HERRAMIENTAS PARA OPTIMIZAR LA GESTIÓN LOGÍSTICA

CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN

II. FUNDAMENTOS TEÓRICOS

a) Decisión Gerencial: Crear Valor

 Ecuación de Valor
 Cadena de Valor – Porter
 Filosofía JIT (Just-in-Time)

b) Definición Moderna de Logística

 Supply Chain Management - SCM

c) Técnicas Gráficas

III. APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS GRÁFICAS

a) Radar de la Cadena de Abastecimiento - Gráfico Bell-Mason

 Administración del Cliente Interno
 Gestión de los Inventarios
 Proceso de Abastecimiento
 Gestión del Transporte
 Administración de Servicios al Cliente
 Gestión de la Información
 Organización & Personal

b) Análisis de Tendencia del Movimiento de Materiales - Gráfico de Líneas

 Nivel de Inventarios (Stoks)
 Nivel de Compras
 Nivel de Consumos

IV. CONCLUSIONES

V. BIBLIOGRAFÍA

Ing. Santos Ramón Toribio - UNMSM

 HERRAMIENTAS PARA OPTIMIZAR LA GESTIÓN
LOGÍSTICA

I. INTRODUCCIÓN

En forma permanente en toda la gestión de la cadena logística estamos tomando

decisiones, por ello que es muy necesario utilizar herramientas de aplicación ya
sean estas simples o complejas que nos ayuden a optimizar nuestra gestión, en
esta oportunidad vamos a presentar el Gráfico de Bell-Mason y el Gráfico de
Tendencias; sin embargo para una mejor interpretación de los gráficos tenemos
que considerar tres aspectos conceptuales muy importantes para el logístico
como son la Ecuación de Valor, la Cadena de Valor y la Filosofía JIT, con todo
ello recién tendremos una herramienta que agrega valor y nos permita tomar
decisiones oportunas y acertadas.

En tanto todo se pueda medir y por tanto todo se pueda controlar el éxito en
cualquier proceso u operación está garantizado. No debemos olvidar que lo que
no se mide, no se puede administrar, de ahí la necesidad de plantear la
aplicación del Gráfico Bell-Mason como Radar de la Cadena de Abastecimiento
y del Gráfico de Tendencia del Movimiento de Materiales.

No olvidemos que “el uso de las gráficas tiene sus bondades estratégicas, de
acuerdo con su finalidad.” (1), es decir la utilización y aplicación de gráficas
para la gestión logística es un aporte para la toma de decisiones.

Con la aplicación del Gráfico Bell-Mason tratamos de cubrir una necesidad que
se tiene en la identificación y medición de los principales procesos y cuellos de
botella que se presentan en la cadena logística con la finalidad de implementar
acciones y estrategias a través de un buen sistema de información que permita
medir las diferentes etapas del proceso logístico para la obtención de un
resultado óptimo en el mediano y largo plazo.

Con la aplicación del Gráfico de Tendencias queremos tener un mapa del

comportamiento en el tiempo de nuestro nivel de servicio, gestión de
abastecimiento y control de inventarios.

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(1) Alexander A., La mala calidad y su costo, Addison Wesley, Estados Unidos, 1994.

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II. FUNDAMENTOS TEÓRICOS

a) Decisión Gerencial: Crear Valor

La toma de decisión es la identificación y elección de un curso de acción para

tratar un problema concreto o aprovechar una oportunidad, relaciona
circunstancias presentes de la organización con acciones que la llevarán hacia el
futuro y para ello se basa de las experiencias del pasado. Ahora bien, cuatro son
las cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al tomador de
decisiones: experiencia, buen juicio, creatividad y habilidades cuantitativas.
Otras cualidades podrán ser relevantes, pero estas cuatro conforman los
requisitos fundamentales.

El objetivo general de desempeño de toda organización es el de crear valor

económico, y por tanto es el objetivo último global que debe lograr toda decisión
gerencial. Las malas decisiones destruyen valor y es mucho más notorio en
organizaciones pequeñas que cuentan con menos capacidades para soportar una
pérdida en el valor económico. Los buenos negocios que crean valor son el
resultado de buenas decisiones.

