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Bewertung Take-aways
7
10 Umsetzbarkeit • Hoher Entscheidungsbedarf, Ablenkung und zu wenig Energie mindern Ihre Produkti-
vität.
5 Innovationsgrad
7 Stil • Eine Matrix mit den Dimensionen „wichtig/unwichtig“ und „dringend/nicht dringend“
hilft Ihnen, Ihre Aufgaben sinnvoll zu priorisieren.
• Ordnen Sie alle Aufgaben in einen der folgenden Quadranten ein: „Verschwendung“,
„Notwendig“, „Ablenkung“ oder „außergewöhnliche Produktivität“.
Fokus • Werden Sie sich Ihrer verschiedenen sozialen Rollen bewusst und gestalten Sie den Er-
folg in jeder einzelnen dieser Rollen aktiv.
Führung & Management
Strategie • Eine zentrale Aufgabenliste hilft Ihnen bei der Planung Ihrer Aktivitäten.
Marketing & Verkauf
• Ordnen Sie alle eingehenden Informationen in eine der vier Kategorien „Termin“,
Finanzen „Aufgabe“, „Kontakt“ oder „Notiz/Dokument“ ein.
Personalwesen
IT, Produktion & Logistik • Legen Sie Regeln für Ihren E-Mail-Eingang fest, etwa mit der Filterfunktion.
Karriere & Selbstmanagement
• Für jede eingehende Informationen entscheiden Sie, ob sie wichtig ist. Ist sie es nicht,
KMU löschen Sie sie. Ist sie es, ordnen Sie sie einer der Kategorien zu.
Wirtschaft & Politik
Branchen
• Sind Ihre Ziele klar, verbraucht Ihr Gehirn weniger Energie.
Business weltweit • Über richtige Ernährung, Entspannung, Bewegung, Schlaf und zwischenmenschliche
Verwandte Themen Beziehungen versorgen Sie Ihr Gehirn mit Energie.
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Dieses Dokument ist für den persönlichen Gebrauch von Camelia Chipurici (camelia.chipurici@miag.com) bestimmt. 1 von 5
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Relevanz
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Das lernen Sie
Nach der Lektüre dieser Zusammenfassung wissen Sie:r1) welche Faktoren sich negativ auf Ihre Produktivität aus-
wirken, 2) was Sie dagegen unternehmen.
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Rezension
Tipps für mehr Effizienz und Zufriedenheit im Job gibt es mehr als genug. Dennoch lohnt es, auf der Suche nach
Orientierung im Pflichtendschungel gerade dieses Buch zu lesen, denn es stellt gewissermaßen die Essenz all jener
Ansätze dar. Es liefert eine überschaubare Anzahl gut umsetzbarer Tipps, die sich einfach in den beruflichen und
privaten Alltag einbauen lassen. Gehen diese Ratschläge einmal in Fleisch und Blut über, sollte sich der Schlendrian
nicht so schnell wieder einschleichen. Da fällt es nur wenig ins Gewicht, dass die meisten Ideen nicht wirklich
innovativ sind. Eine Ausnahme bildet die „Zeit-Matrix“. Mit diesem neuartigen Instrument bringt man Struktur in
die tägliche Aufgaben-, Informations- und Entscheidungsflut. getAbstract empfiehlt dieses erhellende Buch allen,
die sich nicht mehr verzetteln und zuverlässiger zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben trennen wollen.
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Zusammenfassung
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Produktivitätsparadox
Noch nie war es so einfach – und gleichzeitig so kompliziert –, produktiv zu sein, wie heute.
Dieses sogenannte Produktivitätsparadox bereitet vielen Menschen Probleme. Es hat unter
anderem folgende Gründe:
getabstract • Viele Entscheidungen: Immer weniger Menschen arbeiten körperlich; stattdessen leis-
„Es ist gleichzeitig ein-
facher und schwieriger
ten wir immer mehr geistige Arbeit. Daher wird die Methode des linearen Abarbeitens
als jemals zuvor, außer- bald ausgedient haben. Die Aufgaben werden komplexer und erfordern immer mehr ei-
gewöhnlich produktiv genständiges Abwägen und Entscheiden.
zu sein und das Gefühl
zu haben, im Leben et- • Mehr Ablenkung: Neben den vielen Entscheidungen, die Ihnen tagtäglich abverlangt
was zu erreichen.“ werden, wird auch Ihre Konzentrationsfähigkeit laufend durch Ablenkungen strapa-
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ziert – unter anderem durch Unterhaltungsangebote im Fernsehen oder im Internet.
