CONTROL DE DOCUMENTOS Y CODIGO SGC-PR-GGG-01

REGISTROS N° VERSIÓN 11

FECHA VERSION 03/06/2014

Procedimiento
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FECHA NOMBRE FIRMA

REVISADO POR 05/05/2014 Carolina Garrido L.

APROBADO POR 03/06/2014 Eduardo Zambrano M.

1. OBJETIVO

Describir el procedimiento para asegurar el control de todos los documentos y registros

del Sistema de Gestión de la Calidad de Distal S.A, en lo que se refiere a la emisión,
realización, revisión, aprobación, actualización y distribución de los mismos, para
asegurar que las copias pertinentes estén disponibles en aquellos puestos de trabajo
en que su ausencia pueda afectar el Sistema de Gestión de la Calidad y evitar el uso
no intencional de las copias obsoletas.

También describe la identificación, almacenamiento, protección, acceso, tiempo de

retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad, de
manera de asegurar que estos registros se mantengan legibles, identificables y
recuperables, para demostrar evidencia de la operación eficaz del Sistema de
Gestión de la Calidad implementado en Distal S.A.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para controlar la documentación del Sistema de Gestión

de la Calidad de Distal S.A e incluye los de origen interno y externo y su uso es
obligatorio para todas las áreas.

Este procedimiento es aplicable a todos los registros que se generen y pertenezcan al

Sistema de Gestión de la Calidad que opera en Distal S.A.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Gerente General / Jefes de Área: Aprueba la última versión vigente de todos los
documentos.

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3.2 Jefe de Áreas: Responsables de la utilización, control, seguimiento y confección de

los registros del SGC, debiendo asegurarse que las unidades de su dependencia lo
apliquen cabalmente.

- Responsables de informar las necesidades de registrar información y de apoyar el

proceso de control de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad.

3.3 Encargados SGC:

- Controlar la documentación correspondiente al SGC.
- Coordinar la revisión y aprobación de propuestas relacionadas a modificaciones
de la documentación del SGC.
- Comunicar al proponente las razones por las cuales no han sido acogidos los
cambios.
- Es el responsable de mantener actualizada la lista de control de registros del
Sistema de Gestión de la Calidad.

4. DOCUMENTOS APLICABLES

• Norma ISO 9001:2008

5. TERMINOLOGÍA

5.1 Documento Controlado: Es aquel documento que esta sujeto a cambios, razón por
la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se
utilicen versiones no vigentes.

5.2 Documento Obsoleto: Documento no válido, o no vigente que se identifica con un

timbre "DOCUMENTO OBSOLETO", el cual se guarda por motivos legales o específicos.

5.3 Listado Control de Documentos: En el que se lista la documentación del Sistema de

Gestión de Calidad, identificándolos e indicando su Nombre, versión.

5.4 Registro: Es toda aquella información suficiente y necesaria para demostrar la

ejecución de una actividad establecida en el sistema de gestión de inocuidad
alimentaria. Los registros se generan por la implementación de la documentación del
sistema y pueden estar en papel o medio electrónico.

5.5 Listado Control de Registros: Documentación donde se detallan claramente todos

aquellos registros o evidencias que se mantienen y que son responsabilidad del cargo.

5.6 Identificación: Nombre o código de referencia que individualiza al registro.

5.7 Indexación: Método de ordenamiento o archivo de los registros. Ya sea por fecha,
alfabético, por cliente, correlativo u otro.

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5.8 Almacenamiento: Indica el lugar físico donde se mantienen los registros o ruta para
llegar a registros almacenados electrónicamente.

5.9 Protección: Indica el o los Cargos que tienen accesos al registro.

5.10 Mantención: Es el período en que el registro permanece en esa ubicación,

almacenamiento y protección. Corresponde al tiempo de retención asignado por el
sistema de gestión de inocuidad alimentaria.

5.11 Disposición: Es la acción que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su
período de mantención, por ejemplo Destrucción, archivo en otro lugar, etc.

5.12 Enmienda: Corrección o eliminación de un error o falta; rectificación perceptible

de errores en un documento.

6. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

6.1CONTROL DE DOCUMENTOS

6.1.1 Generalidades:

La documentación que conforma el Sistema de Gestión de la Calidad de Distal

S.A, está identificada en el “Listado Control de Documentos Internos”.
Ésta documentación será mantenida y estará a disposición de quienes la
requieran en la página de intranet en la dirección IP: 172.16.60.131
Las responsabilidades de controlar estos documentos están descritas en el punto 3
del presente documento.

