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RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO
Goiânia
Janeiro de 2007
ROGER CARLOS CINTRA FERREIRA
RUTE DE ALMEIDA CAMPOS VALADÃO
RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO
A EXCELÊNCIA APLICADA A UMA EMPRESA DE DISTRIBUIÇÃO DE
ALIMENTOS
Goiânia
Janeiro / 2006
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO......................................................................................................3
1. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA.................................................................4
2. FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS E ADMINISTRATIVAS......................6
2.1. Aplicação das Funções Organizacionais.................................................6
2.2. Estrutura e Planejamento Estratégico....................................................9
2.2. Propósito Organizacional.......................................................................10
3. ANÁLISE E SUGESTÕES DAS ATIVIDADES DA EMPRESA...............11
3.1 Considerações sobre os atributos de Peters e Waterman.....................11
3.2 Conceituação de Rosabeth M. Kanter...................................................12
3.3 Avaliações Sociais e Políticas da Empresa.............................................13
4. CONCLUSÃO..................................................................................................15
BIBLIOGRAFIA..................................................................................................16
ANEXO: DVD DE APRESENTAÇÃO DA DISTR. NOVA ENERGIA LTDA
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INTRODUÇÃO
1. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA
A Distribuidora Nova Energia Ltda é uma empresa de pequeno porte constituída por
um antigo vendedor de produtos da Adams – Warner-Lambert e que se instalou em Goiânia
para trabalhar um nicho de atendimento aos varejistas de bares, cafeterias, lanchonetes e
docerias. Distinta das grandes empresas atacadistas da região de Campinas, no noroeste de
Goiânia, seu foco é vender e entregar diretamente aos estabelecimentos varejistas os produtos
dessa marca tradicional e de grande apelo ao consumidor. Com uma equipe de até nove
vendedores motorizados, com pequenos furgões-baú, a Distribuidora Nova Energia atende
quinzenalmente cada cliente fazendo seu controle de estoque, arrumando a apresentação
visual de seus produtos em displays próprios e sem ônus, e estabelecendo a negociação mais
conveniente para o cliente. Os vendedores têm duas rotas que atendem a cada quinze dias. Na
retaguarda, a pequena equipe de escritório cuida da relação comercial com o seu único
fornecedor – a multinacional inglesa de confeitos e chocolates Schwepps-Cadbury líder
mundial no setor e que em 2003 adquiriu da industria farmacêutica Pfizer.a divisão Adams
Nessa ponta é feita a aquisição semanal de quantidade correspondente ao atacado para
pagamento faturado a posteriori, o controle da mercadoria quanto a quantidade, validade e
conservação, e fornecimento controlado aos vendedores para vendas semanais em suas rotas.
Uma característica interessante dessa empresa é que todo seu serviço é terceirizado. O
quadro de vendedores são funcionários registrados na empresa fornecedora dos produtos e
que também se preocupa com o material de Merchandising que é distribuído para os
varejistas. Sua contabilidade é executada por um escritório de contabilidade, comum para esse
tamanho de empresa; os serviços de arrumação de estoque, atendimento de carga e descarga
da mercadoria, tanto recebida pelo fornecedor, como os acertos com os vendedores, é feita
por jovens funcionários contratados à Fundação Pró-Cerrado que procura obter emprego
inicial para menores de 18 anos e que subloca seus trabalhos a outras empresas. Finalmente,
os serviços de limpeza e vigilância são executados por uma empresa prestadora desses
serviços e que fornece uma faxineira e um guarda de segurança diária no horário comercial e
executa a vigilância noturna através de controle a distância via Internet.
Apenas dois funcionários executivos atuam ligados à empresa. Um administrador de
empresas efetua todo o controle financeiro e comercial com o fornecedor controlando a
emissão de notas fiscais e efetuando os pagamentos e recebimentos monetários, alem de
fornecer informações e supervisionar os serviços do contador. Outro funcionário de nível
médio efetua a logística e o controle dos vendedores e equipes terceirizadas, mantendo a
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A rotina diária da empresa é bem simples e ágil. Isso se deve a visão técnica do
proprietário que estruturou suas funções nos moldes de uma companhia de porte maior porém
cadenciou o ritmo das atividades para dar o máximo de agilidade à tarefas. Sua familiaridade
com os procedimentos comerciais da fornecedora também favorece seu bom desempenho.
Diariamente pela manhã até dois vendedores se apresentam para trocar o restante da
carga que comercializaram na sua rota quinzenal naquela semana. O furgão-baú é
descarregado em conjunto com o auxiliar da Fundação Pró Cerrado e comparado seu
conteúdo com o que tinha sido fornecido na semana anterior. A diferença será cobrada na
prestação de contas no escritório. Em seguida, o vendedor carrega seu material semanal e
confirma o recebimento pelo qual passa a ser responsável. No escritório faz o acerto de contas
entregando, notas ficais, cheques, dinheiro e empenhos de venda que serão transformados em
boletos remetidos pelo correio aos clientes. Toda essa atividade não leva mais do que 30
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minutos pois o vendedor deve sair, no máximo até as 9:00 horas para começar sua rota
semanal. Daí a razão se trabalhar com no máximo dois vendedores por dia.