• Wenig Energie: Nicht zuletzt fühlen sich viele Menschen geistig saft- und kraftlos, kön-
nen oft kaum noch klar denken. Das liegt unter anderem an produktivitätsfeindlichen
Bedingungen am Arbeitsplatz.
Das Produktivitätsparadox gipfelt darin, dass wir nur rund 60 Prozent unserer Zeit in wirk-
lich wichtige Aktivitäten investieren. Die gute Nachricht: Wir können es schaffen, außer-
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„Während wir uns be- ordentlich produktiv zu werden. Dafür müssen wir die folgenden fünf Entscheidungen in
mühen, die fälligen Ent- unseren Tagesablauf integrieren:
scheidungen zu treffen,
wird unsere Aufmerk-
samkeit ständig von Entscheidung 1: Das Wichtige, nicht das Dringende
anderen Dingen in An-
spruch genommen.“ Was dringend ist, muss nicht zwingend wichtig sein. Um die richtigen Entscheidungen für
getabstract mehr Produktivität zu treffen, benötigen Sie ein Bezugssystem und ein Handlungsschema.
Folgende Überlegungen helfen Ihnen dabei:
• Zeit-Matrix: Mithilfe dieses Instruments setzen Sie Dringendes und Wichtiges zuein-
ander in Bezug. Die vertikale Achse verläuft von „nicht wichtig“ bis „wichtig“, die ho-
rizontale Achse von „dringend“ bis „nicht dringend“. Links unten liegt der Quadrant Q3.
Dafür ordnen Sie alle eingehenden Informationen in vier Kategorien: Das sind „Termin“,
„Aufgabe“, „Kontakt“ und „Notiz“ (bzw. „Dokument“). Die Kategorien „Termin“ und
getabstract „Aufgabe“ sind der Maßnahme „Handeln“ untergeordnet, „Kontakt“ und „Notiz“ der Maß-
„Wenn uns etwas be- nahme „Ablegen“. Zu „Termin“ zählen alle Dinge mit konkretem Erledigungszeitpunkt.
gegnet, das möglicher-
weise ein Handeln von Aufgaben sind Dinge, die getan werden müssen, für die es allerdings noch keinen Termin
unserer Seite erfordert, gibt. Kontakte beinhalten Informationen über Geschäftspartner, Freunde etc. Unter „Notiz“
landet es entweder im
Papierkorb oder auf
bzw. „Dokument“ fällt der Rest, sprich Informationen, die Sie zwar speichern möchten,
der zentralen Aufgaben- aber keiner der anderen Kategorien zuordnen können.
liste.“
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Alle eingehenden Informationen durchlaufen dann folgenden Prozess: Sie empfangen eine
Information und entscheiden dann, ob sie wichtig ist. Wenn nicht, dann löschen Sie sie. Ist
sie wichtig, ordnen Sie sie einer der beschriebenen Kategorien zu. Damit fließt die Infor-
mation in Ihre tägliche und wöchentliche Q2-Planung ein. Die folgenden Schritte verleihen
Ihrem Prozess noch den letzten Schliff:
• Gewinnen, ohne zu kämpfen: Dieser Schritt ist zwischen dem Eintreffen der Informa-
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tion und der Prioritätsentscheidung angesiedelt. Dabei formulieren Sie Regeln für ein-
„Ein aufgeräumtes treffende Informationen. Nutzen Sie dazu beispielsweise die Filterfunktion Ihres E-Mail-
Posteingangsfach ver- Programms, um etwa zeitkritische von nichtzeitkritischen Nachrichten zu trennen; oder
schafft Ihnen einen auf-
geräumten Kopf.“ weisen Sie bestimmten Anrufern individuelle Klingeltöne zu.
getabstract • Verwandeln: Dieser Schritt ist nach der Entscheidung angesiedelt. Jetzt prüfen Sie, ob
trotz Regeln und Filter noch Q3- und Q4-Aktivitäten im Q2-Bereich hängen geblieben
sind. Wenn ja, dann entfernen Sie diese. Die nun verbliebenen Q1- und Q2-E-Mails ord-
nen Sie nach den oben genannten vier Kategorien. Dabei sollten Sie alles so abspeichern,
dass Sie die E-Mail nicht noch einmal anfassen müssen.
