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Die 5 Entscheidungen

Prinzipien für außergewöhnliche Produktivität


Kory Kogon, Adam Merrill und Leena Rinne
Gabal © 2016
241 Seiten
[@] getab.li/26260
Buch:

Bewertung Take-aways

7
10 Umsetzbarkeit • Hoher Entscheidungsbedarf, Ablenkung und zu wenig Energie mindern Ihre Produkti-
vität.
5 Innovationsgrad
7 Stil • Eine Matrix mit den Dimensionen „wichtig/unwichtig“ und „dringend/nicht dringend“
hilft Ihnen, Ihre Aufgaben sinnvoll zu priorisieren.

• Ordnen Sie alle Aufgaben in einen der folgenden Quadranten ein: „Verschwendung“,
  „Notwendig“, „Ablenkung“ oder „außergewöhnliche Produktivität“.
Fokus • Werden Sie sich Ihrer verschiedenen sozialen Rollen bewusst und gestalten Sie den Er-
folg in jeder einzelnen dieser Rollen aktiv.
Führung & Management
Strategie • Eine zentrale Aufgabenliste hilft Ihnen bei der Planung Ihrer Aktivitäten.
Marketing & Verkauf
• Ordnen Sie alle eingehenden Informationen in eine der vier Kategorien „Termin“,
Finanzen „Aufgabe“, „Kontakt“ oder „Notiz/Dokument“ ein.
Personalwesen
IT, Produktion & Logistik • Legen Sie Regeln für Ihren E-Mail-Eingang fest, etwa mit der Filterfunktion.
Karriere & Selbstmanagement
• Für jede eingehende Informationen entscheiden Sie, ob sie wichtig ist. Ist sie es nicht,
KMU löschen Sie sie. Ist sie es, ordnen Sie sie einer der Kategorien zu.
Wirtschaft & Politik
Branchen
• Sind Ihre Ziele klar, verbraucht Ihr Gehirn weniger Energie.
Business weltweit • Über richtige Ernährung, Entspannung, Bewegung, Schlaf und zwischenmenschliche
Verwandte Themen Beziehungen versorgen Sie Ihr Gehirn mit Energie.

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Relevanz
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Das lernen Sie
Nach der Lektüre dieser Zusammenfassung wissen Sie:r1) welche Faktoren sich negativ auf Ihre Produktivität aus-
wirken, 2) was Sie dagegen unternehmen.
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Rezension
Tipps für mehr Effizienz und Zufriedenheit im Job gibt es mehr als genug. Dennoch lohnt es, auf der Suche nach
Orientierung im Pflichtendschungel gerade dieses Buch zu lesen, denn es stellt gewissermaßen die Essenz all jener
Ansätze dar. Es liefert eine überschaubare Anzahl gut umsetzbarer Tipps, die sich einfach in den beruflichen und
privaten Alltag einbauen lassen. Gehen diese Ratschläge einmal in Fleisch und Blut über, sollte sich der Schlendrian
nicht so schnell wieder einschleichen. Da fällt es nur wenig ins Gewicht, dass die meisten Ideen nicht wirklich
innovativ sind. Eine Ausnahme bildet die „Zeit-Matrix“. Mit diesem neuartigen Instrument bringt man Struktur in
die tägliche Aufgaben-, Informations- und Entscheidungsflut. getAbstract empfiehlt dieses erhellende Buch allen,
die sich nicht mehr verzetteln und zuverlässiger zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben trennen wollen.
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Zusammenfassung
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Produktivitätsparadox
Noch nie war es so einfach – und gleichzeitig so kompliziert –, produktiv zu sein, wie heute.
Dieses sogenannte Produktivitätsparadox bereitet vielen Menschen Probleme. Es hat unter
anderem folgende Gründe:

getabstract • Viele Entscheidungen: Immer weniger Menschen arbeiten körperlich; stattdessen leis-
„Es ist gleichzeitig ein-
facher und schwieriger
ten wir immer mehr geistige Arbeit. Daher wird die Methode des linearen Abarbeitens
als jemals zuvor, außer- bald ausgedient haben. Die Aufgaben werden komplexer und erfordern immer mehr ei-
gewöhnlich produktiv genständiges Abwägen und Entscheiden.
zu sein und das Gefühl
zu haben, im Leben et- • Mehr Ablenkung: Neben den vielen Entscheidungen, die Ihnen tagtäglich abverlangt
was zu erreichen.“ werden, wird auch Ihre Konzentrationsfähigkeit laufend durch Ablenkungen strapa-
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ziert – unter anderem durch Unterhaltungsangebote im Fernsehen oder im Internet.
• Wenig Energie: Nicht zuletzt fühlen sich viele Menschen geistig saft- und kraftlos, kön-
nen oft kaum noch klar denken. Das liegt unter anderem an produktivitätsfeindlichen
Bedingungen am Arbeitsplatz.

