PGI-82/WS/16

Directrices para la preparación

de programas de estudios sobre
la gestión de documentos y
la administración de archivos
modernos: un estudio del R A M P

Por Michael Cook

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para
la Educación, la Ciencia y la Cultura París, 1982
 PGI-82/WS/16
PARIS, 1982

Directrices para la preparación de

programas de estudios sobre la gestión de documentos y la
administración de archivos modernos: un estudio del RAMP

por
Michael Cook

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas
para la Educación,la Ciencia y la Cultura
Asiento bibliográfico recomendado para el catálogo:

Cook Michael
Directrices para la preparación de programas de estudios sobre la gestión
de documentos y la administración de_ archivos modernos : un estudio del RAMP /
preparado por Michael Cook /para el/ Programa General de Información y
UNISIST. París: Unesco, 1982. 61 págs., 30 cm. (PGI-82/WS/16)
I. Directrices para la preparación de programas de estudio sobre la gestión
de documentos y la administración de archivos modernos:un estudio del
RAMP

II. Unesco. Programa General de Información y UNISIST

III. Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP)

(c) Unesco, 1982

 PGI-82/WS/16

PROLOGO

La División del Programa General de Información de la Unesco ha elaborado un

programa coordinado a largo plazo, denominado Programa de Gestión de Documentos y
Archivos (RAMP), con el objeto de satisfacer las necesidades de los Estados Miembros,
y en especial de los países en desarrollo, en los sectores especializados de la ges-
tión de documentos y la administración de archivos.

Los elementos básicos del Programa RAMP responden a los temas generales del pro-
pio Programa General de Información. De ese modo, el RAMP comprende proyectos, es-
tudios y otras actividades destinadas ai

1. Fomentar la formulación de políticas y planes de información (nacionales,

regionales e internacionales) .

2. Fomentar y difundir los métodos, normas y reglas de gestión de la informa-

ción.

3. Contribuir al desarrollo de las infraestructuras de información.

4. Contribuir al desarrollo de los sistemas especializados de información en

las esferas de la educación, la cultura, la comunicación y las ciencias so-
ciales, exactas y naturales.

5. Fomentar la formación y la educación de los especialistas y de los usuarios

de la información.

El presente estudio, realizado en virtud de un contrato con el Consejo Interna-

cional de Archivos (ICA), eetá destinado a contribuir a la preparación de programas
y cursos básicos de formación en administración de archivos modernos y gestión de
documentos y a fomentar la armonización de dicha formación tanto en el seno de la
profesión de archivero como en el terreno general de la información.

Se agradecerá a los lectores que deseen formular comentarios y sugestiones so-

bre el presente estudio, que se dirijan a la División del Programa General de Infor-
mación, Unesco, 7 Place de Fontenoy, 75700 París (Francia). En la misma División
pueden obtener otros estudios preparados según el programa RAMP.
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INDICE

Página

I. INTRODUCCIÓN 5

II. INFRAESTRUCTURAS 8
Precondiciones generales 8
Planeamiento de personal 9
Niveles de reclutamiento 9
Objetivos y estrategias pedagógicas 10
Servicios de archivos e infraestructuras de la información . . . 1Q
Jerarquía 11
La formación en el país y en el extranjero 12

III. FACTORES INSTITUCIONALES 13

Apoyo financiero y logístico 13
Aulas 13
Salas técnicas 14
Locales de apoyo 14
Apoyo financiero 15
Personal docente 15
Estudiantes 17
Recursos de aprendizaje 19
Equipo especializado 19
Visitas, demostraciones y modelos 20

IV. FACTORES EDUCACIONALES 20

Objetivos; planificación de un programa de formación 20
Grupos destinatarios de la formación 22

V. NIVELES DE ADMISIÓN 24
Cursos profesionales 24
Archiveros de nivel superior 25
Educación permanente 26
Formación del personal docente 26
Paraprofesionales 26

VI. ALCANCE Y VARIEDAD DEL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ESTUDIOS

DE GESTION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS 2£
Elaboración de los programas de estudios locales 28
Alcance, variedad y estructura de los cursos . . . . 29
Cursos básicos 31
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Página

Los temas centrales profesionales 31

Gestión de documentos y archivos 31
Las técnicas y ciencias interpretativas 32
Historia administrativa 32
Cursos en común con las profesiones afines 32
Reprografía 32
Exposición 33
Conservación 33
Almacenamiento, recuperación y difusión de información 33
Bibliografía y fuentes de información 34
Estudios sobre los usuarios 34
Legislación 34
Seguridad . 35
Diseño arquitectónico y control ambiental 35
Diseño de sistemas; automatización 35
Cursos en común con otros sectores 35
Ciencias de la gestión,- métodos estadísticos 35
Idiomas 35
Medio ambiente y metodología de investigación 35
Trabajos prácticos y estudio especial. 36
La cuestión de las materias facultativas 37
Enseñanza 37
Conservación 37
Publicación 37
Archivos en formatos especiales 38
Testimonios orales . . . . 38

VII. ESTRUCTURA DE UN CURSO 38

Importancia relativa de los elementos componentes del curso. . . . 38
Curso básico 39
Materias obligatorias para los profesionales 39
Gestión de documentos 39
Administración de archivos 40
Ciencias de la interpretación (si procede) 41
Historia administrativa 42
Cursos en común con la capacitación en materia
de información 42
Cursos comunes con otros sectores 44
Estudio especial o disertación 45
Materias facultativas 45
Estructura del curso para la primera calificación
profesional. Componentes del curso. . . 46
Elementos de la segunda calificación profesional 47
Estructura del curso destinado a paraprofesionales 48
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Página

VIII. RESUMEN DE LAS DIRECTRICES 49

IX. BIBLIOGRAFÍA ESCOGIDA 57

Bibliografías 57
Principios y problemas de la formación (archivística) 57
La planificación y administración de escuelas de archivística,
estudios de recursos humanos y elaboración del programa
de estudios 59

Las referencias que figuran en el texto se refieren a los asientos

de la bibliografía.
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I. INTRODUCCIÓN

1.1 El presente documento fue preparado para el Programa de Gestión de Documentos

y Archivos (RAMP) de la Unesco con arreglo a un contrato suscrito con el Con-
sejo Internacional de Archivos. El proceso que condujo a la elaboración de las di-
rectrices se inició con la Conferencia intergubernamental sobre el planeamiento de
las infraestructuras nacionales de documentación, bibliotecas y archivos, celebrada
en París, en septiembre de 19 74. El estudio preparado por Havard Williams y Franz
en relación con dicha Conferencia constituyó el origen de muchas de las discusiones
e investigaciones necesarias (37). En 1978, el Comité ad hoc del UNISIST sobre la
política y el programa de enseñanza y de formación exhortó a proseguir las investi-
gaciones sobre el tema, en especial sobre la cuestión de armonizar la formación en
materia de archivos con la relativa a la labor de bibliotecas y documentación (55).
Al establecer en 1979 el Programa de Gestión de Documentos y Archivos, el Programa
General de Información (PGI) de la Unesco previo elaborar una serie de directrices
para la práctica profesional en la que se inscribe la presente obra (56) . Por ultimo,
en la reunión de expertos sobre la armonización de los programas de formación de ar-
chiveros, celebrada en la Sede de la Unesco en noviembre de 1979, se lograron impor-
tantes coincidencias sobre la forma que debería darse a un programa de estudios, así
como sobre los sectores en que debería establecerse una armonización directa (es de-
cir, con la educación sobre bibliotecas y documentación) (42) . Se adelantó también
en otros aspectos. Durante todo este periodo y en el marco general del UNISIST pro-
siguió el desarrollo de las técnicas de documentación e información, incluida la
formación. En este contexto se publicaron en noviembre de 1978 las importantes Di-
rectrices para el desarrollo de programas de estudio de ciencias de la información,
preparadas para la Unesco por el Profesor W.L. Saunders, (48) cuyos principios se
han seguido en el presente estudio. En el contexto general de la formación para ser-
vicios de información se han publicado varios otros textos y documentos, por lo cual
es importante no considerar el presente estudio independientemente de su contexto y
antecedentes generales.

1.2 Las presentes directrices están destinadas a fomentar el desarrollo de la edu-

cación y la formación en las esferas profesionales de la gestión de documentos
y la administración de archivos. Se define gestión de documentos como "el sector de
la gestión administrativa general relacionada con la aplicación de principios de
economía y eficacia a la creación, el mantenimiento y el uso de documentos, así como
a su eliminación (64). La gestión tiene por objeto lograr una documentación exacta
y completa de las políticas y los procedimientos de una organización y controlar,
perfeccionar y simplificar los documentos y los sistemas de documentación, además de
la conservación y utilización juiciosa de los documentos. Los documentos son "la
información registrada en cualquier forma o medio, creada, recibida o conservada por
un organismo, institución, organización o persona en cumplimiento de sus obligacio-
nes jurídicas o en el curso de los negocios" (64) . La administración de archivos
(además de ser el estudio teórico y práctico de las políticas, los procedimientos y
los problemas relacionados con las funciones de archivos es "la dirección y gestión
de los archivos"; y los archivos, a su vez, son "documentos no actuales conservados
permanentemente, seleccionados o no, por las personas encargadas de crearlos o por
sus sucesores en la función, para su propio uso, o por un organismo pertinente de
archivos a causa de su valor como archivo" (64). Este es el valor que puede tener
un documento a largo plazo como fuente de información para utilizarlo en la inves-
tigación o en la documentación de las actividades de la institución que les dio ori-
gen a lo largo del tiempo.

1.3 Las esferas de gestión de documentos y administración de archivos están estre-

chamente relacionadas. En algunos países, los gestores de documentos se han
organizado como una profesión separada de la de archiveros; en otros países esa divi-
sión no es evidente. Se supone que la situación normal y deseable es aquélla en la
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que se efectúan con eficacia los dos tipos de trabajo y donde los profesionales a
cargo de ellos mantienen entre sí una estrecha comunicación. En el presente docu-
mento la palabra "archivero" se emplea a veces para referirse tanto a los gestores
de documentos como a los archiveros, pero no se trata de insinuar que los dos grupos
son idénticos o que uno debería subordinarse al otro.Existen poderosas razones para
planear una formación profesional básica común a los archiveros y a los gestores de
documentos, y para que las estructuras de ambas carreras estén estrechamente relacio-
nadas .

1.4 Entre educación y formación hay una diferencia importante cuando se consideran
los diversos niveles de actividad profesional. Ambas tienen importancia: la
formación se refiere a la instrucción relativa a los verdaderos procesos que tienen
lugar en un servicio de archivos, y está destinada a garantizar que dichos procesos
sean eficaces, bien proyectados y adecuados para su fin. La educación es algo más
fundamental y de más largo alcance. A largo plazo, es probable que la actividad más
importante de los archiveros sea la selección de documentos para su conservación o
destrucción. Al efectuar la selección, los archiveros están sin duda dispuestos a es-
cuchar consejos sobre el valor administrativo o jurídico actual inherente a los docu-
mentos; pero cuando se llega a la cuestión de identificar los valores duraderos,
deben fiarse de su propia experiencia, percepción y cultura general: estos recursos
pueden englobarse en el concepto general de educación. Estas directrices tratan tan-
to de la formación como de la educación, pero es inevitable dedicar más espacio a los
conocimientos y procesos técnicos. El lector debe tener en cuenta que los programas
de formación se deben planificar siempre con relación al desarrollo educacional gene-
ral del estudiante.

1.5 Las presentes directrices deben referirse a la formación destinada a satisfacer

las necesidades generales de la profesión. Deben comprender el acceso de ar-
chiveros y gestores de documentos al nivel principal de la carrera; el personal su-
perior o directivo en ambas esferas; y los paraprofesionales. Salvo -incidentalmente,
no pretenden tratar de la formación técnica de conservadores o de otro personal espe-
cializado, como los reprógrafos.

1.6 Las directrices tienen por objeto sugerir un programa básico de formación so-
bre los aspectos comunes de la labor de todo el personal que se dedica direc-
tamente a la gestión profesional de archivos y documentos. Aparte diferencias im-
portantes de nivel y análisis, existe un solo programa común de formación básica
apropiada para todas estas actividades. El deseo de fomentar la armonización ha
planteado la cuestión de si debería impartirse alguna formación básica a todos los
trabajadores de la información. La cuestión no se examina directamente aquí, pero no
ha sido posible evitar muchas reflexiones sobre la misma. Las directrices (seccio-
nes VI y VII) han sido dispuestas en lo posible como un sistema modular, de modo que
se puedan adaptar a quienes no necesiten la totalidad del curso básico.

1.7 Una serie de directrices generales como éstas tienen un uso limitado. No pa-
rece probable que en su forma actual puedan ser adoptadas por una determinada
institución de formación. Deben ser interpretadas según la situación local. Esta
advertencia es más necesaria en el caso de la administración de archivos y documen-
tos que en el de la biblioteconomía y la documentación. Los archivos y los sistemas
que los generan tienen raíces tan hondas en las tradiciones culturales y administra-
tivas de cada país que no es fácil someterlos, sin cometer errores, a una generali-
zación que trascienda las fronteras culturales y lingüísticas. Además, los propios
documentos y archivos (el material acumulado por los servicios de documentos y archi-
vos) tienen por definición un carácter peculiar, que no se ve afectado por la exis-
tencia en el archivo de cierta cantidad de material publicado o reproducido ni por
la posibilidad de sacar un gran número de copias con equipo moderno. Los archivos
seguirán siendo diferentes, lo cual explica la dificultad intrínseca con que tropieza
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todo intento de sistematizar todos los aspectos de su administración en una ciencia

archivística de carácter mundial. Empero, todos los servicios de archivos y docu-
mentos presentan la característica de que deben estar orientados hacia los usuarios.

1.8 En estas condiciones, las sugerencias que se formulan aquí están destinadas a
elevar las normas profesionales y sistematizarlas entre todas las naciones.
Cada instituto de formación tendrá que considerar en qué medida puede aplicarlas
útilmente. Por ello se ha procurado no formular directrices demasiado específicas
ni detallar en exceso los módulos de los programas de estudios. En la esfera gene-
ral de los estudios de información es particularmente necesario evitar la rigidez, de
modo que se pueda aceptar los principios de una norma internacional sin someterse
servilmente a ningún código.

1.9 En la práctica, las directrices deben estar orientadas en lo fundamental a sa-

tisfacer las necesidades de formación del Tercer Mundo. Ello no quiere decir
que deba haber una norma diferente de excelencia profesional para los países en des-
arrollo. La inversión de escasos fondos en esta rama de la infraestructura de la
información constituye un grave problema en los países en desarrollo, y es perfecta-
mente posible que los servicios de archivos y de gestión de documentos deban justi-
ficarse por los resultados con mucho más rigor que en un país desarrollado. En este
sentido, los archiveros de los países más avanzados tienen mucho que aprender de la
experiencia de sus colegas de los países en desarrollo, sobre todo en lo que se re-
fiere a la gestión práctica de documentos o la armonización de cursos de información.
En realidad, en los países más desarrollados la formación dista mucho de haber alcan-
zado su pleno desarrollo y se siente la perentoria necesidad de una norma general pa-
ra la formación básica profesional, que ponga de relieve los sectores donde haga falta
adaptar o revisar las actitudes tradicionales.

1.10 A menudo se hace notar que las personas que trabajan en los archivos y en la
gestión de documentos se encuentran solicitadas por fuerzas divergentes. Por
ejemplo, existe una contradicción entre el archivero administrador y el archivero
investigador. En última instancia, las tensiones se equilibran y logran una unidad:
el gestor de documentos, que atiende a las necesidades de información de un determi-
nado órgano administrativo y que implanta una estructura para la evaluación y elimi-
nación periódicas de los documentos puede considerar fácilmente que procura alcanzar
los mismos objetivos que su colega, el archivero de una colección histórica, o que
trabaja para conservar y explotar los tesoros archivísticos históricos a su cargo.
En muchas partes del mundo, los orígenes históricos de la formación archivística se
encuentran en el segundo sector, mientras que la gestión de documentos hace figura
de intruso de última hora, no siempre bien recibido. En otras partes del mundo muy
influyentes, la situación es casi la inversa. En el presente trabajo sostenemos no
sólo que hay la unidad subyacente entre todos los archivos y la gestión de documentos
a que nos hemos referido, sino que dicha unidad debería expresarse en la formación de
quienes van a ejercer la profesión. Por consiguiente, aunque a la larga habrá nece-
sidad de especialistas en algunas técnicas avanzadas de la profesión, se supone que
en materia de formación inicial conviene crear un curso básico para todos. Los paí-
ses en desarrollo no están de acuerdo sobre este punto, al menos no en forma explí-
cita y universal. En el mundo en desarrollo se acepta este punto en la práctica, ya
que toda formación ofrecida en el momento oportuno es aprovechada. Este punto tiene
cierta importancia para el desarrollo profesional y también en lo que se refiere a la
armonización de la formación en materia de archivos y a otros estudios de información.
Las presentes directrices abogan en favor de este principio y constituyen un paso
hacia su adopción oficial en los centros de debate profesional.

1.11 La bibliografía tiene el propósito de dar referencias acerca de los materiales

adicionales de información o discusión que puedan facilitar la adaptación de
estas normas generales a situaciones particulares. Además, se confía en que los
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profesores de la ciencia de los archivos y sus ramas hagan notas y reservas de sus cla-
ses, las comparen dentro de la misma institución para evitar repeticiones y las pongan
a la disposición de los círculos profesionales a efectos comparativos. Esto podría
efectuarse recurriendo a la International Clearing-house for Instructional Materials,
que distribuye material didáctico relativo a la labor de bibliotecas, documentación y
archivos. Esta institución, con sede en la Universidad de Maryland (EE.UU.), es cono-
cida por el boletín Newsletter on Education and Training Programmes for Specialised
Information Personnel, de la Federación Internacional de Documentación (FID).

1.12 Sería imposible agradecer su colaboración a cada uno de los distinguidos cole-
gas que nos han prestado ayuda para compilar el presente estudio. La mayoría
de ellos figuran probablemente en la bibliografía. Cabe, sin embargo, destacar es-
pecialmente aquellos que participaron en la reunión de 1979 sobre la armonización
de los programas de estudios de archivos y los que tuvieron la gentileza de contri-
buir a los estudios preparatorios de la reunión. Expresamos nuestra gratitud a to-
dos ellos y en particular al Sr. Bruno Delmas. En los primeros meses de 1982 varios
colegas formularon valiosos comentarios y sugerencias que se han incorporado al es-
tudio. Dejo especialmente constancia de mi reconocimiento al Sr. Artel Ricks, al
Sr. S.A.I. Tirmizi, a la Dra. Vicenta Cortés y al Dr. Eckhardt Franz.

II. INFRAESTRUCTURAS

2. 1 Precondiciones generales

En todas las esferas, para que los servicios de educación y formación tengan
éxito se requieren ciertas infraestructuras básicas. Hay tantas diferencias entre
los países y las regiones que no resulta fácil definir los requerimientos fundamen-
tales. Las presentes directrices deberían satisfacer las necesidades de los archive-
ros que trabajan en países muy diversos. En ellas, cada país debería poder encontrar
lo que necesita para desarrollar la formación y estimular la comunicación con otros
sistemas y regiones. En el futuro debe ser posible actuar mancomunadamente,y el re-
sultado final debe ser la formación de profesionales que puedan comunicarse entre sí.

2.2 Al igual que en las demás profesiones, los buenos planes de educación para ar-
chiveros surgen cuando los gobiernos se proponen alcanzar objetivos modernos
de desarrollo y tienen un interés consciente en lograr una administración eficaz. De
otro modo, no habría manera de llegar a un acuerdo oficial sobre los objetivos y las
estrategias, las inversiones, los principios generales del desarrollo profesional,
implícitos en el programa. Una parte de ese sistema de gobierno está constituido por
la estructura de la educación pública, que a su vez producirá cierto número de posi-
bles egresados de diversas categorías, cada cual con sus propias expectativas de
carrera y nivel de sueldo y condiciones de servicio reconocidos. Este es un aspec-
to importante, pues no sólo explica las ideas que determinan las actitudes del pú-
blico (una apreciación favorable será, en última instancia, necesaria), sino que de
él depende que sea suficiente o no el número de personas competentes susceptibles de
ser contratadas para puestos de diferentes categorías. El aprecio del público se
manifestará, sin duda, cuando se haya establecido una tradición de servicios presta-
dos a los usuarios.

2.3 Ya nos hemos referido a la necesidad de lograr la estima del público general.
Este estado de opinión llegará a formarse probablemente sólo cuando se haya
desarrollado en el país un número considerable de actividades y estructuras en los
sectores universitario y cultural: universidades, institutos de investigación, mu-
seos. Paralelamente se desarrolla la idea de que tienen interés y valor las inves-
tigaciones de diversos tipos (algunas en apoyo de la administración y el planeamien-
to, otras en la búsqueda desinteresada del conocimiento, sobre todo el conocimiento
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de la propia sociedad y su pasado). Las relaciones, hoy día indispensables con las
instituciones y los organismos del exterior se desarrollarán por medio de una de las
lenguas de comunicación internacionales. Por consiguiente, uno de los rasgos impor-
tantes de la infraestructura será una relativa facilidad para estudiar una de esas
lenguas internacionales, de preferencia dentro del sistema normal de educación. Habrá
que contar también con varias instituciones complejas, y el propio gobierno, que em-
plea muchos trabajadores y lleva a cabo complejas actividades que requieren una ges-
tión ordenada y una provisión planificada de información y generan documentos y sis-
temas de documentos. De ahí surge la necesidad de disponer de personal competente.
Cuando existe este nivel de organización, ya hay, por lo general, una estructura de
servicios de información pública: a bibliotecas públicas y especiales (tal vez tam-
bién bibliotecas escolares) y servicios de documentación. Se sostiene que los ser-
vicios de archivos dependen de la existencia previa de aquéllos; en realidad la exis-
tencia de archivos y la necesidad de conservarlos y utilizarlos puede preceder a la
creación de servicios de información avanzados o formalizados. Pero no es probable
que los servicios de archivos adelanten hasta el punto de poder exigir y sostener
instituciones de formación mientras las profesiones afines no estén asimismo bien
organizadas y puedan absorber cierto personal.

