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CONTENIDO
1. INGRESO A LA APLICACIÓN........................................................................................... 5
1.4.1. CONSULTA............................................................................................................... 7
1.4.2.6. Liberar................................................................................................................... 21
1.4.2.7. Cambio.................................................................................................................. 22
1.4.2.8. Validar……………………………………………………………………………………………………………… 24
1.4.3. RECLAMACIONES……………………………………………………………....................................... 24
1.4.4. REPORTES................................................................................................................. 26
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1.4.4.1. Evaluación Estudiantes.......................................................................................... 27
1.4.5. MI EVALUACIÓN...................................................................................................... 29
1.4.6. ADMINISTRACIÓN………………………………………………………………………………………………… 31
1.4.6.3 Reportes……………………………………………………………………………………………………………… 34
1.4.6.4 Estudiantes………………………………………………………………………………………………………… 34
2. REFERENCIAS................................................................................................................. 36
3. RECOMENDACIONES...................................................................................................... 36
4. GLOSARIO….................................................................................................................... 37
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INTRODUCCIÓN
La evaluación del desempeño policial es un proceso continuo y permanente por medio del
cual se determina el comportamiento personal y el nivel de desempeño profesional,
conformado por los principios de continuidad, equidad, oportunidad, publicidad,
integralidad, transparencia, objetividad y celeridad, permitiendo establecer y valorar los
logros de la gestión desarrollada por el personal en servicio activo de la Policía Nacional,
en un período determinado para formular perfiles ocupacionales y profesionales, establecer
planes de capacitación, otorgar estímulos y ascensos, facilitar la reubicación laboral,
asignar cargos y decidir sobre la permanencia en la Institución, como se establece dentro
del Decreto 1800 de 2000 “Por el cual se dictan normas para la evaluación del desempeño
del personal uniformado de la Policía Nacional”.
Se debe tener en cuenta que los formularios de evaluación del desempeño policial se
deberán diligenciar de manera física conforme lo emana la norma teniendo estos
documentos como válidos para todas las actuaciones administrativas; los formularios
virtuales que se encuentran en la herramienta tecnológica se tramitarán con el fin de crear
la cultura y pedagogía necesaria, no obstante se invita a que las autoridades evaluadoras
y funcionarios evaluados realicen de manera activa el uso de esta herramienta para su
posterior implementación, por ello hasta tanto no surja acto administrativo que ordene su
operacionalización, no tendrán sustento probatorio ni validez como documento público.
ELABORO: CT. EDWIN SUÁREZ LADINO REVISO: PT WALTER MAYORGA GURRERO APROBO: CR JAIRO GORDILLO ROJAS
Jefe Grupo Desarrollo Tecnológico Responsable Gestión por Procesos Jefe Oficina De Telemática
FECHA: 07/08/2014 FECHA: 07/08/2014 FECHA: 08/08/2014
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1. INGRESO A LA APLICACIÓN
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1.3. MODO DE INGRESO
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1.4 BARRA DE MENÚS
Una vez ingrese, ubique en el menú principal “Sistema EVA”, se despliega una pestaña
que contiene las siguientes funciones: “Consultas, No Uniformados, Mis Evaluados,
Reclamaciones, Reportes, Mi Evaluación, Justificación Consultas, Manual del
sistema EVA y Administración”. Cada una de estas se reflejará dependiendo si se trata
de autoridad evaluadora o evaluado.
1.4.1 CONSULTAS
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1.4.2 MIS EVALUADOS
En esta opción se visualizará el listado del personal uniformado que tiene a cargo para
evaluar, seleccionando el funcionario a valorar.
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1.4.2.1. Concertación de la Gestión
Una vez realizada la actividad anterior, al haber diligenciado la sección “II CONCERTACION
DE LA GESTIÓN”, y efectúe el registro que corresponda según el caso, debe seleccionar
en la opción “Guardar” para culminar con el proceso, recuerde que efectuada esta acción
es posible realizar una adición, deberá hacerlo desde la opción Ver/Evaluar, Sección II
“Adicionar Nuevas Tareas”.
Si en la casilla denominada “Ver Evaluar”, se refleja en color rojo, determina que el sistema
está generando alerta y que la concertación de la gestión contiene errores tales como:
- Cambio de cargo
- Cambio de evaluador
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Si está acorde al procedimiento, el sistema le indicara “la evaluación es menor a 60 días,
no se tendrá en cuenta el puntaje de evaluación final para el año que se esté evaluando”.