Das Produktivitätsparadox gipfelt darin, dass wir nur rund 60 Prozent unserer Zeit in wirk-
lich wichtige Aktivitäten investieren. Die gute Nachricht: Wir können es schaffen, außer-
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„Während wir uns be- ordentlich produktiv zu werden. Dafür müssen wir die folgenden fünf Entscheidungen in
mühen, die fälligen Ent- unseren Tagesablauf integrieren:
scheidungen zu treffen,
wird unsere Aufmerk-
samkeit ständig von Entscheidung 1: Das Wichtige, nicht das Dringende
anderen Dingen in An-
spruch genommen.“ Was dringend ist, muss nicht zwingend wichtig sein. Um die richtigen Entscheidungen für
getabstract mehr Produktivität zu treffen, benötigen Sie ein Bezugssystem und ein Handlungsschema.
Folgende Überlegungen helfen Ihnen dabei:

• Zeit-Matrix: Mithilfe dieses Instruments setzen Sie Dringendes und Wichtiges zuein-
ander in Bezug. Die vertikale Achse verläuft von „nicht wichtig“ bis „wichtig“, die ho-
rizontale Achse von „dringend“ bis „nicht dringend“. Links unten liegt der Quadrant Q3.

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Dieser steht für Ablenkung. Hier ordnen Sie Dinge ein wie überflüssige Berichte, irre-
levante Besprechungen oder unwichtige E-Mails. Darüber liegt Q1. Er bezeichnet den
getabstract Bereich des Notwendigen. Hierher gehören Dinge wie Krisen, dringende Sitzungen oder
„In einer Studie gaben knappe Fristen. Rechts unten liegt Q4. Dieser Quadrant beinhaltet alles, womit Sie Ihre
Menschen zu Protokoll,
dass sie rund 60 Pro- Zeit verschwenden, also Dinge wie Fernsehen, Computerspielen, Surfen im Internet oder
zent ihrer Zeit mit wich- übertriebene Entspannung. Rechts oben ist der Quadrant Q2 angesiedelt – hier wollen
tigen Dingen und rund
40 Prozent mit Dingen Sie hin. Er steht für außerordentliche Produktivität und deckt proaktive Tätigkeiten, re-
verbrachten, die we- levante Ziele, Kreativität, Planen, Beziehungspflege sowie Lernen ab. Betrachtet man
der für sie noch für ihre
Unternehmen von Be- die jeweilige Rendite dieser Quadranten, ist die Rendite in Q1 in etwa so hoch wie die
deutung waren.“ eingesetzte Zeit und Energie. In Q3 bekommen Sie nicht einmal die Hälfte dessen zu-
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rück, was Sie an Zeit und Energie investiert haben. Q4 ist pure Verschwendung mit einer
Rendite gleich null. Q2 dagegen beschert Ihnen eine hohe Rendite. Sie liegt bei einem
Vielfachen der investierten Zeit und Energie.
• Innehalten, Klären, Entscheiden: Um zu außergewöhnlicher Produktivität gemäß
Q2 zu gelangen, sollten Sie sich immer wieder fragen, ob das, was Sie als Nächstes ma-
chen wollen, wirklich wichtig ist. Reagieren Sie nicht einfach bloß, sondern agieren Sie.
Ordnen Sie geplante Tätigkeiten in die Zeit-Matrix ein und treffen Sie dementsprechend
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„Unsere Fähigkeit, auf Ihre Entscheidungen. Hilfreiche Zusatzfragen sind: Bis wann muss eine Sache tatsäch-