2.4 Por último, en este estudio de las precondiciones necesarias, debe incluirse
un cierto nivel de tecnología. Por supuesto que los servicios de archivo pue-
den funcionar manualmente. Los materiales que se deben manipular (documentos y ar-
chivos) tienen su origen en la actividad natural de toda organización, incluso las
más primitivas. Sin embargo, hay que reconocer que para prestar al usuario un ser-
vicio moderno, debe contarse también con equipos de reproducción y de reparaciones,
microformatos e incluso computadoras. Es probable que la disponibilidad de servicios
tecnológicos desempeñe en el futuro un papel cada vez más importante en el desarrollo
de los servicios de información y que llegue a dominar el pensamiento profesional y
a determinar la forma en que los sectores profesionales tratarán de resolver los pro-
blemas. Por eso sería difícil prever la creación de planes de formación profesional
cuando no existen al menos ciertos servicios tecnológicos o no se puede mantenerlos.

2 .5 Planeamiento de personal

Incluso en las primeras fases de su desarrollo, los países establecen, por lo

general, un plan nacional de personal mediante el cual tratan de ubicar a los egre-
sados del sistema nacional de educación en los sectores de empleo donde más se los
necesita. En ciertas circunstancias se han omitido los servicios en esos planes:
cuando los diplomados nacionales son poquísimos, tienen, por consiguiente, buenas
expectativas de carrera y no se satisfarán con cargos que aún no gocen de mucho pres-
tigio en todas partes. Sin embargo, este estadio del desarrollo ya ha sido superado
en la mayor parte del mundo y se dispone ahora de una cantidad (a veces excesiva) de
graduados, dispuestos, por lo tanto, a aceptar con seriedad profesiones menos brillan-
tes. En estas circunstancias, los planes de personal para los sectores de la infor-
mación deberían incluirse en el programa nacional deformación de personal. Incumbe
entonces a los profesionales asegurarse de que el Ministerio pertinente reciba la
información necesaria. Una vez incorporados al plan, la oferta de personal de in-
formación, su reclutamiento y formación, así como su ubicación en una estructura de
carrera satisfactoria, ya no presentarán las importantes dificultades con que, de
otro modo, se tropezaría.

2.6 Niveles de reclutamiento

De los sistemas nacionales de educación egresan personas educadas a diferentes

niveles. Para nuestros fines, el nivel que nos interesa es el diploma universitario
o de educación superior. Es un hecho que en todo el mundo los archiveros tienden a
constituir una profesión de titulados. En algunos países que se encuentran en las
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primeras fases de desarrollo, los planes iniciales de formación se han concentrado

en los niveles paraprofesionales, y se recluta a los egresados de la escuela secunda-
ria. Los paraprofesionales son los que se encargan de la ejecución material de los
procesos de la gestión de documentos o la administración de archivos, bajo la super-
visión general de verdaderos profesionales. Estos tienen sin duda un importante pa-
pel que desempeñar, pero lo ideal sería que los archiveros fueran graduados univer-
sitarios que se formaran en el marco de las universidades o de instituciones acadé-
micas análogas, en las que se efectúa una labor interdisciplinaria y hay actividades
culturales y de investigación, así como el hábito de la investigación racional. En
muchos países, la falta de estas actividades ha sido un obstáculo para el reconoci-
miento del valor y la función de los trabajadores de la información, especialmente
de los archiveros, por la sociedad o los planificadores gubernamentales. Debe esti-
mularse a los archiveros a ganarse esta nueva jerarquía, no sólo mediante la explo-
tación de los recursos de la información, sino también por medio de la investigación
y los servicios prestados a los usuarios.

2.7 También será necesario reclutar cierto personal para los puestos paraprofesio-
nales de categoría inferior al de diploma universitario. Se necesitarán algu-
nos técnicos formados en una institución técnica. Pero, como el trabajo de archivos
(y, por supuesto, el de información en general) requiere poco personal, se podría jus-
tificar perfectamente la concentración de la labor técnica y no universitaria en un
solo centro de formación para evitar la repetición de cursos y aprovechar al máximo
la capacidad docente.

2.8 Asimismo se justifica plenamente reunir en materia de archivos y la formación

de bibliotecarios y documentalistas en una institución de estudios de la infor-
mación. Un departamento de estudios de archivos también podría estar en una institu-
ción de estudios de gestión o administración, pero en este caso se le debería otorgar
un amplio margen de autonomía. Ninguna disciplina puede prosperar cuando es eclipsada
por obras de mayor peso institucional, que compiten con ella en cuanto a la asigna-
ción de recursos.

2.9 Objetivos y estrategias pedagógicas

Ateniéndonos a los comentarios formulados acerca de la índole de la enseñanza y

el aprendizaje universitarios, se comprende la importancia de que la formación o edu-
cación en materia de archivos se desligue de los métodos educativos de las escuelas
secundarias (por liberales que sean) tanto al nivel profesional (titulados) como en
las categorías paraprofesionales. Todo método pedagógico basado principalmente en el
aprendizaje de memoria, la copia mecánica de notas, la aceptación no crítica de la
autoridad del profesor (en relación con la verdad de lo que dice) se opone a la pre-
paración básica de un profesional de la información. El fin perseguido es formar
profesionales autosuficientes que puedan hacer su trabajo con seguridad porque saben
resolver los problemas intrínsecos y que crean además en el valor social de su acti-
vidad, comprobándolo según los criterios que ellos mismos establezcan. Este objetivo
pone a prueba cualquier sistema educativo, y será una seria crítica de muchos de
ellos. La creación y el mantenimiento de útiles y eficaces sistemas de información,
o de servicios de archivos, se han visto obstaculizados en muchas partes del mundo
por el hecho de que el personal encargado de ellos no ha sabido, por su formación,
evaluar la situación y planificar la resolución de sus problemas.

2.10 Servicios de archivos e infraestructuras de la información

Es difícil imaginar un exitoso plan de formación profesional cuando los servi-

cios de información existentes -no sólo los archivos- no son administrados eficiente-
mente. Ello se debe a la necesidad ineludible de que la formación comprenda un adies-
tramiento práctico in situ, lo que es necesario realizar en un buen ambiente profesional
 PGI-82/WS/16 - pág. 11

Análogamente, no es fácil hacer comprender a los estudiantes de archivística el valor

de las técnicas de documentación si no pueden ver cómo se usan en un centro de docu-
mentación real. Es necesario contar con un verdadero servicio de biblioteca que,
además de ocuparse de las existencias de libros, permita observar cómo actúa ese ser-
vicio y la manera en que el personal lleva a cabo sus diversas funciones, muchas de
las cuales coinciden con las del trabajo de archivos. Los puntos de interés común
entre las profesiones de la información, las esferas en que pueden colaborar para el
logro de objetivos políticos o públicos, como el fomento de la legislación han de
verse; no basta sólo leer sobre ellos. La educación profesional deberá incluir, por
lo menos, algunos conocimientos sobre el progreso de la tecnología especializada, pa-
ra contribuir a la solución de los problemas de las esferas profesionales, lo cual
resulta difícil cuando la tecnología es inexistente o ineficaz.

2.11 Cuanto mejores sean los servicios de información para las visitas y los traba-
jos prácticos, tanto mayor será su influencia en la preparación de profesiona-
les con visión y competencia. Naturalmente, la influencia será recíproca: los ser-
vicios obtendrán enormes ventajas en sus relaciones con estudiantes y aprendices bien
dotados y perspicaces.

2.12 Jerarquía

La actitud y preparación del personal tienen tanta importancia como la jerar-

quía de los puestos para los que serán reclutados, jerarquía que se aprecia según la
estima pública y según, lo que probablemente está muy relacionado, el sueldo. Se
plantean dos problemas: uno, cuando las escalas de sueldos establecidas para los
archiveros (y otros trabajadores de la información, ya que las profesiones afines
suelen ser equiparadas) no corresponden a las escalas fijadas para trabajadores si-
milares de otras esferas, por ejemplo, cuando los archiveros y los bibliotecarios
están peor remunerados que los administradores en general. El segundo problema se
plantea cuando los archiveros y bibliotecarios tienen escalas de sueldos comparables
a las de la administración pública, pero éstas no resisten la comparación con los
emolumentos del sector privado o extraestatal. Por lo general, los archiveros en-
cuentran empleo en el sector público y por eso están particularmente expuestos a
esta situación. La inferioridad de los sueldos del sector público respecto a los de
otros grupos de empleados es una desgracia para cualquier país, pero la solución del
problema no depende directamente de los archiveros ni de los trabajadores de la in-
formación (aunque pueden contribuir a ponerlo de relieve). Dicha situación tiene la
consecuencia de impulsar a los egresados de los institutos de formación sobre archi-
vos a abandonar su carrera y buscar mejores horizontes, lo que equivale a malograr el
capital invertido. El trabajo de archivero no tiene por qué figurar entre los em-
pleos menos codiciados, ya que requiere gente de visión y ofrece la posibilidad de
una labor útil e interesante. Si la profesión es debidamente apreciada, el personal
se sentirá satisfecho de su empleo y el público reconocerá su importancia. La falta
de jerarquía tiene el efecto opuesto: los que ingresan en la carrera tienen pocas
aptitudes y hacen una labor improductiva y rutinaria; a su vez el servicio no cum-
ple con su cometido, y se crea un círculo vicioso. Es necesario romper el círculo
dondequiera que exista. Es difícil minimizar los resultados a largo plazo del reclu-
tamiento de personal de formación insuficiente, ya que supone que durante muchos años
ejercen los puestos clave funcionarios no idóneos. Más vale entonces tratar de re-
clutar desde el principio personal apto y de jerarquía, aunque ello obligue a demorar
el comienzo del proceso de formación. Si se evitan estos errores, puede generarse
una interacción positiva determinada por la recompensa tangible de un personal que
se esfuerza por prestar un servicio de evidente utilidad pública y social.

2.13 La jerarquía incide en la calidad de los cursos que se ofrecen para la forma-
ción de archiveros. La formación debería ser pertinente al empleo e impartirse
siguiendo normas de categoría superior. Si se procede así, se atraerá a los estu-
diantes mejor dotados, y éstos a su vez mejorarán normas ya superiores; no habrá
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tampoco en este caso una interacción negativa. Se llega entonces a la conclusión de

que la formación para la gestión de archivos y documentos debería tener un carácter
especializado y profesional y estar orientada a la preparación del personal de los
servicios de archivos y documentos. No debería considerarse una materia más de la
educación general.

2.14 La formación en el país y en el extranjero

A menudo se justificará efectuar una parte de la formación en países extranje-

ros. Lo ;mismo se puede decir de los países desarrollados que poseen instituciones de
formación apropiadas, pues no sólo es importante saber comparar y tener un conoci-
miento directo de otros sistemas, sino que aumenta la importancia de las Normas In-
ternacionales y, hasta cierto punto, de las redes internacionales. Visto en esta
perspectiva, la experiencia adquirida en el extranjero, será especialmente valiosa
para el personal directivo.

2.15 En el caso de los países en desarrollo se plantea un dilema. Dichos países po-
drían crear escuelas de formación en sus regiones y eliminar la necesidad de
enviar estudiantes a otros países -y al proceder así correr el riesgo de que los es-
tudiantes no vean cómo se aplican las mejores normas ni se beneficien del entusiasmo
y el carisma de excelentes profesores de la especialidad. O bien podrían seguir en-
viando a los estudiantes a otros países, donde en circunstancias ideales reciban una
buena enseñanza, vean cómo se aplican las mejores normas y se pongan al corriente de
la tecnología más avanzada, para luego regresar al país y encontrar un medio tan dife-
rente como para ahogar toda iniciativa. La formación debería ser pertinente y apro-
piada .

2.16 Posiblemente tampoco en este caso sea una solución satisfactoria fundar institu-
tos de formación incompletos. Si en ellos sólo se forman paraprofesionales, mien-
tras que los profesionales se instruyen en el extranjero, ello servirá únicamente para
disminuir la jerarquía y el interés del profesorado local, y para atraer estudiantes
menos dotados o, por lo menos, así ocurrirá si el carácter déla escuela no se ajusta to-
talmente a lo que verdaderamente se propone realizar. En este caso sería preferible
ubicar la escuela en un medio técnico o no universitario, donde se reconociera clara-
mente el carácter intermedio de la institución, y la enseñanza y los métodos comple-
mentarios fueran los propios de esos centros docentes. Pero, como el trabajo profe-
sional de archivos, vinculado fundamentalmente a la investigación, es en esencia
universitario y directivo, será probablemente preferible planear una escuela de for-
mación en que se enseñe a los diversos niveles y a la cual se reconozca su pleno ca-
rácter universitario. Aunque durante algunos años no haya alumnos para los cursos
superiores, quizás sea preferible perseguir ese objetivo. Si la enseñanza superior
está planeada, el personal conservará por sí solo el entusiasmo y se dedicará a la
investigación y al estudio con vistas a obtener títulos superiores (tal vez en el
extranjero), en espera del día en que su propia escuela haya logrado desarrollar todo
su potencial.

2.17 Los órganos profesionales, como el Consejo Internacional de Archivos, sus ofi-
cinas regionales y las asociaciones profesionales nacionales tienen una función
permanente que desempeñar, consistente en asesorar acerca de estas cuestiones norma-
tivas. Conjuntamente con los organismos de asistencia, dichos órganos pueden con-
tribuir a la obtención de becas diversas, cuando son necesarias para ayudar a cier-
tos estudiantes durante la formación, especialmente cuando parte de los estudios se
realicen en el extranjero.

2.18 Además los órganos profesionales pueden figurarse que los consultarán cuando
se preparen los programas de estudios para los cursos de formación. No obstan-
te, la decisión final en cuanto a la forma del programa de estudios y la manera en
 PGI-82/WS/16 - pág. 13

que se distribuirá a los profesores para su aplicación debe quedar en manos de los
órganos rectores del establecimiento docente. Asimismo, aunque las asociaciones pro-
fesionales bien organizadas podrían encargarse del registro o el reconocimiento de
los diplomas profesionales (sobre todo cuando la afiliación a la asociación sea obli-
gatoria) , el contenido, notas y realización de los exámenes deben quedar a cargo de
establecimientos docentes que, también en este caso, actuará con arreglo a sus esta-
tutos. Para ello la mejor manera será vincular el establecimiento docente a una
universidad, con la ventaja de relacionar los estudiantes con otras disciplinas (in-
cluso la de investigación) y de disponer de infraestructuras universitarias y logís-
ticas, así como de una jerarquía bien reconocida, que se transmite a los títulos y a
los diplomas. Otra solución consiste en incorporar el programa de formación sobre
archivos y documentos a un instituto de estudios de la información. Al elegir entre
estas posibilidades, un factor decisivo es el número de estudiantes, pero la jerar-
quía de la institución que expide los diplomas es casi tan importante.

III. FACTORES INSTITUCIONALES

3.1 Apoyo financiero y logístico

Como cualquier otra institución,., una facultad de archivística requiere un pre-

supuesto que cubra los gastos de capital y los gastos ordinarios que pueden no ser
muy elevados si se comparan con la inversión necesaria en otras formas de educación
técnica. Una planificación razonable es esencial para lograr la mejor utilización
de los recursos disponibles. Sin embargo, si no se tiene dinero suficiente el pro-
yecto no tendrá éxito.

3.2 Para crear la facultad y para las instalaciones iniciales se necesita una in-
versión de capital. Estas deberán diseñarse de manera apropiada, recurriendo
para ello al asesoramiento profesional adecuado. Los edificios deberán cumplir una
triple función: enseñanza, trabajo técnico y servicios de apoyo.

3.3 Aulas : su diseño tiene gran repercusión en el carácter de los cursos. Así por
ejemplo, no se pueden utilizar anfiteatros clásicos sino en los casos en que
los estudiantes forman un auditorio más o menos pasivo que ocupa los asientos en or-
den estricto. En una facultad de archivística, se requiere más bien una modalidad
de enseñanza distinta, en la que estudiantes y profesores se puedan agrupar menos
formalmente, lo que permite utilizar, de manera natural y conveniente, cualquier téc-
nica didáctica, por ejemplo los retroproyectores.

3.4 El número de aulas de clase, seminarios o estudios dirigidos no se calcula se-

gún el número total de estudiantes, sino según el número de reuniones que pue-
dan organizarse en un momento dado. Por lo tanto, el plan de estudios básico deberá
elaborarse antes de que se ultime la fase de planeamiento del edificio. Sería lásti-
ma que tuvieran que suprimirse actividades conexas por falta de aulas, ya que una de
las ventajas de pertenecer a una institución más grande, como una universidad, es que
casi siempre se puede encontrar espacio en otros departamentos. En comparación con
otras disciplinas, el número de estudiantes casi nunca será grande. Los estudios
hechos para el diseño de dos facultades regionales de archivística para países en
desarrollo (Asia Sudoriental y Africa de habla inglesa) muestran que las clases más
numerosas, en circunstancias normales, no pasan de 20 estudiantes (con un máximo de
30 en un solo caso). En la práctica, gran parte de la enseñanza debería tener lugar
en grupos más reducidos, y la matrícula es probable que no llegue al máximo todos los
años. En realidad, sería conveniente poder reducir aún más los grupos, pero la nece-
sidad de hacer que la institución sea rentable no permitirá reducir más la proporción
profesores-estudiantes. Es siempre de desear que exista un buen clima material, lo
que, en el caso de una región tropical, puede hacer que sea necesario instalar aire
acondicionado.
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3.5 Salas técnicas: debe prestarse especial atención a los laboratorios de conser-
vación y de reprografla.

3.5.1 La conservación es un componente central de la administración de archivos. Es

una asignatura técnica de carácter científico. Las actividades prácticas de
reparación las realiza un personal técnicamente calificado, que puede recibir su for-
mación en una escuela de artes y oficios o en un instituto técnico; este aspecto se
ha de tener en cuenta para decidir si la facultad de archivística va a contar con su
propio laboratorio. La supervisión profesional del programa de conservación incumbe
tradicionalmente a los archiveros, la mayoría de los cuales no tienen por lo general
un buen conocimiento de las ciencias físicas. Se recomienda que los países en des-
arrollo instalen un laboratorio muy sencillo (60), en que se empleen siempre que sea
posible materiales fabricados localmente. Dicho laboratorio no sería costoso y po-
dría servir de base a un programa de formación en materia de conservación, intere-
sante y eficaz. El problema clave es saber si se puede disponer o no del personal
necesario. Se puede intentar la siguiente generalización: donde haya un laboratorio,
por sencillo que sea, deberá haber también un técnico calificado que se ocupe de su
entretenimiento, como base de enseñanza e investigación.

3.5.2 Las mismas consideraciones generales se aplican al laboratorio de reprografía,

excepto que el material (cámaras y equipo de revelado y fijado de microfilms,
productos químicos fungibles, etc.) no están por lo general fabricados localmente.
Aquí también hay un modelo adecuado al caso (61). Pueden ser de gran importancia el
disponer de aire acondicionado y poder controlar el medio ambiente.

3.5.3 Ambos laboratorios se prestan para compartir recursos, y para prestar servicios
conjuntos, operacionales o de investigación.

3.6 Locales de apoyo: estos comprenden:

a) oficinas individuales del personal docente (esenciales);

b) acceso del personal docente y de los estudiantes a la biblioteca. No se
recomienda la creación de una biblioteca especial siempre que exista la
posibilidad de tener acceso a un servicio bibliotecario más grande, como
en una universidad o en un servicio nacional de archivos: además del pro-
blema del mantenimiento profesional y la administración de la biblioteca
existe el de la integración de sus catálogos. La biblioteca suplementaria
debe tener una colección completa de materiales profesionales, mantenidos
y actualizados periódicamente por un especialista en documentos y archivos;
c) salas comunes para el personal docente y los estudiantes. También en este
caso la mejor solución puede consistir en integrar a los estudiantes de
archivística en los lugares de esparcimiento de que disponga el recinto
universitario;
d) oficinas administrativas, incluso el acceso al equipo para elaborar y al-
macenar los materiales didácticos auxiliares.

3.7 Finalmente será necesario considerar hasta qué grado de complejidad tecnológi-
ca puede evolucionar la facultad en el futuro inmediato. Las técnicas de en-
señanza pueden comprender:

1) las técnicas pedagógicas, como son la proyección de películas cinematográ-

ficas y de diapositivas, las grabaciones del magnetófono y magnetoscopio;

2) las técnicas de informática: microcomputadoras, acceso a una computadora

central por conducto de un terminal interactivo o de equipo de tratamiento
de datos;
 PGI-82/WS/16 - pág. 15

3) la reprografía más perfeccionada (véase 3.5.2). Las posibilidades pueden

abarcar desde una rápida xerografía, gracias a las diversas formas de im-
presión fotográfica o litográfica, hasta mieroformatos con cámaras, mate-
rial de tratamiento, lectoras o lectoras-impresor.as.