6.1.2 Confección del documento

Los documentos son generados según las necesidades del sistema, por el jefe de
área en donde se detecta la necesidad. Es su responsabilidad identificar todos los
pasos del proceso, y entregar el documento a los Encargados del SGC para su
posterior revisión y aprobación.

6.1.3 Codificación de los documentos

Los documentos tendrán un código compuesto por cinco campos los cuales están
destinados a identificar el tipo de documento, área responsable y número
secuencial emitido.
Según lo expuesto anteriormente la codificación de documentos se estructura de
la siguiente manera:

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XX-YY-ZZZ-00/VV00
XX YY ZZZ 00 VV 00
Campo que Campo que Campo que Campo que Campo que Campo que
identifica al indica el indica el indica el indica el tipo indica el
Sistema de tipo de área número de número
Gestión de documento responsable secuencial documento1 secuencial
Calidad, será de la emisión del asociado al del
el código del documento procedimiento documento1
SGC documento emitido para , si existe. emitido para
los campos el campo
antes antes
indicados. indicado.

Las siglas utilizadas para la codificación del segundo campo (YY) son:

Tipo de Documento (YY) Código

Manual MA
Procedimiento PR
Instructivo 1 IT
Registro 1 R
(1) Documento asociado a un procedimiento

Las siglas utilizadas para la codificación del tercer campo (ZZZ) son:

Área (ZZZ) Código

Gerencia General GGG
Gerencia RRHH GRH
Gerencia Administración GAD
Gerencia Logística GLG
Gerencia Operaciones GOP
Otros OTR

Ejemplo:
SGC-PR-GGG-01: procedimiento nº 1 del sistema de gestión de calidad, perteneciente al
área de Gerencia general.
SGC-PR-GGG-01/R01: Registro nº 1, asociado al procedimiento nº 1 del área de gerencia
general, del sistema de gestión de calidad.

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6.1.4 Revisión y Aprobación de documentos

Los documentos deben ser revisados, según lo indicado en el punto 3 del presente
documento.

Es responsabilidad de las Gerencias o Jefes de Área según corresponda realizar la

aprobación de cada uno de los documentos antes de ponerlos a disposición del
resto de los trabajadores.

Los responsables de la “Revisión” y “Aprobación” quedan identificados al

comienzo de cada procedimiento.

Los Documentos serán controlados por los Encargados de Gestión de Calidad.

Uno de los Encargados del SGC debe agregarlos a la Lista maestra de

documentos al momento de ser difundidos.

Al momento de elaborar un documento nuevo, este corresponde a la Versión 0 y

una vez aprobado será la versión 01.

Los documentos controlados se identifican de la siguiente manera:

 Los documentos originales son mantenidos por los Encargados de Gestión de

Calidad en la carpeta “ISO 9001” ubicada en la carpeta N:\ del servidor de
sistemas, los que se encuentran con las firmas digitales de la revisión y
aprobación del documento,

 Los documentos controlados serán mantenidos y estarán a disposición de

quienes la requieran en intranet en la dirección IP: 172.16.60.131 con la leyenda
de “Documento Controlado” de color rojo en todas las páginas del
documento.

 Los usuarios de la documentación del SGC son conscientes que no puede ser
impreso ningún documento, de ser así, se entenderá como documento no
controlado y no oficial.

Los Encargados de Gestión de Calidad se aseguran que las versiones vigentes

estén disponibles para todo el personal de la organización que pueda necesitarlas
para desarrollar eficazmente las actividades que les son propias.

6.1.5 Solicitud e identificación de cambios en los Documentos

Los documentos modificados se revisan y aprueban por los mismos cargos que lo
hicieron en las versiones iniciales.

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Los usuarios pueden solicitar modificaciones por medio de correo electrónico, por
teléfono o en forma personal, los cambios también se pueden dar por requisitos del
Cliente.

Todo cambio en los documentos del SGC debe ser revisado y aprobado según
punto 6.1.4 del presente documento.

También se solicitará cambios en la documentación desarrollada para el SGC,

cuando existan actualizaciones de la Norma ISO 9001, que rigen a nuestro sistema
de gestión de Calidad. De esta forma se podrá hacer trazabilidad de las
modificaciones como resultado de las actualizaciones de las normas en cuestión.

La modificación de un documento genera una nueva versión, la cual se identifica

con número y fecha en el recuadro Nº versión y Fecha Versión respectivamente en
todas las páginas del documento.