äußere Reize bewusst lich erledigt sein? Lässt sich die Aufgabe womöglich delegieren? Wie wichtig ist die
und mit Bedacht zu ant-
worten, macht uns als Sache im Vergleich mit Ihren sonstigen Projekten?
Menschen aus.“
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Entscheidung 2: Außergewöhnlich werden
Mit „außergewöhnlich“ ist gemeint, sich am Ende des Tages zufrieden zurücklehnen zu
können, weil Sie in Ihren Q2-Aktivitäten richtig gut waren. Um das zu erreichen, sollten Sie
sich mit den Rollen beschäftigen, die Sie ausfüllen. Jeder Mensch tritt nämlich in verschie-
denen Rollen auf, beispielsweise in der des Vaters, der des Freundes, der des Managers, der
des Bruders oder der des Triathleten. Und so gehen Sie vor:
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„Der 2. Quadrant ist • Rollen identifizieren: Ermitteln Sie zunächst die fünf bis sieben wichtigsten Rollen, die
der Quadrant der au-
ßergewöhnlichen Pro- Sie in Ihrem Leben ausfüllen. Achten Sie darauf, dass sich berufliche und private Rollen
duktivität, weil wir die Waage halten.
hier unser Leben in die
Hand nehmen und Din-
• Lebensrad zeichnen: Dafür zeichnen Sie einen Kreis. Der steht für Ihre Person. In die-
ge tun, die sich nach- sem Kreis ordnen Sie Ihre Rollen wie Tortenstücke an.
haltig auf unser Gefühl, • Bewerten: Wie gut füllen Sie die einzelnen Rollen aus? Stufen Sie hier zwischen unter-
etwas geleistet zu ha-
ben, und auf unsere Er- durchschnittlich, durchschnittlich und außergewöhnlich ab. Zeichnen Sie für jede Stufe
gebnisse auswirken.“
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innere Kreise in den äußeren Kreis des Lebensrades ein, markieren Sie in jedem Torten-
stück die jeweils zutreffende Bewertung und verbinden Sie die Punkte dann zu einem
Vieleck.
• Erfolg definieren: Finden Sie nun im letzten Schritt heraus, was es für Sie heißt, jede
einzelne dieser Rollen außergewöhnlich gut auszufüllen. Formulieren Sie für jede Rolle
einen Rollentitel und ein Rollenleitbild. Damit der Titel Ihrer jeweiligen Rolle Sie wirk-
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lich motiviert, sollte er Ihre Leidenschaft wecken. Das gelingt am besten, wenn er Ihre
„Wie kann es sein, dass Ziele aufgreift – etwa „treue Freundin“ statt bloß „Freundin“. Das Leitbild ist Ihre Visi-
viele Menschen ständig
so beschäftigt sind und
on. Es sollte sowohl die Ergebnisse enthalten, die Sie erreichen möchten, als auch die
dennoch am Abend mit Maßnahmen, die Sie dorthin führen.
dem Gefühl ins Bett ge-
hen, nichts geschafft zu
haben?“ Darüber hinaus sollten Sie Ziele für Ihre Rollen formulieren. Am besten nutzen Sie dafür
getabstract die folgende Formel: von X nach Y bis Z. Konkret könnte eine Zielformulierung dann so
lauten: „Wir steigern unseren Umsatz von 1 Millionen auf 1,5 Millionen Euro bis zum
30. November.“ Ihr Ziel sollte unbedingt messbar sein.