Ecuación de Valor

La Ecuación de Valor nos indica que cuanto más elevada sea la calidad y
servicio para un costo y tiempo de respuesta dados, obtendremos más valor para
nuestro cliente interno y externo, según sea el caso.

En lo que respecta a la calidad tenemos por ejemplo la eliminación de

desperdicios, mejoramiento continuo y la satisfacción del cliente. En el servicio
tenemos la personalización y el soporte entre otros. Por otro lado referente a los
que influencian el costo están el mantenimiento de inventarios, costos de
transporte, costos de adquisición de materiales e insumos, etc. También es muy
importante el tiempo que se toma en atender un pedido, cuanto menor sea esta
mayor valor tendrá la ecuación de valor.

Figura: Ecuación de Valor

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 Cadena de Valor - Porter

La cadena de valor desagrega una empresa en sus actividades estratégicamente

relevantes, para entender el comportamiento de los costos y de las fuentes
actuales y potenciales de diferenciación. El modelo de cadena de valor propuesto
por Porter presenta las actividades que han de realizarse en una empresa desde
una nueva perspectiva que supone importantes cambios respecto al enfoque
funcional empleado por las empresas que aplican el modelo tradicional.

Figura: Cadena de Valor (Porter, 1985)

Filosofía JIT (Just-in-Time)

Uno de los objetivos de la filosofía JIT es atacar los problemas fundamentales,

los japoneses utilizan la analogía del río de las existencias. El nivel del río
representa las existencias y las operaciones de la empresa se visualizan como un
barco que navega. Cuando una empresa intenta bajar el nivel del río (en otras
palabras, reducir el nivel de las existencias) descubre rocas, es decir, problemas.
Actualmente podemos encontrar empresas que cuando estos problemas surgen,
la respuesta que tienen es aumentar las existencias para tapar el problema. Un
ejemplo de este problema sería el de una planta que tuviera una máquina poco
fiable que suministrara piezas a otra, más fiable, y la respuesta típica sería
mantener un stock de seguridad grande entre las dos máquinas para asegurar que
a la segunda máquina no le faltara trabajo. En cambio, la filosofía del JIT indica
que cuando aparecen problemas debemos enfrentarnos a ellos y resolverlos (las
rocas deben eliminarse del lecho del río). El nivel de las existencias puede
reducirse entonces gradualmente hasta descubrir otro problema; este problema
también se resolvería, y así sucesivamente. En el caso de la máquina poco fiable,
la filosofía del JIT nos indicaría que habría que resolver el problema, ya fuera
con un programa de mantenimiento preventivo que mejorará la confiabilidad de
la máquina o, si éste fallara, comprando una máquina más fiable. El enfoque

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 Justo a Tiempo (JIT) no es un paquete de software ni una metodología, es una
filosofía con cuatro pilares principales:

 Atacar los problemas fundamentales

 Eliminar despilfarros
 Buscar soluciones simples
 Establecer sistemas para identificar problemas

Figura: Río de las Existencias (JIT)

b) Definición moderna de Logística

El concepto equivocado que se tenía de logística identificada inicialmente como

compras o un simple abastecimiento ha evolucionado en el tiempo y actualmente
incluye no sólo flujo de materiales sino también el flujo de información.

La Gerencia de Logística adopta decisiones relacionadas con los flujos de

bienes, servicios e información, que son necesarios para la producción. La
logística significa algo más que distribución física, pues incluye también el
movimiento de información no física. La meta de la gerencia de logística es
optimizar las elecciones comerciales entre el costo de inventario, los costos de
almacenamiento, los costos de transporte y el grado de servicio al cliente.

La definición moderna de la logística global de los negocios implica una

definición en la que “La logística es la parte del proceso de la cadena de
suministros que planea, lleva a cabo y controla el flujo y almacenamiento
eficientes y efectivos de bienes y servicios, así como de la información
relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el fin de
satisfacer los requerimientos de los clientes.”(2)

A esto debemos incluir que se deben satisfacer a los clientes con bienes,
servicios e información creando valor.
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(2) De las normas del Consejo de la Dirección Logística, a través de la página Web del CLM http://www.clm1.org.