3.8 Huelga decir que con frecuencia es ventajoso compartir dichas instalaciones con
organizaciones más grandes. Esto ofrece la posibilidad de disponer de una ga-
ma más amplia y más compleja de equipo; el mantenimiento y el suministro son mejores,
así como la seguridad; además presenta la ventaja de permitir el intercambio de expe-
riencias entre los profesores y los estudiantes cuando se encuentran y trabajan junto
con profesores y estudiantes de otras disciplinas (probablemente afines). Este es
particularmente cierto en el caso de los estudios informáticos.

3.9 En el planeamiento inicial y en la distribución de los locales, se deben tener

en cuenta esos progresos técnicos y científicos, así como la actitud probable
de la facultad ante los mismos en un determinado periodo de tiempo. No hay que olvi-
dar, sobre todo en los países en desarrollo que no tienen fácil acceso a los materia-
les y conocimientos técnicos extranjeros, que una instalación sencilla y barata, ba-
sada en técnicas manuales y en materiales locales, puede ser la solución más acertada
y viable en la mayoría de los casos.

3.10 Tanto los estudiantes como el personal docente necesitan apoyo financiero. Los
sueldos de esa clase de personal son, desde luego, un componente de los gastos
ordinarios del presupuesto de la institución. Se debe conceder apoyo financiero a
los estudiantes. Generalmente esto se ajustará a los acuerdos generales estableci-
dos con el país, por lo que a los estudiantes se refiere: probablemente se hará en
forma de subvención o préstamo por parte del Estado. También se deben prever el
alojamiento y la alimentación de los estudiantes, posiblemente -una vez más- en aso-
ciación con un organismo estudiantil de una organización más grande. Estos proble-
mas cobran mayor importancia cuando se aceptan estudiantes de otros países o regiones,
ya que éstos deberán disponer de alojamiento durante periodos en que los estudiantes
locales, estén de vacaciones.

3.11 En circunstancias ideales, cabe esperar que la facultad esté en condiciones

de conceder pensiones o subvenciones para estudios especializados, o cierto
número de becas especiales para sufragar el mantenimiento de los estudiantes. Esto
permitiría ofrecer a estudiantes seleccionados la posibilidad de cursar estudios más
avanzados, de obtener formación especializada o de realizar investigaciones. Igual-
mente puede ser un sistema muy útil, que ya han utilizado con buenos resultados mu-
chas fundaciones académicas. Será particularmente ventajoso en el caso de que deba
impartirse formación a personal docente autóctono.

3.12 Personal docente

Es difícil establecer, en el contexto de una facultad de archivística, una ci-

fra absoluta que fije la adecuada relación profesores-estudiantes. La norma de la
IFLA para facultades de bibliotecología es de 1:12. No parece que, en principio,
sea conveniente que en las facultades de archivística dicha relación sea inferior.
Pero el problema especial de las facultades de archivística es, por lo general, que
deben enseñar una amplia gama de materias a un número relativamente pequeño de es-
tudiantes. Por consiguiente, es poco probable que tengan problemas en cuanto a la
relación profesores-estudiantes. En realidad, este no es un dato estadístico que
pueda ser útil para el planeamiento de la facultad.

3.13 ¿Cuál es el número mínimo de profesores permanentes a jornada completa, nece-

sarios para una facultad de archivística? Para un curso inicial o básico so-
bre las materias profesionales esenciales, puede bastar con un solo profesor activo
PGI-82/WS/16 - pág. 16

y capaz, sobre todo si está bien secundado por estudiantes internos o si dispone de
ejercicios prácticos muy elaborados. Esto supone, naturalmente, que la amplia gama
de materias complementarias del núcleo profesional básico pueda enseñarse utilizando
otros recursos. A medida que creciera la facultad, el número de profesores podría
aumentar a tres. Un análisis de las materias complementarias o comunes (véase sec-
ción VI y VII) sugiere que podrían emplearse hasta ocho profesores, que trabajarían
en determinadas disciplinas enumeradas en el párrafo 3.19. Si tiene que haber un
programa importante de investigación y estudios avanzados, o se piensa en ampliar la
educación archivística mediante cursos en ejercicio, deberá disponerse de personal
docente que se ocupe de esas tareas, y probablemente también créditos para sufragar
los gastos de viaje y las dietas. Cuanto menos sean los profesores que trabajen a
jornada completa, menores serán también las posibilidades de desarrollo el plan bá-
sico de estudios, lo que dista de ser adecuado. Deberá haber en todo caso un número
suficiente de profesores para poder hacer regularmente un intercambio de información
e ideas, como en el caso de una facultad universitaria. Los seminarios organizados
periódicamente con la participación de las personas que trabajan en la gestión de
documentos y archivos, o de otros expertos que no forman parte directa del personal
docente, constituyen un medio para efectuar esos intercambios.

3.14 Generalmente es difícil encontrar profesores de archivística -que trabajen a

jornada completa- aun en los países desarrollados. Sólo profesionales deberían
enseñar las materias propias de la disciplina (éste no es el caso de universitarios
que tienen una formación diferente, por ejemplo historia), que deberán poseer no sólo
un diploma o su equivalente, sino también alguna experiencia adquirida en el desem-
peño de puestos de responsabilidad. Pero precisamente esas personas son indispensa-
bles en los puestos que ocupan. Para un país en desarrollo representaría un gran
sacrificio el retirar de su trabajo a un profesional experimentado y que desempeña
satisfactoriamente su función con objeto de dedicarlo a la enseñanza. Es un sacri-
ficio que a la larga podría producir buenos frutos, en especial si el director de la
facultad de archivística fuera una persona activa, de categoría y reputación. Pero
es raro que se encuentre una persona que reúna esas condiciones.

3.15 Para resolver el problema existe la posibilidad de repatriar a nacionales que

estén fuera del país o de formar a profesores autóctonos que todavía no posean
suficiente experiencia archivística. Ambas soluciones entrañan desventajas. Los
expatriados, aunque se muestren muy comprensivos (tanto teórica como prácticamente)
no se pueden contratar sino por cortos periodos de tiempo. Su empleo lleva implíci-
tas muchas dificultades y dilaciones administrativas en los organismos que presten
asistencia, así como un cambio constante de personal. Por otra parte, esta solución
permite sacar partido de una amplia gama de experiencias diferentes.

3.16 La otra posibilidad es seleccionar y formar profesores autóctonos de archivís-

tica, escogiendo a personas que posean una buena formación académica pero que
carezcan de experiencia en la materia. Los cursos en el extranjero pueden paliar
algunas veces esa deficiencia, pero al mismo tiempo llevan aparejados riesgos que só-
lo pueden justificarse si no hay otro recurso. Un profesor que esté calificado para
enseñar asignaturas relacionadas con la profesión, pero que no posea experiencia en
esa clase de trabajo, se encontrará en una posición difícil cuando se amplíe el nú-
mero de profesores especializados y experimentados. Quizás pueda ser un expediente
adecuado el destacar periódicamente en comisión de servicio a ese profesor para que
realice prácticas profesionales en otra institución y se mantenga al menos en contacto
con la práctica diaria. Prever créditos que permitan reclutar y formar un cuerpo de
profesores de archivística, puede constituir una de las prioridades para conseguir
un avance profesional en los próximos años. Por el momento, no cabe duda de que el
reclutamiento y la formación de profesores es uno de los problemas más graves con
que se enfrentan las nuevas facultades de archivística.
 PGI-82/WS/16 - pág. 17

3.17 Fuera del pequeño número de profesores que trabajan a jornada completa, los
restantes podrán encontrarse recurriendo a las personas que pra'ctiquen la pro-
fesión en el país y a profesores que enseñen en otros departamentos de una organiza-
ción más grande.

3.18 Tiene sus ventajas emplear como profesores a jornada parcial a personas que
ejerzan la profesión. Es una manera de aprovechar la existencia de un gruoo
de educadores idóneos locales que ofrece a los propios archiveros la posibilidad de
examinar su disciplina y escribir sobre ella dentro de un contexto académico, y per-
mite a los estudiantes establecer un buen contacto práctico con la profesión. Las
desventajas son que los archiveros deberán realizar su labor de profesores además de
su carga normal de trabajo, al que con frecuencia no pueden dedicarle el tiempo ne-
cesario: cabe también que carezcan de las cualidades pedagógicas necesarias, y que
perpetúen métodos anticuados -en realidad este método de enseñanza tiene muchas de
las desventajas de los tipos de formación a domicilio o como pasante. Se debe tener
cuidado de que los profesores que trabajan a jornada parcial sean los más idóneos.
En términos generales, cabe recomendar esta práctica.

3.19 Es difícil imaginar una facultad de archivística que no trate de aprovechar los
conocimientos de profesores de otras disciplinas. Hay tantas materias diferen-
tes que es necesario tener en cuenta: las ciencias históricas auxiliares e interpre-
tativas; los idiomas; las ciencias administrativas y de gestión; la metodología
de la investigación; la tecnología y su base en las ciencias naturales; y puede
haber otros campos, pero la mayoría de las universidades podrían proporcionar esta
clase de ayuda, así como otras infraestructuras. Hay un caso especial que presenta
una dificultad particular: la historia administrativa. Esta disciplina es indis-
pensable para la formación en materia de documentos y archivos, y desde luego para
la práctica archivística. Aunque hay con frecuencia estudios parciales de estructu-
ras y prácticas administrativas, que se pueden realizar localmente, el material de
investigación que se emplea, a saber, los documentos y archivos, es el mismo mate-
rial objeto de los estudios; y los archiveros son las personas generalmente más
idóneas para desarrollar esa materia (en algunos casos se ha encargado de ello un
especialista en historia). La historia administrativa es un campo de investigación
muy adecuado para que lo adopte y promueva una facultad de archivística. Estas po-
sibilidades a largo plazo se convierten en dificultades en las fases iniciales, pues
¿quién puede enseñar historia administrativa de una manera que interese al país de
que se trate cuando no hay archiveros (o profesores de disciplinas archivísticas)
que hayan hecho investigaciones básicas al respecto? Sin duda, no serán los expa-
triados. Con el tiempo son los archiveros del país quienes pueden dar la respuesta;
pero además del hecho de que éstos tendrán mucho más que hacer, además de investigar
los antecedentes administrativos de su propio gobierno, es posible que no tengan la
suficiente formación académica o la inclinación personal necesarias para conferir a
la disciplina un carácter esencial y científico. Finalmente, antes de que se publi-
quen los resultados que puedan obtenerse de las investigaciones no se encontrarán
muchos documentos publicados que puedan servir como material de enseñanza o apren-
dizaje. Esto constituye un importante problema cuya solución práctica puede ser tan
difícil como la teórica.

3.20 Estudiantes

La mayoría de las facultades de archivística suponen que sus alumnos estudian

a jornada completa. Algunas exigen de ellos que posean una experiencia previa, otras
aceptan a estudiantes que ya desempeñaron puestos de formación en servicios de archi-
vos; pero la mayoría imparte enseñanza a estudiantes que una vez graduados buscarán
trabajo en su especialidad. Es prácticamente general la tradición de que los alum-
nos deben estudiar a jornada completa y ajustarse a un plan de estudios elaborado
por profesores que también trabajan a jornada completa. Sin embargo, el hecho de
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que haya unas cuantas facultades de archivística y la experiencia muy similar de

otras facultades que aceptan estudiantes a jornada parcial, muestra que debería con-
siderarse la posibilidad de convertir en cierto modo a todos los pasantes de archi-
vos en estudiantes a jornada parcial. El resto del tiempo podrán emplearlo en tra-
bajos prácticos de gestión de documentos y archivos. Este enfoque es tanto más
recomendable cuanto que la gestión de documentos y archivos es esencialmente una dis-
ciplina aplicada, un conjunto de prácticas. La adopción de este enfoque permitiría
reducir el problema de la incomprensión; los cursos no serían excesivamente teóri-
cos, no se plantearía el problema de la práctica de la gestión de documentos; tampoco
sería difícil procurar ayuda financiera y alojamiento a los estudiantes. Por último,
permitiría ajustar la matrícula de estudiantes a las necesidades del mercado. Los
cursos a jornada parcial podrían planificarse tomando como modelo algunos cursos de
formación industrial. El estudiante estaría durante algún tiempo, por ejemplo un
año, como pasante en algún servicio de archivos. Luego se le liberaría para que pu-
diera estudiar uno de los cursos de la facultad de archivística: estos podrían dis-
tribuirse en periodos de, por ejemplo, tres meses, seguidos por un periodo de estu-
dios prácticos. Sucesivamente se podría dejar libre al estudiante uno o dos días por
semana. Desde luego, todo el curso completo sería más largo (dos años en vez de uno),
pero al mismo tiempo cobraría mayor sentido para el estudiante que al mismo tiempo
tendría que hacer sus ejercicios prácticos. También adquiriría un mayor sentido para
los instructores que supervisarían los trabajos prácticos en un contexto real. La
desventaja intrínseca de este sistema es que probablemente se minimizarían algunos
aspectos más académicos.

3.21 Sin embargo, no siempre es posible organizar cursos a jornada parcial. Es pre-
ciso que los estudiantes trabajen a jornada completa si los hay extranjeros,
si algunas organizaciones envían estudiantes por no contar con servicios estructura-
dos de archivos, si no se conoce el mercado potencial o si no entra en la política
de la universidad de que dependa la facultad la organización de cursos a jornada
parcial.

3.22 En el párrafo 3.4 se abordó el tema del número de estudiantes. La cifra está
determinada en parte por la capacidad de la facultad, tanto por lo que se re-
fiere a los profesores como a los estudiantes, en parte por los recursos financieros
disponibles para ayudar a los estudiantes; en parte por la aptitud de los candida-
tos -de edad y calificaciones adecuadas- para proseguir los estudios; pero el factor
más importante de todos es la medida en que la facultad puede satisfacer la posible
demanda para la formación archivística. Deberían fijarse cifras-objetivo que mos-
traran la matrícula y el número de egresados, y que tuviesen en cuenta esos factores,
en relación con el presupuesto, los recursos humanos y la capacidad de los locales.
En los países desarrollados en que los cursos de archivística se dictan en los dife-
rentes departamentos de las universidades, puede haber de cuatro a seis estudiantes
por año como máximo. En otros casos, cuando existe un instituto nacional especiali-
zado, pueden matricularse cientos de estudiantes. En las condiciones de los países
en desarrollo, veinte estudiantes en el curso paraprofesional y cinco en el de estu-
dios superiores sería una cifra excelente para las fases iniciales. Si se contara
con profesores formados y experimentados y se conociera a ciencia cierta el mercado
potencial, una facultad podría comenzar con un centenar de estudiantes. No obstante,
puede haber casos en que baste con una facultad de archivística más pequeña, quizá
con un solo profesor a jornada completa y recurriendo a personas que ejerzan la pro-
fesión para que enseñen a jornada parcial. Es muy posible que algunos países nunca
pidan más que ésto.

3.23 Aunque la calidad y la motivación del estudiante son los elementos de selec-
ción prioritarios, más bien que su formación académica, se supone generalmente
que ésta refleja los primeros en la mayoría de los casos. Las condiciones de admi-
sión a los diferentes niveles deberán establecerse teniendo en cuenta los de la
Universidad de la cual depende la facultad (en la práctica no es muy probable que
 PGI-82/WS/16 - pág. 19

difieran). Se debe hacer hincapié en las condiciones de admisión aunque se trate de

estudiantes patrocinados o enviados por empleadores. Todavía es necesario discutir
seriamente el problema de determinar quién debería tener mayor poder de decisión en
lo que se refiere al ingreso en la profesión -la universidad, los empleadores o la
asociación profesional. Pero no cabe duda de que una facultad de archivística deberá
tener suficiente autonomía para poder seleccionar a sus estudiantes. Las consecuen-
cias de admitir a un estudiante no calificado o de poca capacidad en los primeros
cursos, son duraderas. Asimismo, los procedimientos de ingreso deberán establecerse
a la luz de las prácticas y tradiciones del organismo del que dependa la facultad.
Por lo general no conviene admitir estudiantes antes de haberlos sometido a un pro-
ceso de selección que, en algunos casos, puede consistir en un concurso con.un examen
de ingreso y que deberá comprender una entrevista personal. En ella, el jurado de-
berá tratar, primero, de determinar (con ayuda de referencias, etc.) si es genuina
la motivación del candidato para emprender una carrera en una profesión de servicio
público; y segundo, si posee las cualidades personales necesarias para trabajar en
equipo y para entender los conceptos.

3.24 Recursos de aprendizaje

Los servicios de biblioteca y librería son casi tan importantes para los estu-
diantes como la alimentación y el alojamiento (en cierto sentido más importantes). Si
no se dispone de libros por ninguno de esos dos medios, la única manera de aprender
serán las notas del profesor, con lo que se tenderá inevitablemente a aprenderlas de
memoria. Un curso de formación a nivel universitario exige que los estudiantes ten-
gan acceso a recursos de aprendizaje y que puedan evaluarlos y utilizarlos en los
debates; las clases tienen como objetivo principal servir de catalizador en ese pro-
ceso y sólo de manera secundaria impartir información. Los seminarios son un medio
importante en el cual se ponen a prueba y se clarifican las ideas y la información.
Los servicios de biblioteca y librería no habrán de limitarse a los materiales men-
cionados en las aulas, sino que deben comprender una amplia gama del universo cultu-
ral y científico.

3.25 La creación de una biblioteca técnica es una de las tareas más absorbentes que
se plantean al planificador de una facultad de archivística. Muchos de los
materiales de que dispone están escritos en diversos idiomas, proceden de distintas
fuentes y están presentados de manera diferente. En algunos materiales publicados
oficialmente puede observarse que se pasan por alto partes considerables del tema, o
que no lo tratan satisfactoriamente. La ayuda de los organismos profesionales inter-
nacionales permitirán reunir gran parte del material de lectura más importante y al-
gunos otros materiales didácticos distintos de los libros. Como resultado de un es-
tudio realizado por el RAMP se publicará dentro de poco un manual que contendrá
algunos textos básicos. Estimular a los estudiantes para que lean -de manera crítica-
literatura puramente técnica, incluso si no está escrita en un idioma extranjero, si-
gue siendo una de las tareas pedagógicas más importantes.

3 .26 Equipo especializado

Un reciente experimento para utilizar las microcomputadoras en una facultad

tropezó con serias dificultades cuando se supo que no llegarían los aparatos. Sin
desanimarse ante esta situación, los profesores continuaron su curso sobre iniciación
a las técnicas de las computadoras, durante el cual utilizaron materiales improvisa-
dos, pudiendo enseñar así la lógica y los conceptos básicos. Siempre será posible
hacer algo semejante, pero un curso serio de formación para postgraduados deberá con-
tar con una instalación de computadoras. Esta es otra razón en favor de agregar la
facultad a una universidad, a fin de que pueda utilizar las instalaciones del labo-
ratorio de informática. En el futuro, el acceso al tiempo de computadora podrá
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hacerse por medio de microcomputadoras, de modo que la tendencia será la descentrali-

zación de la enseñanza y del trabajo práctico realizados hasta ahora en los grandes
centros. Sin embargo, se debe poder tener acceso a ellos.

3.27 Ya se mencionó anteriormente la conveniencia de tener acceso a otros equipos:

microformas, copias, imprenta. También se trató por separado del problema de
la preparación y el mantenimiento.

3.28 Visitas, demostraciones y modelos

Los problemas relativos a la utilización eficaz de las demostraciones, los mo-

delos y las visitas en la enseñanza profesional son: a) cómo proporcionar ejemplos
prácticos o tareas prácticas que sean a la vez realistas y estrictas, pero que no
absorban mucho tiempo; b) cómo coordinar el gran número de visitas que son necesa-
rias para dar a los estudiantes un conocimiento directo de los principales centros
de información del país. La organización de visitas educativas supone poseer conoci-
mientos especiales, ya que exige explicaciones preliminares completas, la visita di-
rigida del centro de que se trate y actividades complementarias (a menudo es útil
llevar un formulario de trabajo durante la visita misma). Hay que procurar que las
visitas dejen de ser una forma de turismo a fin de convertirlas en una oportunidad
para tratar de conocer a fondo la organización visitada. Esto supone también la co-
operación paciente del personal que trabaja en ella y su disposición a contestar las
preguntas que se hagan, aunque sean difíciles, y a escuchar las críticas que puedan
formularse. Constituye una parte importante de la estructura necesaria el disponer
de servicios de información para las visitas y de un grupo de profesionales abierto
y cordial, que esté de acuerdo con los objetivos de la facultad de archivística que
los apoye decididamente.

3.29 En muchos países en desarrollo los servicios de información básica están orga-
nizados de manera demasiado rudimentaria para que puedan servir de modelo a los
estudiantes. Esos mismos estudiantes, una vez egresados, serán quienes puedan trans-
formarlos más tarde. En la mayoría de los casos, sólo puede superarse esta dificul-
tad paulatinamente, gracias a una estrecha unión entre los miembros de la profesión
archivística del país (y entre éstos y quienes trabajan en otras ramas de la infor-
mación) . Aunándose para realizar actividades comunes, no sólo actuarán eficazmente
en la escena pública, sino que además crearán una atmósfera de crítica constructiva
y de esfuerzo para el logro de una meta común, necesaria para el progreso.

