Notions de base pour utiliser Microsoft

Excel (versions 2000 à 2003)

 1. Définitions

Classeur: Fichier ou document produit par Excel. Son nom se termine par ".XLS".
Cellule: Case de base dans Excel, contenant une valeur ou un calcul.
Les lignes sont identifiées par des nombres; les colonnes par des lettres (de
A  jusqu'à IV).

En-têtes:

Chaque cellule est identifiée par les lettres et chiffres des en-têtes, comme
Adresse:
A1, M20, AA4.
Adresse ne pouvant être modifiée lors de la copie d'une formule. Elle
Adresse absolue:
contient le signe "$", comme $B$4.
Menu Le bouton droit de la souris offre un menu pertinent, mais ce menu varie
contextuel: selon l'emplacement.
Plage, champ ou Sélection de plusieurs cellules, identifiées par les adresses aux extrémités du
bloc: bloc, comme "A1:C8".
Chaque classeur contient plusieurs feuilles, accessibles par les onglets au bas
Feuille:
de la page: 
Barre de Ligne blanche, en haut de la feuille de travail, affichant la formule contenue
formule: dans la cellule sélectionnée.
Note:  Au besoin, utiliser les flèches  au bas d'un menu, pour voir la suite.

 2. Saisie et édition

Choisir le point d'interrogation (?) au bout de la barre

Aide d'Excel:  
Alignement automatique selon le
type de données (avant toute  
mise en forme):
Annuler la dernière opération:  
Ajouter des lignes ou des
 
colonnes:
Supprimer des lignes ou des  
des menus ou la touche F1 ou l'icône du
Compagnon Office.
- Les nombres sont alignés à droite,
- les textes sont alignés à gauche,
- les dates sont à droite, comme les nombres.
Edition/Annuler ou les touches Ctrl+Z.
Insertion/Lignes (ou Colonnes) ou cliquer avec le
bouton droit de la souris sur l'en-tête suivant la
nouvelle ligne ou colonne.
Les sélectionner, Edition/Supprimer.
colonnes:
Ajouter des cellules:   Insertion/Cellules ou menu contextuel (clic droit).
La sélectionner, puis touche Suppr ou
Effacer le contenu d'une cellule:  
Edition/Effacer.
Se fait directement dans la cellule ou dans la barre de
Corriger une donnée:  
formules. La touche Entrée termine la correction.
Orthographe:   Outils/Orthographe ou F7.

 3. Calculs

- Une formule commence toujours par le signe égal "=".

Formules (pour
exécuter un calcul):
Opérateurs, ordre de
priorité:
Somme automatique:  
- Dans la cellule contenant une formule, on voit seulement la
réponse;
tandis que le détail des calculs parait dans la barre de formule.
- Elle peut comprendre une fonction:  =Somme(D2:D9)
ou être bâtie avec des adresses et opérateurs:  =(B2+B5)*B7
Les calculs sont faits dans cet ordre:
- les exposants (^),
- les divisions (/) et les multiplications (*),
- les additions (+) et les soustractions (-).
Toutefois, l'intérieur de parenthèses est toujours traité en
premier.
Cliquer sur l'icône de la somme automatique. Déplacer la
bordure mobile, si nécessaire. Appuyer sur la touche Entrée.

 4. Sélection, déplacement et copie

- Avec la souris: cliquer et glisser d'un coin l'autre du

bloc.
Sélectionner ou
- Pour une ligne ou une colonne, cliquer sur son en-
cerner un groupe de  
tête.
cellules:
- Au clavier: tenir la touche MAJ enfoncée et utiliser
les flèches.
Pour sélectionner
Sélectionner la première; tenir la touche Ctrl enfoncée
deux plages non  
pendant la deuxième sélection.
contiguës:
Cliquer sur le carreau entre le premier en-tête des
Sélectionner tout:   lignes (numéro 1) et celui des colonnes (lettre A) ou
utiliser les touches Ctrl+A.
Sélectionner la plage, Edition/Couper, se positionner
à la destination, Edition/Coller.
Déplacement de Ou glisser un bloc avec la souris (lorsque le curseur
données:   placé sur le contour de la sélection se change en flèche
blanche, maintenir le bouton gauche de la souris
enfoncé et la glisser).
 Les sélectionner, Edition/Copier, se positionner,
Edition/Coller.
Copie de données:   Ou glisser le bloc avec la souris, tout en maintenant la
touche Ctrl enfoncée.
Coller nouveau le
Edition/Coller ou les touches Ctrl+V.
dernier élément coup:  
Avec la souris: lorsque le pointeur devient une croix
noire, en bas à droite d'une cellule, la faire glisser dans
les cellules voisines.
Pour une formule, il faut vérifier alors le besoin
Recopier des données d'adresses absolues, c'est-à-dire lui ajouter au besoin
dans les cellules des signes $ pour éviter qu'elle soit modifiée pendant
adjacentes: la recopie, comme:
   =B4*$E$1  
Si la cellule contenant cette formule est recopiée vers
le bas, elle devient =B5*$E$1 et c'est encore le
contenu de la cellule E1 qui est multiplié.