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 c) Técnicas Gráficas

Las técnicas gráficas para la solución de problemas permiten ubicarnos, saber

dónde hay variaciones, conocer la importancia relativa de los problemas a ser
resueltos y si los cambios hechos han tenido el impacto deseado. Podemos
señalar entre ellas:

Diagrama de Flujo.- Representación gráfica que muestra todos los pasos de un

proceso. Muy útil cuando se necesita identificar la trayectoria actual e ideal que
sigue un producto o servicio con el fin de identificar desviaciones.

Gráfico de Pareto.- Es una forma especial del gráfico de barras verticales el cual
ayuda a determinar qué problemas resolver y en qué orden. Utilizarlo cuando se
necesite mostrar la importancia relativa de todos los problemas o condiciones en
estudio.

Diagrama de Causa y Efecto.- Fue desarrollado para representar la relación

entre algún efecto y todas las posibles causas que lo influyen.

Histograma.- Un histograma toma datos de mediciones, se utiliza cuando se

necesite descubrir y mostrar la distribución de datos graficando con barras el
número de unidades en cada categoría.

Diagrama de Dispersión.- Es usado para estudiar la posible relación entre dos

variables. Este tipo de Diagrama se usa para probar posibles relaciones entre
causa y efecto; no puede probar que una variable causa la otra, pero si aclara sí
existe alguna relación y la intensidad que pudiera tener la misma.

Gráfico de Control.- Es un gráfico con límites de control estadísticamente

determinados. Debe utilizarse cuando se necesite saber si la variabilidad de un
proceso es debida a causas aleatorias o si es debida a causas asignables a fin de
determinar si el proceso está bajo control (estadísticamente hablando).

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III. APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS GRÁFICAS

a) Radar de la Cadena de Abastecimiento - Gráfico Bell-Mason

En este caso estamos simulando la aplicación del Radar a una situación típica de
condiciones para una empresa del sector minero. Actualmente la logística debe
añadir valor a los productos y/o servicios esenciales para la satisfacción del
cliente (usuario); por ello toda organización debe definir, planear e implementar
las actividades de medición y monitoreo con la finalidad de:

1. Identificar y tomar acción de los aspectos débiles y/o problemas a

resolver.
2. Asegurar la conformidad y la satisfacción del cliente interno y externo,
por ejemplo mediante la reducción del tiempo de entrega.
3. Lograr la mejora esperada en todos los procesos que involucran a la
cadena de abastecimiento.
4. Mejorar el uso de los recursos.
5. Reducir los gastos y aumentar la eficiencia.
6. Compararse en el tiempo ya sea trimestral, semestral y/o anual para ver
la evolución de la Administración de la Cadena dentro de la organización
e incluso compararse con otras empresas del sector (Benchmarking).

Implementación del Radar de la Cadena de Abastecimiento.- Se deben incluir

todas las actividades y procesos relevantes que involucran a la Cadena de
Abastecimiento, para ello tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Identificar los procesos de toda la cadena de abastecimiento a medir.

2. Detallar las actividades que involucran a cada proceso.
3. Definir cada variable a medir y el objetivo meta.
4. Recolectar la información inherente al proceso.
5. Cuantificar y medir las variables.
6. Comparar con el indicador meta.
7. Graficar las mediciones efectuadas.
8. Retroalimentar las mediciones periódicamente.
9. Mejorar continuamente el indicador.

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 RADAR – GRÁFICO BELL-MASON

1. ADMINISTRACIÓN DEL CLIENTE INTERNO

(USUARIO)
100

80

7. ORGANIZACIÓN, PERSONAL 2. GESTIÓN DE LOS INVENTARIOS (ALMACENES)

60

40

20

6. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN 3. PROCESO DE ABASTECIMIENTO (COMPRAS)

5. ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS AL CLIENTE 4. GESTIÓN DEL TRANSPORTE

PROMEDIO META

b) Análisis de Tendencia del Movimiento de Materiales - Gráfico de Líneas

Gráfico que nos indica las relaciones en el tiempo de la Gestión de Compras, del
Control de Inventarios y del Servicio al Cliente Interno, y con ello poder
visualizar gráficamente y en forma periódica los resultados de la gestión logística,
es un termómetro de nuestra gestión.