IV. FACTORES EDUCACIONALES

4.1 Objetivos; planificación de un programa de formación

La gestión de documentos y archivos, que forma parte del servicio de informa-

ción de un país, tiene interés para el desarrollo nacional y regional como contrapar-
tida de los recursos que se le consagran. Pero ésto sólo se logrará si los planes
de esa gestión se establecen adecuada y conjuntamente con los de desarrollo. De una
manera ideal estos planes deberían comprender secciones que trataran acerca del lu-
gar que ocupan los servicios de información en el desarrollo general del país o de
la región, y que contuvieran algunas previsiones sobre los recursos humanos que se
requieren para realizar las actividades necesarias. Cuando este no es el caso, de-
berían tomarse medidas para establecer los hechos básicos (sobre todo los aspectos
relativos a los recursos humanos) a fin de poder seguir el ritmo del desarrollo na-
cional o regional. La forma más rápida y fácil de hacerlo es contratar a un consul-
tor experto para que realice un estudio y elabore un plan con objeto de determinar
las necesidades en materia de recursos humanos durante un periodo determinado y re-
lacionarlas con los planes nacionales de desarrollo que se conozcan. Cuando no es
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posible organizar una misión breve de un experto extranjero, el propio instituto de

formación debería realizar el estudio; en efecto, siempre es conveniente que el ins-
tituto tenga idea del mercado que ha de atender -tanto por lo que se refiere a la
oferta como a la demanda- asi como de las fluctuaciones principales que puedan pro-
ducirse. Si bien las previsiones en materia de planificación son intrínsecamente
útiles, es mucho más útil asociar (al menos) esas previsiones con los planes de des-
arrollo aprobados oficialmente, que tienen un alcance mucho mayor y no se limitan
únicamente al sector de los archivos o de la información.

4.2 Los objetivos de la planificación de los cursos deberán tener en cuenta la

orientación que conviene que reciban quienes participen en los mismos: el per-
sonal capacitado deberá abordar su trabajo consciente de que está contribuyendo al
desarrollo nacional mediante la creación o el desarrollo de servicios útiles y facti-
bles que respondan a las demandas reales o potenciales de los usuarios. Los sistemas
de gestión de archivos constituyen una ayuda concreta como parte de la infraestructu-
ra de desarrollo nacional pero únicamente si son eficaces en lo que se refiere a sa-
tisfacer a los usuarios. Para ello, deberán contar con un personal cuya finalidad
sea prestar servicio a los usuarios y resolver los problemas que se planteen en su
trabajo, y que sea capaz de evaluar el grado de éxito obtenido en cada actividad.

4.3 Esta actitud abierta implica un conocimiento de las tendencias y los cambios
que se producen en las profesiones de la información, y de la utilización de
que han sido objeto en el proceso del desarrollo nacional. Este es particularmente
el caso cuando se trata de adoptar tecnologías o de participar en proyectos en que
se comparten los recursos con otros sectores de la industria de la información. El
interés que susciten tales proyectos no sólo influirá en el número de los partici-
pantes y en la naturaleza de su formación sino también en la posibilidad de impartir
una formación cooperativa y en la organización de cursos comunes.

4.4 Un centro de formación profesional también en un centro de investigaciones en

campos de interés profesional. En los países más desarrollados no siempre se
aceptó la idea de que las escuelas de formación de archiveros tuvieran que empezar
a funcionar antes que los sistemas de archivos para los que imparten formación. La
propia profesión fue más bien conservadora y exigía que quienes ingresaban en ella
fueran capaces de desempeñar tareas técnicas tradicionales en puestos subordinados.
Algunos servicios de archivos, por la misma razón, preferían encargarse de formar a
su nuevo personal durante el trabajo. Las innovaciones y los progresos se originaron
en los propios servicios de archivo existentes, tal vez por estímulo indirecto de los
progresos de las prácticas de gestión o de las profesiones afines. Se temió que las
innovaciones resultantes de las investigaciones académicas teóricas e impartidas a
alumnos sin experiencia del trabajo, no fueran adecuadas cuando el nuevo personal
calificado ocupase sus puestos. Esto no debe exagerarse: en muchos países en des-
arrollo el temor podría estar injustificado. Es menos probable que los servicios
existentes de gestión de documentos y archivos constituyan ejemplos manifiestos de
éxito; en cambio, es más probable que las nuevas técnicas, o los proyectos de par-
ticipación en los recursos, permitan resolver problemas tradicionalmente insolubles.
Es muy posible que los nuevos funcionarios recién calificados tengan que crear nuevos
servicios en los que ellos sean los únicos profesionales. Por consiguiente, el ins-
tituto de formación deberá estar preparado para ser un conductor y un innovador en
métodos profesionales, y estar también capacitado para difundir estos métodos median-
te programas de extensión, cursos de actualización y educación permanente. Por su
parte debería tener un programa de investigación activo y práctico, y un conocimiento
directo y constante de los progresos que se realicen en los demás países y en las
profesiones afines. Los programas de formación deberían ser objeto de revisiones para
tener en cuenta los progresos que se registren y los cambios en las demandas de los
usuarios, los nuevos sistemas, los avances paralelos y el estado del desarrollo na-
cional o regional. Tendría que haber un sistema para evaluar regularmente la efica-
cia de la formación impartida, así como para hacer revisiones periódicas de los pro-
gramas .
PGI-82/WS/16 - pág. 22

4.5 Grupos destinatarios de la formación

En la planificación del suministro de recursos humanos y de su formación de-

berla haber un criterio sobre el nivel y el tipo de formación necesarios. ¿Qué cla-
se de personal se necesita? El objetivo es suministrar personal para la gestión de
archivos, la gestión de documentos y para los servicios técnicos. En cada uno de
esos sectores hace falta un cuerpo de profesionales, de los que se seleccionarán los
mejores para constituir el grupo directivo. Los paraprofesionales ofrecen asisten-
cia general. En la esfera técnica se necesitan empleados -a nivel operacional y de
supervisión- y científicos (véase Figura 1 ) .

4.6 Las políticas sobre recursos humanos deberían tener en cuenta la necesidad de
ofrecer carreras con estructuras que se ajustaran a los criterios de formación
de los futuros graduados. Estos tienen el derecho de esperar que, si demuestran su
capacidad, podrán ascender a puestos importantes de mayor responsabilidad y mejor
remunerados. Existe un problema particular con los paraprofesionales, que en algunos
casos pueden ser personas muy competentes pero que se vieron obligadas a ingresar en
la profesión a un nivel bajo por dificultades circunstanciales durante su escolari-
dad. En situaciones particulares el ascenso escalonado puede regularse mediante un
sistema de formación en ejercicio con exámenes o evaluaciones periódicas. Esas eva-
luaciones deberían ser reconocidas por el sistema general de demarcación de las ca-
rreras (por ejemplo, la Administración Pública) a las que estuvieran más estrecha-
mente asimilados los especialistas de la información.

4.7 Hay quienes sostienen que los planes de formación en los países en desarrollo
deberían comenzar con cursos paraprofesionales: las metrópolis proporciona-
rían los servicios del personal de alto nivel hasta que, con el transcurso del tiem-
po, fuera posible obtenerlo en dichos países. Tal es el principio adoptado en Senegal,
en la Escuela de Bibliotecarios, Archivistas y Documentalistas (EBAD) de la Universi-
dad de Dakar. Se trata de un enfoque razonable y práctico, pero sólo resulta facti-
ble cuando existen en otras partes los cursos adecuados, a un nivel más avanzado y en
número suficiente para poder acoger a los estudiantes de los países en desarrollo
interesados. Este caso no es el más corriente. De todos modos, existe un argumento
igualmente fuerte, sino más, según el cual los países en desarrollo deberían tratar
de impartir, casi desde el comienzo, formación a su propio personal, tanto a nivel
profesional como directivo. Este principio fue aplicado en el Centro Regional de
Formación de Archiveros de la Universidad de Ghana y en los Archivos Nacionales de
la India. (Un principio similar también es aceptado tácitamente por los países des-
arrollados de Europa y América del Norte, donde la formación está casi exclusivamente
destinada a los futuros profesionales, y no a los paraprofesionales, a pesar de que
la formación administrativa también suele ser escasa). . Importa que los servicios de
gestión de documentos y archivos estén dirigidos imaginativa y activamente en todas
las etapas (sobre todo en las primeras); es un asunto demasiado importante para con-
fiarlo a los expatriados, a menos que no haya otro remedio. Los profesionales autóc-
tonos que recibieron su formación en el país de que se trate formarán más natural-
mente parte del mundo de la información, del que dependerá el acertado planeamiento
de los servicios de información y el lugar que ocupen en la sociedad.

4.8 De estas consideraciones se deduce que, dadas las condiciones generales de los
países en desarrollo, es muy probable que los primeros graduados del sistema
de formación tengan que asumir sus funciones muy pronto (en algunos casos inmediata-
mente) . Por eso es tan importante que en la formación inicial haya programas que
hagan hincapié en la confianza en sí mismos, en la aptitud de dirigir, innovar y sa-
car el mejor partido de la experiencia de los demás. La escuela de formación puede
contribuir a ello por medio de sus programas de investigación y educación permanente,
pero mucho dependerá de la estructura mental y de los hábitos de estudio inculcados
durante la formación inicial y el trabajo.
 PGI-82/WS/16 - pág. 23

NIVEL DE DIRECCIÓN

Ingreso por designación

una vez obtenida la experiencia

NIVEL PROFESIONAL

Ingreso de graduado

SSs
EDUCACIÓN GENERAL
Máximo de
paraprofesionales

o NIVEL PARAPROFESIONAL
w
s
w
o
w
Ingreso de los que <
finalizarán la
educación secundaria GESTION DE ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

Figura 1 : Estructura de los recursos humanos en la gestión de

documentos y archivos
PGI-82/WS/16 - pág. 24

V. NIVELES DE ADMISIÓN

5.1 La Figura 1 muestra que la formación y el reclutamiento pueden considerarse

como tres "pisos" horizontales cortados por tres "ramificaciones" verticales
distintas, pero relacionadas entre sí, o bien como tres niveles de un servicio profe-
sional único más una "ramificación" técnica distinta. Para resolver los problemas
que plantea la elaboración de una política general de formación que satisfaga todas
esas necesidades posibles, primero deberemos observar con más detalle cada sección
y la situación de la carrera que se relaciona con cada una de ellas.

5.2 Sea cual fuere el nivel, todos los cursos de formación profesional tienen en
común el hecho de que están destinados a proporcionar a los estudiantes la gama
completa de conocimientos y técnicas necesarios para cursar una carrera en materia de
gestión de documentos y archivos. En todos los niveles los estudiantes deben tener
una visión general de su disciplina y algunos conocimientos de los problemas y técni-
cas de cada parte de la misma. Por lo tanto, las diferencias de nivel no correspon-
den a interrupciones durante la formaciónÎ para todos los niveles de ésta deberán
darse cursos completos. La diferencia entre los niveles depende del enfoque, del
tratamiento de las materias y del grado de capacitación ofrecida. El objetivo de ca-
da nivel de los cursos deberá ser la formación de un personal que pueda desempeñar
una tarea de manera rápida y eficaz en determinada parte del servicio y convertirse
en un miembro productivo del equipo.

5.3 Cursos profesionales

La admisión al curso de formación que capacitará a los graduados para sus pri-
meros empleos profesionales, comienza una vez obtenido el primer diploma universita-
rio normal. (En algunos casos puede aceptarse como alternativa el hecho de tener
mucha experiencia en un puesto de responsabilidad). El propio curso de formación se-
rá de nivel avanzado o de segundo grado; en general consiste en materias dictadas
pero que posiblemente contengan un elemento de trabajo original; por lo tanto, debe-
ría encontrar cabida en el mismo nivel que otros cursos similares de importancia
equivalente. El curso de formación podría compararse con el que otorga el título
norteamericano de M.L.S. o el British Postgraduate Diploma (que ahora se está recla-
sificando como M.A. (licenciatura)>, o también con lá licenciatura canadiense.

5.4 Por lo demás, para ingresar los candidatos deberán satisfacer requisitos no me-
nos rigurosos que los que se exigen en otras disciplinas y cursos postuniver-
sitarios comparables. En cierto modo debería decidirse si los estudiantes serán pa-
trocinados por entidades laborales o si habrá un mercado libre para los alumnos re-
cién diplomados. A este respecto no hay unanimidad entre los países desarrollados:
tal vez sea posible llegar a una transacción entre ambas posiciones cuando se prevea
una expansión del mercado del empleo. No obstante, es sumamente importante insistir
en la calidad de los candidatos, en las normas estrictas de admisión y de aprobación
de los exámenes finales, y en el reconocimiento público de la categoría del curso.
En algunos países la condición de toda la profesión se vio perjudicada debido a ne-
gligencias y laxitud en alguna fase del proceso.

5.5 En todo el mundo existe un consenso en el sentido de que los componentes es-
trictamente profesionales de la educación básica o formal de un archivero deben
durar aproximadamente un año. (Esto supone que la formación de un archivero, desde el
momento en que sale de la escuela secundaria, durará de 4 a 5 años, por considerarse
que su educación universitaria de carácter general dura de 3 a 4 años). En todas
partes resulta difícil incluir en los cursos de formación: a) un elemento considera-
ble de trabajos prácticos sometidos a evaluación, y b) un elemento cada vez mayor de
materiales nuevos tanto en sectores tradicionales como tecnológicos; por esa razón
se propuso que la duración de los cursos se extendiera a dos años. No cabe duda de
 PGI-82/WS/16 - pág. 25

que teóricamente se trata de una excelente solución (en ciertos países desarrollados,
como' la República Federal de Alemania, existen cursos más largos) pero.en las cir-
cunstancias actuales esa extensión podría resultar demasiado cara. Por lo tanto, las
directrices actuales recomiendan simplemente que un curso que otorga una calificación
profesional debería durar si fuera posible un año civil más bien que un año académi-
co, y entrañar un proyecto práctico bastante considerable que se tradujera en un tra-
bajo que pudiera evaluarse, como por ejemplo, un inventario descriptivo o un estudio
analítico especial de un problema relacionado con los documentos (véase 6.17.3 y
6.19.4-5) .

5.6 Un curso de este tipo, aunque esté concebido para estudiantes postuniversita-
rios, estará compuesto de materiales nuevos y no será una extensión a nivel más
elevado del trabajo universitario. Los cursos de formación profesional deberán tener
en cuenta que sus graduados habrán de poder citar correctamente informaciones factua-
les (por ejemplo, sobre requisitos jurídicos o condiciones ambientales). Esto sig-
nifica que debe haber una cantidad determinada de informaciones transferidas del cau-
dal de información del profesor a la memoria del estudiante. A pesar de ello, es
esencial que el tono y el carácter del curso siga siendo de nivel adecuado para los
estudiantes avanzados. Debe incitarles a cuestionar las afirmaciones, a buscar da-
tos, a aislar problemas, a evaluar las soluciones y a enfocar el trabajo con espíritu
de dirección. Esto es difícil pero si no se hace el resultado se traducirá en servi-
cios de segundo orden que no merecerán los fondos invertidos en ellos, una condición
jurídica inferior y un círculo vicioso debido al reclutamiento y al trabajo de baja
calidad.

5.7 Es preferible que los estudiantes admitidos en el curso se hayan graduado en

disciplinas que ofrezcan una base en materia de investigación documental re-
trospectiva, o en cualquier otro tema, con tal que hayan alcanzado el nivel exigido.
Para un grupo de estudiantes, la posesión de diversos títulos universitarios de pri-
mer grado ofrece una base valiosa, y las necesidades cada vez mayores de gestión de
archivos en sectores especializados, particularmente en los institutos de ciencias e
investigación, pueden dar origen a una cierta demanda de archiveros que posean cono-
cimientos en ciencias naturales. De manera más general, es un requisito importante
que los archiveros que terminan su formación se sientan seguros de sí mismos y capa-
ces de emprender investigaciones en los que se utilicen pruebas documentales. Si no
adquirieron esta capacitación durante los primeros años de estudios universitarios,
deberán obtenerlo durante los cursos de formación especializada. Sin embargo, la
calificación más importante para ser admitido a participar en un curso es por encima
de todo la motivación: la determinación del estudiante, a partir de alguna experien-
cia directa, de entrar en esa rama de la información y de aportar por su conducto su
propia contribución a la sociedad.

5.8 La calificación final, obtenida después de terminar el curso y de aprobar el

examen, debería ser reconocida no sólo por la institución académica que la cer-
tifica, sino también por una asociación profesional (que debería tratar de estar aso-
ciada al proceso de validación del curso) y, donde sea pertinente, por la administra-
ción pública o algún otro órgano_^oficial interesado en la estructuración de los re-
cursos humanos. Esto se aplica también a los cursos de formación de otras profesio-
nes de la información, y es conveniente que entre ellas exista un interés común en
estas cuestiones.

5.9 Archiveros de nivel superior

Si la condición básica de los archiveros es poseer un grado universitario, ¿qué

títulos deberá poseer un archivero para que se le reconozca un nivel superior? La
distinción es difícil ya que ese reconocimiento no es uniforme en todos los países
desarrollados. Por pragmáticamente que sea, observamos que algunos archiveros ocu-
pan indudablemente puestos de dirección. No .consagran mucho tiempo a los procesos
PGI-82/WS/16 - pág. 26

profesionales ni a la supervisión directa del personal de menor categoría que se ocu-

pa de esos procesos; sus tareas consisten más bien en la planificación estratégica,
en la gestión general de los servicios (incluidos la formulación de leyes y el diseño
de edificios y servicios), en las relaciones externas con organizaciones clientes, y
en obtener y asignar los recursos. También estas funciones son profesionales en el
sentido de que sin ellas es imposible desempeñar las funciones más estrictamente pro-
fesionales o especializadas (organización y descripción de archivos, evaluación de
documentos, etc.). Esas funciones deben ser ejercidas, por profesionales, a la luz
de las preocupaciones de los especialistas de la profesión.

5.10 Este tipo de archiveros debe poseer otras cualidades: capacidad de gestión y
quizá también una cierta especialización técnica. Es probable que algunos ar-
chiveros de nivel superior debieran conocer mejor ciertas materias o campos de in-
vestigación, a fin de poder fomentar la utilización de fuentes, emprender programas
de publicaciones o participar en proyectos nacionales o regionales. Los archiveros
de esta categoría son quienes estimularán el desarrollo de la profesión hacia nuevas
esferas de actividad o de servicio.

5.11 Por lo que a la formación se refiere es casi imposible fijar límites muy pre-
cisos para la admisión en la categoría de archiveros de nivel superior. Para
empezar éstos deberán estar netamente calificados, tener experiencia y demostrar que
poseen aptitudes para la supervisión, la dirección o la administración. El papel
que incumbe a la institución de formación es ofrecer el entorno adecuado para promo-
ver la investigación; en algunos casos facilitará el acceso a la universidad para
la obtención de diplomas superiores después de la presentación de una tesis, y apo-
yará de vez en cuando la organización de cursos avanzados, técnicos y de actuali-
zación.

5.12 Educación permanente

En una época de rápidos cambios tecnológicos está generalmente admitida la ne-

cesidad de organizar cursos regulares de actualización y reciclaje. En los países
desarrollados imparten esos cursos las instituciones académicas o las asociaciones
profesionales. También convendría estimular esta tendencia en los países en des-
arrollo que a menudo tienen la posibilidad de organizar cursos breves con los recur-
sos locales; pero en esos países generalmente toma la iniciativa la institución de
formac ion.

5.13 Formación del personal docente

Las personas que se consagran a la enseñanza de profesionales deben poseer a

la vez calificaciones y experiencia así como un conocimiento de las tecnologías y los
métodos didácticos. Por lo tanto, a ese respecto se necesita una cierta formación
específica, que puede obtenerse en la propia institución de formación o en el extran-
jero, por ejemplo, en un curso para profesores de bibliotecología. La dificultad
reside en encontrar alumnos para una clase semejante cuando, de todos modos, existen
demasiado pocos profesionales debidamente formados. Retirar el personal superior de
su participación directa en las tareas profesionales para que se consagre a la en-
señanza es un acto temerario que los resultados deberán justificar. Si el servicio
de documentos o archivos no tiene una dimensión formativa, no podrán realizarse pro-
gresos verdaderos para el logro de sus objetivos. Consagrar a esta tarea una parte
del escaso personal calificado, debería producir a la larga resultados fructuosos.

5.14 Paraprofesionales

El personal de este nivel es el que concretamente se encarga del funcionamiento

de los procesos relativos a la gestión de documentos y archivos, y siempre hará falta
una cierta cantidad de él. Aunque no se le suele pedir que elabore o evalúe sus
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programas de gestión, necesita conocer los objetivos y principios básicos de sus mé-
todos a fin de estar en condiciones de realizar sus tareas de manera inteligente.
Además, en algunos países en desarrollo la mayor parte o la totalidad de la profe-
sión está compuesta de paraprofesionales, debido a la condición del sistema educacio-
nal y del mercado del empleo. Incluso en países donde los principales servicios de
documentos y archivos (por ejemplo, los Archivos Nacionales) cuentan con una adecuada
plantilla de graduados universitarios, suele haber otros servicios (como en las orga-
nizaciones paraestatales o en el sector privado) dirigidos por personal sin título
universitario. Por lo tanto, es importante que haya: a) una selección eficaz de los
estudiantes en el momento de su ingreso en el curso de formación; b) un curso bien
concebido, bien impartido y estrictamente examinado; y c) la posibilidad de que los
paraprofesionales calificados continúen su formación para obtener mayores califica-
ciones y conseguir la condición de profesional.