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Entscheidung 3: Q2-Aktivitäten planen
Stellen Sie sich ein Glas vor. Sie haben große Steine und eine Menge Kies. Ihr Ziel ist es,
getabstract vor allem die großen Steine in dem Glas unterzubringen und die Zwischenräume mit dem
„Es gibt eine simple
Technik, um den Geist Kies zu füllen. In dem Fall geben Sie zuerst die großen Steine hinein und anschließend den
und die Motivation in Kies. Gehen Sie andersherum vor und füllen erst den Kies hinein, bleibt möglicherweise
Ihren Rollen einzufan-
gen. Sie besteht darin, nicht mehr genug Platz für die großen Steine. Ihre Q2-Aktivitäten sind die großen Steine,
dass Sie gründlich über und der Kies steht für die E-Mails, Telefonate, den Tratsch und die Krisen, die Ihnen die
Ihre Leidenschaft und
die Ziele, die Sie für Zeit rauben.
sich in dieser Rolle se-
hen und fühlen, nach-
denken.“ Nur, wenn Sie Ihre Q2-Aktivitäten sorgfältig planen, gewährleisten Sie, dass Sie diese zu-
getabstract erst und danach weniger Wichtiges angehen. Verwenden Sie dafür eine zentrale Aufgaben-
liste. Widmen Sie Ihrer Planung circa 30 Minuten pro Woche und noch einmal 10 Minuten
pro Tag. Überlegen Sie, wo beruflich und privat Handlungsbedarf besteht. Alle Aktivitäten,
die Sie Q3 und Q4 zuordnen können, wandern in Ihren geistigen Papierkorb. Q1- und Q2-
Aktivitäten nehmen Sie auf die Liste, und zwar mit konkreten Terminen und Zeitblöcken.
getabstract Erst, wenn die Q2-Aktivitäten – also die wichtigsten Projekte – auf Ihrer Liste stehen, tra-
„Anstelle eines kleinen gen Sie weniger wichtige Dinge ein.
Kieshaufens finden wir
zu Tagesbeginn schein-
bar ganze Lastwagen Entscheidung 4: Die Technologien beherrschen
voller Kies vor unse-
rer Haustür vor, die nur Viele Informationen strömen über neue Technologien auf Sie ein, beispielsweise über E-
darauf warten, ihre La- Mail. Sie geben Ihnen immer das Gefühl, sofort reagieren zu müssen. Außerdem reagieren
dung über unser Leben
zu ergießen.“
die Technologien auch unmittelbar auf das, was Sie tun. Die so entstehende Dringlichkeit
getabstract birgt ein Suchtpotenzial, dessen Wirkung Sie vielleicht schon an sich beobachtet haben.
Doch es ist nicht sinnvoll, die Technologien zu verteufeln. Stattdessen müssen Sie lernen,
sie bewusst zu Ihrem Vorteil einzusetzen, also für Tätigkeiten im Q2-Quadranten.

Dafür ordnen Sie alle eingehenden Informationen in vier Kategorien: Das sind „Termin“,
„Aufgabe“, „Kontakt“ und „Notiz“ (bzw. „Dokument“). Die Kategorien „Termin“ und
getabstract „Aufgabe“ sind der Maßnahme „Handeln“ untergeordnet, „Kontakt“ und „Notiz“ der Maß-
„Wenn uns etwas be- nahme „Ablegen“. Zu „Termin“ zählen alle Dinge mit konkretem Erledigungszeitpunkt.
gegnet, das möglicher-
weise ein Handeln von Aufgaben sind Dinge, die getan werden müssen, für die es allerdings noch keinen Termin
unserer Seite erfordert, gibt. Kontakte beinhalten Informationen über Geschäftspartner, Freunde etc. Unter „Notiz“
landet es entweder im
Papierkorb oder auf
bzw. „Dokument“ fällt der Rest, sprich Informationen, die Sie zwar speichern möchten,
der zentralen Aufgaben- aber keiner der anderen Kategorien zuordnen können.
liste.“
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Alle eingehenden Informationen durchlaufen dann folgenden Prozess: Sie empfangen eine
Information und entscheiden dann, ob sie wichtig ist. Wenn nicht, dann löschen Sie sie. Ist
sie wichtig, ordnen Sie sie einer der beschriebenen Kategorien zu. Damit fließt die Infor-
mation in Ihre tägliche und wöchentliche Q2-Planung ein. Die folgenden Schritte verleihen
Ihrem Prozess noch den letzten Schliff:

• Gewinnen, ohne zu kämpfen: Dieser Schritt ist zwischen dem Eintreffen der Informa-
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tion und der Prioritätsentscheidung angesiedelt. Dabei formulieren Sie Regeln für ein-
„Ein aufgeräumtes treffende Informationen. Nutzen Sie dazu beispielsweise die Filterfunktion Ihres E-Mail-
Posteingangsfach ver- Programms, um etwa zeitkritische von nichtzeitkritischen Nachrichten zu trennen; oder
schafft Ihnen einen auf-
geräumten Kopf.“ weisen Sie bestimmten Anrufern individuelle Klingeltöne zu.
getabstract • Verwandeln: Dieser Schritt ist nach der Entscheidung angesiedelt. Jetzt prüfen Sie, ob
trotz Regeln und Filter noch Q3- und Q4-Aktivitäten im Q2-Bereich hängen geblieben
sind. Wenn ja, dann entfernen Sie diese. Die nun verbliebenen Q1- und Q2-E-Mails ord-
nen Sie nach den oben genannten vier Kategorien. Dabei sollten Sie alles so abspeichern,
dass Sie die E-Mail nicht noch einmal anfassen müssen.