O próximo período se orienta para os trabalhos de estoque onde as mercadorias são
arrumadas nos “pallets” dos vendedores do dia e separado eventuais produtos danificados,
estragados ou inutilizados. No escritório, são feitas as conferências financeiras finais e
preparadas as rotinas bancárias e financeiras do dia. Programas de controle de estoque e
planilhas de controle financeiras especificamente desenvolvidas para essas rotinas, agilizam
os resultados fornecendo os resumas diários que compõe os relatórios mensais de faturamento
e vendas.
No período vespertino, trata-se da preparação do atendimento aos vendedores do dia
seguinte. Os “pallets” com a carga anterior são apenas completados com os produtos da
semana que irá começar e fica posicionado para ser carregado no furgão-baú do dia seguinte.
No escritório, são preparadas todas as pendências financeiras ocorridas nas vendas da
quinzena anterior para serem informadas aos vendedores e que acertaram com seus clientes no
decorrer de sua rota. Também o trabalho externo junto aos bancos, contador, fornecedores de
serviços são desenvolvidos nesse período.
Nas quartas-feiras é preparado o pedido semanal de compra no fornecedor
Schwepps/Warner-Lambert que recebe via Internet em uma intranet própria com todos os
seus clientes. Esse dia é escolhido para cada distribuidor para dar agilidade de preparação de
pedidos na ponta do fornecedor.
Também no período vespertino são recebidas as encomendas compradas e que não são
padronizadas, uma vez que incertezas de estradas, clima, produção da fábrica, etc. impedem
que todo o pedido de uma semana chegue de uma só vez e no mesmo dia. É a única parte do
processo que não tem um fluxo temporal pré-definido. As mercadorias são recebidas,
conferidas e colocadas no estoque com sua data de entrada controlada para a fila FIFO.
Completa-se essa tarefa, aproveitando a empresa de entrega para se retornar as mercadorias
vencidas, não-conformes e estragadas pelo transporte. O fornecedor tem responsabilidade
contratual de restituir as mercadorias justificadamente devolvidas.
Duas vezes por mês, junto com as rotinas de recebimento financeiro são feitos
pagamentos de salários e bonificações correspondentes a adiantamentos e complementação
mensal. Os salários são depositados em conta corrente de cada vendedor por transferência de
conta da distribuidora. As contas são posicionadas no mesmo banco e agencia o que oferece
vantagens financeiras por fidelidade da empresa.
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As férias dos vendedores ocorrem sempre nas três ultimas semanas do mês de
Dezembro e as duas rotas anteriores são reforçadas para que os clientes não fiquem com falta
de mercadoria nas suas vendas. Para compensar esse aumento de custos, os clientes gozam de
um prazo de pagamento de 45 dias com acertos só em Fevereiro do ano seguinte.
A preparação de acertos fiscais anuais é efetuada nos últimos dias antes do recesso e
entregue ao contador para fechamento do ano fiscal. Isso se torna bastante simples em função
que os programas e planilhas atualizam permanentemente os dados anuais até seu fechamento.
Toda parte de marketing é fornecida pela Schwepps/Warner-Lambert que envia
periodicamente junto com as mercadorias compradas, o material promocional e de divulgação
dos produtos com as respectivas explicações técnicas de utilização.
A Schwepps/Warner-Lambert mantém um supervisor para atendimento de todos os
vendedores e que está sempre em contato com departamento de Marketing do fornecedor para
dar a assistência a essa função. Normalmente o supervisor é um antigo vendedor que se
destacou nas vendas e é promovido. Isso faz com que ele tenha conhecimento profundo sobre
as rotinas e possa executar todas as coberturas necessárias aos vendedores.
As atividades de RH são extremamente simples pois todos os funcionários são
terceirizados com exceção dos executivos de administração e logística. Seus contratos são
controlados pelo contador que mensalmente preparam seus pagamentos. Os conflitos entre os
vendedores são solucionados pelo supervisor de vendas do fornecedor. Os funcionários
terceirizados são regidos pelas normas das empresas de onde se originam e podem ser
substituídos de imediato caso não atendam as exigências contratuais firmadas com a
distribuidora.
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Proprietário
Serviços
Gerais
(Terceirizado)
Contado Controle de
Depto. Vendas e
r Segurança
Financeiro Estoque
(Externo (Terceirizado)
e Compras
)
Supervisão
De Vendas
• Mãos à obra pela criação de valores: A empresa Nova Energia cria valores
motivando seus funcionários com premiações, salários justos e tratamento digno,
incentivando-os a aumentar a produção.
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• Manter-se ramo que se domina: A Nova Energia atua neste ramo já há algum
tempo, possui um ótimo relacionamento com a empresa fornecedora de seus produtos
(ADAMS) e com isso está se tornando cada vez mais uma empresa bem sucedida e com
grande atuação no ramo. Busca expandir sua área de abrangência, procurando sempre
conquistar novos clientes e novas áreas de vendas.
4. CONCLUSÃO
BIBLIOGRAFIA
___________. Historias Adams. <http://www.adams.com.br/historias.asp >. Acesso em 13
de janeiro de 2007.
CHIAVENATO, I. Teoria Geral da Administração v.1 e 2. Ed. Campus. São Paulo, 2001.