5.15 La selección inicial de los estudiantes es una parte importante del proceso de
formación. El instituto que se encargue de ella deberá decidir si ha de limi-
tar la admisión de los estudiantes patrocinados por un empleador o si la admisión ha
de ser libre para todos los que reúnan las condiciones exigidas. En el segundo caso
los estudiantes se encontrarán ante un mercado abierto de trabajo, y la existencia o
inexistencia de este último será indudablemente el factor determinante. No obstante,
en las circunstancias de los países en desarrollo es probable que el riesgo que en-
traña el abandono de los estudios es demasiado grande como para que se adopte la op-
ción del mercado abierto. Pero si sólo se aceptan estudiantes patrocinados, existe
el peligro de que las normas de admisión sean fijadas por los empleadores quienes,
a veces, pueden caer en la tentación de enviar únicamente a candidatos de bajo nivel.
(La experiencia ha demostrado que así ocurre en varios países en desarrollo). Deberá
quedar sentado que la admisión final es de la incumbencia del organismo de formación
y que siempre se aplicarán las normas de ingreso fijadas públicamente (posesión de
un certificado de estudios de un nivel determinado).

5.16 La norma fijada para ingresar en los cursos paraprofesionales probablemente sea
inferior a la norma establecida públicamente para ingresar en la universidad.
Esto es origen de dificultades, porque significa que los cursos paraprofesionales no
siempre pueden considerarse como equivalentes de algún curso del primer ciclo univer-
sitario. Por lo tanto, los paraprofesionales que deseen obtener una calificación
profesional deberán encontrar la manera de conseguir un permiso por el tiempo que
haga falta para completar un primer ciclo universitario antes de decidirse a abordar
un diploma profesional más avanzado. En los países en desarrollo es corriente que
haya disposiciones previstas por lo que se refiere a los permisos prolongados de es-
tudio. Una posible causa de conflictos es la existencia de una discontinuidad entre
los niveles de formación paraprofesional y los niveles profesionales propiamente di-
chos. Tal discontinuidad no se presenta con la misma agudeza, por lo menos en el caso
de las profesiones afines.

5.17 El enfoque de las materias que se enseñan a los paraprofesionales debe ser es-
trictamente práctico, pero deberá tratar de explicar y aclarar los principios
sobre los que se basan las diversas prácticas. Deberá contener elementos de educa-
ción general, porque no es admisible que los paraprofesionales (o sea, personas sin
una probada experiencia de la enseñanza superior) realicen sin ayuda la función más
básica de los archivos: la selección de materiales que han de conservarse o elimi-
narse. No debe olvidarse que en la práctica muchos servicios pequeños de documentos
o archivos suelen estar dirigidos enteramente por paraprofesionales.

5.18 En este nivel es sumamente importante el trabajo práctico supervisado. Deberá

alentarse la iniciativa personal, la comprensión de conceptos y objetivos bá-
sicos, y los enfoques encaminados a la solución de problemas. Después de todo, los
paraprofesionales deberán ser considerados como colegas que realizan tareas especia-
lizadas dentro del campo profesional general.
PGI-82/WS/16 - pág. 28

VI. ALCANCE Y VARIEDAD DEL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ESTUDIOS

DE GESTION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

6.1 En esta sección se examinan los principios generales aplicados en la elabora-

ción de programas de estudios de gestión de archivos y documentos. Los compo-
nentes detallados de los programas de estudios son objeto de examen en la Sección VII.

6.2 El tema del presente estudio es la formación para una carrera profesional es-
pecializada. La formación de este tipo es académica y práctica. El aspecto
académico es importante dada la jerarquía intelectual de la disciplina y el nivel de
los cursos dentro del sector terciario de la enseñanza (como programa de estudios
postuniversitarios). Como disciplina, es académica pues posee un marco teórico que
encuentra cabida dentro de la esfera más amplia de las ciencias de la información,
y está estrechamente relacionada con otras esferas de investigación académica. Ade-
más, los estudios de archivología entran en esta categoría, porque en ellos se apli-
ca un principio importante del proceso académico: la formación intelectual necesaria
para evaluar las pruebas documentales en las fuentes originales. Al elaborar un cur-
so de formación de archiveros y especialistas en qestión de documentos, es indispen-
sable que estas características académicas no sean subestimadas por ninguna de las
partes interesadas: empleadores, colegas, profesores, profesores de otras discinli-
nas, estudiantes o público en general. Se insiste en este punto a pesar de que, como
es de todos sabido, el término "académico" no siempre suscita admiración general. A
veces suele significar falta de contacto con las realidades de la práctica cotidiana
y, por supuesto, esto es precisamente lo que una formación profesional debe evitar.
Esa formación debe combinarse con proyectos prácticos y, si es posible, todos los
aspectos del curso deben reforzarse con trabajos prácticos. Esta experiencia prácti-
ca puede obtenerse en cierto modo por medio de pasantías antes o después del curso.
Por cierto, es conveniente que (como en los estudios de bibliotecología), no se otor-
guen títulos definitivos hasta que el estudiante haya completado un periodo deter-
minado de práctica. Pero es mucho lo que habrá que hacer durante el curso; este
trabajo deberá elaborarlo, organizarlo y supervisarlo la institución encargada de la
formación.

6.3 En suma, un curso profesional debe ser una combinación de práctica inteligente
y de estudio práctico de la teoría. Las proporciones deben ser acertadas; de
lo contrario, la formación del profesional no justificará en el futuro la inversión
realizada.

6.4 La formación práctica en gestión de documentos es especialmente difícil de

organizar, ya que implica el estudio de sistemas operacionales. Las activida-
des de evaluación requieren no sólo un conocimiento de la información contenida en
esos sistemas sino de su relación con la estructura y la función de la organización.
Es difícil crear una situación en que este tipo de conocimiento pueda ser investi-
gado por personas ajenas a la organización. La solución del problema puede estribar
en la experiencia práctica anterior al ingreso, pero esto no es siempre posible, y
aun así requiere una buena supervisión para ser eficaz.

6.5 Elaboración de los programas de estudio locales

A pesar de que existen estas directrices, no se puede elaborar el programa de

estudios de un curso de formación determinado a partir de un modelo general abstrac-
to. Las necesidades y las circunstancias difieren, y toda institución de formación
deberá tenerlo en cuenta. Las posibilidades de formación práctica, en la esfera de
contratación, el ámbito de empleo futuro de los egresados, la índole de los servicios
de archivos y documentos y su probable desarrollo, incluso las características mate-
riales de sus colecciones, son factores determinantes. Asimismo, tienen importancia
la capacidad y los intereses individuales del personal docente, sus proyectos de
 PGI-82/WS/16-pág. 29

investigación, los intereses de los alumnos, el tiempo disponible para trabajos prác-
ticos durante el curso y la distancia entre la escuela y el lugar donde han de rea-
lizarse esas actividades. Hasta la fecha, los países desarrollados no se han puesto
de acuerdo acerca de un modelo único.apropiado para un curso de esa naturaleza, y
existen importantes diferencias entre los cursos paralelos aun dentro de un mismo
país. En cierta medida, esta diversidad es beneficiosa, y el ámbito de los servicios
de archivos e información es suficientemente amplio para abarcarla. Sin embargo, es
importante que no exista ninguna incompatibilidad fundamental, pero sí un acuerdo con
respecto a ciertos puntos básicos y a un vocabulario técnico común. La planificación
de un programa de estudios que haya de adaptarse a las necesidades de un país, región
o sector determinado deberá tomar en cuenta las necesidades especiales de ese país o
región, las estructuras e interrelacíones dentro de la universidad u otra institución
docente y entre ésta y los servicios de archivos y documentos, y los intereses de los
profesores, así como las relaciones entre éstos y los archiveros y especialistas en
ciencias de la información que trabajen sobre el terreno. Desde fuera no puede im-
ponerse ninguna norma universalmente aplicable, pero conviene que las diversas partes
interesadas se consulten asiduamente. No obstante, se observa que van aumentando los
puntos en común en lo que respecta a las normas y métodos en una esfera profesional
tradicionalmente un poco anárquica, y debe destacarse que todos los profesores de
archivología y los responsables de la preparación de cursos sobre el tema deben velar
ahora por mantenerse constantemente en contacto con la evolución internacional que
afectará la composición y orientación de sus cursos (y la realización de la labor
profesional en esa esfera). Las primeras etapas de la elaboración de los programas
de estudios deben incluir no sólo el tipo de consulta a que se ha hecho referencia
sino también la consideración de la experiencia anterior de otros países e institu-
ciones. En la sección bibliográfica se mencionan algunas fuentes que pueden ser úti-
les al respecto.

6.6 Alcance, variedad y estructura de los cursos

La administración de archivos y la gestión de documentos son campos interrela-

cionados dentro de la esfera general de las ciencias de la información. Esta afir-
mación general permite esbozar algunas de las características más importantes del
estudio. Los estudios sobre la información se refieren a "la transferencia de una
mente a otra de conocimientos, de información o de estímulos de la imaginación"(48).
Se trata de un campo de estudio que tiene muchas ramificaciones y un componente tec-
nológico considerable. Dentro de su amplio campo, la gestión de archivos y documen-
tos es sólo una parte de la gama total, dominada más bien por las características
físicas de los soportes o documentos originales y por los sistemas que los engloban.
Por esa razón, y a pesar de su complejidad y de exigir una formación y una estructu-
ra de carrera especializadas, los dos campos de estudio vinculados dependen estrecha-
mente, en su calidad de disciplinas académicas (no tanto como esfera práctica de ope-
ración) de la disciplina más amplia. Cabe pensar que sólo dentro de la esfera más
amplia de los estudios sobre la información pueden lograr el nivel de una disciplina
con un marco teórico y de envergadura suficiente para permitir la realización de in-
vestigaciones y la concesión de títulos superiores.

6.7 Una dificultad adicional estriba en el hecho de que, como la gestión de archi-
vos y documentos depende totalmente de determinadas fuentes de información
originales provenientes de determinados sistemas de administración, los temas de que
se ocupan los profesionales están íntimamente vinculados con el funcionamiento y las
prácticas de esa administración. Estos a su vez, están configurados, de manera pro-
funda, por las características culturales y económicas de la sociedad dentro de la
cual tienen su origen los medios. Esto significa que, en cierto sentido, los profe-
sionales de la gestión de archivos y documentos están siempre mirando hacia dos di-
recciones diferentes. Por una parte, están percatados de que su estudio es una dis-
ciplina diferenciada, que posee un marco teórico (por estrecho que sea) y un caudal
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considerable de experiencia práctica, y abierta a la evolución de las normas inter-

nacionales. Por otra parte, les concierne de manera inmediata y cotidiana la índole
específica, local y única de la información que manejan y su formato y deben dar ca-
bida a estos materiales dentro de las disciplinas de investigación externas (historia,
sociología, planificación de la administración) que utilizan sus datos.

6.8 Por consiguiente, quienes elaboran los programas de estudios en esta esfera
tienen que ocuparse de dos tipos de armonización. En primer lugar, deben tra-
tar de armonizar la gestión de archivos y documentos, que es el campo intelectual más
amplio de los estudios sobre la información, con la estructura de los programas de
formación paralelos de las profesiones de la misma rama. En segundo lugar, deben
asimismo tratar de armonizar positivamente la gestión de archivos y documentos como
estructura profesional con los intereses y disciplinas de los diversos usuarios: de
esto último depende el éxito de los servicios nacionales de archivos y documentos.
Se trata de una armonización que no está limitada al fin más histórico o cultural del
servicio de archivos, ya que el interés principal de la gestión de documentos -el per-
feccionamiento.- y. la utilización eficaz de los documentos- está relacionado con la
industria de la investigación del país y al llevar a cabo esta tarea profesional un
especialista en gestión de documentos está actuando como miembro e incluso como re-
presentante de esa industria de la investigación. La dicotomía entre los sistemas y
los estudios temáticos, entre las ciencias de la información y determinadas investi-
gaciones externas informa todas las esferas de la disciplina y la vida cotidiana de
los archiveros y especialistas en gestión de documentos.

6.9 El análisis de los componentes de una formación en archivología que se expone

a continuación está estrechamente relacionado con los principios convenidos en
la Reunión de expertos sobre la armonización de los programas de formación en materia
de archivos, celebrada en 1979 (42). Pueden reconocerse las grandes divisiones si-
guientes :

A. Cursos básicos generales.

B. Temas centrales profesionales:
Gestión de documentos; gestión de archivos
Técnicas y ciencias interpretativas; historia administrativa.
C. Cursos en común con las profesiones afines:
Reprografía; almacenamiento, recuperación y difusión de información;
bibliografía y fuentes de información; estudios sobre los usuarios;
exposición; legislación; seguridad; diseño arquitectónico y control
ambiental; diseño de sistemas y automatización.
D. Cursos en común con otros sectores:
Ciencias de la gestión; métodos estadísticos
Idiomas
Medio ambiente y metodología de investigación.
E. Trabajos prácticos y estudio especial.
F. La cuestión de las materias facultativas - enseñanza
conservación
publicación
formatos especiales
testimonios orales.
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A. Cursos básicos

6.10 En el contexto de la formación en archivología, los cursos básicos no deben

ocupar un lugar preponderante. Pueden utilizarse para lograr que el estudian-
te adquiera los conocimientos y las técnicas indispensables. Como se señaló antes,
se da por sentado que el estudiante ya posee una preparación general. Uno de los
objetivos de un curso básico sería ubicar los cursos de estudio que han de seguirse
en su contexto general, y en el contexto de los estudios sobre las ciencias de la
información y profesiones afines. Cabría introducir un curso general sobre los prin-
cipios de las ciencias de la información y sus principales conceptos o un estudio de
las actividades que abarcan en su conjunto la esfera total de la transferencia de
la información; la actividad editorial, las bibliotecas, la documentación, el tra-
tamiento de los medios de información, la utilización de recursos en común, etc.
Quizá fuera apropiado incluir aquí un estudio de las principales funciones y métodos
de la investigación histórica para los estudiantes que carecen de experiencia al
respecto, a pesar de que se trata de un estudio más serio que se inserta más natu-
ralmente entre los temas del epígrafe D. Aparte de las conferencias de introducción
u orientación, comprendidas las definiciones básicas, este tipo de curso no ha solido
figurar en la formación archivológica. En realidad, tendría que ser más extenso,pero
la necesidad de dar mayor cabida a los cursos siguientes aconseja mantenerlo dentro
de los reducidos límites actuales.

B. Los temas centrales profesionales

6.11 Gestión de documentos y archivos. Estos dos temas estrechamente interrelacio-

nados se examinan conjuntamente, y es apropiado enseñarlos según un plan común.
Cada uno tiene un marco metodológico distinto, y a nivel práctico pueden organizarse
separadamente; de hecho, es lo que se hace habitualmente. Es particularmente im-
portante i) que la gestión de documentos no se considere como un tema completamente
aparte, desconectado de la explotación de las fuentes de información con fines cul-
turales o de investigación y vinculado únicamente con la eficacia y la economía"
dentro de la administración; ii) que la administración de archivos, por otra parte,
no se trate como si únicamente se interesara en la explotación de los materiales con
fines culturales o de investigación o en documentos periféricos no necesarios en la
administración corriente. Debe insistirse en no restringirla a documentos más anti-
guos y remotos.

6.12 Tanto la gestión de documentos como la administración de archivos pueden divi-

dirse en tres sectores generales conocidos en la labor de información (entrada,
tratamiento, salida). Se aclara este punto por cuanto constituye un ejemplo de la
manera en que aun cuando los temas se enseñan como entidades distintas no conectadas
directamente con temas paralelos que se enseñan en las profesiones afines (por ejem-
plo, la clasificación), sin embargo se mantiene un enfoque general y un método de
análisis comunes. Los intentos anteriores (como el que figura en Havard Williams y
Franz (37)) de sugerir que las profesiones afines tuvieran los temas centrales profe-
sionales comunes son engañosos, si por ello se entiende que podría haber una enseñan-
za común de la metodología de alguna importancia: antes bien, son indicaciones de
una posición paralela dentro de un análisis de la estructura de la información. Sin
duda puede hacerse hincapié en este paralelismo, sin dejar al mismo tiempo de reco-
nocer y destacar aquí que en términos prácticos es muy poco lo que tienen directa-
mente en común la clasificación (que se utiliza en las bibliotecas) y el ordenamiento
de archivos, o la catalogación en una biblioteca y la descripción en un archivo. Lo
que tienen en común estos temas es su posición relativa dentro de la esfera del tra-
tamiento del sector profesional pertinente del campo de la información. Sería inte-
resante realizar un estudio comparado de estas prácticas diferentes, en el que se
reexaminaran las prácticas tradicionales a la luz de objetivos determinados, aunque
si la recuperación de información ha de tratarse como un tema común (véase el párra-
fo 6.16.4), será preciso tener cuidado con las interfases.
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6.13 Las técnicas y ciencias interpretativas y la historia administrativa se exa-

minan aquí pues pertenecen exclusivamente a la gestión de archivos y documentos,
y no son compartidas por otros sectores de la esfera de la información. Por lo que
a esos campos se refiere, los archiveros miran desde su posición de especialistas de
la información hacia disciplinas de otros tipos. Tradicionalmente, las ciencias in-
terpretativas se desarrollaron como parte del bagaje profesional de los historiadores
(entre los cuales figuraban los archiveros en ciertas épocas y lugares). En muchos
casos, tal vez en todos, habrá un lugar permanente para estas ciencias en la forma-
ción y práctica de los archiveros. La paleografía, por ejemplo, es necesaria en mu-
chos países en desarrollo con una larga o distintiva tradición: es necesaria, sin ir
más lejos, en los países que fueron colonizados por las potencias europeas a princi-
pios de la época moderna, o en los países que lograron mantener una cultura indepen-
diente durante la era colonial o de occidentalización. La diplomática (el estudio
científico de la forma documental) debe seguir siendo una técnica netamente archivís-
tica, ya que la interpretación del significado de un documento por referencia a su
forma, es específicamente una función del archivero en su relación con los usuarios
de la investigación. Esta técnica no se limita siempre o necesariamente a documentos
primitivos o remotos. El estudio del Profesor R.B. Pugh sobre la diplomática de los
modernos sistemas de archivo en la British Colonial Office (62) ilustra la importan-
cia permanente esta técnica en el caso de los países en desarrollo recientemente in-
dependizados .

6.14 En relación con las ciencias interpretativas, puede ser necesario conocer uno
o más idiomas antiguos. Es corriente que gran parte de un archivo esté escrita
en un idioma que ya no se utiliza en el país. Estos casos constituyen un problema
de la enseñanza de la archivología en muchas partes del mundo. Como ejemplos1 ^cabe
citar el latín en Europa, el persa en la India y el Oriente Medio, el turco en el
Cercano Oriente. En algunos casos existen otros problemas de comprensión de una es-
critura en desuso (lo cual remite de nuevo a la paleografía). En otros, también es
preciso conocer un idioma moderno más, de resultas de un cambio de régimen en el pa-
sado.

6.15 Cabe también explicar en cierta manera la inclusión de la historia administra-

tiva. Se trata, por supuesto, de una rama del estudio histórico, no del tra-
tamiento de la información. No obstante, atañe especialmente al archivero porque
éste no sólo proporciona los materiales para continuarla, sino que la necesita para
poder interpretar sus propios documentos. Por lo tanto, es preciso enseñar a los
archiveros historia administrativa -metodología y contenido-, y en la práctica deben
participar en la investigación necesaria para desarrollar la materia. Cada unidad
de análisis archivístico (ordenamiento y descripción) es una contribución a la his-
toria administrativa, y depende del estado de esos conocimientos mientras está sien-
do realizada. La historia administrativa suele constituir una dificultad importante
para las instituciones de formación, ya que rara vez existe como disciplina hasta
que el progreso de un servicio archivístico eficaz le proporciona una base; si no
se cuenta con la presencia de un historiador especializado, su progreso depende en-
teramente de la labor de los archiveros, quienes por lo general están demasiado ocu-
pados para publicar trabajos académicos. A menudo el tema se trata más bien rudimen-
tariamente, aun en los países desarrollados. Sin embargo, es fundamental para la
formación y la labor operacional de los archiveros.

C. Cursos en común con las profesiones afines

6.16.1 Reprografia. Es más que el conocimiento de tecnologías, pero su objetivo de-

be ser producir administradores con un dominio práctico de sistemas que ten-
gan una base técnica. Esto se aplica especialmente a la microrreprografía, que con-
siste en sistemas administrativos que producen documentos y que determinan la índole
de las estructuras y relaciones administrativas. Los archiveros y responsables de la
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gestión de documentos necesitan, además, estar familiarizados con la reprografía edi-

torial (litografía offset, xerox múltiple, las diversas formas de composición auto-
matizada, etc.) y lo ideal sería que pudieran utilizar estas tecnologías. Este es un
campo particularmente indicado para el empleo compartido de recursos. Un aspecto de
la esfera general que debe enseñarse en común es la conservación y explotación de
documentos producidos por los diversos sistemas. Puede considerarse justificado ins-
talar un laboratorio reprográfico con un programa de edicación o de trabajo experi-
mental.

