EFECTIVO. CAJA, CAJA CHICA, BANCOS.

EFECTIVO.

El efectivo es una partida delicadísima dentro del Balance General de cada

empresa. Este está conformado por todo el dinero compuesto por billetes y
monedas en las cajas de la empresa así como el dinero contenido en los
diferentes instrumentos bancarios que posea la organización. Cualquier otro
instrumento que sirva como mecanismo de intercambio por bienes y servicios de
disponibilidad inmediata también es considerado como efectivo.

Esta partida es de disponibilidad inmediata y es la más usada en las empresas ya

que el efectivo es beneficio resultante de las operaciones productivas de la
empresa a través de sus ventas y permite a la organización cumplir con
obligaciones previamente convenidas como la compra de bienes, suministros e
inventarios para los procesos de producción y otros gastos necesarios de la
empresa como mano de obra y otros costes fijos.

El efectivo es la herramienta con la que las empresas trabajan para conseguir sus
objetivos operativos y financieros inclusive. La capacidad de producir ingresos que
se transformen en efectivo y la capacidad de controlar las emisiones y salidas del
mismo es lo que hace a una empresa más exitosa que otra. Esta es una de las
muchas razones por las que los Gerentes de Finanzas y Administración
concentran tantos esfuerzos y tiempo en el control eficiente de esta partida.

CONFORMACIÓN Y UBICACIÓN EN BALANCE GENERAL

El efectivo y sus equivalentes es una partida de disponibilidad inmediata. Eso lo

hace ubicarse en el primer renglón dentro de los activos corrientes en el balance
dado la facilidad para disponer de estos recursos

ESTADO DE ACTIVOS Y PASIVOS

EMPRESA, S.A.

AL 23-10-2012

Expresado en Bolívares

ACTIVOS

CIRCULANTE

Caja 125.000,00
Caja Chica 25.000,00

Banco venezolano de Crédito Cta. Cte. Nº 01040 2.826,00

Banco venezolano de Crédito Cta. Ahorro. Nº 0104 10.587,00

Banco Venezuela Cta. Ahorro Nº 0102 12.359,00

Banco Provincial Cta. Ahorro Nº 0108 124.940,00

Banco Venezolano de Crédito Cta. Cte. Nº 0104 1.207,00

Anticipo Entregada a Proveedores 74.654,00

Efectos por Cobrar 356.750,00

Cuentas por Cobrar Clientes 1.500.325,00

Provisión de Cuentas Incobrables -150.032,50

Cuentas por Cobrar Empleados 349.144,00

Inventario de Mercancía 450.652,00

Inventario de Productos para la Venta 459.852,00

Inventario de Producción en Proceso 864.523,00

Inventario de Materia Prima 650.459,00

TOTAL CIRCULANTE 4.708.245,50

CAJA PRINCIPAL

Dinero en efectivo y cheques resultante del cobro de ventas de contado o crédito

que se recibieron en las instalaciones de la empresa. Esta caja es un movimiento
de transición entre la cobranza de la venta y disposición final en bancos.

La cantidad de Cajas dispuestas en una empresa dependerá de lo que requieran

las operaciones comerciales de la misma. La contabilidad podrá contar con las
cuentas que también crea necesario.

Aunque, generalmente, al tratarse la caja principal como un proceso intermedio y

breve entre la cobranza (o venta si es de contado) y el dinero en bancos, se suele
omitir el registro contable de esta cuenta para contabilizar directamente en
bancos.
Indistintamente a lo anterior, la empresa debe mantener un control administrativo
muy activo y efectivo sobre esta partida, ya que recibe gran cantidad de efectivo
por la cobranza de ventas y retiene los recursos necesarios para soportar los
gastos necesarios para la continuación de las operaciones normales de la
empresa. Algunas medidas de control que aplican son las siguientes:

· El efectivo (Monedas, Billetes o Cheques) recibido en un período de tiempo

establecido por la empresa (poder ser medio día o un día) debe ser depositado
inmediatamente en las cuentas bancarias de la empresa. Por lo general las
cobranzas de un día se depositan al día siguiente con la única excepción de las
ventas del fin de semana (si las hubiera) que suelen depositarse el día lunes si no
existe quien pueda realizar esos depósitos en fin de semana.

Segregación de actividades. El cajero debe ser diferente del que registra las
operaciones contables y de la persona que realiza los arqueos y revisiones
continuas y de cierre de caja.