5. Mise en forme des données

(s'applique, en général, aux cellules sélectionnées)

Changer apparence,
taille, couleur, format
  Format/Cellule/Police.
ou attributs des
données:
Texte en gras, italique
  Format/Cellule/Police.
ou souligné:
Changer la police et sa
Format/Cellule/Police.
taille:
Alignement horizontal
Format/Cellule/Alignement.
ou vertical:
Orientation du texte:   Format/Cellule/Alignement.
Fusionner des cellules Format/Cellule/Alignement, choisir
et centrer un titre:   Fusionner les cellules.
Modifier l'affichage des
nombres (c'est-à-dire    Format/Cellule/Nombre.
ajouter "$", "%",
espaces de milliers):
Format/Cellule/Nombre,
Augmenter ou réduire le
selon la Catégorie, modifier le Nombre de
nombre de décimales:  
décimales.
Bordures intérieures ou
  Format/Cellule/Bordure.
de contour:
Couleur de remplissage:   Format/Cellule/Motifs.

Couleur de caractères: Format/Cellule/Police/Couleur.

 
Modifier une largeur de   Format/Colonne/Largeur

colonne:
Modifier une hauteur de
 
ligne:
 6. Mise en page et impression
Afficher une feuille telle qu'elle
serait imprimée:  
Marges:  
Centrer en hauteur et en largeur
dans la page:
Format et orientation du papier:  
Répéter les titres d'une page
 
l'autre:
Imprimer le quadrillage:  
Numéroter les pages:  
Ajouter un saut de page:  
Enlever un saut de page:  
N'imprimer qu'une partie d'un
document:
Choisir le nombre de copies à
 
imprimer:
Imprimer la feuille actuelle au
 
complet:
Imprimer toutes les feuilles du
 
classeur:
 7. Affichage et fenêtres
Barres d'outils, les afficher ou les
masquer:
Modifier la taille, seulement pour
l'affichage l'écran:
Afficher une même feuille en 2 ou 4
copies:
Bloquer les titres, pour empêcher le
défilement des premières lignes ou
ou, placer le pointeur de la souris entre deux
en-têtes, lorsqu'il devient une double flèche,
le faire glisser.
Format/Ligne/Hauteur
ou, avec la souris, élargir l'en-tête de la
ligne.
Fichier/Aperçu avant impression.
Utiliser le bouton Fermer pour quitter l'Aperçu.
Fichier/Mise en page/Marges ou, dans
Fichier/Aperçu avant impression, cliquer sur
Marges, glisser les marqueurs.
Fichier/Mise en page/Marges, options
Horizontalement et Verticalement.
Fichier/Mise en page/Page.
Fichier/Mise en page/Feuille.
Fichier/Mise en page/Feuille.
Fichier/Mise en page/En-tête et pied de page/
Pied de page personnalisé.
Insertion/Saut de page.
Se placer dans la ligne suivant le saut,
Insertion/Supprimer le saut de page.
Fichier/Imprimer, choisir Sélection ou indiquer les
numéros de Pages.
Fichier/Imprimer, modifier Nombre de copies.
Fichier/Imprimer.
Fichier/Imprimer/Classeur entier.
Affichage/Barres d'outils  (cocher au moins
les barres Standard et Mise en forme.)
  Affichage/Zoom et modifier le pourcentage.
Fenêtre/Fractionner ou utiliser la petite
ligne au-dessus de la barre de défilement.
  (puis Fenêtre/Supprimer le
fractionnement).
  Placer le curseur en bas et à droite des lignes
et des colonnes à figer, Fenêtre/Figer les
 volets
des premières colonnes
(puis Fenêtre/Libérer les volets).
Dans le menu Fenêtre, voir la liste des
Passer d'un classeur ouvert à un autre:  
fichiers ouverts.
Afficher deux classeurs ouverts côte à
  Fenêtre/Réorganiser.
côte:

 8. Gestion des classeurs

Fichier/Nouveau/Général/Classeur
Créer un nouveau
ou Fichier/Nouveau/Nouveau classeur Excel (dans Excel
classeur (fichier):  
2003).
Ouvrir un classeur
  Fichier/Ouvrir.
existant:
Supprimer ou Dans la boite de dialogue Fichier/Ouvrir, cliquer avec le
renommer un   bouton droit de la souris sur le nom du fichier. Choisir l'option
classeur: Supprimer ou Renommer.
Faire une copie
  Fichier/Enregistrer sous. Lui donner un nouveau nom.
d'un classeur:
Enregistrer un
classeur, sous le   Fichier/Enregistrer.
même nom:
Fermer tous les
  Touche Maj enfoncée et Fichier/Fermer tout.
classeurs ouverts:
Fermer un seul
classeur, celui qui   Fichier/Fermer.
est actif:
Utiliser les icônes en haut à droite de la fenêtre:
Terminer et 1re ligne: pour réduire ou fermer Excel,
fermer Excel:   2e ligne: pour réduire ou fermer le classeur actif.
Ou Fichier/Quitter ou Alt+F4

 9. Paramètres par défaut

Fixer le nombre de feuilles de calcul Outils/Options/Général

Modifier la police standard et sa taille Outils/Options/Général
Fixer le dossier pour enregistrer la plupart des Outils/Options/Général, Dossier par
classeurs défaut
Enlever ou rétablir les barres de défilement, le
Outils/Options/Affichage
quadrillage ou la barre d'état...

10. Fonctions
 Syntaxe d'une fonction:
=Nom_de_fonction(argument1;argument2;…)

Construire des formules Par le menu Insertion/Fonction

préprogrammées pour ou avec l'icône 
calculs: 1. à gauche, choisir une Catégorie de fonctions, puis
sélectionner le Nom de la fonction;
2. dans la boite de dialogue suivante, inscrire les arguments
qui, de préférence, sont des adresses plutôt que des valeurs.
 
11. Noms de plages
Nommer une Par exemple, pour remplacer "B2:B12" par "Quantité_en_inventaire",
plage de cellules, sélectionner les cellules à nommer, puis Insertion/Nom/Définir. (Le nom
pour clarifier les commence par une lettre, sans espace, 255 caractères maximum.) Ensuite
formules: une formule pourrait devenir:  =Somme(Quantité_en_inventaire)
Afficher le nom
des différentes Edition/Atteindre.
plages:
 
12. Calculs en différé
Dans Outils/Options/Calcul, choisir Automatique, pour que les calculs
Choisir le soient faits dès qu'une cellule est modifiée.
processus de Sinon, choisir Sur ordre. Dans ce cas, les formules ne sont calculées qu'au
calcul moment où la touche F9 est pressée. Le message "Calculer" apparait au
(automatique ou besoin dans la barre d'état. (Attention, ce choix s'applique à tous les classeurs
sur demande): ouverts et les formules peuvent sembler inopérantes.... Le calcul automatique
est préférable.)
 
13. Gestion des feuilles
Cliquer sur le nom de la feuille. (L'onglet de celle active devient blanc.) 
Changer de feuille:
Insérer une feuille: Insertion/Feuille, ou clic droit sur le nom d'une feuille et choisir Insérer.
Supprimer une
Edition/Supprimer une feuille ou son menu contextuel (clic droit).
feuille:
Renommer une
Avec un double clic sur son nom ou par son menu contextuel.
feuille:
Déplacer une Edition/Déplacer ou copier une feuille
feuille: ou la glisser avec la souris.
Edition/Déplacer ou copier une feuille, cocher Créer une copie
Copier une feuille:
ou la glisser en tenant la touche Ctrl enfoncée.
 