6.16.2 Exposición. Por influencia de la publicidad, este campo se ha profesionali-

zado mucho más en los últimos años; es una técnica de suma utilidad para
todos los especialistas en ciencias de la información y sobre todo para los que es-
tán, de alguna manera, vinculados con la enseñanza. Para que sea útil, esta materia
-que es de índole enteramente práctica- debe ser bien enseñada por un especialista
cedido temporalmente por un organismo apropiado (por ejemplo un museo) y contar con
un presupuesto para los materiales y el trabajo artístico.

6.16.3 Conservación, principios generales y cierta práctica, especialmente la super-

visión de normas relativas al medio ambiente, junto con instrucción práctica
en técnicas de reparación. Es importante que los archiveros profesionales estén en
condiciones de dirigir un taller de reparaciones; para ello deben conocer tanto los
principios científicos básicos en que se funda la reparación, como las técnicas arte-
sanales o industriales que se utilizan en realidad. Para complementar estos conoci-
mientos conviene poseer una cierta experiencia práctica. Sobre todo por esta razón
se sugirió (en el párrafo 3.5) la conveniencia de que en las escuelas de formación
archivística hubiera un laboratorio de conservación. Por otra parte, la conserva-
ción de los archivos es en sí misma una especialidad, lo cual, en circunstancias
ideales, ofrecería una estructura de carrera no sólo a los profesionales que trabajan
manualmente sino también a los profesionales de alto nivel que se dedican a la cien-
cia de la conservación. Además, lo ideal sería un personal especializado que se en-
cargara de todos los aspectos de la conservación (y no sólo de la reparación) en el
servicio de archivos. Como los conservadores escasean en todo el mundo, será preciso
seguir dependiendo entretanto de las técnicas e intereses de los archiveros y encar-
gados de la gestión de documentos.

6.16.4 Almacenamiento, recuperación y difusión de la información. Este elemento del

curso, que la reunión sobre armonización (42) consideró especialmente indi-
cado para tratarlo como un elemento común en los estudios sobre la información, pre-
senta, empero, el problema de ser parte integrante de los principales temas centrales
profesionales. La recuperación de información pertenece, además a la gestión de do-
cumentos (por ejemplo, servicio de referencia de un centro de documentos) y a la ad-
ministración de archivos (por ejemplo, descripción de archivos). Al tratar estos
temas, debería estimularse a los estudiantes, de conformidad con el espíritu de todo
el curso, a que diseñaran sus instrumentos descriptivos, o sistemas de referencia, de
una manera crítica, tratando de innovar en las profesiones afines y de evaluarlas en
su contexto archivístico. Si queda algo para ser tratado separadamente como elemento
de formación común, se podría aprovechar la oportunidad para introducir un curso so-
bre teoría y práctica de la indización. Normalmente no se presta a este tema sufi-
ciente atención en los cursos de archivología, ya que los métodos tradicionales de
recuperación de archivos no se han basado fundamentalmente en los índices. Es un
tema de importancia cada vez mayor, sobre todo en vista de los adelantos técnicos, y
su enseñanza entraña la elaboración de proyectos didácticos de índole práctica así
como la participación en la teoría de la información. En un proyecto práctico a ni-
vel profesional cabria prever la preparación de un vocabulario de términos controla-
dos o de un tesauro, y quizá también las aplicaciones de la automatización. Por
último, éste es un punto apropiado para examinar las repercusiones prácticas o téc-
nicas, comprendidos los servicios de archivos en los sistemas nacionales de infor-
mación.
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6.16.5 Bibliografía y fuentes de información. Es conveniente dictar un curso común

sobre la preparación de bibliografías. La falta de conocimiento acerca de
la manera de utilizar los servicios técnicos de una biblioteca o de realizar una bús-
queda eficaz de material bibliográfico es tal vez el defecto más común en la práctica
y en la formación de los archiveros. Después de todo, los archivos y la información
derivada de fuentes publicadas son casi siempre interdependientes y la investigación
en los archivos debe comenzar siempre por comprobar lo que se ha publicado (tanto en
lo que se refiere al material fáctico como de interpretación). En la formación ar-
chivológica que se imparte en Europa se hace hincapié en el conocimiento de las fuen-
tes de información pertinente, en particular cuando esto se interpreta como un estu-
dio de los diversos tipos de archivos. El conocimiento de las fuentes archivísticas
es, sin duda, beneficioso para los estudiantes de las profesiones afines, así como
para los encargados de la gestión de archivos y documentos. Esta parte del curso es
particularmente útil como apoyo de la teoría de la evaluación, ya que en este tipo
de actividad los archiveros deben comparar la utilidad relativa de diferentes fuentes
con respecto a determinados datos. Entre las fuentes utilizadas deben figurar los
materiales distintos de los libros y de los archivos, es decir, las informaciones
orales, personales e informatizadas. Los trabajos prácticos ofrecen la oportunidad
de aprender técnicas útiles para la redacción de informes.

6.16.6 Estudios sobre los usuarios. En las profesiones afines se ha cobrado clara
conciencia de la necesidad de llevar a cabo un estudio preciso de las nece-
sidades de los usuarios y de contar con métodos para comprobar la eficacia de los
servicios ofrecidos al cliente. También los archiveros deben aceptar la utilidad de
este tipo de estudio y, en términos generales, orientar sus servicios de manera que
redunde en beneficio de los usuarios. Por esa razón en el documento sobre armoniza-
ción (42) se incluye este componente como un curso común. Eso no obsta para que
existan diferencias considerables entre los usuarios de los archivos y documentos y
los usuarios de los servicios bibliotecarios (al menos, de las bibliotecas públicas)
y puede ser que las técnicas de cuantificación y encuesta social no se ajusten sufi-
cientemente a las necesidades de los encargados de la gestión de archivos y documen-
tos para incluirlas con provecho en este programa de estudios, sobre todo si ha de
haber trabajos prácticos. De hecho, los especialistas en gestión de archivos y docu-
mentos están, en este caso, en una posición bastante análoga a la de ciertos documen-
talistas y bibliotecarios especializados, y debería ser posible concebir un curso
que estuviera centrado en el análisis de las necesidades de los usuarios en este cam-
po específico. No obstante, quizá sea mejor incluir estudios sobre los usuarios que
no sean directamente pertinentes que omitirlos del todo, ya que se trata de una cues-
tión de orientación fundamental hacia el servicio, respaldada por medios técnicos de
evaluación. Los servicios de archivos tradicionales, incluso muchos de los países
desarrollados, al hacer un examen crítico de las necesidades de los usuarios con fre-
cuencia no han tratado muy a fondo la cuestión.

6.16.7 Legislación. Sería muy provechoso hacer un estudio comparado de la legisla-

ción en el campo de la información. El fomento de una legislación apropiada
y de un reglamento oficial en esta esfera redundaría mucho en beneficio de la,s profe-
siones afines, que deberían actuar de consuno. Existen, además, varias esferas en
las cuales la duplicación de servicios puede coordinarse gracias a la adopción de
medidas legislativas (o mediante la aprobación de políticas oficiales en el centro).
Este es el caso,; por ejemplo, del depósito legal de documentos impresos oficiales y
mapas, esferas en que tradicionalmente hay una duplicación entre los servicios de bi-
bliotecas y archivos. La legislación relativa a la propiedad, venta y depósito de
archivos y colecciones de manuscritos, la política pública con respecto a la desgra-
vación fiscal o el impuesto sucesorio en los casos de donación al público, las res-
tricciones a la exportación de materiales y la determinación de esferas de acopio,
son cuestiones de interés común dentro del ámbito legislativo. La jurisprudencia o
el derecho escrito sobre la retención de documentos y utilización de testimonios o
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pruebas lleva al estudio de la libertad de información pública y, viceversa, a la

protección de los datos y, en términos generales, a la norma y a la práctica sobre el
acceso a los archivos y documentos. La ley de derecho de autor es aplicable a todos
los sectores de la información. Este es un elemento del curso que no se presta a los
trabajos prácticos, pero en una opción más amplia para cursos avanzados se podría
incluir un. proyecto de redacción que abarcara la reglamentación para aplicar la le-
gislación básica.

6.16.8 Seguridad. La importancia de esta cuestión antes periférica, ha aumentado

de manera alarmante en los últimos años, con el desarrollo de métodos tecno-
lógicos como el control mediante televisión en circuito cerrado o por pesada de los
documentos que se prestan a los lectores. Podrían examinarse aquí las medidas sani-
tarias y de protección, así como las cuestiones jurídicas conexas relativas a la
aplicación de normas de seguridad y a la recuperación de materiales extraviados.

6.16.9 Diseño arquitectónico y control ambiental. No habrá muchos archiveros que

tengan que participar activamente en la concepción de un nuevo edificio, y
en caso de que ello ocurra pueden pedir asesoramiento a los expertos.. Sin embargo,
este tema es más importante de lo que parece a simple vista, ya que a muchos archi-
veros les toca evaluar, aceptar, rechazar o adaptar locales situados en edificios
preexistentes. Todos deben verificar los efectos a largo plazo del medio ambiente y
las cuestiones de conservación de energía en los locales que ocupan. Este debe ser
un curso común porque a) en la concepción de un edificio donde se ha de almacenar
información se plantean problemas y principios básicos comunes, y b) los problemas
permanentes, tales como la relación entre los locales de depósito y los destinados a
los usuarios, así como la superficie que ambos comparten, son también comunes. El
diseño arquitectónico y la política conexa también forman parte del desarrollo nacio-
nal en materia de información.

6.16.10 Diseño de sistemas; automatización. La teoría y práctica de la recupera-

ción de información (véase el párrafo 6.16.4) se ocupa del aspecto profe-
sional y teórico de este tema, pero el estudio de los sistemas externos, tanto la
configuración de los componentes físicos como los programas, es otro tema común cada
vez más importante. Los trabajos prácticos deben comprender el análisis de los sis-
temas existentes y la elaboración de ordinogramas. Esto constituiría, además, un
elemento apropiado para un curso avanzado.

D. Cursos en común con otros sectores

6.17 Cabe examinar ahora las esferas pertinentes ajenas por completo a la labor de
información. Los bibliotecarios y documentalistas no deben limitarse a los
conocimientos de su especialidad, sino buscar, en algunos casos, orientación en otros
sectores.

6.17.1 Ciencias de la gestión; métodos estadísticos. La gestión de documentos y

archivos debe enfocarse con un espíritu de sana administración. En otras
palabras, los responsables deben procurar resolver sus problemas mediante la selec-
ción de estrategias y el despliegue de recursos, a fin de alcanzar un objetivo defi-
nido. Los especialistas en gestión de archivos y documentos de categoría superior
necesitan estar familiarizados con las técnicas de gestión de manera más específica,
ya que deben administrar recursos considerables tanto en lo que se refiere al dinero
como al equipo, las instalaciones y el personal y, para obtenerlos, deben negociar
en el plano político o administrativo. Por consiguiente, es preciso que todos los
archiveros de nivel profesional y, en mayor medida, los de categoría superior, posean
una cierta preparación y práctica en materia de gestión. Los bibliotecarios y docu-
mentalistas tienen en general las mismas necesidades. No es probable, empero, que
los cursos generales de gestión sean adecuados; lo ideal sería organizar cursos de
gestión y de acopio de datos estadísticos pertinentes concebidos especialmente para
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el personal de información. Saunders (48) menciona un acervo considerable de expe-

riencias en esta esfera en los círculos bibliotecarios. Convendría hacer un estudio
práctico de la gestión de un servicio o departamento existente.

6.17.2 Idiomas. La necesidad de impartir conocimientos lingüísticos se hace sentir

en todos los niveles, desde los paraprofesionales hasta el personal de cate-
goría superior, y es otro elemento en común con las profesiones afines. En un movi-
miento organizado a escala internacional, todos los profesionales necesitan conocer
por lo menos uno de los idiomas de comunicación internacional. Si se han de enseñar
idiomas en la escuela de archivología, debe contarse con instalaciones que permitan
una enseñanza moderna, apoyada por una tecnología adecuada y, por supuesto, a cargo
de profesores calificados. La enseñanza de idiomas puede, desde luego, coordinarse
en común con grupos de estudiantes de otras disciplinas, pero sería más eficaz si en
ella se hiciera hincapié en la terminología y se utilizara el material bibliográfico
de las profesiones vinculadas con la información.

6.17.3 Medio ambiente y metodología de la investigación. Existe en este caso una

interrelación con los temas antes examinados, en especial la historia admi-
nistrativa y las ciencias interpretativas (párrafos 6.13 a 6.15), disciplinas que
suelen estar tan estrechamente interrelacionadas que no se examina por separado la
metodología de la investigación. De hecho, la metodología de la investigación pro-
piamente dicha, al menos en las ciencias sociales y las humanidades, es un tema al
que no se concede la debida atención, y muchos estudiantes que inician sus proyectos
de investigación reciben poca o ninguna ayuda para concebirla. Algunos especialis-
tas sostienen que dicha ayuda no sólo es superflua sino inconveniente. Sin entrar
en esta controversia basta señalar que tanto los archiveros como los encargados de la
gestión de documentos son forzosamente partes en la actividad de investigación de
sus países y deben, por lo tanto, intervenir en ese sector lo más activamente posi-
ble. Es importante que su formación no esté totalmente desvinculada de la de los
estudiantes de investigación, que son los futuros especialistas y administradores de
esa disciplina. Deberían conocerse y conocer sus intereses y métodos respectivos en
esa esfera. La importancia y el detalle de este curso pueden depender de la expe-
riencia que los estudiantes hayan acumulado durante su educación anterior. Como mí-
nimo, conviene que los estudiantes participen regularmente en seminarios en los que
se examinen proyectos de investigación y sus resultados, pero sería recomendable y
tal vez provechoso que los estudiantes ajenos a las profesiones afines recibieran una
instrucción más formal en los elementos del diseño y método de investigación. El
hábito de la participación no debe interrumpirse después de la graduación, sino que
debe incorporarse al servicio; es un aspecto de los estudios sobre los usuarios.

E. Trabajos prácticos y estudio especial

6.18 Se ha analizado detenidamente la necesidad de impartir instrucción práctica en

casi todos los niveles. Los ejemplos prácticos, si no los proyectos, son ade-
cuados siempre que se refieran a un proceso, y esto se aplica a todos los niveles de
formación desde los cursos paraprofesionales en adelante. El curso en sí es necesa-
riamente de índole académica, y se centra en el examen de los principios. Un estudio
práctico extenso, análogo a una disertación, suele ser un elemento complementario
muy apropiado en un curso profesional. Permite a un alumno examinar un tema, un pro-
blema, una acumulación de archivos, o un sistema que le interese particularmente, de-
dicarle el tipo de estudio exhaustivo que normalmente sólo es posible realizar en una
situación académica y redactar un informe sobre el mismo en una forma que permita ha-
cer una evaluación externa. Sería muy indicado estudiar un aspecto de la historia
administrativa. La preparación minuciosa de un inventario descriptivo de una colec-
ción archivística determinada o el examen de un sistema administrativo generador de
documentos también determinado son otros ejemplos de estudios que podrían realizarse
dentro de los plazos previstos (el último trimestre de un curso de doce meses, por
ejemplo) y que cabría presentar de manera parecida a una disertación para obtener un
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título en investigación. En el caso de los cursos paraprofesionales, sería acertado

un estudio análogo pero menos complejo, como medio de facilitar al estudiante el
avance en la carrera profesional, y como prueba práctica de la eficacia de su forma-
ción en un contexto laboral. A niveles más elevados, el ascenso a un grado superior
podría efectuarse utilizando el mismo sistema.

F. La cuestión de las materias facultativas

6.19 Uno de los problemas más graves de la formación en archivología es que, por lo
común, existe un número relativamente reducido de estudiantes y una cantidad
relativamente grande de materias en el plan de estudios. Para convencerse basta
echar un vistazo a la larga lista de temas antes mencionados, en su mayor parte esen-
ciales. Por consiguiente, no se recomienda, en general, proponer elementos faculta-
tivos en el curso. Muchas escuelas de formación en archivología de los países des-
arrollados evitan las materias facultativas (si bien la de Londres propone algunas);
de hecho, el que todos los profesionales de un país o región reciban una formación
común tiene sus ventajas. No obstante, hay temas que se prestarían a cursos facul-
tativos, si la situación fuera propicia. Muchos de los ejemplos que se exponen a
continuación estarían, además, indicados como materias en común con las profesiones
afines.

6.19.1 Enseñanza. En algunos países se acostumbra recurrir a los archivos en la

enseñanza escolar para ilustrar y demostrar su utilidad como fuentes de in-
formación y complementar el material didáctico tradicional; como para esto se nece-
sitan las técnicas del archivero y del profesor, y quizás las del coordinador de
recursos educacionales, es una materia que exige una formación especial. Esta pro-
bablemente no debería limitarse a los archiveros sino que habría que hacerla exten-
siva al personal docente,- tal vez en este caso la formación tendría que impartirse
por conducto de la institución pedagógica o de la estructura encargada de la forma-
ción del personal docente y los archiveros deberían participar como instructores y
como alumnos. Intervendrían, además, los museos y bibliotecas. No se trata de una
iniciativa que pueda adaptarse a todos los países.

6.19.2 Conservación. Esta materia, sumamente técnica, constituye en sí misma una

disciplina completa y una esfera de formación completa cuya consideración se
ha excluido casi totalmente de estas directrices. Sin embargo, cabría ofrecer una
formación más amplia en materia de gestión relativa a la conservación y la reparación
en el caso de ciertos archiveros (y posiblemente de ciertos colegas de las profesio-
nes afines); podría abarcar cuestiones como la base científica de la conservación,
la concepción y administración de un laboratorio, la formación y supervisión de per-
sonal técnico y la cuestión de las opciones de sistemas para la conservación de ma-
teriales clásicos. Algunas regiones tienen una fuerte tradición por lo que respecta
a la conservación y reparación; en esos casos, debe asignarse a este elemento un
lugar más importante en el programa de enseñanza.

6.19.3 Publicación. La eficacia de un servicio de archivos en su contexto público

puede depender, en última instancia, de su capacidad de dirigir un programa
de publicaciones. Dicho programa puede concebirse como colaboración con un plan na-
cional en el que participen otras profesiones relacionadas con la información. Las
publicaciones pueden abarcar una amplia esfera: descripciones o análisis de sistemas
y otro material bibliográfico profesional; inventarios o índices de fuentes archi-
vísticas útiles si han sido objeto de distribución; calendarios o textos extensos de
fuentes archivísticas en relación con un tema o como contribución a la comprensión de
un problema, o como medio de acceso múltiple. Los métodos de publicación también
pueden variar, desde el texto tradicional, pasando por diversos métodos no ordinarios,
hasta la publicación en microforma. En este caso, son evidentes las ventajas que
presenta un curso especializado.
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6.19.4 Archivos en formatos especiales. En prácticamente todas las circunstancias

existen formatos de documentos y archivos especializados : discos o cintas
magnéticas grabadas, películas cinematográficas, fotografías, etc. Muchos textos
materiales exigen un estudio especializado considerable. En este fin del siglo XX
el problema de los soportes grabados electrónicamente reviste una importancia cada
vez mayor, especialmente por lo que hace a la videocinta y los archivos y documentos
legibles a máquina. En efecto, son necesarias técnicas especiales para cada fase de
su tratamiento: estudio, evaluación, descripción, conservación, acceso y empleo.

6.19.5 Testimonios orales. La importancia relativa de esta esfera especializada

difiere considerablemente de una región a otra, pero hay sin duda lugares
del mundo en que es fundamental complementar el testimonio escrito mediante el testi-
monio oral. Han de estudiarse las técnicas y los problemas que plantea el acopio de
este tipo de testimonio, así como las técnicas para su almacenamiento y utilización;
además la gestión de un programa sistemático de testimonios orales proporciona un
contexto general.

6.20 Hay otros temas que podrían servir de base a un curso facultativo o a un estu-
dio avanzado. Como alternativa, se podrían organizar cursos especializados de
este tipo, con cierta periodicidad, como cursos técnicos, de actualización o de for-
mación en ejercicio. La ventaja de esta última sugerencia es que supondría que exis-
te un consenso en cuanto a que la educación permanente forma parte de la ética pro-
fesional de las disciplinas vinculadas con la información. En todo momento debe
estar prevista una iniciativa organizada para mejorar el nivel o actualizar la infor-
mación en alguna rama determinada.

VII. ESTRUCTURA DE UN CURSO

7.1 Importancia relativa de los elementos componentes del curso

En los comentarios expuestos hasta ahora apenas nos hemos ocupado de distin-
guir las características especiales que pueden ser necesarias para la formación de
determinado personal. Las necesidades básicas de los paraprofesionales no coinciden
con las de los profesionales corrientes; puede haber especialistas dentro de uno y
otro grupo y, cuando se trata de la formación de personal de categoría superior, es
posible que haya especialización. Sin embargo, la actitud que se ha adoptado en ge-
neral es que la capacitación para la gestión de archivos y documentos se combine,
esto es, utilizar un curso de formación básica para contribuir a preparar a los pro-
fesionales (o paraprofesionales) que van a ejercer por primera vez la profesión o
bien a tener una promoción mediante las oportunidades de trabajo que se les presen-
ten. No existe una serie completa de especializaciones comparables que equivalga a
la diferencia entre el servicio de las bibliotecas públicas y de las bibliotecas
universitarias o especializadas, con la excepción de que en algunos países la admi-
nistración de archivos y la gestión de documentos pueden orientarse como especializa-
ciones diferentes, sobre todo en el sector privado. El personal de categoría supe-
rior se reclutará entre las filas"de los profesionales y sólo excepcionalmente de
otras carreras. El personal docente que enseña temas relacionados con los archivos
tiende a desarrollar intereses de especialista, sobre todo en campos en los que se
utilizan pruebas documentales retrospectivas.