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„Damit wir weiterhin
Entscheidung 5: Energie tanken
große Ziele verwirkli- Unser Gehirn ist heute gefragt wie nie zuvor. Wenn Sie außergewöhnliche Produktivität
chen können, benötigen anstreben, sollten Sie also dafür sorgen, dass Ihr Denkorgan alles bekommt, was es braucht.
wir nachhaltige physi-
sche Energie.“ Und das ist vor allem Energie: 20 Prozent Ihrer gesamten Energie verbraucht Ihr Gehirn.
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Um immer genug Energie parat zu haben, sollten Sie sich klare Ziele setzen. Klare Ziele
motivieren Ihr Gehirn. Erst mit einem klaren Ziel wird Arbeit zur Freude, und das Gehirn
spart Energie. Außerdem sollten Sie auf Ihren Körper achtgeben. Beherzigen Sie die fol-
genden Faktoren:
• Bewegung: Wenn wir zu viel sitzen, sterben Gehirnzellen ab. Darum sollten Sie neben
regelmäßigem Sport im Alltag immer wieder für Bewegung sorgen. Besprechungen bei-
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„Der Forschungsstand
spielsweise können Sie wunderbar bei einem Spaziergang abhalten. Und statt des Fahr-
lässt sich so zusammen- stuhls nehmen Sie einfach die Treppe.
fassen: Sitzen ist das • Ernährung: Eine gehirnfreundliche Ernährung enthält Glukose (enthalten etwa in
neue Rauchen.“
getabstract Lachs, Spinat oder Äpfeln), ausreichend Wasser, gesunde Fette (enthalten etwa in Oli-
ven- und Rapsöl, Fisch oder Mandeln), hochwertige Proteine (enthalten etwa in Fisch,
Huhn oder Bohnen) und komplexe Kohlenhydrate (enthalten etwa in Vollkornprodukten
und frischem Obst und Gemüse).
• Schlaf: Wer viel schläft, kann besser denken. Studien haben ergeben, dass ein Mensch
nach 17 Stunden ohne Schlaf bis zu 50 Prozent längere Reaktionszeiten hat als ein
Mensch mit ausreichend Schlaf. Stellen Sie Ihrer Erholung zuliebe nachts Smartphones
und Tablets aus und verzichten Sie abends auf Kaffee und Alkohol. Schaffen Sie außer-
getabstract dem eine schlaffördernde Atmosphäre.
„Was unser Gehirn
wirklich braucht, ist ein • Entspannung: Im Hochleistungssport weiß man es längst: Ohne regelmäßige Entspan-
ständiger Nachschub nung keine hohen Leistungen. Das gilt auch für Ihre Arbeitsleistungen. Gönnen Sie sich
an Glukose aus qualita-
tiv hochwertiger Nah- darum eine Pause, wenn Sie eine Q2-Aufgabe gelöst haben. Machen Sie außerdem Yoga.
rung.“ Verbringen Sie genug Zeit mit Ihrer Familie. Lachen Sie. Lesen Sie.
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• Beziehungen: Das menschliche Gehirn ist auf Geselligkeit ausgerichtet. Starke Bezie-
hungen haben früher unser Überleben gesichert. Wenn es uns an zwischenmenschlichen
Beziehungen mangelt, verfallen wir in Depressionen, haben eine schlechtere Denkleis-
tung und sterben sogar früher. Darum sollten Sie Zeit und Energie in den Aufbau und
die Pflege von Beziehungen investieren.
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Über die Autoren
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Kory Kogon ist für die Unternehmensberatung FranklinCovey tätig. Ihre Schwerpunkte sind Zeitmanagement, Pro-
jektmanagement und Kommunikation. Adam Merrill ist Vizepräsident bei FranklinCovey. Leena Rinne berät bei
FranklinCovey Klienten hinsichtlich Produktivitätssteigerung und Führungskräfteentwicklung.