De acuerdo a lo anterior, deberá realizar las coordinaciones con el grupo de talento humano
de su unidad, para que le sea asignado un cargo y de esta manera se activen los ítems o
factores de evaluación conforme al nivel de gestión y categoría asignado dentro del sistema
de cargos y perfiles.
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Una vez efectuada la evaluación, deberá diligenciar otra concertación, para que de esta
manera se registren las anotaciones correspondientes.
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En el campo “Anotación” describa las razones, motivos y circunstancias del registro a
insertar al funcionario y proceda a seleccionar “Grabar”. De esta manera se procede a
consignar la anotación dentro del formulario número II de seguimiento.
Cuando registre una anotación, seleccione por una sola ocasión y observe que el sistema
guarde la anotación, de lo contrario se registrará el número de veces que usted efectúe la
acción descrita; debe esperar que en la herramienta se visualice el mensaje con el término
“guardado”.
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Nota: En el campo “indicador” al seleccionar “ANOTACIÓN”, permitirá registrar comisiones,
capacitaciones, destinaciones o situaciones administrativas similares que no se enmarquen
dentro de los factores de evaluación; una vez seleccionado se activa un campo denominado
“título”, indicando que debe proceder a redactarla.
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Para el personal de estudiantes es importante registrar cada anotación positiva o negativa
teniendo en cuenta las variables que existen para cada factor, de lo anterior se derivará el
cálculo que implementa el sistema para evaluar o calificar al estudiante así:
1.2. Presentación personal: se tendrá en cuenta el baño diario, uso de los elementos de
aseo personal, optimización y pulcritud en la presentación dentro y fuera de las
instalaciones policiales.
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1.4. Vinculación y cumplimiento en actividades culturales, religiosas y sociales:
puntualidad en el cumplimiento de las mismas; asistencia a las actividades programadas
dentro y fuera de la escuela de manera decorosa; interés por mejorar cada día sus
habilidades y destrezas en cada una de ellas; seguimiento de las instrucciones de los
profesores e instructores.
2. Cumplimiento institucional
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horarios; integración con los demás, empleo acorde de los elementos y medios de la
actividad, uso de trajes de calle o uniformes acordes a la actividad.
3. Comportamiento académico
- Vacaciones
- Excusas de Servicio
- Condecoraciones (incrementa puntaje solo para alumnos en formación)
- Felicitaciones (incrementa puntos sólo para alumnos en formación)
- Sanciones disciplinarias (disminuye puntos conforme a la norma)
- Sigma (Sistema mesa de ayuda solo para técnicos de telemática)
- Operatividad (Conectado al SIOPER por resultados casos operativos).
- Permisos (Cuando son autorizados desde el Portal de Servicios Interno “PSI”)
- Comportamiento Personal
- Trabajo en Equipo
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1.4.2.2.3. Realizar Corrección a las Anotaciones
Para visualizar las anotaciones que se han registrado a los funcionarios, debe seleccionar
“formato”, posterior a ello se reflejará en PDF el formulario de evaluación con el contenido
descrito.
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1.4.2.4. Evaluar al Funcionario
Una vez seleccione el motivo de evaluación (anual, cambio del evaluador, concertación,
otro, por ascenso, traslado del evaluado), asigne las fechas del periodo correspondiente
con el fin de que permita culminar esta acción.
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de manera automática los descuentos a que haya lugar y que se encuentren establecidos
en la normatividad, partiendo siempre de mil doscientos 1200 puntos.
En los subfactores donde aparece cero “0” (factores del desempeño profesional), usted
como evaluador podrá asignar un valor de hasta mil cuatrocientos 1400 puntos, teniendo
como base el cumplimiento de los acuerdos establecidos en la concertación de la gestión.
NOTA: Debe tener en cuenta que en el subfactor de condiciones físicas deberá aplicar el
descuento cuando el evaluado supere más de 21 días de excusa de servicio de acuerdo a
lo establecido en la normatividad vigente, por ello se ubicó en el herramienta una alerta que
indica la cantidad de días de excusa, denotando que el descuento no se genera de manera
automática.
Cuando el evaluado se presente a una nueva unidad, se deberá realizar una nueva
concertación de la Gestión puesto que la anterior ya fue evaluada y se le habilitará la opción
para poder hacer nuevas anotaciones.