7.2 El método que se ha seguido consiste en dividir el programa de estudios en una

serie de unidades o módulos, que a continuación se combinan en una lista en la
que pueden hallarse cursos adecuados a las necesidades de los distintos grupos.

Notas : 1) ejercicio práctico para ilustrar el tema

2) ejercicio práctico más prolongado, o periodo de prácticas supervisado
3) visita de observación.
 PGI-82/WS/16 - pág. 39

Cursos
coordinados A. CURSO BÁSICO

Elementos de enseñanza general, en caso necesario, para complementar

los conocimientos previos de los estudiantes.

Estudios de información
teoría de la comunicación
ciencia básica de la información
naturaleza de los datos y pruebas originales: historiografía

Servicios y estructuras de información

Cl Edición, bibliotecas, documentación
Servicios de archivos y documentos, antecedentes, estado actual
B201 y tendencias; definiciones y ética profesional
C4 Medios de tratamiento de la información
Equipo; recursos compartidos

D3 Naturaleza de la investigación: objetivos y procedimientos.

B. MATERIAS OBLIGATORIAS PARA LOS PROFESIONALES

1. Gestión de documentos
01 Diseño y organización de un programa de gestión de
documentos
Alcance de la responsabilidad sobre los documentos
(concepto de duración del ciclo de utilización de los
documentos; otros conceptos)
Relaciones entre los departamentos en funcionamiento,
B302 los archivos y el servicio de gestión de documentos-^)
02 Producción de documentos
Métodos para originar correspondencia; empleo del
personal y de la automatización (tratamiento de la
palabra)
Normas, circulares e instrucciones administrativas;
manuales técnicos de redacción 1 '
1)
Diseño y uso de formularios
Gestión de informes (comprendido el tratamiento de
textos y el establecimiento de sistemas de gestión
de la información para el personal directivo de los
departamentos) *->
Administración del correo: movimiento de la docu-
mentación que entra, sale o circula internamente 3)
03 Mantenimiento y uso de los documentos
1)
Sistemas de clasificación de los archivos
PGI-82/WS/16 - pág. 40

Gestión de los sistemas de archivos (comprendido

el empleo de sistemas técnicos para el registro,
el almacenamiento y la recuperación de la informa-
Cl ción, por medio de microformatos, videograbaciones,
indización automatizada, e t c . ) J '

Equipo y material de archivo

Máquinas de oficina, incluyendo fotocopiadoras y

control del material
3)
Ordenación del espacio y el equipo de oficinas

Diseño y control de los servicios centrales de m i -

crofilms (que pueden estar vinculados a un progra-
ma de expedientes personales)

04 Eliminación de documentos

Inspección de los documentos y catalogación para

B201 su eliminación o retención 2)
3)
Gestión del centro de documentos

Planificación y administración; dotación de

personal; costos
1)
Entrada de documentos
• • de
Servxcxo * referencias
<= . 1)

05 Sectores especializados

Programas de control de calidad de los trabajos

de oficina
Di
Medición del trabajo administrativo

Automatización de datos originales

Gestión del tratamiento de datos automatizados y
electrónicos

Gestión del sistema de micrografía

Programas de documentación

Capacitación de los funcionarios departamentales

encargados de los documentos y del personal

06 Evaluación de los programas

Estudios y evaluación tanto de las operaciones de

los trabajos de oficina departamentales como de
los programas departamentales de gestión de d o -
cumentos

Etica y normas profesionales (RM)

2. Administración de archivos

01 Adquisición de archivos

Elementos de una política de adquisición; reconoci-

mientos sectoriales *-'
2)
B104 Evaluación; relación con la Gestion de Documentos

Negociación de transferencias; depósitos, donaciones,

compras; restricciones al acceso
 PGI-82/WS/16 - pág. 41

Controles materiales: catalogación, codificación

02 Conservación de los archivos

Tratamiento preliminar: fumigación, limpieza,

embalaje, numeración, colocación de etiquetas,
colocación en los estantes *'

Control administrativo: registros de uteicación,

listas por estantes '

Problemas especiales de los archivos cartográficos

y audiovisuales

03 Disposición y descripción

Principios básicos de los archivos: procedencia,

orden en el registro

Programa de auxiliares de la búsqueda: guías ge-

nerales y por materias; inventarios y listas;
indización '

04 Comunicación de los archivos

Administración y servicio de la sala de estudio:

normas, supervisión, controles de salida '•'

Administración de las restricciones al acceso

y al uso

Servicios técnicos para los lectores: acceso

educacional al microfilm y en grupo; asesoramiento

Publicación y difusión de datos (informes, auxilia-

res de la búsqueda, textos documentales): métodos
(impreso, microfilm, etc.)

05 Etica y normas profesionales

Evaluación de los servicios y programas

Certificado de los profesionales y de las

instituciones

Ciencias de la interpretación (si procede)

2)
01 Paleografía del país o la region
02 Diplomática

Diplomática de los primitivos archivos del país

Diplomática de la administración colonial

Diplomática moderna
PGI-82/WS/16 - pág. 42

03 Sigilografía

D2 04 Estudios de lenguas antiguas

4. Historia administrativa (si procede)

E 01 De la administración nacional, ley e instituciones,

práctica de archivo de documentos

02 De la administración colonial, leyes e instituciones,

práctica de archivo de documentos

03 De la administración regional, leyes e instituciones,

práctica de archivo de documentos

(los estudios regionales pueden cruzar las fronteras

lingüisticas)

Cursos C. CURSOS EN COMÚN CON LA CAPACITACIÓN EN MATERIA DE INFORMACIÓN

coordinados
1. Reprografía

A Principios de tipografía, fotografía, xerografía,

fotocopia 3)

Bl Principios de microfotografía; máquinas y equipo de

computación; sistemas

B204 Innovaciones técnicas; procedimiento COM y composición

tipográfica electrónica •*'

Relaciones con los servicios tipográficos; corrección de

pruebas de cálculos y citas; formatos -*)

2. Exposición

Principios de la comunicación publicitaria

Técnicas
m •
-
de exposición
A - • • 2 )

3. Conservación

B202 Principios de conservación; medio ambiente, papel,

formatos técnicos (microformas, cinta magnética,
videocinta, etc.) ^'

Normas y control ambientales

Diseño, suministro y gestión de un laboratorio de

conservación

Observación (y algunas prácticas en métodos de reparación,

laminado manual o a máquina, secado, protección, almacena-
miento, etc.) 2)
 PGI-82/WS/16 - pág. 43

4. Almacenamiento, recuperación y difusión de la información

Principios del almacenamiento y la recuperación de

información;

Principios de catalogación, clasificación e indización

B203-4 Principios de descripción de archivos

1)
CIO Principios de catalogación e indización automatizados
2)
Ejercicios prácticos: descripción de archivos con índice
estudio de un idioma o tesauro con-
trolado de indización 2)

Difusión selectiva de información; elaboración de resú-

menes analíticos, perfiles de los usuarios; boletines
internos 3)

5. Bibliografía y fuentes de información

Servicios de referencia y servicios bibliográficos; bús-

queda manual de material publicado *'
1)
Búsqueda en una base de datos computadorizada

B302 Estudio de las fuentes de información, documentación,

audiovisual, institucional 3 '

F5 Fuentes orales; las colecciones orales pueden ser una

actividad fundamental

6. Estudios sobre los usuarios

Comportamiento y necesidades de los usuarios 3)

1)
B204-5 Métodos para encuestar. a los usuarios

7. Legislación y reglamentación

Estudio y análisis comparativos de a) la legislación en

materia de archivos

b) la legislación que comprende los servicios de

información

Estructuras organizativas (biblioteca, archivos, documen-

tación) y lugar que les corresponde en el gobierno y en
la administración

Aspectos oficiales y jurídicos de los archivos

Funciones del depósito legal

Derecho de autor
PGI-82/WS/16 - pág. 44

B204 Libertad de información

Protección de los datos

Jurisprudencia sobre retención de pruebas y documentos

Propiedad, venta y depósito de archivos; restricciones y

compensación; exención fiscal sobre las donaciones

Depósitos centrales y locales

8. Seguridad

B202 Sistemas de vigilancia manuales y automatizados

Leyes de reivindicación y limitaciones

Legislación en materia de seguridad y precauciones

9. Diseño arquitectónico y control ambiental

B202 Especificaciones para los edificios de archivos y bibliotecas

Circulación interna: zonas del público, del personal

y de almacenes
1)
Vigilancia del medio ambiente

Material para almacenamiento (conjuntos de anaqueles,

contenedores, etc.)

10. Diseño y automatización de sistemas

Principios del análisis de sistemas; elaboración de

1 \
ordinogramas '

Especificaciones para un sistema manual

Principios de los sistemas automatizados; compatibilidad

entre el equipo de computación y los soportes lógicos

Experimentación de un pequeño sistema computadorizado para la

inscripción, indización o búsqueda ¿>

Manipulación de archivos legibles por la máquina

D. CURSOS COMUNES CON OTROS SECTORES

1. Ciencias de la gestión
Principios generales; gestión por objetivo
Gestión de personal en relación con el reclutamiento,
la formación y la educación permanente del- personal
de información
 PGI-82/WS/16 - pág. 45

B105 Gestión de una base de datos (manual y automatizada)

Principios de Organización y Método; análisis de la relación

costo-beneficio

Métodos estadísticos y presentación

Presupuesto y finanzas

2. Idiomas

Curso práctico de un idioma internacional en sus usos comer-

ciales

B304 Fuentes de información y material bibliográfico especializado

en ese idioma 1)

3. Medio ambiente y metodología de la investigación

A Diseño de la investigación: elección de un tema; técnicas para

el acopio de datos; evaluación de los testimonios; normas para
la redacción de los resultados '

Seminarios de investigación; preparación de una presentación;

redacción de actas D

Sociedades y revistas técnicas; normas relativas a artículos,

resúmenes analíticos e índices

E. ESTUDIO ESPECIAL O DISERTACIÓN

Se hará un estudio sobre un problema relacionado con la gestión de

documentos, una serie de archivos o algún aspecto de la historia
administrativa; tendrá una extensión determinada y deberá terminar
en una fecha también determinada y ajustarse al reglamento de la
institución docente

F. MATERIAS FACULTATIVAS

1. Empleo del material de fuentes originales en la enseñanza

Selección del material; elaboración de unidades, conjuntos

o proyectos didácticos; educación de los usuarios; trabajos
prácticos en el aula; exposición

2. Gestión de la conservación

Principios y ciencia de la conservación

Diseño y dotación de un laboratorio

Gestión del personal del laboratorio

Política de conservación; política de reparación;

substitución de los originales para su uso

Exhibición y demostración
PGI-82/WS/16 - pág. 46

3. Gestión de las publicaciones

Planificación, cálculo de los costos y finaneiamiento de

una política de publicaciones

Principios de edición

Tecnologías alternativas

Necesidades y demanda de los usuarios; información obtenida

y evaluación

B202 4. Formatos especiales de los archivos

C5 (medios basados en la cinta magnética: audio y electrónica,

película cinematográfica, fotografías, archivos cartográficos)

Estudio, evaluación, descripción, conservación, uso

5. Testimonios orales

Naturaleza de los testimonios orales

Acopio, grabación, transcripción, indización, publicación

Evaluación crítica; procedimientos de verificación

ESTRUCTURA DEL CURSO PARA LA PRIMERA CALIFICACIÓN PROFESIONAL

Admisión a partir del primer grado

Componentes del curso Orientación principal hacia la verificación

de teorías, el examen de esferas donde se plan-
tean problemas, el análisis sistémico y el diseño
de sistemas
Conveniencia de realizar ejercicios prácticos en
cada módulo

Un curso básico como mínimo: prácticamente sólo orientación inicial

Trabajos prácticos
recomendados

Módulo 1

Bl Gestión de documentos B104

Módulo 2

B2 Administración de archivos B201

B203

Módulo 3

B3 Ciencias de la interpretación B301

B4 Historia administrativa E
 PGI-82/WS/16 - pág. 47

Trabajos prácticos
recomendados

Módulo 4

Cl Reprografía C3
C2 Exposición
C3 Conservación

Módulo 5

C4 Almacenamiento, recuperación y difusión

de la información
C5 Bibliografía y fuentes de información C4
C6 Estudios sobre los usuarios

Módulo 6

C7 Legislación
C8 Seguridad
C9 Diseño arquitectónico y control del medio ambiente

Módulo 7

CIO Diseño y automatización de sistemas CIO

Módulo 8

Di Ciencias de la gestión

Módulo 9

D3 Metodología de la investigación Disertación o estudio especial

(si procede)
D2 Idiomas (donde proceda)
E Estudio o trabajo especial en materia de gestión de documentos
o archivos

ELEMENTOS DE LA SEGUNDA CALIFICACIÓN PROFESIONAL

Admisión tras cinco años de experiencia en un puesto profesional

Parte 1 Estudio avanzado o ulterior en ciencias de la gestión o métodos
de investigación
Parte 2 Estudio avanzado o ulterior en temas profesionales a partir
de B, C, E o F
Parte 3 Una disertación o estudio especial
PGI-82/WS/16 - pág. 48

ESTRUCTURA DEL CURSO DESTINADO A PARAPROFESIONALES

Esta sección debe leerse junto con el estudio de A. Bousso y M. Le Moel

Admisión al terminar la escuela: véanse los comentarios en el Capítulo V

Es deseable alguna experiencia previa como pasante

Componentes del curso: orientación fundamental hacia la descripción de

procesos; trabajos prácticos en la realización
de procesos

A. Curso básico Ampliación del componente de educación general

Trabajos prácticos
recomendados

Módulo 1

Bl Gestión de documentos B102

B104
Módulo 2

B2 Administración de archivos B201

B202
B203
B204

Módulo 3

B4 Esbozo de historia administrativa e

historia nacional/regional

Módulo 4

Cl Reprografia Cl-3
C2 Exposición
C3 Conservación

Módulo 5

C4 Almacenamiento, recuperación y difusión C4

de la información
C5 Bibliografía y fuentes de información C5

Módulo 6

C7 Seguridad C7
CIO Automatización (donde proceda)

Módulo 7

D2 Idioma
 PGI-82/WS/16 - pág. 49

VIII. RESUMEN DE LAS DIRECTRICES

8.1 Generalidades. En la sección preliminar estas directrices se sitúan en el

contexto general del desarrollo internacional de la actividad de archivos, en
especial, el Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP) y la tendencia hacia
la armonización de la formación relativa a los archivos, las bibliotecas y la infor-
mación. Su objetivo es proseguir la formación de quienes se incorporan a la admi-
nistración de archivos y la gestión de documentos, profesiones vinculadas en las que
se necesita una formación común. Las directrices se refieren a la formación a tres
niveles: el profesional, el de administración superior, y el paraprofesional. No se
aborda el problema de la formación en especialidades técnicas.

8.1.2 Aunque existe un conjunto de conocimientos comunes a estos campos profesiona-

les (que deberían armonizarse en lo posible con los programas de formación de
bibliotecarios y de especialistas de la información), no puede establecerse un modelo
único útil en todas las circunstancias. La gestión de archivos y documentos debe se-
guir arraigada en las tradiciones y prácticas locales. Sin embargo, tienen un impor-
tante rasgo en común y es que deben orientarse siempre hacia el usuario, y que su
eficacia puede medirse por el servicio que le prestan y por su adaptabilidad. Gracias
a una formación común deberían poder reconciliar los dos aspectos del trabajo de ar-
chivos y documentos: la doble orientación hacia el suministro de información actual
o reciente, y hacia el estudio histórico.

(Las referencias internas se refieren al párrafo del texto principal en que se

discute la directriz concreta).

8.2 Infraestructuras

8.2.1 Nivel de desarrollo. Antes de que pueda establecerse satisfactoriamente un

nuevo curso de archivística en un país, es preciso que haya un nivel general
de desarrollo caracterizado por los siguientes elementos:

- un sistema moderno de gobierno con una práctica de planificación coherente

(2.1-2)

- un sistema de educación pública del que salgan los candidatos posibles y

una estructura y expectativas de carrera reconocidas; también se requiere
un reconocimiento público de la naturaleza del trabajo (2.2)

- una red de instituciones culturales (bibliotecas, museos, etc.) y activida-

des de investigación organizadas (basada en universidades, institutos espe-
cializados, etc.), y una serie de grandes instituciones que produzcan docu-
mentos y que ejerzan prácticas administrativas (2.3)

- acceso a algunas formas comunes de tecnología (2.4)

8.2.2 Planificación de los recursos humanos. Constituye una condición infraestruc-

tural más específica el prever el desarrollo de servicios de información en el
plan general de los recursos humanos, que tenga las siguientes características:

- suministro de candidatos, en su mayoría con título académico, egresados del

sistema de educación pública (2.5-6)

- suministro de posibles candidatos, a niveles inferiores al de diploma univer-

sitario, para puestos paraprofesionales y especialidades técnicas y oficios
(2.6-7)
PGI-82/WS/16 - pág. 50

8.2.3 Finalidades y estrategias pedagógicas. La finalidad de la formación es produ-

cir profesionales que tengan confianza en sí mismos y sean capaces de autocrí-
tica. Esto requiere estrategias que:

- promuevan la iniciativa del estudiante en el aprendizaje y desalienten el

aprendizaje mecánico o rutinario (2.9)

8.2.4 Servicios de información. La formación práctica en ejercicio es un componente

necesario de la formación en materia de información. Los servicios de infor-
mación existentes deben poder proporcionar:

- acceso a los centros de documentación en servicio (2.10)

- acceso a servicios de biblioteca en funcionamiento (2.10)
- acceso a tecnología especializada (2.10)
- relaciones de colaboración con profesionales durante la formación
práctica (2.11)

8.2.5 Condición profesional. La condición de los profesionales de la información

ejerce una importante influencia en la eficacia de su servicio. Los progra-
mas de formación deben estar orientados a asegurar que existirá:

- escala de carrera apropiada para archiveros y otros trabajadores de la

información (2.12)
- reclutamiento de estudiantes muy motivados y de alto nivel, con un sólido
sentido de servicio (2.12)
- formación pertinente, especializada y profesional (2.13)

8.2.6 Otras características. En lo que respecta a la planificación del emplazamien-

to, la producción y el nivel de un centro de formación hay que tener en cuenta
las siguientes consideraciones:

- la posibilidad de brindar una parte de la formación en otros países, dar a

conocer otros posibles sistemas y directrices internacionales, y prácticas
y normas recomendadas (2.14-15)

- la utilidad de establecer sistemas de formación y capacitación de personal

local (2.15)

- la necesidad de dar una plena calificación académica a la formación que in-

corpora nuevos miembros a una profesión vinculada a la investigación, y de
dar a los profesionales adelantados y a los profesores la posibilidad de ob-
tener grados superiores (2.16)

8.2.7 Asociaciones profesionales. El papel de estas asociaciones puede abarcar:

- a nivel internacional la asistencia para obtener becas y subvenciones des-

tinadas a estudiantes y profesores (2.17)

- la participación en la planificación y el reconocimiento de los cursos (2.18)

8.3 Factores institucionales

8.3.1 Los principales requisitos de tipo institucional de la escuela de formación

son los siguientes:

- finaneiamiento para gastos corrientes y de capital (3.1-2)

 PGI-82/WS/16 - pág. 51

- locales de triple función: enseñanza, trabajo técnico y servicios de apoyo

(3.2)

8.3.2 Aulas:

- el diseño debe ser apropiado al método de enseñanza (probablemente informal)

(3.3)

- la capacidad de las aulas debe diseñarse teniendo en cuenta los planes y

programas así como los grupos de estudiantes que se formen (3.4)

- las condiciones materiales deben ser apropiadas (para esto puede ser nece-
sario, en las regiones tropicales, disponer de una instalación de acondi-
cionado mixto de aire y de control de la humedad) (3.4)

8.3.3 Salas técnicas :

- laboratorio de conservación. En caso de que ya exista debe contar con per-
sonal técnico para que pueda utilizarse con fines docentes y de investiga-
ción. Puede bastar con un laboratorio sencillo equipado con materiales
locales (3.5)
- laboratorio de reprografía. Los equipos y materiales modernos exigen unas
normas ambientales y técnicas muy estrictas (3.5)
- los laboratorios son recursos que deben coirroartirse y se prestan para la
investigación y la enseñanza conjuntas (3.5)

8.3.4 Locales adicionales de apoyo:

- oficinas individuales para el personal docente (3.6)
- instalaciones de biblioteca:' a) servicios -usualmente será necesario pro-
porcionar servicios para integrar la biblioteca especializada en un servi-
cio más vasto; b) materiales -una colección completa de materiales profe-
sionales, conservados y actualizados (3.6)
- salas comunes para los estudiantes y el personal, que generalmente es prefe-
rible integrar en el conjunto del recinto universitario (3.6)
- oficinas administrativas, con acceso al equipo destinado a producir y alma-
cenar medios auxiliares didácticos (3.6)