Para los procedimientos, instructivos y manuales, la identificación del cambio se

registra en la sección “modificaciones del Documento”.

Los Encargados de Gestión de Calidad publican las nuevas versiones quitando de

intranet las obsoletas, las cuales serán eliminadas.

Además, en cuanto se realice el cambio, los Encargados del SGC deben

actualizar la Lista Maestra con la versión actualizada.

6.1.6 Emisión y Distribución de los Documentos

Los Encargados de Gestión de Calidad, son los responsables de la emisión y

distribución de los documentos y deberán efectuar las siguientes tareas:

 Una vez aprobado el documento, se deberá proceder a colocar las firmas

digitales de la revisión y aprobación del documento.
 Una vez puestas las firmas se procede a convertir el documento a PDF.
 En el caso de que existiera una revisión anterior, quita de intranet la
obsoleta, la cual será eliminada.
 El siguiente paso es subir el archivo a la red de INTRANET en la dirección de
IP: 172.16.60.131.
 Actualizar el Listado Control de Documentos.
 Comunicar al personal vía e-mail sobre la actualización del sistema.

6.1.7 Control de Documentos Externos

Serán controlados a través del listado control de documentos externos. Los

documentos de origen externo serán revisados una vez al año respecto a su
vigencia, en el mes de mayo.

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El control de normas emitidas por organismos externos es responsabilidad del

asesor jurídico de la empresa y lo realiza recibiendo las nuevas versiones y
actualizaciones por medio del diario oficial del país en las páginas
www.diariooficial.cl – www.bcn.cl. Una vez notificado de las actualizaciones, el
asesor jurídico debe informarlas a los encargados del área atingente.
Además una vez al año el asesor jurídico debe consultar las posibles
modificaciones que existan en las normas incluidas en el Sistema de Gestión de la
Calidad e Informar a los Encargados de Gestión de Calidad las actualizaciones.
Se exceptúan algunas normas que son recibidas directamente por el usuario a
través del sistema informático, en este caso el usuario es responsable de informar a
los Encargados de Gestión de Calidad de la nueva versión y fecha de recepción
de la norma.

Además serán cargados en intranet los documentos vigentes e incluidos el “listado

control de documentos” (Ver Anexo 1).

6.2 CONTROL DE REGISTROS

6.2.1 Identificación de Registros

Todos los registros generados en Distal S.A y que pertenezcan al Sistema de Gestión
de la Calidad, deberán poseer un nombre que los identifique, los registros que se
desprendan de los procedimientos normativos y procedimientos operativos se
deben indicar en el procedimiento, indicando su nombre.
Se podrán generar registros que no se encuentren asociados a procedimientos,
pero siempre deberán ser controlados en la lista de control de registros.

6.2.2 Almacenamiento, protección y acceso de los registros

Todos los registros generados en Distal S.A son almacenados en medios físicos
(Carpetas), y medios digitales, disponiendo estos medios en zonas protegidas
contra cualquier causa que pudiese deteriorarlo.
En la lista de control de registros del Sistema de Gestión de la Calidad se deberá
determinar el Modo de Archivo que referencia básicamente a si es físico o digital.

Recuperación: Para el caso de los registros internos digitales, la protección y

recuperación de los registros se establece de acuerdo a la Política de respaldos,
en que cada usuario debe almacenar los documentos en su carpeta disponible en
el servidor la cual es respaldada periódicamente asegurando la permanencia de
esos documentos.

Para los registros internos y/o externos en papel cada responsable se asegura que
el archivo y almacenamiento prevenga daños o pérdidas y se encuentren
protegidos, disponibles y legibles.

Tiempo de Retención de los Registros: El tiempo de retención de los registros del

sistema de gestión de la calidad deberá ser determinado por los generadores de

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estos. Cabe señalar que el tiempo de retención de los registros de deberá

especificar en la lista control de registros del Sistema de Gestión de la Calidad, en
el lugar donde se indica Tiempo de Almacenamiento.

6.2.4 Disposición de los registros

Los registros una vez que han cumplido el tiempo mínimo de archivo serán
dispuestos de acuerdo a los siguientes criterios:

• Mantener: Registros que son necesarios mantener, pero que no son de

consulta habitual, por lo cual pueden quedar almacenados donde Distal
S.A lo determine.

• Eliminar: Registros que por su carácter no tienen validez en el tiempo por lo

tanto pueden ser destruidos.