Una vez realizada la elección, diríjase a la parte inferior de la página y seleccione “guardar”
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1.4.2.4.2. Generar Formatos en PDF de Anotaciones y Evaluación.
“Condiciones Físicas: Comprende el estado de salud e integridad física del evaluado, que
le permitan desarrollar normal y eficientemente la actividad o proceso al cual pertenece.”
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Posteriormente se desarrolla de la siguiente manera:
(…)
(…)
Por lo anterior, se observa que el sistema dispone de una anotación que se genera de
manera automática refiriendo como título “Excusa Del Servicio” y los días dejados de
laborar, con el fin que la autoridad evaluadora tenga un mayor control en el ejercicio de la
etapa del seguimiento, la cual se verá reflejada en la evaluación referente a excusas de
servicio que provengan de enfermedad general o accidente de origen común.
El campo que visualiza la cantidad de excusas de servicio alerta al evaluador con el fin de
que proceda en aplicar lo anteriormente estipulado, debiendo descontar según el caso en
el factor de “condiciones físicas” el puntaje especificado, de no hacerlo, el sistema
notificará al administrador de la herramienta EVA la no aplicabilidad de la norma
conllevando a ser objeto de investigaciones disciplinarias.
1.4.2.6. Liberar
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Una vez elija “liberar” se visualizará un mensaje para confirmar la acción, al aceptar no se
puede deshacer y se realiza automáticamente cierre del formato de seguimiento.
Nota: antes de liberar a un funcionario el cual sale trasladado a otra unidad, debe registrar
las últimas anotaciones y evaluar al funcionario con el puntaje obtenido, de lo contrario no
podrá realizar nuevamente su diligenciamiento, toda vez que el funcionario desaparecerá
de su lista de evaluados, seguir al punto 1.4.2.4. Evaluar al funcionario, recuerde que los
cierres se hacen automáticos cuando usted cambia o libera a un funcionario de su listado
de evaluados.
1.4.2.7. Cambio
Si su evaluado sale destinado para otra unidad o dependencia, o usted como evaluador
sale trasladado, utilice esta opción para asignar esta herramienta de seguimiento al nuevo
evaluador.
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Digite en el primer campo, grado apellidos y nombres del nuevo evaluador, el sistema
buscará en la base de datos del SIATH la información completa del evaluador para luego
aceptarla, si conoce el número de identificación omita el paso anterior, digite el número de
cédula y seleccione el campo denominado “ir”.
En la parte inferior del sistema, aparecerá la fotografía e información detallada del nuevo
evaluador, una vez ubicado, seleccione el campo denominado “cambio con cierre y
apertura”, posterior a ello se crea una anotación en el formulario de seguimiento con cierre
del anterior evaluador y una anotación de apertura de la nueva autoridad evaluadora.
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1.4.2.8. Validar
1.4.3. RECLAMACIONES
Seleccione en “Reclamaciones” con el fin de visualizar los listados, los cuales tienen la
funcionalidad de informarle oportunamente las reclamaciones, separaciones, sanciones, y
suspensiones de los evaluados.
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Si un evaluado interpone reclamación a una de sus anotaciones, esta se verá reflejada en
alertas, seleccione para observar la reclamación y aperture en soporte para descargar el
archivo que el evaluado subió al sistema, allí visualizará la fecha de la reclamación,
sustentación efectuada por el evaluado y nombre del funcionario que la genera.
Si usted como evaluador decide ajustar la anotación y cambiar a “no disminuye puntos”, al
responder favorablemente a la anotación, en el campo respuesta, justifique la modificación
a la anotación o ratifíquela, es importante detallar su argumento o contenido. Debe tener en
cuenta que no es posible editar el contenido de la anotación realizada inicialmente, ésta
hace parte del sumario.
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revisor, de no hacerlo podrá será objeto de investigaciones disciplinarias contempladas en
la normatividad y su evaluado volverá a reclamar hasta tanto no pase por las instancias
establecidas.
1.4.4. REPORTES
La herramienta cuenta con un sistema de alarma que indica en color rojo, aquellos
funcionarios que no se han notificado de las anotaciones realizadas, usted como evaluador
debe recodar a sus evaluados que en la concertación de la gestión se estableció lo
siguiente:
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1.4.4.1. Evaluación Estudiantes
Utilice ésta opción para generar reporte para evaluar a los estudiantes.