8.3.5 Otros factores que deben tenerse en cuenta :

- los futuros progresos tecnológicos en:

a) las tecnologías pedagógicas
b) las tecnologías de la información y comunicación, comprendido el
acceso a las computadoras y al tratamiento de datos
c) la reprografía moderna: xerografía, fotografía, microformatos (3.7)
- el compartimiento de los recursos con departamentos afines o con la institu-
ción central puede permitir obtener mejores materiales y equipo y aprovechar
los beneficios del intercambio intelectual (3.8)
- la necesidad de depender de los materiales y recursos locales, tanto en la
planificación actual como futura (3.9)
- de conformidad con los sistemas nacionales prever el alojamiento, la comida
y demás gastos necesarios de los estudiantes, así como disposiciones finan-
cieras en apoyo de la investigación y de los estudios superiores (3.10-11)
PGI-82/WS/16 - pág. 52

8.3.6 Personal:

- la proporción de personal con respecto a los estudiantes no debería ser in-

ferior a 1:12, aunque no es un elemento estadístico útil en la planifica-
ción de escuelas de archivística (3.12)
- pueden necesitarse de uno a tres profesores a jornada completa para la en-
señanza de las asignaturas profesionales; la enseñanza de otras asignatu-
ras requiere personal suplementario. Debe preverse personal para la inves-
tigación, los estudios avanzados y el intercambio académico (3.13)
- los profesores de asignaturas profesionales necesitan tanto calificaciones
como experiencia, y esto puede justificar que se distraiga a un profesional
eficiente de su labor propiamente dicha. A la larga, los profesores expa-
triados no constituyen generalmente una solución satisfactoria (3.14-15)
- debe darse prioridad al reclutamiento y a la capacitación de un cuerpo na-
cional de profesores de asignaturas de archivística; podrían aprovecharse
los conocimientos de los profesionales en servicio ofreciéndoles la posibi-
lidad de enseñar a jornada parcial (3.16-18)
- normalmente pueden enseñarse las materias complementarias de las asignatu-
ras profesionales empleando profesores de departamentos afines o conexos
(3.13, 3.19)
- la enseñanza de la historia administrativa presenta una especial dificultad
ya que son los propios archiveros quienes deben investigar y enseñarla, y
en este caso ¿cómo puede iniciarse su enseñanza? (3.19)

8.3.7 Estudiantes :

- los estudiantes pueden serlo a jornada completa o parcial (3.20-21)

- la matrícula a jornada parcial permite mejores aplicaciones prácticas, ya
que cabe organizar la enseñanza de tal manera que los estudiantes pueden
asistir a los cursos una parte del año y trabajar el resto (3.20)
- la matrícula a jornada completa tiene ventajas académicas (3.20-21)
- el número de estudiantes está determinado por varios factores: el aloja-
miento y los recursos; la disponibilidad de los candidatos; el empleo po-
tencial y la demanda estimada. El número puede ir de uno muy bajo (por
ejemplo seis estudiantes y un p-rofesor a jornada completa) o uno muy alto
(instituto nacional especializado con centenares de estudiantes). Un obje-
tivo inicial adecuado podría ser cinco estudiantes de nivel profesional y
20 de nivel paraprofesional (3.22)
- los procedimientos de selección deben comprender pruebas de capacidad, pro-
greso académico y motivación. La responsabilidad de la selección de los
estudiantes debe corresponder a la escuela más bien que a los empleadores
(3.23)

8.3.8 Los recursos para el aprendizaje tienen particular importancia ya que permi-
ten un método pedagógico centrado en el estudiante que no se basa en informa-
ción impartida autoritariamente. Los recursos principales comprenden:

- las facilidades de librería (3.24)

- las instalaciones de biblioteca, incluidos los materiales internacionales
técnicos y especializados (3.25)
- los materiales que no son libros (3.25)
 PGI-82/WS/16 - pág. 53

- el acceso a instalaciones técnicas tales como computadoras (3.26-27)

- las visitas, las demostraciones y los modelos, en que participen activamen-
te profesionales en ejercicio (3.28-29)

8.4 Factores educacionales

8.4.1 Objetivos; la planificación de un programa de formación:

- una encuesta para determinar las necesidades de personal en el contexto del

desarrollo de servicios de información (4.1)
- una planificación destinada a formar profesionales orientados hacia los
usuarios y dispuestos a compartir los recursos y a aceptar las innovacio-
nes (4.2-3)
- un concepto de la función de una escuela de formación que la considere como
un centro de desarrollo, en el que haya programas de investigación, exten-
sión, actualización y de educación permanente (4.4)

8.4.2 Grupos a los que se destina la formación. También deben planificarse los
niveles de entrada y salida y el tipo de formación que se ofrece. Cabe no
olvidar la importancia que tienen las consideraciones siguientes:

- el objetivo general, que es proporcionar personal para la gestión de archi-

vos y documentos y para los servicios técnicos; proporcionar el cuerpo
principal de profesionales, apoyado por paraprofesionales, que constituyan
las bases del personal de dirección (4.5)
- unas estructuras de carrera que permitan incorporar en ellas a los gradua-
dos del sistema de formación (4.6)
- en sus comienzos, la formación debe estar destinada a formar profesionales
que sean muy pronto capaces de asumir responsabilidades (4.7-8)

8. 5 Niveles de ingreso

8.5.1 Los cursos de formación deben proporcionarse a todos los niveles adecuados
de ingreso: profesional, administrativo, paraprofesional:

- los cursos de cada nivel deben ser intrínsecamente completos y destinados

a formar un personal operacional eficaz (5.1-2)

8.5.2 Cursos profesionales:

- el requisito inicial para el ingreso debe ser un primer grado :(5.3)

- el nivel del curso de formación debe ser de "licenciatura" (master) (5.3)
- el nivel del estudiante que ingresa debe ser adecuado al nivel del curso
(5.4)
- el curso debe durar aproximadamente un año (5.5)
- la calidad de la enseñanza debe ser adecuada para un curso de graduados
(5.6)
- la motivación es el criterio principal en la selección de los entrantes
(5.7)
- es de desear que los candidatos al primer grado posean experiencia en la
investigación documental retrospectiva (5.7)
- las organizaciones académicas, profesionales y de empleadores deben aceptar
la revalidación de las calificaciones otorgadas (5.8)
PGI-82/WS/16 - pág. 54

8.5.3 Títulos superiores

- el personal de dirección se ocupa de tareas profesionales, pero en lo que

respecta a la planificación estratégica, a la gestión global y a las rela-
ciones exteriores (5.9)
- se necesitan competencias en gestión y conocimientos especializados en los
campos profesionales (5.10)
- el principal requisito para la selección de candidatos es la capacidad de
dirección (5.11)

8.5.4 Educación permanente:

- actualización periódica y cursos de reciclaje adecuados a todos los niveles

(5.12)

8.5.5 Formación del personal docente

- debe impartirse formación en métodos de enseñanza y tecnología (5.13)

- siempre que sea posible, para los cargos docentes, deben seleccionarse
profesionales experimentados y eficaces (5.3)
- la formación es una función de todo servicio profesional (5.13)

8.5.6 Paraprofesionales

- los que ingresen deben ser de alta calidad (5.14-15)

- el número de personas en formación debe estar estrechamente relacionado
con las posibilidades reales de empleo (5.15)
- debe ofrecerse a los paraprofesionales la posibilidad de progresar en su
carrera mediante una ampliación de estudios (5.16)
- el curso debe estar basado en la práctica y contener un elemento de educa-
ción general (5.17-18)

8.6 Alcance y variedad del programa de estudios

8.6.1 La gestión de archivos y documentos consiste en operaciones prácticas basadas

en el conocimiento de la teoría. Los cursos deben caracterizarse por:

- una condición y orientación académicas (6.2)

- unos elementos prácticos importantes en todas las etapas del curso (6.2-3)
- una adecuada combinación de enseñanza académica y práctica que se refuerce
mutuamente (6.2-3)
- una formación práctica en la gestión de documentos (6.4)

8.6.2 Desarrollo de programas de estudio locales. Los servicios de archivo tienen

sus raíces en los métodos administrativos del país respectivo y no hay un mo-
delo de formación que pueda aplicarse de manera general. El programa de estudios de-
be desarrollarse a nivel local y tomar en cuenta:

- la índole de los servicios de archivos, sus materiales y necesidades (6.5)

- los intereses y aptitudes del personal docente (6.5)
- la opinión de los archiveros en ejercicio (6.5)
- la naturaleza de la formación práctica posible (6.5)
 PGI-82/WS/16 - pág. 55

8.6.3 Alcance, variedad y estructura de los cursos. La formación archivística de-

be armonizarse con dos esferas diferentes de estudio:

- bibliotecología y ciencia de la información y cursos paralelos en trabajo

de información (estudios de sistemas) (6.6-7)
- intereses de los usuarios y disciplinas y estudios derivados del contenido
de los archivos para los que se trabaja (estudios de temas) (6.7-8)

8.6.4 La estructura del curso debe reflejar estas necesidades dando cabida a las
siguientes materias:

- temas profesionales centrales

gestión de documentos
gestión de archivos
ciencias y técnicas interpretativas
historia administrativa (6.9, 6.11-15)

- cursos en común con otros programas de información

reprografla
exposición
conservación y restauración
almacenamiento, recuperación y difusión de la información
bibliografía y fuentes de información
estudios sobíe los usuarios
legislación
seguridad
diseño de construcción y control ambiental
diseño y automatización de sistemas (6.9, 6.16)

- cursos en común con otros sectores

ciencias administrativas; estadística

metología de la información y medio ambiente (6.9, 6.17)

- otras materias

cursos básicos generales (6.10)

trabajos prácticos y estudios especiales (6.18)
facultativos :
educación
conservación
publicación
formatos especiales
testimonios orales (6.9, 6.19)

8.6.5 Deberían organizarse otros cursos sobre la:

- formación en ejercicio, técnica y actualización (6.20)

- educación permanente (6.20)
PGI-82/WS/16 - pág. 56

.7 Elaboración de un curso

.7.1 Al concebir un curso debe tenerse en cuenta la necesidad de ofrecer:

- una formación variada y completa a niveles apropiados para el personal

profesional, de dirección y paraprofesional que ingresa (7.1)
- una formación básica común para todos los que ingresan, independientemente
de la especialización en las estructuras de la carrera (7.1)

,7.2 El programa de estudios modelo se divide en módulos:

- primera calificación profesional:

gestión de documentos 1 módulo

administración de archivos 1 módulo
ciencias interpretativas e historia
administrativa 1 módulo
cursos en común con profesiones afines 4 módulos
cursos en común con otros sectores)
2 módulos
estudios o tareas especiales

segunda calificación profesional (avanzada): este curso no es modular:

ciencias de la administración
una especialidad profesional a nivel de doctorado

cursos paraprofesionales

bases generales
gestión de documentos 1 módulo
administración de archivos 1 módulo
historia administrativa y nacional 1 módulo
cursos en común con profesiones afines 3 módulos
lengua 1 módulo
 PGI-82/WS/16 - pág- 57

IX. BIBLIOGRAFÍA ESCOGIDA

Para esta sección se han escogido textos por su pertinencia con respecto a:

a) la planificación y elaboración de un programa de estudios para la adminis-

tración de archivos y la gestión de documentos; y

b) su utilidad directa por reunir programas docentes.

No se han incluido en la lista textos por su pertinencia general con respecto

a los estudios de gestión de archivos y documentos.

Sólo figuran materiales recientes,'casi ninguno anterior a 1970 y muy pocos an-
teriores a 1975.

La bibliografía se ha dispuesto de la siguiente manera:

A. Bibliografías

B. Principios y problemas de la formación archivística

C. La planificación y administración de escuelas de archivística;

estudios de recursos humanos y elaboración de programa de estudios

D. Otras obras consultadas o a las que se hace referencia

A. BIBLIOGRAFIAS

1. M. Duchein (comp). Basic international bibliography of archive administration

Archivum XXV, 1978.

2. F.B. Evans (comp). Modern archives and manuscripts, a select bibliography.

Society of American Archivists, 1975.

3. F.B. Evans (comp). The history of archives administration: a select biblio-

graphy . Unesco, Documentation libraries and archives, bibliographies and
reference works 6. Paris, 1979.

B. PRINCIPIOS Y PROBLEMAS DE LA FORMACIÓN ARCHIVÍSTICA

4. L. Bell "La formación profesional de los archiveros". Boletín de la Unesco pa-

ra las Bibliotecas. Vol. XXV n° 4, 1971, 203-209.

5. F.G. Burke. 'Education', _in R.L. Clarke, Jr. (ed), Archive-Library relations.
New York and London, 1976, págs. 51-68.

6. M. Cook. 'Professional training: international perspectives'. Archivarla 7

(1978) , 28-4-1 .

7. M. Cook Formación profesional de archiveros: problemas de modernización y de

armonización. Revista de la Unesco de ciencia de la información, biblioteco-
logía y archivología. Vol. II n° 3, 1980, 156-166.
PGI-82/WS/16 - pág. 58

8. F.B. Evans. 'Archival training in the United States: an unresolved problem'.

Archives et Bibliothèques de Belgique 46 (1975), 518-548.

9. F.B. Evans. 'Post-appointment archival training: a proposed solution for a

basic problem'. The American Archivist 40 (1977), 57-74.

10. N.G.O. Filippov. 'La formation du personnel des archives techniques'.

Sovetskie Arhivi 5 (1969), 60-62.

11. J. Fyfe and C. Collier. Symposium on archival education. School of Library

and Information Sciences, London, Ontario, 1980.

12. 'La formation des archivistes en Europe'. Archives et Bibliothèques de Belgique

46 (1975) . The whole issue is devoted to the subject and covers East and West
Germany, Spain, Austria, Holland, Italy, Britain and the Vatican.

13. P. Havard Williams. 'Education and training for archivists'. Lucknow libraria
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14. I. Janea. 'Twenty years of activity of the professional course at the State
Archives of Serbia 1 . Arhiski Preghed, 1974.

15. I. Janosc-Biskupowa. 'The present state of professional education of archivists

in Polish universities'. Archeion 67 (1977).

15A. Marburg Archive School. 'Archivausbildung im Wandel', Per Archivar special

Number 11, 1973. This issue surveys training experience in West Germany,
France, Scandinavia, Belgium and the Third World.

16. L.J. McCrank. 'Prospects for integrating historical and information studies
in archival educati on'. The American Archivist 42 (1979), 443—455.

17. P. Orlovich. 'Some basic assumptions underlying the education and training of
archivists'. Archives and Manuscripts 6 (1976) , 204-225.

18. I. Stroumova. 'Improvement of the further education of archival personnel'.

Sovetskie Archivi 5 (1974), 3-10.

19. H.A. Taylor. 'The discipline of history and the education of the archivist'.
The American Archivist 40 (1977), 395-402.

20. A. Tomczak. 'The professional education of archivists in Poland and in the

other European countries'. Archeion 66 (1977).

21. E. Welch. 'Archival education'. Archivarla 4 (1977), 49-59.

22. D. Wheeler. 'Archival training: a Canberra experiment dies'. Archives and

Manuscripts 6 (1976), 276-280.

23. F. Wolff. 'Die Neuordnung der Ausbildung des gehobenen Archivdienstes an der
Archivschule Marburg'. Der Archivar 30 (1977) , 53-60.
 PGI-82/WS/16 - pág. 59

C. LA PLANIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ESCUELAS DE ARCHIVISTICA;

ESTUDIOS DE RECURSOS HUMANOS Y ELABORACIÓN DE PROGRAMAS DE ESTUDIO

24. P. Atherton. UNISIST. Directrices para la organización de seminarios, reunio-

nes de trabajos prácticos y cursos de formación sobre información y documenta-
ción científicas y técnicas. Unesco, abril de 1975.

25. M. Bielinska. 'Archivistics in the teaching process'. Archeion 59 (1973),

51-66.

26. A. Bousso. "La escuela de bibliotecarios, archiveros y documentalistas de la

Universidad de Dakar". Boletín de la Unesco para las bibliotecas. Vol. XXVII
n2 2 (1973), 77-83.

27. M. Cook. 'The planning of an archives school: some comments on the proposed
regional institute of archives science for Southeast Asia'. Journal of the
Society of Archivists 5 (1975), 232-244.

28. M. Cook. 'The education and training of archivists: status report of archival
training programmes and assessment of manpower needs'. Unesco report, Nov.
1979.

29. V. Cortés Alonso. 'Venezuela: reorganización de la formación de archiveros y

de las estructuras archivísticas' Unesco report 1975.

30. C. Crespo Nogueira. México: reorganización de las estructuras archivistjcas

Unesco report, 1974.

31. J.H. d'Orléans. Sénégal: centre régional de formation d'archivistes. Unesco

report, 1973.

32. J.H. d'Olier y B. Delmas. La planificación de las infraestructuras nacionales

de documentación, bibliotecas y archivos,esbozo de una política general. Docu-
mentación bibliotecas y archivos, estudios e investigaciones 4, París 1974.

33. B. Delmas. Maroc: la formation des archivistes. Unesco, report 1978.

34. E. Franz. Liban: formation archivistique: creation d'un centre de formation

des archivistes, des bibliothèquaires et des documentalistes. Unesco report,
1974.

35. German Foundation for International Development. International conference on

information training for developing countries under special consideration of
teaching and learning material, 15-20 Dec. 1980: summary report and recomen-
dations. PROGRIS, Berlin, Apr. 1981.

36. L. Gunnar Mendoza. El Salvador: situación y planificación del servicio de

documentos públicos. Unesco report, 1974.

37. P. Havard Williams and E.G. Franz. Planning Information Manpower. Intergovern-
mental Conference on the planning of National Documentation, Library and Archi-
ves Infrastructures, Paris, 23-27 Sept. 1974. Unesco, Paris, 1974.

38. C. Kecskemeti. La formation professionnelle des archivistes : liste des écoles

et des cours de formation professionnelle d'archivistes. ICA/UNESCO, Brussels,
1966.

39. E. Ketelaar. Republic of Indonesia: archival training. Unesco report, 1980.

PGI-82/WS/16 - pág. 60

40. F.W. Lancaster. UNISIST. Directrices para la evaluación de seminarios, reunio-

nes de trabajos prácticos y cursos de formación sobre información y documenta-
ción científicas y técnicas. Unesco/ agosto de 1975.

41. E. Lodolini has reports on archival training in Dakar, Marburg, Latin America
and the Caribbean, Munich and Brazil, in Rassegna degli Archivi di Stato 32-36
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42. Meeting of experts on the harmonization of archival training programmes, Paris

26-30 Nov. 1979: final report. Unesco report, Jan. 1980.

43. S.I. Murashov. 'Training of archivists at the Moscow State Institute for His-
tory and Archives'. Paper to Unesco seminar, 'Problems of modern archivology,
trends of development and practice', 28 Aug. - 5 Sept. 1972, at Moscow.

44. Opleidingen aan de rijks archiefschool. Utrecht, 1978.

45. T.H. Peterson. Archivists' training course; Advanced archives administration;

Forty-second Institute - Introduction to modern archives administration.
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46. M. Rieger. 'The regional training center movement'. The American Archivist
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47. M. Rieger. 'General introduction to the Third World archival development plan.
Proceedings of the General Conference on the Planning of Archival Development
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48. W.L. Saunders. UNISIST. Directrices para el desarrollo de programas de estu-

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49. Society of American Archivists. Education Directory. SAA, 1976.

50. Society of American Archivists, Committee on Education and Professional Develop-

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51. A. Tanodi. 'Unas consideraciones sobre la enseñanza archivística latinoameri-

cana'. Boletín Interamericano de Archivos 2 (1975), 7-23.

52. H.A. Taylor and E. Welch (comps). Guidelines towards a curriculum for gradual
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53. P. Wassermann y J.R. Rizzo. UNISIST. Esquema para un curso de administración

para directivos de servicios y centros de información. París, mayo de 1978.

54. T.D. Wilson. UNISIST. Directrices para el desarrollo y la aplicación de un

plan nacional de formación y educación en el empleo de la información. Unesco
noviembre de 1980.
 PGI-82/WS/16 - pág. 61

D. OTRAS OBRAS CONSULTADAS O A LAS QUE SE HACE REFERENCIA

55. Ad hoc committee on education and training policy and programmes, 3rd session,
4-6 Oct. 1978; final report. Unesco report, Dec. 1978.

56. Final report of Expert consultation on the development of a records and archives
management programme (RAMP) within the framework of the General Information
Programme, 14-16 May 1979. Unesco, 10 Aug. 1979.

57. International Council on Archives. Archives Journals, a study of their cover

by primary and secondary sources. Unesco, RAMP studies and guidelines, 1981.

58. Meeting of sponsors of international assistance programmes in education and

training of specialised information personnel, Paris, 14-16 June 1978; Summary
report. Unesco report, July 1978.

59. Proceedings of the general conference on the planning of archival development

in the Third World, Dakar, 28-31 Jan. 1975. Archivum Special volume 1,
Muenchen, 1976.

60. J. Davies. A study of the basic standards and methods in preservation and
restoration workshops applicable to developing countries. International Coun-
cil on Archives, Brussels, 1973.

61. A.H. Leisinger, Jr. A study of the basic standards for equipping, maintaining
and operating a reprographic laboratory in archives of developing countries
International Council on Archives, Brussels, 1973.

62. R.B. Pugh (ed). Records of the Colonial and Dominions Offices. Public Record
Office Handbooks 3, London 1964.

63. Joint ICA/lRMF Committee on Records Management. Statement on nature and aims of
Records Management submitted to the International Congress on Archives, Sept. 1980.

64. UNESCO/ICA Glossary of archival terms.