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• Verknüpfen, um zu finden: Verknüpfen Sie die Informationen innerhalb der vier Kate-
gorien, entweder via Hyperlink oder in Form handschriftlicher Verweise. Beispiel: Sie
haben bald einen Besprechungstermin und müssen dafür noch einige Berichte zusam-
menstellen. Diese speichern Sie direkt beim Termin in Ihrem Kalender ab, damit Sie
später nicht lange danach suchen müssen.

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„Damit wir weiterhin
Entscheidung 5: Energie tanken
große Ziele verwirkli- Unser Gehirn ist heute gefragt wie nie zuvor. Wenn Sie außergewöhnliche Produktivität
chen können, benötigen anstreben, sollten Sie also dafür sorgen, dass Ihr Denkorgan alles bekommt, was es braucht.
wir nachhaltige physi-
sche Energie.“ Und das ist vor allem Energie: 20 Prozent Ihrer gesamten Energie verbraucht Ihr Gehirn.
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Um immer genug Energie parat zu haben, sollten Sie sich klare Ziele setzen. Klare Ziele
motivieren Ihr Gehirn. Erst mit einem klaren Ziel wird Arbeit zur Freude, und das Gehirn
spart Energie. Außerdem sollten Sie auf Ihren Körper achtgeben. Beherzigen Sie die fol-
genden Faktoren:

• Bewegung: Wenn wir zu viel sitzen, sterben Gehirnzellen ab. Darum sollten Sie neben
regelmäßigem Sport im Alltag immer wieder für Bewegung sorgen. Besprechungen bei-
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„Der Forschungsstand
spielsweise können Sie wunderbar bei einem Spaziergang abhalten. Und statt des Fahr-
lässt sich so zusammen- stuhls nehmen Sie einfach die Treppe.
fassen: Sitzen ist das • Ernährung: Eine gehirnfreundliche Ernährung enthält Glukose (enthalten etwa in
neue Rauchen.“
getabstract Lachs, Spinat oder Äpfeln), ausreichend Wasser, gesunde Fette (enthalten etwa in Oli-
ven- und Rapsöl, Fisch oder Mandeln), hochwertige Proteine (enthalten etwa in Fisch,
Huhn oder Bohnen) und komplexe Kohlenhydrate (enthalten etwa in Vollkornprodukten
und frischem Obst und Gemüse).
• Schlaf: Wer viel schläft, kann besser denken. Studien haben ergeben, dass ein Mensch
nach 17 Stunden ohne Schlaf bis zu 50 Prozent längere Reaktionszeiten hat als ein
Mensch mit ausreichend Schlaf. Stellen Sie Ihrer Erholung zuliebe nachts Smartphones
und Tablets aus und verzichten Sie abends auf Kaffee und Alkohol. Schaffen Sie außer-
getabstract dem eine schlaffördernde Atmosphäre.
„Was unser Gehirn
wirklich braucht, ist ein • Entspannung: Im Hochleistungssport weiß man es längst: Ohne regelmäßige Entspan-
ständiger Nachschub nung keine hohen Leistungen. Das gilt auch für Ihre Arbeitsleistungen. Gönnen Sie sich
an Glukose aus qualita-
tiv hochwertiger Nah- darum eine Pause, wenn Sie eine Q2-Aufgabe gelöst haben. Machen Sie außerdem Yoga.
rung.“ Verbringen Sie genug Zeit mit Ihrer Familie. Lachen Sie. Lesen Sie.
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• Beziehungen: Das menschliche Gehirn ist auf Geselligkeit ausgerichtet. Starke Bezie-
hungen haben früher unser Überleben gesichert. Wenn es uns an zwischenmenschlichen
Beziehungen mangelt, verfallen wir in Depressionen, haben eine schlechtere Denkleis-
tung und sterben sogar früher. Darum sollten Sie Zeit und Energie in den Aufbau und
die Pflege von Beziehungen investieren.
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Über die Autoren
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Kory Kogon ist für die Unternehmensberatung FranklinCovey tätig. Ihre Schwerpunkte sind Zeitmanagement, Pro-
jektmanagement und Kommunikation. Adam Merrill ist Vizepräsident bei FranklinCovey. Leena Rinne berät bei
FranklinCovey Klienten hinsichtlich Produktivitätssteigerung und Führungskräfteentwicklung.

Die 5 Entscheidungen                                                                                                                                                                 getAbstract © 2016 5 von 5


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