Es importante señalar que la disposición de los registros se deberá especificar en la

lista control de registros del Sistema de Gestión de la Calidad, en el lugar donde se
indica Disposición Final, según criterio definido en este punto.

6.2.5 Enmiendas de los registros

Cada vez que se requiera realizar una enmienda en los registros del Sistema de
Gestión de la Calidad estos deben realizarse siguiendo las siguientes reglas:

 Si se presenta un error al completar el registro se debe tachar con una X

sobre el error, utilizando el mismo lápiz.
 Realizar la corrección escribiendo el valor o palabra correcta al lado de
la X anterior.
 En la parte inferior de la hoja del registro se debe indicar como
observación la fecha y motivo de la enmienda
 La observación debe estar autorizada con nombre y firma del jefe o
gerente del área de la cual proviene el registro.

7. REGISTROS

7.1. Listado Control de Documentos Internos del SGC.

7.2. Listado Control de Documentos Externos del SGC.
7.3. Listado Control de Registros del SGC.

8. ANEXOS

ANEXO 1: Estructura de la Documentación del SGC

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9. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Qué se modifica

Se fusionan procedimientos control de documentos y control de
08 01/07/2013
registros.
Se reestructura procedimiento de acuerdo a Norma ISO 9001.
09 05/05/2014
Se da nueva codificación al documento.
10 03/06/2014 Se cambia nombre y firma de quien aprueba el documento

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ANEXO 1

Estructura de la Documentación del SGC

a) Formato para confeccionar los documentos:

Será elaborado en formato Word, tamaño carta. Se utilizará letra Century Gothic
tamaño 10, interlineado sencillo. El título deberá ir con mayúscula, negrita, tamaño 14,
centrado.

b) Formato portada de los documentos:

Todos los manuales, procedimientos e instructivos de trabajo, son confeccionados en
el siguiente formato, el cual es utilizado en el encabezado de todas las páginas del
documento.

CODIGO Identificación
NOMBRE DEL DOCUMENTO N°
XX
VERSIÓN
FECHA
XX/XX/XX
VERSIÓN
Manual/Procedimiento/Instructivo N° 1 de x
PÁGINA

Tendrán a continuación un recuadro que indica la revisión y aprobación del

documento con las firmas digitales de los responsables, tal como se muestra en este
ejemplo:

FECHA NOMBRE FIRMA

REVISADO POR 05/05/2014 Carolina Garrido L.

APROBADO POR 05/05/2014 Iván Blásquez M.

c) Estructura de los contenidos de la Documentación:

Los manuales y procedimiento estarán estructurados con todos los puntos que se
detallan a continuación, para el caso de instructivos se estructurarán con los puntos
desde el 3. Responsabilidades en adelante.

1. OBJETIVO
Se debe indicar para qué se hace el procedimiento y cuál es su propósito.

2. ALCANCE
Indicar la(s) área(s) en que se aplica el documento.

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3. RESPONSABILIDADES
Indicar el cargo responsable por la aplicación del procedimiento y la responsabilidad
que tiene en este procedimiento.

4. DOCUMENTOS APLICABLES
Listar otros documentos que se requieran para realizar la actividades descrita o
forman parte de consideraciones legales aplicables u otros documentos del sistema
de gestión de seguridad alimentaria.

5. TERMINOLOGÍA
Definir términos necesarios par aclarar las actividades descritas en el procedimientos.

6. ACTIVIDADES
Describir en forma secuencial la actividad que da origen al procedimiento o
instrucción de trabajo tomando en cuenta quienes participan, qué hacen, como se
hacen, cuando y donde se hacen.

7. REGISTROS
Listar aquella documentación que se genera como resultado de la actividad descrita
y que permite demostrar la ejecución de la misma. Ejemplos: Planillas, órdenes de
compra, registros calibración de equipos, etc.

8. ANEXOS
Formatos o formularios necesario que se requieran mostrar para aclarar una
actividad.

9. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Las modificaciones se deben realizar dejando registro de la versión modificada y el
punto específico en que se produjo la modificación. Se cambia el número de versión
en el encabezado del documento cuando se realicen modificaciones.
Se informan las modificaciones que el documento ha sufrido producto de lo cual se
emite una nueva versión. Sólo aplicable a partir de la primera modificación.

Ejemplo:

Versión Fecha Qué se modifica

01 29-08-2007 Se modifica 7.4.5
02 30-11-2007 Se modifica 7.4.5

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