El dinero en esta caja solo debe disponerse para ser depositado en las distintas
cuentas bancarias de la entidad.

No puede usarse este efectivo como método para pagar operaciones normales de
la empresa. Para estos casos está el proceso normal de cuentas por pagar (Pagos
con Cheques) y los pagos de gastos menores deberán realizarse con la caja chica

BANCOS

Está constituido por todo el dinero depositado o mantenido en los diferentes

instrumentos de manejo de efectivo que ofrecen las entidades bancarias, siempre
que dicho efectivo pueda estar fácilmente disponible para su uso. Los bancos
ofrecen cuentas corrientes, cuentas de ahorro o depósitos a plazo fijo. Es el modo
mayormente usado por las organizaciones para manejar el efectivo procedente de
sus operaciones de ventas.

Las empresas colocan su efectivo en estas entidades dado las facilidades de

manejo y beneficios que estas ofrecen, transferencias electrónicas, pagos
programados, intereses devengados por colocaciones de efectivo, posibilidades
de préstamos entre otros.

Aunque las instituciones bancarias son también reconocidas por su confiabilidad

en el manejo del efectivo, la empresa también debe considerar medidas de control
de los recursos colocados en cuentas bancarias dado lo considerable de las
cantidades colocadas en ellas.
Las medidas de control del efectivo en bancos basan su importancia en estas
premisas básicas:

 La importancia del efectivo para las operaciones de la empresa,

 Controlar los desembolsos y emisiones de dinero y el motivo de cada
erogación de efectivo,
 Hacer seguimiento concreto de las cuentas por cobrar y cobranzas,
 Construir los flujos de efectivo de la empresa. Esto permite conocer el
grado de liquidez de la empresa. Así se determinan las medidas a emplear
para optimizar las cobranzas de la empresa además de concretar la
planificación de los pagos a proveedor por un período de tiempo
determinado.

Los controles de efectivo también buscan evitar el fraude empresarial y la fuga del
recurso financiero vital de las organizaciones. Por eso, en el manejo de las
cuentas bancarias, se realizan las siguientes medidas:

 Realización continua de Conciliaciones Bancarias para comparar

diferencias entre los movimientos de contabilidad y de bancos,

· Segregación de tareas:

 Una persona para cobranzas,

 Una para registros de cobranzas,
 Una persona para compras,
 Otra persona para pagos,
 Una persona realiza las conciliaciones bancarias,
 El Coordinador de Finanzas,
 El Coordinador de Operaciones.

Esta segregación de tareas permite que la persona que cobre, cobre a nombre de
la empresa y que el dinero vaya a las cuentas de la misma y que sea registrado el
monto correcto y exista un seguimiento de las deudas de los clientes. También
que la persona que compra no realice los pagos de sus propios gastos agregando
transparencia al proceso de compras-pagos. Los Gerentes y Coordinadores de
área y de Finanzas servirán de controladores y garantes de los buenos procesos y
la Conciliación Bancaria aportará una herramienta valiosa de control del buen
registro de las operaciones bancarias y seguimiento a su vez de las mismas.
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en

forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su
equivalente contenido por:

• Efectivo en caja

• Cuentas bancarias

• Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

CARACTERÍSTICAS:

A) Liquidez inmediata: es el rubro más liquido del activo (liquidez: facilidad de

transformarse en dinero en efectivo).

B) poder cancelar ilimitado: puede ser utilizado como medio de pago para la
cancelación de obligaciones (efectivo, cuentas, cajas ahorro, cheques).

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO.

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y
pérdidas. La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

1. Operaciones en el mostrador (ventas)

2. Ingresos ejecutados por cobradores

3. Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda.

Entre las medidas de control podemos citar:

1. Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el

cuadre diario de estos ingresos.

2. La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca

al área de caja.

3. Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.

4. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia

estricta a todos los cobradores de manera que:
1. Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o
documentos al cobro.

2. Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación
antes mencionada.

3. Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o

preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza

que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al
departamento de contabilidad.

Podemos establecer que el área de efectivo comprende: Caja y Banco

La caja se divide en dos:

1. Caja chica

2. Caja general

La caja chica: es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro
de la misma que no requiere uso de un cheque.

La caja general: es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por
diferentes conceptos.

Entre las medidas de control están:

1. Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.

2. Que estos volantes estén numerados

3. Manejados por una sola persona

4. La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales,

para esto fue creada la caja chica.