14. Liens entre feuilles et classeurs
Grouper les feuilles
(pour effectuer une Ctrl+clic sur chaque onglet des feuilles voulues. Les onglets choisis
même opération sur sont blancs.
plusieurs feuilles):
Grouper toutes les Clic avec le bouton droit sur un onglet, choisir Sélectionner toutes
feuilles: les feuilles.
 Clic sur une feuille externe au groupe ou, avec un clic droit sur un
Défaire un groupe:
onglet, choisir Dissocier le groupe (ou Dissocier les feuilles).
Imprimer toutes les
Fichier/Imprimer, choisir Feuilles sélectionnées.
feuilles d'un groupe:
Pour prendre le contenu d'une cellule dans une autre feuille, il faut
préciser le nom de la feuille, suivi d'un point d'exclamation, comme
Dans une formule, =Feuil2!B8
identifier une cellule Dans la formule =Somme(Feuil1:Feuil4!D2:D4) les données
provenant d'une autre proviennent des cellules D2, D3 et D4 de chacune des feuilles
feuille: Feuil1, Feuil2, Feuil3 et Feuil4 (si elles sont dans cet ordre).
Ajouter des apostrophes si le nom contient des espaces ou des tirets:
='Budget avril'!B16
Prendre le contenu d'une
Suivre la syntaxe:  =[Nom_du_classeur]Feuille!Cellule
cellule dans un autre
par exemple:  =[A:\Compta.xls]Feuil2!A9
classeur:
1. Sélectionner les données, Edition/Copier.
Lier les données de deux
2. Dans le classeur destination: Edition/Collage spécial/Coller
classeurs:
avec liaison.
 
15. Protection des données
Faire une copie d'un
Fichier/Enregistrer sous, puis lui donner un nouveau nom.
classeur:
- Version 97:  Fichier/Enregistrer sous/Options, cocher Créer une
copie de sauvegarde.
Toujours conserver la
- Versions 2000 à 2003:  Fichier/Enregistrer sous, bouton Outils,
version antérieure:
Options générales.
L'ancienne version sera renomme avec l'extension .XLK.
- Version 97: Fichier/Enregistrer sous/Options, cocher Mot de
passe protégeant le document.
Ajouter un mot de passe - Versions 2000 à 2003:  Fichier/Enregistrer sous/ Outils/ Options
au classeur: générales...
Inscrire le mot de passe voulu. Attention: les majuscules diffèrent des
minuscules et il n'y a peu de solutions pour les mots de passe oubliés.
1. Sélectionner les cellules pouvant être modifiées.
2. Dans Format/Cellule/Protection, désactiver l'option
Limiter les Verrouillée, pour autoriser leur modification.
modifications certaines 3. Choisir Outils/Protection/Protéger la feuille.
cellules:
Utiliser ensuite la touche TAB, pour passer d'une cellule non
protégée à l'autre.
Pour enlever la
Outils/Protection/Ôter la protection de la feuille
protection:
Masquer une colonne
Format/Colonne/Masquer ou Format/Ligne/Masquer
ou une ligne:
Réafficher une colonne Sélectionner ses voisines de gauche et de droite,
masquée: Format/Colonne/Afficher
 
16. Vérification de saisie
Modifier les couleurs ou Format/Mise en forme conditionnelle
la taille, selon le
(Exemple: pour mettre en rouge une valeur problématique.)
contenu:
Données/Validation/Options, pour spécifier les restrictions.
Données/Validation/Message de saisie, pour afficher une
Afficher un message lors
information dans la barre d'état dès que la cellule est sélectionnée (ou
de l'entrée des données
en commentaire, pour la version 2000).
dans une cellule:
Données/Validation/Alerte d'erreur, pour choisir le message en
cas d'erreur de saisie.
 
17. Commentaires
Insertion/Commentaire. Un triangle rouge marque le coin
Ajouter des commentaires à une supérieur droit de la cellule et une bulle s'affiche au passage
cellule: du curseur.
La barre d'outils Révision concerne les commentaires.
Ne pas afficher les
Outils/Options/Affichage/Indicateur seul.
commentaires:
Identifier les cellules contenant
des commentaires, constantes, Edition/Atteindre/Cellules.
formules ou cellules vides:
 
18. Rechercher et remplacer
Trouver certaines formules, valeurs,
Edition/Rechercher.
commentaires:
Modifier certaines données précises: Edition/Remplacer.
Edition/Remplacer. Laisser vide la case
Effacer certains contenus:
Remplacer par.