Fecha de inicio y fecha fin: campo para seleccionar las fechas de calificación de los
estudiantes ejemplo 01/01/2015 al 30/08/2015, al seleccionar éste rango de fechas, el
sistema tomará las anotaciones que existen para estas fechas y realizará los cálculos en
los puntajes.
Dependencia: usted puede filtrar toda la escuela si deja éste campo en blanco, o si prefiere
seleccione la compañía a realizar la consulta.
Estudiante: es factible filtrar todos los estudiantes o seleccionar uno, con el fin de revisar
la calificación del formulario de seguimiento.
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Teniendo en cuenta la Resolución No. 000261 de 2004 (17 Ago. 2004), por la cual se
aprueba el manual que establece los parámetros para el diligenciamiento y trámite de los
formularios de evaluación del desempeño de los estudiantes, el reporte se agrupa y se
califica de acuerdo a los siguientes factores y puntaje base:
Corresponde al valor final del factor, una vez efectuadas las anotaciones y/o disminuciones
correspondientes a las afectaciones de la evaluación por acciones negativas o aspectos
positivos del estudiante, en las variables que lo conforman; en ningún caso, una afectación
negativa o una acción positiva de las variables de un factor podrán incidir en el resultado
de otro.
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1.4.5. MI EVALUACIÓN
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En este espacio se visualizarán dos botones, Reclamar, Volver
Las anotaciones por reclamación y las respuestas otorgadas por el evaluador y revisor
quedarán registradas en el formulario de seguimiento.
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En el momento de notificarse, es decir al aperturar el Sistema EVA para ver sus
anotaciones, el sistema contará veinticuatro 24 horas para realizar una reclamación, una
vez superado el tiempo estipulado, el evaluado ya no podrá efectuarla y la anotación se
mantiene.
1.4.6. ADMINISTRACIÓN
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visualiza no corresponde y por lo tanto existe la necesidad de cambiarla. Una vez digitados
los datos antes mencionados seleccione en “cambio evaluador”
Digite los datos del nuevo evaluador, y posteriormente seleccione “cambio con cierre y
apertura”, la nueva información se genera a un funcionario por cambio de cargo, traslado
a otra unidad siempre y cuando se tenga pleno conocimiento de la nueva autoridad
evaluadora.
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1.4.6.2 Gestión Evaluadores
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1.4.6.3 Reportes
Mediante esta herramienta el jefe de talento humano puede generar diferentes reportes
(total anotaciones, anotaciones del evaluador, personal sin concertación y personal
que no usa el sistema) en formato PDF, para realizar seguimiento a la operacionalización
del Sistema EVA en la unidad.
1.4.6.4 Estudiantes
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1.4.6.5 Reporte Master Unidades
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2. REFERENCIAS
- Resolución 02037 del 07 de junio de 2001, “Por la cual se establecen los parámetros para
el diligenciamiento, aplicación y trámite de los formularios de evaluación del desempeño
policial para el personal uniformado de la Policía Nacional”.
- Resolución No. 0662 del 18 de mayo de 2001, “Por la cual se aprueban los formularios de
evaluación del desempeño policial para el personal uniformado de la Policía Nacional,
diseñados por la Dirección General de la Policía Nacional”.
- Resolución No. 03463 del 05 de Junio de 2006, “Por la cual se modifica el literal c del
numeral 2 de la Sección III Diligenciamiento del artículo 1 de la Resolución No. 02037 del
07 de Junio de 2001”.
3. RECOMENDACIONES
1. Cuando registre una anotación, seleccione por una sola vez, y espere a que el
sistema guarde la anotación, de lo contrario se registrará dos veces, o cuantas veces
usted como evaluador seleccione, espere el mensaje de guardado.
2. Preferiblemente use navegador actualizado de Internet Explorer 10 o superior,
Mozilla Firefox última versión.
3. Realizar las anotaciones en las fechas establecidas, toda vez que la fecha de
registro es la otorgada por el sistema.
4. Al registrar las anotaciones, no es posible eliminarlas o modificarlas para lo cual
debe estar atento como evaluador de no cometer errores o equivocaciones con los
registros.
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4. GLOSARIO
Autoridad Revisora: El Oficial a partir del grado de Teniente, bajo cuyas órdenes
actúe el evaluado.
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Evaluación del Desempeño Policial: Proceso continuo y permanente por medio
del cual se determina el nivel de desempeño profesional y el comportamiento
personal del personal uniformado de la Policía Nacional.
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