5. Depositar el dinero de la caja general

6. Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El

mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda
vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto
grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

De acuerdo con H.A. Finney (1982, p.13-24) expresa en su libro “Curso de

Contabilidad” que los procedimientos contables son:

• Cuentas Débitos y créditos

• Cargos y créditos a las cuentas

• Cuentas de activos

• Cuentas de pasivo y capital

• Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos

• Registros de las operaciones

• Cuentas por cobrar y por pagar

• El diario y el mayor

• Pases al mayor

• Determinación de los saldos de las cuentas

• La balanza de comprobación

FONDO DE CAJA CHICA.

Pequeña cantidad de dinero en efectivo dentro de la empresa que se utiliza para

afrontar una serie de pagos pequeños, los que serían muy engorrosos saldar con
cheques. Es un activo circulante.

Procedimiento de Funcionamiento del Fondo Fijo

1. Creación del fondo.

2. Se estima una cantidad de dinero que cubra las necesidades para

pequeños pagos en determinado lapso.

3. Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la persona

que se va a encargar de su custodia y manejo dentro de la empresa.

4. Se establecen una serie de normas para su funcionamiento (prohibir hacer

pagos de caja chica por montos superiores a cierta cantidad, establecer qué
persona debe autorizar los pagos con el efectivo del fondo fijo).
5. El cajero de caja chica va cancelando las diversas obligaciones y guardará
constancia que justifique los pagos hechos.

6. Cuando el fondo esté a punto de agotarse, o en cierto período de tiempo

preestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes por lo que ha
cancelado y se le emite un nuevo cheque por el total de los recibos para que
vuelva a tener su fondo fijo completo y así sucesivamente.

No se afectó la cuenta "Caja Chica" ya que ésta se moviliza solamente cuando se

crea, cuando se decide aumentar el fondo o cuando se decide disminuir el fondo

CAJA GENERAL

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se

carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los
mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor.
Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

QUE ES EL ARQUEO DE CAJA?

Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso

determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también
para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

ARQUEO DE CAJA

El arqueo de caja es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento

determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra
físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber
si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en
fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja
aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro
mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada
diferencias de caja. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los
sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del
ejercicio, la cuenta diferencias de caja se deberá cancelar contra la de pérdidas y
ganancias.
CONCILIACIÓN DE CUENTA BANCARIA

La conciliación de cuenta bancaria o conciliación bancaria es un proceso que

permite confrontar y conciliar los valores económicos que una empresa tiene
registrados sobre una cuenta, ya sea corriente o de ahorro, con sus movimientos
bancarios, así como clasificar el libro auxiliar de contabilidad para confrontarlo con
el extracto. La conciliación bancaria no busca en ningún momento legalizar los
errores, ya que es una mecánica que permite identificar las diferencias y sus
causas para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y conexiones, por lo
que para realizarla se emiten documentos claros y muy precisos para uso del ente
económico y así llevar en claro un equilibrio del estado de cuenta de dicha
empresa.

El proceso de conciliación bancaria no es obligatorio, pero si se realiza

correctamente y periódicamente, puede conllevar beneficios para la empresa,
como tener la contabilidad al día, mejorar el control de los recursos económicos,
tener mayor seguridad frente a una inspección o disponer de información de
calidad para la toma de decisiones. Suele hacerse de mes en mes, pero se puede
hacer cada menos tiempo si es necesario.1

Los bancos envían a sus depositantes, al término de cada mes, un estado de

cuentas en el cual hacen constar:

El estado anterior de la cuenta.

Los abonos por depósitos y cobros por su cuenta.

Los cargos por cheques pagados y notas de débitos.

El saldo que a favor del depositante aparece en los libros del Banco.

Los errores más “típicos” que se pueden detectar mediante la conciliación

bancaria2 son:

Duplicar un apunte, por lo que el descuadre será del mismo importe que el apunte
en cuestión.

No contabilizar un movimiento, que también dará un descuadre del importe del

apunte olvidado.

Equivocarse al colocar la coma, que produce un descuadre cuyas cifras suman 9.

Por ejemplo, si en vez de 12,40 € ponemos 124,0 €, el descuadre será de 111,60
€. Si sumamos los dígitos 1 + 1 + 1 + 6 = 9.
Equivocarse con el orden de los dígitos de una cifra, que al igual que el caso
anterior, produce un descuadre cuyas cifras suman 9. Por ejemplo, si en vez de
974 € se pone 947 €, la diferencia es de 27 €, y al sumar los dígitos 2 + 7 = 9