Gestión de los Recursos

José Manuel González Varona

Josemanuel.gonzalez.varona@uva.es

03/12/2018
Introducción
 Completamos el plan de proyecto:

Plan de gestión del alcance

Planes
Plan de gestión del cronograma principales
Plan de gestión del coste
Plan de gestión de la calidad
Plan de Plan de gestión de los recursos
Proyecto
Plan de gestión de las comunicaciones
Planes de
Plan de gestión de los riesgos soporte
Plan de gestión de las adquisiciones
Plan de gestión de los interesados
Introducción
 El factor humano en la dirección de
proyectos:
 Las personas son el recurso más importante
(definen objetivos, hacen planes, organizan el
trabajo, producen resultados… utilizando para
ello sus habilidades sociales y técnicas)

 Son los más difíciles de gestionar (habilidades

directivas, liderazgo, motivación, incentivos,
etc.)
Introducción
 Complejidad de las relaciones
humanas:
 Diferentes intereses
 Diferentes personalidades
 Diferentes habilidades y cualidades
 Diferentes culturas
 Necesidades de reconocimiento y estima
 Por todo ello se dice que:
La gestión del factor humano
es una combinación de arte y técnica
Introducción
 ¿Cuál es el objetivo de la gestión de
los recursos del proyecto?
◦ Identificar, adquirir y gestionar los
recursos necesarios para la ejecución del
proyecto
 Área de conocimiento “Gestión de los
Recursos”
(Capítulo 9, pág. 307 PMBOK 6ª ed.)

 Competencia de práctica nº8: “Recursos”

 Competencias de personas
Introducción
 ¿Qué propone el modelo de
IPMA?
 Introducción
 ¿De qué procesos se compone?
 1. Planificar la gestión de recursos
 Cómo estimar, adquirir y gestionar los recursos físicos y
humanos del proyecto

 2. Estimar los recursos de las actividades

 Tipos y cantidades, para ejecutar el trabajo del proyecto

 3. Adquirir recursos PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

habilidades directivas

 Obtener miembros del equipo, equipamiento, materiales, etc.

 4. Desarrollar el equipo
Ámbito de las

 Mejorar las competencias y el ambiente general del equipo.

 5. Dirigir al equipo
 Proporcionar retroalimentación, resolver problemas…
 6. Controlar los recursos
 Asegurar que los recursos asignados estén disponibles
 Primer proceso del área de conocimiento “Gestión
de los Recursos”
(Capítulo 9, pág. 312 PMBOK 6ª ed.)

 Competencia de práctica nº8: “Recursos”

1. Planificar la Gestión de
Recursos
 Definir cómo estimar, adquirir, gestionar y
utilizar los recursos físicos y del equipo
 Miembros del equipo, suministros, materiales,
equipos, servicios, instalaciones.

 El resultado de la ejecución de este proceso

es el componente del plan de proyecto “Plan
de gestión de los recursos” que se puede
subdividir en:
 Plan para la dirección del equipo
 Plan de gestión de los recursos físicos
1. Planificar la Gestión de
Recursos
 Pasos a seguir:
◦ Determinar recursos necesarios
 Nos basaremos en el listado de actividades

¿Habilidades? ¿Rol?
¿Responsabilidades?
PLAN PARA LA
DIRECCIÓN DEL
EQUIPO

Paquete de
Actividad Recursos
trabajo
30.20.1 - Comprar ingredientes Persona 1
30.20.2 - Batir huevos Huevos, cuenco, persona 2
30.20.3 - Cortar cebolla Cebollas, persona 2
30.20 30.20.4 - Cortar patatas Patatas, persona 2
30.20.5 - Freír patatas y cebolla Sartén, persona 2
30.20.6 - Mezclar ingredientes Cuenco, persona 2
30.20.7 - Freír conjunto Sartén, persona 2
1. Planificar la Gestión de
Recursos
 ¿En qué consiste?
◦ Se trata de identificar y documentar:
 Responsabilidad
 trabajo que se espera que realice un miembro del equipo de
proyecto a fin de completar las actividades del mismo.
 Rol
 tipo de participación de una persona en una parte del proyecto
(responsable, ejecutor, persona informada, consultada…).
 Competencia
 habilidades y capacidades para completar las actividades del
proyecto.
 Autoridad
 derecho a aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones y
firmar aprobaciones.
1. Planificar la Gestión de
Recursos
 Pasos a seguir:
◦ Determinar roles del equipo de proyecto:
 Matriz de asignación de responsabilidades
(RAM)
 Ilustra las relaciones entre las actividades (o los paquetes de
trabajo) y los miembros del equipo de proyecto.
 La matriz muestra todas las actividades asociadas con una
persona y todas las personas asociadas con una actividad.
 Un ejemplo de RAM es la matriz RACI:
1. Planificar la Gestión de
Recursos
 Pasos a seguir:
◦ Determinar nivel de autoridad
 Organigrama jerárquico:

 Representan cargos y relaciones en modo descendiente

 Estructurado según departamentos, equipos existentes
dentro de una organización, etc.
 Importante: un proyecto es una organización única y
temporal y debemos tener en cuenta la estructura
organizativa de la empresa (organización permanente)
1. Planificar la Gestión de
Recursos
 Pasos a seguir:
◦ El plan de gestión de los Recursos también
puede incluir:
 Cronograma para la adquisición y liberación del
personal:

 Identificación de las necesidades de capacitación

 Estrategias para fomentar el espíritu de equipo
 Planes de reconocimiento y recompensa
 1. Planificar la Gestión de
Recursos
 Pasos a seguir: ¿Y después?
◦ Selección del personal: PROCESOS DE EJECUCIÓN

 Es preferible que el Director del Proyecto participe en la

selección de los miembros del equipo de proyecto:
 Designar a las personas que van a formar parte del
Adquirir proyecto, verificar su competencia, comprobar su
Recursos (3) disponibilidad…

 … pero, a menudo, el director no participa en esta

selección, por lo que deberá desarrollar un equipo de
Desarrollar el
Equipo (4)
miembros sin experiencia que pueden tener personalidades
conflictivas …

 … por lo que, durante la ejecución del proyecto, el desempeño de

los miembros del equipo debe ser monitorizado (proporcionar
retroalimentación, resolver problemas, etc.) para optimizar el
Dirigir al
Equipo (5) desempeño del proyecto
 Segundo proceso del área de conocimiento
“Gestión de los Recursos”
(Capítulo 9, pág. 312 PMBOK 6ª ed.)

 Competencia de práctica nº8: “Recursos”

2. Estimar los recursos de las actividades
 Recursos:
◦ Personas, máquinas, instalaciones…
necesarias para la realización de las
actividades
◦ Cuatro etapas para gestionar
eficientemente los recursos:
1. Definir los recursos
2. Asignar recursos
3. Agregar recursos
4. Nivelar recursos
2. Estimar los recursos de las actividades
1. Definir los recursos
◦ ¿De qué recursos dispongo?

◦ Los recursos pueden ser clasificados

como:
 Recursos materiales (consumibles)
 Pueden ser utilizados una sola vez
 Ejemplo: materiales
 Recursos de trabajo (no consumibles)
 Pueden ser utilizados una y otra vez
 Ejemplo: herramientas y personas.
2. Estimar los recursos de las actividades
2. Asignar recursos
◦ Asignar uno o varios recursos a las
actividades
◦ Factores a tener en cuenta:
 No asumir que la cantidad de recursos y la
duración de la tarea es una relación inversa
 Comprender la naturaleza del trabajo y el
tamaño del equipo necesario para hacer el
trabajo
 Pensar cuántas unidades de cada recurso están
disponibles para su uso en el proyecto en un
momento dado
2. Estimar los recursos de las actividades
3. Agregar recursos
◦ Suma, periodo a periodo, de los recursos
necesarios para completar todas las
actividades del proyecto
Actividad 1 Trabajador 1
Actividad 2 Trabajador 2

Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5

1 2 3 4 5 6
tiempo (días)
Nº trabajadores
3
2

1
tiempo (días)
2. Estimar los recursos de las actividades
4. Nivelar recursos
◦ Se comparan las necesidades de recursos con la
disponibilidad de los recursos y se nivelan
 Cambiando la fecha de inicio, aumentando la duración…

Actividad 1
Trab. 1 Actividad 2
Trab. 2
Actividad 3
Actividad 4 Actividad 4
Actividad 5 Actividad 5

1 2 3 4 5 6 7 8

Nº trabajadores tiempo (días)

3
2

1
2. Estimar los recursos de las actividades
 Ejemplo: Proceso “estimar los
recursos de las actividades” en el
subpaquete de trabajo 30.20 del
proyecto “Fiesta de Cumpleaños”

¡Revisar el
cronograma!

Recordatorio: ¿habilidades? ¿rol? ¿responsabilidades?

 Plan para la dirección del equipo (primer proceso)
 Tercer proceso del área de conocimiento “Gestión
de los Recursos”
(Capítulo 9, pág. 328 PMBOK 6ª ed.)

 Competencia de práctica nº8: “Recursos”

3. Adquirir recursos
 ¿En qué consiste?
◦ Obtener los miembros del equipo,
instalaciones, equipamiento, materiales,
suministros… para completar el trabajo
del proyecto.
 Resultados de este proceso:
◦ Asignación de recursos físicos
◦ Asignación del personal al proyecto
◦ Disponibilidad de los recursos
 Periodos de tiempo en los que cada recurso puede
completar el trabajo asignado en el proyecto (a tener
en cuenta: vacaciones, compromisos con otros
proyectos…).
 Cuarto proceso del área de conocimiento “Gestión
de los Recursos”
(Capítulo 9, pág. 336 PMBOK 6ª ed.)