Por ejemplo un buen servicio al cliente interno se podrá apreciar siempre que el
abastecimiento de materiales, repuestos e insumos haya sido oportuno y no esté
muy por debajo de los niveles de necesidades.

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 TENDENCIA DEL MOVIMIENTO DE MATERIALES
3000

2500

2000
US $ (en miles)

1500

1000

500

Diciembre
Noviembre
Enero

Marzo

Mayo

Junio

Julio
Febrero

Octubre
Setiembre
Abril

Agosto
MESES

Compras Consumos Stock

Finalmente quiero indicar que estos dos Gráficos son producto de reunir
información en forma constante, y lo más importante de esto es cómo interpretar
para darle uso adecuado como Herramienta de Gestión, con ello quiero
compartir la experiencia vivida en diferentes Empresas mineras donde he podido
aplicar estos gráficos y que me ha permitido mejorar la gestión logística.

IV. CONCLUSIONES

1. El presente trabajo está basado en la cultura Lean Manufacturing y en el Just

in Time, que son filosofías enfocadas a la reducción de los diferentes tipos
de desperdicios: tiempo de espera, nivel de inventarios, etc., y además a la
Ecuación de Valor que es considerada como un criterio importante en la
toma de decisión.
2. El concepto de Supply Chain Management es el más adecuado para entender
la dimensión estratégica a través de su integración en la cadena de valor de la
empresa. Nos da una visión de alta gerencia y nos compromete a
proporcionar valor estratégico. El área de compras pasa a tener un papel
proactivo, frente al papel reactivo del modelo tradicional.

3. El Radar para la administración de la cadena de abastecimiento, es un aporte

como herramienta de gestión para visualizar los logros y objetivos trazados.

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 4. Al analizar el Radar tenemos la posibilidad de identificar qué procesos de la
cadena necesitamos mejorar, a partir de ello podemos elaborar las estrategias
de gestión. Además nos permite conocer cómo estamos en un determinado
período de tiempo y compararnos más adelante en otro período.
5. El gráfico de Análisis de Tendencia de Materiales es un termómetro que nos
indica mes a mes los niveles en las que se encuentran nuestros inventarios,
compras y consumos, nos permite ver que tan bien está nuestra gestión de
materiales.
6. El gráfico Bell-Mason y el gráfico de Líneas para el análisis de tendencias
son de aplicación sencilla, útil y flexible. No necesita necesariamente de un
ERP para poder obtener estos gráficos.
7. Se pondrá identificar oportunidades de mejora y plantear estrategias con
objetivos a mediano y largo plazo, que incluyan programas de mejoramiento
continuo en los procesos logísticos.
8. Es un aporte de Aplicación como Herramienta para la Gestión Logística
Minera: Negociación con proveedores, Control y Análisis de Inventarios,
etc. La organización logística debe tener la competencia necesaria para hacer
ajustes constantes y cambios menores conforme se presenta la necesidad.
9. Ambos gráficos nos dan un enfoque global del nivel de servicio que
proporcionamos a la operación de producción y otras áreas.
10. Es un reto de mejora continua, el proceso de implementación, el control y el
seguimiento nunca se acaban. Mantiene vivo el deseo de hacerlo cada día
mejor.

V. BIBLIOGRAFÍA

ALEXANDER SERVAT, ALBERTO G. Mejora Continua y Acción Correctiva.

Pearson Educación, México, 2002.

TIMOTHY M. LASETER, Alianzas Estratégicas con Proveedores – Un Modelo

de Abastecimiento Equilibrado, Grupo Editorial Norma, Colombia, 2004.

PONCE, E. y PRIDA, B., La Logística de aprovisionamientos para la

integración de la cadena de suministro. Pearson Educación. Madrid, 2004.

ROLDÁN A., CARLOS. Apuntes de clase del Curso Gestión de la Cadena de

Aprovisionamiento. Centrum, 2006.

Apuntes de clase en ESAN.

Apuntes de clase en CENTRUM.

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