ser que de tener y esto se da cuando hay un gozo al producir y servir. La misión, los
valores, la congruencia, el logro de los objetivos y la amplitud de las competencias o
habilidades del ser de la organización favorecen la autorrealización. El hombre requiere
trascender en su vida, es decir, tiene necesidad de autorrealizarse.
Figura 2. Pirámide de
Maslow.(Fuente: Hernández y Palafox
de Anda, 2012:117).
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Eso hace que los objetivos organizacionales se alejen paulatinamente de los objetivos
individuales de los nuevos integrantes.
De esta manera, tanto los individuos como las organizaciones tienen objetivos por
alcanzar. Las organizaciones reclutan y seleccionan sus recursos humanos para, con ellos y
mediante ellos, lograr objetivos organizacionales (producción, rentabilidad, reducción de
costos, ampliación de mercado, satisfacción de clientes, etcétera). No obstante, los
individuos, una vez reclutados y seleccionados, tienen objetivos personales por cuya
consecución luchan y muchas veces se sirven de la organización para conseguirlos.
Por lo tanto, “siempre existe una relación de intercambio entre los individuos y la
organización; el medio por el cual se satisfacen los objetivos individuales determina su
percepción acerca de la relación, que podrá observarse como satisfactoria por las
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personas que perciben que sus recompensas sobrepasarán las demandas hechas sobre
ellas” (Portillo, 2009:13).
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“La organización trae como resultado una estructura formal que debe considerarse como
marco que integra todas las funciones de acuerdo con el modelo elegido por los
dirigentes, el cual sugiere orden, arreglo lógico y relación armónica (Luna, 2014:74).
“La organización informal, cuando se integra con fines positivos, viene a favorecer
enormemente al buen desarrollo de la organización formal, en caso contrario, perjudica a
la misma” (Luna, 2014:76).
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Unidad de mando. Para cada función o trabajo habrá un solo jefe a quien se
deberán reportar los resultados.
Difusión. Este principio nos dice que se deben aplicar en forma escrita las
obligaciones de cada puesto para que se cumpla la responsabilidad y autoridad.
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El autor Franklin Fincowsky (2014) indica que los organigramas pueden clasificarse según
cuatro criterios:
1. Por su naturaleza.
2. Por su ámbito.
3. Por su contenido.
4. Por su presentación.
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“Se emplean líneas para mostrar los diferentes tipos de relaciones que existen entre las
unidades que integran la estructura organizacional” (Franklin, 2014:110). A continuación,
se brindan criterios específicos para uniformar su presentación.
Relación lineal
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Es común representar este tipo de nexo por medio de líneas cortas de trazo discontinuo
que salen de la parte inferior del rectángulo de la unidad de mando y se conectan a la
parte superior del rectángulo de una unidad del siguiente nivel o con la línea de autoridad
en ese nivel cuando el mando especializado involucra a más de una unidad.
Relación de coordinación
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Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de la
organización. Se representa por medio de líneas largas de trazo discontinuo que salen de
la parte inferior del rectángulo de una unidad y se conectan con otra unidad o con un
órgano desconcentrado (Franklin, 2014).
Relación de asesoría
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Interna. Es la que proporcionan a los órganos de línea las unidades asesoras que forman
parte de la estructura organizacional. En el organigrama suelen representarse por medio
de líneas continuas de trazo fijo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la
unidad a la cual se adscriben.
Externa. Es la que brindan a los órganos de línea las unidades asesoras que, aunque
forman parte del gráfico de la organización, desempeñan sus funciones de modo
independiente. En el organigrama se representan por medio de líneas de trazo
discontinuo colocadas de manera perpendicular a la línea de mando de la unidad de la
cual dependen jerárquicamente.
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“Un manual es un instrumento de control sobre la actuación del personal, pero también
es algo más, ya que ofrece la posibilidad de dar una forma más definida a la estructura
organizacional de la empresa, que de esta manera pierde su carácter nebuloso y
abstracto, para convertirse en una serie de normas definidas” (Rodriguez, 2002:55).
Así, los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etcétera),
como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
Por su contenido
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Manual de compras: Su objetivo es definir las actividades que se relacionan con las
compras, de modo que este manual representa una útil fuente de referencia para los
compradores, especialmente cuando se presentan problemas fuera de lo común.
Manual de ventas: Su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo de ventas
(políticas de ventas, procedimientos, controles, etcétera), con el fin de darle al personal
de ésta área un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
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Manual técnico. Contiene los principios y técnicas de una función operativa determinada.
Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de
la actividad y como información general para el personal relacionado con esa función.
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Como se puede observar, existe una multiplicidad de manuales, que varían por sus
alcances, esto dependerá en gran medida de las actividades y tamaño de la organización
que se aborde.
En concordancia, Franklin Fincowsky (2014), determina que los apartados que deberá
contener un manual de organización para unificar su presentación son los siguientes:
Identificación. Este manual debe incuir, en primer término, los siguientes datos: logotipo
de la organización, nombre de la organización, denominación y extención del manual
(general o específico), lugar y fecha de elaboración, número de páginas, así como,
sustitución de páginas (actualización de información).
Índice o contenido. Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del
documento.
Prólogo, introducción o ambos. Por lo general, el prólogo es la presentación que hace del
manual alguna autoridad de la organización. Por su parte, la introducción es una breve
explicación del contenido del documento, como su estructura, propósitos, ámbito de
aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.
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Legislación o base legal. Contiene una lista de los principales ordenamientos jurídicos que
norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o
facultades.
Descripción de puestos. Es la reseña del contenido básico de los puestos que componen
cada unidad administrativa.
Directorio. Documento donde constan los nombres, puestos, números telefónicos y correo
electrónico de las personas comprendidas en el manual.
Por necesidades del servicio pueden incluirse los horarios de atención y la dirección de las
instalaciones, en especial cuando la organización cuenta con varias oficinas o
representaciones.
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Cabe destacar que el referido manual puede ser de gran utilidad para que los
colaboradores asimilen y se adapten a un nuevo sistema de organización de manera
oportuna y con facilidad, así como, servir de fuente de consulta inmediata para aclarar
dudas de los usuarios.
Además de alcanzar los objetivos organizacionales, el manual debe ayudar también a las
respectivas áreas o departamentos. Pues si se cuenta con un manual de organización se
dispone de una herramienta apropiada para la planeación institucional.
Conclusiones
La información propuesta en este instrumento de estudio nos ha permitido descubrir las
características principales de la teoría y técnica organizacionales, proveyéndonos de una
serie de conocimientos que permitan identificar en primer lugar la dinámica de las
organizaciones como sistemas sociales, así como, herramientas que facilitarán el
desarrollo de estructuras organizacionales eficientes y efectivas.
Por otra parte, fue posible identificar, de manera general, la importancia e influencia de
las personas en la construcción y desempeño de las organizaciones, con base en sus
necesidades, sentimientos y comportamiento.
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Referencias bibliográficas
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