 Competencia de práctica nº8: “Recursos”

 Competencias de personas
4. Desarrollar el equipo
 ¿En qué consiste?
◦ Mejorar las competencias, la interacción
de los miembros del equipo y el ambiente
general del equipo para lograr un mejor
desempeño del proyecto
 Resultados de este proceso:
◦ Mejorar conocimiento y habilidades de los
miembros del equipo de proyecto
◦ Mejorar sentimientos de confianza y
cohesión entre los miembros del equipo
◦ Crear cultura de equipo
 Quinto proceso del área de conocimiento “Gestión
de los Recursos”
(Capítulo 9, pág. 345 PMBOK 6ª ed.)

 Competencia de práctica nº8: “Recursos”

 Competencias de personas
5. Dirigir al equipo
 ¿En qué consiste?
◦ Monitorizar el desempeño de los miembros
del equipo, proporcionar retroalimentación,
resolver problemas y gestionar cambios a
fin de optimizar el desempeño del proyecto
 Resultados de este proceso:
◦ Cambios de personal
◦ Acciones correctivas y preventivas
◦ Lecciones aprendidas
 Organigramas, técnicas de gestión de conflictos,
polémicas y soluciones documentadas, etc.
 Sexto proceso del área de conocimiento “Gestión
de los Recursos”
(Capítulo 9, pág. 352 PMBOK 6ª ed.)

 Competencia de práctica nº8: “Recursos”

 Competencias de personas
6. Controlar los recursos
 ¿En qué consiste?
◦ Asegurar que los recursos físicos
asignados y adjudicados estén
disponibles tal como se planificó, así
como monitorizar la utilización de
recursos planificada frente a la real y
tomar acciones correctivas según sea
necesario.
7. Interacciones entre procesos
del PMBOK
 ¿A qué grupo de procesos se
corresponde cada uno de los procesos
del área de conocimiento gestión de los
recursos?
 7. Interacciones entre procesos
del PMBOK
7.1. Planificar la gestión de recursos
ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Acta de constitución del

proyecto
Juicio de Plan de gestión de los
Plan para la dirección expertos recursos
del proyecto
Documentos del Representación Acta de constitución
proyecto de datos del equipo
Factores ambientales
de la empresa Teoría Actualizaciones a los
Activos de los organizacional documentos del
procesos de la proyecto
organización Reuniones
 7. Interacciones entre procesos
del PMBOK
7.2. Estimar los recursos de las
actividades
ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Juicio de expertos
Plan para la Requisitos de recursos
dirección Estimaciones ascendentes
del proyecto
Estimación análoga Base de las estimaciones
Documentos del
proyecto Estimación paramétrica
Estructura de desglose
Factores Análisis de datos
de recursos
Ambientales
Sistemas de información
de la Empresa
para la dirección de Actualizaciones a los
proyectos
Activos de los documentos del proyecto
procesos de la Reuniones
organización
7. Interacciones entre procesos
del PMBOK
7.3. Adquirir recursos
ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS
Asignaciones de
recursos físicos
Toma de Asignaciones del
Plan de gestión de los decisiones equipo de proyecto
recursos humanos Calendarios de
Habilidades
recursos
Factores ambientales interpersonales y
Solicitudes de cambio
de la empresa de equipo
Actualizaciones a los
Asignación previa documentos del
Activos de los
proyecto / factores
procesos de la
ambientales de la
organización Equipos virtuales
empresa / activos de
los procesos de la
organización
 7. Interacciones entre procesos
del PMBOK
7.4. Desarrollar el equipo
ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Coubicación Evaluaciones del

desempeño del
Equipos virtuales
Plan para la dirección equipo
del proyecto Tecnología de la
comunicación Solicitudes de
cambio
Documentos del Habilidades
proyecto interpersonales y de Actualizaciones al
equipo plan para la
Factores ambientales dirección del
Reconocimiento y proyecto
de la empresa recompensas
Actualizaciones a los
Activos de los Capacitación factores ambientales
procesos de la de la empresa /
Evaluaciones
organización individuales y de equipo activos de los
procesos de la
Reuniones organización
 7. Interacciones entre procesos
del PMBOK
7.5. Dirigir al equipo
ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS
Plan para la dirección
Solicitudes de cambio
del proyecto
Documentos del Habilidades Actualizaciones al
proyecto interpersonales y plan para la dirección
de equipo del proyecto
Informes de
desempeño del trabajo
Actualizaciones a los
Evaluaciones de documentos del
Sistema de proyecto
desempeño del equipo
información para la
Factores ambientales de dirección de
proyectos Actualizaciones a los
la empresa
factores ambientales
Activos de los procesos de la empresa
de la organización
 7. Interacciones entre procesos
del PMBOK
7.6. Controlar los recursos
ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS
Plan para la dirección
del proyecto Análisis de datos Información de
Documentos del desempeño del
proyecto Resolución de trabajo
problemas
Informes de Solicitudes de cambio
desempeño del trabajo Habilidades
interpersonales y Actualizaciones al
Evaluaciones de de equipo
plan para la dirección
desempeño del equipo
del proyecto
Sistemas de
Factores ambientales de información para la
la empresa dirección de Actualizaciones a los
Activos de los procesos proyectos documentos del
de la organización proyecto